PACSonWEB Handleiding Aanvragende arts

PACSonWEB Handleiding Aanvragende arts Copyright 2015 Dobco Medical Systems. All rights reserved. Software identificatie PACSonWEB V2.0 release 2014 Bedrijfsinformatie DC.Systems BVBA Bergstraat 13, 9260 Schellebelle, België Website: www.pacsonweb.com Support Informatie: support@dobcomed.com Telefoon: 03/7801740 Revisie Historiek Datum Revisie Omschrijving Januari 2011 A General Safety Notification Februari 2011 B CE Juli 2012 C Nieuwe versie PACSonWEB Januari 2013 D Nieuwe viewer PACSonWEB Juni 2013 E Nieuwe viewer en functies PACSonWEB November 2013 F Nieuwe viewer en functies PACSonWEB Februari 2014 G Nieuwe functies PACSonWEB April 2015 H Nieuwe aanmeldpagina en functies PACSonWEB Mei 2015 I CineLoop toegevoegd 1

DISCLAIMER Dobco Medical Systems is niet aansprakelijk voor storingen en schade die het gevolg zijn van installatie, configuratie, verplaatsing, remodelleren, onderhoud en reparatie uitgevoerd door anderen dan Dobco Medical Systems of geautoriseerd personeel van Dobco Medical Systems. Dobco Medical Systems is niet aansprakelijk voor storingen en schade aan producten van Dobco Medical Systems die te wijten zijn aan de producten van andere fabrikanten, die niet geleverd zijn door Dobco Medical Systems. Dobco Medical Systems is niet aansprakelijk voor storingen en schade die het gevolg zijn van het nalaten van de voorzorgsmaatregelen en de operationele methoden te volgen die opgenomen zijn in deze handleiding. Dobco Medical Systems is niet aansprakelijk voor storingen en schade die het gevolg zijn van het gebruik van het product onder omgevingsomstandigheden die buiten het bereik van de gebruikersvoorwaarden liggen, zoals stroomvoorziening, installatie omgeving, enz. in deze handleiding. HANDELSMERK PACSonWEB is een geregistreerd handelsmerk van Dobco Medical Systems. WAARSCHUWINGEN Raadpleeg de PACSonWEB operator handleiding voor aanvullende waarschuwingen en informatie over regelgeving. BROWSER SUPPORT Deze browsers zijn gevalideerd en worden ondersteund: Internet Explorer (versie 7.0+) Firefox (versie 2.0+) Safari (versie 2.0+), Iphone en IPad inclusief Google chrome Opera 2

Inhoud 1. VOORWOORD... 4 2. AANMELDEN... 4 2.1 Aanmelden via referentienummer.... 4 2.2 Aanmelden met account... 5 2.2.1. Aanmelden met gebruikersnaam en wachtwoord... 6 2.2.2 Aanmelden via eid of Hector... 6 3. EENMAAL INGELOGD... 7 4. VIEWER... 9 4.1. Verslag raadplegen... 9 4.2. Foto s bekijken in PACSonWEB... 9 Toolset Metingen... 10 Toolset Schermindeling... 11 Toolset Overige... 11 Series Linken... 12 Fast Scrolling... 12 4.3. Historiek... 13 4.4. Berichten... 14 4.5. Andere handige functies voor de aanvrager... 15 Het delen van het onderzoek met een collega.... 15 Het afprinten van het verslag... 15 Het contacteren van de radioloog... 15 Het downloaden van de beelden in DICOM formaat... 16 Appendix A: Inloggen met eid... 17 1. Aandachtspunten... 17 2. Stap voor stap handleiding... 17 3. Problemen met firefox... 19 Appendix B: Algemene veiligheidstoelichting... 24 3

1. VOORWOORD Hartelijk dank voor het gebruik van PACSonWEB. Het doel van deze handleiding is u snel op weg te helpen met de bedieningsinstructies en u stap voor stap uit te leggen hoe het systeem werkt. De informatie in deze handleiding kan zonder voorafgaande kennisgeving gewijzigd worden. Deze handleiding mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk gereproduceerd worden zonder voorafgaande toestemming van Dobco Medical Systems. 2. AANMELDEN Er zijn verschillende manieren om aan te melden op PACSonWEB. Men kan aanmelden via het referentienummer van het onderzoek, via een gebruikersnaam en een wachtwoord, via eid of via Hector. Met het referentienummer kan elke arts de foto s en het verslag raadplegen. Dit is bijvoorbeeld handig bij een doorverwijzing. Meldt u zich aan als arts met uw gebruikersgegevens, eid of Hector, dan hoeft u slechts één keer in te loggen en krijgt u een overzicht te zien van uw aangevraagde onderzoeken en de onderzoeken die met u gedeeld zijn. 2.1 Aanmelden via referentienummer. 1) U surft naar de website van de radiologie. Hier vindt u twee knoppen: Een knop met ik ben patiënt of een zorgverlener die wil inloggen met het referentienummer en een knop met ik ben dokter en wil inloggen met mijn account. Klik op de knop ik ben patiënt, dan verschijnt figuur 1. 2) U vult het referentienummer en de geboortedatum in de respectievelijke velden in. Deze gegevens vindt u terug op het verslag of op een kaart die de patiënt heeft gekregen. 3) Klik op en dan heeft u onmiddellijk toegang tot alle onderzoeken binnen deze aanvraag. In onderstaand screenshot ziet u waar u het referentienummer en de geboortedatum moet invullen. 4

Figuur 1: Screenshot van de website met de invulvelden. Indien u een foutieve combinatie ingeeft, of het onderzoek is nog niet beschikbaar, dan verschijnt er een bericht met informatie. 2.2 Aanmelden met account Bij regelmatig gebruik is het makkelijker dat u een lijst heeft van al uw aangevraagde onderzoeken of onderzoeken die met u gedeeld zijn en dat u ook zelf onderzoeken kunt delen met andere artsen (bv. voor een second opinion) en met patiënten. Opmerking: PACSonWEB ondersteunt ook groepspraktijken, zodanig dat u ook de onderzoeken van uw collega s kunt bekijken. Hoe een account aanvragen? Om een gebruiker en wachtwoord aan te vragen, stuurt u een mail support@dobcomed.com of belt u naar 03/780 17 40. Volgende gegevens hebben we nodig: praktijknaam, de namen, de email adressen, de RIZIV nummers en de GSM -nummers van alle aanvragers binnen de praktijk. Heeft u een gebruikersnaam en wachtwoord, surft dan naar https://secure.pacsonweb.com. U komt dan onmiddellijk op het login scherm van PACSonWEB terecht. Hier kunt u kiezen om aan te melden met uw gebruikersnaam en wachtwoord, aanmelden met eid of aanmelden met Hector. 5

Figuur 2: Screenshot van het loginscherm. 2.2.1. Aanmelden met gebruikersnaam en wachtwoord Onder aanmeldingsgegevens vindt u twee velden. Een veld waar u uw gebruikersnaam kunt ingeven en een veld waar u uw wachtwoord kunt ingeven. Uw gebruikersnaam is het e-mail adres dat u ons heeft bezorgd. Indien u ingelogd wenst te blijven vinkt u Onthoud mij aan alvorens in te loggen. U heeft onmiddellijk toegang tot alle onderzoeken die u heeft aangevraagd en die met u gedeeld zijn. Bent u uw wachtwoord vergeten, klik dan op Wachtwoord vergeten? op de aanmeldpagina. Er verschijnt een pop-up venster waar u uw email adres moet ingeven. Druk vervolgens op versturen en dan krijgt u van ons een SMS en email. Als u op de link in de email klikt, dan verschijnt er een venster waar u uw SMS-code moet ingeven samen met een door u gekozen wachtwoord. Opgelet! De eerst keer dat u aanmeldt met deze gebruikersgegevens, ontvangt u een SMS en krijgt u een pop-up scherm te zien waar u de SMS-code moet ingeven samen met een door u gekozen wachtwoord. 2.2.2 Aanmelden via eid of Hector Een voorwaarde om aan te melden met eid is dat u een account heeft op PACSonWEB en dat de eid - software op uw computer geïnstalleerd staat (Appendix A). Is hieraan 6

voldaan, dan kikt u op de knop Aanmelden met eid en dan krijgt u een overzicht te zien met de door u aangevraagde onderzoeken. Een voorwaarde om aan te melden met Hector is dat u een account heeft op PACSonWEB en dat u Hector geïnstalleerd heeft om verslagen in het medisch dossier te laden. Bent u al aangemeld bij Hector, dan hoeft u enkel nog op de knop Aanmelden met Hector te klikken op de PACSonWEB aanmeldingspagina en dan krijgt u een overzicht te zien met door u aangevraagde onderzoeken. 3. EENMAAL INGELOGD Bent u ingelogd met een referentienummer, dan komt u onmiddellijk op de betreffende aanvraag terecht (zie verder). Indien u bent ingelogd met een account komt u op een overzichtspagina terecht. Hier vindt u alle onderzoeken terug waarvan u of uw collega s uit de groepspraktijk aanvragende arts zijn. De onderzoeken in de overzichtslijst blijven standaard 1 jaar op PACSonWEB staan, en mammografieën 3 jaar. Indien u een ouder onderzoek wenst te raadplegen, neem dan contact op met de radiologie afdeling. Enkel de laatste 100 onderzoeken worden getoond in de lijst. Via filtering kunt u ook een ouder onderzoek opzoeken. Filter settings Instellen van kolommen en bewaren van filters Onderzoek toevoegen aan de lijst met het referentienummer Figuur 3: Screenshot van overzicht met de filtering mogelijkheden Klik op filter en dan verschijnen verschillende criteria waarop u kunt filteren. 7

U heeft ook de mogelijkheid om filters te bewaren en om vooraf gedefinieerde filters te gebruiken. Wenst u een vooraf gedefinieerde filter te gebruiken, dan moet u eerst in het filterveld onderzoeksdatum gaan staan. Hier kunt u kiezen om alle onderzoeken van vandaag, gisteren of van de afgelopen week te tonen. Figuur 4: Screenshot van vooraf gedefinieerde filters Wenst u een filter op te slaan, klik dan op de knop aan de rechterkant van de overzichtspagina. en dan vindt u deze filter terug Bent u niet de aanvragende arts van het onderzoek, maar wenst u het toch te bekijken, dan kan dat door het onderzoek toe te voegen. U kunt dit door op de knop te klikken. Het volgende venster verschijnt. Figuur 5: Screenshot van pop-up venster onderzoek toevoegen Geef hier het referentienummer en de geboortedatum van de patiënt in. Het onderzoek wordt geopend en wordt eveneens opgeslagen in uw overzichtslijst. 8

4. VIEWER Klikt u op een onderzoek in de onderzoeklijst, dan komt u op volgende pagina terecht. Dit is eveneens de pagina die verschijnt als u via een referentienummer bent ingelogd. Een collega berichten en toegang geven tot het onderzoek. Verslag Beelden Andere onderzoeken van de patiënt waar u toegang tot heeft en het vergelijken van een onderzoek. Figuur 6: Screenshot van de onderzoekpagina U kunt het verslag lezen, de beelden bekijken, een overzicht terugvinden van aangevraagde onderzoeken van deze patiënt en u kunt het onderzoek delen met een collega en hem hierover berichten. 4.1. Verslag raadplegen Bent u ingelogd als dokter, dan kunt u steeds het verslag raadplegen. Indien u aangemeld bent met het referentienummer en de geboortedatum van de patiënt, dan gaat u in de meeste gevallen enkel de beelden kunnen bekijken. De reden hiervoor is dat de radiologie afdeling er zelf voor kiest om het verslag ter beschikking te stellen van de patiënt. 4.2. Foto s bekijken in PACSonWEB Om de beelden te bekijken klikt u op het tabblad Beelden. Links van de beelden heeft u verschillende functies om de foto te vergroten, een overzicht te tonen of de schermindeling aan te passen. Rechts vindt u een navigatiebalk waarin u een andere foto kunt aanklikken. 9

Functie van het scroll-wieltje van de muis: inzoomen/uitzoomen of door een serie scrollen. Series Volgende/Vorige serie Pan/Selecteren Volledig scherm Toolsets: Metingen/Schermindeling/Andere Figuur 7: Screenshot van de onderzoekpagina met de beelden Toolset Metingen Een meting kan geactiveerd worden door ze te selecteren via de linkermuisknop en dan op het beeld de meting uit te voeren: Lengtemeting: Meting tussen 2 punten Cirkel: Cirkel met aanduiding van middelpunt en meting van de straal Hoekmeting: De hoek tussen 2 lijnen, inclusief hoek van Cobb Loodlijn met hoek meting: Loodlijn die een hoek maakt met de raaklijn van de figuur waarop het wordt neergelaten Hoogtemeting: De loodrechte hoogte tussen 2 punten Annotaties opslaan: De gemaakte metingen opslaan Verwijderen van alle metingen Een meting kan aangepast worden door erop te klikken en de punten te verslepen, of kan verwijderd worden door ze te selecteren en op delete te drukken op het toetsenbord. 10

Toolset Schermindeling Via de toolset schermindeling kunt u een 1x1, 1x2, 2x1 of 2x2 schermindeling kiezen: Figuur 8: Screenshot van een 2x1 schermindeling Toolset Overige Region zoom: Inzoomen op een bepaalde regio Zoom out: Uitzoomen Flip horizontaal: Het beeld wordt horizontaal gespiegeld Flip verticaal: Het beeld wordt verticaal gespiegeld Rotate left: Het beeld links draaien Rotate right: Het beeld rechts draaien Download image: Het geselecteerde beeld downloaden om af te drukken of te bewaren Verberg studie informatie Traploos vergroten: Inzoomen op het beeld zonder tussenstappen Invert: Wat wit is, wordt zwart, en vice versa Window Level: Past de helderheid en het contrast aan van het beeld Reference Lines: Eens de tool is geactiveerd en er wordt een serie geselecteerd, dan geeft de referentielijn de relatie weer tussen de beelden. De lijnen geven de locatie en de positie van het geselecteerde beeld ten opzichte van de serie weer. Deze tool werkt enkel bij CT en MR beelden. Spatial Locator: Is de functie die gebruikt wordt om in series naar hetzelfde referentiepunt te navigeren. Werkt enkel bij CT en MR beelden. CineLoop: Via deze functie kan men alle beelden automatisch doorlopen, zonder dat het scrolwieltje gebruikt dient te worden. U kunt zelf de doorloopsnelheid bepalen. 11

Series Linken U kunt twee series aan elkaar linken, zodanig dat u door beiden tegelijkertijd kunt scrollen. Dit doet u door de series naast elkaar te plaatsen en door de schakels te sluiten onder elke serie. Figuur 9: Twee series aan elkaar linken Fast Scrolling U kunt snel door de series scrollen door op het beeld te gaan staan en het muiswieltje ingedrukt te houden. 12

4.3. Historiek Via het tabblad historiek ziet u een overzicht van onderzoeken die u heeft aangevraagd voor de patiënt. U kunt deze onderzoeken met elkaar vergelijken. Klik op de Vergelijk knop om de huidige beelden te vergelijken met beelden van een ander onderzoek. Vergelijken van een onderzoek Figuur 10: Screenshot van de manier om twee onderzoeken te vergelijken De 2 onderzoeken worden naast elkaar geplaatst. Via drag & drop kunt u steeds een serie vanuit de serie picker verslepen naar de gewenste plaats op het scherm. Huidige beelden Vorige beelden Series - picker Huidige beelden Series - picker Vorige beelden Figuur 11: Vergelijking van 2 onderzoeken 13

4.4. Berichten Indien u berichten over dit onderzoek wenst te bekijken, dan kan dit via het tabblad berichten. Figuur 12: Het delen van een onderzoek Wenst u zelf een bericht te sturen naar een collega, druk dan op en volgend venster verschijnt. U vult het email adres van de bestemmeling in en vult de rechten en het type bericht in. Kent u het email adres van de bestemmeling niet, dan kunt u dit zoeken via de zoek-functie. Vindt u het niet terug, dan heeft de bestemmeling nog geen account op PACSonWEB. Rechten U kunt het onderzoek delen voor 24 uur (24u toegang) of voor onbeperkte tijd (ongelimiteerde leesrechten). Opgelet: voor ongelimiteerde leesrechten moet de bestemmeling ook een gebruikersnaam en paswoord hebben, voor de 24u toegang niet. U kunt dus het onderzoek met iedereen 24u lang delen. Eens u uw bericht getypt hebt en op versturen hebt geklikt, krijgt uw collega een email in zijn mailbox met de boodschap dat u hem een bericht hebt gestuurd in PACSonWEB. 14

4.5. Andere handige functies voor de aanvrager Het delen van het onderzoek met een collega. Via de functie doorsturen kunt u een onderzoek of de gehele aanvraag delen met een collega. Dit is eigenlijk hetzelfde als de functie berichten. Klik op de link Doorsturen en figuur 13 verschijnt. Figuur 13: Het delen van een onderzoek Figuur 14: Bestemmeling opzoeken U vult het email adres of de naam van een collega in en kiest om een onderzoek te delen. Van zodra u 3 letters heeft getypt, zoekt het systeem de personen waarvan de naam of het email adres overeen komt. Kent u het email adres niet, druk dan op de zoekfunctie en figuur 14 verschijnt. U kunt nu uw collega zoeken op naam of op RIZIV nummer. Eens u alles heeft ingevuld en op link naar het onderzoek of de aanvraag. heeft geklikt, krijgt uw collega een mail met de De patiënt kan ook zijn goedkeuring geven om zijn onderzoeken te delen met een arts via zijn identiteitskaart. Indien de patiënt dit wenst, gelieve dan contact op te nemen met support@dobcomed.com. Het afprinten van het verslag Via de link Druk onderzoeksgegevens/verslag af kunt u het verslag uitprinten op papier. Het contacteren van de radioloog Via de link Contacteer radioloog kunt u een vraag stellen aan de radioloog. Hij of zij krijgt dan een email met een link naar het betreffende onderzoek. 15

Het downloaden van de beelden in DICOM formaat Indien u de beelden in uw eigen PACS of viewing software wenst bekijken, dan heeft u de mogelijkheid om de beelden te downloaden via Download beelden. Hiermee krijgt u een ZIP bestand met de DICOM beelden of de PNG beelden. Ondersteund door elke computer Medische formaat van beelden De beelden in het eigen PACS importeren. Applicatie om DICOM-afbeeldingen te bekijken via Mac. Figuur 15: Het downloaden van beelden Indien u na het lezen van deze handleiding nog vragen heeft, aarzel dan niet om de support dienst (support@dobcomed.com OF 03/780 17 40) te contacteren. Copyright 2015 DOBCO Medical Systems. Alle rechten voorbehouden. 16

Appendix A: Inloggen met eid 1. Aandachtspunten Voor u deze handleiding volgt, zorg dat de eid software op uw computer geïnstalleerd staat. Je kan deze installeren met de eid Quick install http://eid.belgium.be/nl/je_eid_gebruiken/de_eid-middleware_installeren/ Firefox is de enige browser die werkt via MAC. Chrome en safari worden niet ondersteund. Indien u met chrome werkt, heeft u de laatste versie nodig. 2. Stap voor stap handleiding 2.1. Aanmelden met eid 1. Bij het aanmeldscherm van PACSonWEB Klik op de knop Aanmelden met eid 17

2. Selecteer de taal, klik daarna op Ga verder met elektronische identiteitskaart 3. Vul het PIN nummer van de eid kaart in. 18

4. Klik op aanmelden 5. U krijgt nu een overzicht te zien van al u aangevraagde onderzoeken, alsook de gedeelde onderzoeken. 3. Problemen met firefox Indien u na de installatie nog problemen ondervindt, kunt u volgende stappen proberen: Stap 1: Installeer de Firefox add-on manueel 1. Open Firefox 2. Ga naar https://addons.mozilla.org/firefox/addon/51744 19

3. Klik op "Toevoegen aan Firefox" 4. Klik op "Nu Installeren" 20

5. Herstart Firefox Stap 2: Configureer de Belgium Root certificaten in Firefox Opgelet: zorg dat uw identiteitskaart zeker in de kaartlezer zit. Windows: Ga naar Opties > Geavanceerd > Encryptie klikt u op Certificaten bekijken Mac OS X: Ga naar Firefox > "Voorkeuren" > Geavanceerd > Encryptie klikt u op Certificaten bekijken Linux: Ga naar Bewerken > "Voorkeuren" > Geavanceerd > Encryptie klikt u op Certificaten bekijken 21

Herhaal de volgende 4 stappen voor de certificaten Belgium Root CA en Belgium Root CA2. Indien u slechts één certificaat vindt, voert u de stappen maar één maal uit. 1. Zoek het certificaat Belgium Root CA of Belgium Root CA2 en klik de lijn onder het pijltje aan. 2. Klik op Edit Trust 3. Zet alle drie de vinkjes aan 4. Klik op OK Configuratie voltooid. 22

Voor informatie, vragen en/of problemen kan u steeds terecht op onze support afdeling via support@dobcomed.com of 03/780 17 40. Copyright 2015 DOBCO Medical Systems. Alle rechten voorbehouden. 23

Appendix B: Algemene veiligheidstoelichting Het niet opvolgen van de meldingen in dit gedeelte kan misbruik, gebruiksverwarring, systeemcorruptie, of andere ernstige systeemfouten veroorzaken die kunnen leiden tot patiënt of gebruikersveiligheid problemen, verlies van gegevens, verkeerde interpretatie van diagnostische resultaten, vertraging van informatiebezorging of andere veiligheidsproblemen. Veiligheid en Privacy Klanten zullen de beveiligingsfuncties en maatregelen gebruiken in overeenstemming met hun procedures, dit om onbevoegde toegang tot PACSonWEB en patiënt informatie te voorkomen. Netwerken PACSonWEB is niet toegankelijk zonder internetverbinding. De beschikbaarheid van het internet is de verantwoordelijkheid van de klant. Dit geldt ook voor de toegankelijkheid voor het uploaden en bekijken van gegevens. Administratief voorrecht De PACSonWEB software beheerdersrechten en gebruikersauthenticatie zal beheerd worden door de klant wegens privacy en veiligheidsredenen. Informatie vernieuwing Als de studie-informatie wordt bijgewerkt tijdens het bekijken van de beelden, dan kan het zijn dat het PACSonWEB werkstation sommige veranderingen niet automatisch update. Een handmatige vernieuwing van deze informatie is nodig om de informatie te actualiseren. Neem hiervoor contact op met de dienst medische beeldvorming of met de support dienst van PACSonWEB. Studie en patiënt matching onder een niet-unieke id omgeving PACSonWEB ondersteunt een niet-unieke identificatie omgeving voor de medische dossier nummers (MRN) van de patiënt, de accession nummers (Studie ID), en ordernummers. Het ondersteunt ook extra matching algoritmes geconfigureerd met behulp van niet-unieke matching criteria voor unieke of niet-unieke identificatie omgevingen. Patiëntgegevens en Records Speciale zorg moet genomen worden bij de patiënt beslissingen die gebaseerd zijn op demografische patiëntgegevens en andere patiëntgebonden informatie. Patiëntgegevens en andere informatie kan onjuist zijn door verkeerd ingevoerde informatie, wat resulteert in een verkeerde voorstelling van zaken en mismatches. Beeldweergave PACSonWEB ondersteunt beeldweergave in een webbrowser. Het ondersteunde beeldformaat hiervoor is PNG. Dit formaat is niet geschikt voor primaire diagnose, maar 24

de oorspronkelijke DICOM beelden zijn beschikbaar om te downloaden of te importeren in een andere viewer of lokaal PACS-systeem. 25