Introductie Elektronisch aanbesteden en veilen Rijksgebouwendienst (Ministerie van VROM) i.s.m. PIANOo Datum: oktober 2007
Inhoudsopgave Waarom deze introductie Elektronisch aanbesteden en veilen?...3 1. Elektronisch aanbesteden... 4 2. Elektronisch veilen... 6 3. Aandachtspunten bij elektronisch aanbesteden en veilen...9 3.1 Wel of niet veilen...9 3.2 Doorlooptijd van elektronische aanbesteden...9 3.3 Inschrijvingsbegroting en de verrekening van meer en minder werk...9 3.4 Beveiliging... 10 4. De toekomst... 11 5. Tot slot... 12 2
Waarom deze introductie Elektronisch aanbesteden en veilen? Elektronisch aanbesteden is in feite niets anders dan een schriftelijke aanbesteding via het internet. De procedure verloopt volgens dezelfde stappen. Alleen worden aankondiging, bestek, nota s en de inschrijving allemaal digitaal afgehandeld. Voordelen van elektronisch aanbesteden zijn vooral de snelheid van werken en de besparing op papier, kopieer- en verzendkosten. Een bijkomend voordeel is dat elektronisch aanbesteden de mogelijkheid biedt voor een digitale veiling. Toch is het niet zo dat elektronisch aanbesteden alle traditionele aanbestedingen volledig kan vervangen. Er zijn nu eenmaal aanbestedingsprocedures waarbij persoonlijk contact onontkoombaar is. Dat is bijvoorbeeld het geval bij ingewikkelde vraagstukken waarbij de markt betrokken wordt in het vinden van een oplossing. Opdrachten die echter al helemaal duidelijk zijn lenen zich bij uitstek voor het elektronisch aanbesteden en e-veilen (zowel op basis van laagste prijs als op basis van economisch meest voordelige inschrijving). Het Besluit aanbestedingsregels overheidsorganisaties (Bao) maakt elektronisch aanbesteden en veilen juridisch mogelijk. Het veilen kan overigens niet bij elke procedure worden ingezet, maar wel in bijvoorbeeld de openbare en de niet-openbare procedure (zie artikel 57 van het Bao). Deze introductie bevat de belangrijkste aandachtspunten en voordelen die bij een elektronische aanbesteding en veiling aan de orde zijn. Ervaringen uit pilots van de Rijksgebouwendienst en ervaringen van Provincie Drenthe, Provincie Gelderland en gemeente Alkmaar vormen de basis van deze introductie. E-veilen behoort tot de nieuwe manier van zakendoen via internet, die transparantie en objectiviteit biedt. Iedereen kan zien wat de biedingen zijn. En later kun je via het elektronische logboek precies terugzien hoe de veiling is verlopen. Op die manier kun je professioneel opdrachtgeverschap handen en voeten geven. Ton Bruikman, Provincie Drenthe 3
1. Elektronisch aanbesteden Zoals gezegd wijkt de procedure voor elektronisch aanbesteden niet af van de traditionele procedure. Onderstaand wordt dat nog eens schematisch geïllustreerd. In het schema is te zien welke stappen (oranje gearceerd) de Rijksgebouwendienst allemaal digitaal heeft uitgevoerd. Figuur: overzicht van aanbestedingssystemen en de daarbij toegepaste stappen. 4
Elektronisch aanbesteden maakt uniform en transparant aanbesteden mogelijk. Stap voor stap worden de aanbesteder en de inschrijver door de procedure geleidt. Dat verkleint de kans op fouten of het missen van deadlines. Het contact met de inschrijvers verloopt voornamelijk via een beveiligde internetomgeving (website). Alle partijen kunnen documenten up- en downloaden waardoor iedereen altijd en overal over dezelfde informatie beschikt. Ook de vragen kunnen digitaal worden ingediend en beantwoord. Wat nog wel traditioneel blijft, zijn bijeenkomsten zoals de informatiebijeenkomst of de bijeenkomst waarin onderhandeld wordt. De verslagen daarvan kunnen wel weer digitaal verspreid worden. Het digitaal verstrekken van de aanbestedingsstukken is zeer goed bevallen bij het projectteam van de aanbesteding en ook de communicatie via het elektronisch systeem bleek snel en effectief. Uit: Evaluatie elektronische aanbesteding Optimalisatie Koninklijke Bibliotheek Den Haag, Rijksgebouwendienst (Ministerie van VROM) 5
2. Elektronisch veilen Elektronisch aanbesteden biedt meer mogelijkheden dan alleen het elektronisch uitvoeren van de stappen van een traditionele aanbesteding. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de inschrijving dynamisch te laten verlopen door gebruik te maken van de veilingmodule. In dat geval wordt gesproken van een elektronische aanbesteding waarbij de gunning vooraf wordt gegaan door een veiling. Voor het organiseren van een veiling is speciale software nodig. Er zijn diverse marktpartijen die veilingsoftware aanbieden en de opdrachtgever begeleiden. Bij een elektronische veiling kunnen de inschrijvers hun inschrijfsom verlagen. Daarvoor zijn twee manieren: continu veilen en veilen in rondes. Bij continu veilen kunnen de inschrijvers gedurende een bepaalde tijd hun inschrijvingssom verlagen. Ze krijgen bijvoorbeeld een uur de tijd waarbinnen geboden kan worden. Eventueel kan de tijdsduur worden verlengd. Een continu veiling heeft meestal als resultaat dat de inschrijvers op het laatste moment versneld gaan bieden. Een voordeel is dat de tijd van tevoren vaststaat. Een nadeel kan zijn dat juist op het laatste moment het bieden erg hectisch is, omdat er weinig tijd is om weloverwogen te bieden. Het karakteristieke verloop van een continu veiling ziet er als volgt uit: Figuur: karakteristiek verloop van een continu veiling. De aannemers zijn met name positief over het proces tijdens de veiling zelf. Dat wordt als zeer overzichtelijk aangemerkt. Er bestaat inzicht in de laagste prijs en er is sprake van tijdwinst (reistijd).ook kan een elektronische veiling een aannemer beschermen tegen grote missers. Uit:evaluatie e-veiling provincie Drenthe 6
Veilen in rondes heeft een wat rustiger verloop, omdat de inschrijver één bieding per ronde mag doen. Bijvoorbeeld een veiling met vastgestelde rondetijden van 3 minuten waarbinnen iedere inschrijver één bod kan uitbrengen. Na een ronde krijgen alle inschrijvers op hetzelfde moment een terugkoppeling van het systeem met de laagste prijs en hun plaats in de rangorde. De veiling eindigt als het beste bod gedurende twee ronden niet verbeterd wordt. Voordeel is dat inschrijvers meer tijd krijgen om te beoordelen of ze nog een nieuw bod willen uitbrengen. Omdat de veiling niet zomaar stopt, is er alle tijd voor verfijnde prijsvorming. Nadeel is dat de duur van de veiling vooraf niet vast staat, hoewel ervaring leert dat de meeste veilingen binnen 1,5 tot 2 uur worden afgerond. Het karakteristieke verloop van een veiling in rondes ziet er als volgt uit: Figuur: karakteristiek verloop van een veiling in rondes. Opdrachtnemers zien veilen als een snelle, eenvoudige, efficiënte en concurrerende manier van aanbesteding met een mogelijkheid tot prijsverbetering. Van elkaar opjagen was geen sprake. Uit: Evaluatie 3 e pilot Rijksgebouwendienst (Ministerie van VROM) 7
In onderstaande figuur is het verschil tussen continu veilen en veilen in rondes weergegeven. Hierin is inzichtelijk gemaakt hoe de beschikbare tijd in relatie tot de prijsvorming bij beide vormen gebruikt wordt. Figuur: verschil tussen continu veilen en veilen in rondes Bij continu veilen loont het niet om al vroeg in de veiling veel te zakken met de prijs, omdat de veiling pas afloopt na het verstrijken van de vastgestelde tijdsduur. Waarom al vroeg het achterste van je tong laten zien als pas in de laatste minuten wordt bepaald wie de opdracht mag hebben? Bij een veiling in rondes loont vroeg bieden wel, want met elk bod kan de veiling aflopen. Wordt het vroege bod immers niet verbeterd dan sluit de veiling. Elk bod is hierdoor een serieuze kans om het werk binnen te krijgen. Voordat we begonnen, was ik nog even bang dat er van een veiling helemaal geen sprake zou zijn. We hadden namelijk al aanbiedingen gekregen die zo gunstig waren, dat we ons afvroegen of er nog wel een leverancier zou zijn die er onder zou gaan zitten. Maar mijn angst was ongegrond, want vanaf het begin zijn de leveranciers er enthousiast op ingegaan en zijn ruim anderhalf uur aan het onderbieden geweest. Het was echt spectaculair, het leek niet op te houden. We waren verbaasd, wat een resultaat. Evert van Beek, Provincie Gelderland 8
3. Aandachtspunten bij elektronisch aanbesteden en veilen 3.1 Wel of niet veilen Elektronisch aanbesteden is bij elke aanbesteding mogelijk. Dit geldt echter niet voor elektronisch veilen. Als er sprake is van een zeer complexe opdracht met esthetische of intellectuele aspecten waarbij veel overleg nodig is, kan elektronisch veilen niet worden toegepast. Dat staat ook in de richtlijn 2004/18/EG, die stelt dat een elektronische veiling niet mag worden toegepast voor de aanbesteding van bepaalde werken of diensten voor intellectuele prestaties, zoals het ontwerpen van bouwwerken of het uitbrengen van een advies. De inschrijvingen zijn dan onderling niet zomaar met elkaar te vergelijken en lenen zich dus niet voor een elektronische veiling. Dit betekent overigens niet dat veiling enkel mogelijk is op basis van laagste prijs. Ook veilingen op basis van economisch meest voordelige inschrijving zijn mogelijk. 3.2 Doorlooptijd van elektronische aanbesteden Een elektronische aanbesteding kost niet meer tijd dan een traditionele aanbesteding. Volgens de nieuwe regelgeving mogen de termijnen zelfs korter zijn bij elektronisch aanbesteden. De aanmeldingsperiode voor een nationale niet-openbare procedure mag bijvoorbeeld 17 kalenderdagen zijn in plaats van 21. En een Europese niet-openbare procedure kan in totaal met 12 dagen ingekort worden mits alle beschrijvende stukken al bij de publicatie beschikbaar zijn (zie artikel 38 van het Bao). Er is één uitzondering: wanneer gebruik gemaakt wordt van de veilingmodule is er wel extra tijd nodig. Ten eerste moet de aanbestedende dienst beoordelen of de eerste inschrijvingen voldoen aan de gestelde eisen bij inschrijving. Inschrijvingen die niet voldoen mogen namelijk niet deelnemen aan de veiling. En ten tweede moeten er minstens twee werkdagen zitten tussen de uitnodiging om deel te nemen aan de veiling en de veiling zelf. Dat geeft de inschrijver de tijd om zich voor te bereiden op de veiling. Bij een procedure waarbij wordt gegund op de laagste prijs betekent dit ongeveer in totaal 3 of 4 werkdagen méér. Als onderdeel van een elektronische aanbesteding is het nog altijd minder dan bij traditioneel aanbesteden. 3.3 Inschrijvingsbegroting en de verrekening van meer en minder werk Bij veel aanbestedingen wordt een inschrijvingsbegroting of een nadere specificatie gevraagd. Bij een traditionele aanbesteding gebeurt dat op het moment van inschrijving. Bij een elektronische veiling gaat dat anders. Dan is de eerste inschrijving immers niet het definitieve inschrijvingsbedrag en is de toegevoegde waarde van de inschrijvingsbegroting of specificatie erg beperkt. Daarom is het aan te bevelen deze pas te vragen nadat de veiling is afgelopen. Het veilingresultaat is dan in de inschrijvingsbegroting of specificatie verwerkt. De aanbestedende dienst kan er voor kiezen om toch voorafgaand aan de veiling de inschrijvingsbegroting of specificaties te vragen. In deze situatie is een inhoudelijke beoordeling niet zinvol aangezien de veiling de specificatie nog kan veranderen. De specificaties dienen bij de beoordeling van de inschrijvingen dan alleen om te controleren of de inschrijving voldoet aan de inschrijvingsvereisten. 9
Wordt deze vooraf ingediende inschrijvingsbegroting of specificatie tijdens de uitvoering van de opdracht gebruikt bij het bepalen van eventuele kosten van meer werk, dan moeten de relevante eenheidsprijzen (van die inschrijvingsbegroting of specificatie) worden vermenigvuldigd met het quotiënt van de laagste bieding en het inschrijvingsbedrag. Is een inschrijver bijvoorbeeld 15% gezakt in prijs, dan zullen zijn eenheidsprijzen ook 15% zakken. Het is echter aan te raden om de begroting pas na de veiling op te vragen en dan alleen bij de partij die het beste bod heeft uitgebracht. 3.4 Beveiliging Om de betrouwbaarheid van originaliteit en herkomst van aanbestedende dienst, gegadigden en inschrijvers te waarborgen, kunnen in de elektronische aanbestedingsprocedure verschillende beveiligingssystemen worden toegepast. Onderstaand schema geeft voorbeelden die in de praktijk worden gebruikt. Figuur: verschillende mogelijkheden om de identiteit van de betrokkenen vast te stellen 10
4. De toekomst Er zal in de toekomst steeds vaker elektronisch worden aanbesteed. Zeker zodra TenderNed landelijk beschikbaar komt. TenderNed wordt hét systeem voor elektronisch aanbesteden in Nederland en fungeert straks als virtuele marktplaats voor aanbestedende diensten en ondernemingen. Gebruik van TenderNed draagt bij tot vermindering van administratieve lasten voor alle partijen, een kleinere kans op fouten en uniformiteit in aanbesteden. Bij elektronisch aanbesteden kan uiteraard gebruik worden gemaakt van zowel het gunningscriterium laagste prijs als van het criterium economisch meest voordelige inschrijving (emvi). Beide vormen lenen zich in principe voor elektronisch veilen. De Rijksgebouwendienst heeft bij het veilen van bouwproject vooral ervaring met gunnen op de laagste prijs. Voor gunnen op het criterium emvi zal ze nog meer ervaring moeten opdoen, voordat het regulier toegepast kan worden. In andere sectoren zijn er al succesvolle veilingen gehouden op basis van emvi. We hebben ingezet op 60% kwaliteit en 40% prijs, meestal is dat andersom. Belangrijk criterium was bijvoorbeeld of de leverancier duurzame meubelen kon leveren. In 2010 moeten we voor 50% duurzaam inkopen ik vind dat percentage overigens veel te laag en dit contract gaat vier jaar mee; dan zitten we in 2011 en ik wil er ook dan zeker van zijn dat ik duurzaam meubilair in huis haal. Er waren natuurlijk nog veel meer criteria, maar dit was voor ons een hele belangrijke. En prijs blijft natuurlijk belangrijk, want je ziet dat onder druk van zo n veiling er absoluut scherpere prijzen tot stand komen dan bij een normale aanbesteding. Als je uiteindelijk ver onder je begroting uitkomt, geeft dat wel een enorme kick. Cor Zwart, gemeente Alkmaar 11
5. Tot slot Wil je meer weten over elektronisch veilen? Neem dan contact op met PIANOo via info@pianoo.nl of 070-3490777. PIANOo staat voor Professioneel en Innovatief Aanbesteden, Netwerk voor Overheidsopdrachtgevers. PIANOo helpt publieke organisaties bij het professionaliseren van het opdrachtgeverschap. PIANOo is het kennisnetwerk aanbesteden van en voor de overheid. Iedereen die zich binnen de publieke sector bezighoudt met het aanbesteden van werken, leveringen en diensten kan bij het netwerk terecht voor informatie, advies en praktische tips. PIANOo stimuleert kennisuitwisseling over inkopen en aanbesteden binnen de publieke sector. U kunt zelf actief deelnemen aan het kennisnetwerk. Kijk bijvoorbeeld op de portal www.pianoo.nl voor informatie, nieuws en kennis uit de praktijk. Bezoek een van de PIANOo-bijeenkomsten of meld u via www.pianoo.nl aan voor PIANOo-desk, een besloten, virtueel discussieplatform waar professionals kennis uitwisselen en ervaringen delen. PIANOo brengt inkopers en aanbesteders met vakgenoten in contact, zodat zij van elkaars expertise kunnen leren. 12