VERANTWOORDELIJKE INFRASTRUCTUUR - GEBOUWEN, VEILIGHEID, MILIEU EN ONDERHOUD (M/V) Statutaire functie Verantwoordelijke infrastructuur - Gebouwen, veiligheid, milieu en onderhoud Vacaturenummer 17912 Entiteit Afdeling Rang Graad Standplaats Plaats van tewerkstelling ILVO Dier B1 Deskundige Melle Scheldeweg 68, 9090 Melle
1 FUNCTIECONTEXT Het Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek (ILVO) is een wetenschappelijke instelling van de Vlaamse overheid, beleidsdomein Landbouw en Visserij. Het ILVO is een multidisciplinaire instelling met focus op de ondersteuning van een duurzame landbouw, tuinbouw en visserij. Het bestaat uit 4 eenheden die gevestigd zijn in Merelbeke, Melle en Oostende. Het ILVO beschikt over een proefoppervlakte van 200 ha en een uitgebreide infrastructuur van laboratoria, proefstallen, serres, loodsen, aquaria en een proefzuivelfabriek. Het ILVO, met een totaal van circa 600 personeelsleden, schakelt ongeveer 265 onderzoekers in. Ongeveer de helft van de personeelsleden werkt voor de Vlaamse overheid; het overige personeel is tewerkgesteld bij het Eigen Vermogen van ILVO op basis van project- en contractonderzoek. Aan het hoofd van het ILVO staat een administrateur-generaal. De eenheid Dier van het ILVO richt zijn toegepast wetenschappelijk onderzoek op een duurzam(er)e veehouderij (rundvee, varkens en kleinvee) en de exploitatie van de mariene rijkdommen, de bescherming van het continentale en mariene milieu, de bevordering van het dierenwelzijn en het leveren van kwaliteitsvolle en veilige dierlijke eindproducten. De eenheid verleent ook specifieke diensten voor de overheid en de sector. De eenheid Dier heeft drie onderzoeksdomeinen: (1) Veehouderij; (2) Visserij en Aquatische productie; en (3) Aquatisch Milieu en Kwaliteit. Daarnaast zijn er diverse met het onderzoek gerelateerde dienst- en adviesverlenende activiteiten, vooral gericht naar de overheid en de sector, de zogenaamde Business Unit van de eenheid. In totaal zijn ongeveer 183 medewerkers werkzaam binnen de eenheid Dier. Deze functie situeert zich binnen het onderzoeksdomein Veehouderij en de daarbij horende twee sites te Melle. 2 JE TAKENPAKKET 2.1 Doel van de functie Als infrastructuurverantwoordelijke en adjunct veiligheids- en milieucoördinator van de site sta je in voor het organiseren en opvolgen van administratieve, logistieke en technische activiteiten teneinde ten allen tijde goede, comfortabele en veilige diensten, accommodatie en materiaal aan de instelling te garanderen. Je bent ook verantwoordelijk voor de planning van de taken van de schoonma(a)k(st)ers en de klusjesman(en) en voor de opvolging ervan. Je volgt hierbij de adviezen en opdrachten van het afdelingshoofd en de eenheidsverantwoordelijke gebouwen, veiligheid en milieu, en onderhoud. Resultaatgebieden 1. DAGELIJKSE PLANNING EN ORGANISATIE Je staat in voor het plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse onderhoudstaken van de schoonma(a)k(st)ers en de klusjesmannen en hierover te rapporteren teneinde deze werkzaamheden efficiënt en effectief te laten verlopen. Voorbeelden van activiteiten: Je maakt een planning op in functie van de prioriteiten Je verdeelt de opdrachten evenwichtig tussen de medewerkers Je overlegt met medewerkers aangaande planning en timing Je staat in voor het toewijzen van werkposten en te bedienen apparatuur 2
Je staat in voor het administreren en registreren van werkuren, overuren, afwezigheden, verloven, Je maakt eenvormige gebruiks- en/of veiligheidsinstructies op Je zorgt ervoor dat nieuwe apparatuur conform de regels in dienst wordt gesteld Je rapporteert over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten 2. LEIDING GEVEN AAN MEDEWERKERS Je stuurt medewerkers aan en motiveert hen teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Voorbeelden van activiteiten: Je staat in voor het opvangen en inwerken van nieuwe medewerkers door het geven van duidelijke werkinstructies en richtlijnen met betrekking tot veiligheid Je organiseert en volgt de on-the-job training op; je houdt de verplichte opleidingen bij en plant tijdig de hernieuwingen in Je voert plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken Je begeleidt en coacht medewerkers Je wijst taken toe rekening houdend met de kunde en de ontwikkelingsnoden van de medewerker Je staat open voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelen bij conflicten tussen personeelsleden 3. SUPERVISEREN VAN DE WERKZAAMHEDEN De werkzaamheden binnen het team volg je van nabij op teneinde ervoor te zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures. Je voert specifieke taken uit en neemt verantwoordelijkheden en bevoegdheden op, zoals vastgelegd in het kwaliteitshandboek, binnen het op de norm NBN EN ISO/IEC 17025 gebaseerde managementsysteem. Voorbeelden van activiteiten: Je controleert de kwaliteit van de geleverde werkzaamheden en zorgt voor correcte registraties Je ziet toe op de toepassing van de reglementering en de veiligheidsvoorschriften Je controleert de prestaties van de ploeg op regelmatige basis, ook in functie van de timing, en stuurt zo nodig bij Je onderzoekt klachten en suggesties en volgt deze verder gestructureerd op (bv actietabellen) Je bewaakt een gelijkvormige uitvoering 4. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Je wisselt informatie uit over de technische dossiers teneinde alle betrokkenen op de hoogte te houden en onderling af te stemmen. Voorbeelden van activiteiten Je verstrekt tijdig informatie aan alle betrokkenen bij het uitvoeren van nieuwbouwwerken of onderhoudswerken aan gebouwen, installaties en machines Je adviseert de hiërarchische meerdere en staat deze bij Je houdt op regelmatige basis overlegvergaderingen met de eenheidsverantwoordelijke Je bent verantwoordelijk voor het secretariaat van de vergadering PBW Je staat in voor de opvolging van controlelijsten en formulieren mbt veiligheid en milieu en rapporteert deze aan de veiligheids- en milieucoördinator Je zorgt voor contacten met de aannemers of vertegenwoordigers van aanneemwerken voor het uitvoeren van technische dossiers Je woont werkgroepen, overlegvergaderingen, commissies, enz. bij (directiecel gebouwen, Veiligheid en Milieu, ) Je wisselt ad hoc informatie uit met collega s en medewerkers Je wijst de externe contractors op de nodige documenten, vergunningen en veiligheidsvoorzieningen Je stemt de werkzaamheden af op de behoeften van de klant 3
5. BEHEER VAN MIDDELEN Je staat in voor de beschikbaarheid van de middelen teneinde de werkzaamheden te kunnen uitvoeren op een kwaliteitsvolle manier. Voorbeelden van activiteiten Je vraagt hulp bij defecten of indien onderhoud nodig is, en ziet erop toe dat actie ondernomen wordt Je zorgt dat persoonlijke beschermingsmiddelen aanwezig zijn en houdt deze actueel Je waakt over de gebruikte materiële en financiële middelen om verspillingen te voorkomen Je bent verantwoordelijk voor de dienstvoertuigen en je zorgt voor het onderhoud, de documenten en bijhorende keuringen Je dient aanvragen in tot de aankoop van het nodige materiaal Je staat in voor het onderzoeken, opmaken en evalueren van bestekken en prijsaanvragen Je volgt leveringen op en controleert deze Je staat in voor het sorteren en ophalen van het afval 6. OPNEMEN VAN TAKEN Je neemt zelf activiteiten op teneinde het team te ondersteunen bij het tijdig en correct afwerken van de geplande werkzaamheden. Voorbeelden van activiteiten Je werkt mee aan of neemt zelf activiteiten op waar bijzondere kennis voor vereist is Je vervangt (bij afwezigheid) de eenheidsverantwoordelijke tijdens vergaderingen, externe contacten of werkgroepen Je assisteert bij technische problemen Je springt in bij piektijden Indien de omstandigheden dit vereisen, neem je zelf een deel van de taken voor eigen rekening 3 JE COMPETENTIEPROFIEL 3.1 Deelnemingsvoorwaarden Je hebt een graduaatsdiploma of bachelordiploma in een (landbouw)technische richting. Je hebt minstens 4 jaar ervaring als gebouw- of infrastructuurverantwoordelijke en/of als verantwoordelijke van werkzaamheden in veehouderijbedrijven. Je bent in het bezit van een rijbewijs B 3.2 Je vaktechnische competenties Je hebt elementaire kennis van de werking van machines en installaties Je bent op de hoogte van de eisen die gesteld worden op vlak van preventie en bescherming op de werkvloer Je hebt kennis van een aantal elementaire termen die courant gebruikt worden in technische dossiers Je kan vlot omgaan met de gebruikelijke ICT mogelijkheden Je beschikt over een goede kennis van informatica voor de verwerking van gegevens en opstellen van rapporten (Excel, Word) Je hebt een goed inzicht in de werking van de diensten van de Vlaamse overheid Je hebt een BA4-BA5 diploma of bent bereid dit te behalen Je hebt een basiscursus preventie-adviseur niv.3 gevolgd of bent bereid deze te volgen. 3.3 Je persoonsgebonden competenties Voortdurend verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen 4
II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (neemt deel aan vakbeurzen ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is II. Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Betrouwbaarheid Consequent en correct handelen = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Plannen = Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen II. Plant eigen werk en dat van anderen effectief - Brengt structuur aan in eigen werk en dat van anderen (bv. bepaalt werkterreinen, prioriteiten, termijnen) - Houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines - Maakt goede werkschema s en tijdsplanningen op (werkbaar, volledig, overzichtelijk) - Geeft op een duidelijke en eenduidige manier aan welke de prioriteiten zijn 5
Initiatief = Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen II. Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel) - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht - Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken - Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd - Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden Oordeelsvorming (synthetisch denken) = Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties Organisatiebetrokkenheid = Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen I. Handelt overeenkomstig de waarden en doelstellingen van de organisatie - Staat achter beslissingen die voor de entiteit nuttig zijn, zelfs als die minder populair of controversieel zijn of persoonlijk ongunstig uitvallen - Voert richtlijnen uit, ook al komen die niet overeen met de eigen belangen - Toont belangstelling voor de organisatie of entiteit (bv. informeert zich regelmatig) - Reageert correct en loyaal als buitenstaanders, klanten enzovoort kritiek uiten op de organisatie - Respecteert de binnen de organisatie of entiteit bestaande afspraken en procedures Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen) = Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen I. Coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen - Moedigt de medewerkers aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job - Geeft duidelijke en constructieve feedback aan medewerkers over hun functioneren - Legt aan nieuwe medewerkers uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom - Begeleidt (nieuwe) medewerkers tijdens leren op de werkvloer - Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de medewerkers 360 - Inlevingsvermogen = Het vermogen om uitgesproken en onuitgesproken informatie op te pikken en adequaat daarop te reageren ten aanzien van medewerkers, collega s, klanten, hiërarchie I. Ziet en begrijpt evidente gevoeligheden - Leeft zich in de denk- en gevoelswereld van de andere in - Houdt rekening met de omstandigheden waarin de andere zich bevindt - Betrekt sociaalmenselijke aspecten bij zijn analyse van de situatie - Leidt uit het gedrag van de andere specifieke behoeften af - Benadert de andere met oog voor een culturele context, geslachtsgebonden eigenheden, mogelijke beperkingen en kan daar vlot mee omgaan 6
4 WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan uiterlijk zondag 23 maart 2014 op www.jobpunt.be. Ga naar www.jobpunt.be en ga naar de vacature via de knop werk zoeken en bekijk onze jobs. Klik op solliciteer nu en vul het standaard-cv in. Indien je je voor de eerste keer aanmeldt, dien je je eerst te registeren. Werk je al bij de Vlaamse overheid, dan zal er op de site gevraagd worden je meest recente aanstellingsbesluit of arbeidscontract in bijlage mee te sturen. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je tijdig solliciteert via het online standaard-cv op www.jobpunt.be 5 VERLOOP VAN DE SELECTIEPROCEDURE 5.1. CV-screening Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het opgelegde standaard-cv in aanmerking komen. Aan de hand van de informatie opgegeven in het standaard-cv gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Vermeld daarom duidelijk welke ervaring je eventueel al hebt opgedaan m.b.t. het uitvoeren van een aantal taken uit de functiebeschrijving alsook waar/wanneer je deze ervaring op deed. Enkel de kandidaten die in het standaard-cv duidelijk aantonen aan de formele deelnemingsvoorwaarden te voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De CV-screening is voorzien: week 24/03/2014 (timing onder voorbehoud) 5.2. Voorselectie (bij meer dan 4 geschikte kandidaten na CV screening) Enkel indien meer dan 4 kandidaten overblijven na de CV-screening, is er een voorselectie op motivatie, inzicht in de functie, affiniteit met landbouw en relevante ervaring. Deze punten zullen worden beoordeeld op basis van de informatie die je hebt opgegeven in het standaard-cv. De 4 hoogst scorende kandidaten worden verder in aanmerking genomen en worden uitgenodigd voor de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van scores kunnen dit er meer zijn. De voorselectie is voorzien: week 31/03/2014 (timing onder voorbehoud) 5.3. Psychotechnische screening (adviserend) De psychotechnische screening zal bestaan uit een competentiegericht interview, een persoonlijkheidsvragenlijst en capaciteitstesten. Dit onderdeel is adviserend. De psychotechnische screenings zijn voorzien: week 14/04/2014 en week 21/04/2014 (timing onder voorbehoud) 5.4. Jurygesprek met case 7
Het jurygesprek wordt gevoerd met meerdere vertegenwoordigers van de entiteit waar de vacature zich situeert en de selectieverantwoordelijke. Dit gesprek zal worden aangevuld met een case waarvoor er de nodige voorbereidingstijd is. De antwoorden worden als voldoende of niet voldoende ten aanzien van de functie beoordeeld. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel de kandidaten die een voldoende behalen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De jurygesprekken zijn voorzien: 28 en 29 april (timing onder voorbehoud) De selectieprocedure resulteert in een werfreserve zonder rangschikking. Op basis van de resultaten uit elke fase in de selectieprocedure wordt er door de jury een pool van geschikten aangelegd. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De einddeliberatie is voorzien: eind april (timing onder voorbehoud). 6 ONS AANBOD Je komt bij de Vlaamse overheid terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt voldoende mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Leuven, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Een deel hiervan wordt door de werkgever betaald; het andere deel door de werknemer via een maandelijkse inhouding op het nettosalaris. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige met de bijbehorende salarisschaal (rang B1). Je aanvangssalaris is minimaal 26828.16 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris bedraagt dan 2235,68 euro. Ervaring in de privésector of als zelfstandige kan eveneens in aanmerking komen voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Mogelijke relevante beroepservaring wordt erkend door de lijnmanager in functie van de vereisten van de functie en kan tot maximum 9 jaar erkend worden. Indien je dat wenst, kan je zelf via http://www.werkenvoorvlaanderen.be/ een bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage. De eerste 9 maanden van je tewerkstelling vormen een proefperiode. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. 8
7 INFO Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je terecht bij: Bart Sonck, Afdelingshoofd ILVO Dier, Scheldeweg 68 9090 Melle Tel. : 09/272 26 04 E-mail: bart.sonck@ilvo.vlaanderen.be Voor meer informatie over de selectieprocedure en/of arbeidsvoorwaarden kan je terecht bij: Je kan binnen de drie maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. Je doet dit telefonisch op het nummer 016 38 10 27 of per mail naar administratie@jobpunt.be t.a.v. Ellen Haak. Meer info over werken bij het beleidsdomein Landbouw en Visserij vind je op http://www2.vlaanderen.be/landbouw/info/werken/index.html 9