Beleidsdomein: Onderwijs en Vorming Entiteit: Departement Onderwijs en Vorming Afdeling: Basisonderwijs en Deeltijds Kunstonderwijs Graad: A2 Functiefamilie : Beleidsondersteuning Aantal vacante betrekkingen:1 Vacaturenummer: 20083 Doel van de functie : Ondersteunen van de minister bevoegd voor Onderwijs en Vorming bij de beleidsvoorbereiding en evaluatie teneinde goed onderbouwde en kwalitatieve beleidsplannen en beleidsadviezen te leveren die politiek gedragen kunnen worden en dit m.b.t. de volgende beleidsthema (aan te vullen met de concrete thema s waarmee het personeelslid is belast ). Resultaatgebieden 1. KENNISPRODUCTIE Pro-actief verzamelen, genereren en verwerken van informatie teneinde het beleid en de beleidsplannen met kennis en data te ondersteunen en onderbouwen. Aansturen van externe studies (onderzoek of studieopdrachten) (bv. OBPWO) Verzamelen van informatie geleverd door externe en interne onderzoekers Literatuurstudie, deelnemen aan studiedagen Opvolgen van publicaties van stakeholders (vb. tijdschriften en websites van vakbonden en koepels) Interpreteren van monitoring gegevens Zelf uitvoeren van beperkt, kort, gefocust onderzoek (bv. literatuuronderzoek) Contacten onderhouden met kennisleveranciers en studiecentra (universiteiten, steunpunten, andere overheden, ) Kennismanagement Volgen van internationale trends (OESO, ) Identificeren en in kaart brengen van de kennis die nodig is Bevragingen (laten) uitvoeren in (interne) databanken Meewerken aan de inhoudelijke ontwikkeling van een datawarehouse 2. BELEIDSPLANNEN Voorbereiden, toelichten en bespreken van beleidsplannen teneinde een visie, een plan van aanpak en bijbehorend instrumentarium voor te leggen Schrijven van beleidsnota s en adviezen (discussienota s, conceptnota s, beleidsbrief, beleidsnota, )
Deelnemen aan of leiden van projectgroepen met het oog op het voorbereiden van nieuw beleid (bv. leerzorg, hervorming secundair onderwijs, rondetafel Brussel, HBO, nieuwe financiering, ) Tussen verschillende scenario s het meest geschikte selecteren en voorstellen Deelnemen aan besprekingen met het kabinet/minister, interkabinettenwerkgroepen, meerderheidsoverleg, Bespreken met vakbonden, relevante actoren Stappenplan uitwerken voor de implementatie van het nieuwe beleid 3. BELEIDSINDICATOREN Organiseren van beleidsmonitoring en evaluatie teneinde er zorg voor te dragen dat de juiste indicatoren op een kwaliteitsvolle wijze worden opgevolgd. Benoemen van de beleidsrelevante indicatoren Richtlijnen bepalen volgens welke monitoring dient te gebeuren (evt. in samenwerking met de agentschappen) Coördineren van de monitoring van beleidsindicatoren en het hele proces bewaken en opvolgen Participeren aan en opvolgen van internationale monitoring (bv. PISA) Toewijzen van monitoring opdrachten aan interne (bv. Agentschappen) of externe organisaties (bv. via onderzoek of steunpunten) 4. BELEIDSEVALUATIE EN VOORSTELLEN TOT BIJSTURING De resultaten uit monitoring en beleidsevaluatie vergelijken met de beleidsintenties teneinde voorstellen te kunnen doen voor bijsturing of wijziging in het beleid om de beleidsintenties te realiseren. Volgen van monitoringdata en detecteren van trends Zelf evalueren van het beleid Uitbesteden en opvolgen van beleidsevaluatie (bv. via OBPWO) Evaluatierapporten schrijven Voorstellen formuleren voor beleidswijziging 5. BETROKKENHEID EN DRAAGVLAK CREEREN Relevante actoren betrekken bij de beleidsontwikkeling en de voorstellen op regelmatige basis met hen aftoetsen teneinde pro-actief behoeften te capteren en het draagvlak te vergroten. Juiste actoren identificeren: vakbonden, inrichtende machten, koepels, VLOR, VLIR, Vlhora, andere beleidsdomeinen, andere overheden (gemeenten, ), leerlingen en ouders, Detecteren en afwegen van belangen van de betrokken actoren Aftoetsen van beleidsvoorstellen met het werkveld Een netwerk onderhouden van betrokken actoren Participeren aan het overleg binnen de VLOR,
Overleg met stakeholders organiseren, formeel of informeel (conferenties, middagoverleg, ) Participeren aan de onderhandelingen met de sociale partners binnen onderwijs (vakbonden en inrichtende machten) 6. INTERACTIE MET DE UITVOERING Opzetten en onderhouden van goede formele en informele contacten met beleidsuitvoering zowel binnen de agentschappen als binnen het onderwijsveld teneinde (neven)effecten, opportuniteiten, of structurele knelpunten in de uitvoering te identificeren en te vertalen in bijsturing. Deelnemen aan vergaderingen met de agentschappen (bv. WINST, domeinstuurgroepen, ) Uitvoerbaarheidstoetsen aanvragen en verwerken Participeren aan overleg met het onderwijsveld over de concrete toepassing van de regelgeving en de implementatie van het beleid Input vanuit werkveld capteren (bv. via briefwisseling of telefonische contacten met scholen, via tijdschriften, ) Netwerken uitbouwen Regelmatig contact houden met het werkveld, via werkbezoeken Erover waken dat beleid goed uitvoerbaar is 7. COMMUNICATIE OVER BELEIDSBESLISSINGEN Ondersteunen van de communicatie over beleidsbeslissingen teneinde duidelijkheid te creëren bij alle betrokkenen Dossier voor de minister voorbereiden en de minister ondersteunen bij het verdedigen van voorstellen in het parlement Omzendbrieven opstellen (evt. in samenwerking met de agentschappen) Afspraken maken over de communicatie met de beleidsuitvoering Meewerken aan brochures, websites, Speechen schrijven waarin beleid wordt toegelicht Meewerken aan persmededelingen en persconferenties Meewerken aan communicatie-initiatieven (bv. Ronde van Vlaanderen) 8. KENNIS M.B.T. HET FUNCTIONEEL DOMEIN/BELEIDSDOMEIN Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het algemeen onderwijsbeleid en methodieken inzake beleidsvoorbereiding en evaluatie teneinde via integratie van de nieuwste evoluties de kwaliteit van de beleidsvoorbereiding en evaluatie continu te verbeteren. Trends en ontwikkelingen opvolgen op het vlak van methodieken m.b.t. beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie Kennis onderhouden binnen het eigen functioneel domein (juridisch, financieel, pedagogisch, statistisch, ) De ontwikkelingen inzake onderwijsbeleid opvolgen (Vlaams en internationaal) Interdisciplinaire kennis opbouwen
9. JURIDISCHE TEKSTEN SCHRIJVEN Vertalen van beleidsvisies in juridisch correcte regelgeving teneinde een helder, eenduidig en realistisch wettelijk kader te leveren voor de implementatie van het onderwijsbeleid schrijven van wetteksten en toelichting coördineren van het schrijven van wetteksten input leveren voor wetteksten knelpunten en tegenstrijdigheden signaleren methodieken rond regelgeving aanreiken opstellen van reguleringsimpactanalyse kwaliteitscontrole(laten)uitvoeren zorgen voor de wettelijk verplichte adviezen (inspectie van financiën, VLOR, SERV, onderhandelingen, raad van state ) erop toezien dat aan de wettelijke en procedurele eisen bij het opstellen van regelgeving is voldaan 10. BEHEERSOVEREENKOMST OPVOLGEN Opstellen en opvolgen van de beheersovereenkomsten teneinde sturing en opvolging van de beleidsuitvoering te faciliteren ondersteunen bij het voorbereiden en onderhandelen van de beheersovereenkomsten opvolgen van rapportering en advies opstellen voor minister evalueren van de beheersovereenkomsten 11. MATE VAN AFSTEMMING Draagt zorg voor afstemming van beleid over beleidsdomeinen heen teneinde synergieën te creëren en consistentie te bevorderen m.b.t. het eigen beleidsthema binnen onderwijs opvolgen van beleidsplannen en beleidsinitiatieven van andere beleidsdomeinen of andere overheden (FOD, welzijn, cultuur, werk, ) deelnemen aan beleidsdomeinoverschrijdende werkgroepen netwerk uitbouwen met andere beleidsdomeinen 12. DIENSTVERLENING UITBOUWEN Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de collega s en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening
De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Definiëren van langere termijnplanning Meewerken aan de uitbouw van het stakeholdersmanagement Voorstellen formuleren en meewerken aan het opzetten van transversale projecten over de beleidsdomeinen heen 13. ADVIESVERLENING Zowel op vraag als pro-actief collega s adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Antwoorden op vragen van collega s Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Pro-actief knelpunten signaleren 14. KWALITEITSBORGING Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Input leveren voor management rapportering Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie Mee vorm geven aan het opzetten van participatieve en interactieve processen binnen de beleidsontwikkeling Meewerken aan de uitbouw van een efficiënte politiek-ambtelijke samenwerking. Vaktechnische competenties Kennis van de organisatie (inclusief ICT-organisatie) Kennis van het onderwijsveld Kennis van belendende beleidsdomeinen ICT: office. Verder aandacht voor softwaretoepassingen en systemen die bijdragen tot de uitbouw van een efficiënte overheid. Kennis van de procedures binnen het departement Grondige kennis legistiek
Kennis van HRM-praktijken en processen van organisatiebeheersing Gedragscompetenties Voortdurend verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de afdeling/departement, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Leert over andere functionele domeinen, methodes en technieken en werkt actief me aan het verbeteren van de werking van de afdeling/departement - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere functionele domeinen om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere functionele domeinen op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de afdeling - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Onderneemt acties om voor de klant een geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, de afdeling, het departement of het beleidsdomein als dat niet meteen van persoonlijk belang is Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere afdelingen, departementen en agentschappen - Creëert structuren om de samenwerking met andere afdelingen/departementen/agentschappen te verbeteren - Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere afdelingen/departementen/agentschappen te verstevigen - Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de afdeling/departement en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan
- Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen afdeling/departement overstijgen - Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen afdeling/departement overstijgen - Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere afdelingen/departementen/agentschappen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Visie (conceptueel denken) = De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen Betrekt bredere (maatschappelijke, technische ) factoren bij zijn aanpak - Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en het eigen beroep of domein - Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn - Denkt kritisch en zelfstandig - Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext of beleidscontext - Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden 360 -Inlevingsvermogen = Het vermogen om uitgesproken en onuitgesproken informatie op te pikken en adequaat daarop ten reageren ten aanzien van medewerkers, collega s, klanten, hiërarchie Reageert (via houding en handelen) adequaat op door anderen geuite gedachten, gevoelens, behoeften en verwachtingen - Communiceert begrip voor de gevoelens, de behoeften en de belangen van de andere - Toont begrip door het eigen non-verbale gedrag - Houdt bij beleidsvoorbereiding rekening met de standpunten van relevante actoren - Toont begrip voor de reacties van anderen in een bepaalde situatie - Gaat adequaat in op persoonlijke of emotionele boodschappen Initiatief = Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Neemt initiatieven die aantonen dat hij anticipeert op gebeurtenissen (proactief)
- Speelt spontaan in op kansen die zich aandienen - Anticipeert middels actie op diverse situaties - Neemt initiatief om te vernieuwen - Introduceert verbeteringen in werkaanpak en procedures Netwerken = Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen afdeling of het eigen departement en deze aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen. Legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn - Brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor - Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden - Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang - Legt op regelmatige basis nieuwe contacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen - Gaat actief op zoek naar collega s uit andere afdelingen voor informatie, expertise - Legt contacten met andere afdelingen als de eigen opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact ) - Legt contacten met andere afdelingen om de slaagkansen van het eigen project te vergroten (samenwerking, steun) Overtuigingskracht = Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen Overtuigt door inhoud én aanpak - Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand - Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen - Enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt - Brengt zijn argumenten scherp onder woorden - Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren Coachen (ontwikkelingsgericht coachen) = Collega s expliciet helpen en ondersteunen bij hun professionele ontwikkeling en op die wijze mee verantwoordelijkheid opnemen voor het leren binnen de organisatie Biedt hulp en steun bij het uitvoeren van taken en bij het behalen van resultaten - Moedigt collega s aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job - Geeft duidelijke en constructieve feedback aan collega s over hun functioneren - Legt aan collega s uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom - Begeleidt nieuwe collega s tijdens het leren op de werkvloer - Neemt verantwoordelijkheid op voor het eigen leren, past het geleerde zelf toe op de werkvloer, en neemt initiatieven om collega s daarbij te betrekken - Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de collega s