Absentiemanager Release 3.5: verbeterde en toegevoegde functionaliteit Met trots kondigen wij hierbij de beschikbaarheid aan van Absentiemanager Release 3.5. Ook deze release biedt u aanpassingen en verbeteringen van bestaande functionaliteit en voegt daarnaast nieuwe functionaliteit toe. En ook bij deze release danken wij u, als gebruiker, voor uw opmerkzaamheid, aanbevelingen en samenwerking bij de totstandbrenging van deze verdere verrijking van Absentiemanager. Wat biedt Release 3.5? 1. Probleempjes verholpen: UWV documenten aanmaken Bij een aantal van de gedigitaliseerde UWV documenten (met name bij het Plan van aanpak) deed zich het probleem voor dat bij het achteraf zichtbaar maken of afdrukken van het document niet de gehele hoeveelheid ingevoerde tekst werd weergegeven. Dit hebben wij nu kunnen oplossen Notities afdrukken In toenemende mate wensen gebruikers in het re-integratiedossier gemaakte notities als opgemaakte brief af te drukken. Daarbij deden zich wat schoonheidsfoutjes voor, zoals het mede afdrukken van ongewenste informatie. Ook hiervan zult u in het vervolg geen last hebben 2. Functionele uitbreidingen en/aanpa /aanpassingen singen: Privé notities Op beheerniveau kan nu aan gebruikersrollen het recht worden toegekend om de notities in het re-integratiedossier al dan niet privé/niet zichtbaar voor anderen te maken De rubriek Afdeling
Deze rubriek in het HRM dossier staat nu een grotere afdelingsnaam toe
Toewijzen dienstverleners De modules Toewijzen dienstverleners en Standaard dienstverleners zijn aangepast voor een eenvoudiger toewijzing op afdelingsniveau Signalering einde tijdelijk dienstverband De berichtenstroom kan nu worden uitgebreid met een signalering voor het naderende einde van een tijdelijk dienstverband. Verantwoordelijken kunnen daarmee tijdig maatregelen treffen voor verlenging of beëindiging van de arbeidsovereenkomst Archief re-integratiedossier Aan gebruikers wordt nu aangegeven wanneer ze zich in een gearchiveerd reintegratiedossier bevinden en dus geen gegevens kunnen aanpassen 3. Nieuwe functionaliteit Notities functionaliteit aangepast De notitie-opties zijn overzichtelijker ingedeeld. Er is ook een nieuwe functionaliteit Follow-up toegevoegd: In het onderstaande voorbeeld is er tijdens het gesprek op 08-07-2009 bepaald dat er een werkplekonderzoek moet plaatsvinden. Deze kan gelijk op 14-09-2009 via de Follow-up ingepland worden.
Dit wordt tevens bewaakt door de actiemonitor. Zwangerschapsverlof en ziekteverzuim bij zwangerschap Dit is zonder twijfel het meest belangwekkende onderdeel van Absentiemanager Release 3.5. De UWV regelgeving met betrekking tot registratie en melding van zwangerschapsverlof en, meer nog, ziekteverzuim als gevolg van zwangerschap, is redelijk complex. Het niet of niet tijdig voldoen aan de registratie- en meldingsvoorwaarden leidt vaak tot kostbare loondoorbetalingen die bij een juiste bewaking van het proces voorkomen hadden kunnen worden. Absentiemanager Release 3.5 bevat een geheel herontwikkelde module Zwangerschap. Daarmee ondersteunt Absentiemanager haar gebruikers optimaal in het registreren van zwangerschaps-verlof en het bewaken van ziekteverzuim dat voorafgaat aan en/of volgt op zwangerschapsverlof en daarvan het gevolg is.
Het is altijd een uitdaging in een software applicatie complexe materie naar deugdelijke en gebruiksvriendelijke functionaliteit te vertalen; wij hopen van u te mogen vernemen dat wij daarin ook met betrekking tot dit onderwerp in zijn geslaagd. Hieronder treft u een uitleg aan van de werking van de nieuwe Zwangerschap module. Dit document zal in de online helpfunctie van Absentiemanager worden opgenomen zodra Release 3.5 in productie is genomen en u in het toekomstige gebruik ondersteunen.. BELANGRIJK: om de verbeterde en nieuwe functionaliteit optimaal in uw Absentiemanager gebruikersomgeving op te kunnen nemen zullen uw instellingen, berichten en berichtenstroom moeten worden aangepast. Dit is zeker sterk aanbevolen met betrekking tot de Zwangerschap module. Via uw reseller/arbodienstleverancier of rechtstreeks bij Cymax kunt u zich van het uitvoeren daarvan verzekeren tegen eenmalige kosten. Cymax e-products BV 6 juli 2009
ZWANGERSCHAP Alle hieronder beschreven functies zijn beschikbaar onder de Tab Correcte en tijdige registratie van zwangerschap, zwangerschapsverlof en ziekteverzuim -al dan niet tengevolge van zwangerschap- voorafgaand aan of in aansluiting op zwangerschapsverlof is van groot belang voor een goede afhandeling van UWV bepalingen. Absentiemanager ondersteunt u hierbij optimaal. REGISTRATIE EN OVERZICHT VAN ZWANGERSCHAPSVERLOF Na de bevestiging krijgt u de actuele status gepresenteerd. U kunt in dit scherm door gebruik van de iconen rechtsonder de gegevens wijzigen, de gehele zwangerschapstatus verwijderen of de ingangsdatum van het verlof bevestigen: Wanneer u hierna de functie Zwangerschap opnieuw opent ziet u dat de meest actuele zwangerschappen bovenaan de lijst worden gepresenteerd:
BEVESTIGING INGANGSDATUM ZWANGERSCHAPSVERLOF Selecteer de betreffende werkneemster met de rode markering en klik de groene icoon aan. BEVESTIGING ANDERE DAN OORSPRONKELIJKE INGANGSDATUM ZWANGERSCHAPSVERLOF
BEVESTIGING WERKELIJKE GEBOORTEDATUM BEVESTIGING BEEINDIGING ZWANGERSCHAPSVERLOF/WERKHERVATTING Als laatste stap in het proces moet worden bevestigd dat het zwangerschapsverlof is beëindigd: ZWANGERSCHAP EN ZIEKTEVERZUIM WEERGAVE ZWANGERSCHAPSVERLOF IN RE-INTEGRATIEDOSSIER
In Absentiemanager zijn arbeidsongeschiktheid en zwangerschapsverlof geïntegreerd.
Wanneer sprake is van zowel (bevestigd) zwangerschapsverlof als ziekteverzuim worden beiden in het re-integratiedossier zichtbaar gemaakt. In het voorbeeld hieronder is sprake van arbeidsongeschiktheid bij het ingaan van het zwangerschapsverlof en bij beëindiging daarvan: Op de ingangsdatum van het verlof heeft Absentiemanager de werkneemster automatisch hersteld gemeld en een automatisch bericht verstuurd aan de functionaris die verantwoordelijk is voor administratieve bewaking van dit specifieke proces. De verlofdagen worden niet meegeteld als verzuimdagen en alle Wet Verbetering Poortwachter verplichtingen schuiven op met dit aantal verlofdagen. Zolang het zwangerschapsverlof voortduurt kan de verzuimhistorie niet worden aangepast en kunnen geen ziek- of hersteldmeldingen plaatsvinden. BEEINDIGING ZWANGERSCHAPSVERLOF BIJ VOORAFGAAND ZIEKTEVERZUIM Het zwangerschapsverlof van Ina van der Hart ving aan op 05-03-2009; de verwachte geboortedatum betrof 16-04-2009 en de verwachte datum werkhervatting 24-06-2009. De werkelijke geboortedatum is 30-04-2007, zodat we deze datum en de verwachte datum werkhervatting gaan aanpassen:
Als laatste stap wordt vervolgens het zwangerschapsverlof beëindigd: Anders dan bij het beëindigen van een zwangerschapsverlof waarbij geen sprake is van ziekteverzuim komt in dit geval het onderstaande scherm op. Absentiemanager heeft namelijk onthouden dat bij aanvang van het zwangerschapsverlof sprake was van ziekteverzuim dat mogelijk is ontstaan tengevolge van de zwangerschap Voor een correcte afwikkeling van, voor deze situaties geldende UWV procedures, is een juiste registratie van deze gegevens van groot belang! N.B. Indien een zwangere werkneemster kiest voor langer doorwerken, maar in de 6 weken vóór de uitgerekende geboortedatum toch ziek wordt voordat haar aangevraagde zwangerschapsverlof is begonnen, moeten deze niet gewerkte
dagen van haar verlof worden afgetrokken (ongeacht de oorzaak van de ziekte). De werkhervattingsdatum moet dan dus worden vervroegd. DIT MOET HANDMATIG GEWIJZIGD WORDEN.