Concept Actualisering begroting 2013 GR Drechtsteden Versie d.d. 13 november 2012
2
INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding 5 2 Programma's 2.1 Bureau Drechtsteden 7 2.2 Bestuur en staf 10 2.3 Sociale Dienst Drechtsteden 14 2.4 Ingenieursbureau Drechtsteden 17 2.5 Servicecentrum Drechtsteden 20 2.6 Gemeentebelastingen Drechtsteden 25 2.7 Onderzoekcentrum Drechtsteden 29 2.8 Algemene dekkingsmiddelen 31 3. Bedrijfsvoering 3.1 Personeelsoverzichten 32 3.2 Risico s 33 4 Financiële begroting 4.1 Recapitulatie programmabegroting 34 4.2 Begrotingswijzigingen 35 4.3 Overzicht reserves 35 Bijlage: Bijdragen per gemeente 36 Bijlage: Vergelijking bijdragen per gemeenten tussen de primaire 37 begroting 2013 en de geactualiseerde begroting 2013 3
4
1. INLEIDING De primaire begroting 2013 is in juli 2012 door de Drechtraad vastgesteld. Conform de financiële kaders wordt de begroting geactualiseerd aan het eind van het jaar. De actualisering betreft onder andere de volgende onderwerpen: - inhoudelijke ontwikkelingen, inclusief financiële consequenties van nieuw en gewijzigd beleid; - actualisering van middelen vanuit Rijksbudgetten; - actualisering van de kostenindexering; - structurele doorwerking van de rekeningresultaten 2011 en de bestuursrapportages van 2012. Bij de inhoudelijke toelichting bij de individuele begrotingsprogramma s wordt vooral ingegaan op ontwikkelingen sinds de opstelling van de primaire begroting. Financiële uitkomsten Samenvattend ontstaat het volgende financiële beeld per GRD-onderdeel, in vergelijking met de primaire begroting. Algemeen - Sinds 2009 volgt de GRD de systematiek om kostenbudgetten en gemeentelijke bijdragen jaarlijks aan te passen aan de reële kostenstijgingen, volgens de ramingen van het Centraal PlanBureau. In 2012 is de indexering achterwege gelaten. Ook bij de primaire begroting 2013 is besloten niet te indexeren. Voorgesteld wordt om de indexering voor 2013 nu helemaal achterwege te laten. Wel is de GRD (net als de gemeenten) geconfronteerd met een loonkostenstijging door de nieuwe CAO, en met hogere werkgeverslasten, onder andere een hogere pensioenpremie. Getracht is en wordt om deze loonkostenstijging op te vangen binnen de GRD-begroting. Bij Bureau Drechtsteden, Ingenieursbureau, GemeenteBelastingen en Onderzoekcentrum wordt daarom nu geen budgetverhoging voorgesteld. Als gevolg van de reorganisaties bij de Sociale Dienst en het Servicecentrum is daar geen financiële ruimte meer om de CAO-verhoging binnen de bestaande budgetten op te vangen. Voorgesteld wordt daarom om bij SDD en SCD de verhoging van de CAO-lonen met 2% wel te verwerken in de budgetten en gemeentelijke bijdragen Bureau Drechtsteden: - Het budget voor de realisatie van de WMO regiegroep loopt via Bureau Drechtsteden en is nu aan de begroting toegevoegd. Bestuur en staf: - Een innovatiebudget van 250.000 is opgenomen. De GRD heeft momenteel zo'n budget niet waardoor het niet goed mogelijk is te komen tot de noodzakelijke doorontwikkeling, vernieuwing, verdere professionalisering, proces- en kwaliteitsverbetering, efficiencyverbetering etc. Het budget is bedoeld voor kansrijke trajecten die op basis van een businesscase een duidelijk winst moeten genereren. Het budget krijgt daarmee het karakter van een revolving fund. Sociale Dienst Drechtsteden: - De SDD heeft als doelstelling het aantal mensen dat een bijstandsuitkering krijgt in 2013 verder te verlagen. Samen met een hogere verwachte Rijkssubsidies komt het begrote overschot op de inkomensondersteuning op 12,5 miljoen. Uiteraard zijn hier aanzienlijke onzekerheden aan verbonden. Het begrote overschot wordt daarom vooralsnog aan de reserves toegevoegd. - De begrote kosten voor de WMO hulpmiddelen zijn 1,0 miljoen lager dan bij de primaire begroting. Dit is het gevolg van de in 2011 bedongen lagere prijzen en een daling van het aantal aanvragen. - De apparaatslasten stijgen met 1,4 miljoen, onder andere door: o de verhoging van de CAO-lonen 410.000; o minder overheadkosten 100.000; o de formatie-uitbreiding met 2 fte voor budgetadvies en schuldbemiddeling 150.000; o frictiekosten bovenformatieven 725.000 (wordt onttrokken aan de in 2012 gevormde voorziening); o tijdelijk personeel in verband met de omzetting van de indicatie Hulp bij de huishouding naar Huishoudelijke ondersteuning 350.000. 5
Ingenieursbureau Drechtsteden: - Geen bijzonderheden. Servicecentrum Drechtsteden: - Ten opzichte van de primaire begroting stijgen de lasten met 1,2 miljoen. Dit is de doorwerking van de prognose uit de 2e burap 2012: o Verhoging van de CAO lonen 482.000; o Inkoop Nieuwe Stijl 270.000; o Extra kosten beheer oude ICT-systemen (legacy) 125.000. o Hogere kapitaallasten licenties en nazorg GRID 230.000, betreft de kapitaallasten uit de kredieten die zijn gevraagd bij de 2 e burap 2012; o Implementatie Cognos 120.000, conform besluitvorming bij de 1 e burap 2012. GemeenteBelastingen Drechtsteden: - Geen bijzonderheden. Onderzoekcentrum Drechtsteden - Geen bijzonderheden. Taakstellingen De bezuinigingstaakstelling voor 2013 is 4,5 miljoen. De taakstelling loopt de komende jaren verder op, en moet leiden tot een daling van de gemeentelijke bijdrage met 10% in 2015. De verdeling over de GRD-dochters is als volgt. Dochter 2011 2012 2013 2014 2015 BDS 300 400 400 400 400 SDD 757 1.089 1.543 1.992 2.216 IBD 290 312 346 446 496 SCD 302 1.043 1.554 2.006 2.231 GBD 251 516 516 516 516 OCD 100 140 140 140 140 Totaal 2.000 3.500 4.500 5.500 6.000 De taakstellingen voor 2013 waren reeds geheel verwerkt in de primaire begroting, als daling van de kosten bij de begrotingsprogramma s, en een bijbehorende daling van de gemeentelijke bijdragen. Bij de actualisering wijzigt dat niet. Gewerkt wordt aan verdere mogelijkheden kosten te besparen. Zo wordt met Inkoop Nieuwe Stijl een omvangrijke bezuiniging mogelijk. Die zal voor een groot deel direct in de begrotingen van de gemeenten neerslaan. Frictiekosten boventalligen Ook in 2013 zijn er bij de Sociale Dienst en het Servicecentrum frictiekosten voor medewerkers die boventallig worden en waarvan de loonkosten blijven doorlopen. In totaal worden de frictiekosten over de periode 2012 tot en met 2015 geraamd op 6,5 miljoen. In 2012 zijn en worden acties in gang gezet deze frictiekosten te beperken zoals het inrichten van een uitstroomorganisatie en het maken van een strategische personeelsplanning. Met gemeenten worden stappen gezet deze aanpak voor het gehele netwerk te gaan volgen. Frictiekosten zijn zo hoog en hardnekkig door het bestaande Sociaal Plan. Met de bonden wordt daarom overlegd over een nieuw Sociaal Plan. Bij de Sociale Dienst wordt in 2012 de voorziening aangevuld om de frictiekosten, ook die voor 2013, op te vangen. Het Servicecentrum heeft echter geen enkele financiële ruimte voor het opvangen van zijn frictiekosten, die voor 2013 worden geschat op 1,0 miljoen. Indien frictiekosten niet kunnen worden teruggedrongen leidt dit tot een daling van de netto bezuinigingen. De besparing is echter al volledig ingeboekt, waardoor de frictiekosten tot een nadeel voor de gemeenten zullen leiden. 6
2. PROGRAMMA S 2.1 Bureau Drechtsteden Inleiding 2013 is het laatste volledige jaar van deze bestuursperiode. Voor deze periode kiezen wij op basis van ons in december 2010 vastgestelde regionaal MeerJarenProgramma (rmjp) voor economie, arbeidsmarkt/kennisinfrastructuur en woonklimaat als prioriteiten. Genoemd rmjp is onze beleidsagenda. Op basis van de tussentijdse bijstelling van het rmjp in 2012 is deze beleidsagenda voor 2013 uitgewerkt tot een concrete investeringsagenda. De provincie Zuid-Holland zal ook in 2013 onze belangrijkste bestuurlijke partner blijven. Ondanks de komst van de Metropoolregio is de verwachting dat nog steeds in verschillende allianties samengewerkt wordt: in Noord-Zuid richting (onder andere Zuidvleugel, DelTri, Vlaams-Nederlandse Delta, West Brabant) en Oost-West richting (Zuid-Holland Zuid). De beleids- en investeringsagenda en de allianties zijn allen gericht op behoud en versterking van onze positie en ons klaar maken voor het aantrekken van de economie. In 2012 zijn met de provincie Zuid-Holland concrete afspraken gemaakt op basis waarvan gezamenlijk wordt opgetrokken op een viertal belangrijke thema s. Deze thema s zullen in 2013 verder worden uitgewerkt. De samenwerking tussen de Drechtstedengemeenten is in 2012 verder invulling gegeven middels verschillende zogeheten proeftuinen die voor verschillende onderwerpen gezocht hebben maar effectieve en efficiënte samenwerkingsmodellen. Voor Bureau Drechtsteden is vooral de proeftuin Beleid van belang, daar worden immers de opdrachten uit het rmjpwerkprogramma belegd. Voor 2013 is het streven van Bureau Drechtsteden vooral het programmeren van de uitwerking van het rmjp binnen de proeftuin een grotere rol te geven. Budget Ook in 2013 zullen de financiële gevolgen van de crisis zich nog duidelijk laten gelden. Dat geldt vanzelfsprekend ook voor Bureau Drechtsteden. Zo is in de begroting de geldende bezuinigingstaakstelling van 400.000 opgenomen. Daarnaast is 2013 het eerste jaar waarin de reeds jaren gebruikelijke onttrekking van 200.000 uit de BLS-reserve niet meer mogelijk is in verband met onvoldoende reserves. Met het vervallen van deze bijna structureel ingezette incidentele dekking is rekening gehouden bij de financiële inzet in het kader van de herpositionering van Bureau Drechtsteden in 2012, waardoor het wegvallen van de onttrekking kan worden opgevangen door structureel een kleinere personeelsomvang aan te houden. Bedrijfsvoering In 2011 is stevig ingezet op het handhaven van een strakkere begrotingsdiscipline binnen Bureau Drechtsteden. Deze lijn is doorgezet in 2012 en zal vanzelfsprekend ook voor 2013 gelden. Dit betekent wel dat het af en toe lastiger wordt om snel in te springen op van buitenaf komende ontwikkelingen. Desondanks zullen er in 2013 geen nieuwe ongedekte activiteiten meer worden aangevangen. Daarnaast zal in 2013 de financiële discipline van verschillende reserves/fondsen steviger worden aangetrokken. 7
Programmaverantwoording Wat willen we bereiken? Rond de zomer van 2012 is door de Drechtraad gedebatteerd over het te actualiseren rmjp aan de hand van de zogeheten Tussenbalans. Daarbij is vastgesteld dat in deze tijden van crisis de concurrentiepositie en het vestigingsklimaat van de Drechtsteden gebaat zijn bij een consistent en robuust overheidsbeleid. De focus die in deze debatten is aangebracht, behoud en versterking van de economische ontwikkelingskracht en waarborgen en verbeteren van de leefomgevingskwaliteit zijn het kader voor deze actualisatie. Het huidige rmjp heeft koers gezet en deze koers blijft het uitgangspunt. Dit betekent dat we blijven werken vanuit het streefbeeld Samen Stad aan het Water. De pieken Water, Landschap en Binnenstad, bepalen onverminderd de focus in het bestaande beleid en zijn de basis van waaruit we de kwaliteitssprong willen maken. Het fundament vraagt blijvende aandacht, want moet op orde zijn om in de pieken te excelleren. De prioriteiten blijven ook de komende periode liggen bij economie, arbeidsmarkt en woonklimaat. Om binnen die prioriteiten het juiste te doen, stemmen we de activiteiten van de komende jaren af op de veranderende samenleving. Nog meer dan we al hebben gedaan realiseren we ons dat onze activiteiten gericht moeten zijn op het aantrekken van mensen, bedrijven en investeringen door een aantrekkelijke woon- en leefomgeving te bieden. Onze koers die het fundament op orde brengt en de pieken versterkt is daarvoor het geschikte kader waar we het over eens zijn. Drie elementen zijn bepalend voor de invulling van de activiteiten die we de komende jaren regionaal moeten oppakken om de aantrekkelijkheid van de Drechtsteden te vergroten. Ten eerste is dat de realisatie dat onze regionaal beschikbare middelen alleen als we ze gericht inzetten het verschil kunnen maken. Dat doen ze door investeringen van anderen los te maken en deze te richten. Ten tweede realiseren we ons dat onze afzonderlijke activiteiten meer dan ooit afgestemd en gefocust moeten worden om elkaar te versterken in plaats van afbreuk aan elkaar te doen. En ten derde, we hebben een veel beter bewustzijn gekregen op wat het juiste schaalniveau is voor het oppakken van onderwerpen. We organiseren ambities daar waar ze het meest efficiënt en effectief zijn. In de bespreking van de tussenbalans door de Drechtraad is focus aangebracht in de thema s die de komende jaren van belang zijn om de aantrekkelijkheid van de Drechtsteden te vergroten. Focus betekent in het geval van het rmjp dat we de juiste dingen willen doen (en dat betekent kiezen want sommige activiteiten doen we niet meer), en het betekent ook dat we alle activiteiten gaan focussen op het leveren van de gewenste bijdrage aan onze doelen. In dat kader zijn de door de Drechtraad gestelde prioriteiten samengebracht onder vier samenhangende focuspunten, namelijk: - Maritieme en logistieke topregio, met als doel het versterken van economische activiteiten door investeringen van het bedrijfsleven te faciliteren en te versterken. - Aantrekkelijk woonklimaat, gericht op versterking van de kwaliteit en aantrekkelijkheid van de leefomgeving. - Sociaal sterk, werken we aan versterken van de werkgelegenheid door met focus op vergroten van de veiligheid en zelfredzaamheid en het voorkomen dan wel opvangen van achterstandsgroepen. - Bestuurlijk, ter versterking van de realisatiekracht van de Drechtsteden in de inhoudelijke strategische agenda is de inzet gericht op de doorontwikkeling van de Drechtstedensamenwerking. Wat gaan wij daarvoor doen? Om deze ambities te kunnen realiseren wordt het regionaal werkprogramma 2013 opgesteld. Hierin wordt concreet opgenomen per project of activiteit wat wij gaan doen. Op dit moment is het werkprogramma 2013 in voorbereiding. Gestreefd wordt om dit gezamenlijk met het regionaal meerjarenprogramma en de begroting 2013 vast te stellen in de Drechtraad van december. 8
Hoe gaan we dit meten? Samen met het Onderzoekcentrum Drechtsteden wordt gekeken naar goede monitoren om de resultaten van het regionaal meerjarenprogramma te kunnen meten. Wat gaat het kosten (bedragen x 1.000)? Resultaat voor bestemming Primaire begroting Lasten Baten Geactualiseerde begroting Begrotingswijziging Saldo Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo 4.150 3.767-383 4.195 3.812-383 45 45 0 Mutaties reserves 127 510 383 127 510 383 0 0 0 Resultaat na bestemming 4.277 4.277 0 4.322 4.322 0 45 45 0 Resultaatanalyse (Bedragen x 1.000) Toelich Omschrijving afwijking ting Lasten I/ S Voordeel Nadeel Sald o A. WMO regiegroep S 25-25 B. Verschuiving van programma Bestuur en staf Subtotaal Baten S 20-20 A. WMO regiegroep S 25 25 B. Verschuiving van programma Bestuur en staf S 20 20 Subtotaal 45 45 0 Totaal voor bestemming 45 45 0 Resultaatbestemming 0 0 0 Totaal na bestemming 45 45 0 Gemeente Verhoging gemeentelijke bijdrage Verhoging gemeentelijke bijdrage Toelichting: A. WMO regiegroep In de primaire begroting 2013 is opgenomen dat Bureau Drechtsteden een bijdrage voor de WMOregiegroep bij de zes Drechtstedengemeenten collecteert van 25.000. Dit bedrag was echter niet in de cijfers verwerkt, zodat het budget niet daadwerkelijk is toegevoegd in de primaire begroting. B. Verschuiving van programma bestuur en staf Als gevolg van de herpositionering van Bureau Drechtsteden in 2012 is er kleine verschuiving van de apparaatslasten naar het programma Bureau Drechtsteden. 9
2.2 Bestuur en Staf Bestuur Wat willen we bereiken? Netwerkbestuur In de evaluatie van de Drechtstedendinsdag uit 2011 is aangegeven dat een meer flexibel regionaal bestuursmodel zou moeten worden georganiseerd om als regio en gemeenten goed gesteld te staan voor de realisatie van de inhoudelijke strategische agenda, en om te kunnen anticiperen op de rijksvisie op de bestuurlijke inrichting van Nederland. Binnen het dossier netwerkbestuur zijn voor 2013 drie prioritaire dossiers te onderscheiden, elk met een eigen positie en ritmiek, maar tegelijkertijd wel ten nauwste aan elkaar verbonden. Toekomst netwerkbestuur In 2011-2012 is in alle gemeenteraden debat gevoerd over het toekomstperspectief Drechtsteden. In die discussies is, in elke gemeente in een eigen proces, gesproken over het netwerkbestuur, het lokale bestuur en de verbindingen daartussen. Om dat gesprek, zowel op lokaal als op regionaal niveau, een vervolg te geven is een verkenning uitgevoerd naar mogelijkheden de kwaliteit van het netwerkbestuur in de Drechtsteden te versterken. Het lokale en regionale debat over deze verkenning moet leiden tot een visie van de Drechtsteden op het netwerkbestuur. Programmatische afstemming In het verlengde van het debat over de toekomst van het netwerkbestuur, en voortkomende uit het regionale debat over de positionering en doorontwikkeling van het project Noordoevers- Transformatiezone, is in 2012 gestart met een regionaal en lokaal debat over de principes van samenwerking en afstemming in de strategische dossiers van de Drechtsteden en de Drechtstedengemeenten. Drechtstedendinsdag In 2011 en 2012 zijn, naar aanleiding van de evaluatie van de Drechtstedendinsdag, belangrijke stappen gezet in de opzet en inhoudelijke programmering van de Drechtstedendinsdag. Voortdurende inzet is het regionaal platform voor raadsleden, bestuurders en maatschappelijke partners, gestalte te geven en door te ontwikkelen. Net als in 2012 zal in 2013 inspanning worden geleverd op het van buiten naar binnen werken, en de samenwerking met maatschappelijke partners en andere overheden te versterken. Netwerkorganisatie In 2012 zijn via het proeftuinconcept belangrijke, goede, stappen gezet in de samenwerking van de ambtelijke organisaties. Basis daarin was het respecteren van de eigen profielen en eigen functie van elk van de zes gemeenten in de inhoudelijke gezamenlijke strategische agenda van de Drechtsteden. In 2013 zal worden ingezet op een zodanige inrichting van de ambtelijke organisaties en de intergemeentelijke samenwerking dat de inhoudelijke agenda van de Drechtsteden en de gemeenten optimaal worden ondersteund. Strategische communicatie Eind 2011 heeft de Drechtraad zijn visie op de strategische communicatie vastgesteld. De visie benoemt drie doelen: 1) de kwaliteit van de Drechtsteden als stedelijk gebied op de kaart zetten ten behoeve van de sociaal-economische opgave 2) een bijdrage leveren aan realisering van de beleidsdoelen 3) vanuit de onderliggende waarden en betekenis van de samenwerking invulling geven aan het profiel van de Drechtsteden. Deze visie is vervolgens in 2012 uitgewerkt in een concreet uitvoeringsplan, dat in juni 2012 ter kennis is gebracht van de Drechtraad. Regionale Ontwikkelingsmaatschappij Drechtsteden In de in 2012 uitgebrachte stukken over het project Noordoevers-Transformatiezone gaf het Drechtstedenbestuur aan graag in interactie met de Drechtraadsleden het toekomstbeeld voor de ROM-D te verkennen. Belangrijk is een verdere bestuurlijke visievorming op de economische uitvoeringskracht van de Drechtsteden en de potentie en ontwikkelrichtingen van de ROM-D als 10
vehikel van de Drechtsteden tussen overheid en markt in. In de tweede helft van 2012 is het debat gestart. In 2013 zal hieruit besluitvorming volgen. Wat gaan wij daarvoor doen? Product/activiteit/project Netwerkbestuur Toekomst netwerkbestuur Netwerkbestuur Programmatische afstemming Netwerkbestuur Drechtstedendinsdag Netwerkorganisatie Netwerktoezicht Strategische communicatie: Realisatie van het uitvoeringsplan strategische communicatie. Visie Regionale Ontwikkelingsmaatschappij Beoogd resultaat Visie op de toekomst van het netwerkbestuur en het daartoe te nemen pakket aan maatregelen. Waar mogelijk al implementatie van maatregelen of voorbereiding van de implementatie van maatregelen. Besluitvorming voor de zomer 2013 afgerond, maatregelenpakket vastgesteld. Vastlegging van de principes van programmatische afstemming binnen de Drechtsteden en afbakening van thema s lokaal domein en regionaal domein. Besluitvorming in 2013 afgerond. Permanente monitoring Drechtstedendinsdag aan de hand van de aanbevelingen van de Drechtraad. Begin 2013 oplevering bestuurlijke jaaragenda als sturingsinstrument voor de Drechtraad. Voorstel voor overdrachtsdocument / eindrapportage nav evaluatie Drechtstedendinsdag. Oplevering voorzien zomer 2013, zodat de politieke groeperingen de aanbevelingen uit de eindrapportage mee kunnen wegen in opmaat naar de gemeenteraadsverkiezingen 2014. Voorbereiding procesgang regionale elementen in gemeenteraadsverkiezingen 2014. Duidelijkheid voor alle actoren in het netwerk over taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en procesgang Optimale invulling toezichtsfunctie Stimuleren van bestuurlijke kennisuitwisseling, synergie en besluitvorming. Visievorming op de economische uitvoeringskracht van de Drechtsteden en de potentie en ontwikkelrichtingen van de ROM-D als vehikel van de Drechtsteden tussen overheid en markt. Staf Samen met de gemeenten proberen wij ons werk zo slim mogelijk uit te voeren, tegen zo laag mogelijke kosten. Zodat de middelen die we daarmee voor de gemeenten uitsparen, ingezet kunnen worden voor de leefbaarheid in de wijken, voor veilige wegen of voor goed onderwijs. Vanuit de concernstaf sturen wij op het leveren van een zo groot mogelijke meerwaarde voor onze eigenaren en klanten. 11
Wat willen wij bereiken? De GRD biedt excellente dienstverlening, om de gemeenten te ondersteunen in hun kerntaken en bij het bereiken van hun doelen. Dit doen wij: - Met publieke zakelijkheid: we combineren maatschappelijke betrokkenheid en kennis van omgeving en het netwerk, met professionele fermheid, zakelijkheid en doelmatigheid. - Met degelijkheid: onze klanten en eigenaren mogen vertrouwen op gedegen producten tegen een acceptabele prijs, met continuïteit in kwaliteit en levering. - Met innovatie: we zoeken voor onze klanten continu naar mogelijkheden om producten te verbeteren en kosten te verlagen, om onze doelmatigheid te verhogen. Daarbij zijn we grensverleggend zonder risico s te vergroten. De GRD-organisatie is sterk in ontwikkeling. Vanuit een pioniersfase zijn we inmiddels gegroeid naar een fase waarin professionaliteit, zakelijkheid en optimale dienstverlening door onze klanten mag worden verwacht. Daartoe zoeken wij binnen de eigen organisatie én in overleg met onze eigenaren/klanten naar mogelijkheden om onze producten te verbeteren, onze processen te stroomlijnen en onze kosten te verlagen. Vanuit onze wens om continu te innoveren zien wij de nodige verbeterpunten. Daarnaast hebben wij een aantal krachtige punten die we nog verder willen benutten. Wat gaan we daarvoor doen? Onze meerwaarde richt zich op het leveren van excellente dienstverlening. De verbeterpunten worden vertaald naar een aantal kernopgaven van het managementteam van de GRD, die de basis zullen vormen voor verdere initiatieven tot verbetering en professionalisering. In de aanpak van de kernopgaven kiest het management voor een overzichtelijke ordening. Om daarmee gericht, vanuit een heldere focus, met concrete acties te werken aan verbetering. De thema s worden uitgewerkt in een aantal concrete plannen waarin is vastgelegd wat we willen bereiken, wat we gaan doen, hoe we dat gaan doen, wie het gaat doen, wie we daarbij nodig hebben en hoe kosten worden gedekt. Op het moment van opstellen van deze Actualisatie wordt hieraan nog gewerkt. In de eerste bestuursrapportage 2013 zullen wij hier meer concreet over rapporteren. Hoe gaan we dit meten? Op dit moment zijn er geen indicatoren benoemd om de beleidsresultaten van het programma Bestuur en staf meetbaar te maken. Er vindt wel bewaking plaats op de voortgang van de totstandkoming van deze producten. Wat gaat het kosten (bedragen x 1.000)? Resultaat voor bestemming Primaire begroting Lasten Baten Geactualiseerde begroting Begrotingswijziging Saldo Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo 2.131 2.131 0 2.381 2.381 0 250 250 0 Mutaties reserves 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Resultaat na bestemming 2.131 2.131 0 2.381 2.381 0 250 250 0 12
Resultaatanalyse (Bedragen x 1.000) Toelichting Omschrijving afwijking Lasten Ophoging budget A. Drechtstedendinsdag Verschuiving naar B. programma BDS I/ S Voordeel Nadeel Sald o S 20-20 S 20 20 C. Innovatiebudget S 250-250 A. B. Subtotaal 20 275-255 Baten Ophoging budget Drechtstedendinsdag S 20 20 Verschuiving naar programma BDS S 20-20 C. Innovatiebudget S 250 250 Subtotaal 275 20 255 Totaal voor bestemming 250 250 0 Resultaatbestemming 0 0 0 Totaal na bestemming 250 250 0 Gemeente Verhoging gemeentelijke bijdrage Verhoging gemeentelijke bijdrage Verhoging inwonerbijdrage Verhoging inwonerbijdrage Toelichting: A. Hogere organisatiekosten Drechtstedendinsdagen Bij de evaluatie van de Drechtstedendinsdag is afgesproken dat voor 2012 een norm gehanteerd wordt voor de organisatiekosten van 5.000 per Drechtstedendinsdag. Het beschikbare budget voor 2013 is 50.000, berekend op 10 bijeenkomsten. In de eerste Burap 2012 is uitgelegd dat deze norm van 5.000 per Drechtstedendinsdag te krap is voor de wijze waarop de Drechtstedendinsdag wordt georganiseerd. In de Drechtraad van juli is een motie aangenomen, waarin besloten is om de norm (en dus het budget) te verhogen van 5.000 naar 7.000 per Drechtstedendinsdag. Deze verhoging zal via de Algemene inwonerbijdrage opgehaald worden bij de gemeenten. B. Verschuiving naar programma BDS Als gevolg van de herpositionering van Bureau Drechtsteden in 2012 is er kleine verschuiving van de apparaatslasten naar het programma Bureau Drechtsteden. C. Innovatiebudget Onderdeel van het voorstel over de nieuwe verrekensystematiek van het SCD is de noodzaak van een ontwikkelbudget. De GRD heeft momenteel zo'n budget niet waardoor het niet goed mogelijk is te komen tot de noodzakelijke doorontwikkeling, vernieuwing, verdere professionalisering, proces- en kwaliteitsverbetering, efficiencyverbetering etc. Voorwaarde voor financiering uit dit budget is dat een concrete businesscase wordt opgesteld voor een innovatie met besparingspotentieel. Verantwoording van de bestedingen uit dit budget vindt plaats in het kader van de reguliere P&C documenten. 13
B00B0B 2.3 Sociale Dienst Drechtsteden Toelichting Sterk door werk vormt het centrale thema van de bijdrage van de Sociale Dienst Drechtsteden aan de begroting van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden. Hiermee geven we aan dat we zelf een krachtige speler willen zijn en dat we erin geloven dat onze klanten door werk in hun kracht zullen staan. Wij hanteren onverminderd als uitgangspunt dat mensen zelfstandig willen zijn en dus zoveel mogelijk zelf de regie willen voeren op hun eigen bestaan. Het hebben van werk is in onze ogen het belangrijkste middel om die zelfstandigheid te bevorderen. Wie geen baan heeft en hulp nodig heeft bij het vinden daarvan, ondersteunen wij in de zoektocht naar werk. Zo nodig geven we dan tijdelijk inkomensondersteuning. Maar óók van diegenen die (tijdelijk) niet in staat zijn zelf in hun levensonderhoud te voorzien mogen we een prestatie verwachten. Uitgangspunt daarbij is dat we van iemand die een beroep doet op de solidariteit van de samenleving iets mogen terug verwachten. Ondanks de nu oplopende werkloosheid als gevolg van de crisis gaan wij er ook in 2013 van uit dat er in de toekomst behoefte zal zijn aan een maximale productiviteit van de beroepsbevolking. Door de toenemende vergrijzing en ontgroening zal op termijn de vraag het aanbod gaan overstijgen. We blijven dan ook onverminderd inzetten op werk. Daarbij wordt de eigen verantwoordelijkheid van de klant en zijn omgeving maximaal aangesproken. Dit laatste is ook van toepassing op de schuldhulpverlening en op de zorgvoorzieningen die wij leveren in het kader van de Wmo. Ondersteunend daarbij zijn het regionale programma arbeidsmarktbeleid en het lokale en regionale Wmo beleid, waarbij wij ook zijn betrokken. Ook bij het aanbieden van zorgvoorzieningen in het kader van de Wmo helpen we mensen zo veel mogelijk gebruik te maken van de eigen kracht en het eigen netwerk. In 2013 wordt voor de huishoudelijke ondersteuning het innovatieve principe van resultaatfinanciering ingevoerd. Als gevolg van de val van het kabinet heeft de landelijke politieke besluitvorming vertraging opgelopen. We schrijven deze begroting net vóór de verkiezingen en weten niet wanneer het nieuwe kabinet gevormd zal zijn. Momenteel is ongewis wat de toekomst ons brengt. Vooral de stagnatie die is ontstaan als gevolg van het controversieel verklaren van de Wet werken naar vermogen en de hervormingen binnen de AWBZ zorgt voor onduidelijkheid over de te volgen koers. Vooralsnog blijven we doorgaan op de ingeslagen weg: de nadruk zal liggen op de bemiddeling naar regulier werk en het voorkomen van instroom. Dit alles tegen zo laag mogelijke kosten. Ons aanbod blijft gericht op het versterken van de zelfstandigheid en de eigen mogelijkheden van onze klanten in hun zoektocht naar werk. Het bestaat uit re-integratie- activiteiten, inburgering, inkomensondersteuning, schuldhulpverlening en zorgvoorzieningen. In de geest van de Wet werken naar vermogen zullen we, vooruitlopend op mogelijk verdere ontwikkelingen daarin na de verkiezingen, binnen de huidige regelgeving een variant van loondispensatie gaan ontwikkelen en inzetten. Voor de financiering wordt gedacht in lijn met een revolving fund vanuit overschotten uit voorgaande jaren. We streven er naar om samen met maatschappelijke partners op een zo effectief en efficiënt mogelijke manier ondersteuning te bieden. We blijven in dat licht ook in 2013 samenwerkingsverbanden aangaan en vernieuwen. Nadrukkelijk betrekken we ook de platforms voor cliëntenparticipatie bij ons werk. In 2013 zullen we initiatief nemen om voor die klanten die in dusdanige problematische situaties verkeren dat ze meer steun vragen dan we vanuit ons werkveld kunnen leveren, een samenwerkingsverband met partners op te zetten waarnaar klanten direct, wellicht zelfs fysiek ter plekke, verwezen kunnen worden. Alhoewel de daadwerkelijke begeleiding van die klanten veelal op andere vlakken dan onze dienstverlening liggen zullen wij dit platform vooral faciliteren in coördinatie, ondersteuning en faciliteiten. De voorwaarden waaronder onze ambities gerealiseerd moeten worden blijven uitdagend. Het Rijk heeft immers al fors gesneden in de budgetten voor participatie en zorg. Naast deze ingrepen op de rijksbudgetten moeten wij net als voorgaande jaren een aandeel leveren in taakstelling die aan de gemeenschappelijke regeling is opgelegd en is er nog sprake van frictiekosten uit eerdere bezuinigingen. Onze inspanningen zullen zich ook in 2013 er op richten om binnen de gestelde budgetten te blijven. Daar waar nodig, zullen wij u bijstelling van beleid voorleggen. 14
Wat willen wij bereiken? 1. Het aantal mensen dat eind 2013 een bijstandsuitkering ontvangt is 200 lager dan op 31 december 2012. 2. Daarnaast willen we 500 mensen met een beperkte loonwaarde laat werken naar vermogen, wat resulteert in een netto besparing van 250 uitkeringen. * De doelstelling van 200 is een realistische ambitie gezien de huidige marktontwikkeling, de ervaring van recent jaar en is hierdoor lager dan de doelstelling in de begroting van 2012 maar minstens zo ambitieus. Wat gaat het kosten (bedragen x 1.000)? Programma Primaire begroting Geactualiseerde begroting Begrotingswijziging Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo Effect Gemeen -ten Participatie 22.372 22.372 0 25.850 25.850 0 3.478 3.478 0-380 WSW 34.270 34.270 0 34.270 34.270 0 0 0 0 0 Kinderopvang 988 988 0 660 660 0-328 -328 0 0 Inkomens- Ondersteuning 76.110 76.110 0 80.960 80.960 0 4.850 4.850 0-560 Minimabeleid 8.435 8.435 0 8.310 8.310 0-125 -125 0-180 WMO 43.379 43.379 0 43.100 43.100 0-279 -279 0 610 Budgetadvies en Schuldbemiddeling 3.595 3.595 0 3.070 3.070 0-525 -525 0 545 Totaal 189.149 189.149 0 196.220 196.220 0 7.071 7.071 0 375 Participatiebudget Het saldo van de baten zijn ten opzichte van de basisbegroting opwaarts bijgesteld doordat de geraamde reserveringsregeling wordt geschat op 4,1 miljoen (was 0) en een lagere inschatting van het Rijksbudget met 1,2 miljoen. De geprognosticeerde lasten zijn gelijk gesteld aan de baten. Wsw De begroting 2013 wordt conform het definitieve budget 2012 vastgesteld. De begroting 2013 zal bij de 1 e burap 2013 conform het budget 2013 worden aangepast. Kinderopvang Naar verwachting zullen de lasten, als gevolg van de inwerkingtreding van de gewijzigde Wet kinderopvang en het herziene beleid hierop, lager zijn. Dit heeft tot gevolg dat het budget met 346.000 wordt verlaagd. Inkomensondersteuning Ten opzichte van de primaire begroting is de verwachting voor 2013 8,4 miljoen minder uitkeringslasten te realiseren. Alhoewel er geen financiële urgentie is, en de economische situatie onverminderd slecht, hebben we toch een doelstelling opgenomen om een bestandsdaling van 200 klanten eind 2013 ten opzichte van 1 januari 2013 te realiseren. Deze ambitie ligt in lijn met de huidige financiële en economische context, en de bestandsontwikkelingen in 2013 is lager dan de doelstellingen van 350 in 2011 en 2012. Daarnaast hebben we ons ten doel gesteld in 2013 500 klanten met een te ontwikkelen variant op loondispensatie naar werk te leiden. Daarbij gaan we uit van gemiddeld 50% loonwaarde en daarmee per saldo een evengrote besparing op de uitkeringen. 15
Op basis van deze doelstellingen zijn de geprognosticeerde lasten voor het jaar 2013 8,4 miljoen lager ten opzichte van de primaire begroting. De baten zijn ten opzichte van de primaire begroting met 4,1 miljoen opwaarts bijgesteld. Dit resulteert in een geprognosticeerd overschot van 12,5 miljoen. Bij het programma inkomensondersteuning is het overschot van 12,5 miljoen vooralsnog onder de lasten opgenomen als storting in de reserve. Het geprognosticeerde overschot van 12,5 miljoen bevat een aantal belangrijke onzekerheden en afhankelijkheden. De belangrijkste zijn; de voorlopige budgetten voor het jaar 2013 worden in het najaar van 2012 door het ministerie SZW bekendgemaakt en kunnen lager uitvallen; het klantenbestand 2012 onverhoopt niet verder dalen dan op het moment van opstellen van de begroting (4782) dan zou het verwachte overschot 6,9 miljoen minder zijn; de bestandsreductie van 200 klanten in 2013 wordt niet gehaald, 1,5 miljoen minder voordeel; de variant van loondispensatie zoals verwoord in de paragraaf Participatie, zijnde 500 klanten minder in 2013 wordt niet gerealiseerd, 3,7 miljoen minder voordeel. Minimabeleid De geactualiseerde baten en lasten zijn gelijk aan de basisbegroting 2013. Wmo De geprognosticeerde lasten Wmo zijn 1,0 miljoen lager ten opzichte van de primaire begroting 2013. De lagere lasten op het programmaonderdeel Hulpmiddelen zijn het gevolg van de in 2011 bedongen lagere prijzen (rolstoelen, scootmobielen, trapliften, etc.) in combinatie met een daling van het aantal aanvragen voorzieningen (o.a. het gevolg van de invoering van een eigen bijdrage). In verband met de omzetting van de indicatie Hulp bij de huishouding naar Huishoudelijke ondersteuning worden in 2013 incidenteel de uitvoeringskosten Wmo met 350.000 verhoogd als gevolg van de inzet van tijdelijk personeel. Per saldo resteert in 2013 een voordeel op het programma Wmo van 650.000. Apparaat De CAO verhoging van juni 2012 is, conform het advies van PFO-Middelen, verwerkt. Voor de SDD betekent dat een lastenverhoging van 410.000 (nadeel, structureel). Als gevolg van de per 1 januari 2012 fors ingekrompen formatie zijn per 2012 in ieder geval (met name) al de huisvestingslasten gedaald waarmee de overhead op dit moment is afgenomen met 100.000 (voordeel, structureel). Als gevolg van formatie-uitbreiding budgetadvies en schuldbemiddeling met 2 fte stijgen de lasten voor 2013 met 150.000. Deze mutaties zijn meegenomen in de actualisatie van de begroting 2013. Door het aanpassen van de verdeelsystematiek op het apparaat zijn op diverse programma s de apparaatskosten herberekend. Dit heeft geen effect op de totale bijdragen van de gemeenten. Door het beëindigen van de dienstverleningsovereenkomst ex-gedetineerden zijn zowel de lasten als de basten verlaagd met 90.000 (geen effect voor de gemeenten). Ook voor 2013 is een bedrag van 725.000 opgenomen voor de frictiekosten bovenformatieven, dit bedrag zal worden onttrokken uit de voorziening frictiekosten (dus neutraal voor gemeenten). Aangezien de apparaatskosten over de programma s zijn verdeeld, komen deze verschillen daar tot uitdrukking. Zoals hierboven bij de Wmo is aangegeven worden in 2013 de uitvoeringkosten Wmo incidenteel met 350.000 verhoogd in verband met de omzetting van de indicatie Hulp bij de huishouding naar Huishoudelijke ondersteuning. Begrotingswijziging 1. Participatiebudget: verhogen van de begrote baten en lasten met 2.868.000 2. Kinderopvang: verlagen van de begrote baten en lasten met 350.000 3. Inkomensondersteuning: verhogen van de begrote baten en lasten met 4.103.000 4. Wmo: verlagen van de begrote baten en lasten met 1.010.000 5. Apparaatskosten: verhogen van de begrote baten en lasten met 1.460.000 Totaal begrotingswijzigingen 7.071.000 16
2.4 Ingenieursbureau Drechtsteden Inleiding Ook 2013 zal naar verwachting in het teken staan van bezuinigingen. Bij de reguliere opdrachtgevers bestaat er geen enkele duidelijkheid over de te verwachten omzet in de fysieke projecten in 2013. Het IBD is als omzetgestuurde organisatie daar erg van afhankelijk. Naar verwachting zal de omzet zoals (of net onder) die van 2012 zijn. Van de in 2012 ondernomen acties om van 2 naar 6 te gaan (aansluiting door alle zes de Drechtsteden) is het resultaat nog niet bekend. Of een gemeente aansluit en op welke wijze is erg bepalend voor de exploitatie. We gaan voor deze begroting van uit dat de huidige situatie ( twee deelnemers) in 2013 nog steeds bestaat. In 2012 wordt de discussie gevoerd over welke structuur het IBD in 2017 zal hebben. Een mogelijke optie is het IBD omvormen tot een compacter kennis- en expertisecentrum. Gevolg van een dergelijke keuze is dat op dit model wellicht in 2013 al gestuurd gaat worden, wat tot gevolg heeft dat deze begroting er dan anders gaat uitzien. Vanwege de onduidelijkheid over dit onderwerp kiezen we er voor om deze begroting te baseren op de huidige organisatie. Conclusies, acties, bijsturing De onduidelijkheid over de omzet maakt dat het IBD qua organisatie zich flexibel zal moeten opstellen. Op basis van de te verwachten omzet, die slechts over een korte termijn te plannen zal zijn, dient de organisatie zich aan te passen en kostendekkend te maken. Dit is een opgave, die niet alleen bij het management, maar bij alle medewerkers weggelegd wordt. Het omzetrisico ligt vooral bij de gemeente Dordrecht en externe opdrachtgevers. De gemeente Zwijndrecht heeft een gedetailleerd investeringsprogramma. De verwachting is dat zij de gegarandeerde omzet in 2013 zullen afnemen. Het tekort aan technisch personeel, dat vooral in de civiele techniek problematisch dreigt te worden, zal extra inspanningen vergen om voor de vervanging van uitstromende medewerkers (leeftijd) geschikte opvolgers te vinden. Bovendien zullen er aan de medewerkers hogere eisen gesteld worden, zodat de ontwikkeling van hen een belangrijk aandachtspunt zal zijn. In 2012 worden er verschillende verbeteracties ingezet om de samenwerking met opdrachtgevers en daarmee ook de klanttevredenheid te verbeteren. In 2013 zullen de resultaten van deze acties zichtbaar moeten zijn en zal er aan verdere verbetering van de relatie gewerkt moeten worden. Daarbij zal ook de rol van de opdrachtgever een belangrijk aandachtspunt zijn, zodat we tot een optimale samenwerking komen. Voor de verbetering van bedrijfsprocessen zijn in 2012 verschillende verbeteracties ingezet. Naar verwachting zal een deel daarvan in 2013 doorlopen. Vooral het verbeteren en het inbedden in de bedrijfsprocessen van deze acties zal de nodige aandacht krijgen. Wat willen we bereiken? Missie en visie. Naast advisering en projectleiding in de realisatiefase van infrastructurele en bouwkundige projecten en het verzorgen van het technisch beheer van gemeentelijke gebouwen, manifesteert het IBD zich steeds meer als adviseur in de planvormingsfase. De missie van waaruit het IBD deze werkzaamheden verricht is als volgt geformuleerd: Denken om te doen, bouwen van ideeën Met de slogan denken om te doen geeft het IBD aan dat advisering en projectleiding plaatsvinden vanuit de filosofie dat projecten ook uit te voeren zijn, dat wil zeggen gebouwd en beheerd moeten 17
(kunnen) worden. Met de laatste zinsnede bouwen van ideeën wil het IBD uitdragen dat medewerkers van de planformingsfase hun expertise kunnen inzetten en creatief en betrokken willen meedenken met de klant. Aansluitend op deze missie is er een eerste beeld van de toekomst geformuleerd. Deze visie geeft aan wat het IBD wil zijn: 1. Het regionale kennis- en expertisecentrum voor fysieke projecten; 2. Een professionele en waardevolle partner van en voor alle Drechtsteden. Ad 1. Het regionale kennis- en expertisecentrum voor fysieke projecten Als het ingenieursbureau van de Drechtsteden is borging van lokale en regionale kennis van infrastructuur en gebouwen en regionale koppeling van projecten door het IBD een must. Het IBD vormt het collectieve geheugen van de regio als het gaat om historische en technisch inhoudelijke kennis. Daarnaast kent het IBD de lokale politiek en werkwijzen van de Drechtsteden en weet het IBD haar weg te vinden in zowel bestuurlijke als ambtelijke organisatie. Ad 2. Een professionele en waardevolle partner van en voor alle Drechtsteden. Dit kan als volgt worden samengevat: professioneel en gedreven; natuurlijke partner Drechtsteden; van en voor de Drechtsteden; waardevol: accent op advisering in de planontwikkeling; waardevol: centrale schakel tussen gemeenten en uitvoerende partijen; waardevol: breed georiënteerd. Wat gaan we daarvoor doen? In 2013 zal het Ingenieursbureau zich verder inspannen om ook vanuit de andere Drechtsteden een meer continue stroom van opdrachten te verwerven. Ook worden incidenteel opdrachten uitgevoerd voor derden zoals woningbouwverenigingen, scholen, waterschappen en energiebedrijven. Streven zal zijn om het aantal opdrachten voor derden uit te breiden, maar concurreren met marktpartijen op basis van prijs zal voor het IBD moeilijk zijn. Het aantrekken van projecten zal eerder gebeuren op basis van een relatienetwerk vanuit de bestaande opdrachtgevers en vanwege de unieke kennis, die het IBD op enkele gebieden bezit. Personeel Het IBD draait in 2012 de pilot talentmanagement. Op de daarbij ontwikkelde structuur voor personeelsmanagement zal strak gestuurd worden. Met alle medewerkers wordt in de eerste helft van het jaar een voortgangsgesprek (functioneringsgesprek) gevoerd. In de tweede helft wordt met alle medewerkers een jaargesprek (beoordelingsgesprek) gevoerd. De ontwikkeling van ieders talenten zal daarbij een belangrijk aandachtspunt zijn. Het IBD biedt gemiddeld drie afstudeerders en twee stagiaires van HBO- en MBO-niveau stageplaatsen aan met het doel deze na afstuderen te laten instromen. Hoe gaan we dat meten? Het Ingenieursbureau houdt klanten- en medewerkers tevredenheidonderzoeken waaruit blijkt of de geformuleerde ambities ten aanzien van de te leveren toegevoegde waarde en de ontwikkeling van de medewerkers ook daadwerkelijk worden bereikt. De betrokken gemeentelijke diensten leggen in hun - in het kader van de beleid- en beheerscyclus op te stellen - jaarplannen vast hoeveel opdrachten (in Euro s) zij aan het ingenieursbureau dan wel derden zullen verstrekken. Het Ingenieursbureau bekijkt per maand of de opdrachtverlening vanuit de gemeenten Dordrecht en Zwijndrecht in lijn is met de overeengekomen omzetgarantie. De jaarrekening biedt uiteraard inzicht in de afgegeven omzetgarantie en/of de beoogde financiële resultaten ook daadwerkelijk worden gerealiseerd. Monitoren Het IBD beschikt over een degelijk geheel van managementinformatie, wat als betrouwbaar stuurinstrument dient. Trends worden in dit systeem gevolgd en maandelijks levert dit een betrouwbare managementrapportage op. 18
Om te komen tot een solide basis voor de begrotingen en prognoses dienen onze klanten een jaarprogramma aan te leveren. Wat gaat het kosten? De nu ingediende exploitatiebegroting 2013 is gebaseerd op kengetallen uit de jaarrekening 2011 en de huidige personele situatie van het IBD.(september 2012) De raming van de productieve uren per medewerker vormt de basis voor totstandkoming van de begroting. Dit is een omzetgestuurde begroting (kenmerkend voor een bedrijf) in tegenstelling tot een budgetgestuurde begroting van de overige dochters van de GRD. De begroting 2013 bouwt voort op de gesignaleerde ontwikkelingen die opgenomen zijn in de kadernota 2013. Programma Ingenieursbureau Drechtsteden (bedragen x 1.000) Alle bedragen luiden x 1.000. Nadelen worden met een - opgenomen, voordelen met een + Primaire begroting Geactualiseerde begroting Begrotingswijziging Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo Lasten Baten Saldo 7.522 7.868 346 7.522 7.868 346 0 0 0 Exploitatiereserve De gemeenten Dordrecht en Zwijndrecht betalen voor de kosten van de te ontvangen dienstverlening voorschotten. Na afloop van het jaar worden de voorschotten afgerekend. Het IBD is een dienstverlenende organisatie waarbij het financiële resultaat in belangrijke mate wordt bepaald door de beschikbaarheid van opdracht, de capaciteitsinzet van de medewerk(st)ers en de beheersing van de (personeel)kosten. Aangezien de orderportefeuille jaarlijks fluctueert, zal het exploitatieresultaat schommelen. Indien voor een stabiel prijsniveau van dienstverlening wordt gekozen, waardoor verliezen niet direct tot forse tariefsverhogingen leiden, is het verstandig om een eventueel overschot tijdelijk in reserve te houden. De exploitatiereserve van het IBD start met een saldo 0 in 2013. 19
2.5 Servicecentrum Drechtsteden Inleiding Het SCD heeft als doel om een marktconforme aanbieder van bedrijfsvoeringproducten in de regio te worden. In de Financiële Strategie Drechtsteden (Drechtraad, 21 juni 2011) en het in oktober 2011 opgestelde Realisatieplan SCD is deze ambitieuze doelstelling vastgelegd. Om dit te realiseren hebben we in 2012 een verandertraject SCD ingezet om processen en producten door te lichten op efficiency, kwaliteit en effectiviteit. Dit verandertraject heeft betrekking op: - het verbeteren van de dienstverlening; - het verbeteren van de klantgerichtheid en klantvriendelijkheid; - het doorlichten, normeren en verbeteren van de procesketens; - het aanpassen van de organisatiestructuur; - het vereenvoudigen en verduidelijken van de financieringsstructuur voor meer transparantie; - het verbeteren van de communicatie binnen het SCD en tussen klanten en het SCD; - het verbeteren van de medewerkertevredenheid; - het trainen van management en medewerkers op deze nieuwe manier van denken en werken en het omgaan met veranderingen. De uitkomsten van de fijnstructuur zullen de kwaliteit van de dienstverlening van het SCD verbeteren. In 2013 moeten er op de diverse terreinen meetbare resultaten ten opzichte van eerdere jaren zichtbaar zijn. De uitvoering vindt in 2012 dakpansgewijs (sequentieel) plaats. Dit betekent dat iedere afdeling zich in een andere fase van het proces bevindt. Daar waar mogelijk zijn verbeteringen onmiddellijk doorgevoerd (bijvoorbeeld het proces helpdesk ). Een aantal afdelingen, waaronder ICT, Juridisch kenniscentrum en Communicatie worden aan het einde van 2012 doorgelicht. Deze afdelingen zullen zich aan het begin van 2013 nog in de transitiefase bevinden. De uitwerking van de laatste afdelingen en dan met name de grondige doorlichting van de afdeling ICT kunnen nog significante invloed hebben op deze begroting. Zoals in de 2 e burap 2012 ook is aangegeven zijn de verdere doorontwikkeling van de verschillende onderdelen van het SCD en het stroomlijnen van processen ook belangrijke randvoorwaarden om te kunnen toegroeien naar een mogelijke uitbreiding van het klantenbestand en/of dienstverlening voor de huidige klanten. Een dergelijke verbreding kan op termijn door het behalen van schaalvoordelen leiden tot kostenreductie voor de huidige eigenaren. Een eerste stap op weg hiernaar is reeds gezet met de nieuwe klant leveranciers relatie die per 1 januari 2013 gaat ontstaan tussen het SCD en de twee Gemeenschappelijke Regelingen Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid en de Regio Zuid-Holland Zuid. De gevolgen hiervan kunnen eveneens nog invloed hebben op de begroting 2013 en worden in de eerste burap 2013 verwerkt. Met de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid wordt gewerkt aan een volledige ontvlechting per 31 december 2012. Conclusies en acties 1. In 2012 zijn alle werkprocessen van het SCD doorgelicht. Dit leidt tot boventalligheid van personeel. In 2013, evenals in 2012, leidt dit in combinatie met de oplopende taakstellingen tot substantiële transitiekosten. 2. Het management van het SCD heeft in 2013 de opdracht om de uitkomsten en conclusies van de fijnstructuur geheel door te voeren en te borgen. 3. Zodra de hierboven genoemde verbeteringen zijn doorgevoerd en de basis van de dienstverlening op orde is, kan het SCD de focus verleggen naar het aantrekken van nieuwe klanten en/of verruiming dienstverlening aan bestaande klanten zodat de kosten van het SCD voor de eigenaren kunnen worden verlaagd zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de dienstverlening. 4. De doorlichting van de ICT afdeling, waarvan de afronding verwacht wordt in het vierde kwartaal 2012, zal naar verwachting leiden tot aanpassingen van de begroting. Over het ICT Transitieplan wat in samenwerking met PWC wordt gemaakt wordt u de komende maanden nog separaat geïnformeerd. 20
Wat willen we bereiken en wat gaan we er voor doen? Op 23 juni 2011 is het evaluatierapport door het Drechtstedenbestuur vastgesteld. Voor het verbeteren van de werking van het SCD zijn in het rapport drie belangrijke, met elkaar samenhangende, veranderopgaven benoemd. Deze veranderopgaven zijn: 1. Positie SCD en keuzes in klanten 2. Aansturing en rollen in het netwerk 3. Doorontwikkeling SCD De eerste twee veranderopgaven, de positie van het SCD en de aansturing en rollen in het netwerk, zijn op bestuurlijk niveau belegd en worden op dit moment parallel aan de doorontwikkeling van het SCD opgepakt. Voor de doorontwikkeling van het SCD is een Realisatieplan opgesteld dat in 2012 wordt uitgevoerd en in de jaren 2013 en verder meetbare effecten zal hebben. Belangrijke speerpunten voor 2013 zijn: 1. Stroomlijnen werkprocessen Samen met onze partners willen we onze processen zo efficiënt en effectief mogelijk organiseren. Daartoe hebben we in 2012 al onze processen doorgelicht. Wij hebben de klantorganisaties die onderdeel zijn van deze ketenprocessen, proactief geïnformeerd over de mogelijkheden om efficiënter en effectiever te werken. Omdat onze processen altijd onderdeel zijn van een keten met onze partners ondersteunen we onze partners daarnaast bij het inrichten en bewaken van hun processen. De aangepaste processen worden gedeeltelijk in 2012 en verder in 2013 en verder geïmplementeerd en geborgd. 2. Verdere verbetering adviesdiensten Het Servicecentrum biedt ook diensten op het terrein van advies en beleid. Als onderdeel van de doorontwikkeling van het SCD werken de medewerkers in 2012 en 2013 vanuit drie nieuwe kernwaarden: publiek ondernemerschap, resultaatgerichtheid en eigenaarschap. Daarnaast wordt, onder meer aan de hand van trainingen, aandacht besteed aan klantgerichtheid en verdere ontwikkeling van adviesvaardigheden. 3. Verbeteren ICT De uitwerking fijnstructuur van de laatste afdelingen aan het einde van 2012 hebben nog invloed op deze begroting. En dan met name de afdeling ICT waar we bezig zijn met een grondige doorlichting. We kijken daarbij zowel naar de fijnstructuur van de ICT afdeling en het verband tussen de uit te voeren activiteiten en in te zetten middelen als naar de benodigde hard- en software en systemen Ook de relatie met en de ambitie van de klanten zal hierbij aan de orde komen. In samenspraak met de CIOoffice zal ook een lange termijn visie worden uitgewerkt. Tezamen zal dit uitmonden in een ICT Transitieplan waarbij wij ook een externe partij betrekken om dit te valideren. Inmiddels kunnen wij al wel constateren dat destijds bij de start van de GRID-migratie te optimistische aannames zijn gedaan op het gebied van eisen, wensen van klant/eigenaren en te behalen resultaten. Verder heeft de ICT organisatie van het SCD zich van 2007 t/m 2011 voornamelijk bezig gehouden met de migratie van de systemen uit 2007 zonder dat er in de tussentijd structureel sprake is geweest van vernieuwing. Hierdoor is er inmiddels een technische veroudering van zowel hardware als software (niveau 2007/2008). Deze veroudering heeft negatieve gevolgen voor de performance voor onze klanten en veroorzaakt veel extra werk (escalaties) waardoor de ICT afdeling voornamelijk bezig is geweest met incident management. Dit heeft in combinatie met eerder doorgevoerde bezuinigingen op de ICT-afdeling geleid tot continuïteitsrisico s. De afdeling ICT heeft inmiddels een planning gemaakt om het technische platform weer up to date te krijgen. De implementatie is inmiddels gestart. Met de eigenaren zal worden overlegd of deze planning acceptabel is of dat geïnvesteerd moet worden om deze planning te versnellen. 21