GEBRUIKSAANWIJZING BOWCONVERT71.xls Doel van de tool BOWCONVERT.xls is een tool bestemd voor de instellingen die volgens het artikel 104 WIB'92 erkend zijn om fiscaal aftrekbare giften te mogen ontvangen. Met deze tool kunnen zij een bestand in xml-formaat aanmaken dat beantwoordt aan het Belcotaxlastenboek. Via dat bestand kunnen zij een kopie van de aan hun schenkers uitgereikte attesten aan de FOD Financiën bezorgen. Deze tool vormt een alternatief voor de manuele ingave via de toepassing Belcotax on web (zie handleiding voor manuele ingave). In deze tool wordt enkel een standaard validatie toegepast, zo zal er bijvoorbeeld geen validatie gebeuren op het minimumbedrag van de gift (40 voor 2012). U kan van deze tool geen gebruik maken indien u werkt in een Linux/Macintosh omgeving of als u gebruik maakt van het Open Office pakket.
STAP 0 Opmerking vooraf In de tool Bowconvert71 is er gebruik gemaakt van Excel-macro s. Hiervoor is het belangrijk dat u bij het openen van het bestand de macro s gaat accepteren. ** Het beveiligingsniveau van Excel zal ervoor zorgen dat de macro s al dan niet worden uitgevoerd. * Instellen beveiligingsniveau in Office Excel 2003 *:
Bij het openen van Bowconvert71*: Instellen beveiligingsniveau in Office Excel 2007 **:
Bij het openen van Bowconvert71*:
STAP 1 Vul het Excel tabblad Afzender in Inkomstenjaar Naam afzender N KBO Adres/Gemeente/Postcode Contactpersoon E-mailadres Taal Het jaar van de inkomsten Naam van de organisatie of van de vennootschap die de verzending uitvoert KBO nummer van de organisatie - Nummer dat door de kruispuntbank van ondernemingen werd toegekend Dit KBO nummer moet gekend zijn bij de sociale zekerheid om toegang tot Belcotax On Web te hebben Adres van de organisatie of van de vennootschap Naam van de persoon die de zending online zal uitvoeren E-mailadres waar u de ontvangst- en behandelingsmeldingen wil ontvangen Taal waarin u de ontvangst- en behandelingsmeldingen wil ontvangen
KLIK op de knop «VALIDEREN» KLIK op «OK»!!! Als u bij het klikken op de knop «VALIDEREN» geen pop-up melding «Validatie OK» of foutmelding krijgt moet u terugkeren naar STAP 0 - Macro s zijn niet geactiveerd. STAP 2 Vul het Excel tabblad Goedgekeurde organisatie/vzw in KBO nr. van de organisatie Aflevering op basis van Postcode FR/NL/D KBO nummer van de organisatie dat ook in de erkenning opgenomen is / Nummer dat door de kruispuntbank van ondernemingen werd toegekend. Kies het artikel dat op uw organisatie van toepassing is zie tabblad Info Art. 104 Postcode van de organisatie Wij raden aan uw adres en naam in de 3 talen te vermelden,
hierbij mogen de 3 adressen identiek zijn Naam organisatie Adres/Gemeente Naam die ook in de erkenning opgenomen is Adres van de organisatie KLIK op de knop «VALIDEREN» KLIK op «OK»
STAP 3 Vul het Excel tabblad Fiches in 1 2 3 1 2 Vermeld hier het nummer van de eerste toegekende fiche. Deze nummering moet identiek zijn aan de nummering die u gebruikt heeft voor de uitreiking van de attesten aan de schenkers. Zie ook punt 3. U kan de gegevens van uw fiches overnemen in de daarvoor voorziene kolommen Om deze gegevens aan te vullen raden wij aan gebruik te maken van de werkwijze kopiëren/plakken 1 Open uw bestand/rekenblad die de gegevens van de fiscale attesten bevat 2 Dit bestand/rekenblad zou volgende gegevens moeten bevatten : De vereiste gegevens Naam van de schenker Adres Gemeente/stad Belgische/Buitenlandse postcode Land code(indien het om een buitenlands adres gaat) Aard van de schenker: 1 = natuurlijke persoon 2 = rechtspersoon Bedrag aan giften in euro s (voorbeeld: 50 = 50,00 euro) De gewenste gegevens Voornaam N NN rechtspersoon (= N KBO) De te vermelden gegevens indien bij u beschikbaar Nationaal nummer natuurlijk persoon Geboortedatum Naam van de partner Uw referentie van de schenker
3 Werkwijze kopiëren/plakken : De gegevens van één kolom selecteren SHIFT + CTRL + Of KLIK op de eerste waarde in de kolom, houd SHIFT ingedrukt en KLIK op de laatste waarde in de kolom. Als u de laatste cel niet kunt zien, schuift u door het werkblad totdat de cel zichtbaar is. Of KLIK op de eerste waarde in de kolom en sleep met je muis naar de laatste waarde in de kolom. Kopieer de geselecteerde gegevens CTRL + C Of KLIK op uw rechtermuisknop «Kopiëren» Bowconvert71.xls In het Bowconvert71.xls bestand moet u zich verplaatsen naar het eerste veld van de overeenkomstige kolom Plak de gegevens CTRL + V Of KLIK op uw rechtermuisknop «Plakken» Pas deze stappen toe op de daarvoor voorziene kolommen. 3 Veld «Annulatie fiche» Wij bieden u de mogelijkheid een «Annulatie fiche» in te dienen indien nodig, zodat u kan voldoen aan de voorwaarde dat er een identieke nummering moet bestaan tussen de attesten die verzonden zijn aan de schenkers en de attesten (fiche 281.71) die in Belcotax On Web worden ingediend. Als u bij «Annulatie fiche» een «X» gaat vermelden dan zal er voor deze fiche wel een volgnummer aangemaakt worden maar dan zal het bedrag van de fiche niet gepubliceerd worden in het bestand dat geëxporteerd wordt in stap 5. Uw referentie Aard van de schenker Nationaal nummer Geboortedatum Naam Voornaam Uw referentie voor de organisatie en/of de schenker 1 als de schenker een natuurlijk persoon is 2 als de schenker een rechtspersoon, publieke instelling, vereniging, etc. is Indien het om een natuurlijk persoon gaat zijn deze gegevens niet verplicht (11 cijfers - begint met de geboortedatum) Indien het om een rechtspersoon gaat is hun KBO nr. wel verplicht (Een ondernemingsnummer wordt toegekend door de kruispuntbank van ondernemingen en kan worden opgezocht via volgende link Opzoeking in kruispuntbank ) Als u over de geboortedatum van de schenker beschikt mag u deze invoeren volgens DD-MM-JJJJ Naam van de schenker, hier mag ook de naam van op het bankafschrift gebruikt worden Enkel in te voeren bij natuurlijke personen
Naam partner Adres Postcode Gemeente/Stad Buitenlandse postcode Land code Enkel als het gaat om een getrouwd of wettelijk samenwonend koppel Straat + nummer Vul hier een Belgische postcode in die bestaat uit 4 cijfers, buitenlandse postcodes moet u vermelden in de kolom «Buitenlandse postcode» Gemeente/Stad waar de woonplaats van de schenker is Hier kan u de buitenlandse postcode vermelden indien het gaat om een adres in het buitenland. Indien deze postcode niet zou gekend zijn of niet zou bestaan kan u een «X» invullen Indien de woonplaats zich in het buitenland bevindt moet u de Land code opzoeken in het tabblad «Info land code» of het tabblad «Fiche» in het BOWCONVERT71.xls bestand Bedrag Nr Jaarbedrag van de gift in euro s hierbij zijn 2 cijfers na de komma mogelijk 50 = 50,00 EUR Sequentiële nummering van de fiches die start met het eerste fiche nummer dat door jullie werd ingevoerd bij punt 1 en waar de tool automatisch de verdere nummering gaat definiëren KLIK op de knop«valideren» Indien er geen foutmeldingen zijn KLIK op «OK» Indien er wel foutmeldingen zijn moet u deze eerst corrigeren Als u geen pop-up zou ontvangen hebben met een «OK»- of foutmelding, dan raden wij u aan STAP 0 uit deze handleiding te hernemen zodat u uw Macro s kan inschakelen. STAP 4 Schrijf het bestand KLIK op de knop «SCHRIJVEN»
Dit is de eerste stap naar het aanmaken van een XML bestand.!!! OPGELET, de voorbeelden uit het bestand dat u gedownload heeft moeten verwijderd worden.!!! Deze stap zal succesvol uitgevoerd zijn als het aantal geregistreerde schenkers gelijk is aan het aantal fiches dat vermeld staat naast de knop «SCHRIJVEN». Indien u bij het gebruiken van de knop «SCHRIJVEN» geen pop-up zou ontvangen hebben met «OK», dan raden wij u aan STAP 0 uit deze handleiding te hernemen zodat u uw macro s kan inschakelen. De verwerkingstijd kan enkele minuten duren, dit is afhankelijk van het aantal attesten die u ingevoerd heeft. STAP 5 Exporteer het bestand KLIK op de knop «EXPORT XML» Deze actie zal leiden tot het aanmaken van een XML-bestand. Dit bestand zal dezelfde naam dragen als het XLS-bestand dat u gebruikt, gevolgd door het jaar van de inkomsten en met de extensie XML. Het bestand zal opgeslaan worden in dezelfde map als uw Excel-bestand. Voorbeeld: de benaming van uw XLS-bestand is Attesten in de map Documenten. Na de «EXPORT XML» zal u het XML-bestand kunnen terugvinden in de map Documenten onder de naam Attesten_2012.xml. STAP 6 Aanmelden bij Belcotax on web Voorbereiden/omzetten Kies «Voorbereiding» in het menu «Verzending per bestand» Via de knop «Browse» zoek je de xml-file die je opgeslaan hebt in STAP 5 KLIK op de knop «Converteren»
Het is mogelijk dat u hierbij een foutmelding boodschap te zien krijgt. De verschillende types van foutmeldingen zijn : Blokkerende fouten Omzeilbare fouten Waarschuwingen Voorbeeld Identificatie van desbetreffende fiche Neem het volgnummer van de fiche (in dit voorbeeld is het volgnummer 3). Dit volgnummer kan u terugvinden in het tabblad «Fiches» van het bestand BOWCONVERT71.XML in de laatste kolom «Nr». Er is ook een mogelijkheid het XML-bestand te openen in een browser of tekstverwerker en via het lijnnummer dat vermeld werd in de «Lijst van de fouten» de fout te gaan opsporen (in dit voorbeeld bevindt de fout zich op lijn 144). STAP 7 Verzendingen van het bestand KLIK op «VERZENDEN» in het menu Verzending per bestand
Validaties «N KBO» Een KBO nummer bestaat steeds uit 10 posities beginnende met een 0. Indien het getal 0 in het begin niet zou weergegeven worden moet u het celformaat aanpassen van standaard naar tekst. «BEDRAG» In het tabblad Fiches moet u het bedrag van de schenking invoeren. Bij voorkeur zal het bedrag weergegeven worden met een komma en twee cijfers erna, dit om latere verwarring te voorkomen. Als het bedrag decimalen bevat, zal het uitgelijnd worden naar links. Als het bedrag geen decimalen bevat zal het weergegeven worden als een bedrag in Euro: 40 = 40,00 euros. «GEBOORTEDATUM» Moet altijd in volgend formaat worden weergegeven DD-MM-JJJJ bv. 22-08-1984 «NATIONAAL NUMMER» Hier mag geen indeling (geen streepjes, punten of spaties) gebruikt worden bv. 64120345612