Convenant Expat Centre Leiden

Transcriptie

1

2

3 Convenant Expat Centre Leiden

4 De volgende partners gaan van 1 juni 2016 tot en met 1 juni 2019 de samenwerking aan voor het Expat Centre Leiden (hierna ECL) : gemeente Leiden, gemeente Oegstgeest, gemeente Voorschoten, gemeente Katwijk, gemeente Leiderdorp, gemeente Zoeterwoude, LUMC, Universiteit Leiden, OV BSP, de Stichting Stadspartners Leiden (Leiden Marketing) en Economie071. Overwegingen Met dit convenant wordt de samenwerking nader geconcretiseerd en worden de verschillende rollen en financiële bijdragen van de partners vastgelegd zodat het ECL voor de periode juni 2016 juni 2019 operationeel is. De partners beogen met een professioneel Expat Centre Leiden de Leidse regio als internationale kennisregio te profileren door: het aanbieden van optimale dienstverlening voor internationals, hun familieleden en hun werkgevers in de regio Leiden door middel van een zoveel mogelijk geïntegreerd pakket aan digitale en fysieke (overheids)dienstverlening in de verschillende fases van oriëntatie en vestiging (coming to, settling in, living in en leaving to); voor internationale inwoners van aangesloten gemeenten onder meer de inschrijving in de Basisregistratie Personen (BRP) aan te bieden op het Expat Centre Leiden. branding van de regio als aantrekkelijke vestigingsplaats voor internationals, bedrijven, kennisinstellingen en organisaties, welke gebruikt kan worden in de internationale acquisitie. De internationale inwoners ( internationals ) betreffen kennismigranten, wetenschappelijk onderzoekers, internationale zelfstandigen, zoekjaarstudenten en EU burgers die aan dezelfde criteria voldoen alsmede hun gezinsleden, die zich vestigen dan wel werken in Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest, Zoeterwoude, Voorschoten en Katwijk. Businessplan Expat Centre Leiden Dit convenant vloeit voort uit het businessplan Expat Centre Leiden juni 2016-juni 2019 dat in de stuurgroep van Economie071 op 29 juni 2016 definitief is vastgesteld. Voorafgaand aan de definitieve vaststelling van het businessplan (inclusief begroting) hebben in mei 2016 alle partners akkoord gegeven op de financiering van het Expat Centre Leiden. Het vastgestelde businessplan ECL en de begroting vormen een bijlage bij dit convenant (bijlage 1). In het overzicht dekkingsbijdragen (bijlage 2) is per partner de bijdrage opgenomen. De organisatievorm en rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende partners zijn eveneens opgenomen in het businessplan, zie 4.1(bijlage 1). Genoemde bijlagen maken deel uit van dit convenant. Met dit convenant onderschrijven alle partners het Businessplan ECL met de daarbij horende uitgangspunten, kaders, doelgroepen, organisatievorm en financieringsmodel van het Expat Centre Leiden voor de periode juni 2016-juni Een vertegenwoordiging van alle partners in het ECL vormt een nieuwe op te richten Stuurgroep Expat Centre Leiden (ECL). Deze stuurgroep ECL geeft de inhoudelijke richting aan en toetst die op de lange termijn strategie en de jaarlijkse en financiële doelstellingen van het ECL. De samenstelling van de stuurgroep ECL is in de Stuurgroep Economie071 ( juni 2016) vastgesteld (bijlage 3). 2 3

5 Afspraken Specifieke rollen en bijdragen per partner De gemeente Leiden draagt aan de samenwerking bij door: Inschrijving in de Basisregistratie Personen (BRP) en levering van Burgerservicenummers op het ECL voor internationals, als bedoeld op pagina 3 van het Business Plan (bijlage 1); Voor de inschrijving van internationale inwoners van aangesloten gemeenten een Dienstverleningsovereenkomst aan te gaan met de gemeenten Oegstgeest, Voorschoten, Katwijk, Leiderdorp en Zoeterwoude; Een inspanningsverplichting om met de manager ECL de IND-dienstverlening naar Leiden te krijgen ter aanvulling op de overheidsdienstverlening; Deelname van gemeente Leiden in de stuurgroep ECL vanuit expertise overheidsdienstverlening Financiering van het project (zie bijlage 2). De gemeente Oegstgeest draagt aan de samenwerking bij door: Bestuurlijk trekkerschap van het project Expat Centre Leiden namens Economie071. Dit trekkerschap eindigt bij de instelling van de stuurgroep Expat Centre; Medewerking aan de inschrijving van internationale inwoners uit Oegstgeest op het ECL en het De gemeente Voorschoten draagt aan de samenwerking bij door: Bestuurlijk trekkerschap van het project Expat Centre Leiden namens Economie071. Dit trekkerschap eindigt bij de instelling van de stuurgroep Expat Centre; Medewerking aan de inschrijving van internationale inwoners uit Voorschoten op het ECL en het De gemeente Katwijk draagt aan de samenwerking bij door: Medewerking aan de inschrijving van internationale inwoners uit Katwijk op het ECL en het daarvoor aangaan van een Dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Leiden, afdeling De gemeente Leiderdorp draagt aan de samenwerking bij door: Medewerking aan de inschrijving van internationale inwoners uit Leiderdorp op het ECL en het Het LUMC (Leids Universitair Medisch Centrum) draagt aan de samenwerking bij door: Bestuurlijk trekkerschap van het project Expat Centre Leiden namens Economie071. Dit trekkerschap eindigt bij de instelling van de stuurgroep Expat Centre; Deelname van het LUMC in de stuurgroep ECL vanuit expertise werkgever voor internationals. Universiteit Leiden draagt aan de samenwerking bij door: Deelname van de Universiteit Leiden in de stuurgroep ECL vanuit expertise werkgever voor internationals. OVBSP (Ondernemersvereniging Bio Science Park) draagt aan de samenwerking bij door: Financiering van evenementen en projecten door het ECL (zie bijlage 2) voor het eerste jaar; Deelname van het OVBSP in de stuurgroep ECL vanuit expertise werkgever voor internationals. Stichting Stadspartners Leiden (Leiden Marketing) draagt aan de samenwerking bij door: Het dragen van de financiële eindverantwoordelijkheid voor de begroting van het ECL (zie bijlage 1); Aanstelling en dagelijkse aansturing van de Manager Expat Centre Leiden; Opdrachtverstrekking aan een externe partij (bij start 2016 is dit ACCESS) door de Manager Expat Centre Leiden t.b.v.: -- Verstrekking van algemene informatie over wonen en werken in de Leidse regio; -- Bemanning van het ECL tijdens openingstijden en ontvangst van de bezoekers; -- De organisatie van sociale programma s en netwerken ten behoeve van communitybuilding voor internationals. Inspanningsverplichting om de IND-dienstverlening op het ECL tot stand te krijgen, als onderdeel van de overheidsdienstverlening. De verantwoordelijkheid voor het aantrekken van de IND ligt bij de Manager ECL. De Manager ECL zal hierin samen optrekken met de partners van het ECL; Verzorging van een werkplek voor de gemeente Leiden (burgerzaken) en later mogelijk de IND. Verzorging van een werkplek voor de vrijwilligers van ACCESS; Inhuurmogelijkheid van medewerkers van Stadspartners door de Manager ECL t.b.v. dienstverlening / backoffice van het ECL. Stichting Economie071 draagt aan de samenwerking bij door: Deelname van Economie071 in de stuurgroep ECL in de rol van het voorzitterschap, ingevuld door een van de partners uit Economie071 (zie bijlage 3). Nieuwe partners Dit convenant kan uitgebreid worden met nieuwe partners in de periode juni Beoogde partners voor het Expat Centre Leiden zijn o.a. de IND en andere gemeenten in de regio. De uitbreiding met nieuwe partners vindt plaats met een side-letter, waaruit de rol en eventuele financiële bijdrage blijkt. De gemeente Zoeterwoude draagt aan de samenwerking bij door: Medewerking aan de inschrijving van internationale inwoners uit Zoeterwoude op het ECL en het Financiële bijdragen De bijdrage voor jaar 1 (juni 2016-juni 2017) wordt in oktober 2016 door de Stichting Stadspartners (Leiden Marketing) in rekening gebracht. De bijdrage voor jaar 2 (juni 2017-juni 2018) wordt in oktober 2017 door de Stichting Stadspartners (Leiden Marketing) in rekening gebracht. De bijdrage voor jaar 3 (juni 2018-juni 2019) wordt in oktober 2018 door de Stichting Stadspartners (Leiden Marketing) in rekening gebracht. 4 5

6 Voor de door hen verschuldigde bijdragen ontvangen de partners een aparte factuur welke door hen binnen de daarin gestelde termijn zal worden voldaan. Termijn convenant De partners gaan de samenwerking aan van 1 juni 2016 tot en met 1 juni 2019 voor het Expat Centre Leiden (hierna ECL). Dit is dezelfde termijn als die van het businessplan ECL. In 2018 vindt een evaluatie plaats van het ECL onder leiding van de Manager ECL. Deze evaluatie wordt in de stuurgroep ECL besproken en vervolgens met alle partners van dit convenant. Over de voortzetting van het convenant en de hoogte van financiële bijdragen na 2019 vindt aparte besluitvorming plaats. Evenals over de samenstelling en voortzetting van de Stuurgroep ECL. Het convenant zal daarom voor juni 2019, verlengd, aangepast of beëindigd worden. Gemeente Zoeterwoude De heer A. de Gans datum: Wethouder gemeente Zoeterwoude plaats: LUMC De heer H.P.J. Gerla datum: Lid Raad van Bestuur LUMC plaats: Aldus ondertekend, Universiteit Leiden Gemeente Leiden De heer H.W. te Beest datum: De heer R.C.L. Strijk datum: Vice-voorzitter College van Bestuur Universiteit Leiden plaats: Wethouder gemeente Leiden plaats: Ondernemersvereniging Bio Science Park Gemeente Oegstgeest De heer P.H. Flore datum: Mevrouw W.E. Tönjann-Levert datum: Voorzitter Ondernemersvereniging Bio Science Park plaats: Wethouder gemeente Oegstgeest plaats: Stichting Stadspartners Leiden (Leiden Marketing) Gemeente Voorschoten De heer M. Bulthuis datum: Mevrouw I.C.J. Nieuwenhuizen datum: Directeur Stichting Stadspartners Leiden plaats: Wethouder gemeente Voorschoten plaats: Economie071 Gemeente Katwijk De heer J. Versteegh datum: De heer K. van der Spijk datum: Bestuurslid Stichting Economie071 plaats: Wethouder gemeente Katwijk plaats: Gemeente Leiderdorp De heer C.J.M.W. Wassenaar datum: Wethouder gemeente Leiderdorp plaats: BIJLAGEN : 1. Businessplan Expat Centre Leiden Dekkingsbijdragen partners Expat Centre Leiden Samenstelling Stuurgroep Expat Centre Leiden 6 7

7