Project Plan van Aanpak Naam project: Verstrekking en versiehistorie: Versienummer Versiedatum Verstrekking Bijzonderheden
Inhoudsopgave 1 WAAROM DIT PROJECT DE BUSINESS CASE... 3 1.1 AANLEIDING... 3 1.2 DOELSTELLINGEN WAARAAN HET PROJECT BIJDRAAGT... 3 1.3 RESULTATEN... 3 1.4 STAKEHOLDERS... 3 1.5 TOEGEVOEGDE WAARDE KWALITATIEF... 3 1.6 TOEGEVOEGDE WAARDE FINANCIEEL... 3 1.7 MONITOREN TOEGEVOEGDE WAARDE (BENEFITS TRACKING)... 4 1.8 AFBREUKRISICO S... 4 2 TE LEVEREN OPLOSSING... 5 2.1 PROJECTPRODUCTEN... 5 2.2 KWALITEITSVERWACHTINGEN EN ACCEPTATIECRITERIA... 5 2.3 AFHANKELIJKHEDEN... 5 2.4 INPASBAARHEID... 5 2.5 PROCESKWALITEIT... 5 2.6 POSITIONERING IN DE ARCHITECTUUR... 5 2.7 COMPLIANCY... 5 2.8 RANDVOORWAARDEN... 5 2.9 OPLOSSINGSVARIANTEN... 5 3 PROJECTAANPAK... 6 3.1 FASERING... 6 3.2 MIJLPALEN EN PRODUCTENPLANNING... 6 3.3 PROJECTORGANISATIE... 6 3.4 RESOURCEPLANNING... 7 3.5 BENODIGDE MIDDELEN, FACILITEITEN EN HULPMIDDELEN... 7 3.6 BENODIGDE FINANCIËLE MIDDELEN (BUDGET)... 8 3.7 PROJECTRISICO S... 8 3.8 RANDVOORWAARDEN EN AANNAMES... 8 BIJLAGEN... 9 1. STAKEHOLDERANALYSE... 10 2. VERGELIJKING OPLOSSINGSVARIANTEN... 11 Bijlage 3 PPMO Projectplan 20160719Definitief.docx Pagina 2 / 12
1 Waarom dit project de Business case 1.1 Aanleiding 1.2 Doelstellingen waaraan het project bijdraagt 1.3 Resultaten 1.4 Stakeholders 1.5 Toegevoegde waarde kwalitatief Door dit project ontstaan een aantal concrete voordelen voor de OGT-organisatie, te weten: Nadelen zijn vooral: 1.6 Toegevoegde waarde financieel Totale eenmalige baten 0,00 Totale jaarlijks terugkomende baten (exploitatiesaldo) 0,00 Totale begroting projectkosten 0,00 Verwachte terugverdientijd (TVT) in jaren Bovenstaande bedragen zijn indien van toepassingen inclusief 21% BTW jaar
1.7 Monitoren toegevoegde waarde (benefits tracking) 1.8 Afbreukrisico s Soort risico Toelichting Mogelijke impact Motivering Imago Voor het imago van de organisatie als geheel of van organisatieonderdelen? Laag / Midden / Operationeel Voor de operatie in de organisatie, zoals continuïteit van processen en systemen? Laag / Midden / Financieel Voor de financiële huishouding van de organisatie, zoals mogelijke claims van derden of andere kostenposten? Laag / Midden / Toelichting: Bijlage 3 PPMO Projectplan 20160719Definitief.docx Pagina 4 / 12
2 Te leveren oplossing 2.1 Projectproducten 2.2 Kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria 2.3 Afhankelijkheden 2.4 Inpasbaarheid 2.5 Proceskwaliteit 2.6 Positionering in de architectuur 2.7 Compliancy 2.8 Randvoorwaarden 2.9 Oplossingsvarianten
3 Projectaanpak 3.1 Fasering Fasen PM-deliverable Inhoudelijke producten 3.2 Mijlpalen en productenplanning Fasen project Projectmanagement-output / Product Startdatum Einddatum Tijd-kritische aspecten en andere randvoorwaarden waarmee rekening is gehouden bij het opstellen van deze planning zijn: Gewenste opleverdatum (implementatie afgerond) is Datum waarop het Project Einderapport kan worden besproken in de Regiegroep is: 3.3 Projectorganisatie 3.3.1 Management De directe aansturing en uitvoering van dit project is belegd bij: 3.3.2 Klankbordgroep (of stuurgroep) Personen die zitting gaan nemen in de stuurgroep of klankbordgroep, ter ondersteuning van de opdrachtnemer en projectleider om inhoudelijk draagvlak te creëren, zijn: Bijlage 3 PPMO Projectplan 20160719Definitief.docx Pagina 6 / 12
3.4 Resourceplanning Rol / omschrijving Naam resource (intern/-extern op verschillende regels onder elkaar) Van Tot Aantal uren Toegezegd J/N Totaal: De mate waarin de benodigde inzet daadwerkelijk is toegezegd is... 3.4.1 Matching vraag en aanbod Conclusies t.a.v. de mate waarin vraag en aanbod past in de resourceplanning (reservering): Competenties die niet of onvoldoende beschikbaar zijn binnen OGT zijn: o o Deze zijn als volgt in te huren bij bekende partners van OGT: o o Andere conclusies zijn: o o 3.5 Benodigde middelen, faciliteiten en hulpmiddelen Middelen, faciliteiten, hulpmiddelen Omschrijving Nodig voor Van Tot Bijlage 3 PPMO Projectplan 20160719Definitief.docx Pagina 7 / 12
3.6 Benodigde financiële middelen (budget) Neem totaal over uit het financiële Excel document tab Begroting. Project Bedrag totaal Bedrag 2016 Bedrag 2017 Analysefase, Definitie- t/m Sluitingsfase Totaal Bedragen extern zijn inclusief 21% BTW, interne bedragen zijn exclusief BTW - In het financiële Excel document is een specificatie opgenomen van deze begroting. 3.7 Projectrisico s Nr. Beschrijving risico Impact Kans* Maatregel 1. Laag/ Middel/ 2. Laag/ Middel/ 3. Laag/ Middel/... Voor alle projecten is een risico de mate waarin een beroep wordt gedaan op de verandercapaciteit van de scholen Stress bij scholen en/of projectteam, kan overslaan op andere projecten, realisatie of implementatie wordt opgehouden Laag/ Middel/ Bij hoge kans is verschuiving van planning wenselijk * Doorhalen wat niet van toepassing is 3.8 Randvoorwaarden en aannames Bijlage 3 PPMO Projectplan 20160719Definitief.docx Pagina 8 / 12
BIJLAGEN Bijlage 3 PPMO Projectplan 20160719Definitief.docx Pagina 9 / 12
1. Stakeholderanalyse Groep CvB Positie tov project Voorzitter stuurgroep Belang Overdracht collectieve ambitie Naam stakeholder Fred v.d. Westerlaken Interessvloecatie In- Classifi- Project Rol High High Managen Opdrachtgever Bijlage 3 PPMO Projectplan 20160719Definitief.docx Pagina 10 / 12
2. Vergelijking oplossingsvarianten 3.1 Beschrijving mogelijke varianten Uitwerking nuloptie Uitsplitsing exploitatiekosten Nuloptie Kosten Onderdeel Excl BTW Incl BTW Totaal.. Uitwerking uitvoeren variant. Uitsplitsing Exploitatiekosten Uitvoeren Variant Kosten Onderdeel Excl BTW Incl BTW Totaal.... Uitsplitsing Investeringskosten Uitvoeren Variant Kosten Onderdeel Excl BTW Incl BTW Totaal.... 3.2 Keuze voor een variant... Afweging voor- en nadelen van de varianten Benefits Maakbaarheid Variant Bijdrage aan strategie Terugverdientijd Baten minus kosten Beperkte impact op organisatie Kans op succes Totaal Benefits Beperkte duur Totaal Maakbaarheid Bijlage 3 PPMO Projectplan 20160719Definitief.docx Pagina 11 / 12
Nuloptie -- +/- + ++ -- +/- + - ++ + + +/- Financiële vergelijking mogelijke varianten Bovenstaande bedragen zijn indien van toepassingen inclusief 21% BTW Alles in Variant (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Uitvoeren variant Opbrengsten per jaar Mar ge (%) Kosten exploitatie per jaar (euro) Mar ge (%) Saldo baten-lasten per jaar Investering Afschrijving per jaar Batenlasten minus afschrijvingen Marg e (%) Nuloptie 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Uitvoeren variant 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Conclusies en aanbevelingen voor een variant Bijlage 3 PPMO Projectplan 20160719Definitief.docx Pagina 12 / 12