Boekhouding - Openstaande Posten Openstaande posten administratie. Onder de gebruikers van Jack is er, vooral in de periode van de jaarafsluiting, behoefte aan een nader inzicht in de debiteuren en crediteurenadministratie. Hiertoe is bij Bewotec de openstaande posten administratie doorontwikkeld. Het is nu mogelijk geworden historische lijsten te draaien op een latere datum. Aan mutaties die vanuit de boekingsadministratie worden doorgegeven aan de financiële administratie worden nu boekingstypes meegegeven die het mogelijk maken specificaties op te vragen van de openstaande posten in de debiteuren en de crediteurenadministratie. Daarbij gaan we ervan uit dat in uw administratie alle debiteuren en crediteurenrekeningen als openstaande posten rekening zijn gedefinieerd. U kunt dit nazien middels de functie Boekhouding / lijsten / grootboekrekeningen. Achter de rekeningnaam is aangegeven of er sprake is van een op rekening ( OP = ja). Indien dat niet het geval is, zal de volgende functie dit automatisch voor u corrigeren. Indien u na de update voor het eerst naar de OP-administratie gaat, zal het volgende scherm verschijnen: De functie corrigeert alle OP-items en vult deze aan met de noodzakelijke informatie. We maken er u op attent, dat alle handmatig gewijzigde teksten in de OP-regels (indien u deze al eerder gebruikt hebt) door de standaardinformatie aangepast zal worden. Om te kunnen garanderen, dat de gewenste lijsten bij de eindejaarsprocedure goede resultaten leveren, moet deze correctie éénmalig gestart worden. Het keuzescherm voor de selectie van de openstaande posten is te vinden onder Boekhouding / Openstaande posten Het volgende scherm komt dan op:
U ziet dat er een groot aantal mogelijkheden bestaat om een bepaalde selectie te maken. Het is mogelijk te selecteren op debiteuren en crediteurennummers, op vertrekdatum, op referentiedatum (datum waarop mutatie in de administratie is opgenomen, dit is niet de datum van de mutatie) etc. Daarnaast kunt u de boekingstypes aangeven waarop de selectie gemaakt moet worden. Wij geven een aantal zinvolle voorbeelden waarbij wij de volgende uitgangspunten hanteren: De debiteurennummers bevinden zich binnen de volgende reeks: 100000 159999 De crediteurennummers bevinden zich in de volgende reeks: 160000 169999 OPENSTAANDE POSTEN DEBITEUREN Aan het eind van het boekjaar is er een totaal bedrag te zien op de verzamelrekening debiteuren. Het totaal per debiteur kan opgevraagd worden door de lijst rekeningen met saldo uit te draaien. Het was tot nu toe niet mogelijk om een aansluitende specificatie te krijgen van de onderliggende openstaande boekingen per debiteur. Om deze lijst te krijgen moeten de volgende variabelen worden ingegeven:
Deze selectie produceert een lijst per openstaande boeking die in totaal aansluit met het debiteurensaldo per 31 december 2004. Het is hier niet nodig hier een boekingstype aan te geven, men heeft de selectie al beperkt tot de debiteuren. We hebben als referentie datum 01.01.2001 genomen omdat het in theorie mogelijk is dat er zeer oude openstaande posten onbetaald zijn. Hiermee heeft u de aansluiting met de debiteurenlijst ONTVANGEN AANBETALINGEN Een andere nuttige lijst is de ontvangen aanbetalingen op reizen die na balansdatum vertrekken. Dit is vooral van belang voor reisbureaus die op vertrekdatum werken. De selectie is dan als volgt: Wij vragen hier feitelijk: geef mij alle mutaties van alle debiteuren waarvan in het boekjaar 2004 een mutatie is geweest en waarvan de vertrekdatum pas in het jaar 2005 valt. Op deze manier is het mogelijk de debiteuren te splitsen in aanbetalingen en "normale" debiteuren. OPENSTAANDE POSTEN CREDITEUREN Aan het eind van het boekjaar is er een totaal bedrag te zien op de verzamelrekening crediteuren. Het totaal per crediteur kan opgevraagd
worden door de lijst rekeningen met saldo uit te draaien. Het was tot nu toe niet mogelijk om een aansluitende specificatie te krijgen van de onderliggende openstaande boekingen per crediteur. Om deze lijst te krijgen moeten de volgende variabelen worden ingegeven: Deze selectie produceert een lijst per openstaande boeking die in totaal aansluit met het crediteuren per 31 december 2004. Het is hier niet nodig hier een boekingstype aan te geven, men heeft de selectie al beperkt tot de crediteuren. Hiermee heeft u de aansluiting met de crediteurenlijst. VOORUITGEBOEKTE INKOOP Het komt vaak voor dat de inkoop van een touroperator al ruimschoots voor de vertrekdatum is ontvangen en geboekt. Als boekingsdatum wordt vaak de datum van de inkoopfactuur gebruikt. De winst wordt veelal wel op vertrekdatum geboekt. Om inzicht te krijgen in de vooruitgeboekte inkoop is de volgende selectie te maken:
In woorden: Geef mij alle crediteurenmutaties zonder de reeds gedane betalingen tot en met de datum 31 december 2004 die betrekking hebben op reizen in het jaar 2005. Ofwel, geef de vooruitgeboekte inkoop. Dit zijn slechts enkele voorbeelden van mogelijke rapportages uit de openstaande posten administratie. De mogelijkheden voor het selecteren zijn zeer uitgebreid en door deze nieuwe optie is een belangrijke verbetering in de programmatuur gerealiseerd.