Begeleiding PV project gemeente Simpelveld

Transcriptie

1 Begeleiding PV project gemeente Simpelveld

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Vraag opdrachtgever en doelstelling Plan van Aanpak Schouw en schetsontwerp 3.2 Opstellen College Voorstel 3.3 Opstellen van technisch bestek ten behoeve van de aanbesteding 3.4 Technische begeleiding van de aanbesteding 3.5 Begeleiding van de engineering en realisatie 3.6 Projectorganisatie en overlegstructuur 4. Planning, fasering in mijlpalen, kosten... 6 Datum Landgraaf, 27 juli 2015 Status Versie 1.0 Opdrachtgever Jan Hodselmans, gemeente Simpelveld Auteur Con Op den Kamp Keywords Zonne energie, aanbesteding, PV panelen 2

3 1. Inleiding De gemeente Simpelveld wil graag verduurzamen. Zij heeft de ambitie uitgesproken om haar Palet doelstellingen te realiseren en hier ook als gemeentelijke organisatie een voorbeeld in te zijn. Dat betekent dat alle gebouwen, installaties en voorzieningen van de gemeente Simpelveld geen netto CO2- uitstoot veroorzaken als gevolg van het gebruik van elektriciteit. Naast deze klimaatdoelstelling wil de gemeente ook dat de energiekosten minimaal gelijk blijven ondanks stijgende energieprijzen. De gemeente staat nu op het punt om bij een drietal panden PV-panelen te installeren en in gebruik te nemen. 2. Vraag opdrachtgever en doelstelling De gemeente Simpelveld is op zoek naar een gespecialiseerd bedrijf dat de installatie van PV panelen op drie gemeentelijke panden wil begeleiden. Het gaat daarbij om het opstellen van het College Voorstel, de business cases, het schrijven van de bestekken, het ondersteunen van de aanbesteding en tenslotte het begeleiden van de realisatie en de in bedrijfname. Het betreft de volgende panden: 1. Gemeentehuis, Markt 1 2. Sporthal / Gymzaal, Wijngracht 9 3. Gemeentewerf, Bocholtzerweg 14d Hierbij is gebleken dat de eerst genoemde twee gebouwen (Gemeentehuis en Sporthal) middels een grootverbruikers-aansluiting (> 3 x 80 A) op het elektriciteitsnet zijn aangesloten. Hierdoor is salderen niet mogelijk en zal gebruik gemaakt moeten worden van de SDE+ regeling. Het derde gebouw (Gemeente Werf) is een kleinverbruikers aansluiting. Hier is het toepassen van de Salderingsregeling wel mogelijk. 3

4 3. Plan van Aanpak Om op de bovengenoemde drie panden zonnepanelen te realiseren stellen wij de volgende stappen voor: 3. 1 Schouw en schetsontwerp Bij alle panden zal een schouw plaatsvinden. Op grond van de bouwkundige tekeningen en de schouwingen wordt een calculatie gemaakt van het te benutten dakoppervlak. Vervolgens wordt een globaal schetsontwerp gemaakt van de positionering van de PV-panelen. Ook worden mogelijke schaduweffecten geïnventariseerd en de draagkracht en onderhoudsconditie van het dak onderzocht. Voor het draagkracht onderzoek zijn bouwkundige tekeningen noodzakelijk. LuxPark gaat er vanuit dat de gemeente zorgdraagt voor deze tekeningen. De onderhoudsconditie wordt tijdens de schouw beoordeeld. 3.2 Opstellen College Voorstel Op grond van de beschikbare technisch informatie wordt een businesscase model opgesteld en voor de drie pand doorgerekend. Deze business case geeft inzicht in de rentabiliteit van de installatie gedurende de eerste 15 jaar. Hierbij wordt rekening gehouden met de SDE+ subsidie en salderingsmogelijkheden. In de berekening wordt er vanuit gegaan dat de PV-panelen jaar op het dak liggen. In die periode is het waarschijnlijk dat het dak vervangen of gerestaureerd wordt. Dit nemen wij mee in de berekening. Wij gaan er vanuit dat de gemeente de meerjaren-onderhouds-programma s beschikbaar stelt zodat het tijdstip waarop het dak wordt vervangen of gerestaureerd in de businesscase kan worden overgenomen. Op grond van deze informatie wordt een College Voorstel opgesteld. De gemeente levert de hiervoor benodigde standaarddocumenten aan, zodat dit College Voorstel in de juiste lay-out kan worden aangeleverd. 3.3 Opstellen van technisch bestek ten behoeve van de aanbesteding Het technisch bestek omvat alle relevante details waaraan de installatie moet voldoen. De hoofdindeling hiervan wordt gevormd door het DC- en AC gedeelte. Het DC-onderdeel omvat het opwekdeel van de PV-installatie. Het AC-onderdeel omvat de koppeling van de PV-installatie aan de gebouwinstallatie. In het bestek wordt opgenomen en beschreven aan welke technische specificaties en kwaliteitseisen, zoals KOMO, NEN(EN), de complete installatie met toebehoren (DC en AC) moet voldoen. Daar waar het grootverbruik-aansluitingen betreffen dient de inkoppeling middels een Bruto Productie Meter plaats te vinden. Om de aanbesteding conform de regels van de gemeente uit te voeren is in deze en de volgende fasen afstemming met de afdeling inkoop van de gemeente Simpelveld noodzakelijk. 4

5 Wij gaan er hierbij vanuit dat de gemeente zorg draagt voor de uitvoering van de aanbestedingsprocedure d.w.z. publicatie en registratie van de offerte uitvraag, opdrachtverlening en facturatie. LuxPark zal hiervoor de benodigde inhoudelijke stukken aanleveren Technische begeleiding van de aanbesteding Om de juiste partner te selecteren voor de opdracht gaan wij allereerst met de gemeente Simpelveld in gesprek om helder te krijgen wat voor soort partner het meest ideaal zou zijn voor deze opdracht, waar deze partner aan moet voldoen, belangrijkste eisen en visie, en de verdere wensen van de gemeente Simpelveld. Deze informatie wordt omgezet in een document met aanvullende eisen ten behoeve van de aanbesteding, onder andere voor het engineeringsplan en gunningcriteria voor de opdracht. De aanvullende eisen en het bestek maken onderdeel uit van de offerte-uitvraag van de gemeente. In deze fase zal LuxPark eveneens technische vragen van de mogelijke partners, installateurs, beantwoorden en de binnengekomen offertes beoordelen en adviseren over de te kiezen partner. Dit gebeurt enerzijds door aanwezig te zijn bij de toelichting van de partijen en anderzijds door de beoordeling van ingeleverde documenten. Daar waar nodig zal zij technisch inhoudelijke teksten aanleveren voor bijv. besluitnota en opdrachtbrief. 3.5 Begeleiding van de engineering en realisatie Na de aanbesteding zal de uitvoering van start gaan. Gedurende het uitvoeringsproces, van de gunningsfase tot de oplevering, zullen wij de planning monitoren en waar nodig bijsturen en communiceren met de gemeente Simpelveld. Alle stappen zullen wij nauwlettend volgen en documenteren, zodat wij hier naderhand een verslag van kunnen opstellen. Tot slot zullen wij de overdracht begeleiden van oplevering naar ingebruikname. 3.6 Projectorganisatie en overlegstructuur Vanuit LuxPark zal Con Op den Kamp de opdracht uitvoeren. Als projectleider is hij het aanspreekpunt voor de opdrachtgever. Opdrachtgever namens de gemeente Simpelveld is Dhr. Jan Hodselmans. Tussentijds overleg met gemeentelijke projectgroep maakt deel uit van de overlegstructuur. In het project zal in ieder geval op de volgende momenten met de opdrachtgever en/of projectgroep worden overlegd: a. startoverleg b. na opstellen College voorstel c. na opstellen bestek en bij start aanbesteding d. na beoordeling offertes, start realisatie e. na implementatie 5

6 4. Planning, fasering in mijlpalen, kosten De opdracht start medio 2015, de aanbesteding van de PV panelen zal in het voorjaar van 2016 worden afgerond. In de onderstaande tabel is de benodigde tijd voor de diverse fasen aangegeven. In overleg met de opdrachtgever zal de planning verder worden gespecificeerd. Zo kan rekening worden gehouden met de geldende aanbestedingsprocedure binnen de gemeente en de planning opgeleverd door de uitvoerende partner. Gestreefd wordt naar implementatie in Nr Activiteiten Op te leveren resultaat/document Uren 0 Project coördinatie Afstemming met opdrachtgever, 6 voortgangsrapportage Start overleg 2 Andere momenten in overleg 4 1 Schouw en schetsontwerpen 3 schouwingen 6 3 schetsontwerpen PV installaties 6 2 Opstellen College Voorstel 3 business cases 6 3 Opstellen bestek 3 bestekken voor uitvraag PV installatie 9 4 Technische begeleiding van de aanbesteding Opstellen aanvullende eisen Beoordelingsrapport offertes Beantwoording technische vragen installateurs 9 Evt. teksten voor besluitnota/opdrachtbrief 4 5 Begeleiding engineering en implementatie Begeleiding gekozen installateur in realisatie fase 24 Verslaglegging 2 Begeleiding ingebruikname 8 Totaal 86 Kosten De totaalkosten van deze opdracht zijn 7.310,- exclusief BTW en inclusief overige kosten zoals reis- en verblijfskosten. LuxPark rekent hierbij met een uurtarief van 85,- exclusief BTW. Verrekening zal plaatsvinden na oplevering en afronding van elke fase. 6