1/6 Handleiding Verlofregistratie (Werkgever) Verlofinstellingen aanmaken (werkgever) 1 Dashlets toevoegen 1 Verlof Groepen toevoegen 2 Verlof Saldo toevoegen 2 Feestdagen toevoegen 2 Verlofinstellingen aanmaken (medewerker) 2 Verlofregistratie 3 Werkgever registreert verlof 3 Incidentele extra opbouw uren 4 Medewerker registreert verlof 4 Wijzigen verlofaanvragen 5 Overzichten 5 Kalender 5 Overzichten 5 Openstaande verlofaanvragen 6 Aandachtspunten 6 Verlofinstellingen aanmaken (werkgever) Ga naar vvaa.nmbrs.nl (zonder www. ervoor) en log in met uw emailadres en bijbehorend wachtwoord. Klik in de zwarte balk op Start Dashlets toevoegen Wanneer de 3 dashlets (Verlofaanvragen, Verlofoverzicht en Verlofinstellingen) met betrekking tot verlof niet zichtbaar zijn, klikt u op en vervolgens bij HR en Overzichten kunt u de benodigde verlofdashlets toevoegen. Deze verschijnen nu in uw scherm.
2/6 Verlof Groepen toevoegen Klik bij het dashlet Verlofinstellingen op meer Klik op Verlof groepen beheer Vul de gewenste verloftypes in bij Omschrijving, vink indien van toepassing Meenemen volgende jaar aan en klik op Opslaan Verlof Saldo toevoegen Klik bij het dashlet Verlofinstellingen op meer Klik op Verlof Saldo toevoegen Vul de gewenste Omschrijving in Vul de Uren fulltime saldo. Wij hebben een rekentool waarmee u op eenvoudige wijze het vakantierecht van uw medewerkers uit kunt rekenen. Geef de gewenste Afrondmethode aan: o Normaal: afronding op 2 decimalen o Heel/ half uur o Heel uur o Heel uur (naar boven) Gebruikelijk is om uit te gaan van Heel/ half uur Klik op Opslaan. Feestdagen toevoegen Klik bij het dashlet Verlofinstellingen op meer Klik tot slot bij Feestdag Model op om het model Feestdagen toe te voegen. Wanneer een medewerker verlof aanvraagt op een feestdagen, dan worden deze uren niet als verlofuren aangemerkt. Klik bij Feestdag model op Feestdagen Klik op Opslaan. Verlofinstellingen aanmaken (medewerker) Nadat de basis is ingevuld op werkgeversniveau kunt u per medewerker afwijkingen aangeven, zoals verlofuren die van het voorgaande jaar opgeboekt moeten worden, of afwijkende fulltime verlofuren per jaar. Klik in de zwarte balk op Medewerkers Klik op de betreffende medewerker waar u verlof wilt aanpassen Klik in het dashlet Verlof op meer
3/6 Klik op Beginsaldo Klik op de regel die u wilt bewerken U kunt hier een eventueel resterend saldo van het afgelopen jaar invullen Wanneer er sprake is van bijvoorbeeld seniorenuren kunt u hier een Afwijkend fulltime saldo voor het huidige jaar aangeven Het vinkje bij Actief bepaald of de verlofgroep wel of niet toegepast mag worden bij de medewerker Klik op Bereken om het nieuwe verlofsaldo te berekenen Klik vervolgens op Opslaan Standaard wordt uitgegaan van de optie automatisch berekenen. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld een wijziging in uren heeft of uit dienst gaat, herrekent het systeem automatisch het recht voor het betreffende jaar. U kunt er in uitzonderlijke gevallen ook voor kiezen om het verlofsaldo niet Automatisch te laten berekenen bijvoorbeeld bij medewerkers met een wisselend arbeidspatroon. U zet dan de optie Automatisch berekenen uit en geeft het verlofsaldo naar rato van het dienstverband in bij Beginsaldo. Verlofregistratie Er zijn voor de verlofregistratie 2 mogelijkheden, u registreert zelf het verlof van de medewerkers of zij vragen dit zelf digitaal aan. Werkgever registreert verlof Klik in de zwarte balk op Medewerkers Klik op de betreffende medewerker waar u verlof wilt toevoegen. Klik in het dashlet Verlof op meer Voor het opnemen van verlof klikt u op de knop opname bij de betreffende soort verlof bijvoorbeeld. De omschrijving gaf u in bij het aanmaken van de verlofinstellingen voor uw praktijk.
4/6 * * Geef de start- en einddatum van het verlof in. Op basis van het rooster wordt het totaal aantal uren berekend. Het totaal aantal uren verschijnt wanneer u op Omschrijving klikt. Het aantal op te nemen uren kunt u ook handmatig invoeren bij Startdatum en t/m Einddatum *, bijvoorbeeld wannneer de medewerker een halve dag vrij neemt. Een half uur vult u in als 0,5 uur Geef de juiste Status aan (Aangevraagd, Goedgekeurd of Afgekeurd) Klik op Opslaan. Incidentele extra opbouw uren Wanneer u een extra vakantiedag wilt geven aan uw medewerker, of bijvoorbeeld tijd voor tijd wilt registreren, legt u dat als volgt vast. Ga naar de betreffende medewerker Klik in het dashlet Verlof op meer Klik op de knop opbouw bij de betreffende soort verlof bijvoorbeeld. De omschrijving hebt u ingegeven bij het aanmaken van de verlofinstellingen voor uw praktijk Geef de start- en einddatum van de extra opbouw in. Op basis van het rooster wordt het totaal aantal uren berekend. Deze verschijnen wanneer u op Omschrijving klikt. U voert het aantal op te nemen uren handmatig in, door de automatisch gevulde uren te overschrijven. Een half uur vult u in als 0,5 uur Geef de juiste Status aan (Aangevraagd, Goedgekeurd of Afgekeurd) Klik op Opslaan Let op, wanneer u (een gedeelte van) het openstaande saldo tussentijds uit wilt betalen, boekt u dit handmatig af via opname. Medewerker registreert verlof Uw medewerker kan digitaal verlof bij u aanvragen. Hiervoor heeft de medewerker een eigen login nodig, die wij voor u aan kunnen maken indien wij in het bezit zijn van de e-mailadressen van uw medewerkers. Naast de verlofregistratie kan uw medewerker daarmee de salarisspecificaties en jaaropgaven digitaal benaderen. Wanneer uw medewerker een verlofaanvraag indient, ontvangt u een e-mail op het door u opgegeven e- mailadres. Vervolgens keurt u via de ontvangen e-mail de aanvraag goed of wijst u hem af. Uw medewerker ontvangt vervolgens een e-mail.
5/6 Wijzigen verlofaanvragen Ga naar de betreffende medewerker Klik in het dashlet Verlof op meer Klik op de betreffende verlofmelding U kunt nu de verlofaanvraag aanpassen, van status wijzigen enz. U kunt er ook voor kiezen om de verlofaanvraag te verwijderen en opnieuw in te voeren door op het kruisje te klikken. Let op, bij het verwijderen of wijzigen van de status Goedgekeurd naar Afgekeurd ontvangt de medewerker geen signaal. Overzichten Kalender U beschikt over verschillende overzichten. Zo kunt u op bedrijfsniveau via het tabblad Kalender een bezettingsoverzicht maken van uw praktijk. Het is overigens ook mogelijk om via de kalender verlof te registreren. In de kalender is alleen het goedgekeurde verlof zichtbaar. Verlof dat nog in aanvraag is, kunt u dus niet zien. Overzichten Op het tabblad Overzichten vindt u verschillende rapporten, zoals de openstaande verlofsaldi en alle aanvragen die zijn gedaan.
6/6 Openstaande verlofaanvragen De openstaande aanvragen ziet u in het dashlet Verlofaanvragen op de startpagina. Aandachtspunten Let op, wanneer de medewerker uit dienst treedt, rekenen wij niet het nog openstaande saldo automatisch af op de salarisspecificatie. Het is dan ook belangrijk dat u de verlofregistratie nauwkeurig bijhoudt. Het is uw taak om te zorgen dat, aan het begin van de maand waarin de medewerker uit dienst gaat, alle verlofaanvragen zijn verwerkt. Worden er nog verlofaanvragen verwerkt na deze tijd, dan kan het zijn dat er teveel verlofuren worden uitbetaald. Het verlofregistratiesysteem herrekent automatisch het aantal verlofuren, wanneer u de optie automatisch herrekenen heeft aangevinkt, bijvoorbeeld bij wijzigingen in het rooster of uitdiensttreding. Wanneer het rooster van de medewerker wijzigt, terwijl er al een verlofaanvraag was ingediend, wordt het aantal af te boeken vakantie-uren niet automatisch herrekend. Bijvoorbeeld, de medewerker werkte eerst 20 uur en gaat nu 30 uur per week werken en op basis van 20 uur is destijds een verlofaanvraag ingediend voor bijvoorbeeld 3 weken zomervakantie (60 uur). Het tegoed aan vakantie-uren wordt dan wel herrekend, maar er wordt nog steeds 60 uur van het openstaande saldo afgeboekt in plaats van 90 uur. U dient handmatig de reeds ingediende verlofaanvraag te wijzigen. Het verlofregistratiesysteem rekent altijd van datum in dienst tot en met 31 december. Wanneer u een medewerker in dienst neemt voor bijvoorbeeld een half jaar, den deze medewerker komt op 1 februari in dienst, zal het saldo berekend worden van februari tot en met december. Wanneer de uitdiensttredingsdatum is ingevoerd, herrekent het systeem automatisch het aantal verlofuren. Het verlofsaldo kan hierdoor een vertekend beeld geven. Over extra gewerkte 100% uren worden geen extra vakantie-uren opgebouwd. Als u dit wel wenst, kunt u dit aan ons doorgeven, zodat wij dit in het salarissysteem aan kunnen passen. Over extra gewerkte uren, die uitbetaald worden tegen een percentage hoger dan 100%, worden geen extra vakantieuren opgebouwd. Cumulatief saldi van het verlof kunnen we op de salarisspecificaties afdrukken. Bijvoorbeeld bij Opgenomen worden het totaal opgenomen vakantie-uren van het betreffende kalenderjaar vermeld. Indien u dit wenst, dient u dit aan ons door te geven. Indien u zelf een aanpassing maakt voor een aanvraag die een medewerker indiende, ontvangen u en uw medewerker geen e-mail ter bevestiging.