Het Bloso heeft een vacature, te begeven via bevordering binnen het niveau, horizontale mobiliteit of graadverandering voor een: ADVISEUR ICT (M/V) Afdeling: Niveau: Graad: Standplaats: Algemene afdeling A2 Adviseur Bloso, Arenbergstraat 5, 1000 Brussel 1 ALGEMENE FUNCTIECONTEXT Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het Bloso Bloso voert als agentschap binnen het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media het sportbeleid van de Vlaamse Regering uit en is dus één van de diensten van de Vlaamse overheid. De hoofdzetel is gevestigd in Brussel, maar Bloso beschikt eveneens over dertien Bloso-centra in Vlaanderen en vijf provinciale Bloso-promotiediensten. Het Bloso is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid. Aan het hoofd van het Bloso staat een administrateur-generaal, bijgestaan door een algemeen directeur. Het agentschap bestaat uit drie generieke en zes functionele afdelingen en stelt ongeveer 650 personeelsleden te werk. Naast ondermeer het aanbieden en erkennen van sportkaderopleiding, de subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties en van gemeenten en provincies (lokaal Sport voor Allen-beleid), de uitvoering van het Vlaams topsportbeleid, en het beheer en de exploitatie van de dertien Bloso-centra, is ook het promoten van Sport voor Allen, een decretaal vastgelegde kernopdracht van het Bloso. 2 SPECIFIEKE FUNCTIECONTEXT Alle informatica gerelateerde taken van de verschillende vestigingen en afdelingen van het Bloso zijn gecentraliseerd binnen de Informaticacel. De Informaticacel is een onderdeel van de Algemene Afdeling. Deze ressorteert rechtstreeks onder de leiding van de algemeen 1
directeur, die de administrateur-generaal bijstaat met de algemene leiding en werking van het agentschap. De Informaticacel bestaat uit twee teams. Een eerste team (SysTeam) staat in voor de helpdesk, het serverbeheer, het netwerkbeheer, het beheer van eindgebruikersmateriaal, het securitybeheer en de administratie. Een tweede team (DevTeam) zorgt voor de softwareontwikkeling, de implementatie en het onderhoud van zelf ontwikkelde software. Beide teams bestaan uit een 4-tal personeelsleden maar worden soms tijdelijk versterkt met externe specialisten. Er wordt vooral gebruik gemaakt van een.net omgeving (VB en C#), SharePoint, SQL Server en Access. De complexiteit varieert van simpele SharePoint componenten tot complexe integratie software tussen verschillende line-of-business systemen. Naast softwareontwikkeling is het de taak van het DevTeam om voor de, meestal interne, klant een behoeftebepaling op te maken en de klant te begeleiden bij de zoektocht naar specifieke softwarepakketten. 3 INHOUD VAN DE FUNCTIE Als adviseur ICT sta je interne klanten bij door het ontwikkelen en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met ICT, teneinde ertoe bij te dragen dat het Bloso en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. Samen met een collega informaticus draag je de verantwoordelijkheid over de informaticacel teneinde de goede werking van de informaticasystemen te verzekeren. Je stuurt het DevTeam aan en neemt de leiding op van belangrijke IT - projecten. In overleg zorg je voor de opmaak van korte en langetermijn plannen en bouw je mee aan een visie inzake ICT. Je budgetteert projecten en staat in voor de opvolging van de ICTkredieten. Je bent het aanspreekpunt voor het management en staat ook in voor de rapportering aan hen. Je hebt een gedreven, enthousiaste en positief ingestelde persoonlijkheid, met ruime interesse in management en organisatie en oog voor administratieve efficiëntie. RESULTAATGEBIEDEN 1. Behoefteanalyse Analyseren van de ICT - behoeften van het Bloso en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Nieuwe softwaresystemen en change requests voor het DevTeam analyseren door het uitvoeren van behoeftebepaling, business en functionele analyse, make or buy decisions, projectmanagement, releasemanagement, changemanagement, Marktonderzoek uitvoeren naar softwaresystemen en softwareontwikkelingsystemen met het oog op de toepasbaarheid binnen het Bloso Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening 2
2. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen ICT teneinde de interne klant en het Bloso op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Opmaak en opvolging van de visie, de lange en korte termijn planning van het DevTeam. Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening Akkoord bereiken rond de dienstverlening De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Definiëren van langere termijnplanning Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, 3. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Innovatieve ideeën ontwikkelen Meewerken aan projecten van productontwikkeling Uitwerken van procedures en richtlijnen Ontwikkelen van opleidingen, rekenmodellen,, IT-programma s databanken, concepten voor financieel beheer 4. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt voor ICT Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Management adviseren over thema s die te maken hebben met ICT Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Pro-actief knelpunten signaleren 5. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Opmaak en opvolging van openbare aanbestedingen volgens de wet op de overheidsopdrachten Inzicht hebben in de verschillende business activiteiten van het Bloso Opvolging van de budgetten voor het DevTeam Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Input leveren voor management rapportering Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie 3
6. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. De dienstverlening pro-actief kenbaar maken aan de klant Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt Feedback vragen aan klanten 7. Projectmanagement Leiden van en deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen m.b.t. ICT. Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Projecten plannen, coördineren en leiden Deelnemen aan cross functionele projectgroepen Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden Het opvolgen van de werkzaamheden 8. Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. ICT teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Kennis hebben van de technologiën die in gebruik zijn bij het DevTeam en onderzoek verrichtten naar toekomstige technologiën Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied 9. Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Het DevTeam leiden Bij afwezigheid van de huidige verantwoordelijke, de dagdagelijkse leiding overnemen over het SysTeam, inbegrepen alle lopende of op te starten projecten. Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren Begeleiden en coachen van medewerkers De goede werksfeer bewaken binnen de dienst Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers 4 JE COMPETENTIEPROFIEL 4.1 DEELNEMINGSVOORWAARDEN De deelnemingsvoorwaarden zijn een absolute voorwaarde voor deelname aan de bevordering en er dient aan voldaan te zijn op 7 september 2014: Via horizontale mobiliteit Je werkt als statutair ambtenaar in de graad van adviseur (rang A2) binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Via graadverandering Je werkt als statutair ambtenaar in een graad van de rang A2 binnen de diensten van de Vlaamse overheid. 4
Via bevordering binnen het niveau Ervaring Je bent tewerkgesteld als statutair ambtenaar, vastbenoemd of in proeftijd, in een graad van de rang A1 binnen de diensten van de Vlaamse overheid; of je bent tewerkgesteld als contractueel personeelslid, betaald in een salarisschaal van rang A1, binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS Art.VI 32 en Art. III Hoofdstuk 2); Je hebt geen functioneringsevaluatie die besloten werd met "onvoldoende"; Je bevindt je in een administratieve toestand waarin men aanspraken op bevordering kan doen gelden; Je hebt minstens 6 jaar relevante beroepservaring. Hieronder wordt verstaan: minstens 6 jaar relevante beroepservaring in een ICT functie: - professionele ervaring in ICT dienstverlening - professionele ervaring in ICT-projectleiding en minstens 3 jaar relevante ervaring in het aansturen van een team van medewerkers. Ervaring op het vlak van financieel management of op het vlak van budgetbeheer in een overheidscontext is een troef. 4.2 JE VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Goede kennis binnen het hele functionele domein met als bijzondere vaktechnische competenties: Technische kennis van de technologiën die gebruikt worden door het DevTeam: o Programatie in een.net omgeving (VB en C#) o Programatie in een SharePoint omgeving o Programatie in een SQL Server omgeving o Programatie in een Access omgeving Bij nieuwe softwaresystemen en change requests: behoeften bepaling, business analyse, functionele analyse, make-or-buy decisions, projectmanagement, releasemanagement, changemanagement, Kennis van de organisatie en inzicht in formele en informele structuren Kennis van de wetgeving op overheidsopdrachten en het rekendecreet 4.3 JE GEDRAGSCOMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie 5
Handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Maakt verhelderende analyses van complexe vraagstukken Herformuleert complexe vraagstukken naar hanteerbare vragen Plaatst het vraagstuk of probleem in een breder kader Houdt bij de analyse rekening met verschillende aanknopingspunten Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten Betrekt en integreert tegengestelde oordelen in zijn analyse Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) 6
Visie Feiten in een ruime context plaatsen en een toekomstgericht beleid ontwikkelen Plaatst operationele taken en problemen in een ruim perspectief of kader Schat de ruime consequenties van zijn voorstellen, beslissingen en acties correct in Denkt disciplineoverschrijdend (bv. gebruikt informatie uit andere domeinen, bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten) Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden Maakt zich los van de dagelijkse praktijk, geeft de grote lijnen aan, denkt vooruit Kent de missie, visie en strategie van de organisatie(afdeling) en handelt ernaar bij de invulling van zijn functie Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Neemt standpunten in en overziet de consequenties ervan Komt tot een gefundeerd oordeel op basis van een brede en afgewogen analyse Betrekt consequenties en mogelijke neveneffecten van standpunten in zijn overwegingen Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie Neemt bij vragen of problemen een duidelijk standpunt in Motiveert en beargumenteert zijn standpunt Richting geven Aansturen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van hun entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Geeft richting op het niveau van processen en structuren Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden en teams van de entiteit Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen Bewaakt processen en structuren en stuurt ze indien nodig bij om de efficiëntie of kwaliteit van de werking te verzekeren of te verbeteren 5 WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING Solliciteren kan tot en met 7 september 2014. Vul uiterlijk 7 september 2014 het standaard-cv in op www.jobpunt.be. Ga via de knop bekijk onze jobs naar de vacature. Klik rechts onderaan op solliciteer nu en vul het standaard-cv in. Bij je eerste aanmelding, dien je je eerst te registeren. Je vindt hier ook een uitgebreide functiebeschrijving. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je tijdig solliciteert via het online standaard-cv op www.jobpunt.be 7
6 VERLOOP VAN DE SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-screening De eerste selectie gebeurt aan de hand van het door jou ingevulde standaard-cv en op basis van de formele deelnemingsvoorwaarden. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. 6.2. Voorselectie Indien er meer dan 8 kandidaten geschikt bevonden worden op basis van de cv-screening kan er, voorafgaand aan het testen van de functiespecifieke competenties, een voorselectie (een case) georganiseerd worden. Geschikt bevonden kandidaten worden toegelaten tot de volgende stap in de selectieprocedure m.n. de functiespecifieke screening via een selectiegesprek ten overstaan van een jury. De voorselectie kan plaatsvinden tijdens de eerste helft van september 2014 (timing onder voorbehoud). Deze selectiefase is eliminerend. 6.3. Jurygesprek In dit gedeelte wordt via een diepteinterview, en de bespreking van een case gepeild naar de vaardigheden, de motivatie en de interesse, de attitude, de werkervaring en de vaktechnische kennis. De jury gaat na in welke mate je beschikt over de functiespecifieke competenties en het managementcomité van het Bloso adviseert de administrateur generaal wie van de kandidaten voldoen aan de vereiste functiespecifieke competenties. De kandidaten worden in kennis gesteld van dit advies. De administrateur generaal beslist welke kandidaten voldoen aan de functiespecifieke competenties en kiest de meest geschikte kandidaat. Het jurygesprek vindt plaats tijdens de tweede helft van september 2014 (timing onder voorbehoud). 7 ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Je wordt aangeworven in de graad van adviseur (rang A2) met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige kan verloond worden, met een maximum tot 20 jaar. Je aanvangssalaris met 6 jaar relevante ervaring is minimaal 54.894,72 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 4573 euro. 8
Je eerste twaalf maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing als je als Vlaams vastbenoemd ambtenaar al in niveau A werkt. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. 8 INFO Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Eric Vangelder, coördinator informaticacel 02 209 47 34 E-mail : eric.vangelder@bloso.be Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen via personeel@bloso.be Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website http://www.werkenvoorvlaanderen.be 9