Een regisseur die kan schakelen tussen strategie, techniek en vaardigheden De bouwproces manager Van projectmanagement naar procesmanagement
Deze publicatie is met een zo groot mogelijke zorgvuldigheid opgesteld met de laatste inzichten ten aanzien van bouwprocesmanagement. De aanleiding is de afronding van het eerste leergang van de opleiding post-hbo bouwprocesmanagement bij De Stichting Kennisoverdracht, Onderzoek en Ontwikkeling Bouwprocesmanagement (SKOOB). De opstellers van deze publicatie staan vermeld op de laatste pagina. De bouwprocesmanager organiseert, coördineert en leidt (delen van) het totale bouwproces. Een bouwprocesmanager moet daarom een brede technische kennis hebben, verbanden zien in een planning die anderen niet zien, een vooruitziende blik hebben in de voortgang van de (bouw)processen en de vaardigheden hebben om van een bouwteam een team te maken. SKOOB heeft de opleiding Bouwprocesmanagement ontwikkeld vanuit de gedachte dat men dergelijke kennis en vaardigheden niet kan leren uit schoolboeken. De opleiding wordt daarom verzorgd door docenten met veel ervaring uit de praktijk. SKOOB heeft de doelstelling om kennisoverdracht en onderzoek op het gebied van praktisch bouwprocesmanagement te bevorderen en te ondersteunen. Het bestuur van de SKOOB bestaat uit: Dhr. Ing. T.L.M. Deen, directeur Van Wijnen Midden; Dhr. W. Hijmissen, commercieel directeur Brink Climate Systems; Dhr. Ing. J.J.L. Heijdra, directeur Dura Vermeer Bouw Hengelo; Dhr. Ir. J. de Leeuw, directeur SBR; Dhr. H. Wagenaar, Unica; Mw. Dr. S.H. Santema-Terwee, NL Hogeschool. Studieleider: Dhr. Ing. F. Scherrenberg, adviseur, trainer en coach voor de bouwbranche, TargetResult. Initiator en supervisor: Dhr. Drs.ing. H.M. Nieman, kwartiermaker Instituut Bouwkwaliteit. De Raad van Advies bestaat uit vertegenwoordigers van het bouwbedrijfsleven, de installatiebranche en Hogescholen. Meer weten? Kijk op www.bouwprocesmanagement.org
PUBLICATIE: De bouwprocesmanager EEN REGISSEUR DIE KAN SCHAKELEN TUSSEN STRATEGIE, TECHNIEK EN VAARDIGHEDEN Van projectmanagement naar procesmanagement De markt is aan het veranderen, alles moet beter, sneller, en betaalbaarder. Door het ontwikkelen van steeds complexere bouwprojecten, specifieke vraagstellingen van opdrachtgevers, geïntegreerde contracten en integrale aanpak van bouwprocessen ontstaat er behoefte aan generalisten in de bouw. We gaan naar een samenwerkingscultuur met nieuwe instrumenten en andere organisatievormen. Er is duidelijk een verschuiving merkbaar van projectmanagement naar procesmanagement. Veranderen Door het effect van de huidige economie ontstaan veelal wijzigingen in de organisatiestructuren van zowel opdrachtgevers, ontwikkelaars, adviseurs, aannemers en leveranciers. Functieprofielen zoals we die nu kennen, met de daarbij horende verwachtingen veranderen en verantwoordelijkheden nemen toe. In veel organisaties is het besef ontstaan dat er gewerkt moet worden met geïntegreerde bouworganisatievormen in plaats vanuit de traditionele hokjes en/ of alleen vanuit oogpunt techniek. De traditionele vorm van scheiding wordt al decennia lang toegepast met als grootste kenmerken; iedere partij gaat voor haar eigen belang, er ontstaan faalfactoren en geld wordt verspild! Kernwoorden: De schakel binnen complexe bouwprojecten Zoeken naar verbinding Bouwproces van A-Z Soft skills GROTIK LEAN BIM Klantwaarde Win-win situatie Transparant PvE 'Veranderen vergt moed en biedt kansen' Vraagspecificatie Niet veranderen is geen optie! Pagina 3
Traditionele bouworganisatievorm: Programmafase: programma van eisen en structuurontwerp; Ontwerpfase: voorlopig ontwerp en definitief ontwerp; Besteksfase: bestek en technisch ontwerp, inclusief de aanvraag van vergunningen; Realisatiefase: werkvoorbereiding, inkoop en uitvoering. Faalkosten bouw > 10% Iedere partij gaat voor haar eigen belang binnen de fase waarin wordt gewerkt. Partijen voelen geen verantwoordelijkheid voor het geheel en de overdrachten naar de verschillende faseringen in het proces. De verschillende fasen in het totale proces worden vaak afzonderlijk van elkaar gezien. Er wordt projectmatig gewerkt! Visualisatie van de overdrachtsfasen. Geïntegreerde bouworganisatievorm: Programmafase: programmabesluit met een functionele vraagspecificatie; Ontwerpfase: conceptueel ontwerp, technisch ontwerp en technische specificatie; Realisatiefase: werkvoorbereiding, inkoop en uitvoering. De faseovergangen en overdrachtsmomenten zijn per definitie de meest risicovolle momenten in ieder proces. Ze vragen om extra alertheid van alle partners. Er wordt procesmatig gewerkt! GO / NO GO Visualisatie van traditionele en geïntegreerde bouworganisatievormen. Pagina 4
Vertrouwen is in, controle is uit Contracten Geïntegreerde bouworganisatievormen leiden tot de ontwikkeling van nieuwe samenwerkingsvormen en overeenkomsten, vaak genoemd innovatieve contracten. Deze nieuwe contractvormen en de nieuwe manier van aanbesteden komt steeds meer in opmars. Contractvormen als Design & Construct (D&C), Design & Build (D&B), Engineer & Build (E&B), Design-Build-Finance-Maintain- Operate (DBFMO) e.d. dienen weloverwogen gekozen te worden. Bij deze vormen van contracten zal de opdrachtgever in het meest extreme geval zelfs gedurende het project op vakantie kunnen gaan en wordt hij geheel ontzorgd. Alle diensten worden de opdrachtgever uit handen genomen en door gespecialiseerde partners uitgewerkt. Echter de uitwerking door de gespecialiseerde partners zal geregisseerd moeten worden, want zelfs bij de perfecte contractvormen blijven in de diverse faseringen concurrerende partijen. Daar komt bij dat niet elke partner haar interne proces heeft afgestemd op de nieuwe contractvorming. Visualisatie rol van de bouwprocesmanager bij de verschillende contractvormen. Pagina 5
Nieuwe ontwikkelingen De markt biedt voortdurend nieuwe kansen, waardoor nieuwe ontwikkelingen niet zullen stoppen. De vraag om faalkosten te verminderen speelt hierbij een grote rol. Door slimme oplossingen voor complexe vraagstellingen van opdrachtgevers te bedenken, inspelen op veranderingen in contract- en organisatievormen en behoefte aan ketenintegratie ontstaat er tevens een innovatiedruk om te kunnen voldoen aan prijs- kwaliteitverhouding. Er worden dus steeds meer eisen gesteld aan samenwerking binnen een organisatie, verbetering van het gehele bouwproces i.c.m. de bouwketen en de beheersing van de diversiteit aan informatiestromen. Bouwpartners worden vroegtijdig betrokken in het bouwproces. Door samenwerken, van elkaar te leren, elkaars specialisme en bijbehorende taal/cultuur te gaan waarderen ontstaat het beste eindresultaat. de bouwprocesmanager als generalist en regisseur Om de innovaties en ontwikkelingen in juiste banen te leiden, is er o.a. behoefte aan Virtueel bouwen. Virtueel bouwen bevordert de samenwerking en verhoogt de kwaliteit. De twee grootste ontwikkelingen binnen het virtueel bouwen is de combinatie van LEAN en BIM. Daarnaast zijn er personen nodig die in staat zijn om het bouwproces te kunnen (bij)sturen en de regie kunnen voeren tussen alle betrokken partijen. De personen die tijdens het totale bouwproces continu keuzes durven maken de bouwprocesmanager. De bouwprocesmanager Het proces van het nieuwe bouwen zal vanaf het eerste idee aangestuurd en gecoördineerd moeten worden door een regisseur. Een bouwprocesmanager heeft bouw(technische)kennis, communicatieve vaardigheden, specifieke competenties en is de spin in het web. Hij past alle beheersaspecten toe: geld, organisatie, tijd, informatie, kwaliteit (GOTIK) en ook op het gebied van risico- en omgevingsmanagement. De bouwprocesmanager weet op welk moment en welke kennis beschikbaar moet zijn, op elk moment tijdens elke fase van het bouwproces. Er is overzicht op diverse processen die direct of indirect invloed op elkaar hebben en hij heeft zicht voor ieders belang in het proces. Hierbij ontstaat dat proces- en projectbelang te allen tijde voorop staat. De bouwprocesmanager is de schakel en hanteert de juiste strategie op het gebied van verwachtingsmanagement tussen betrokken partijen en opdrachtgevers. De bouwprocesmanager kan betrokken partijen verbinden. Niet alleen kan hij of zij handelen tijdens moeilijke fases binnen een project en/of proces, maar ook veranderingen doorvoeren in aanpak en/of organisatie. Een goede communicatie staat hierbij voorop, daarnaast vervult hij een actieve rol in zelfmanagement met als doel zichzelf continu te verbeteren. Pagina 6
Instrumenten LEAN De bouwprocesmanager zal bij zijn missie om het bouwproces zo efficiënt mogelijk te managen gebruik maken van een aantal hulpmiddelen die hem zullen assisteren om het proces te beheersen. Een van de pijlers waarop een project gefundeerd moet worden is vertrouwen. Dit is dan ook een van de belangrijkste onderdelen van de LEAN-filosofie. Met het toepassen van enkele onderdelen van de LEAN-filosofie kan de bouwprocesmanager sturen op een doel dat door alle personen die werken aan het project gedragen wordt. Het samenwerken en leren van elkaar wordt op basis van vertrouwen naar een hoger niveau getild. Het voordeel hiervan is dat de prijskwaliteitverhouding in samenspraak met de planning hiervan zal profiteren. Ketenintegratie Opdrachtnemers worden steeds vroeger betrokken in het bouwproces. De werkwijze kenmerkt zich door de aspecten zoals openheid, vertrouwen en een gezamenlijk projectbelang. De bouwprocesmanager krijgt hier een geheel nieuwe rol toebedeeld door de schakels aan elkaar te koppelen in de gehele (productie)keten. Bouwpartners gaan een lange termijnrelatie aan. Door een goede samenwerking, risicodeling en zicht voor elkaars belangen ontstaat het beste eindresultaat. Kortom deze aanpak vraagt van de bouwpartners dat ze samen de schouders eronder zetten en door behalen van synergie in het proces resultaat kunnen behalen i.p.v. selecteren op de laagste prijs en zo elkaar blijven bevechten. BIM Ook in het voortraject is er voor de bouwprocesmanager nog de nodige winst te behalen, hiervoor zal hij of zij gebruik kunnen maken van BIM. Met deze tool kan namelijk worden gestuurd aan de oorzaak nr. 1 voor faalkosten, te weten informatie. De laatste jaren zijn de mogelijkheden en kennis op het gebied van BIM fors toegenomen. Daarnaast zijn ook veel grote partijen meegegaan met de ontwikkelingen op dit gebied. Hierdoor is BIM al een werkbaar hulpmiddel geworden. Met het toepassen van BIM, vanaf het eerste moment, wordt alle beschikbare informatie vastgelegd in een medium (model) dat voor alle deelnemers beschikbaar is. Dit model zal in samenspraak met alle betrokken partijen worden uitgewerkt tot een model waaruit alle informatie gehaald kan worden. Verlies van informatie zal hierdoor tot een minimum beperkt worden. Besluitvorming en afstemming vinden in vroeg stadium plaats. De modelleurs en engineers signaleren mogelijke kansen en risico s eerder zodat deze door de bouwprocesmanager bijgestuurd en bewaakt kunnen worden. Zowel BIM als LEAN zijn in het proces geen toverwoorden maar kunnen de bouwprocesmanager wel ondersteunen bij zijn taak als spin in het web. De bouwprocesmanager die hierbij het proces bewaakt, organiseert en faciliteert zal hierdoor in staat zijn om op basis van samenwerken en vertrouwen een winnend team te creëren. Pagina 7
Competenties bouwprocesmanager Om als bouwprocesmanager effectief te kunnen functioneren tijdens het begeleiden van (complexe) bouwprocessen zijn specifieke competenties benodigd. Onder competenties wordt verstaan de combinatie van vaardigheden, kennis en eigenschappen. Naast het beschikken over organisatorische-, technische-, taakgerichte- en intellectuele competenties beschikt een succesvol bouwprocesmanager ook over sociale- en emotionele competenties. combinatie van vaardigheden, kennis & eigenschappen Competenties bouwprocesmanager 1. Bestuurlijk-organisatorisch Leidinggeven Visie Plannen & organiseren Resultaat gerichtheid Ondernemend 2. Sociaal communicatief Samenwerken Betrokkenheid Overtuigingskracht Organisatiebewustzijn Netwerken Communicatieve Vaardigheden Klantgerichtheid 3. Intellectueel (denkkracht) Oordeelsvorming Analytisch vermogen Omgevingsbewustzijn Creativiteit Vakmanschap 4. Emotioneel bewustzijn (gevoelskracht) Integriteit Inlevingsvermogen Zelfvertrouwen Moed Stressbestendigheid 5. Taakgericht (daadkracht) Initiatief Inzet Kwaliteitsbewustzijn Flexibiliteit Besluitvaardigheid 6. Ontwikkeling Coachen Leervermogen Tabel competenties bouwprocesmanager soft skills samenwerken communicatie open en eerlijk Goede communicatieve vaardigheden, goed kunnen luisteren, inleven en aanvoelen van bijvoorbeeld de klant (lees opdrachtgevers, maar ook de diversiteit aan mensen die deelnemen in het bouwproces) zijn succesfactoren die leiden tot betrokkenheid, goede samenwerking en vertrouwen, bij bouwteams, tijdens het bouwproces. Met een dosis mensenen zelfkennis en behulp van soft skills creëren van een optimaal en efficiënt werkend team moet een doel op zich zijn. Een veel gehoorde mededeling van opdrachtgevers bij evaluaties van bouwprocessen en projecten: achteraf gezien hadden we voor het begeleiden van het proces behoefte aan een regisseur die alle bouwpartners kon verbinden en efficiënter met elkaar kon laten samenwerken. Dit had enorm veel kosten uitgespaard en verspillingen voorkomen Een positief kritische houding en vooral passie voor het begeleiden van het proces kan het verschil maken binnen een team om te zorgen voor verbinding en een open en eerlijke houding onderling. Hierdoor verloopt de samenwerking makkelijker en wordt er gestreefd naar het beste eindresultaat. Niet denken in problemen, maar in proactief aanpakken van uitdagingen en voorzien in (deel)oplossingen! Pagina 8
Belangrijke zaken in de bouw De aanpak binnen de bouw moet anders, opdrachtgevers en LEAN aannemers geven al aan dat projectomgevingen in snel tempo ingewikkelder worden, de complexiteit aan wet- en regelgeving, de veelheid van procedures, toenemende risico s, andere contractvormen, groot aantal betrokken partijen, het juridisch kader In relatie tot nieuwe ontwikkelingen en ga zo maar door. Er is onderzoek gedaan (Bron: projectmanagement 3.0; hogeschool Utrecht 2012) naar wat de bouw steeds belangrijker vindt naar de toekomst toe. In onderstaande tabel de punten: Wat wordt steeds belangrijker in de bouw: 1. Communicatie 9. Multidisciplinariteit een regisseur ontbreekt 2. Risicomanagement 10. Gezondheid (gebruikers, omwonenden) 3. Omgevingsmanagement 11. Bouwtijd 4. Samenwerking 12. ICT oplossingen 5. Ruimtegebrek 13. Veroorzaakte overlast (tijdens de bouw) 6. Innovatieve 14. Bouwplaats logistiek samenwerkingsvormen 7. Innovatieve contractvormen 15. EPC-norm 8. Binnenstedelijk bouwen 16. Schaarste van grondstoffen De bouw is zich er dus van bewust dat veranderen moet om bovenstaande punten goed te kunnen managen, echter men wacht af en vindt dat een andere partij het voortouw moet nemen. Een regisseur ontbreekt. Veranderingen zijn altijd lastig, vooral in de bouw met al haar professionals en veelal complexe processen. Ook roept verandering per definitie weerstand op. Moet het rigoureus anders in de bouw? Ja en nee, het kan in ieder geval wel stukken beter aangepakt worden. De zaken zoals we gewend zijn te doen moeten opnieuw beoordeeld en verbetert worden. Het professionaliseren van interne procedures maar ook dereguleren binnen interne organisaties geeft de ruimte tot het beter worden in sturen op processen. De Bouwprocesmanager kan deze veranderingen in goede banen leiden en bijdragen aan een efficiëntere bouw. Een bouwprocesmanager moet dus heel veelzijdig zijn en in alle situaties zijn mannetje of vrouwtje staan. Als we kijken waar de bouw momenteel staat en waar behoefte aan is m.b.t. het bouwprocesmanagement vatten we de benodigde veranderingen en de uitdagingen op de volgende pagina samen in de tien belangrijkste punten. Pagina 9
De belangrijkste veranderingen & uitdagingen LEAN Veranderingen: 1. Van projectmanagers naar bouwprocesmanagers Bouwprocesmanagers beheersen het totale bouwproces en creëren goed samenwerkende teams. Regisseren! proces denken i.p.v. project denken 2. Proces denken i.p.v. project denken Een integrale aanpak vraagt om beheersing van het proces met het regisseren van de samenwerking tussen de bouwpartners in de bouwketen. Alleen kijken naar eigen belang binnen een project is echt verleden tijd. 3. Verschuiving/verandering ontwikkeling van competenties De emotionele- en sociale competenties worden even zo belangrijk als de intellectuele-,organisatorische- en taakgerichte competenties. Uitdagingen: 4. Cultuurverandering Balans tussen structuur (procedures, contracten, planningen, etc.) en cultuur (persoonlijke benadering, communicatie, teambuilding, coaching, etc.) 5. Verandering contractvormen De nieuwe contractvormen zorgen ervoor dat het beheersen van het totale bouwproces steeds belangrijker wordt en op bepaalde momenten de juiste beslissingen worden genomen. 6. Bewustwording opdrachtgevers Geïntegreerde oplossingen vraagt een andere processturing die verspilling voorkomt en meer en sneller rendement oplevert voor de opdrachtgever. 7. Sturing geven m.b.v. nieuwe ontwikkelingen en innovaties Kunnen beoordelen op welk moment een nieuwe ontwikkeling en/of innovatie waarde toevoegt aan het proces en/of project. the secret of change is to focus all of your energy, not on fighting the old, but on building the new -socrates- 8. Lerende organisaties, partijen en partners Van elkaar leren, open en eerlijk communiceren over eventueel opgetreden fouten, dus stoppen met een afrekencultuur. Hierdoor ontstaat een lerende organisatie die zich continu kan verbeteren. 9. Sturen op risico- en omgevingsmanagement Steeds meer bouwprojecten worden complexer, ook in relatie tot de omgeving. Inzicht in risico s en het elimineren ervan is een van de sleutels tot succes van een bouwproces. 10. Samenwerken met verschillende generaties Verschillende generaties begeven zich op de arbeidsmarkt. Generatiekloven zijn onvermijdelijk en de juiste mix vinden hierin met het creëren van teams kan een proces een enorme boost geven. Uitdaging is deze verschillende generaties te verbinden. Pagina 10
'Van korrel tot borrel' Tot slot Opdrachtgevers veranderen in vraagstellingen en (product)wensen die zij in de markt brengen. Dit geeft direct een reactie op de bouwketen erachter. Goedkoper en met minder faalkosten willen bouwen geeft een bepaalde innovatiedruk om te kunnen voldoen aan prijs-kwaliteitverhouding. Het is tevens een enorm verschil wanneer een opdrachtgever een ontwerp en realisatie van een gebouw aan meerdere bedrijven vraagt of een geïntegreerde oplossing wenst. Het belang van een regisseur wordt alsmaar groter gezien de toename van geïntegreerde contracten en bouworganisatievormen. De huidige traditionele processen kenmerken zich nog door samenwerkingen door steeds wisselende coalities en partijen die hun eigen deel optimaliseren en waarbij niemand verantwoordelijk is voor het geheel. Door miscommunicatie tijdens de noodzakelijke overdrachtsmomenten tussen de specialisten gaat nog heel veel mis. Een bouwprocesmanager als regisseur zorgt ervoor dat partijen partners worden en zo efficiënt gaan samenwerken. Een doel is dan ook langdurige samenwerkingsverbanden aan te gaan. Door het efficiënt samenwerken, (complexe)processen op elkaar aan te laten sluiten en een effectief risicomanagement kunnen scherpere prijzen aangeboden worden. De bouwprocesmanager nu inzetten m.b.t. proces denken en uitvoeren betekent meer rendement, (faal)kostenreductie en meer kwaliteit. Of het nu een transformatie-, renovatie of nieuwbouwproject (klein- of grootschalig) betreft, afwachten is geen optie meer. Met behulp van LEAN, BIM en ketenintegratie bent u tevens helemaal klaar voor de toekomst. Opgesteld door: Dennis Adegeest, Van Wijnen Raymond Gerritsen, JP van Eesteren Patrick Kip, Dura Vermeer Wij zijn ervan overtuigd dat de bouwprocesmanager op ieder moment in het bouwproces kan bijdragen tot het succesvol maken van elk project. De bouwprocesmanager neemt u mee van korrel tot borrel! Het stadskantoor in Rijswijk Tom Klokkenburg, Ter Steege bouw vastgoed Mede mogelijk gemaakt door: Stichting Kennisoverdracht, onderzoek en ontwikkeling Bouwprocesmanagement (SKOOB) Website: www.bouwprocesmanagement.org Pagina 11