BUSINESSPLAN juni 2016-juni 2019
VOORWOORD INHOUDSOPGAVE De Leidse regio krijgt een regionaal Expat Centre. Hier kunnen buitenlandse kenniswerkers (expats) terecht met vragen, een gemeentelijke inschrijving of doorverwijzingen naar scholen en verenigingen. Voor bedrijven en gemeenten is het een kennisplek waar zij op de hoogte kunnen blijven van nieuwe trends en ontwikkelingen. Het Expat Centre is een initiatief van Economie071, een samenwerking van ondernemers, overheden en de onderwijs- en kennisinstellingen in de Leidse regio. Expats zijn belangrijk voor de regionale economie en juist daarom is de samenwerking op regionaal vlak zo belangrijk. Door het Expat Centre op de schaal van de regio te organiseren en te exploiteren, profileert de Leidse regio zich als internationale kennisregio. Dit is van toegevoegde waarde voor de expats zelf, voor de betrokken organisaties, voor de regio als geheel maar ook voor toekomstige internationale bedrijven die deze service zeker in hun vestigingsmotief zullen meewegen. We kijken dan ook uit naar de start van dit nieuwe centrum! De bestuurlijk opdrachtgevers vanuit Economie071: Wendelien Tönjann Wethouder gemeente Oegstgeest Inge Nieuwenhuizen Wethouder gemeente Voorschoten Henk Gerla Lid Raad van Bestuur LUMC 3 1. INTRODUCTIE 3 1.1 AANLEIDING 3 1.2 AMBITIE 3 1.3 DOELGROEPEN 4 1.4 AANTALLEN 5 1.5 FASERING 5 2. OPDRACHT & GESCHIEDENIS 6 3. CONCEPTUEEL MODEL 6 3.1 DIENSTVERLENING 6 3.1.1 Basisdienstverlening ECL 7 3.1.2 Aanvullende dienstverlening ECL 8 3.2 LOCATIE 9 3.3 COMMUNICATIE 9 4. ORGANISATIE & PERSONEEL 9 4.1 ORGANISATIEVORM 11 4.2 PERSONEEL 11 5. FINANCIERINGSMODEL 11 5.1 FINANCIERING OVERHEIDSDIENSTVERLENING & INFORMATIEVOORZIENING 12 5.2 FINANCIERING PRIVATE SERVICES & SOCIALE ACTIVITEITEN 12 5.2.1 Partnership Programma 12 5.2.2 Lidmaatschapsbijdrage 12 5.2.3 Corporate Programma 12 5.3 KLANTBIJDRAGE 12 5.4 FINANCIËLE RISICO S 13 5.5 BEGROTING EN DEKKINGSPLAN ECL 13 5.5.1 Begroting en Dekkingsplan Overheidsdienstverlening & Informatievoorziening ECL (ACCESS) 14 5.5.2 Begroting en Dekkingsplan Private Services en Activiteiten ECL 15 BIJLAGE 1: PLANNING ONTWIKKELING & BESLUITVORMING 16 BIJLAGE 2: COMMUNICATIEPLAN 19 BIJLAGE 3: CORPORATE PROGRAMMA ECL
EXPAT CENTRE LEIDEN BUSINESSPLAN juni 2016-juni 2019 3 INTRODUCTIE 1.1 Aanleiding De aanwezigheid van kennismigranten, wetenschappelijk onderzoekers, internationale studenten en trainees is een noodzakelijke en essentiële voorwaarde voor de Leidse economie, productiviteit en innovatiekracht. Tussen 2009 (6.400) en 2013 (10.700) is het aantal internationale werknemers, studenten en zelfstandigen in de regio Leiden bijna verdubbeld 1. Om deze doelgroepen aan te trekken en te behouden is in 2010 het Expat Centre Leiden (ECL) van start gegaan met het aanbieden van dienstverlening aan deze groep internationals. Na deze eerste 5 jaar heeft de stuurgroep Economie 071 vastgesteld dat de bekendheid van het ECL bij internationals en hun werkgevers laag is en dat hiertoe de inhoudelijke en financiële opzet van het huidige ECL tegen het licht gehouden moet worden. 1.2 Ambitie De Leidse regio heeft de ambitie om zich als internationale kennisregio te profileren. Om dit te kunnen doen zijn een aantal randvoorwaarden noodzakelijk. Het rapport Waardeschepping met Kennis (Bureau Blaauwberg, 2012) dat in opdracht van de Universiteit van Leiden, het LUMC en de gemeente Leiden is opgesteld geeft aan dat het van groot belang is om bij verdergaande internationalisering te beschikken over een goed functionerend Expat Centre Leiden en een welcoming program voor internationale kenniswerkers. Deze conclusie is vertaald in de volgende doelstellingen van de Economische Agenda Leidse Regio: Het aanbieden van kwalitatief betere en toegankelijkere dienstverlening voor internationals in de regio Leiden door middel van een zoveel mogelijk geïntegreerd (en dus efficiënter ingericht) pakket aan digitale en fysieke (overheids)dienstverlening in de verschillende fases van oriëntatie en vestiging (coming to, settling in, living in en leaving to); Branding van de regio als aantrekkelijke vestigingsplaats voor internationals, bedrijven, kennisinstellingen en organisaties, welke gebruikt kan worden in de internationale acquisitie; Een samenhangend, eenduidig financieringsmodel voor publieke en private financiers van het ECL en de internationaliseringsagenda. Met het ECL wil de regio Leiden door het snel en efficiënt afhandelen van (rijks) overheidsdienstverlening en door de verstrekking en levering van vraaggestuurde informatie en activiteiten een positieve bijdrage leveren aan het vestigingsklimaat. Hiermee wordt de Leidse regio nog aantrekkelijker voor internationals, internationale bedrijven, kennisinstellingen en organisaties om zich te vestigen en te blijven. 1.3 Doelgroepen 1 Decisio-rapport: Economische analyse internationale werknemers, studenten en zelfstandigen Nederland (Regiorapportage Leiden, juni 2015) Voor het omschrijven van de doelgroepen voor de overheidsdienstverlening worden de bestaande definities van de Immigratie- en Naturalisatiedienst gebruikt. Het ECL richt zich op de doelgroepen kennismigranten, wetenschappelijk onderzoekers, zoekjaarstudenten, hoogopgeleiden, freelancers en EU-burgers die voldoen aan de voorwaarden voor bovenstaande doelgroepen (inclusief partners en kinderen).
EXPAT CENTRE LEIDEN BUSINESSPLAN juni 2016-juni 2019 4 OPBRENGSTEN EXPAT CENTRE LEIDEN 1. Faciliteren bestaande en nieuwe bedrijven en hun werknemers De bedrijven in de Leidse regio zijn veelal kennis intensief en internationaal georiënteerd. Dit betekent dat het waardevolste bezit van een bedrijf zijn/haar werknemer (Human Resources) is. Om de werknemers te behouden, zorgt het bedrijf voor aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden. Meer en meer is voor de werknemer ook het leefklimaat een belangrijke factor (wonen in een aantrekkelijke omgeving, onderwijs, cultuur, etc). Dit geldt zeker voor internationale werknemers. Een bedrijf kan hier zelf niet zoveel aan doen, maar een expatcentre zou hierin wel een rol van betekenis kunnen hebben. Een expatcentre kan hulp bieden bij basisbehoeften zoals een snelle eerste inschrijving bij de gemeente, informatie over onderwijsvoorzieningen, maar ook bij het geven van informatie over wonen en leven in deze regio. Wanneer een bedrijf uitbreiding of verplaatsing overweegt, kijkt het in eerste instantie naar voldoende aanwas van potentiële werknemers. Het is dus van belang deze werknemers tevreden te houden. 2. Community building Voor nieuwe internationals is het lastig om hun weg te vinden in de eerste fase na aankomst in de Leidse regio. Op dit moment is er voor hen niet een duidelijk aanspreekpunt in de Leidse regio. Het expatcentre kan dit gezicht zijn en kan het bijeenbrengen van internationals en het opzetten van netwerken vergemakkelijken. Dit is bovendien belangrijk omdat internationale kenniswerkers steeds vaker een hoogopgeleide partner hebben die meekomt en ook een nuttige invulling aan zijn/haar leven wil geven. Wanneer een partner niet gelukkig is, vergroot dit de kans op vertrek uit de regio. Een goede eerste opvang en hulp bij het opzetten van een sociaal netwerk is daarom van groot belang. regelmatig vragen over hoeveel woningen er nodig zijn voor expats, of er nog een internationale school bij moet komen en wat de verdere behoeften van internationals zijn. Het expatcentre kan door haar functie van eerste aanspreekpunt voor internationals gebruikt worden om hier meer inzicht in te krijgen. Dit kan bijvoorbeeld door een international panel vragen te stellen (middels enquête) over verschillende onderwerpen. De gemeentes en instellingen kunnen waar nodig hierop inspelen door beleid of aanbod aan te passen aan de geuite wensen. 1.4 Aantallen Een nauwkeurige onderbouwing voor het aantal internationals in de Leidse regio, is recentelijk vastgesteld in een onderzoek dat onderzoeksbureau Decisio in opdracht van 9 expatcentra en de Netherlands Foreign Investment Agency (NFIA) heeft gedaan. In dit onderzoek zijn drie categorieën internationals onderscheiden: internationale werknemers, internationale studenten en internationale zelfstandigen. Tussen 2009 en 2013 laten al deze categorieën in de Leidse regio een stijging zien. Grafiek 1: Ontwikkeling aantal internationals in de Leidse werk-regio 9000 8000 7000 6000 3. Profilering van de Leidse regio als internationale kennisregio De Leidse regio heeft de ambitie om zich internationaal verder te profileren. De universiteit, LUMC, het Bio Science Park, en ook een heel aantal bedrijven in deze regio opereren internationaal. Deze ambitie betekent dat de regio dit ook moet uitstralen. Een goede engelstalige online informatievoorziening en de mogelijkheid om persoonlijke hulp te krijgen is daarbij van groot belang. Het expatcentre is een eerste portal die deze functie kan vervullen. 4. Signaalfunctie Een expatcentre heeft de mogelijkheid om bij internationals informatie in te winnen over verschillende onderwerpen zoals huisvesting, onderwijs en cultuuraanbod. Er zijn 5000 4000 3000 2000 1000 0 Internationale Internationale Internationale werknemer studenten zelfstandigen 2009 2013
EXPAT CENTRE LEIDEN BUSINESSPLAN juni 2016-juni 2019 5 1.5 Fasering Voor het realiseren van het ECL wordt een aantal fases doorlopen (zie onderstaand figuur 1). Hierin is alle reeds aanwezige informatie vanuit bestaande businessplannen en al bekende wensen van (rijks)overheids- en private partners als basis gebruikt. De inhoudelijke en financiële opzet van het businessplan richt zich op de jaren 2016-2018. Gedurende deze periode worden er meerdere evaluatiemomenten gehouden. Eind 2018 wordt er een beslissing genomen over de inhoudelijke en financiële voorwaarden waaronder het ECL wordt voortgezet. Zie bijlage 1: Planning Ontwikkeling en Besluitvorming voor een gedetailleerde uitwerking van de te doorlopen fases. Figuur 1: Fasering Ontwikkeling ECL Consultatiefase en Ontwikkeling Scenario s (maart-mei 2015) Pilotfase (augustus-december 2016) Ontwikkeling Businessplan (aug 2015-juni 2016) Groeifase (2017-2018) Implementatiefase (mei-juli 2016) Structurele fase (2019 - ) OPDRACHT & GESCHIEDENIS Op 16 april 2015 heeft Economie 071 gezamenlijk met Leiden Marketing opdracht gegeven voor de ontwikkeling van een businessplan voor de opzet van een hernieuwd Expat Centre Leiden (ECL). Hiertoe is een projectteam met een vertegenwoordiging van alle strategische partners uit de regio Leiden opgezet, welke op basis van regelmatig overleg en met hulp van een extern adviseur tot voorliggend businessplan is gekomen. Uit de stuurgroep Economie071 zijn de volgende bestuurlijke trekkers opgestaan voor het project ECL en zij hebben het mandaat van de stuurgroep om het businessplan definitief goed te keuren: Henk Gerla (LUMC), Inge Nieuwenhuizen (Voorschoten) en Wendelien Tönjann (Oegstgeest). Voorafgaand aan het vaststellen van het businessplan is door alle financiële partners van het ECL in mei 2016 goedkeuring gegeven aan de begroting en dekkingsbijdragen voor de eerste 3 jaren, start vanaf juni 2016. Voor de totstandkoming van het businessplan zijn de best-practices van de bestaande expatcentra in Nederland (waaronder Amsterdam, Den Haag, Eindhoven, Twente en Groningen) en de specifieke kenmerken van de Leidse regio als basis genomen. De waarde van het ECL neemt voor al haar gebruikers toe wanneer meerdere overheids- en private dienstverlening gecombineerd kan worden aangeboden. Binnen het ECL gaan in ieder geval de gemeenten uit de Leidse regio hun dienstverlening gecombineerd aanbieden. Het ECL is de eerste vijf jaar van haar bestaan vormgegeven onder Leiden Marketing en fysiek ingetrokken bij het Visitor Centre Leiden. Na deze eerste operationele periode van het ECL is vast te stellen dat de bekendheid onder potentiële gebruikers (bedrijven en instellingen met internationale kenniswerkers) laag is. Om daadwerkelijk van meerwaarde te zijn voor het (internationale) vestigingsklimaat van de Leidse regio zijn de rol en de functie van het ECL opnieuw tegen het licht gehouden. Hierbij is er gekeken naar waar en door wie geïnvesteerd moet worden om daadwerkelijk een optimale dienstverlening ten behoeve van internationals, hun familieleden en hun werkgevers te kunnen bewerkstelligen. Het resultaat van deze inventarisering is terug te vinden in dit businessplan.
EXPAT CENTRE LEIDEN BUSINESSPLAN juni 2016-juni 2019 6 CONCEPTUEEL MODEL 3.1 Dienstverlening In de huidige situatie moeten internationals langs verschillende instanties voor de benodigde overheidsdienstverlening, informatievoorziening, private services en sociale activiteiten. Dit zorgt ervoor dat internationals een gecompliceerd traject langs verschillende loketten moet afleggen. Het ECL verzorgt voor internationals een One-stop-shop waarbinnen de formaliteiten, de services en sociale activiteiten in de vier fases van oriëntatie en vestiging worden ingedeeld: Coming to: Oriëntatiefase waarbij de international nog in het buitenland is en vooral op zoek is naar goede online informatie. Settling in: Eerste fase na aankomst in Nederland waarin de international vooral behoefte heeft aan geïntegreerde dienstverlening. Een welkom in de Leidse regioprogramma dat een aantal keer per jaar georganiseerd wordt is hierin een essentieel onderdeel. Living in: Fase van socialisatie en integratie van de international. Leaving to: Het vertrek uit Nederland waarbij de international rekening moet houden met bijvoorbeeld het opzeggen van contracten en het uitschrijven uit de gemeente. De (digitale) informatievoorziening en dienstverlening van alle partners binnen het ECL worden volgens deze vier fases gestructureerd en geïntegreerd (zie ook figuur 2). Het ECL biedt internationals overheidsdienstverlening, informatievoorziening, private services en sociale activiteiten in al deze vier fases van oriëntatie en vestiging in de Leidse regio. Het aanbieden van de informatievoorziening en dienstverlening op het ECL wordt na het eerste jaar geëvalueerd en leidt tot een kwantitatieve en kwalitatieve 0-meting naar het aantal internationals en hun wensen. De resultaten van deze 0-meting worden als basis gebruikt voor de monitoring van de beoogde inhoudelijke en financiële resultaten van het ECL. Figuur 2: Conceptueel model ECL Coming to Living in 3.1.1 Basisdienstverlening ECL ECL Overheidsdienstverlening & Informatievoorziening Private Services & Sociale Activiteiten Settling in Leaving to Procedures Overheidsdienstverlening De ECL-overheidsdienstverlening en informatievoorziening vormt de basis van het ECL en richt zich op alle organisaties en kennisinstellingen waarvan internationals zich vestigen op een huisadres of bedrijfsadres in een van de aangesloten gemeenten: Leiden, Leiderdorp, Voorschoten, Zoeterwoude, Oegstgeest en Katwijk. Het informeren en assisteren bij de procedures bestaat uit verschillende soorten dienstverlening die nodig is bij het regelen van alle vereisten van de rijksoverheid. Door de dienstverlening van de gemeenten in de Leidse regio zoveel mogelijk te integreren kan kwalitatief goede en efficiënte hulp geboden worden.
EXPAT CENTRE LEIDEN BUSINESSPLAN juni 2016-juni 2019 7 Het geïntegreerd aanbieden van de overheidsdienstverlening wordt vastgelegd in een overeenkomst tussen de aansluitende gemeenten. De procedures voor inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie en het verstrekken van het BSN-nummer vinden plaats op de maandag-, woensdag- en vrijdagmiddag tussen 15.00 en 17.00 uur. Als er behoefte is aan een ochtendopenstelling kan hier een middag mee worden gewisseld. Voor de inschrijving wordt 15 minuten ingepland. Afspraken worden achter elkaar ingepland en wanneer de maandag-, woensdag- en vrijdagmiddag niet afdoende zijn wordt er eerst uitgebreid naar vijf middagen in de week en vervolgens naar hele dagen. Voor gemeenten uit de Leidse regio die zich bij het ECL willen aansluiten gelden de volgende voorwaarden: 1. Mandateren van een BRP-medewerker om de voor-inschrijvingen in de Basisregistratie Personen (BRP) voor hun gemeente te doen. 2. Koppeling van het BRP-systeem tot stand brengen middels vestigingsmodule of vrijbericht. 3. Een tijdelijke inschrijving op bedrijfsadres toestaan. Na uiterlijk drie maanden wordt deze tijdelijke inschrijving omgezet naar het definitieve vestigingsadres. 4. Gemeenten dienen het BSN-nummer zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval uiterlijk de dag na de eerste afspraak op het ECL naar het nieuwe vestigingsadres van de international te sturen. Informatievoorziening Naast informatie over de aangeboden procedures wordt er ook informatie gegeven over alle overige overheidsinstanties. Vragen aangaande overheidsdienstverlening worden betrouwbaar doorverwezen naar de verantwoordelijke instantie. IND Dienstverlening Voor een mogelijke aanvulling van de dienstverlening op het ECL heeft een vertegenwoordiging van het projectteam een bezoek gebracht aan de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) om een samenwerkingsovereenkomst te bespreken. De IND neemt de beslissing over de manier waarop het kan aansluiten bij het ECL op basis van een aantal indicatoren. Gemeente Leiden en relevante gemeenten in de regio zijn goed aangesloten; Er doen een aantal bedrijven en kennisinstellingen mee aan de pilotfase zodat op termijn het minimum aantal van 500 kennismigranten per jaar wordt gehaald; Bestuurlijke en financiële dekking zijn geregeld; Opzet en afspraken van het Expat Centre Leiden zijn vastgelegd in een businessplan en desgewenst een convenant; Er zijn goede redenen om niet aan te sluiten bij een al bestaand expatcenter in de buurt. Het streven van de projectgroep is om IND dienstverlening te realiseren op locatie. Er wordt een lobby opgezet om dit te bewerkstelligen na het beginnen van eerste gezamenlijke dienstverlening door gemeentes in de Leidse regio. 3.1.2 Aanvullende dienstverlening ECL Voor de uitvoer van het programma voor de services en sociale activiteiten kan de Manager ECL afspraken maken met lokale aanbieders. De internationals spelen een belangrijke rol in de vormgeving van het programma, waarbij het ECL en haar uitvoerende partners faciliteren of participeren. Het programma is uit te splitsen in drie onderdelen: Private Services Alle informatieverzoeken, die niet te maken hebben met overheidsdienstverlening, kunnen door het ECL betrouwbaar worden doorverwezen naar alle relevante dienstverleners. Deze samenwerking wordt in contractafspraken tussen het ECL en de uitvoerende partners vastgelegd.
EXPAT CENTRE LEIDEN BUSINESSPLAN juni 2016-juni 2019 8 Voor de partners binnen dit programma gelden de volgende minimumvoorwaarden: a) het voldoen aan alle voor de partner in het kader van de door hem/haar aangeboden dienstverlening geldende wet- en regelgeving; en b) het hebben van een Engelstalige website, foldermateriaal en dienstverlening; en c) het aanleveren van referenties van minimaal twee internationals en twee internationale bedrijven voor wie de partner heeft gewerkt; en d) deelname aan het monitoringssysteem waarin internationals tweemaal per jaar om een beoordeling wordt gevraagd over de dienstverlening van de partner. Sociale Activiteiten Nadat de keuze voor de Leidse regio gemaakt is maakt een international zich, mogelijk met partner en kinderen, klaar voor vertrek en arriveert in de Leidse regio. In deze fase is het van belang om de international welkom te heten en hem of haar zich zo snel mogelijk thuis te laten voelen. Het ECL organiseert hiertoe tweemaal per jaar een welkomstevenement voor alle nieuwkomers. Op deze bijeenkomst verwelkomen de burgemeesters en middenstanders van de regio de nieuwkomers. Hiernaast gaat het ECL tweemaal per jaar een evenement organiseren dat gericht is op gemeenschapsvorming. Op deze evenementen kunnen alle organisatoren van sociale activiteiten voor een internationaal publiek zich presenteren. De sociale binding die ontstaat door een dergelijk warm welkom zorgt er in latere fases voor dat de kans op vroegtijdig terugkeren naar het land van herkomst afneemt. Hiermee dragen deze sociale activiteiten bij aan directe socialisatie en integratie in de Leidse regio. Wensen in de community worden met behulp van een international-panel geïnventariseerd en afgestemd met bestaand aanbod. Wensen waarvoor nog geen aanbod bestaat worden door de community zelf ontwikkeld. Functieontwikkeling Naast actief beleid ter bevordering van informatievoorziening en sociale activiteiten worden in een later stadium alle relevante (semi-) publieke en private partijen betrokken in de ontwikkeling van mogelijke nieuwe functies die moeten leiden tot verdere opbouw van de services en sociale activiteiten. Hiertoe wordt een international-panel samengesteld uit internationals in de Leidse regio. De wensen van dit panel worden omgezet in activiteitenprogramma s en worden in samenwerking met lokale partijen ontwikkeld en aangeboden. 3.2 Locatie Het ECL is de eerste plek waar een international terechtkomt bij het zoeken naar alle informatie omtrent vestiging in de Leidse Regio. De locatie van het ECL is bij een nieuwe aanvraag de eerste locatie waar een international de noodzakelijke overheidsdienstverlening en private services om zich in de Leidse regio te kunnen vestigen gaat voltooien. Het is uitermate belangrijk dat deze locatie goed en snel bereikbaar is en een goede eerste indruk geeft van Nederland en de geleverde overheidsdienstverlening. Uitgangspunten voor de locatie zijn derhalve: Bereikbaarheid; op maximaal 15 minuten lopen van het treinstation en op maximaal 10 minuten lopen van een parkeergarage; Zichtbaarheid; de locatie moet op afstand al makkelijk te zien en te herkennen zijn waardoor het zoeken beperkt blijft; Toegankelijkheid; de locatie moet goed toegankelijk zijn en zich bij voorkeur op de begane grond bevinden; Grootte; minimaal plaats voor 2 werkplekken, inclusief 1 af te sluiten ruimte voor de BRP en/of IND; Representativiteit; de locatie moet aansprekend zijn en klanten direct een welkom gevoel geven. Aanvullend; bij het betrekken van een locatie kan er al rekening mee worden gehouden dat er een huiskamer voor internationals gecreëerd kan worden.
EXPAT CENTRE LEIDEN BUSINESSPLAN juni 2016-juni 2019 9 Aangezien er op het ECL verschillende diensten geleverd worden is het van belang dat er tegelijkertijd zowel een omgeving voor een warm welkom als een formele omgeving gecreëerd wordt. Er zal een maximale piekbelasting van tien bezoekers tegelijk zijn - gebaseerd op de gelijktijdige aanwezigheid van twee internationals (met evt. gezin) voor overheidsdienstverlening en enkele bezoekers voor private services - en hiermee wordt bij de inrichting rekening gehouden. Op basis van bovenstaande kenmerken is er gekozen om de fysieke locatie in eerste instantie onder te brengen in het Handelshuis. Naast het feit dat deze locatie voldoet aan bovengenoemde kenmerken, levert dit tevens het voordeel op dat er efficiënt gebruik gemaakt kan worden van de back office van Leiden Marketing, aanwezigheid van andere partners in het Handelshuis waaronder Economie071 en het Centrum Management, waardoor snel geschakeld kan worden bij het (verder) opzetten van de private dienstverlening. 3.3 Communicatie De activiteiten van het ECL bevinden zich zowel op (rijks)overheids - als privaat terrein. Dit betekent dat het ECL van doen heeft met een grote schakering van organisaties en personen. Om rekening te houden met de specifieke wensen wordt een onderscheid gemaakt tussen primaire en secundaire doelgroepen. De primaire doelgroepen bestaan uit de corporate cliënten (internationale bedrijven, - organisaties en kennisinstellingen) en internationals (inclusief familieleden). De secundaire doelgroep bestaat uit interne partners en private partners. In een separaat communicatieplan (bijlage 2) wordt voor ieder van deze vier doelgroepen een aanpak met bijbehorende criteria en inzet van instrumenten vormgegeven. ORGANISATIE & PERSONEEL 4.1 Organisatievorm Het Expat Centre Leiden komt te vallen onder de werkmaatschappij Expat Centre Leiden bij Stichting Stadspartners Leiden en wordt aangestuurd door de manager van het ECL. De samenwerkingsafspraken tussen de (rijks)overheidspartners, Leiden Marketing, de ondernemersvereniging Bio Science Park, de Universiteit Leiden, het LUMC en Economie071 worden in een convenant vastgelegd. Naast het convenant wordt een dienstverleningsovereenkomst tussen de gemeenten afgesloten ten behoeve van de overheidsdienstverlening door de gemeente Leiden op het ECL. Een vertegenwoordiging van alle samenwerkende partners binnen het ECL gaan een stuurgroep vormen die 3 maal per jaar bij elkaar komt om de resultaten en gewenste ontwikkeling van het ECL te bespreken. ACCESS gaat in opdracht van het ECL het frontoffice vormen. Hiernaast geeft ACCESS uitvoer aan de Welcome to Leiden-events. De afspraken over het aanbieden van de private services en sociale activiteiten naast die van ACCESS worden in contracten tussen het ECL en de afzonderlijke private partijen vastgelegd. In deze contracten worden voorwaarden opgenomen met betrekking tot de kwaliteit van de te leveren dienstverlening, de looptijd van de overeenkomst, de hoogte van de bijdrage en geschilbeslechting. Tot de pilotfase bestaat de ECL-organisatie uit tijdelijke projectleiding en projectassistentie en zijn de drie bestuurlijke trekkers vanuit Economie071 verantwoordelijk voor het project. Na werving van de manager ECL zal deze het ECL van pilot naar groeifase begeleiden en zorgdragen voor uitvoering van het businessplan en convenant en het stroomlijnen van de overheidsdienstverlening.
EXPAT CENTRE LEIDEN BUSINESSPLAN juni 2016-juni 2019 10 Rollen en verantwoordelijkheden betrokkenen binnen organogram: Stichting Stadspartners Leiden (ook wel Leiden Marketing): Het ECL zal rechtstreeks onder stichting Stadspartners vallen en de dagelijkse aansturing manager ECL gebeurt vanuit deze organisatie inclusief financiële eindverantwoordelijkheid. Stuurgroep ECL: Wordt gevormd uit vakdeskundigen vanuit de betrokken (financiële) partners vanuit economie071 en andere partners die inhoudelijk richting geven aan / toetsen op de lange termijn strategie en jaarlijkse doelstellingen van het ECL. Private dienstverleners: Samenwerking met private dienstverleners is nader op te zetten door manager ECL. Lokale aanbieders sociale activiteiten: Samenwerking met lokale aanbieders sociale activiteiten is nader op te zetten door manager ECL. Stichting Stadspartners Leiden 2 Manager ECL: Neemt de dagelijkse bedrijfsvoering ECL op zich en is gesprekspartner voor bedrijven, gemeentes, dienstverleners en andere betrokkenen. Hij/zij stuurt tevens ACCESS aan en coördineert op gebied van communicatie en promotie. Gemeenten Leidse regio: De overheidsdienstverlening wordt door de gemeente Leiden uitgevoerd op locatie van het ECL. Gemeente Leiden stemt de dienstverlening af met de overige gemeentes Leidse regio. De manager ECL coördineert de overheidsdienstverlening op het ECL (hij/zij stuurt de overheidsdienstverlening dus niet aan). IND: Er wordt gestreefd naar dienstverlening door de IND op locatie ECL. Wanneer deze plaats vindt, treedt de manager ECL hierin coördinerend (en niet rechtstreeks aansturend) op. ACCESS Geeft vorm aan de informatievoorziening en het warm welkom programma. ACCESS wordt aangestuurd door manager ECL. ACCESS kan tevens een rol spelen in verdere ontwikkeling private dienstverlening van ECL. Gemeenten Leidse regio Stuurgroep ECL Basis: Overheidsdienstverlening & Informatievoorziening Manager ECL ACCESS IND ACCESS Aanvullend: Private Services & Sociale Activiteiten Private dienstverleners 2) Stichting Stadspartners Leiden, ook wel bekend als Leiden Marketing heeft naast Leiden Marketing 2 handelsnamen, te weten: VVV en Expat Centre Leiden. Lokale aanbieders Sociale Activiteiten
EXPAT CENTRE LEIDEN BUSINESSPLAN juni 2016-juni 2019 11 4.2 Personeel Het personeel wordt onderverdeeld in medewerkers van Stichting Stadspartners Leiden Stad van Ontdekkingen en de (rijks)overheidsmedewerkers. Voor de (rijks) overheidsmedewerkers geldt dat ze volledig in dienst blijven bij de huidige werkgever (IND en gemeente Leiden). Om deze reden zijn ze niet opgenomen in de begroting. Voor de uitvoer van de nieuwe procedures wordt er naar gestreefd, door middel van overdracht van mandaat, zoveel mogelijk gebruik te maken van de al aanwezige (rijks)overheidsdienstverleners op het ECL. De samenwerkingsafspraken tussen de partners binnen de (rijks)overheidsdienstverlening worden in een nader uit te werken werkplan vastgelegd. De medewerkers van Stichting Stadspartners Leiden Stad van Ontdekkingen kunnen in dienst komen, gedetacheerd - of ingehuurd worden. ONDERDEEL ORGANISATIE FUNCTIETITEL OMSCHRIJVING FTE Management Stichting Stadspartners Leiden Manager Expat Centre Leiden Algeheel Management ECL 0,8 Backoffice* Stichting Stadspartners Leiden Backoffice medewerker Administratieve verwerking overheidsdienstverlening 0,1 Communicatie Stichting Stadspartners Leiden Communicatiemedewerker Aansturing en uitvoering van gehele communicatie m.b.t. overheids-dienstverlening, private dienstverlening en sociale activiteiten 0,2 Welcome staff Stichting Stadspartners Leiden Frontoffice medewerker Het ontvangen en te woord staan ACCESS van bezoekende internationals, hen voorzien van de gevraagde, relevante informatie en doorverwijzen 0,4 Procedures** Overheid Medewerker BRP Inschrijving in de Basisregistratie Personen en verstrekken BSN-nummer t.b.d. Overheid Medewerker IND Verstrekken verblijfsdocumenten (verblijfspassen en beschikkingen) t.b.d. Totaal * Wanneer de IND haar procedures via het ECL gaat aanbieden is er meer inzet van de backoffice medewerker nodig. ** Zijn niet binnen de begroting opgenomen. 1,5 FTE FINANCIERINGSMODEL 5.1 Financiering Overheidsdienstverlening & Informatievoorziening Iedere uitvoerende overheidspartner binnen het ECL draagt structureel bij aan de installatie- en beheerkosten van ICT, personeel en huisvesting behorende bij de uitvoering van de eigen dienstverlening op het ECL. De verdeelsleutel voor de bijdrage van de gemeenten is gebaseerd op het aantal expats die in de gemeente wonen. Omdat de gemeente Leiden de BRP-inschrijving voor alle aangesloten gemeenten gaat doen wordt de compensatie vanuit de overige aangesloten gemeenten hiervoor aan de gemeente Leiden betaald. De eerste vijf inschrijvingen per gemeente worden om niet door de gemeente Leiden verzorgt op het ECL. De overige inschrijvingen op het ECL worden op basis van nacalculatie doorberekend door de gemeente Leiden aan de woongemeente van de expat. De afspraken hierover worden in een dienstverleningsovereenkomst vastgelegd. Nieuw aansluitende (rijks)overheidsdienstverleners wordt onder dezelfde voorwaarden om een bijdrage gevraagd conform het financieel voorstel d.d. april 2016. Hiernaast worden er kosten gemaakt voor onder andere de welcome staff, evenementen, welcome guide, huisvesting, ICT en de inhuur van juridische - en onderzoekscapaciteit (zie paragraaf 5.5.1). Naast de gemeenten dragen Leiden Marketing, de Universiteit Leiden en het LUMC bij aan de kosten voor de implementatie- en pilotfase en een jaarlijkse bijdrage voor de kosten in de exploitatiefase (zie paragraaf 5.5.1 en bijlage 3 voor een specificatie). De ondernemersvereniging Bio Science Park draagt eenmalig bij aan verschillende projecten van het Expat Centre. De manager ECL krijgt als opdracht om draagvlak te verwerven bij werkgevers voor het vergroten van hun toekomstige bijdrage. In de evaluatie van 2018 blijkt hoe dit zich vertaald in een nieuwe begroting vanaf 2019. De stuurgroep Expat Centre monitort de ambitie dat werkgevers en dienstverleners vanaf 2019 forser gaan bijdragen. Voor de gemeenten is deze ambitie en de evaluatie in 2018 bepalend om hun bijdrage in 2019 voort te zetten.
EXPAT CENTRE LEIDEN BUSINESSPLAN juni 2016-juni 2019 12 5.2 Financiering Private Services & Sociale activiteiten Het begrotingsonderdeel Private Services en Sociale Activiteiten staat volledig los van de financiering van overheidsdienstverlening en informatievoorziening en bestaat uit een bijdrage die verwacht wordt vanuit het Partnership Programma (voor dienstverleners aan internationals), de individuele lidmaatschapsbijdrage van internationals en een Corporate Programma (voor werkgevers van internationals). Voor de activiteiten onder dit onderdeel geldt dat het een aanvulling is op de basisdienstverlening (onder 5.1). De bijdragen voor dit begrotingsonderdeel kunnen ingezet worden voor aanvullende evenementen en drukwerk. 5.2.1 Partnership Programma De opbrengsten vanuit het Partnership Program bestaan uit de abonnementsbijdragen van de dienstverleners aan internationals. De mogelijke extra inkomsten boven de begrote bedragen die binnenkomen, worden in samenspraak met alle partners besteed aan een uitbreiding van het dienstverleningspakket (bijvoorbeeld evenementen en brochures). De commercial partners van het Partnership Programma krijgen verschillende dienstverleningspakketten aangeboden tegen een gemiddelde prijs van 1.500 exclusief BTW per jaar. De inhoud, voorwaarden en prijs van deze pakketten wordt in overleg met de partners vastgesteld. 5.2.2 Lidmaatschapsbijdrage Internationals kunnen individueel lid worden van het ECL en betalen hier een abonnementsbijdrage voor. De kosten voor dit abonnement bedragen 10,- per maand. Wanneer corporate cliënten toezeggen voor al hun medewerkers een lidmaatschap te betalen wordt een korting van 10% gegeven op de abonnementsprijs. 5.2.3 Corporate Programma Het Corporate Programma wordt aangeboden aan werkgevers van internationals en bestaat uit trainingsitems en marketingitems (zie bijlage 4). Het Corporate Programma wordt in samenwerking met ACCESS, de private dienstverleners en de manager van het ECL uitgewerkt. Voor de uitvoer van de trainingen worden externe partijen gecontracteerd door het ECL. 5.3 Klantbijdrage Wanneer er gekozen wordt om voor de niet-eu-burgers gebruik te maken van de volledige dienstverlening van het The Hague International Centre wordt voor deze dienstverlening een bijdrage van 94,- per procedure aan de klanten gevraagd. De IND-dienstverlening en de BRP-dienstverlening zijn hiervan uitgesloten. Zo wordt enerzijds voorkomen dat een verdubbeling van kosten optreedt (omdat de diensten van de IND in feite al betaald worden door middel van de legesheffing). En anderzijds wordt voorkomen dat de inschrijving in de BRP geld kost wat in strijd zou zijn met de Gemeentewet. De berekening is gebaseerd op de loonen werkplekkosten van de medewerkers backoffice & Welcome staff (100%) op het THIC. Op deze manier worden de kosten van het primaire proces van dienstverlening gedekt. Stijgende klantaantallen met stijgende kosten worden zo gedekt door stijgende inkomsten. Er zijn dus geen netto-opbrengsten. 5.4 Financiële risico s Akkoord financieel voorstel april 2016 In mei 2016 hebben alle financiële partners akkoord gegeven voor de financiering van het ECL voor drie jaar, van juni 2016- juni 2019. Voor de overheidsdienstverlening en informatievoorziening zijn er bijdragen van de gemeenten, Leiden Marketing, de Universiteit Leiden en het LUMC. De ondernemersvereniging Bio Science Park kent een bijdrage toe voor de eerste projecten en evenementen vanuit het Expat Centre. Voortzetting ECL na 2019 De evaluatie in 2018 wijst uit hoe de financiering van het ECL in 2019 voortgezet wordt. De Manager Expat Centre heeft als opdracht om een bijdrage van werkgevers te genereren. Een grotere bijdrage van werkgevers leidt tot een andere verdeling van de financiering van het ECL. Voor de gemeenten is de ambitie voor een werkgeversbijdrage en de evaluatie in 2018 bepalend om hun bijdrage in 2019 voort te zetten. Private services en Sociale Activiteiten Voor de private services en sociale activiteiten geldt dat wanneer het partnership programma, de lidmaatschappen en/of het corporate programma minder opbrengen dan begroot, de activiteiten aangepast worden, zodat het per definitie kostenneutraal draait. Dit wordt ook vooraf duidelijk gemaakt aan mogelijke partners.
EXPAT CENTRE LEIDEN BUSINESSPLAN juni 2016-juni 2019 Barbara van Druten (ARTvertisements) In deze collage zijn diverse beelden die de gemeenten in de Leidse regio vertegenwoordigen, op ludieke wijze gecombineerd. Hierdoor ontstaat een surrealistische werkelijkheid. Straten en beelden lopen in elkaar over, waardoor de kijker enigszins misleid wordt door de nieuwe werkelijkheid. Dit businessplan is mede tot stand gekomen door: Jessica Hilhorst (Expat Centre Leiden, Gemeente Leiden), Marlon van Leeuwen (Universiteit van Leiden), Marieke Beelen (LUMC), Bas van Meggelen (Gemeente Leiden), Thomas Dijkmans (OV BSP), Tammera Canter-Visscher (Astellas), Inez Verhagen (Jacobs), Dan Kalf (UL Transaction Security), Deborah Valentine (ACCESS), Barbara de Ligt (Leiden Mix), Huub Kapel (Limes International), Peter van der Tweel (Tweel Wonen), Mathijs Hekkelman (Rynlands Lyceum), Elsbeth Boer (SOL), René de Jong en Jasmijn Bongers (Economie 071), Laura Platte (gemeente Oegstgeest), Ron Stoop (Project- en Adviesbureau voor Organisatieontwikkeling Ron Stoop)