Handleiding gegevens aanleveren 1
1. Het aanleveren van de leerling- en docentgegevens 1.1 Voor wie is deze handleiding bestemd? Deze handleiding is bedoeld voor de CJP Cultuurkaart-projectcoördinatoren van de scholen voor voortgezet onderwijs, die deelnemen aan de CJP Cultuurkaart. De voorwaarden voor deelname zijn vastgelegd in Algemene Voorwaarden CJP Cultuurkaart 2012-2013 De school is verantwoordelijk voor het aanleveren van de correcte gegevens die nodig zijn om voor de leerlingen en de docenten CJP Cultuurkaarten te kunnen maken en tegoeden beschikbaar te stellen. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe de gegevens bij CJP moeten worden aangeleverd. Let op! De gegevens van alle leerlingen dienen te worden aangeleverd. Alle leerlingen krijgen een nieuwe pas. De handelingen die u online moet verrichten worden met een vink en vetgedrukt in deze handleiding aangegeven. 1.2 Hoe werkt het aanleveren? Na het inloggen kan de projectcoördinator de nieuwe gegevens aanleveren. de status van eerder aangeleverde gegevens bekijken, aanpassen of annuleren. De gegevens worden door de Cultuurkaart-administratie gecontroleerd en verwerkt. Gegevens die per post of per e-mail gestuurd worden, kunnen niet in behandeling genomen worden. Let op! Als u meer dan een half uur niets op de site heeft gedaan, wordt de verbinding om veiligheidsredenen automatisch verbroken. Wanneer dit is gebeurd, kunt u zich eenvoudig opnieuw aanmelden. De reeds aangeleverde gegevens blijven bewaard. 1.3 Hoe veilig zijn mijn gegevens? Onderin uw scherm staat een gesloten slotje. Als u hierop dubbelklikt, krijgt u de gegevens te zien van het certificaat. Als hier staat: 'uitgegeven aan www.cultuurkaart-info.nl', weet u dat u een beveiligde verbinding heeft met de site van CJP. 1.4 Digitaal aanleveren Aanleveren via internet gaat veilig, snel en eenvoudig. Stapsgewijs wordt u met deze handleiding door de procedure geleid en wanneer er in het proces iets misgaat wordt dit zo mogelijk direct gemeld, zodat u dit direct kunt corrigeren. In de helpteksten staat precies wat u kunt verwachten bij het aanleveren. De aanleverwebsite: www.cultuurkaart-info.nl 2
2. Aanleveren voorbereiden 2.1 Mogelijke handelingen op de site Op de site kunnen verschillende handelingen verricht worden: Nieuw docenten- en leerlingenbestand aanleveren. Alleen nieuwe docentengegevens aanleveren. Alleen nieuwe leerlingengegevens aanleveren. Gegevens wijzigen. Status van aangeleverde bestanden bekijken. U kunt alle gegevens in één keer aanleveren, maar u kunt ook gefaseerd gegevens aanleveren. Elke keer als u gegevens of wijzigingen via de website opstuurt naar CJP, wordt dit geregistreerd. De datum geeft aan wanneer CJP de gegevens heeft ontvangen en de status geeft aan wat er mee is gebeurd. 2.2 Welke gegevens? De gegevens die aangeleverd moeten worden zijn Schoolgegevens Opleidingsniveaus Leerlinggegevens Docentgegevens Naam school Vmbo Naam Naam Naam locatie/nevenvestiging Havo E-mailadres E-mailadres Vestigingsadres Vwo ( = ook gymnasium Adres en atheneum ) Geslacht Postcode, Plaats Vso Postcode, Plaats Geboortedatum Brinnummer (evt. aangevuld met tweecijferige locatiecode) Pro/lwoo Geboortedatum Vak / functie Aantal leerlingen Geslacht Aantal docenten Leerjaar Opleidingsniveau Klasnaam Daarnaast moet er tijdens het aanlevertraject worden aangegeven voor welke klassen een extra budget beschikbaar is en hoe de 5,- bonus in deze klassen ingezet gaat worden (individueel of collectief). Overleg dit met de budgethouder! 3
2.3 Hoe bereid ik een bestand voor? De meeste Nederlandse scholen in het voortgezet onderwijs maken gebruik van een van onderstaande administratieprogramma s. Per systeem staat aangegeven hoe u de gevraagde gegevens aan kunt leveren. Als uw school geen gebruik maakt van genoemde programma s kunt u de leerlingengegevens aanleveren in Excel of ASCII-formaat (zie pagina 5: overige bestanden aanleveren). Er kan maar één bestand per sessie aangeleverd worden. Om te voorkomen dat u meerdere keren moet inloggen, kunt u alle leerlingen van de hele school in één bestand zetten. Als u ervoor kiest meerdere bestanden aan te maken (bijvoorbeeld per leerjaar), zult u net zo vaak moeten inloggen als het aantal bestanden dat u aanmaakt. Magister a. Klik op de Magisterbalk 'Leerlingen'. b. Klik op 'Export'. c. Kies vervolgens voor Overige instanties en selecteer CJP. d. Selecteer de leerlingen die u wilt exporteren. e. Druk op enter, de export is voltooid. f. U kunt nu het bestand via onze site www.cjpcultuurkaart-info.nl verzenden. @VO a. Open het document ExportCJP.REP. b. Maak de gegevens zoals door CJP gevraagd op in het rapport met nummer 7114. c. Bewaar het bestand als type TEKST (Opslaan als). d. Geef het bestand een naam, bijvoorbeeld 'Leerlingnaamschool', en sla het op. Schoolfact (inclusief update 579): a. Maak de gegevens zoals door CJP gevraagd op in het rapport met nummer 3085. b. Geef het bestand een naam, bijvoorbeeld 'Leerlingnaamschool', en sla het op. Schoolplus a. Open de module leerlingenadministratie. b. Klik op verplaatsingsopties. c. Klik op externe koppelingen. d. Klik op export CJP/CKV. e. Selecteer de leerlingen die u wilt exporteren. 4
2.4 Overige bestandstypen van aanlevering ASCII-bestand U dient het bestand de volgende naam mee te geven: LEERLING.ASC Het bestand moet in onderstaande volgorde aangeleverd worden, volgens genoemde specificaties. De gegevens per leerling (zie hieronder) plaatst u naast elkaar. De volgorde van de gegevens en vaste veldlengtes per leerling Kolom Gegevens Lengte Toelichting 1 Voorletters 10 Bijvoorbeeld: J.H. 2 Roepnaam 10 Bijvoorbeeld: Jan 3 Tussenvoegsels 7 Bijvoorbeeld: van / in 't/ den 4 Achternaam 30 Bijvoorbeeld: Janssen 5 Straat 25 Zonder huisnummer 6 Huisnummer 5 alleen numeriek 7 Huisnummer toevoegsels 7 Bijvoorbeeld: A, B, 3 HOOG 8 Postcode 6 Bijvoorbeeld: 1234AB 9 Plaatsnaam 25 Bijvoorbeeld: Amsterdam 10 Geboortedatum 8 JJJJMMDD (J = Jaar, M = Maand, D = Dag) 11 Geslacht 1 M = Man, V = Vrouw O = Onbekend 12 Soort school 1 M = VMBO, H = HAVO, V = VWO, S = VSO, P = PABO en K = PRO 13 Klas 10 Bijvoorbeeld 4A, 4B 14 Leerlingnummer 10 Bijvoorbeeld 2222 15 E-mailadres 50 Bijvoorbeeld naam@domeinnaam.nl 5
EXCEL-bestand U dient het bestand de volgende naam mee te geven: LEERLING.XLS Het bestand moet in onderstaande volgorde aangeleverd worden, volgens genoemde specificaties. De gegevens per leerling (zie hieronder) plaatst u naast elkaar. De volgorde van de gegevens en vaste veldlengtes per leerling Kolom Gegevens Lengte Toelichting A Voorletters 10 Bijvoorbeeld: J.H. B Roepnaam 10 Bijvoorbeeld: Jan C Tussenvoegsels 7 Bijvoorbeeld: van / in 't/ den D Achternaam 30 Bijvoorbeeld: Janssen E Straat 25 Zonder huisnummer F Huisnummer 5 alleen numeriek G Huisnummer toevoegsels 7 Bijvoorbeeld: A, B, 3 HOOG H Postcode 6 Bijvoorbeeld: 1234AB I Plaatsnaam 25 Bijvoorbeeld: Amsterdam J Geboortedatum 8 JJJJMMDD (J = Jaar, M = Maand, D = Dag) K Geslacht 1 M = Man, V = Vrouw O = Onbekend L Soort school 1 M = VMBO, H = HAVO, V = VWO, S = VSO, P = PABO en K = PRO M Klas 10 Bijvoorbeeld 4A, 4B N Leerlingnummer 10 Bijvoorbeeld 2222 O E-mailadres 50 Bijvoorbeeld naam@domeinnaam.nl 2.5 Verdere voorbereiding voor het aanleveren Noteer de afzonderlijke opleidingsniveaus (bv. VWO, HAVO, ) van de leerlingen die u gaat aanmelden. "Zie stap 2". Verzamel de benodigde gegevens van alle docenten waarvoor u een CJP/BCA Docentenpas wilt aanvragen. Een docentenpas wordt alleen aangemaakt als alle gegevens aangeleverd zijn. 6
3. Online aanleveren per scherm Scherm: Inloggen op www.cultuurkaart-info.nl De inlogcodes voor de aanleverwebsite van CJP Cultuurkaart worden vanaf half augustus per mail naar de projectcoördinator gestuurd. Vul het loginnummer en het wachtwoord in en klik op login Scherm: aanleveren Kies een knop Als u voor het eerst inlogt en er nog geen gegevens zijn aangeleverd, klikt u op nieuwe invoer en begint u gewoon bij Stap 1. Als u eerder gegevens heeft aangeleverd en de status ervan wilt bekijken, klikt u op 'Status aanmelding'. 7
Scherm : Statusoverzicht U kunt eerder aangeleverde leerlingenbestanden beperkt aanpassen zolang de gegevens nog niet verwerkt zijn. De kleuren op het scherm geven aan wat de status van het bestand is. Rood De aanmelding is onderbroken of niet afgemaakt. U kunt de aanmelding nog aanpassen, afronden of annuleren. Oranje De aanmelding is vóór stap 7 geannuleerd. U kunt de aanmelding niet meer activeren/aanpassen. Groen De aanmelding is compleet en door CJP verwerkt. Grijs De aanmelding is door u afgerond, kan niet meer worden gewijzigd, en is door CJP in behandeling genomen. De aanmelding kan nog worden afgewezen Keuzes hierna Knop 'selecteer' U kunt de reeds aangeleverde gegevens selecteren om aan te passen. Knop 'annuleer' U kunt de reeds aangeleverde gegevens annuleren. De geannuleerde regel zal dan rood kleuren. Als de gegevens overgezet zijn voor verwerking is het niet mogelijk om de gegevens te annuleren. Inzien U kunt de reeds aangeleverde bestanden bekijken. Nieuwe Invoer U kunt nieuwe gegevens invoeren. 8
Scherm: Schoolgegevens Stap 1: Als de getoonde schoolgegevens niet juist zijn, klikt u op de link boven de naam van de school. Stap 2: Vul het totale aantal aan te leveren leerlingen en docenten in en geef aan welke opleidingsniveaus er op uw school aanwezig zijn. Keuzes hierna Knop Doorgaan Naar stap 3. Uw eventuele aanpassingen worden uitgevoerd. Knop Afsluiten Als u wilt stoppen, kunt u met uw muis op het kruisje rechtsboven klikken. Uw wijzigingen komen dan te vervallen. 9
Scherm: Docentenpassen aanvragen Stap 3: U kunt voor alle medewerkers van uw school een CJP/BCA Docentenpas aanvragen. De volgende gegevens moeten van iedere medewerker worden verstuurd: Voorletters: verplicht. Voorletters van de docent. Voornaam: verplicht. Roepnaam voluit. Tussenvoegsel: optioneel. Tussenvoegsel tussen voor- en achternaam (van, de, van der). Achternaam: verplicht. Achternaam van de docent. E-mailadres: verplicht. E-mailadres van de docent. Geboortedatum: verplicht. De geboortedatum van de docent. Geslacht: verplicht. Man of vrouw. Keuze door met muis op pijltje te klikken. Opt-in: niet verplicht. Wel of niet de nieuwsbrief ontvangen. Functie/vak: niet verplicht. Vul in welke functie de persoon bekleedt en/of welk vak hij/zij doceert. 10
De keuzes: Knop: aanvragen per pas Uitleg op pagina 13. Vul per docent alle gegevens in en klik op 'Aanvragen docentenpas'. De ingevulde gegevens verschijnen in het overzicht onder het invulvak. U kunt deze stap herhalen voor meerdere passen. Knop: aanvraag Excel-upload Uitleg op pagina 14. In één keer alle docenten aanmelden via een Excelsheet. Wanneer u Excel gebruikt, dan moet dit voldoen aan bepaalde eisen. Het formaat van het bestand en de eisen zijn in de tabel op pagina 14 gespecificeerd. Nadat u docentgegevens heeft aangeleverd verschijnt een lijst. Keuzes hierna Knop Doorgaan U gaat verder met de procedure en gaat naar stap 4: leerlinggegevens aanleveren. Knop Alleen docentenpassen aanvragen Als u in deze sessie alleen docentenpassen wilt aanvragen en geen leerlingenbestand wilt aanleveren, bent u klaar met aanleveren en kunt u de procedure nu afronden. Er worden dan alleen passen voor docenten aangevraagd. 11
Scherm: Docentenpassen aanvragen, aanvraag per pas Vul het formulier per docent in Als u meerdere docenten wilt aanmelden, klikt u na het invullen opnieuw op de knop aanvragen docentenpas. 12
Scherm: Docentenpassen aanvragen, aanvraag via Excel Klik op bladeren om het bestand met docentgegevens op uw eigen computer te zoeken Het bestand moet volgens onderstaand format zijn opgemaakt: U kunt zowel Office 2003 als de nieuwere Office 2007 of 2010 versies van Excel aanbieden. Kolom Voornaam Voorletter Tussenvoegs Achternaam Email Geboortedatum Geslacht Opt in Functie Naam el Max tekens 40 10 15 40 60 10 1 Ja/nee 40 toelichting Bijvoorbeeld: Jan Bijvoorbeeld: J.H. Bijvoorbeeld: Janssen In de vorm: dd-mm-jjjj M = Man, V = Vrouw Bijvoorbeeld: van / in 't / den Bv: naam@ school.n l Wil de docent extra nieuws ontvangen Bv: CKV docent Klik op importeren als het goede bestand in het selectievakje staat Keuzes hierna Knop Doorgaan U gaat verder met de procedure, naar stap 4: leerlinggegevens aanleveren (pagina 16). Knop Alleen docentenpassen aanvragen Als u in deze sessie alleen docentenpassen wilt aanvragen en geen leerlingenbestand wilt aanleveren, bent u klaar met aanleveren en kunt u de procedure nu afronden. Er worden dan alleen passen voor docenten aangevraagd. 13
Scherm: Overschrijden docentenbestand In dit scherm geven we aan als het aantal aangeleverde docenten afwijkt van het eerder opgeven aantal. De afwijking heeft geen gevolgen voor de aanmelding. We maken u er slechts op attent. 14
Scherm: leerlingbestand uploaden Stap 4: Tijdens de voorbereiding heeft u uitgezocht welke leerlingen u gaat aanleveren. Met behulp van uw standaardpakket (Magister, Schoolfact, Schoolplus of Asis2000), soortgelijk pakket of Microsoft Excel heeft u een bestand gemaakt met de leerlingengegevens die u wilt aanleveren. Dit bestand heeft u een naam gegeven (bijvoorbeeld: leerlingen2012.doc) en een plaats (map) op uw computer (zie ook hoofdstuk 2: aanleveren voorbereiden). Per inlog kunt u slechts één leerlingenbestand aanleveren. Als u meerdere leerlingenbestanden wilt aanleveren moet u dus meerdere keren inloggen. Selecteer het bestand via de knop bladeren Met de functie 'bladeren' komt u in het bestandsoverzicht van uw eigen computer terecht. U gaat naar de map waar het leerlingenbestand staat. Als u het bestand gevonden heeft, klikt u op dit bestand en vervolgens op openen: het bestand wordt voor u geselecteerd. Klik op opslaan als het juiste bestand in het selectievenster staat 15
Scherm: Controleer de gegevens Stap 5: Het bestand dat u heeft opgestuurd is gelezen en wordt getoond. Keuzes hierna Knop Terug (stap 4) Als er gegevens niet correct zijn, kunt u terug naar stap 4. U kunt dan een ander aangepast bestand uploaden. Knop Doorgaan (stap 6) Als alle gegevens correct zijn, kunt u klikken op doorgaan. 16
Scherm: Klascodering Stap 6: Vul tabel aan/in De gegevens die in uw bestanden staan moeten matchen met de namen en termen die CJP hanteert. Vandaar dat wij u hier vragen gegevens te verrijken. Let op: daarnaast geeft u in dit venster aan voor welke klas er extra budget door de school beschikbaar wordt gesteld. Dit is een bedrag van minimaal 10,-. Voor de klassen waarin dit gebeurd wordt de extra 5,- vanzelf naar het klassikale tegoed verplaatst TENZIJ u hier aangeeft dat de leerling dit zelf mag besteden. Klasnaam: dit is de codering van de school, zoals deze in het bestand staat. Aantal leerlingen: dit is het aantal leerlingen per klascodering van de school. Leerniveau: opleidingscodering zoals gebruikt wordt door de school. Leerjaar: Het leerjaar waarin de leerling zich bevindt. Met klassikaal schoolbudget: een vinkje als voor deze klas een bijdrage door de school beschikbaar wordt gesteld. Hoogte bijdrage school: dit is het bedrag dat bij de aanmelding is opgegeven. 5,- overnemen van leerlingkaart: hier een vink als de extra bijdrage van 5,- niet door de leerling zelf besteed mag worden. Klasbudget: geeft het totaalbedrag klassikaal tegoed per leerling in die klas weer. Bedrag op de leerlingkaart: totale bedrag dat de leerling zelf mag besteden. Klik op Doorgaan Als de invoer voldoet aan de controles, gaat u naar het klascodering overzicht. Zo niet, dan worden de redenen van afkeuren getoond. 17
Scherm: Overzicht totalen In dit scherm staat een beknopt overzicht van de data die is aangeleverd en de kosten voor de school. Uitleg tabel: Soort Order Upload Afwijking aanlevering tov aanmelding Welke personen zijn opgevoerd. Het aantal dat bij de initiële aanmelding als schatting is opgegeven. Het totaal aantal uit alle aanleversessies dat tot nu toe is opgegeven. Het percentage waarin de vorige twee kolommen afwijken. Huidige batch Aantal dat is opgegeven in de sessie waarin nu gewerkt wordt. Bedrag Kosten per deelnemer. Keuzes hierna Knop Terug Indien u niet akkoord bent, kunt u terug naar de invoerpagina. Knop Bevestig aanlevering en doorgaan (stap 7) Als u akkoord bent met uw invoer kunt u doorgaan naar het einde. Alle gegevens zijn ontvangen en worden verder verwerkt. 18
Scherm: einde aanleveren Stap 7: Keuzes hierna Knop Naar overzicht aangeleverde gegevens U komt weer in scherm statusoverzicht (pagina 9). Knop Afsluiten Sluit het hele aanleverproces af. U kunt altijd weer opnieuw inloggen voor een nieuwe sessie. 19