VISMA SOFTWARE WHITEPAPER

Transcriptie

1 VISMA SOFTWARE WHITEPAPER Nieuwe regels voor verlof en arbeidstijden Zwangerschaps- en bevallingsverlof

2 Nieuwe regels voor verlof en arbeidstijden Eind vorig jaar stemde de Eerste Kamer in met het wetsvoorstel Modernisering regelingen voor verlof en arbeidstijden. Hierdoor zijn met ingang van 1 januari 2015 nieuwe regels voor het opnemen van verlof van kracht geworden. Het doel van de nieuwe regelgeving is dat werknemers voortaan flexibeler gebruik kunnen maken van de verlofmogelijkheden en hierdoor werk en zorg beter met elkaar kunnen combineren. Vereenvoudiging De nieuwe wet is een vereenvoudiging van de Wet arbeid en zorg (WAZO) en de Wet aanpassing arbeidsduur (WAA). Werknemers kunnen nu gemakkelijker verlof opnemen en hun arbeidsduur tijdelijk uitbreiden of juist inkrimpen. Ook de regels voor het opnemen van ouderschapsverlof zijn versoepeld. Voorts zijn er aanpassingen in het kraamverlof voor vaders/partners en het overnemen van bevallingsverlof bij overlijden. In deze Whitepaper belichten we het zwangerschap- en bevallingsverlof. In komende Whitepapers besteden we aandacht aan het ouderschapsverlof en zorgverlof. De gemeenschappelijke rationale van alle verlofregelingen is dat werknemers zelf meer grip krijgen op verlof en het aanpassen van de arbeidsduur. 2

3 Zwangerschaps- en bevallingsverlof De basisregels De basisregels van het zwangerschaps- en bevallingsverlof zijn ongewijzigd. Iedere zwangere vrouw die in loondienst werkt, zelfstandig werkzaam is of een uitkering ontvangt, heeft recht op ten minste 16 weken zwangerschaps- en bevallingsverlof. Duur Het verlof bestrijkt zowel de periode van de zwangerschap als die vanaf de bevalling en is om die reden in twee perioden gefaseerd: het recht op zwangerschapsverlof geldt voor 6 tot 4 weken vóór de uitgerekende bevallingsdatum en duurt tot en met de dag van de bevalling; het recht op ten minste 10 weken bevallingsverlof geldt vanaf de dag na de bevalling. Aanvraag Een werkneemster in loondienst moet het zwangerschaps- en bevallingsverlof uiterlijk 3 weken vóór de ingangsdatum aanvragen bij de werkgever. Dit komt neer op ten minste 7 weken vóór de uitgerekende bevallingsdatum. Zij moet een zwangerschapsverklaring van een arts of verloskundige overleggen waarin deze datum staat vermeld. U bewaart deze verklaring in uw administratie. Als werkgever mag u het verlof niet weigeren. Doet u dit toch, dan kan de werkneemster hier met grote kans van slagen werk van maken, via de ondernemings- of medezeggenschapsraad of een juridisch adviseur. Zelfstandigen: ZEZ-uitkering Ook zelfstandigen die in uw organisatie actief zijn, kunnen een zwangerschapsuitkering aanvragen. Deze uitkering valt onder de regeling Zelfstandig en Zwanger (ZEZ). Voor de duur en hoogte van het verlof gelden dezelfde regels als voor een werkneemster in loondienst. Voor de aanvraag is er het formulier Aanvraag ZEZ-uitkering voor zwangere zelfstandigen. De zwangere zelfstandige moet deze aanvraag uiterlijk 2 weken vóór de gewenste ingangsdatum van het verlof indienen bij UWV, inclusief de zwangerschapsverklaring. Als de vrouw een vrijwillige verzekering bij UWV afsloot, ontvangt zij de ZEZ-uitkering alleen als deze hoger is dan de vrijwillige verzekering. De uitkering De werkneemster ontvangt tijdens het verlof een zwangerschaps- en bevallingsuitkering. De werkgever vraagt deze uitkering aan bij UWV en kan in overleg met de werkneemster afspreken aan wie de uitkering wordt uitbetaald. Meestal is dat de werkgever. Als het dienstverband van de werkneemster in de loop van het verlof eindigt, kan het handiger zijn de uitkering direct aan de werkneemster te betalen. UWV beslist binnen 4 weken na de aanvraag over de uitkering. De werkgever ontvangt hiervan een kopie. In de brief staan de hoogte, de duur en de startdatum van de uitkering vermeld. 3

4 Hoogte van de uitkering De hoogte van de zwangerschaps- en bevallingsuitkering is 100% van het dagloon. Dit dagloon is gebaseerd op het brutoloon dat de werkneemster verdiende tijdens haar dienstverband waarin het verlof begon. Daartoe is de referteperiode beslissend: de periode van één jaar die eindigt op de laatste dag van de voorlaatste maand of 4 weken voorafgaand aan de dag waarop het verlof begint. De uitkering heeft als ondergrens het minimumloon en als bovengrens het maximumdagloon, ofwel 199,15. Ziekte tijdens en na zwangerschap Als een werkneemster zich tijdens of na haar zwangerschap ziek meldt, moet u onderscheid maken tussen: de oorzaak van de ziekte: al of niet in verband met de zwangerschap of bevalling; het moment van de ziekmelding: vóór, tijdens of na het verlof. Oorzaak los van zwangerschap of bevalling Als de oorzaak van de ziekte niet samenhangt met de zwangerschap of bevalling, is het moment van de aanvang van de ziekte bepalend voor de te volgen aanpak. Dit kunnen vier periodes zijn: ziek vóór de verlofperiode: in deze periode gelden de gewone regels bij ziekte; ziek tijdens 6 tot 4 weken vóór de uitgerekende datum tot de ingang van het verlof: in deze periode, ook wel de flexibiliseringsperiode geheten, ontvangt de werkneemster een ZWuitkering bij ziekte. Het aantal ziektedagen gaat wel af van het verlof van 16 weken; tijdens de verlofperiode: de werkneemster ontvangt (via de werkgever) de zwangerschapsuitkering; na de verlofperiode: in deze periode gelden de gewone regels bij ziekte. Oorzaak in verband met zwangerschap of bevalling Als de oorzaak van de ziekte wél verband houdt met de zwangerschap of de bevalling, is ook in dit geval het moment van de aanvang van de ziekte bepalend voor de te volgen aanpak. Nu kunnen vijf periodes spelen: ziek vóór de verlofperiode (tijdens de eerste 24 weken zwangerschap): de werkneemster meldt zich op de eerste dag van haar arbeidsongeschiktheid ziek bij de werkgever, die dit op zijn beurt moet melden bij UWV, waarna zij recht heeft op een normale ZW-uitkering die doorloopt tot zij weer beter is of totdat haar zwangerschapsverlof en -uitkering starten. Ook als de ziekmelding het gevolg is van een miskraam of abortus, bestaat recht op een ZW-uitkering. Het is aan de werkgever om deze bij UWV aan te vragen; ziek vóór de verlofperiode (na 24 weken zwangerschap): de werkneemster meldt zich ook in deze situatie op de eerste dag van haar arbeidsongeschiktheid ziek bij de werkgever en maakt aanspraak op een ZW-uitkering (uitkering 100% van het dagloon) totdat zij weer beter is of het zwangerschapsverlof begint. Bij voortijdige beëindiging van de zwangerschap in deze periode als gevolg van een vroeggeboorte of overlijden bij de 4

5 bevalling, bestaat recht op een zwangerschaps- en bevallingsuitkering van 16 weken. De werkgever kan deze uitkering aanvragen bij UWV. Is de werkneemster na afloop van deze periode nog altijd arbeidsongeschikt, dan maakt zij aansluitend aanspraak op een ZWuitkering; ziek tijdens de 6 tot 4 weken vóór de uitgerekende datum tot de ingang van het verlof: bij ziekte in deze periode, maar vóór de ingangsdatum van het verlof, bestaat recht op een ZW-uitkering. Deze ziektedagen gaan echter wel af van het zwangerschapsverlof van 16 weken. Dit verlof eindigt in dat geval mogelijk eerder dan vooraf gepland; ziek tijdens de verlofperiode: de werkneemster moet zich ziek melden bij de werkgever. Deze hoeft niets door te geven aan UWV, aangezien de zwangerschapsuitkering gewoon doorloopt; ziek na de verlofperiode: de werkneemster kan een ZW-uitkering krijgen na ziekmelding bij de werkgever. De uitkering is 100% van het dagloon en geldt maximaal één jaar. Voortijdig einde zwangerschap Bij een voortijdig einde van de zwangerschap als gevolg van een vroeggeboorte of miskraam geldt het volgende: als dit na 24 weken zwangerschap gebeurt, maar voordat de zwangerschapsuitkering is aangevraagd, heeft de werkneemster toch recht op de zwangerschaps- en bevallingsuitkering van 16 weken. Na die 16 weken kan de uitkering bij voortdurende ziekte worden voortgezet als ZW-uitkering. Ontslag bij zwangerschap en na bevalling De werkneemster geniet ontslagbescherming in de volgende situaties: als zij zwanger is; tijdens haar zwangerschapsverlof; als het zwangerschapsverlof nog geen 6 weken geleden is. Heeft de werkneemster een tijdelijk contract dat afloopt tijdens haar zwangerschap, dan hoeft u dit niet te verlengen. Echter, de zwangerschap mag niet de reden zijn om het contract niet te verlengen. Nieuw in 2015 Verlof in deeltijd Met ingang van 2015 is het mogelijk de laatste periode van het bevallingsverlof in deeltijd op te nemen. Het gaat dan om het bevallingsverlof dat overblijft vanaf 6 weken na de datum van de bevalling. Dit deel van het verlof mag voortaan gespreid worden opgenomen over een periode van maximaal 30 weken. Het verzoek om dit verlof op te nemen moet uiterlijk 3 weken nadat het verlof is ingegaan bij de werkgever worden ingediend. 5

6 Uitbreiding verlofrechten Vaders of partners hebben vanaf 2015 recht op 3 dagen (onbetaald) ouderschapsverlof na de geboorte van een kind. Dit in aanvulling op het bestaande 2 dagen (betaald) kraamverlof, op te nemen in een periode van 4 weken na het kraamverlof. Deze (onbetaalde) dagen gaan later wel af van het totaal aantal dagen ouderschapsverlof. Bij langer verblijf in het ziekenhuis van haar pasgeboren kind (bijvoorbeeld door vroeggeboorte) kan het bevallingsverlof van de moeder worden verlengd. Zij mag haar kind na ontslag uit het ziekenhuis dan nog 10 weken thuis verzorgen. Dit geldt voor vrouwen voor wie het zwangerschapsverlof ingaat na 1 januari Deze uitbreiding wordt ook wel de couveuseregeling genoemd. Vrouwen die zwanger zijn van een meerling krijgen recht op 4 weken extra verlof. Het totaal aantal weken zwangerschapsverlof komt daarmee op 20 weken. Het verlof kan al ingaan na 30 weken zwangerschap (in plaats van 34 weken bij een gewone zwangerschap). De ingangsdatum van deze maatregel is nog onbekend. Overname bevallingsverlof De nieuwe wet regelt voorts dat de partner het bevallingsverlof van de moeder kan overnemen als zij komt te overlijden bij de geboorte van haar kind. De partner hoeft hiervoor geen toestemming te vragen, maar moet dit wel melden bij zijn werkgever. Deze is vervolgens verplicht om het loon van de plotseling alleenstaande werknemer net zo lang door te betalen als de moeder van het kind recht had op bevallingsverlof. Binnen 6 weken na afloop van het verlof zijn de kosten van deze doorbetalingsplicht declarabel bij UWV. Adoptie- en pleegzorgverlof Bij adoptie van een kind of opname van een pleegkind in het gezin hebben beide adoptanten recht op adoptie- of pleegzorgverlof van maximaal 4 weken. Het verlof mag gespreid over maximaal 26 weken (voorheen was dat 18 weken) worden opgenomen. De aanvraag moet minimaal 3 weken vóór de ingangsdatum worden ingediend bij de werkgever. Deze vraagt de uitkering aan bij UWV, waarna deze in één keer wordt uitbetaald. 6

7 Uw personeels- en salarisadministratie De uitvoering van verlofafspraken per werknemer vraagt een adequate verwerking in de personeels- en salarisadministratie. Bij CAO of aanvullende arbeidsvoorwaarden kunnen andere afspraken gelden die uitgaan boven de wettelijke afspraken. Om deze administratie adequaat uit te kunnen voeren zal uw HR- en salarissoftware tijdig moeten worden uitgebreid met nieuwe verlof- en verzuimdefinities, signaleringen en workflow ondersteuning. Met moderne HR- en salarissoftware die de nieuwe regelgeving ondersteund houdt u grip op het verlof en de absentie van uw werknemers en de hiermee gemoeid zijnde kosten. 7

8 Over de auteur Visma publiceert regelmatig informatie over het vakgebied Human Resource Management en salarisverwerking met als doel u te informeren over de ontwikkelingen die er binnen deze vakgebieden plaatsvinden en u te helpen uw doelstellingen mede te realiseren. Visma Software levert volledig geïntegreerde softwareoplossingen voor Human Resource Management en salarisverwerking. Het stelt het lijnmanagement en de werknemers zelf in staat om taken die voorheen bij HRM lagen uit te voeren. Voor meer informatie: Visma Software, Rob van Loenen, telefoonnummer: Op de hoogte Maandelijks verstuurt Elsa Breeland de nieuwsbrief Elsa vertelt met antwoorden op HRM vragen. Klik hier om u in te schrijven. 8