Ondersteunend systeem voor de BBC in Oss Versie: 1.0 20 september 2006 Page 1of 32
Inhoudsopgave 1 Inleiding...4 1.1 Aanleiding...4 1.1.1 Aanleiding verbeteringen planning & control proces...4 1.1.2 Knelpunten planning & control...4 1.2 Verbetertraject...4 1.3 Fasering inrichting Navigus... 6 1.4 Aandachstpunten / projectrisico s... 6 2 Planning & Control bij de gemeente Oss: BBC...7 2.1 Besturingsfilosofie...7 2.2 Planning & control proces...7 3 Functionele wensen en eisen... 9 3.1 Afdelingsplannen... 9 3.1.1 Vastleggen basisgegevens... 9 Productstructuur... 9 Organisatiestructuur... 9 Budgetverantwoordelijke... 10 Verbeterinitiatieven... 10 Prestatie indicatoren... 11 Tijdsdimensie(s)... 12 Grootboek... 12 Omschrijving en doelstelling per afdeling / product... 13 Afdeling Product matrix... 13 Functies... 14 Opleidingen... 14 3.1.2 Invoer afdelingsplanning... 15 Kwalitatief... 15 Prestaties... 17 Geld... 18 Uren... 19 Formatie & Bezetting... 19 Opleidingen...20 Inzetbaarheid... 21 3.1.3 Confrontatiefunctionaliteit... 21 3.1.4 Invoer projectenbegroting... 21 3.1.5 Urenmarkt... 21 3.1.6 Afdrukken jaarplannen... 21 3.1.7 Autorisatie... 22 3.1.8 Versiebeheer...22 3.1.9 Statusbeheer...22 3.2 Inlezen van gegevens... 22 3.2.1 Koppelingen met brongegevens... 22 3.2.2 Handmatige invoer... 22 3.3 Stuurinformatie... 22 3.3.1 Scorecards en cockpits... 22 3.3.2 Afdelingsrapportage... 22 3.4 Analyse... 22 3.4.1 Analysemogelijkheden / ad hoc rapportage... 22 3.5 Verantwoordingsrapportage...23 Page 2 of 32
3.5.1 Bijstellen en toelichten...23 Prognosticeren...23 Toelichten...23 Budgetbijstellingen...23 3.5.2 Aggregeren / oprolfunctionaliteit...23 Tekstuele toelichtingen...23 Prognose... 24 3.5.3 Maraps opstellen... 24 4 Informatiestromen... 25 4.1 Architectuur... 25 4.2 Financieel... 25 4.3 Uren...26 4.4 Personeel...26 4.5 Geïntegreerd welzijn systeem (GWS)... 27 5 Scope en planning Fase 2 inrichting Navigus...28 5.1 Organisatie gemeente Oss...28 5.1.1 Organogram...28 5.1.2 Organisatieonderdelen betrokken bij Fase 2...28 5.2 Op te leveren functionaliteit Fase 2 en verder...29 5.2.1 Functionaliteit Fase 2...29 5.2.2 Op te leveren functionaliteit in latere fasen...30 5.3 Planning Fase 2...30 5.3.1 Projectorganisatie...30 5.3.2 Tijdsplanning...30 5.3.3 Inzet resources... 31 5.4 Benodigde hard- en software... 31 Geraadpleegde bronnen...32 Page 3 of 32
1 Inleiding 1.1 Aanleiding 1.1.1 Aanleiding verbeteringen planning & control proces 1.1.2 Knelpunten planning & control Aanleiding voor het inrichten van een ondersteunend systeem: Het opstellen van de rapportages is tijdrovend Afhankelijkheid van individuen Veel verschillende formats Veel verschillende bronnen Veel excel en word heen en weer gekopieer Verschillende versies op verschillende niveaus Begroting en realisatie zijn lastig te vergelijken Verbeterinitiatieven stranden in schoonheid Bron: [1] 1.2 Verbetertraject Om bovenstaande knelpunten weg te nemen wordt een verbetertraject opgestart met de volgende doelstellingen: Betere uitvoering Planning en Control-cyclus Efficienter! Minder afhankelijk! Vergroten bestuurbaarheid en meetbaarheid van de prestaties Relatie tussen inzet middelen, prestaties en effecten KSF, PI s Meer gebruikersvriendelijk 1 versie van de waarheid: Transparantie zowel in- als extern Tijdig, juist, eenduidig Bron: [1] Page 4 of 32
Het verbetertraject zal zich richten op verschillende gebieden. In onderstaand figuur staan 5 onderwerpen waarop (parallel) zal worden ingezet. Waar staat Oss en is dit in evenwicht NIVEAU 1 Registratie NIVEAU 2 Verslaglegging NIVEAU 3 Prestatiemeting NIVEAU 4 Prestatiemanagement Besturing - Focus Informatie Voorziening op draaiend houden van de operatie - Gericht op kernactiviteit of financiën - (Externe) verantwoording - Besturingsconcepten als INK, BSC, KSF, PI s,... - Interne sturing - Focus op executie strategie - Integrale Planning & Control Organisatie - Geen awareness - Afhankelijkheid van individuen - Individuele initiatieven - Eerste formalisering informatie voorziening - Sponsorship vanuit top - Projectbasis - Competence Centers - Eigendom bij top - Management / Controlling en ICT betrokken Gebruik - Gebruik maken van beschikbare meegeleverde (standaard) rapportages - Handmatig verzamelen - Lijstjes - Beperkt gebruik BI functionaliteit - Informatie aanbod dominant - Geïntegreerde BI functionaliteit - Informatie vraag is dominant Architectuur - Geen BI-producten - Veel Excel gebruik - Excel uitgenut (draaitabellen) - BI -prototyping - Organisatie onderdelen of informatiedeelgebieden - DWH / BI oplossingen - DWH / BI strategisch ingezet - Organisatiebrede inzet Operatie - Primaire processen gedeeltelijk geautomatiseerd - ERP aanwezig voor primair proces ondersteuning - ERP geoptimaliseerd - Hiaatanalyses en data opschoning - Integratie van procesregistratie en MI-voorziening Bron: [1] Eén van de aspecten om de genoemde doelstellingen te bereiken is het aspect Architectuur. Om op dit aspect te verbeteren wordt een ondersteunend systeem ingezet. In hoofdlijnen zal dit ondersteunend systeem de volgende functionaliteit bieden: Instrument ter ondersteuning van besturing en verantwoording voor directie en alle managementniveaus Ondersteuning van het rapportageproces: standaardrapportages Adhoc rapportages ScoreCards / Cockpits / Dashboards Budgetteren van uren, geld en prestaties Bron: [1] Door Navigus B.V. is een Planning & Control instrument ontwikkeld voor beleids- en uitvoeringsverantwoording onder de naam Navigus. Het Navigus Branchemodel Gemeenten is speciaal ontwikkeld voor zowel generieke als specifieke management informatie bij gemeenten. Navigus zou als ondersteunend systeem voor de BBC van Oss kunnen functioneren. Om deze oplossing te toetsen is een afspraak gemaakt tussen gemeente Oss en Navigus BV om deze software voor een vooraf beschreven onderdeel van gemeente Oss te implementeren, waarna een definitief besluit genomen kan worden om tot verwerving van Navigus over te gaan. Het nu voorliggende document ( inrichtingsplan) is het resultaat van de eerste fase in dit traject en heeft tot doel de gewenste functionaliteit en de scope van de eerste implementatie te beschrijven.. Aan de hand van dit inrichtingsplan zal gezamenlijk een go/nogo worden gegeven aan het ontwikkelen implementatietraject. Page 5 of 32
1.3 Fasering inrichting Navigus Fase Op te leveren Wanneer Besluitvorming 1 Inrichtingsplan 2 e helft juli Akkoord begin augustus 2 Standaard applicatie 1 augustus eind Acceptatietest eind 3 Instructie van de applicatiebeheerder 4 Applicatiebeheer en training gebruikers oktober oktober Als afsluiting zal een instructie aan de functioneel applicatiebeheerder worden gegeven die hem in staat stelt de gebruikers te kunnen opleiden Nader in te vullen in overleg met Gemeente Oss, eventueel een SLA met Navigus 1.4 Aandachstpunten / projectrisico s Eén van de belangrijkste voorwaarden voor het slagen van het project is dat de basisadministratie op orde moet zijn dan wel moet komen. Tijdens fase 2 zal aandacht besteedt moeten worden aan verwachtingsmanagement. Hierbij zal met zowel het management als met applicatiebeheerders duidelijk afgestemd moeten worden welke eisen aan bronsystemen worden gesteld. Page 6 of 32
2 Planning & Control bij de gemeente Oss: BBC BBC staat voor beleids- en beheerscyclus, binnen gemeente Oss de benaming voor de Planning & Control cyclus. 2.1 Besturingsfilosofie SPEERPUNTEN beleid SPEERPUNTEN beleid SPEERPUNTEN beleid Beoogd Realisatie Norm Realisatie Budget Realisatie EFFECTEN doeltreffendheid PRESTATIES doelmatigheid MIDDELEN Meer Kwalitatief Meer Kwantitatief Bron: [1] 2.2 Planning & control proces jaar 1 begrotingsmodel meerjarig ramingen activamodel meerjarig boekingen financiele administratie CODA kaders afdelingsmodel één jaar begroting rapportages vastleggen tekst en pi's gegevens uit andere systemen via impormptu? aangepast begrotingsmodel meerjarig Confrontatie Consolidatiemodel begrotingswijzigingen jaar 2 begrotingsmodel meerjarig Bron: A. t Hardt Page 7 of 32
Bron: [3] Page 8 of 32
3 Functionele wensen en eisen 3.1 Afdelingsplannen 3.1.1 Vastleggen basisgegevens Productstructuur De productstructuur zal vanuit CODA worden ingeladen in Navigus op basis van de structuren in element 2, incl. vlaggen (zie H4: informatiestroom Financieel). De productstructuur van gemeente Oss ziet er schematisch alsvolgt uit: Productstructuur Programma (=beleidsveld). Programma. Product (=concernproduct). Product. Resultaatgebieden Activiteit (= resultaatgebied) Kredieten Exploitatieprojecten Deelgebieden Subactiviteit Subactiviteit Deelkrediet Deelkrediet. complexen Organisatiestructuur / Kostenplaatsstructuur De organisatiestructuur wordt afgeleid van de kostenplaatsstructuur. De kostenplaatsstructuur zal vanuit CODA worden ingeladen op basis van de structuren in element 2 (zie H4: informatiestroom Financieel). De organisatiestructuur van gemeente Oss ziet er schematisch alsvolgt uit: Gemeente Oss Diensten. Dienst. Afdelingen. Afdeling. Teams. Team. De organisatiestructuur wordt in Navigus als losse hierarchie, naast de kostenplaats dimensie worden vastgelegd. Aan de organisatiestructuur zullen budgetverantwoordelijken worden gekoppeld (zie hierna). De organisatiestructuur dient handmatig aangepast te kunnen worden. Page 9 of 32
Budgetverantwoordelijke De vereiste relaties voor de product- en organisatieverantwoordelijkheid worden standaard aangemaakt. Iedere gebruiker kan aan een budgethouder gekoppeld worden en iedere budgethouder is verantwoordelijk voor een aantal producten en/of organisatieonderdelen. Uitgangspunt hierbij is dat een product en/of organisatieonderdeel maar aan één budgethouder gekoppeld kan worden. Budgethouders en portefeuillehouders zullen automatisch uit de vlaggen op de CODAelementen worden gelezen (zie H4: informatiestroom Financieel) Verbeterinitiatieven Verbeterinitiatieven zijn er in vele soorten. Bij gemeenten Oss bestaan bijvoorbeeld: Speerpunten, Ontwikkelingen, Aandachtspunten en Projecten. Om tot een generiek model te komen worden binnen Navigus twee soorten verbeterinitiatieven ondersteund: 1. Verbeterinitiatieven voor afdelingen / diensten 2. Verbeterinitiatieven voor producten (deze zijn via een budgethouder van dit product gerelateerd aan een organisatie-eenheid) Binnen deze twee soorten zijn er talloze mogelijkheden. Voor gemeente Oss zijn de volgende twee voorbeeldhierarchien voor respectievelijk afdelingsverbeterinitiatieven en productverbeterinitiatieven gegeven: Verbeterinitiatieven Afdelingen Type Speerpunten Ontw ikkelingen Categorie.. Risico's Bedrijfsvoering Innovatie Verbeterinitiatief Speerpunt Speerpunt Speerpunt Uitvo eren risico - beheersingsmaatregelen Ontw ikkeling Ontw ikkeling Project Project Verbeterinitiatieven Producten Type Aandachts gebieden Projecten Categorie........ Verbeterinitiatief (nu: voorbeeld) Integrale w erkgeversbenadering.................. Verbeterinitiatieven worden jaarlijks bepaald en kunnen vastgelegd worden in een apart invoerscherm in Navigus. Page 10 of 32
Prestatie indicatoren Ook prestatie indicatoren zijn verdeeld in twee typen: 1. prestatie indicatoren voor afdelingen (PI s horende bij bijv. speerpunten of PIJCOF doelstellingen. 2. prestatie indicatoren voor producten cq activiteiten / resultaatgebieden (PI s horende bij bijv. productverbeterinitiatieven of daadwerkelijke productie-pi s uit de activiteitenstaatjes). Voor elk van deze typen is een apart informatiemodel gedefinieerd. Voor elke PI dient een meeteenheid aangegeven te kunnen worden, alsmede het brontype (indicatie of de realisatie handmatig ingevuld zal worden, of dat deze automatisch uit een bronsysteem zal worden ontsloten). Prestatie indicatoren voor afdelingen Prestatie indicatoren Afdelingen Type Speerpunt PIJCOF Categorie. P I J C O F Subcategorie...... Inzetbaarheid............ Prestatie indicator PI PI PI PI PI PI PI PI PI Prestatie indicatoren voor producten Prestatie indicatoren Producten Categorie (nu: voorbeeld) Aandachts gebieden Verbeter projecten Productie Subcategorie.......... Prestatie indicator PI PI PI PI PI PI PI Subcategorieën kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden om de productie-pi s onder te verdelen in PI s die van belang zijn voor de directeur van de dienst of alleen voor de afdelingsmanager. Page 11 of 32
Tijdsdimensie(s) Gemeente Oss kent drie keer per jaar een rapportagemoment: 2 Maraps en een jaarrekening. Hiermee wordt het jaar dus in 3 trialen verdeeld. Deze indeling zal dan ook gebruikt worden voor de tijdsdimensie in Navigus. Alle Jaren Jaren 2006 etc... Rapportage Frequentie Triaal 1 2006 Triaal 1 2006 Triaal 1 2006 Maanden Jan 2006 Feb 2006 Mrt 2006 Apr 2006 Mei 2006 Jun 2006 Jul 2006 Aug 2006 Sep 2006 Okt 2006 Nov 2006 Dec 2006 Grootboek De grootboek- of kostensoortstructuur zal vanuit CODA worden ingeladen in Navigus op basis van de structuren in elementen 1, 2, 3 en/of 4(zie H4: informatiestroom Financieel). De grootboekstructuur van gemeente Oss ziet er schematisch alsvolgt uit: Grootboek Type V en W Balans Rubrfiek 8. Baten 4. Lasten 0. Vaste act+pass 1. Fin.rek 2. Tussenrek. 3. Voorrad en Soort Toegekende rente... Loon Aankopen niet duurz. 771 Voorziening............ Rekening rekening rekening rekening rekening rekening rekening rekening rekening rekening rekening rekening rekening rekening... Page 12 of 32
Omschrijving en doelstelling per afdeling / product Op diverse niveaus van de organisatiehiërarchie moet het mogelijk zijn om een omschrijving en een doelstelling te registreren. De omschrijving en doelstelling moet handmatig ingevoerd kunnen worden. De verantwoordelijke zal afgeleid worden uit Organisatie een vlag op element 2 in CODA. Het informatiemodel voor organisatie ziet er als volgt uit: Dit model zal ook voor de producthiërarchie beschikbaar worden gesteld. Omschrijving Doelstelling Tijd Afdeling Product matrix Afdelingen werken aan diverse concernproducten en beleidsvelden. Er dient in Navigus een informatiemodel beschikbaar te zijn waarin deze relatie wordt bijgehouden. Indien deze informatie uit een bronsysteem opgehaald kan worden, zal dat gebeuren; anders dient deze tabel handmatig bijgehouden te kunnen worden. Organisatie Relatie Product Tijd Page 13 of 32
Functies Voor een aantal personeelsgerelateerde informatiemodellen is een functiedimensie benodigd. Deze zal worden onttrokken aan PIMS en ziet er uiteindelijk alsvolgt uit: Functie Functiegroep. Functiegroep. Functie Functie Functie Functie Functie + Niveau Functie + niveau Functie + niveau Functie + niveau Medewerker Medewerker Medewerker Medewerker Medewerker Medewerker Medewerker In PIMS wordt de formatie / bezetting bijgehouden in de vorm van reeksen van functieniveau s. In Navigus zullen deze reeksen wel ingelezen en worden opgeteld naar functies. In de rapportage wordt in principe geen gebruik gemaakt van deze reeksen. Opleidingen Voor het plannen en registreren van opleidingen wordt een aparte opleidingshierarchie beschikbaar gesteld. Deze kan geheel naar eigen inzicht worden vormgegeven. Page 14 of 32
3.1.2 Invoer afdelingsplanning Kwalitatief Verbeterinitiatieven Afdelingen Verbeterinitiatieven zoals Speerpunten en ontwikkelingen worden jaarlijks opgesteld in begrotingsfase en moeten handmatig toegevoegd kunnen worden. Tijdens elke rapportageperiode moet het mogelijk zijn (naast de voortgang van prestatie indicatoren) een kwalitatieve toelichting op de verbeterinitiatieven te geven. Het informatiemodel voor verbeterinitiatieven voor afdelingen ziet er als volgt uit: Organisatie Zie tabel Verbeterinitiatieven afdelingen Tijd De afdelingsgerelateerde verbeterinitiatieven kunnen met behulp van de hiervoor bedoelde hierarchie onderverdeeld worden naar eigen inzicht. Voor de gemeente Oss zou bijvoorbeeld eerst de tweedeling Speerpunten en Ontwikkelingen kunnen worden gemaakt, waarna Ontwikkelingen weer in drie subcategorieën verdeeld kan worden: bedrijfsvoering, risico s en innovatie. Voor alle categorieën is een aantal standaard gegevensvelden beschikbaar; niet elke categorie hoeft gebruik te maken van elk veld. Onderstaand overzicht geeft een voorbeeld van de relatie tussen categorie en gegevensveld: Velden Bedrijfsvoering Risico s Innovatie Naam Ontwikkeling Risicobeheersing Project Omschrijving Effect Te nemen acties Resultaat Startdatum plan Startdatum plan Einddatum plan Einddatum plan Startdatum realisatie Startdatum realisatie Einddatum realisatie Einddatum realisatie Uren norm Uren norm Uren realisatie Uren realisatie Uren prognose Geld norm Geld norm Geld realisatie Geld prognose Toelichting Toelichting/ Afwijking Toelichting/ Afwijking Geld realisatie Toelichting/ afwijking Dit betreft alleen de verbeterinitiatieven zelf. Aan verbeteriniaitieven kunnen ook performance indicatoren gekoppeld worden (zie hiervoor Informatiemodel PI afdelingen ). Page 15 of 32
Verbeterinitiatieven Producten Naast afdelingsgerelateerde verbeterinitiatieven bestaan ook productgerelateerde verbeterinitiatieven. Bij gemeente Oss zijn dit bijvoorbeeld aandachtsgebieden en projecten. Hiervoor is een apart informatiemodel beschikbaar dat op dezelfde wijze gebruikt kan worden als het informatiemodel voor afdelingsgerelateerde verbeterinitiatieven (zie hier direct boven). Dezelfde velden zijn ook beschikbaar in dit informatiemodel. Het enige verschil is dat bij deze verbeterinitiatieven aangegeven kan worden bij welk product of welke activiteit deze hoort. Tijd Zie tabel Product Verbeterinitiatieven Producten Page 16 of 32
Prestaties Prestatie indicatoren zijn er in twee soorten: 1. prestatie indicatoren voor afdelingen (PI s horende bij bijv. speerpunten of PIJCOF doelstellingen. 2. prestatie indicatoren voor producten cq activiteiten / resultaatgebieden (PI s horende bij bijv. productverbeterinitiatieven of daadwerkelijke productie-pi s uit de activiteitenstaatjes). Voor elke PI geldt dat hiervoor handmatig (voor elke rapportageperiode / seizoenspatroon) een norm aangegeven moet kunnen worden. Tijdens realisatie geldt dat er naast een gerealiseerde waarde ook een kwalitatieve toelichting cq. afwijkingsreden ingevuld moet kunnen worden. Afhankelijk van het soort worden PI s per organisatieonderdeel, per product en/of per verbeterinitatief ingevoerd. De informatiemodellen voor de twee soorten zijn alsvolgt: Organisatie Tijd Prestatie indicatoren Afdelingen Zie tabel Tijd Verbeterinitiatieven Producten Zie tabel Prestatie indicatoren Producten Verbeterinitiatieven afdelingen Product Informatiemodel PI afdelingen Informatiemodel PI producten Voor PI s zijn de volgende velden beschikbaar: Velden (1/2) Velden (2/2) Naam Prestatie Realisatie Omschrijving Teller Realisatie Bron Noemer Realisatie Meeteenheid Toelichting Optelbaarheid over tijd j/n Prestatie Prognose Richting (boven / gelijk / neer) Teller Prognose Prestatie Norm Noemer Prognose Teller Norm Toelichting Noemer Norm Page 17 of 32
Geld Tijdens de begrotingsronde worden lasten, baten, investeringen en voorzieningen begroot per kostenplaats per activiteit per grootboekrekening. Hierbij dient een seizoenspatroon ingevuld te kunnen worden. Daar waar mogelijk zullen ook meerjarenbegrotingen in fase 2 uit CODA ingelezen worden. Meerjarenbegrotingen opstellen wordt in deze fase nog niet ondersteund. In fase 2 zal wel ruimte gereserveerd worden voor een initiele begroting en een bijgestelde begroting; een begrotingswijzigingsvolgsysteem zal echter in een latere fase aan bod komen. De realisatie zal uit CODA worden ingelezen. Verplichtingen zullen in een volgende fase in Navigus worden opgenomen. Informatiemodel geld: Kostenplaats Product Init. begroting Bijgesgt. begroting Realisatie Prognose [verplichting] Toelichting [meerjaren] Tijd Grootboek Aan de hand van de standaard meetwaarden (zie middelste rondje) is een groot aantal afgeleide meetwaarden te definiëren, te denken valt aan : Cumulatieve realisatie (Som realisaties t/m geselecteerde periode) Cumulatieve verplichtingen (Som verplichtingen t/m geselecteerde periode) Beschikbaar budget (Budget (cum. realisatie + cum. verplichtingen) % Beschikbaar budget (100 * (Beschikbaar budget/budget)) Verwacht overschot/tekort (Budget Prognose) Page 18 of 32
Uren Tijdens de begroting moeten uren ingevuld kunnen worden per activiteit per kostenplaats en per functie. Kostenplaats Product Begroting Realisatie Prognose Toelichting Tijd Functie Tijdens realisatie zullen de daadwerkelijk geschreven uren automatisch uit Artemis ingelezen worden. Hierbij is de dimensie functie niet gevuld. De kostenplaats- en productdimensie waarop in Artemis uren worden geschreven zijn gelijk aan de dimensies uit CODA. Afdwingen van eenduidig gebruik van deze dimensies in zowel CODA als Artemis gebeurt op operationeel niveau. Formatie & Bezetting In PIMS worden zowel de toegestane formatie als de werkelijke bezetting geregistreerd. Deze zullen dan ook periodiek, geautomatiseerd, uit PIMS worden onttrokken (moment van onttrekken wordt bepaald door applicatiebeheerder PIMS, zodat de foto gelijk is aan andere rapportages m.b.t. bezetting). Tevens dient aangegeven te worden hoeveel uren er per organisatieonderdeel, per functie improductief en productief (productief verder onderverdeeld in indirect en direct ) worden begroot. Hiervoor kunnen per organisatieonderdeel, per functie een aantal parameters worden ingevuld: 1. Bruto aantal uren per FTE 2. % improductief plan 3. % indirect plan 4. % direct plan Op basis van deze parameters kunnen de improductieve, directe en indirecte uren worden bepaald. Tijdens realisatiefase zal steeds de werkelijke bezetting uit PIMS worden onttrokken, alsmede de geschreven (im)productieve uren uit Artemis. Organisatie Zie tabel Het informatiemodel voor formatie & bezetting ziet er als volgt uit: Functie Tijd Page 19 of 32
De velden die gebruikt kunnen worden in het informatiemodel formatie & bezetting zijn: Fase Begroting Realisatie Velden Formatie vast Formatie tijdelijk Bruto uren per FTE plan % improductief plan % indirect plan % direct plan Bezetting vast (FTE) Bezetting tijdelijk (FTE) (Realisatie improductieve uren) (Realisatie indirecte uren) (Realisatie directe uren) Toelichting De gerealiseerde uren zijn afkomstig uit Artemis en zijn ook opgenomen in het informatiemodel Uren. Of deze velden ook in het informatiemodel formatie & bezetting zal worden opgenomen zal tijdens fase 2 worden bepaald. De informatie zal sowiezo beschikbaar zijn. Opleidingen Geplande en genoten opleidingen worden niet in PIMS vastgelegd. Om toch het aantal opleidingen per afdeling per functie / medewerker te kunnen plannen en bijhouden is een apart informatiemodel Opleidingen beschikbaar in Navigus. Zowel plan als realisatie zal echter handmatig ingevoerd dienen te worden. Het niveau waarop opleidingen gepland worden (afdeling, team, functie(groep) of individuele medewerker) is afhankelijk van de inrichting van de dimensies Organisatie en Functie. Organisatie Opleiding # opleiding plan # opleiding real Kosten plan Kosten real Toelichting Tijd Functie Page 20 of 32
Inzetbaarheid Die inzetbaarheid van medewerkers cq afdelingen zal in begrotingsfase worden gepland en wordt vervolgens in realisatiefase uit PIMS ingelezen. Hiervoor is een seperaat informatiemodel beschikbaar: Of de inzetbaarheid bij de gemeente Oss ook per functie ingelezen wordt, zal tijdens de uitvoering van fase 2 worden besloten. Organisatie Kort, middel en lang % plan Kort, middel en lang% realis. Toelichting Functie Tijd 3.1.3 Confrontatiefunctionaliteit Met confrontatiefunctionaliteit wordt de mogelijkheid bedoeld om zowel top-down (programmabegroting) als bottom-up (productenraming / afdelingsbegroting) te begroten en vervolgens deze twee met elkaar te confronteren. Fase 2 zal zich alleen richten op de bottom-up begroting en zal ook niet de hiervoor bedoelde confrontatiefunctionaliteit bevatten. 3.1.4 Invoer projectenbegroting In principe worden projectgegevens niet gerekend tot de scope van fase 2. Projectgegevens die in CODA aanwezig zijn zullen wel zoveel mogelijk in fase 2 worden meegenomen. 3.1.5 Urenmarkt Voor de urenmarkt wordt voor het berekenen van het initiële saldo per kostenplaats per functie de volgende informatie gebruikt: A. Beschikbare productieve uren (Bezetting: # FTE s * % directe uren) B. Interne vraag uit activiteiten / projecten Tijdens de invoering van fase 2 zal worden bepaald of A en B op zelfde wijze zijn gedimensioneerd. Indien dit het geval is zal in fase 2 het saldo in een apart overzicht worden getoond. De functionaliteit van aanvragen en toekennen van interne uren onderling zal nog niet in fase 2 worden opgenomen. 3.1.6 Afdrukken jaarplannen Het jaarplan dient op een zelfde wijze als de MARAP met een druk op de knop afgedrukt te kunnen worden. Hierbij moet de keuzemogelijkheid worden geboden om met of zonder bijlagen af te drukken. Een voorbeeld van het jaarplan is bijgevoegd als integraal onderdeel van dit inrichtingsplan. Page 21 of 32
3.1.7 Autorisatie Voor Navigus zullen gebruikers aangemaakt worden. Iedere gebruiker kan aan een budgethouder gekoppeld worden en iedere budgethouder is verantwoordelijk voor een aantal producten en/of organisatieonderdelen. Uitgangspunt hierbij is dat een product en/of organisatieonderdeel maar aan één budgethouder gekoppeld kan worden. Budgethouders en portefeuillehouders zullen automatisch uit de vlaggen op de CODAelementen worden gelezen (zie H4: informatiestroom Financieel). 3.1.8 Versiebeheer In fase 2 zal nog geen gebruik gemaakt worden van versiebeheer. 3.1.9 Statusbeheer In fase 2 zal nog geen gebruik gemaakt worden van statusbeheer. 3.2 Inlezen van gegevens 3.2.1 Koppelingen met brongegevens In fase 2 worden 4 bronsystemen ontsloten: - CODA (financieel) - Artemis (uren) - PIMS (personeel) - GWS (PI s werk & inkomen) In Hoofdstuk 4 staat de informatiestroom tussen deze bronsystemen en Navigus verder toegelicht. 3.2.2 Handmatige invoer Sommige PI s zullen in fase 2 - en wellicht wel nooit automatisch aan een bronsysteem worden onttrokken. De realisatie van deze PI s moeten handmatig in Navigus ingevoerd kunnen worden. 3.3 Stuurinformatie 3.3.1 Scorecards en cockpits Een online scorecard voor PI s zal als voorbeeld worden gegeven. 3.3.2 Afdelingsrapportage 3.4 Analyse Drie online voorbeelden van stuurinformatie zullen beschikbaar worden gesteld: - Salariskosten t.o.v. aantal FTE s (vacaturevoordeel) - # uitkeringstrekkenden per maand - Budgetuitputting personeeelsbudgetten 3.4.1 Analysemogelijkheden / ad hoc rapportage Voor elk informatiemodel wordt een standaard analyse overzicht gemaakt, waarbij de dimensie selecties zich aanpassen aan de dimensiewaarden waar men als budgethouder verantwoordelijk voor is. Naast deze analyse overzichten wordt ook een adhoc overzicht aangeboden, waarin men zijn eigen selecties kan maken. Page 22 of 32
3.5 Verantwoordingsrapportage 3.5.1 Bijstellen en toelichten Prognosticeren Tijdens realisatie moet voor alle kwantitatieve gegevens (geld, uren en prestaties) handmatig prognoses ingevoerd kunnen worden. Bij het starten van een nieuwe rapportageperiode zullen de prognosevelden eerst gevuld worden met of de begroting (eerste periode) of de prognose van vorige rapportageperiode (alle volgende periodes). Na fase 2 zal een algoritme beschikbaar gesteld worden waarbij de prognose niet gevuld wordt met de vorige prognose / begroting, maar met de realisatie t/m de periode, aangevuld met de resterende bijgestelde begroting. Toelichten Naast het invoeren van kwantitatieve prognoses dient ook een kwalitatieve toelichting ingevuld kunnen worden. Hierbij dient uitdrukkelijk naar voren te komen of een afwijking structureel of incidenteel van aard is. Budgetbijstellingen Gedurende het jaar kunnen budgetbijstellingen worden voorgesteld en dienen deze na goedkeuring te worden verwerkt in een aparte kolom bijstelling. Het proces volgt de volgende stappen: - aanvragen - goedkeuren - verwerken in Navigus - verwerken in CODA In fase 2 zal wel ruimte gereserveerd worden voor een initiele begroting en een bijgestelde begroting; een begrotingswijzigingsvolgsysteem zal echter in een latere fase aan bod komen. Tevens bestaat de wens (zie [6], punt 10.) om via Navigus de status van budgetwijzigingen te kunnen volgen. Deze functionaliteit wordt op de lijst voor de volgende fase gezet. 3.5.2 Aggregeren / oprolfunctionaliteit Alle kwantitatieve gegevens kunnen volgens de hierarchiën van de dimensies die voor deze gegevens van toepassing zijn opgeteld worden. Speciale aandacht is benodigd voor het oprollen van twee specifieke soorten informatie: tekstuele toelichtingen en prognoses. Tekstuele toelichtingen Voor het oprollen van tekstuele toelichtingen kan gekozen worden uit 3 vormen: a. Link naar onderliggende tekst (op hoger niveau niet meer te wijzigen; wijzigingen op lager niveau gaan automatisch mee naar hoger niveau). Hierbij kan gekozen worden welke tekst wel en welk tekst niet meegenomen dienen te worden naar een hoger organisatieniveau door middel van het aanvinken van de teksten. b. Kopieren van onderliggend niveau naar hoger niveau. Hierna vrij te muteren, maar geen link meer met onderliggend niveau. Hierbij kan gekozen worden welke tekst wel en welk tekst niet meegenomen dienen te worden naar een hoger organisatieniveau door middel van het aanvinken van de teksten. c. Vanaf scratch invoeren op hoger niveau. Gemeente Oss kiest voor optie 2: kopieren met de mogelijkheid om daarna aan te passen. Page 23 of 32
Prognose Voor het aggregeren van prognoses kan gekozen worden uit twee vormen: a. Automatisch optellen lager niveau naar hoger niveau (dan ook niet meer te wijzigen op hoger niveau). Dit is de standaardvorm. b. Handmatig invullen op elk niveau (geen relatie tussen niveaus) Voor de gemeente Oss zullen beiden mogelijkheden in twee aparte velden beschikbaar worden gesteld. 3.5.3 Maraps opstellen De MARAP van de afdeling Werk & Inkomen dient, net zoals het afdelingsplan, met een druk op de knop afgedrukt te kunnen worden. Hierbij moet de keuzemogelijkheid worden geboden om met of zonder bijlagen af te drukken. Een voorbeeld van een jaarplan, inclusief realisatie is bijgevoegd als integraal onderdeel van dit inrichtingsplan. Dit rapport dient ook op dienstniveau aangemaakt te kunnen worden. Page 24 of 32
4 Informatiestromen 4.1 Architectuur Verantwoording Sturing Analyse Jaar Plan Module Invoer Module Centrale Database Coda Artemis PIMS GWS etc etc Bron: [1] 4.2 Financieel CODA Infomodel: Financieel Element 1, 2, 3 kostensoorten hierarchie Kostensoort Element 2 kostenplaatsen hierarchie Kostenplaats Organisatie Element 2 Element 2, 3 Impromptu catalog Verantwoordelijken product hierarchie Verantw oordelijkentabel Product Element 4 Voorzieningen Kostensoort of aparte dimensie? Financiele Mutaties beginbalans nodig? Financiele mutaties Geld - realisatie - begroting Legenda: Brontabel query Dimensie Fact table Verplichtingen zullen in een volgende fase worden opgenomen. Page 25 of 32
4.3 Uren Artemis Infomodel: Uren Geschreven uren Impromptu catalog Uren Uren Legenda: Brontabel query Dimensie Fact table Project- en capaciteitsplanning is momenteel niet in Artemis ingevoerd, dit is in principe wel mogelijk (er lopen momenteel geen initiatieven). In Artemis zijn ook roosters (# uren per jaar) beschikbaar. Of deze in Navigus kunnen worden toegepast dient te worden besloten tijdens de uitvoering van fase 2. 4.4 Personeel PIMS Infomodellen: - Formatie & bezetting - Ziekteverzuim Medew erker en Functie gegevens Functies Functie Verzuim gegevens Impromptu catalog Verzuim Vertaaltabel afdeling PIMS - kostenplaats CODA - organisatie Ziekteverzuim Bezetting per afdeling / functie plan + w erk. Formatie & Bezetting Formatie & bezetting Handmatige invoer parameters Legenda: Brontabel query Dimensie Fact table In PIMS zijn verzuimgegevens en gegevens m.b.t. de toegestane formatie en de werkelijke bezetting (FTE s) aanwezig. De afdelingen die bijgehouden worden in PIMS zijn niet gelijk aan de kostenplaatsen cq. afdelingen in CODA. Om deze toch vergelijkbaar te houden zal een vertaaltabel bijgehouden moeten worden door de applicatiebeheerder van Navigus. In deze tabel wordt bijgehouden welke CODA kostenplaats-code correspondeert met de afdeling uit PIMS. Page 26 of 32
4.5 Geïntegreerd welzijn systeem (GWS) GWS Infomodel: PI productie Diverse tabellen (kennis: E Mus) Impromptu catalog PI's PI's Productie Werk & Inkomen Legenda: Brontabel query Dimensie Fact table In deze informatiestroom wordt er van uit gegaan dat gebruikt gemaakt wordt van een impromptu catalog. Nadeel is dat deze bij elke nieuwe uitlevering van GWS (ongeveer 2x per jaar) bijgewerkt moet worden. Belangrijk is om rekening te houden met de vorderingen van het overlegstructuur tussen gemeenten en Centric waarin gewerkt wordt aan een standaard definitie en een extractieproduct. Dit product zal in fase 2 nog niet betrokken worden. Om na te gaan welke PI s van Werk & Inkomen automatisch uit GWS kunnen komen zal een lijst opgesteld worden en gemaild worden aan Erik Mus (e.mus@oss.nl). Erik zal aangeven welke PI s automatisch uit GWS kunnen komen. Let op: peildatum = unieke foto! Page 27 of 32
5 Scope en planning Fase 2 inrichting Navigus 5.1 Organisatie gemeente Oss 5.1.1 Organogram Bron: [2]; juni 2006 Afdelingen per dienst: Dienst Publiekszaken Gemeentebedrijven Dienst Stadsbeleid Afdeling Werk & inkomen Zorg Publiekscentrum Bouwen, wonen en milieu Handhaving Museum Jan Cunen Ingenieursbureau Beheer openbare ruimte Vastgoedbedrijf Servicecentrum Management adviescentrum Informatieve diensten Cultuur en educatie Zorg & veiligheid Stedelijke ontwikkeling Ruimtelijke ontwikkeling Strategische projecten 5.1.2 Organisatieonderdelen betrokken bij Fase 2 In fase 2 zal de afdeling Werk & Inkomen centraal staan. Het afdelingsplan van deze afdeling is gebruikt als basis voor het opstellen van de gewenste functionaliteit. Voor de PIJCOF-prestaties is tevens gebruik gemaakt van de verantwoordingsrapportage van het servicecentrum. Om ook een afdeling van gemeentebedrijven te betrekken, wordt ook de afdeling Museum Jan Cunen in fase 2 betrokken. De informatie die in fase 2 in Navigus wordt opgenomen is primair bedoeld voor de afdeling Werk & Inkomen. Echter, daar waar mogelijk, zal het onttrekken van informatie van bronsystemen zo breed Page 28 of 32