Mailings en afmeldingsmogelijkheden Whitepaper ten behoeve van vernieuwde wetgeving OTYS Recruiting Technology, 17 september 2009 Inhoud Nieuwe wetgeving voor zakelijke e-mail... 2 OTYS Mailingsmogelijkheden... 3 De Voorkant: Wat ziet een mailontvanger... 3 1. Een geïnteresseerde schrijft zich via de website in... 3 2. Dubbele opt-in... 3 3. Inschrijving wijzigen via de website... 5 4. Afmelden op de mailgroep... 8 5. Afmelden op alle bulkmailuitingen... 9 OTYS Mailingsmogelijkheden... 10 De Achterkant: Wat kan een verzender... 10 6. Het maken van mailgroepen... 10 7. Het versturen van een mailing... 12 8. Het bekijken wie zich afgemeld heeft op één mailgroep... 14 9. Bekijken wie zich afgemeld heeft op alle mailuitingen... 16 OTYS Recruiting Technology, 17 september 2009 1
Nieuwe wetgeving voor zakelijke e-mail Per 1 oktober 2009 is nieuwe wetgeving voor zakelijke e-mail in de Telecommunicatiewet (artikel 11.7) van kracht. Dit document omschrijft waar u nu rekening mee moet houden in uw zakelijk e-mail verkeer en licht u toe hoe uw technologie eigenlijk werkt. Voor u is allereerst belangrijk: U heeft vooraf toestemming (opt-in) nodig om uw nederlandse zakelijke relaties (die nog géén klant zijn) commerciële, charitatieve of ideële e-mail (maar ook faxen, sms, mms of berichten op sociale netwerksites) te sturen; Dit geldt voor de e-mail adressen die u al in uw bestand heeft en voor e-mail adressen die u na 1 oktober 2009 verkrijgt; Ook voor het verstrekken van zakelijke e-mail adressen aan derden geldt het verkrijgen van toestemming vooraf. Alle verzonden berichten dienen een afmeldmogelijkheid te hebben en een duidelijke afzender. Deze opt-in regeling gold al voor natuurlijke personen. Voor zakelijke e-mail is er nu dus soortgelijke wetgeving. Voor uw klanten geldt, dat u commerciële mailings mag blijven versturen mits het gaat om een soortgelijk product of dienst als waar de verkoop destijds over ging. Ook de afmeldmogelijkheid en de afzender moeten hier duidelijk zichtbaar zijn. OTYS en zakelijke e-mail Als leverancier van technologie waarmee u nieuwsberichten kan versturen, faciliteert OTYS u met mogelijkheden en uitsluitingen. Met dit document voorzien wij u van advies over mailingen met betrekking op deze nieuwe wetgeving en geven we u aan welke wijzigingen er binnen de afmeldingsmogelijkheden zijn gedaan. De grondslag van dit advies, en van onze technologie is echter, dat u zelf verantwoordelijk bent voor verstandig gebruik. OTYS is niet verantwoordelijk voor onjuist gebruik. Checklist: Vijf stappen om u te verzekeren dat u niet spamt Wanneer u zich houdt aan de volgende vijf regels, voldoet u aan de bovengenoemde punten. 1. Gebruik uw mailingfunctionaliteiten doordacht: vraag u van tevoren af of de ontvanger op uw bericht zit te wachten; 2. Verzeker u ervan dat uw unsubscribe tekst correct ingevuld staat. U vindt deze in de nieuwsmanager, knop Instellingen, tabblad Afmelden ; 3. Zorg ervoor dat u en uw collega s alleen personen toevoegen aan een mailgroep, wanneer zij hier schriftelijk of per mail of toestemming voor hebben gegeven; 4. Gebruik de bulkmailmogelijkheden voor bulkmailingen naar buiten toe enkel vanuit de nieuwsmanager zodat u altijd de automatische afmeldmogelijkheden meestuurt; 5. Zorg ervoor dat de mailings altijd uw bedrijfsgegevens bevatten zodat de afzender duidelijk is. OTYS ondersteunt u bij nette nieuwsmailingen: Het abonneren op mails via de website gebeurt altijd met een dubbele opt-in; Toevoegingen van personen aan een mailgroep door een import of handmatige toevoeging wordt gelogd zodat u altijd kan traceren hoe iemand abonnee is geworden; De nieuwsmanager stuurt altijd een afmeldingslink met de nieuwsmailing mee*; Ontvangers hebben naast de mogelijkheid om zich uit te schrijven, ook de optie om totaal geen (automatische) bulkmails meer te ontvangen. Dit wordt dan automatisch tegengehouden. *mits u deze tekst heeft ingevuld OTYS Recruiting Technology, 17 september 2009 2
OTYS Mailingsmogelijkheden De Voorkant: Wat ziet een mailontvanger 1. Een geïnteresseerde schrijft zich via de website in Via OTYS websites kan een geïnteresseerde zich vrijwillig aanmelden op een nieuwsbrief. Figuur 1 Abonneren op een categorie 2. Dubbele opt-in Bij een dubbele opt-in heeft de geïnteresseerde niet enkel zijn mailadres achtergelaten (opt-in) maar ook een bevestiging gegeven dat hij of zij akkoord gaat met de ontvangst van de mails. Dit zorgt er voor dat de verzender bewijs van bevestiging heeft, en het voorkomt dat iemand mailadressen misbruikt door ze ongevraagd aan te melden bij nieuwsmailings. OTYS Recruiting Technology, 17 september 2009 3
Figuur 2 Bij inschrijven volgt dit veld: Door het invullen van het mailadres wordt er een bevestiging gestuurd dat ontvanger zich aangemeld heeft. Figuur 3 De mail die de inschrijver ontvangt om zijn aanmelding op de mailgroep te bevestigen. Pas na het klikken op de link is de aanmelding daadwerkelijk bevestigd. Figuur 4 De website geeft aan dat de bevestiging is ontvangen en ook hiervan volgt een mail. OTYS Recruiting Technology, 17 september 2009 4
Figuur 5 De mail die de inschrijver ontvangt als hij zijn aanmelding bevestigt heeft 3. Inschrijving wijzigen via de website Door terug te gaan naar de nieuwssectie, kan de inschrijver zijn abonnementen beheren. Hij kan dus op ieder moment bekijken van welke groepen hij lid kan worden of waar hij lid van is. Figuur 6 Abonnementen beheren via de website OTYS Recruiting Technology, 17 september 2009 5
Figuur 7 Vanuit het Abonnementen beheren scherm, en de login met zijn mailadres, komt de ontvanger in het overzichtscherm: hier kan hij zien op welke nieuwsgroepen hij geabonneerd is. Door deze uit te vinken kan hij/zij zich uitschrijven Figuur 8 Het wijzigen van de abonnementen wordt bevestigd via mail. Pas dan is het actief. OTYS Recruiting Technology, 17 september 2009 6
Figuur 9 Via mail moet de wijziging bevestigd worden. Figuur 10 Na de confirmatie wijziging volgt nogmaals een bevestiging. OTYS Recruiting Technology, 17 september 2009 7
4. Afmelden op de mailgroep Zoals het abonnement gewijzigd kan worden via de website, kan men zich ook afmelden door het vinkje weg te halen bij de mailgroep waar men op geabonneerd is. De tweede afmeldingsroute is via de mailing zelf. Figuur 11 Elke mailing bevat een unsubscribe link Figuur 12 Wanneer de ontvanger op de unsubscribe link klikt, komt hij op een pagina waarbij zijn afmelding bevestigd wordt, en hij tevens nog de mogelijkheid heeft zich af te melden voor álle mailingen en alle geautomatiseerde mailingen. Zonder de vinkjes weg te halen, is hij alleen uitgeschreven op die specifieke mailgroep. OTYS Recruiting Technology, 17 september 2009 8
5. Afmelden op alle bulkmailuitingen Bij het uitvinken van de Verzending toestaan van nieuwsbrieven en groep e-mails betekent het, dat deze persoon NOOIT meer mailings via groepsmail van uw organisatie zal ontvangen. Ook al worden deze verzonden door medewerkers, het systeem vangt deze automatisch af. Dit geldt dus niet voor mails via de mailmanager. Bij het uitvinken van de Verzending toestaan van automatische of anonieme mails vanaf onze website (zoals mail-a-friend) ontvangt de persoon op dit e-mailadres geen automatische mails zoals mail a friend. Wanneer een ontvanger voor één van deze twee opties kiest kan dit pas ongedaan gemaakt worden wanneer hij of zij dit zelf wijzigt. Door deze manier van abonneren op mailgroepen bent u er zeker van dat u nooit ongevraagde berichten verstuurt. OTYS Recruiting Technology, 17 september 2009 9
OTYS Mailingsmogelijkheden De Achterkant: Wat kan een verzender 6. Het maken van mailgroepen Wanneer u er voor kiest zelf mailgroepen te maken, is het belangrijk dat u zich nogmaals beseft dat, wanneer deze mailing bedoeld is voor organisaties waar u geen klantrelatie mee heeft (gehad), er vooraf toestemming vereist is. Voor een mailing naar klanten over uw dienstverlening is dit niet het geval. Figuur 13 Vanuit het CRM kan je een van zoekresultaten op een bepaald criteria, een mailgroep maken van contactpersonen. Figuur 14 Vanuit de Kandidaten Manager kan ook voor kandidaten met een bepaalde criteria een mailgroep aangemaakt worden OTYS Recruiting Technology, 17 september 2009 10
Figuur 15 Het OTYS verzendlijsten scherm: het overzicht van mailgroepen Figuur 16 Aan een mailgroep kan je ook zelf namen toevoegen door deze in te vullen of uit het relatiebestand of kandidatenbestand te halen. Ook bij de bovenstaande handeling wijzen we u op de verplichting van toestemming voor mailingen wanneer de mailing naar een organisatie wordt verzonden waar u geen klantrelatie mee heeft. OTYS Recruiting Technology, 17 september 2009 11
7. Het versturen van een mailing Figuur 17 Vanuit een nieuwsmailing kent u een mailgroep toe ter verzending Figuur 18 In de nieuwsmanager bevindt zich een knop Instellingen, waaronder een tabblad Afmelden. Hier dient de unsubscribe text ingevuld worden. Deze link wordt dan altijd meegestuurd. OTYS Recruiting Technology, 17 september 2009 12
Figuur 19 Voordat u deze mailing verstuurt, kunt u nog een controle uitvoeren. In dit scherm ziet u de mensen in de mailgroep, maar ook wie zich afgemeld heeft (de checkbox is aangevinkt). Zelf kunt u iemand uitsluiten van mailing (de checkbox aanvinken). Door op versturen te drukken, wordt de mailing verzonden. Figuur 20 Het systeem geeft een akkoord op de verzending en een verzendnummer, die OTYS in de queue terug kan zien. OTYS Recruiting Technology, 17 september 2009 13
8. Het bekijken wie zich afgemeld heeft op één mailgroep Figuur 21 Vanuit Lijst met Afmeldingen knop in de Nieuwsmanager, komt u terecht in de afmeldingen lijst. Hier ziet u welke mensen zich afgemeld hebben op een mailing en vanuit welke mailgroep ze benaderd waren Figuur 22 Dubbelklik je vanuit de afmeldingslijst op de afmelding, dan zie je precies wanneer, welk mailadres en welke mailgroep het betreft. Je kan deze afmelding ook negeren wanneer iemand zich bijvoorbeeld per ongeluk afgemeld heeft en weer belt dat hij mails wilt ontvangen. Let er op dat u, wanneer u bovenstaande mogelijkheid tot negeren gebruikt, altijd een bewijs heeft dat de ontvanger akkoord is met deze handeling. Het laten wijzigen van abonnementen zoals in het voorgaande hoofdstuk is beschreven, is eerder aan te raden. OTYS Recruiting Technology, 17 september 2009 14
Figuur 23 In het dossier van de contactpersoon (de persoon die zich afgemeld heeft in dit geval) ziet u een bericht dat hij zich uitgeschreven heeft. Figuur 24 In de betreffende mailgroep is de naam van deze persoon nu grijs. Dit illustreert dat hij zich uitgeschreven heeft en dat, ondanks dat zijn mailadres wordt getoond in deze groep, hij geen mail zal ontvangen. OTYS Recruiting Technology, 17 september 2009 15
Figuur 25 Zou u deze mailgroep opnieuw een mailing willen sturen, dan is Martin standaard aangevinkt - wat aangeeft dat hij uitgeschreven staat. Hij ontvangt de mailing niet, behalve wanneer je het vinkje van de checkbox weghaalt. Dit is niet aan te raden. 9. Bekijken wie zich afgemeld heeft op alle mailuitingen Figuur 26 Wanneer iemand bij één van de twee checkboxopties het vinkje weghaalt (zie figuur 12) komt hij/zij op een totaallijst voor afmelding van alle mailings. (ookwel bekend als Blacklist) Hij ontvang niks meer. In dit scherm Afmeld Instellingen zie je dan zijn mailadres terug. OTYS Recruiting Technology, 17 september 2009 16
Figuur 27 Dubbelklikt u op een naam uit deze lijst, kunt u deze persoon een mail sturen om de settings te wijzigen. Bijvoorbeeld wanneer iemand dit telefonisch aangeeft. Figuur 28 Deze mail ziet er zo uit als bovenstaand. Dit biedt een link om deze setting (ontvang mail) zelf weer aan te zetten. Figuur 29 De mail leidt weer naar de webpagina waar de checkboxes dit keer aangevinkt kunnen worden. OTYS Recruiting Technology, 17 september 2009 17
OTYS Recruiting Technology, 17 september 2009 18