VISMA SOFTWARE WHITEPAPER. Calamiteiten- en zorgverlof

Transcriptie

1 VISMA SOFTWARE WHITEPAPER Calamiteiten- en zorgverlof

2 Nieuwe regels voor verlof en arbeidstijden Eind vorig jaar stemde de Eerste Kamer in met het wetsvoorstel Modernisering regelingen voor verlof en arbeidstijden. Hierdoor zijn met ingang van 1 januari 2015 nieuwe regels voor het opnemen van verlof van kracht geworden. Sommige wijzigingen in het zorgverlof gaan in per 1 juli Vereenvoudiging De nieuwe wet is een vereenvoudiging van de Wet arbeid en zorg (WAZO) en de Wet aanpassing arbeidsduur (WAA). Werknemers kunnen nu gemakkelijker verlof opnemen of hun arbeidsduur tijdelijk uitbreiden of juist inkrimpen. Bovendien wordt de reikwijdte van de kring van personen voor wie zorgverlof kan worden opgenomen, uitgebreid met familieleden in de tweede graad en anderen met wie de werknemer een sociale relatie heeft. Deze maatregelen sluiten tevens aan bij het beleid om mantelzorgtaken toegankelijker te maken. In deze Whitepaper belichten we het calamiteiten- en zorgverlof. In andere Whitepapers besteden we aandacht aan het zwangerschaps- en bevallingsverlof en het ouderschapsverlof. De gemeenschappelijke rationale van alle verlofregelingen is dat werknemers zelf meer grip krijgen op verlof en het aanpassen van de arbeidsduur. 2

3 Calamiteitenverlof Calamiteitenverlof is bedoeld om acute en onvoorziene omstandigheden die een werknemer in zijn privéleven raken, te kunnen opvangen. Zoals de naam al aangeeft, is dit doorbetaalde verlof bestemd voor de eerste noodopvang. Voorbeelden van situaties waarin calamiteitenverlof mogelijk is, zijn: een ziek kind van school halen; de plotselinge bevalling van de partner; het onverwachts overlijden van een direct familielid; de bekende gesprongen waterleiding die actie vraagt; een dringend bezoek aan de huisarts onder werktijd. Als werkgever mag u een redelijk verzoek om calamiteitenverlof niet weigeren, maar u kunt achteraf wel om een bewijs van het verlof vragen. Duur De duur van het calamiteitenverlof is in principe zo lang als nodig is om de eerste problemen op te lossen. Het kan dus gaan om enkele uren tot 1 of maximaal 2 dagen. Is langer verlof gewenst, dan kan de werknemer aanspraak maken op kortdurend verlof (zie hierna). Loon en vakantie Tijdens calamiteitenverlof betaalt u het loon gewoon door. Het verlof heeft geen invloed op vakantiedagen. Bij cao of personeelsreglement kunnen andere afspraken gelden. 3

4 Zorgverlof De basisregels Werknemers kunnen een beroep doen op zorgverlof als ziekte in hun naaste omgeving dat noodzakelijk maakt. De werknemer moet dan wel de enige zijn die de zieke kan verzorgen. Als werkgever mag u zorgverlof weigeren, maar u moet daar wel goede argumenten voor hebben. De werknemer zal het verlof immers met goede reden aanvragen. Een botte weigering van een verzoek om zorgverlof kan de arbeidsrelatie ernstig schaden, en zelfs een gang naar de rechter noodzakelijk maken. Om misbruik van de regeling te voorkomen, mag u de werknemer bij terugkeer wel vragen de verlofreden te bewijzen, bijvoorbeeld met behulp van een doktersverklaring of Kortdurend zorgverlof Dit verlof is bestemd om een thuiswonend ziek kind, de partner of een ouder die zorg behoeft, te kunnen verzorgen. Vanaf juli 2015 wordt deze kring van personen uitgebreid, moment de enige is die de zieke kan verzorgen. Als een kind in het ziekenhuis is opgenomen, bestaat dus geen recht op kortdurend verlof. Ook een pleegouder heeft de aanspraak, mits hij op hetzelfde adres woont als het pleegkind en er een pleegcontract is. De werknemer kan het verlof mondeling of schriftelijk aanvragen. U mag alleen weigeren als de organisatie in grote problemen zou raken als gevolg van de afwezigheid van de werknemer. Dat zal niet snel het geval zijn. Wel mag u achteraf om bewijsstukken vragen, bijvoorbeeld een doktersverklaring of een ziekenhuisnota. Maximale duur Een werknemer mag per 12 maanden maximaal 2 keer het aantal uren dat hij in een week werkt, opnemen. Bij een deeltijdbaan van 3 dagen per week is dat dus 6 dagen per 12 maanden. Hij hoeft het verlof niet aaneengesloten op te nemen, maar mag dit ook spreiden. De werknemer uit het voorbeeld kan er dus ook voor kiezen 6 weken land 1 dag minder te werken. Elke 12 maanden ontstaat opnieuw recht op 2 werkweken kortdurend zorgverlof bij een fulltime dienstverband. Loon en vakantie Het salaris tijdens kortdurend zorgverlof is minimaal 70% van het normale loon, tenzij de werknemer meer verdient dan het maximale dagloon. Uiteraard is betaling van het minimumloon altijd verplicht. Bij cao of in de personeelsregeling kunnen andere afspraken gelden. Het recht op en de opbouw van vakantiedagen blijft in stand. Alleen met instemming van de werknemer mag genoten verlof achteraf in mindering komen op het vakantietegoed, althans voor zover dit meer is dan het wettelijk minimum (voor een voltijdse werknemer is dat 20 dagen). Bij cao kan dat anders zijn. 4

5 Het salaris tijdens kortdurend zorgverlof is minimaal 70% van het normale loon, tenzij de werknemer meer verdient dan het maximale dagloon. Uiteraard is betaling van het minimumloon altijd verplicht. Bij cao of in de personeelsregeling kunnen andere afspraken gelden. Het recht op en de opbouw van vakantiedagen blijft in stand. Alleen met instemming van de werknemer mag genoten verlof achteraf in mindering komen op het vakantietegoed, althans voorzover dit meer is dan het wettelijk minimum (voor een voltijdse werknemer is dat 20 dagen). Bij cao kan dat anders zijn. Ziekte tijdens verlof Als de werknemer ziek wordt tijdens kortdurend zorgverlof, kan hij zijn verlof in overleg met u stopzetten. Langdurend zorgverlof Als de termijn voor kortdurend verlof is verstreken, is een beroep op langdurend zorgverlof voor de zorg van een kind, partner of ouder mogelijk. De werknemer kan ook direct een beroep op langdurend zorgverlof doen. Vanaf juli 2015 wordt de kring van personen voor wie dit verlof kan worden aangevraagd, u ingangsdatum van het verlof schriftelijk bij u worden ingediend. U moet binnen een week beslissen en kan het verlof alleen op goede gronden weigeren. Wel bent u gerechtigd achteraf om bewijs te vragen. Eenmaal begonnen zorgverlof kan niet meer worden gestopt. Maximale duur Een werknemer mag per 12 maanden maximaal 6 keer het aantal uren dat hij in een week werkt, opnemen. In overleg met u mag hij het verlof over maximaal 18 weken verdelen. Hij zou dus 6 weken aaneen vrij kunnen nemen, maar ook 12 weken lang halve dagen kunnen werken. Attentie! Als de werknemer langer onbetaald verlof wil opnemen, kan hij daarop geen anvraag zonder meer weigeren op grond van het bedrijfsbelang, dat niet zwaarwegend hoeft te zijn. Toch is het advies op zijn plaats om een verzoek om langer verlof serieus te wegen: u bespaart loonkosten en het levert een zeer tevreden werknemer op. U toont zich immers een betrokken werkgever. Loon en vakantie Bij langdurend zorgverlof vervalt de loondoorbetalingsplicht die bij kortdurend zorgverlof geldt. Als een werknemer halve dagen gaat werken, ontvangt hij dus nog slechts de helft van zijn salaris. Bij cao of personeelsregeling kunnen andere afspraken gelden. Gedurende de verlofperiode worden wel gewoon vakantiedagen opgebouwd. 5

6 Ziekte tijdens verlof Voor ziekte tijdens langdurend zorgverlof gelden geen wettelijke regels, maar zijn de afspraken tussen werkgever en werknemer bepalend voor de aanspraak op salaris. Langdurend zorgverlof heeft geen gevolgen voor Ziektewet-, WIA- of WW-rechten. Nieuw in 2015 Uitbreiding kring van personen Met ingang van 1 juli 2015 wordt de kring van personen voor kort- en langdurend zorgverlof uitgebreid. Vanaf die datum kunnen werknemers ook kort- en langdurend zorgverlof aanvragen als zij de zorg op zich nemen voor een broer of zus, grootouder of kleinkind, een huisgenoot of iemand anders in de sociale omgeving (een buurvrouw of vriend). Noodzakelijke zorg Werknemers kunnen vanaf 1 juli 2015 ook langdurend zorgverlof opnemen voor noodzakelijke zorg van iemand bij ziekte of hulpbehoevendheid. Nu nog geldt dit alleen in verband met een levensbedreigende ziekte. Spreiding langdurend zorgverlof Tot voor kort mocht een werknemer gedurende 12 aaneengesloten weken maximaal de helft van zijn arbeidsduur per week aan langdurig zorgverlof opnemen. Deze voorwaarde voor spreiding van langdurend zorgverlof is met ingang van 1 januari 2015 vervallen. Nieuw: aanpassing arbeidsduur Onder het nieuwe beleid veranderen ook de regels voor het aanpassen van de arbeidsduur. Met ingang van 1 januari 2015 kan een werknemer met een beroep op de Wet aanpassing arbeidsduur (WAA) één keer per jaar een aanvraag indienen voor een wijziging van zijn contractuele arbeidsduur. Hij moet dit verzoek minimaal 4 maanden vóór de ingangsdatum bij u indienen, met overlegging van de volgende gegevens: de gewenste ingangsdatum van de aanpassing; de omvang van de verzochte aanpassing; de spreiding van de na de aanpassing te werken uren per week. Na overleg met de werknemer moet u uiterlijk 1 maand vóór de beoogde ingangsdatum schriftelijk en gemotiveerd reageren op het verzoek. Laat u dit na of reageert u te laat, dan wordt de arbeidsduur aangepast zoals verzocht. Onvoorziene omstandigheden Bij onvoorziene omstandigheden kan van de hoofdregel worden afgeweken: de werknemer mag dan meer dan één k 6

7 onvoorziene omstandigheden is bijvoorbeeld sprake als een ouder van de werknemer plotseling hulpbehoevend wordt en de werknemer hierdoor tijdelijk minder wil werken. Tot voor kort had een werknemer maar één keer in de twee jaar de mogelijkheid om zijn arbeidsduur aan te passen en was er geen wettelijke afwijkingsmogelijkheid bij onvoorziene omstandigheden. Wat is zwaarwegend? U kunt een beroep op de WAA alleen weigeren als zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen zich daartegen zouden verzetten. In artikel 2 WAA wordt dit nader uitgelegd voor resp. vermindering of vermeerdering van de arbeidsduur: bij vermindering van de arbeidsduur is sprake van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang als dit leidt tot ernstige problemen: voor de bedrijfsvoering bij herbezetting van vrijgekomen uren; op het gebied van veiligheid; van roostertechnische aard; bij vermeerdering van de arbeidsduur is sprake van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang als dit leidt tot ernstige problemen: van financiële of organisatorische aard; in geval van te weinig onderhanden werk; bij ontoereikende formatieruimte of personeelsbegroting. De praktijk wijst uit dat een beroep op zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen zelden slaagt. In vrijwel alle gevallen besliste de rechter ten voordele van de werknemer. 7

8 Uw personeels- en salarisadministratie De uitvoering van verlofafspraken per werknemer vraagt een adequate verwerking in de personeels- en salarisadministratie. Bij CAO of aanvullende arbeidsvoorwaarden kunnen andere afspraken gelden die uitgaan boven de wettelijke afspraken. Om deze administratie adequaat uit te kunnen voeren zal uw HR- en salarissoftware tijdig moeten worden uitgebreid met nieuwe verlof- en verzuimdefinities, signaleringen en workflow ondersteuning. Met moderne HR- en salarissoftware die de nieuwe regelgeving ondersteund houdt u grip op het verlof en de absentie van uw werknemers en de hiermee gemoeid zijnde kosten. 8

9 Over de auteur Visma publiceert regelmatig informatie over het vakgebied Human Resource Management en salarisverwerking met als doel u te informeren over de ontwikkelingen die er binnen deze vakgebieden plaatsvinden en u te helpen uw doelstellingen mede te realiseren. Visma Software levert volledig geïntegreerde softwareoplossingen voor Human Resource Management en salarisverwerking. Het stelt het lijnmanagement en de werknemers zelf in staat om taken die voorheen bij HRM lagen uit te voeren. Voor meer informatie: Visma Software, Rob van Loenen, telefoonnummer: Op de hoogte Maandelijks verstuurt Elsa Breeland de nieuwsbrief antwoorden op HRM vragen. Klik hier om u in te schrijven. met 9