Jos Arends Hart voor de Zaak van visie naar praktijk

Jos Arends Hart voor de Zaak van visie naar praktijk

Inhoud Visie Kaders en keuzes 2 Concepten Invoering zaaksgewijs werken Impact van zaaksgewijs werken op DIV, VTH en KCC

Visie Midden-Drenthe staat dichtbijde klant en levert pragmatischeen oplossingsgerichte dienstverlening. Onze kracht: We zijn klein en flexibel; We zijn veranderbereid.

Kadersen keuzes Dienstverlening boven Efficiency Complexe aanvragen niet via E-loket(Dichtbij de klant) Ambtenaar niet automatiseren (Verantwoordelijkheden laag) Behandelaar contactpersoon klant (Dichtbij de klant)

Concept 1 Midden-Drenthe heeft Antwoord Waarom? Vraag i.p.v. Aanbod Zowel product als niet-product informatie Groeimodel Zowel interne als externe dienstverlening Midden-Drenthe heeft Antwoord Zoekt U Informatie, Diensten, Producten of Beleid? Wij helpen u graag! Zoek

Concept 2 Gemeentebreed zaaksgewijs werken Waarom? Klant inzicht lopende zaken KCC inzicht lopende zaken Dik boven dun (de 80/20 regel) Flexibele zoekingangen Op adres, persoon en kaart Gemeentebrede managementrapportage Zowel interne als externe dienstverlening

Invoering Uitgangspunten Intern open en transparant Lef hebben om dik af te handelen Kloppelen i.p.v. koppelen Eenvoudige zaaktypen, verdieping later (1-op-1) Capaciteit = Gewoon doen! Geen conversie

Invoering Verandermanagement Zelf regie over verandering Organisatie tijdig inrichten Informatiemanager teamleider DIV en Informatisering Coördinator zaaksysteem Mentaliteit Midden-Drenthe - veranderbereid Verantwoordelijkheiden laag Fouten maken mag/moet! DIV analyse zaaktypen Droogtraining, op schoot en terugkomdagen Bergbeklimmen Dubbele beeldschermen Werven van proactieve dienstverleners

Impact van zaakgericht werken op DIV Was! Coördinator DIV Medewerker Post Postkamer Medewerker Archief Eerst doen! Wordt Informatiemanager Medewerker KCC Scan en Printservice Informatieanalist * Zaaktypebeheerder * Digital Record Manager PL Digit. & Substitutie

Impact van zaakgericht werken op KCC Verhouding tussen dienstverlening en KCC: Wie kan de klant het best van dienst zijn? FO/MO/BO dicht tegen elkaar aan: KCC weet meer.

Impact van zaakgericht werken op VTH Niets meer kloppelen Overzicht buiten de grenzen van het eigen vakgebied Handhaving en de Sociale Dienst WABO verleend via de BAG naar WOZ

Jos Arends De MidOffice als Melkkoe Met lef besparen in de praktijk

Inhoud Met lefdik Meerwaarde dik Écht zaaksysteem Dikin de praktijk De kracht van de zaakboom en gerelateerde zaken De Melkkoe De kandidatenvoordik De opbrengst De business case

Configureerbare MidOffice Voordelen (Dik) 1 loket/platform (klant, KCC, derden, extern) Intake alle kanalen eenduidig en eenmalig (post tot e-form) Ketenintegratie (BAG/WOZ, Besluit, Bestemmingen, Facturering, Toezicht en Handhaving) Ontsluit zaken (Bekendmakingen) Aansluiting gemeentebrede sjabloonomgeving Geen dubbel archief bij Backoffice en DIV K(l)oppelen niet nodig (Registraties/MO-BO) Managementrapportage gemeentebreed Besparing in aanschaf software, invoering, koppelvlakken en personeel

Configureerbare MidOffice Échtzaaksysteem! Configureren eenvoudig in eigen beheer Regie bij behandelaar Deel-, vervolg- en agenderingszaken Configureerbare zaakbak DMS en zaaksysteem geïntegreerd (Archivering zaaksgewijs) Statussen i.p.v. workflow (checklist/deelzaken i.p.v. stappen) 1 document in meerdere zaken (relationeel) Zowel interne als externe dienstverlening Koppeling registraties (Burger, Bedrijf, Adres, Kadaster, Geo) Webtechnologie

Dikin de praktijk Wabouitgebreid Vooroverleg Wabo Uitgebreid 1 2 3 4 5 Oplever Gebruik Oplever Milieu Afschr. College Ontv. Bouw Ontv. Milieu Ontv. Gebruik Ontv. OW Ontv. RO Ontv. Sloop Ontv. VVGB Ontv. APV P. verlenging Adv. Bouw Adv. Milieu Adv. Gebruik Adv. OW Adv. RO Adv. Sloop Adv. VVGB Adv. APV Adv. Welstand Afspr. Welst. Adv. BAG Ter Inzage P. ontwerp Zienswijze Verg. Welstand BAG verleend Factuur P. resultaat WOZ verleend Beroep BAG Geo

Ontwerp Wabo T&H Milieu en Gebruik intranet Oplevercontrole Klacht Digitaal Dossier Wabo Regulier Toezichtcontrole of Wabo Uitgebreid Handhavingscontrole Beoordeling/registratie Onderzoek Bezwaar Beroep Hoger beroep

Ontwerp Wabo T&H Bouw Start Bouw Klacht Uitzetten Wapening 1 e verdieping 2 e verdieping Wabo Regulier of Uitgebreid Bouw Gereed Sloop Gereed Toezichtcontrole Bouw Oplevercontrole Bouw Hoger beroep Handhavingscontrole Bouw Bezwaar Beroep

De Melkkoe Kandidaten voor Dik Wabo(Bouw/Milieu/Toezicht&Handhaving) gerealiseerd Medewerkerloket (Mijn zaken) gerealiseerd Inkoop/Contractmanagement gerealiseerd Meldingenpakket Helpdeskpakket gerealiseerd BIS/RIS 1-7-2011 Drank- en Horecapakket 1-11-2011 WMO-pakket 1-9-2011 WOZ-loket 1-5-2011

De Melkkoe Besparingen in beeld Wabo(Bouw/Milieu/Toezicht&Handhaving) 105.000 Medewerkerloket (Mijn zaken) 15.000 Inkoop/Contractmanagement 5.000 Meldingenpakket 5.000 Helpdeskpakket 5.000 BIS/RIS 5.000 Drank-en Horecapakket 5.000 WMO-pakket 5.000 WOZ-loket 15.000! TOTAAL: 165.000/jaar

Besparingen Wabo, een ton per jaar! Onderdeel Investering Exploitatie Jaarlijks Licenties 50.000,- 12.500,- Onderhoud (OH) 55.000,- 55.000,- Inhuur beheer 15.000,- 15.000,- Koppelvlakken 50.000,- 12.500,- BAG, GBA/KvK, Geo Sjablonen, DMS/ZS OH koppelvlakken 10.000,- 10.000,- Besparing per jaar 105.000,-

De Melkkoe Meer besparen... Eenmalige intake 1 FTE Zaaksgewijs archiveren 1 FTE Ketenintegratie 1 FTE! Extra besparing: 3 FTE = 180.000

De Melkkoe De business case Kosten MidOffice Mozard 45.000 Intranet Antwoord Zaken KCC (Web/Post) Archivering Koppelvlakken 30.000 Scanstraat Sjabloonomgeving Registraties TOTAAL: 75.000 Opbrengsten Wabo Dik 105.000 Overig Dik 60.000 Personeel 180.000 TOTAAL: 345.000! Netto opbrengst 270.000 per jaar