Leidraad voor het testen, beoordelen en certificeren van administratieve software subset: urenadministratie en declareren (factureren) Versie 2.1 September 2016 Door onderzoeksbureau GBNED Disclaimer Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, aanvaard onderzoeksbureau GBNED geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden.
Urenadministratie en declareren (factureren) Inhoudsopgave 1. Inleiding 2.1 Functies 2.2 Basisgegevens 2.3 Plannen en budgetteren 2.4 Projecten/opdrachten 2.5 Urenregistratie 2.6 Declareren 2.7 Openstaande posten bewaking 2.8 Rapportages 2.9 Koppelingen 3. Branchegerichte pakketeigenschappen 3.1 Accountancy 3.2 Advocatuur Onderzoeksbureau GBNED www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl 2
1. Inleiding Deze subset: urenadministratie en declareren (factureren) maakt onderdeel uit van de Leidraad voor het testen, beoordelen en certificeren van administratieve software. De complete leidraad begint met het document Inleiding en algemeen, aangevuld met meerdere subsets, zoals onderhavige subset. Het is aan te bevelen om voor het doornemen van een subset kennis te nemen van het document Leidraad voor het testen, beoordelen en certificeren van administratieve software: Inleiding en algemeen. Onderzoeksbureau GBNED www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl 3
2.1 Functies Plannen en budgetteren Projecten/opdrachten registreren Urenregistratie Declareren Rapporteren Aanwezigheidsregistratie Verlofregistratie Onderzoeksbureau GBNED www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl 4
2.2 Basisgegevens Medewerkers Salariskosten per medewerker Normuren per medewerker Indicatie interne of externe medewerker Afdeling medewerker Overige basisgegevens per medewerker Gegevens per medewerker in de tijd (kunnen de gegevens per een ingangsdatum worden ingegeven) Gebruikersinstellingen Keuze tarieven inzien Keuze tarieven wijzigen Keuze declaratiebedragen wijzigen Keuze boekingen van anderen inzien (boekingen van andere gebruikers) Keuze boekingen van anderen invoeren (boekingen van andere gebruikers) Keuze invoeren negatieve aantallen Tarieven Tarief per medewerker Tarief per activiteit Tarief per medewerker, activiteit Tarief per medewerker, opdracht Tarief per opdracht, activiteit Tarief per cliënt, activiteit Tarief per cliënt, medewerker Vast bedrag per opdracht Overige tariefsamenstellingen (specificeren indien van toepassing) Ingangsdatum tarieven vast te leggen (tarieven in de tijd vastleggen) Tijdelijke tarieven vast te leggen (op basis van ingangs- en einddatum) Herrekening lopende opdrachten bij tariefwijziging Tariefkorting mogelijk (zo ja, specificeren op welke wijze) Tariefopslag mogelijk (zo ja, specificeren op welke wijze) Interne en externe tarieven (intern tarief is de kostprijs en extern tarief is te factureren) Integraal tarieven aanpassen (bijvoorbeeld tarieven medewerkers automatisch met 2% verhogen) Onderzoeksbureau GBNED www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl 5
2.3 Plannen en budgetteren Roosterfuncties (vrije dagen, werkuren, etc) Projecten/opdrachten plannen Taken met start- en einddata per taak Uren per taak plannen Medewerkers koppelen aan taken Mijlpalen met daarbinnen activiteitenplanning GANTT planning (balkenplanning) Budgettering in bedragen projecten/opdrachten 2.4 Projecten/opdrachten Onderscheid interne- en externe project/opdracht Activiteiten definiëren Fasen definiëren Status project/opdracht Meerdere kenmerken project/opdracht (zoals projectleider, naam, omschrijving) Start- en einddatum project/opdracht Koppeling grootboek/kostenplaatsen (t.b.v. financiële verantwoording) Onderzoeksbureau GBNED www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl 6
2.5 Urenregistratie Boekingsniveaus Uren/kosten direct boeken op cliënt (uren en kosten kunnen boeken en declareren zonder een opdracht of project aan te maken) Uren/kosten boeken op opdracht (er moet een opdracht zijn om te kunnen boeken) Kunnen opdrachten doorlopen na kalenderjaar Uren/kosten boeken op afdeling (bijvoorbeeld voor het boeken van intern overleg) Uren/kosten anders boeken (Zo ja, specificeren) Vastleggen uren Invoeren uren Invoeren kilometers Invoeren verschotten Invoeren materiaal Invoeren overige kosten Invoeren tijd voor tijd Invoeren indicatie declarabel Invoeren toelichting intern Invoeren toelichting voor declaratie Shortlist veelgebruikte urenboekingen per persoon Velden vorige regel overnemen Volgorde velden aanpassen Velden aan of uit zetten Via internet mutaties invoeren Via handpalm mutaties invoeren Vooraf urenstaten aanmaken Keuze centraal of decentraal urenstaten invoeren (door een centrale afdeling of door de medewerkers zelf) Urenstaten importeren vanuit andere applicatie (zo ja, specificeren vanuit welke applicaties en op welke wijze) Kunnen weekstaten gekopieerd worden? Controlefuncties Controle op normuren Fiattering ingevoerde urenstaten mogelijk Fiattering op meerdere niveaus mogelijk (zo ja, graag specificeren) Signalering maximum bedrag per opdracht Onderzoeksbureau GBNED www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl 7
2.6 Declareren Declaraties voorbereiden Afdrukken declaratievoorstel Goedkeuren declaraties Inzoomen onderliggende regels Te declareren tarieven aanpassen Te declareren uren aanpassen per regel (zowel laten vervallen als wijzigen) Te declareren verschotten en kosten aanpassen (zowel laten vervallen als wijzigen) Te declareren materiaal aanpassen (zowel laten vervallen als wijzigen) Regels blokkeren voor declareren Regels doorschuiven volgende periode Interne toelichting declaratie Interne toelichting declaratieregel Per periode voorbereiden en voorstel Per client voorbereiden en voorstel Per opdracht voorbereiden en voorstel Per selectie voorbereiden en voorstel (zo ja, graag specificeren) Declaraties corrigeren Urenregels afboeken met autorisatie Declaraties automatisch terugdraaien (nadat declaraties gefactureerd en verwerkt zijn) Declaraties opslagen Via percentage tarieven Via percentage per opdracht Handmatig op te geven bedrag Overige opslag (Zo ja, specificeren op welke wijze) Declaraties voorschotten Voorschot per client mogelijk (zowel vastleggen als factureren) Voorschot per opdracht mogelijk (zowel vastleggen als factureren) Voorschot per periode mogelijk (bijvoorbeeld een vast voorschotbedrag per maand) Voorschot verrekenen met (eind)declaratie Voorschot is eindafrekening (geen opbrengst via uren e.d.) Inzicht in openstaande voorschotten (zo ja, graag specificeren) Declaraties factureren Export journaalpost t.b.v boekhouding Automatische incasso's Verzamelfacturen per cliënt Aparte factuurdebiteur mogelijk (Meerdere cliënten met dezelfde betalingsplichtige) Onderzoeksbureau GBNED www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl 8
Kostprijs boeken naar keuze Elektronisch factureren Elektronisch factureren in UBL-formaat mogelijk? Met PDF voor de gebruiker. Deelgenomen aan de UBL Ketentest? Elektronisch factureren in ander formaat mogelijk? Zo ja, welk formaat. Declaraties opvragen Conceptdeclaraties Export declaraties (zo ja, specificeren op welke wijze en in welke formaten) Kopie (verzonden) declaraties Historie declaraties Per declaratie onderliggende mutaties (zoals uren, materiaal en kosten) Declaraties opmaak Uren en kostenspecificatie bij factuur Opmaak factuur in Word Opmaak factuurspecificatie in Word Zelf factuurlayout kunnen indelen Uren kunnen verdichten (zo ja, specificeren) Kosten kunnen verdichten (zo ja, specificeren) Aparte factuurtekst per activiteit Factuurlayout in meerdere talen Taalkeuze (layout) per relatie Layout per relatie Onderzoeksbureau GBNED www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl 9
2.7 Openstaande posten bewaking Aanmaningen Openstaande postenlijst opvragen Vervaldatum achteraf aan te passen Afboeken betaalde declaraties (facturen) Inlezen en afletteren elektr. bankafschrift Wordt betalingshistorie bijgehouden 2.8 Rapportages Rapportages per medewerker (graag specificeren welke rapportages) Rapportages per cliënt (graag specificeren welke rapportages) Rapportages per opdracht (graag specificeren welke rapportages) Rapportages per afdeling (graag specificeren welke rapportages) Onderscheid geschreven en gedeclareerde uren Onderscheid gepland, besteed en nog te besteden (estimate te complete) Inzicht in onderhanden werk (In bedragen en aantallen, als opdracht over een kalenderjaar heenloopt) Overige rapportages (graag specificeren welke rapportages) Onderzoeksbureau GBNED www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl 10
2.9 Koppelingen Financiële administratie Salarisadministratie Projectenadministratie Dossieradministratie Personeelsadministratie Tijdregistratie Planning Relatiebeheer Overige koppelingen Onderzoeksbureau GBNED www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl 11
3. Branchegerichte pakketeigenschappen 3.1 Accountancy Inzicht declaraties wettelijke controles p/cliënt Inzicht declaraties overige opdrachten p/cliënt Inzicht historie mutaties minimaal 7 jaar 3.2 Advocatuur Facturering aan derde partij Meerdere facturen en debiteuren per dossier Eindafrekening Raad voor rechtsbijstand (voor toevoegingzaken) Verrekening depotgelden debiteur Factuurbedrag verdelen over Fee earners (de opbrengst automatisch verdelen) Uren vastleggen Uren vanuit dossier boeken Uren vanuit dagstaat boeken (per fee earner) Uren vanuit een handeling boeken (bijvoorbeeld het aanmaken van een brief) Stopwatch functie Faillissementszaken Standaard tijdschrijfgroepen (Recofa) Standaard model weergave tijdbesteding (tijdregistratie per tijdschrijfgroep) Standaard model verzoek voorschot op salaris Onderzoeksbureau GBNED www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl 12