Dag van de WABO. Verandering in 8 stappen

Transcriptie

1 Dag van de WABO Verandering in 8 stappen Gemeente Breda Menno Prins Gemeente Tilburg Marcel Keijman

2 Wabo 1 oktober 2010 Invoering van de Wabo brengt veel nieuwe werkwijzen voor overheden met zich mee Dus. Verandering Change, yes we can Oh ja? Hoe dan?

3 Verandering Aanpak en ervaringen Breda en Tilburg Aan de hand van een autoriteit: John Kotter Kotter: 8 stappen bij het tot stand brengen van een organisatieverandering Parabel: onze ijsberg smelt Succesvol veranderen in moeilijke omstandigheden

4 8 Stappen Succesvol veranderen in moeilijke omstandigheden De invoering van de Wabo op het lijf geschreven, toch? In Breda en Tilburg niet bewust, maar wel 100% gevolgd bij invoering Wabo 8 stappen aan de hand van Breda en Tilburg

5 John Kotter Bereid de weg voor 1. Creëer een gevoel van urgentie 2. Verzamel een leidend team (niet: lijdend ) Maak een plan van aanpak 3. Ontwikkel een visie en strategie voor de verandering Zorg dat het gebeurt 4. Communiceer om draagvlak en betrokkenheid te creëren 5. Maak het anderen mogelijk om te handelen 6. Genereer korte termijn successen 7. Houdt het tempo hoog Bestendig de nieuwe situatie 8. Creëer nieuwe cultuur

6 1. Creëer een gevoel van urgentie Help anderen inzien waarom verandering noodzakelijk is en waarom het belangrijk is de verandering zo snel mogelijk uit te voeren.

7 2. Verzamel een leidend team Formeer een sterke groep die de verandering aanstuurt, die leiding kan geven en autoriteit heeft en de noodzaak van de verandering inziet.

8 3. Ontwikkel een visie en strategie voor de verandering Maak duidelijk hoe de toekomst verschilt van het verleden en hoe de toekomst kan worden gerealiseerd.

9 4. Communiceer om draagvlak en betrokkenheid te creëren Zorg ervoor dat zoveel mogelijk anderen de visie en strategie begrijpen en aanvaarden.

10 5. Maak het anderen mogelijk om te handelen Neem zoveel mogelijk obstakels weg, zodat degenen die de visie willen realiseren dit ook kunnen doen.

11 6. Genereer korte termijn successen Er moeten direct successen worden behaald. Indien dit niet gebeurt kan, zal er desinteresse ontstaan.

12 7. Houdt het tempo hoog Voer de druk en het tempo op na de eerste successen, blijf veranderingen doorvoeren tot dat de visie is gerealiseerd.

13 8. Creëer een nieuwe cultuur Houdt vast aan de nieuwe werkwijze en zorg dat deze resultaten opleveren, totdat ze sterk genoeg zijn om de oude werkwijzen te vervangen.

14 Ging alles goed dan? Nee natuurlijk niet!

15 En hoe zie je dit in werkprocessen?

16 Breda

17 Start: 39% binnen 8 weken Start Centrale intake Koppelen aan Administratieve verwerking Toets sloop en andere zaken Volledigheids toets Aanvullende gegevens vraag + ontv. Aanvullende gegevens beoordelen Uitzetten deeladviezen 2-5 dagen 1-3 dagen 1-14 dagen 1-6 dagen 1-28 dagen 1-2 dagen 1-14 dagen 1-3 dagen casemanager secretariaat Hans & Maarten secretariaat Toets meervoudigheid Registreren case Bespreken in regiekamer Uitsplitsen op sectie OOST + WEST: Koppelen aan MIDDEN: koppelen aan Bas In SBA inboeken Dossier maken Ontvangstbevestiging naar aanvrager versturen OOST: schetsplan toevoegen (indien aanwezig) WEST: toets sloop en andere zaken 5 sets dossier maken Hangmap en label maken Invoeren in SBA 1 set uitzetten bij constructeur WEST+OOST: 1 set uitzetten bij milieu voor bodemtoets MIDDEN: bij twijfel tekening buitencontrole door T&H 1 set voor eigen volledigheidstoets Verzamelen toetsresultaten Bij onvolledigheid brief naar aanvrager Verzending brief + kopie naar archief Stempelen binnenkomende post Wel aanv.geg. < 4 wkn: Toets volledigheid met constructeur Indien onvoldoende buiten behandeling Geen aanv.geg. < 4 wkn: Overleg buitenbehandeling stellen in SBA Brief naar aanvrager Uitzetten bij: Bestemmingsplan toetser Constructeur brandweer MIDDEN: bodem Bijwerken SBA Map in andere kast Bestemmings plan toets ontvangst & doorzetten dossier Welstands toets Inhoudelijk toesen Besluit nemen Eind 2-28 dagen 1-7 dagen 1-25 dagen 1-70 dagen 1 dagen BP toetser welstandtoetser PB/secretariaat MIDDEN + WEST: schetsplan opvragen (indien aanwezig) Toetsen aan bestemmingsplan Toetsen aan bouwverordening WEST: vrijstellingsoverleg MIDDEN : 4-ogen controle door SBA bijwerken Dossier retour naar Planbeoordelaar Bijwerken SBA Dossier naar welstand brengen Controle volledigheid dossier Vaststellen toetsvorm Ambtshalve (dagelijks): Bijwerken SBA Dossier Retour PB Commissie (1x / 2 wk): Commissiebespreking Verslaglegging toets Goedkeuren verslag Bijwerken SBA Dossier retour PB first-in first out behandeling obv fatale datum Controle ontvangst alle deeladviezen Zelf beoordelen Beoordelen adviezen Voorwaarden stellen Bij weigering eventueel: Aanvrager aanbieden om plan <2wk aan laten passen om weigeringsgrond te omzeilen Planbeoordelaar: maakt brief Secretariaat: Controleert brief laat ondertekenen, maakt kopie voor dossier Dossier naar archief Nota aanmaken en vergrendelen Processtap Doorlooptijd stap (kortst en langst) Verantwoordelijk functionaris Activiteiten in deze processtap *) Is excl. de maximaal 70 dagen inhoudelijk toetsen, aanname dat bij langere doorlooptijd eerdere stappen korter zal zijn. 2

18 Overstort tussen secties (puntensysteem Den Bosch?) Buiten proces organiseren danwel dagelijks toewijzen In 1x dossier opmaken én uitzetten (PB, constr., bodem) Buiten proces organiseren Afspraak hoe omgaan met te late levering (kost nu 1-14 dagen) Start Centrale intake Koppelen aan Administratieve verwerking Toets sloop en andere zaken Volledigheids toets Aanvullende gegevens vraag + ontv. Aanvullende gegevens beoordelen Uitzetten deeladviezen 2-5 dagen 1-3 dagen 1-14 dagen 1-6 dagen 1-28 dagen 1-2 dagen 1-14 dagen 1-3 dagen casemanager secretariaat Hans & Maarten secretariaat Toets meervoudigheid Registreren case Bespreken in regiekamer Uitsplitsen op sectie OOST + WEST: Koppelen aan MIDDEN: koppelen aan Bas In SBA inboeken Dossier maken Ontvangstbevestiging naar aanvrager versturen OOST: schetsplan toevoegen (indien aanwezig) WEST: toets sloop en andere zaken Bestemmingsplan- en welstandtoets parallel ipvserieel: Scheelt tussenstap en is sneller 5 sets dossier maken Hangmap en label maken Invoeren in SBA 1 set uitzetten bij constructeur WEST+OOST: 1 set uitzetten bij milieu voor bodemtoets MIDDEN: bij twijfel tekening buitencontrole door T&H 1 set voor eigen volledigheidstoets Verzamelen toetsresultaten Bij onvolledigheid brief naar aanvrager Verzending brief + kopie naar archief Stempelen binnenkomende post Wel aanv.geg. < 4 wkn: Toets volledigheid met constructeur Indien onvoldoende buiten behandeling Geen aanv.geg. < 4 wkn: Overleg buitenbehandeling stellen in SBA Brief naar aanvrager Uitzetten bij: Bestemmingsplan toetser Constructeur Evt. brandweer MIDDEN: bodem Bijwerken SBA Map in andere kast Bestemmings plan toets 2-28 dagen BP toetser ontvangst & doorzetten dossier 1-7 dagen Welstands toets 1-25 dagen welstandtoetser Inhoudelijk toesen 1-70 dagen Besluit nemen 1 dagen PB/secretariaat Eind Totale proces: Verbeteren discipline & besturing MIDDEN + WEST: schetsplan opvragen (indien aanwezig) Toetsen aan bestemmingsplan Toetsen aan bouwverordening WEST: vrijstellingsoverleg MIDDEN + OOST: 4- ogen controle door SBA bijwerken Dossier retour naar Planbeoordelaar Bijwerken SBA Dossier naar welstand brengen Controle volledigheid dossier Vaststellen toetsvorm Ambtshalve (dagelijks): Bijwerken SBA Dossier Retour PB Commissie (1x / 2 wk): Commissiebespreking Verslaglegging toets Goedkeuren verslag Bijwerken SBA Dossier retour PB first-in first out behandeling obv fatale datum Controle ontvangst alle deeladviezen Zelf beoordelen Beoordelen adviezen Voorwaarden stellen Bij weigering eventueel: Aanvrager aanbieden om plan <2wk aan laten passen om weigeringsgrond te omzeilen Planbeoordelaar: maakt brief Secretariaat: Controleert brief laat ondertekenen, maakt kopie voor dossier Dossier naar archief Nota aanmaken en vergrendelen Weigeringsgronden: 1.Bestemmingsplan 2.Welstand 3.Bouwverordening 4.bouwbesluit

19 Resultaat: 90% binnen 8 weken Start Centrale intake Koppelen aan Administratieve verwerking Volledigheids toets Aanvullende gegevens vraag + ontv. Aanvullende gegevens beoordelen Uitzetten deeladviezen 1-3 dagen 1-3dagen 1-2 dagen 1-3 dagen 1-3 dagen casemanager secretariaat secretariaat Dagproces 8/9 uur: Toets meervoudigheid Registreren case Bespreken in regiekamer Uitsplitsen op sectie Dagproces: 9/10 uur± Per sectie koppelen aan + constr. + evt bodemtoetser koppelen aan PB In SBA inboeken 5x dossier uitgebreid maken schetsplan + fase I toevoegen (indien aanwezig) Dossier uitzetten bij PB, constr. en bodem Ontvangstbevestiging naar aanvrager versturen Invoeren in SBA Bij twijfel actie nemen 1 set voor eigen volledigheidstoets Verzamelen toetsresultaten Bij onvolledigheid brief naar aanvrager Verzending brief + kopie naar archief Stempelen binnenkomende post Wel aanv.geg. < 4 wkn: Toets volledigheid met constructeur Indien onvoldoende buiten behandeling Geen aanv.geg. < 4 wkn: Overleg buitenbehandeling stellen in SBA Brief naar aanvrager Uitzetten bij: Bestemmingsplan toetser Constructeur Brandweer welstand Bijwerken SBA Map in andere kast Bestemmingsplantoets Toetsen aan bestemmingsplan Toetsen aan bouwverordening SBA bijwerken Welstands toets Controle volledigheid dossier Vaststellen toetsvorm Ambtshalve (dagelijks): Toets + bijwerken SBA Commissie (1x / 2 wk): Commissiebespreking Verslaglegging + goedkeuring Bijwerken SBA Toets constructie Toesten constructie SBA bijwerken Toets brandveiligheid Toets brandveiligheid SBA bijwerken Bouwkundige toets Toets bouwkundig SBA bijwerken Bestemmingsplan toets 1-14dagen BP toetser Welstands toets 1-25*) dagen welstand Toets constructie 1-14 dagen constructeur Toets brand-veiligheid 1-14 dagen brandweer Bouwkundige toets Samenvoegen adviezen 1-7 dagen Controle ontvangst alle deeladviezen Beoordelen adviezen Voorwaarden stellen Bij weigering eventueel: Aanvrager aanbieden om plan <2wk aan laten passen om weigeringsgrond te omzeilen Besluit nemen 1 3 dagen PB/secretariaat Planbeoordelaar: maakt brief Secretariaat: Controleert brief laat ondertekenen, maakt kopie voor dossier Dossier naar archief Nota aanmaken en vergrendelen Eind Processtap Doorlooptijd stap (kortst en langst) Verantwoordelijk functionaris Activiteiten in deze processtap 1-14 dagen *) 1-3 dagen bij sneltoets, maximaal 25 dagen bij commissie

20 Tilburg In ontvangst nemen van de aanvraag. Advies Komen tot ontwerpbesluit. Terinzagelegging Zienswijzen Concept besluit Besluit 1 WEEK 9 WEKEN 2 WEKEN 7 WEKEN 5 WEKEN 1 WEEK 1 WEEK Voortraject Terinzagelegging Afwikkeling 12 WEKEN 7 WEKEN 7 WEKEN

21 Tilburg Brief ontvangst met mogelijk opvragen van stukken en opschorting termijn Eventuele opschorting termijn bij niet volledige / juiste aanvraag Brief met mededeling over terinzagelegging Brief met het besluit tot het verlenen of weigeren van een omgevingsvergunning 3 Afdeling Bouwvergunningen en aanvragen advies 3a Bestemmingsplan -toets 4 Toets op volledigheid en juistheid 6 Adviezen terug en opstellen deeltoestemming 12 Behandelen zienswijzen door bouwvergunningen 2c Coördinator nodig? 5 Advies opstellen Figuur 5.2, pagina 49 2b Bibob-toets nodig? 3 Team ABC, Monumenten en aanvragen advies 4 Toets op volledigheid en juistheid 6 Adviezen terug en opstellen deeltoestemming 7 Concept ontwerpbesluit opstellen 8 Ontwerpbesluit opstellen 9 Aanbieden ter publicatie aan de Tilburgse Koerier 12 Behandelen zienswijzen door Monumenten 2a Verklaring van geen bedenkingen nodig? 5 Advies opstellen 7a Verklaring van geen bedenkingen terug 10 Terinzagelegging 1 Aanvraag 2 Procesbureau / Expertteam 3 Team Milieu en aanvragen advies 4 Toets op volledigheid en juistheid 6 Adviezen terug en opstellen deeltoestemming 11 Wachten op laatste zienswijzen en labellen 12 Behandelen zienswijzen door Milieu 13 Concept besluit 14 Besluiten 2d Ontvankelijkheidstoets 5 Advies opstellen Externe invloed 1a Digitaliseren Digitaliseren (DIV) 2e Traject bepalen (regulier of uitgebreid) 3 Ingenieursbureau (IBU) en aanvragen advies 4 Toets op volledigheid en juistheid 6 Adviezen terug en opstellen deeltoestemming 12 Behandelen zienswijzen door IBU Taken Procesbureau Vakafdelingen / Teams Adviseurs 2f Labellen 3 Afdeling Stedenbouw (kap) en aanvragen advies 5 Advies opstellen 12 Behandelen zienswijzen door stedenbouw (kap) Brieven door Procesbureau Toets = 1 WEEK Deeltoestemming =4 WERKDAGEN Concept besluit = 3 WERKDAGEN Ontwerpbesluit = 3 WERKDAGEN In ontvangst nemen aanvraag =1 WEEK Advies = 9 WEKEN Komen tot ontwerpbesluit = 2 WEKEN Zienswijzen = 5 WEKEN Concept besluit = 1 WEEK Besluiten = 1 WEEK Voortraject = 12 WEKEN Terinzagelegging = 7 WEKEN Afwikkeling = 7 WEKEN Figuur 5.1: Hoofdstroomschema voor de uitgebreide procedure van de omgevingsvergunning Bron: Eigen ontwerp

22 Vragen