Uitleg voor experts is het gedeelte van www.schoolaanzet.nl dat speciaal is ingericht voor experts, deelnemende scholen en besturen. Het gedeelte is alleen bereikbaar met een login en wachtwoord en biedt de gebruiker een persoonlijk dashboard voor het School aan Zet-proces. U heeft uw logingegevens gekregen via de e-mail en u kunt nu beginnen met! Deze handleiding legt u uit hoe u gebruikt. Inhoudsopgave 1. Wat kunt u als expert doen op? >> 2. Uw dashboard >> 3. Een afspraak plannen met een bestuur >> 4. Voorbereiding op een gesprek >> 5. Gespreksverslag uploaden >> 6. Wat doet de school? >> 7. Support >>
>> 1. Wat kunt u als expert doen op? U kunt: - Een overzicht bekijken van de scholen die aan u zijn gekoppeld. Dit overzicht is gesorteerd in scholen waarvan de gesprekken al zijn gehouden, scholen waarvan het gesprek is ingepland en scholen die nog geen gesprek hebben ingepland. - Van deze scholen kunt u de formulieren downloaden, die vormen de voorbereiding voor de gesprekken. - Indien dit van toepassing is, kunt u ook een afspraak inplannen met het bestuur van een aantal deelnemende scholen. - Na het gesprek uploadt u het gespreksverslag. - Via kunt u bij vragen of opmerkingen via een speciaal contactformulier voor experts contact met ons opnemen. Eerste keer inloggen Het -gedeelte is bereikbaar door op de homepage www.schoolaanzet.nl rechtsboven te kiezen voor inloggen. Er verschijnt dan een scherm waar u uw inloggegevens invoert. Bij de eerste keer inloggen stelt u uw eigen wachtwoord in. Dit is belangrijk voor de veiligheid van uw account. U logt eerst in met de inloggegevens die u per e-mail heeft gekregen. Daarna verschijnt een scherm waarmee u uw eigen wachtwoord kunt kiezen. U bent vervolgens gelijk ingelogd met dit nieuwe wachtwoord, bewaar dit goed! Wachtwoord kwijt? U ziet onder de inlogvelden wachtwoord vergeten staan. Als u hierop klikt, vult u daarna uw e-mailadres in. U ontvangt vervolgens een e-mail op dat adres met instructies hoe u uw wachtwoord opnieuw kunt instellen.
>> 2. Uw dashboard Na het inloggen ziet u rechtsboven dat u bent ingelogd. In het blokje staat uw gebruikersnaam en daaronder het aantal openstaande taken. Deze taken vindt u terug in uw dashboard op het midden van scherm. Een taak is het inplannen van een gesprek of het uploaden van een gespreksverslag. U ziet in uw dashboard een overzicht van alle scholen die aan u zijn gekoppeld. Dit koppelen gebeurt door de backoffice van School aan Zet. U ziet drie tabs: te plannen, gepland en gehouden. Tab 1: Te plannen Dit zijn scholen waarvoor nog geen gesprek staat gepland. Daarbinnen zijn twee mogelijkheden: - U ziet een button met afspraak maken. Het is de bedoeling dat u contact opneemt met het bestuur van de school om een afspraak te maken voor meerdere scholen, maximaal 6 per sessie van 3 uur. U vult in het formulier de gegevens in van de school en de datum, tijd en locatie van het gesprek. Zie ook 3. Afspraak maken met een bestuur. - U ziet toegewezen aan school Dit betekent dat de school zich zelfstandig inschrijft voor een inloopdag. Zij hebben daar een uitnodiging voor gekregen en zodra er een datum is gekozen, verschijnt de datum van het gesprek ook in uw dashboard. Tab 2: Gepland Dit is een overzicht met alle scholen die aan u zijn gekoppeld, en waarvoor een afspraak voor een gesprek gepland staat. U kunt de documenten per school bekijken en downloaden. Zie ook 4. Voorbereiding op gesprek. Tab 3: Gehouden Dit is een overzicht met alle scholen die aan u zijn gekoppeld en waarvan het gesprek is gehouden. U uploadt het gespreksverslag per school, Zie ook 5. Gespreksverslag uploaden.
>> 3. Een afspraak maken met een bestuur Deze functie is alleen van toepassing bij PO-en (V)SOscholen. VO-scholen plannen altijd zelf hun gesprek in. De administratie van School aan Zet verdeelt scholen in twee groepen. De eerste groep bestaat uit eenpitters en besturen met maximaal twee scholen. Deze noemen wij Inloopdagscholen. Deze scholen plannen zelf een gesprek in door middel van een planmodule. NB: U krijgt van ons ook de mogelijkheid uw beschikbaarheid aan te geven voor dezelfde inloopdagen. U wordt hier apart over geïnformeerd. Zodra de dagen zijn ingepland en wij scholen aan experts hebben gekoppeld, ziet u dit ook terug in. De andere groep wordt gevormd door besturen waarvan drie of meer scholen meedoen aan School aan Zet. Dit zijn de Op locatie-scholen. Voor deze scholen hebben wij de experts al gekoppeld. U ziet de scholen en besturen in uw tab Te plannen en neemt contact op met het bestuur voor een afspraak. Dit doet u als volgt: Stap 1: Het bestuur selecteren en de gegevens ophalen. Dit doet u door op een van de scholen uit dat bestuur te klikken. Stap 2: Het bestuur telefonisch of per e-mail benaderen en een afspraak maken. Stap 3: Is de afspraak gemaakt, dan registreert u deze vervolgens in. Dit doet u door weer op de school te klikken en bij het schooldossier te kiezen voor Afspraak maken. U ziet dan een formulier. Stap 4: In het formulier vult u de gegevens in van de school en welke datum is gekozen voor het gesprek. Belangrijk is ook om in het veld locatie het adres in te vullen waar het gesprek plaatsvindt. Deze informatie wordt opgeslagen in de projectadministratie en komt terug in uw dashboard. Het kan zijn dat hier een paar dagen overheen gaat. Klik op Maak afspraak.
>> 4. Voorbereiding op een gesprek Elke deelnemende school uploadt documenten ten bate van de gesprekken. Voor elke fase zijn deze documenten verschillend en zijn ze anders voor PO, VO en (V)SO. U kunt per school deze documenten bekijken en downloaden, zodat u goed bent voorbereid. Dit doet u zo: Stap 1: Ga naar de tab Gepland Stap 2: Klik op de betreffende school Stap 3: Ga naar de tab bestanden en kies bekijken. Het document opent en u kunt het vervolgens opslaan of printen. Het is ook mogelijk een schooldossier te printen. U krijgt dan een overzicht met de gegevens van de school en welke documenten zij hebben aangeleverd. De volledige documenten zitten hier echter niet bij. U print een dossier door te kiezen voor print dossier. >> 5. Gespreksverslag uploaden Na het gesprek uploadt u het gespreksverslag. U heeft dit verslag gemaakt in Excel. Uploaden doet u zo: Stap 1: Ga naar de tab Gehouden Stap 2: Kies de school waarvoor u het gespreksverslag wilt uploaden, vervolgens komt u in het schooldossier. Stap 3: Achter de regel met Overdracht gesprek / verslag ziet u voer uit staan. Klik hier op. Stap 4: Kies het bestand dat u wilt uploaden. Daarnaast vinkt u de thema s aan. Het opmerkingenveld: Is bedoeld voor opmerkingen die niet aan de school worden gecommuniceerd, maar die wel belangrijk zijn voor de overdracht naar de expert die het volgende gesprek gaat houden. Denk bijvoorbeeld aan vertrouwelijke informatie. De thema s: Dit is een belangrijk onderdeel, want na het uploaden van het gespreksverslag van het ambitiegesprek worden scholen gekoppeld aan thema s en ligt dit ook vast in de projectadministratie. U vinkt de thema s aan waarmee de school aan de slag gaat. Deze thema s zijn afgesproken in het ambitiegesprek. Klik op verstuur.
>> 6. Wat doet de school? School aan Zet voorziet alle deelnemende scholen van logingegevens. Zij kunnen hiermee op hun eigen Mijn School aan Zet-gedeelte komen. Hier uploaden zij de documenten. U haalt de documenten op uit het dossier en zo kunt u zich optimaal voorbereiden voor het gesprek. School aan Zet stuurt reminders naar de scholen (zie Reminders) om de school eraan te herinneren de documenten op tijd aan te leveren. Belangrijk is dat scholen alleen de documenten uploaden waarvoor School aan Zet formulieren heeft gemaakt, en ook alleen in het bestandstype dat is aangegeven (meestal is dit Excel). De te uploaden documenten zijn: PO: - Vertreksituatie PO (voor Ambitiegesprek): een Excelbestand waarin de school op de thema s aangeeft waar ze nu staat. - Bouwsteen-informatie (voor Themagesprek 1): de school geeft in een Excel-bestand aan binnen welk thema zij een bouwsteen gaat maken. - Bouwsteen (voor Themagesprek 2): de school maakt een poster van de bouwsteen in Powerpoint. - Zelfevaluatie (voor Reflectiegesprek): de school vult een zelfevaluatie in. VO: - Streefdoelen VO voor ambitiegesprek (voor datum Ambitiegesprek): een Excelbestand waarin de school op de thema s haar huidige situatie en doelen aangeeft. - VO-nulmeting (voor Ambitiegesprek): de school uploadt hier de informatie uit de Prestatiemonitor, afkomstig uit Vensters voor Verantwoording. Dit kan in Word of PDF. - Streefdoelen VO na ambitiegesprek (na datum Ambitiegesprek): het kan zijn dat er na het gesprek wijzigingen komen op het eerder geüploade Steefdoelenformulier. De school kan een nieuwe versie uploaden. - Bouwsteen-informatie (voor Verdiepingsgesprek): de school geeft in een Excel-bestand aan binnen welk thema zij een bouwsteen gaat maken. - Bouwsteen (voor Themagesprek): de school maakt een poster van de bouwsteen in Powerpoint. - Zelfevaluatie (voor Reflectiegesprek): de school vult een zelfevaluatie in. (V)SO: - Vertreksituatie (V)SO (voor Ambitiegesprek): een Excelbestand waarin de school op de thema s aangeeft waar ze nu staat. - Bouwsteen-informatie (voor Verdiepingsgesprek): de school geeft in een Excel-bestand aan binnen welk thema zij een bouwsteen gaat maken. - Bouwsteen (voor Themagesprek): de school maakt een poster van de bouwsteen in Powerpoint. - Zelfevaluatie (voor Reflectiegesprek): de school vult een zelfevaluatie in. Samenwerkingsovereenkomst Naast de te uploaden documenten vragen we de school ook de samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen. Deze gaat in op de wederzijdse verplichtingen. De school geeft middels een vinkje akkoord op de voorwaarden, zij moeten dit voor het tweede gesprek gedaan hebben. Reminders Via en de achterliggende projectadministratie worden reminders gestuurd naar scholen, maar ook naar u. Er zijn termijnen afgesproken waarbinnen scholen de benodigde documenten moeten uploaden. >> 7. Support Heeft u vragen of problemen? Neem dan contact op met de administratie van School aan Zet. Zij helpen u verder. U gebruikt hiervoor het formulier in uw dashboard Contact en support. Zet uw vraag in het opmerkingenveld en vermeld eventueel het SaZ-nummer van de school waar het om gaat. U kunt ons ook bellen, zie voor de contactgegevens of experts@schoolaanzet.nl www.schoolaanzet.nl