Handleiding SoftN - MyCareNet

Handleiding SoftN - MyCareNet 1 e P a g i n a

Inhoudsopgave Korte Beschrijving 4 Voorafgaande vereisten 5 Werken met eid 6 Installatie 7 Updates 8 Algemene werking 9 Navigatie 9 Pincode 9 Login scherm 10 De eid werd niet goed uitgelezen 10 De eid werd goed uitgelezen 10 Toevoegen database 10 Inloggen in de applicatie 11 Startpagina 13 Instellingen 14 Database instellingen 14 Licentie 14 Instellingen registratie 15 Back-up nemen en foutcodes 16 Instellingenpagina afsluiten 16 Aanvragen verzekerbaarheid 17 Inleiding 17 Algemeenheden aanvragen verzekerbaarheid 17 Het versturen van een aanvraag 17 Nieuwe patiënten 18 Te factureren patiënten 19 Versturen facturatiebestanden 21 Inleiding 21 Het versturen van een facturatiebestand 21 Opvolgen van de verstuurde bestanden 22 Inleiding 22 Historiek Verzekerbaarheid 22 Algemeen 22 2 e P a g i n a

Opvolgen van de antwoorden 22 Bekijken van de antwoorden 24 Historiek Facturatie 26 Algemeen 26 Opvolgen van de antwoorden 26 De details van de antwoorden 28 Informatie Facturatie 28 Ontvangstbewijs 28 Niet aanvaarding door de VI 29 Informatief bestand vaststelling fouten 29 Verwerping 30 Afrekenbestand 31 Uitleg registratie instellingen 32 FAQ 34 3 e P a g i n a

Korte Beschrijving SoftN-MyCareNet laat toe om vanuit verschillende softwarepakketten te werken met het platform MyCareNet. Eén van de mogelijke pakketten die deze module kan gebruiken is Cura. Deze module biedt een aantal functionaliteiten aan en zal in de toekomst steeds mee evolueren met de functionaliteiten die worden aangeboden vanuit het RIZIV en het platform MyCareNet (NIC). De versie die op 15 april 2010 gelanceerd wordt bevat volgende functionaliteiten: Doorzenden en communiceren facturatie bestanden Opvragen van verzekerbaarheid van patiënten In de zeer nabije toekomst staan ook de functionaliteiten betreffende de aanvragen voor forfaits, palliatieve verstrekking en specifiek technische verstrekking op de agenda. SoftN-MyCareNet zal ervoor zorgen dat je papieren administratie danig vermindert. Voor meer informatie betreffende deze module, kan je via het contactformulier een aanvraag indienen. 4 e P a g i n a

Voorafgaande vereisten Voordat je kan werken met SoftN-MyCareNet moet je aan een aantal vereisten te voldoen. Algemene vereisten: - In het bezit zijn van een eid. - Je kandidatuur moet via de softwareleverancier in orde worden gebracht. Technische vereisten: - eid software: op de PC dient software geïnstalleerd te zijn voor het lezen van de eid-kaart. Deze software kan je verkrijgen via de webpagina: http://eid.belgium.be/ - eid-kaartlezer: je dient in het bezit te zijn van een eid-kaartlezer - Volgende onderdelen zullen worden geïnstalleerd wanneer deze nog niet geïnstalleerd zijn op de PC: o.net runtime 3.5 SP1 o SQL CE 3.5 SP2 Dit kan mogelijk tot gevolg hebben dat de PC herstart wordt tijdens het installatieproces. 5 e P a g i n a

Werken met eid Voor de werking van het software pakket is een geldige eid nodig. Deze kaart wordt gebruikt voor het verzenden en ontvangen van berichten. Alle berichten worden ondertekend met de eid. Hierdoor is de ontvanger zeker van jouw identiteit. Voor het werken met deze kaart heb je een pincode nodig. Deze heb je ontvangen samen met jouw eid. Deze pincode is nodig om sommige gegevens van de kaart te kunnen uitlezen en gebruiken. Wanneer je voor de eerste keer het programma opstart, moet je het programma toegang geven tot de eid. Er zal een scherm openen met de vraag of je toegang wil verlenen tot de eid. Als je hier Altijd selecteert, zal de PC dit opslaan. Wanneer er interactie is tussen de MyCareNet webdienst en het programma, moet je de pincode ingeven. De werkwijze is hetzelfde als voor een bankkaart. Wanneer je 3 keer een verkeerde pincode invoert, moet je naar het gemeentehuis gaan om jouw eid te laten deblokkeren. Het is belangrijk dat je, gedurende de hele tijd dat je het programma gebruikt, de eid in de kaartlezer laat zitten. Wanneer je de kaart verwijderd zal de MyCareNet webdienst niet meer kunnen controleren wie er toegang vraagt tot de documenten, en zal de toegang geweigerd worden. 6 e P a g i n a

Installatie Opgelet: Om de installatie op te starten dien je een verbinding met het internet te hebben. Open Internet Explorer en surf naar http://www.softn.be/setup/ Op deze pagina staat een knop Install. Klik hierop om de installatie te starten. Internet Explorer gaat vragen wat je wil doen met dit bestand. Klik op Uitvoeren (of Run bij een Engelstalige Windows versie) Afhankelijk van de versie van Windows opent er een tweede venster. In dit venster wordt de vraag gesteld of je wel degelijk de installatie wil uitvoeren. Klik op Uitvoeren (of Run bij een Engelstalige Windows versie) 7 e P a g i n a

Wanneer er bepaalde onderdelen nog niet aanwezig zijn op de PC, worden deze eerst geïnstalleerd. Je krijgt dan een scherm zoals hier te zien voor elk onderdeel dat extra geïnstalleerd wordt. Je dient de gebruiksovereenkomsten te accepteren door op Accepteren te klikken Op dit moment is de installatie bezig. Afhankelijk van de internetverbinding en de snelheid van de pc kan dit wel een tijdje duren. Mogelijk zal je ook de pc moeten herstarten tijdens de installatie. Na afloop van de procedure start het programma automatisch op. Updates Het programma beschikt over een systeem voor automatische updates. Tijdens het opstarten wordt er gecontroleerd of je over de laatste nieuwe versie beschikt. Wanneer dit niet zo is, zal er automatisch gevraagd worden of je de nieuwe versie wil installeren. 8 e P a g i n a

Algemene werking Navigatie Bovenaan het scherm zie je een icoontje met een huisje. Wanneer je op dit huisje klikt, ga je terug naar de startpagina. Wanneer je nieuwe pagina s opent, zal er naast het huisje een extra balkje komen. Ook deze balkjes kan je gebruiken om naar een vorige pagina te gaan in de applicatie. In dit voorbeeld bevindt de gebruiker zich op de pagina informatie verzekerbaarheid. De gebruiker heeft deze pagina bereikt door vanop de startpagina naar historiek te gaan. Via historiek is de gebruiker vervolgens naar de pagina informatie verzekerbaarheid gegaan. In deze situatie kan de gebruiker naar de pagina historiek gaan door op het balkje Historiek te klikken. Indien de gebruiker terugkeert naar historiek, dan zal het scherm informatie verzekerbaarheid automatisch gesloten worden. Merk op dat je nooit een opdracht moet geven om te bewaren. Dit gebeurt telkens automatisch wanneer er bvb. een scherm wordt gesloten. De gebruiker kan er ook voor kiezen om rechtstreeks naar de startpagina te gaan, door op het huisje te klikken. Pincode Wanneer het programma opgestart is, zal je één keer gevraagd worden om de pincode in te geven. Dit gebeurt op het moment dat er contact wordt opgenomen met de MyCareNet webdienst om bvb. bestanden door te sturen of te ontvangen, verzekerbaarheid aan te vragen,. Zolang je het programma niet afsluit, moet je de pincode niet meer ingeven. Let op, de eid moet wel in de kaartlezer blijven. 9 e P a g i n a

Login scherm Na het opstarten van de applicatie kom je terecht op het inlogscherm. Er zijn twee mogelijke situaties die zich hier kunnen voordoen. De eid werd niet goed uitgelezen Wanneer de eid niet goed werd uitgelezen, krijg je volgende melding: Controleer of de eid in de kaartlezer geplaatst is. Controleer of de kaartlezer aangesloten is op de PC. Controleer of de eid goed werd herkend door de PC. Je kan dit testen door eid-viewer op te starten (dit wordt geïnstalleerd samen met de eid-software) en te kijken of de eid wordt uitgelezen zonder fouten. Druk op Opnieuw lezen om opnieuw de gegevens van de eid uit te lezen. De eid werd goed uitgelezen Toevoegen database Noot: deze stappen dien je enkel de eerste keer uit te voeren. Wanneer je deze al hebt uitgevoerd, kan je verder lezen bij inloggen in de applicatie 10 e P a g i n a

Wanneer je voor de eerste keer de applicatie opstart, krijg je het bovenstaand scherm te zien. Dit scherm geeft je de mogelijkheid om een database toe te voegen. Normaal gezien zal je één database hebben. Je moet op dit scherm 3 dingen invullen: De Database naam is vrij te kiezen. Kies wel iets waar je gemakkelijk uit kan afleiden over welke database het gaat. Bij Dataprovider moet je de optie selecteren die voor jou van toepassing is. Wanneer je bijvoorbeeld met Cura werkt, is dit Cura. Bij Folder moet je een locatie kiezen om alle gegevens in op te slaan. Je kiest deze folder door op Bladeren te klikken. Wanneer je maar één database hebt, kan je best de standaard lokatie gebruiken door onmiddellijk op OK te klikken. Het is niet mogelijk om voor meerdere databases dezelfde folder te kiezen. Wanneer al de gegevens ingevuld zijn, kan je op OK klikken. Je database is nu toegevoegd en je kan inloggen (ziek volgende hoofdstuk). Inloggen in de applicatie 11 e P a g i n a

Controleer of je de gewenste database hebt geselecteerd. Je kan de applicatie starten door op Start te klikken, of je kan op Opnieuw lezen klikken om een andere eid uit te lezen. Wanneer je een nieuwe database wil toevoegen, kan je op de + knop klikken. 12 e P a g i n a

Startpagina Noot: wanneer de instellingen niet correct zijn, word je onmiddellijk doorgestuurd naar de instellingen pagina. Meer uitleg hierover vind je in het hoofdstuk Instellingen. Hierboven zie je de startpagina. Van hieruit kan je naar de verschillende onderdelen van de applicatie navigeren. De applicatie is opgedeeld in 4 delen 1. Verzekerbaarheid: Hier kan je de verzekerbaarheid van de patiënt opvragen. 2. Facturatie: Hier kan je de facturatiebestanden verzenden. 3. Historiek: Hier kan je alles opvolgen. 4. Instellingen: Hier kan je de algemene instellingen van de applicatie beheren. 13 e P a g i n a

Instellingen Database instellingen Opgelet: Dit onderdeel is enkel nodig wanneer je SoftN-MyCareNet gebruikt in combinatie met CURA. In dit gedeelte kan je het databasebestand kiezen. Wanneer Cura geïnstalleerd is op de standaard locatie (c:\program Files\Cura of c:\program Files(x86)\Cura) zal hier automatisch het juiste bestand gekozen worden. Licentie Hier moet je jouw licentiesleutel invoeren. Wanneer je de volledige licentiesleutel hebt ingevoerd, dien je deze sleutel te valideren door op Controleer licentie te klikken. Wanneer je een geldige sleutel hebt ingevoerd, zal dit worden weergegeven. Voor het controleren van deze sleutel wordt contact opgenomen met de webserver van Soft-N. Tijdens dit proces wordt je licentiesleutel aan jouw PC gekoppeld. Wanneer je dit programma wil installeren op een nieuwe PC, moet je contact opnemen met de Soft-N servicedesk. Opgelet: Voor het controleren van de licentiesleutel is een actieve internetverbinding nodig! Afhankelijk van de snelheid van je verbinding kan dit controleren enkele seconden duren. Gelieve de ingegeven licentiesleutel te controleren op tikfouten wanneer je geen geldige licentie krijgt. Wanneer je na enkele pogingen geen geldige licentie krijgt, gelieve dan te controleren of je de Soft-N website (www.softn.be) kan openen in jouw internet browser. 14 e P a g i n a

Instellingen registratie Wanneer de database instellingen juist zijn, verschijnen alle actieve registraties onder instellingen registraties. Je moet hier instellen welke registraties je wenst te gebruiken voor de facturatie. Wanneer je een registratie wil gebruiken, moet je het vinkje voor de naam van de registratie aanvinken. Ook moet je de instellingen van deze registratie ingeven. Dit doe je door op Configureer te klikken. Wanneer je op de Configureer hebt geklikt, verschijnen de mogelijke opties. Vul hier de juiste gegevens in, die voor de betreffende registratie van toepassing zijn. Zie hoofdstuk uitleg registratie instellingen om deze instellingen correct in te vullen. Wanneer je het vinkje Gebruik voor verzekerbaarheid aanvinkt, wordt deze registratie gebruikt voor het aanvragen van de verzekerbaarheidsgegevens voor nieuwe patiënten. Je dient een dergelijke aanvraag maar één keer te doen voor alle registraties. Deze gegevens worden namelijk gekoppeld aan een patiënt, niet aan een registratie zoals bij de facturatie. Opgelet: Enkel registraties die in Cura geactiveerd zijn verschijnen in deze lijst. Je kan SoftN-MyCareNet enkel gebruiken voor de geconfigureerde registraties. De aanvragen voor te factureren patiënten dienen wel per registratie gedaan te worden, want de betalingsgarantie geldt per derdebetalersnummer 15 e P a g i n a

Back-up nemen en foutcodes In het programma zit een mogelijkheid ingebouwd om back-ups te nemen van je data. Het is ten zeerste aangeraden om regelmatig een back-up te nemen. Je bewaart best ook een back-up op een externe locatie, om het risico op het verlies van data te verminderen. Via Foutcodes importeren is het mogelijk om de foutcodes in het programma te vernieuwen. Je doet dit door het bestand met de foutcodes te downloaden van de website van het RIZIV (http://www.riziv.fgov.be/care/nl/infos/bill/xls/errorscodes.xls [op 13 april 2010]) Eén keer dit bestand is bewaard op jouw PC, kan je dit bestand selecteren na het klikken op foutcodes importeren. Je moet dit enkel doen wanneer er foutcodes zijn waarvoor de beschrijving niet meer klopt of wanneer je foutcodes tegenkomt die nog niet gekend zijn. Instellingenpagina afsluiten Je kan de instellingenpagina enkel afsluiten wanneer je een actieve, geconfigureerde registratie hebt, een geldig bestand hebt gekozen bij de database instellingen en een geldige licentie hebt. Wanneer je hieraan niet voldoet zal je opnieuw de instellingenpagina te zien krijgen. 16 e P a g i n a

Aanvragen verzekerbaarheid Inleiding Voor het aanvragen van de verzekerbaarheid zijn er twee mogelijke types van aanvraag: aanvraag voor nieuwe patiënten aanvraag voor te factureren patiënten Het is belangrijk het verschil te begrijpen tussen deze twee types. Aanvraag voor nieuwe patiënten: Deze procedure geeft de mogelijkheid aan elke zorgverstrekker bij aanvang van de verzorging de verzekerbaarheidstoestand (de rechten) van de patiënt op te vragen. Hieraan wordt geen betalingsverbintenis toegekend. Aanvraag te factureren patiënten: Via deze procedure kan de verzekerbaarheidstoestand geraadpleegd en geconsolideerd worden door een betalingsverbintenis die in het facturatiebestand mee opgenomen wordt. Deze betalingsverbintenis garandeert dat er geen weigering kan ontstaan wat betreft verzekerbaarheid voor de aangevraagde periode. Algemeenheden aanvragen verzekerbaarheid Bij het aanvragen van de verzekerbaarheid zijn er enkele zaken waarmee je rekening moet houden: De identiteit van een patiënt wordt bepaald aan de hand van het rijksregisternummer, of de combinatie van mutualiteit en stamnummer. Indien deze gegevens ontbreken, zal de verzekerbaarheid van de patiënt niet kunnen aangevraagd worden. Het systeem is een zogenaamd asynchroon systeem. Dit wil zeggen dat je een aanvraag verstuurt en vervolgens moet wachten op een antwoord. Je bent zelf verantwoordelijk voor het opvragen van de antwoorden. Zolang de gegevens van een patiënt niet verwerkt zijn, worden deze door Cura niet gebruikt. Het verwerken van de verzekerbaarheid van een patiënt gaat de gegevens in Cura aanpassen. Wanneer een patiënt in Cura niet de officiële naam heeft, zullen deze gewijzigd worden en zal de patiënt niet meer terug te vinden zijn op de oorspronkelijke naam! Het versturen van een aanvraag U moet eerst bepalen wat voor type aanvraag je wilt versturen. Meer uitleg over de verschillende types aanvragen kan je in de inleiding vinden. 17 e P a g i n a

Nieuwe patiënten Op de startpagina: klik op de knop verzekerbaarheid. In het scherm verzekerbaarheid, klik op de knop nieuwe patiënten (bovenaan het scherm). Je komt nu terecht op een scherm waar je de gewenste patiënten kan opzoeken en selecteren. Hier worden enkel patiënten getoond waarvoor nog nooit verzekerbaarheidsgegevens verwerkt werden. Wanneer je één specifieke patiënt zoekt, kan je bovenaan de naam en/of voornaam van die patiënt ingeven. De lijst met patiënten wordt dan gereduceerd tot een lijst met patiënten waarvan de naam en/of voornaam de ingetypte tekst bevat. De patiënten zelf kunnen in 3 verschillende kleuren staan: Grijs: Dit wil zeggen dat voor deze patiënten de verzekerbaarheid kan aangevraagd worden. Groen: Dit wil zeggen dat er voor deze patiënt al een aanvraag verstuurd is, maar van deze aanvraag is nog geen antwoord ontvangen, of ze is nog niet verwerkt 18 e P a g i n a

Rood: Voor deze patiënten kan er geen verzekerbaarheid worden aangevraagd. Dit is het resultaat van het ontbreken van het rijksregisternummer en de combinatie van het stamnummer en de mutualiteit. Om de verzekerbaarheid van een patiënt aan te vragen, moet je deze selecteren (door op de naam te klikken) en vervolgens op de knop versturen te klikken. Het is ook mogelijk om in één keer alle mogelijke patiënten te selecteren door op Alle patiënten selecteren te klikken. Let op, patiënten waar al een aanvraag voor verstuurd is, worden op deze manier niet geselecteerd. Het is namelijk enkel wanneer er iets mis is gelopen bij het versturen dat je een tweede keer de aanvraag mag doen. Te factureren patiënten Op de startpagina: klik op verzekerbaarheid. Je komt onmiddellijk op de juiste pagina terecht. Bovenaan de pagina kan je de juiste registratie kiezen. Vervolgens dien je de gewenste facturatieperiode te selecteren. 19 e P a g i n a

Vanaf hier is het zeer gelijklopend met de aanvraag voor nieuwe patiënten. Selecteer de gewenste patiënten en klik op verstuur. Er is eveneens een mogelijkheid voorzien om alle patiënten voor de geselecteerde periode te versturen. Opgelet: Let goed op bij het kiezen van de gewenste periode. Het herhaaldelijk aanvragen van de verkeerde periode zonder de betalingsbevestiging te gebruiken kan mogelijk leiden tot het blokkeren van jouw gebruiker op de MyCareNet webdienst. Standaard wordt de laatst mogelijke facturatieperiode geselecteerd. Kijk dus goed na of de correcte periode geselecteerd is. 20 e P a g i n a

Versturen facturatiebestanden Inleiding Het versturen van de facturatiebestanden vervangt de cd, samen met de papieren borderel. Deze dienen dus niet meer afgedrukt en verstuurd te worden. De getuigschriften, verzamelstaten en voorschriften moeten voorlopig wel nog via het papieren circuit verstuurd worden. Na het versturen van een facturatiebestand heeft een landsbond 2 weken om een antwoord te sturen. Het is dus normaal dat je niet onmiddellijk een antwoord ontvangt. Het versturen van een facturatiebestand Ga vanuit de startpagina naar de facturatiepagina door op facturatie te klikken. Eerst moet je de gewenste registratie te selecteren. De eerste registratie wordt automatisch geselecteerd. Vervolgens kan je de gewenste periode selecteren, in dit voorbeeld juni 2009. Vervolgens krijg je een lijst van facturatiebestanden die al aangemaakt zijn voor de geselecteerde maand. Selecteer het bestand dat je wilt versturen en klik op verstuur (wanneer het vinkje voor de naam is aangevinkt, dan weet je dat het bestand geselecteerd is). 21 e P a g i n a

Opvolgen van de verstuurde bestanden Inleiding Gezien de werking van de MyCareNet webdienst, ontvang je niet onmiddellijk een antwoord op jouw verzonden bestanden. Over het algemeen zal je ook meerdere antwoorden krijgen voor eenzelfde bestand. Dit maakt het opvolgen iets makkelijker. Zo zal je eerst een ontvangstbevestiging krijgen en later mogelijk verdere antwoorden. Wanneer je lang wacht om mogelijke antwoorden op te halen bij de webdienst, kan het uiteraard wel zijn dat je onmiddellijk alle antwoorden in 1 keer ontvangt. Historiek Verzekerbaarheid Algemeen Er zijn in totaal 4 verschillende mogelijke berichten met betrekking tot de verzekerbaarheid. 1. Het bericht van de oorspronkelijke aanvraag (M801000). 2. Een ontvangstbevestiging. Dit bericht is niet meer dan een aanduiding dat de basiscontroles werden gevalideerd en dat het bericht wordt doorgestuurd naar de desbetreffende VI (M801001). 3. Een foutbestand. Dit bericht wordt verstuurd als er zich een fout heeft voorgedaan (M801000ERR). 4. De mededeling van de verzekerbaarheid (M801900). Opvolgen van de antwoorden Je kan de antwoorden opvolgen in de historiek pagina. Deze pagina kan je bereiken door op de startpagina op Historiek te klikken. 22 e P a g i n a

Er wordt op deze pagina een onderscheid gemaakt tussen de twee verschillende soorten aanvragen voor de verzekerbaarheid. Wanneer je de historiekpagina opent, kom je onmiddellijk op de pagina voor de aanvragen van nieuwe patiënten. Wanneer je de aanvragen met betalingsgarantie wil bekijken, kan je terecht op de pagina Verzekerbaarheid facturatie De werking van deze twee pagina s is bijna identiek. Er is een verschil met betrekking tot de werking omdat je op de pagina voor de verzekerbaarheid van de facturatie ook de gewenste registratie dient te selecteren. Er is ook een interpretatie verschil bij de periode: de periode bij de nieuwe patiënten is de periode waarin deze werd aangevraagd. De periode bij te factureren patiënten is de facturatieperiode. Aan de linkerkant kan je de gewenste periode kiezen, waarvoor je de gegevens wil bekijken. Aan de rechterkant komen dan alle aanvragen van de geselecteerde periode. Het is mogelijk om te zoeken naar specifieke patiënten door te klikken op zoek. Wanneer je in de zoekvelden typt, worden de resultaten gereduceerd tot de resultaten die aan de zoekvelden voldoen. Wanneer je de gewenste patiënt hebt gevonden, kan je op de knop Bekijk klikken. Een nieuw scherm wordt geopend, waar je de verschillende antwoorden kan bekijken. 23 e P a g i n a

Door het aanvinken van Reeds verwerkt krijg je ook de al verwerkte patiënten te zien tijdens het zoeken. Anders worden deze verborgen. Rechts onderaan vind je 2 knoppen: Verwerk beschikbare patiëntgegevens gaat alle patiënten verwerken waarvoor de mededeling van de verzekerbaarheid werd ontvangen. Het verwerken bestaat uit het overdragen van de ontvangen gegevens naar Cura. Controleer op nieuwe bestanden gaat alle nieuwe bestanden downloaden die beschikbaar zijn via de MyCareNet webdienst. Opgelet: Zolang de patiënt niet verwerkt is, worden de gegevens niet gebruikt door Cura Het programma gaat niet automatisch alle beschikbare bestanden downloaden. Het downloaden van nieuwe bestanden maakt geen onderscheid tussen facturatiebestanden en verzekerbaarheidsbestanden. De bestanden van beide types worden dus telkens opgehaald. Bij het verwerken van een patiënt worden de gegevens van die patiënt aangepast. Wanneer je dus bijvoorbeeld een foutieve naam heeft ingegeven, zal deze worden aangepast! Wanneer je een patiënt niet meer terugvindt, kan je dus best eerst zijn officiële naam controleren. Bekijken van de antwoorden Je kan een antwoord bekijken door op Bekijk te klikken. Deze knop is enkel zichtbaar als er effectief ook al een antwoord ontvangen is. Deze knop brengt je naar een nieuw scherm. Op dit scherm worden de reeds ontvangen berichten weergegeven. Er zijn 3 mogelijke situaties: Er is enkel een ontvangstbevestiging ontvangen. Er is een fout opgetreden. Het eindbestand is ontvangen. 24 e P a g i n a

Ontvangstbevestiging Indien er een ontvangstbevestiging is ontvangen is het mogelijk om enkele gegevens hiervan te bekijken. Belangrijk hierbij is de VI. Dit is de landsbond waarmee je contact kan opnemen wanneer er geen verder antwoord ontvangen wordt. Mededeling verzekerbaarheid Dit is het scherm waarop je een overzicht krijgt van de gegevens van de patiënt. Fout in het bericht Wanneer er een fout in het bericht zat, krijg je een foutbericht terug. Onder het titeltje Fouten krijg je een overzicht van de vastgestelde fouten. Meestal zal dit te maken hebben met het niet kunnen identificeren van de persoon voor wie de aanvraag gemaakt werd. Enkele voorbeelden die kunnen voorkomen zijn: 25 e P a g i n a

Fout/onbekend rijksregisternummer. Foute of onbekende combinatie van stamnummer en mutualiteit. Een patiënt die al overleden is voor de aangevraagde periode. Een patiënt die nog niet geboren was voor de aangevraagde periode. Historiek Facturatie Algemeen Er zijn in totaal 6 verschillende berichten met betrekking tot de facturatiebestanden. 1. 920000: facturatiebestand overgemaakt door de verstrekker 2. 931000: ontvangstbewijs door de betrokken VI 3. 920999: signalisatie van niet aanvaarding door de betrokken VI 4. 920098: informatief bestand van de vaststelling van fouten door de betrokken VI 5. 920099: verwerping om reden van geblokkeerde fout of foutenpercentage > 5% 6. 920900: bestand afrekening en verwerpingen: einde van de verwerking Voor alle bestanden geldt dat er getracht wordt om zoveel mogelijk nuttige informatie weer te geven. Foutcodes zullen ook vertaald worden naar een tekstuele vorm i.p.v. een nummer. Wanneer een bepaalde foutcode niet voorkomt in het systeem kan dit zijn omdat de foutcodes recent werden aangepast. Je kan steeds de lijst met foutcodes vinden op http://www.riziv.fgov.be/care/nl/infos/bill/index.htm (link geldig op 12/04/2010). Zie hoofdstuk Back-up nemen en foutcodes om deze nieuwe foutcodes te importeren. Opvolgen van de antwoorden Het opvolgen van de antwoorden gebeurt in de historiek pagina. Deze pagina kan je bereiken door op de startpagina op Historiek te klikken. 26 e P a g i n a

Vervolgens klik je op Facturatie Historiek. Op deze pagina kan je een overzicht vinden van alle verzonden facturatiebestanden en de vorderingen van de verwerking. Het scherm kan opgedeeld worden in 3 gedeeltes: 1. Links bovenaan kan je de registratie selecteren waarvoor je de antwoorden wil bekijken. 2. Daaronder kan je de periode selecteren waarvoor je de bestanden wil bekijken. Hier zullen enkel periodes getoond worden waarvoor effectief bestanden werden verzonden. 3. Aan de rechterkant zie je de verzonden bestanden voor de geselecteerde registratie en de geselecteerde periode. De bestanden worden gegroepeerd per mutualiteit. Achter elke mutualiteit kan je een icoontje vinden dat snel een indicatie geeft over de status van de zending. Er zijn 3 verschillende icoontjes: 1. Dit icoontje geeft aan dat er een afrekenbestand ontvangen is. 2. Dit icoontje geeft aan dat er een weigering is geweest binnen deze zending en nog geen afrekenbestand. 3. Dit icoontje geeft aan dat er nog geen uitsluitsel is over de verzonden zendingen. Opgelet: de icoontjes worden pas weergegeven vanaf een antwoord ook werkelijk werd bekeken. Zo bent je er zeker van dat, wanneer je een afrekenbestand hebt aangekregen, je het ook werkelijk bekeken hebt en mogelijke niet blokkerende fouten niet mist. Wanneer je een weigering hebt ontvangen op een eerste zending, en nog geen uitsluitend antwoord hebt ontvangen over een nieuwe zending, zal voor die mutualiteit nog steeds een 27 e P a g i n a

verbodsbordje weergegeven worden. Dit zal zo blijven tot je effectief een afrekenbestand hebt ontvangen. De details van de antwoorden Wanneer je op een bepaalde mutualiteit klikt, zullen de verschillende zendingen weergegeven worden. De zendingen zullen wederom de icoontjes voor afrekenbestanden en weigeringen hebben. Zolang er geen uitsluitsel is over de zending zal hier geen icoontje getoond worden. In dit gegeven voorbeeld zie je een zending verzonden op 04/02/2010 die geweigerd werd. Op 09/02/2010 is er een tweede zending verstuurd en daarvan is wel een afrekenbestand ontvangen. De individuele antwoorden kan je bekijken door op Bekijk te klikken. Je komt dan op het scherm Informatie Facturatie Informatie Facturatie Omdat een zending naar de VI s meerdere antwoorden kan bevatten is er bovenaan een mogelijkheid voorzien om te wisselen tussen de verschillende antwoorden. Belangrijk hierbij is dat door de werking van de MyCareNet webdienst de antwoorden niet noodzakelijk in logische volgorde komen. Het is dus belangrijk om steeds even te kijken of het afrekenbestand niet in een vorig of een volgend bestand zit. Deze knoppen worden automatisch gedeactiveerd wanneer er geen vorig of volgend bestand is. Ontvangstbewijs Wanneer je een ontvangstbewijs hebt ontvangen, is dit een bewijs dat de initiële controle succesvol is doorlopen en dat het bestand is doorgestuurd naar de VI. Dit geeft enkel aan dat het bestand is aanvaard door het systeem om door te sturen, dit geeft niets aan over de inhoud van het bestand. De referentiegegevens die je te zien krijgt, is technische informatie. Je dient op dit moment niets te ondernemen. 28 e P a g i n a

Niet aanvaarding door de VI Je krijgt dit bestand wanneer de betrokken VI jouw bestand niet aanvaard heeft. Dit is meestal het gevolg van een technische fout. De fouten die je te zien krijgt, zullen dan ook voornamelijk technische informatie zijn. Je dient heel het facturatiebestand opnieuw te versturen wanneer de problemen zijn opgelost. Informatief bestand vaststelling fouten Je zal dit bestand ontvangen wanneer de VI jouw zending aanvaard heeft, maar nog niet volledig heeft verwerkt. De inhoud van dit scherm hangt af van de mutualiteit en de zending. Je dient in elk geval geen actie te ondernemen na het ontvangen van dit bestand! Mogelijkheid 1 Je krijgt een zeer kleine hoeveelheid informatie. In dit geval zijn er voorlopig geen fouten vastgesteld door de VI. Mogelijkheid 2 29 e P a g i n a

Je ontvangt een bestand met details per factuur. Van de individuele facturen kan je echter geen details opvragen. Mogelijk gaat de weergegeven factuur niet volledig worden uitbetaald. Mogelijk worden er ook foutcodes weergegeven voor een specifieke factuur. Hieruit kan je al afleiden wat er mis zou kunnen zijn met de factuur. Je kan hier op dit moment echter niets aan doen. Je dient steeds te wachten op het afrekenbestand. Mogelijkheid 3 Je ontvangt een bestand met details per factuur. Ook zijn er details per factuurlijn. Zowel in de facturen als in de factuurlijnen kunnen foutcodes voorkomen. Je kunt hier op dit moment echter niets aan doen. Je dient steeds te wachten op het afrekenbestand. Verwerping Je ontvangt dit bestand als je facturatiebestand in zijn geheel is geweigerd. Het is belangrijk om het antwoord te bekijken om zo te achterhalen wat er juist is misgelopen. 30 e P a g i n a