CIRRO HANDLEIDING V1.1

/ handleiding CIRRO HANDLEIDING V1.1 voor partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking / 9.11.2016

Inhoudstafel 1 Inleiding 4 2 Aanmelden 4 3 Rechten 5 4 Context 6 CONTEXT VAN EEN ACTIE 6 CONTEXT VAN EEN ONDERSTEUNINGSMIDDEL 6 5 Status 7 STATUS VAN EEN ACTIE 7 STATUS VAN EEN ONDERSTEUNINGSMIDDEL 10 6 Actie 10 OVERZICHT ACTIES EIGEN organisatie 10 NIEUWE ACTIE VIA OPERATIONELE DOELSTELLINGEN VAN DE VLAAMSE OVERHEID 12 OPZOEKEN ACTIES 20 ACTIE WIJZIGEN 23 VRAAG EN ANTWOORD BIJ EEN ACTIE 23 6.5.1 Vraag bij een actie 23 6.5.2 Vraag op een antwoord bij een actie 24 7 Verslaggeving toevoegen aan een actie 25 ACTIE MET 1 RESULTAATGEBIED NAAR STATUS IN UITVOERING 25 ACTIE MET 2 OF MEER RESULTAATGEBIEDEN NAAR STATUS IN UITVOERING 25 7.2.1 Starten van een resultaatgebied bij een actie in de status in uitvoering 26 7.2.2 Beëindigen van een soort resultaatgebied bij een actie met de status in uitvoering 26 7.2.3 Actie met 2 of meer soorten resultaatgebieden naar actiestatus uitgevoerd 26 BIJKOMENDE INFORMATIE 26 7.3.1 Input van Bijkomende informatie 26 8 Toevoegen, opzoeken en gebruiken van (een pakket van) ondersteuningsmiddelen 29 NIEUW ONDERSTEUNINGSMIDDEL TOEVOEGEN 29 OPZOEKEN ONDERSTEUNINGSMIDDELEN 33 ONDERSTEUNINGSMIDDEL WIJZIGEN EN VERWIJDEREN 34 ONDERSTEUNINGSMIDDELEN BINNEN EEN PAKKET 34 8.4.1 Nieuw pakket aanmaken 34 8.4.2 Aanmaken of wijzigen van een methodiek 35 8.4.3 Opzoeken pakket 37 8.4.4 Opzoeken methodiek 37 8.4.5 Pakket wijzigen 37 8.4.6 Pakket verwijderen 37 VRAAG EN ANTWOORD BIJ EEN ONDERSTEUNINGSMIDDEL 38 8.5.1 Vraag bij een ondersteuningsmiddel 38 8.5.2 Antwoord op een vraag bij een ondersteuningsmiddel 39 9 Verslagen 40 JAARPLAN 40 9.1.1 Afspraken rond het aanmaken van het jaarplan 40 9.1.2 Stap voor stap aanmaken en indienen van een jaarplan 40 JAARVERSLAG 44 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 2/55

9.2.1 Afspraken rond het aanmaken en indienen van het jaarverslag 44 9.2.2 Stap voor stap aanmaken en indienen van het jaarverslag 44 10 Rapporten 48 OPVRAGEN VAN RAPPORTEN 48 TOEGANG TOT DASHBOARD PO/OT 49 11 Notificatie 50 BEHEER EIGEN NOTIFICATIES 50 NIEUWE SPECIFIEKE NOTIFICATIES TOEVOEGEN 51 SPECIFIEKE NOTIFICATIES VERWIJDEREN 52 12 Printen 53 13 Vragen of problemen 55 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 3/55

1 Inleiding Deze handleiding beschrijft de werking van het uitwisselingsplatform CIRRO. Het beschrijft in geen geval definities of inhoudelijke afspraken over hoe er met het uitwisselingsplatform gewerkt dient te worden. Hiervoor wordt verwezen naar het draaiboek van CIRRO. Het draaiboek zou eerst gelezen moeten worden, alvorens deze handleiding te lezen en het platform te gebruiken. In eerste instantie is het voor de partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking de bedoeling het jaarplan en jaarverslag in CIRRO aan te maken (zie vooral 6.2 tot 6.4) en jaarplan (na goedkeuring) met begroting (bijlage) en jaarverslag in te dienen. In tweede instantie biedt CIRRO een inventaris van preventiemethodieken (pakketten) en ondersteuningsmiddelen. Deze handleiding bevat de stappen voor het ingeven van preventiemethodieken en ondersteuningsmiddelen in CIRRO (zie vooral 8.1 tot 8.4). Daarmee kunnen partnerorganisaties en o.a. ook organisaties met terreinwerking, Logo s en Zorg en Gezondheid aan de slag gaan die toegang hebben tot CIRRO. Indien je bij de input context Logo s aanduidt kunnen de Locoregionale Netwerken (Logo s) deze preventiemethodieken en ondersteuningsmiddelen meenemen bij disseminatie naar het netwerk van preventieorganisaties binnen hun zorgregio. 2 Aanmelden 1. Ga naar het systeem via de url www.cirro.be in je favoriete browser. Je komt terecht op de aanmeldpagina van CIRRO (zie voorbeeld hieronder), waar je je kan aanmelden via je e-id (identiteitskaart + pincode). Het beheer van de toegang voor iedere CIRRO-gebruiker gebeurt door de organisatie zelf. In de handleidingen voor het toegangsbeheer tot CIRRO op de website Zorg en Gezondheid lees je hoe een hoofdtoegangsbeheerder een toegangsbeheerder aanstelt in ehealth, om uiteindelijk gebruikers toegang te geven tot CIRRO. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 4/55

Hieronder vind je de browserondersteuning: 2. Bij problemen met toegang CIRRO, contacteer cirro@vlaanderen.be. 3. De startpagina van CIRRO bevat de mogelijkheid voor Zorg en Gezondheid om systeemboodschappen of nieuwsitems te posten (zie voorbeeld hieronder). Organisaties die graag een actie in de kijker wensen te plaatsen, kunnen hun voorstel mailen naar cirro@vlaanderen.be. Jaarlijks wordt aan de partnerorganisaties gevraagd om minstens één actie in de kijker te plaatsen. Om uit te loggen, klik je naast je naam op Afmelden. 3 Rechten Alles wat in het platform gedaan wordt, gebeurt in naam van de organisatie waarvoor je bent ingelogd. Als je bijvoorbeeld een actie/project 1 aanmaakt in het platform (zie onder Actie 6.2), dan wordt de organisatie van de gebruiker eigenaar van de nieuw aangemaakte actie. Dit betekent dat alle gebruikers van deze organisatie binnen het platform de actie kunnen wijzigen en/of verwijderen (zie verder). Gebruikers van andere organisaties met toegang tot CIRRO, kunnen de acties enkel raadplegen, niet wijzigen of verwijderen. Hetzelfde geldt voor de aanmaak van een ondersteuningsmiddel, pakket of methodiek in CIRRO, dan wordt de organisatie van de gebruiker eigenaar van het nieuw aangemaakte ondersteuningsmiddel, pakket of methodiek. Alle gebruikers van deze organisatie kunnen in het systeem het ondersteuningsmiddel, pakket of 1 Actie/project wordt hierna actie genoemd 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 5/55

methodiek wijzigen en/of verwijderen. Gebruikers van andere organisaties met toegang tot CIRRO, kunnen de ondersteuningsmiddelen, pakketten en methodieken enkel raadplegen (niet wijzigen of verwijderen). 4 Context In CIRRO kan gewerkt worden binnen drie contexten: 1) Context Logo voor de Logo s en organisaties met een ondersteuningsaanbod voor de Logo s; 2) Context PO/OT voor partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking; 3) Context CGG voor Centra voor Geestelijke Gezondheidszorg en hun koepels (nog niet in gebruik). Binnen elke context kan gefilterd worden op de verschillende inhoud. Alle gebruikers werken op hetzelfde generiek model van CIRRO met dezelfde gebruikersinterface. De startpagina is verschillend voor de drie contexten. CONTEXT VAN EEN ACTIE Elke actie heeft een context. De context wordt automatisch toegekend naargelang de gebruiker die inlogt. Voor de partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking zal dat de context PO/OT zijn. CONTEXT VAN EEN ONDERSTEUNINGSMIDDEL Belangrijk: Voor alle ondersteuningsmiddelen, pakketten, methodieken (pakketten waarbij methodiek ja is aanduid) die door de Logo s gedissemineerd moeten worden, moet de context Logo aangeduid worden bij het aanmaken en actualiseren van de ondersteuningsmiddelen, pakketten en methodieken. Indien deze niet gedissemineerd worden door de Logo s wordt context PO/OT aangeduid. Ook ondersteuningsmiddelen, pakketten en methodieken hebben een context. Dit komt eveneens overeen met de context PO/OT van partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking die het ondersteuningsmiddel, pakket en de methodiek aanmaakt. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 6/55

5 Status STATUS VAN EEN ACTIE Elke actie heeft een status. De verschillende statussen die een actie kan doorlopen zijn: in opmaak, ingepland, in uitvoering, uitgevoerd, afgebroken. In het draaiboek vind je de regels met betrekking tot de overgang van de ene naar de andere status. De eigenaar van een actie kan de actie wijzigen en de status bovenaan rechts in het scherm wijzigen naar een volgende status en de actie terug bewaren: Om de gebruikersvriendelijkheid te verhogen, is een balkje met de statusflow bovenaan het Detail actie toegevoegd. Zo kan je de status van de actie op de voet volgen. Er zijn tevens beschrijvende tooltips toegevoegd per status die je meer inzicht geven in de wijzigingen bij iedere statusovergang. Je kan deze zichtbaar maken door met je muis over het trefwoord te gaan. Hieronder vind je de tooltips (geactualiseerd in CIRRO versie 5.1). Actie/project in opmaak Het laatste item van de tooltip is enkel bestemd voor de Logo s en is bijgevolg niet van toepassing voor de partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 7/55

Actie/project ingepland Actie/project in uitvoering Actie/project uitgevoerd 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 8/55

9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 9/55

Actie afgebroken STATUS VAN EEN ONDERSTEUNINGSMIDDEL Ook ondersteuningsmiddelen hebben een status. Als er een nieuwe ondersteuningsmiddel, pakket of methodiek aangemaakt wordt, staat de status op In opmaak. Het nieuw aangemaakt ondersteuningsmiddel, pakket of de methodiek is op dat moment enkel zichtbaar voor en bewerkbaar door de eigenaar (de organisatie van de gebruiker die het ondersteuningsmiddel, pakket of de methodiek heeft aangemaakt). Die status In opmaak wordt gebruikt voor methodieken, ondersteuningsmiddelen die in ontwikkeling zijn. Door de status op Actief te zetten, wordt het ondersteuningsmiddel, pakket of de methodiek zichtbaar voor iedereen die op het systeem aangemeld is en dus niet enkel voor de eigen organisatie. Op dat moment kan de eigenaar van het ondersteuningsmiddel, pakket of de methodiek wel nog wijzigen en/of verwijderen. Door de status op Niet-actief te zetten, wordt het ondersteuningsmiddel, pakket of de methodiek niet meer zichtbaar voor iedereen, maar enkel voor de gebruikers van de eigen organisatie. Je kan de status wel weer op Actief zetten. Dit is het verschil met het verwijderen van een ondersteuningsmiddel, pakket of methodiek. Een verwijdering kan niet meer ongedaan gemaakt worden. 6 Actie OVERZICHT ACTIES EIGEN ORGANISATIE 1. Ga via de navigatie naar Acties/Projecten (zie voorbeeld hieronder). Je krijgt het overzicht van de door je organisatie ingevoerde acties in CIRRO. Merk op dat gebruikers binnen je organisatie de eigen acties in alle statussen kunnen zien. Andere gebruikers kunnen acties pas vanaf status ingepland zien. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 10/55

Merk ook op dat andere partnerorganisaties, organisaties met terreinwerking, Logo s en medewerkers van Zorg en Gezondheid hier geen acties zien als ze geen eigenaars van de acties zijn. Door via Zoeken te kiezen en in het vakje onder Eigenaar de selectie voor je organisatie ongedaan te maken, worden wel alle acties zichtbaar binnen je context. Je kan indien je dit wenst ook buiten je context zoeken. 2. Bovenaan het overzicht links zie je het totaal aantal acties voor je organisatie (zie voorbeeld voor VAD, 52 acties). Bovenaan het overzicht rechts zie je hoe het overzicht getoond wordt (zie voorbeeld hieronder, weergave per 100 acties). De weergave kan uitgebreid worden van standaard 50 tot acties. 1) Via de keuze Zoek acties kan je zoeken binnen alle acties, ook die van andere organisaties en zelfs binnen andere contexten. 2) Via de keuze Zoek acties/projecten via operationele doelstelling kan je zoeken binnen resultaatgebieden en de operationele doelstellingen zoals bv. R1 OD 3 om alle acties te zoeken binnen resultaatgebied 1 Aanbod van informatie, documentatie en advies voor de operationele doelstellingen 3 - Via de meest geschikte dragers proactief en op vraag informatie aanbieden aan het ruime publiek, intermediairs, de pers en specifieke doelgroepen. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 11/55

Er kan ook op Eigenaar (organisatie), Werkingsjaar (standaard huidige jaar), Status (standaard ingepland, in uitvoering, uitgevoerd), Thema en Resultaatgebied gezocht worden. Standaard staat de eigen organisatie als Eigenaar ingevuld. NIEUWE ACTIE 2 VIA OPERATIONELE DOELSTELLINGEN 3 VAN DE VLAAMSE OVERHEID 1. Ga via de navigatie naar Acties/Projecten (zie voorbeeld hierna). 2. Klik in de keuzelijst op Nieuwe actie of Nieuwe actie via operationele doelstelling of onderaan de pagina op de knop Nieuwe actie. 2 In de beheersovereenkomsten van partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking wordt de term Acties gebruikt (zie onder Regelgeving partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking: BVR betreffende subsidiëring en erkenning PO en OT). Het gebruik van zowel de term Projecten als Acties dekt de hele lading van structurele, recurrente werking tot de actiematige werking, o.a. ad hoc acties. 3 Het begrip Operationele doelstelling kan zowel binnen de context partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking (PO/OT) als binnen diverse andere contexten gehanteerd worden. De afkortingen die gebruikt worden binnen de context PO/OT zijn R (resultaatgebied) OD (operationele doelstelling). 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 12/55

Tip: spring via de sneltoets Ctrl + End met de cursor naar het einde van de pagina. 3. Via Nieuwe actie kan je een actie ingeven in status in opmaak zonder dat je al een operationele doelstelling moet toekennen. In het hoofdscherm van de actie zijn Naam en Beschrijving verplicht in te vullen. Start indien mogelijk via Nieuwe actie/project via operationele doelstelling (zie onder 4.) Belangrijk: Naam actie: altijd invullen. Steeds het werkingsjaar en het thema( s) invullen. Dit is belangrijk om een jaarplan/jaarverslag gebaseerd op de acties ingegeven in CIRRO aan te maken. Als een project bv. over twee werkingsjaren wordt uitgevoerd, kunnen twee werkingsjaren aangevinkt worden. Belangrijk is dan bij Eigen Beschrijving Plan en Eigen Beschrijving Verslag het jaartal te vermelden bij specifieke informatie over de invulling voor dat werkingsjaar. Hieronder vind je de in te vullen velden (met aantal karakters): Veld Eigen beschrijving plan : dit veld vul je in voor het jaarplan (9.1.2 Aanmaken jaarplan). Enkel indien in veld Beschrijving alle informatie voor het jaarplan ingevuld is, kan dit veld blanco gelaten worden. Veld Eigen beschrijving verslag : dit veld vul je in voor het jaarverslag (9.2.2 Aanmaken Jaarverslag). Samen met het veld Eigen beschrijving plan wordt het opgenomen in het jaarverslag. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 13/55

Velden Specifiek 1 t/m Specifiek 3 zijn optioneel en enkel zichtbaar voor de eigen organisatie en voor Zorg en Gezondheid. Hierover kunnen in de toekomst voor het invullen bepaalde afspraken gemaakt worden naargelang thema, operationele doelstelling, soort actie. Bij de overgang naar de status ingepland is het verplicht een operationele doelstelling en resultaatgebied toe te voegen: Tip: spring via de sneltoets Ctrl + End met de cursor naar het einde van de pagina. Klik op Voeg operationele doelstelling toe en vink het resultaatgebied aan bij de passende operationele doelstelling. Voor volgende voorbeeld is dat het resultaatgebied Ontwikkeling van methodieken voor R2 OD3. Er werd bij het opzoeken als resultaatgebied voor de actie Ontwikkeling van methodieken gekozen. Aandachtspunt: Voeg één operationele doelstelling toe aan een actie. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 14/55

Bewaar vervolgens de actie in de status ingepland. 4. Bij keuze van Nieuwe actie via operationele doelstelling krijg je standaard de aan je organisatie toegewezen operatonele doelstellingen en resultaatgebieden te zien (zie voorbeeld hierna). 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 15/55

5. Vink bij Het uitbouwen en onderhouden van netwerken wat o.a. inhoudt het vakje voor Aanbod van informatie, documentatie en advies aan en klik op Voeg toe aan actie/project. 6. Klik de link naar de operationele doelstelling aan als je het detail ervan wil bekijken. Je krijgt dan volgend scherm met meer informatie over de operationele doelstelling, onder meer de code, de looptijd, de eigenaar en ook het resultaatgebied waarin de operationele doelstelling aan organisaties werd toegewezen. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 16/55

7. Doorklikken op de resultaatgebieden is mogelijk als er een toewijzing gebeurd is, dus in bovenstaande schermafdruk is het mogelijk op Resultaatgebied Aanbod van informatie, documentatie en advies verder te klikken, waarna je op een volgend scherm komt. Daar vind je meer informatie over aan welke organisatie de operationele doelstelling werd toegewezen door Zorg en Gezondheid. 8. Ga nu terug (met de terug-knop rechtsboven) naar het scherm Opzoeken operationele doelstellingen, vink het vierkantje voor het resultaatgebied aan als je die operationele doelstelling wenst te linken aan je actie. Aandachtspunt: Link aan een actie slechts één operationele doelstelling (één resultaatgebied). Enkel na afstemming met Zorg en Gezondheid uitzonderlijk meer operationele doelstellingen aan een actie linken (zie ook CIRRO Draaiboek pag. 17). Klik, nadat je operationele doelstelling gekozen hebt, onderaan de pagina op de knop 9. Vul de naam, beschrijving, doelstelling, Eigen beschrijving plan (voor jaarplan) in en klik op de knop. om de nieuwe actie te bewaren. Klik indien je dit wenst op de knop om terug te gaan naar het vorige scherm. Aandachtspunt: Standaard wordt de naam en de beschrijving van de gekozen operationele doelstelling herhaald in de velden Naam en Beschrijving van de actie. Dit is enkel een geheugensteuntje om te tonen welke ationele doelstelling herhaald. Deze kan overschreven worden met de reële actienaam en operationele doelstelling je gekozen hebt. Deze moet overschreven worden met de reële actienaam en de actiebeschrijving. De operationele doelstelling wordt bij het bewaren van de actie onderaan het scherm duidelijk weergegeven samen met het resultaatgebied. De beschrijving van de actie geeft een verduidelijking van de actie die de eigen organisatie, Zorg en Gezondheid en andere organisaties meer informatie biedt. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 17/55

De Eigen beschrijving van de actie voor het jaarverslag en de eventuele evaluatie van de actie kan in de loop van het jaar wanneer de actie in uitvoering is, aangevuld worden. Aandachtspunt: Kies bij de formulering van de naam en de beschrijving van je actie termen die handig zijn om er later op te filteren. De acties worden in het overzicht en in het jaarplan en jaarverslag alfabetisch gesorteerd op de Naam van de actie. De zoekfunctie om acties op te zoeken richt zich op de naam en de beschrijving van de acties. Omdat later bij rapportering de titels alfabetisch geordend worden, begint de titel best met een letter (en niet met een cijfer), best een hoofdletter. 10. Klik op de knop Terug om een nieuwe actie toch niet aan te maken en terug te keren naar het vorige scherm. Ter info: de open velden met titel Specifiek 1 t.e.m. 3 zijn voor intern gebruik binnen de organisatie bestemd, bv. als kladblok, als voorbereiding voor de invulling van het jaarverslag. Deze velden worden niet in de Rapporten of Verslagen opgenomen. Ze zijn enkel voor de eigen organisatie en voor Zorg en Gezondheid zichtbaar. 11. Nadat je de gegevens in het vorige scherm hebt bewaard, krijg je de gegevens in lees-modus te zien. Om de gegevens verder aan te vullen, klik je op de knop Wijzig. 12. Om het Werkingsjaar toe te voegen, klik je het gewenste Werkingsjaar aan als volgt: Klik op en een meerkeuzelijst verschijnt met o.a. het huidige en het volgende jaar: 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 18/55

Klik op het werkingsjaar dat passend is voor de actie. Opzoeken kan door in het lege veld bovenaan enkele cijfers in te tikken. U kan ook klikken op Alles om alle werkingsjaren te selecteren of op Niets om de selectie te wissen. 13. Klik eventueel op het volgende werkingsjaar als de actie in dat jaar uitgevoerd wordt. Dit geldt bijvoorbeeld voor acties die in het huidige werkingsjaar ingepland worden voor het volgende werkingsjaar of voor acties die doorlopen voor volgende werkingsjaren. 14. Zoek op werkingsjaar (bv. 2016, 2017, 2018) de acties voor die werkingsjaren op. 15. Als je op Terug klikt, ga je terug naar de overzichtspagina waar de acties worden geordend volgens ingeefdatum. De laatst ingegeven actie wordt bovenaan weergegeven. 16. Als je op Wijzig klikt, krijg je de gegevens in bewerkingsmodus en kunnen ze verder aangevuld worden. Belangrijk: Je kan de status veranderen van in opmaak naar ingepland zodat de actie door iedereen die toegang heeft tot CIRRO kan geraadpleegd worden. Het is belangrijk dit niet te vergeten bij het einde van het ingeven van een actie. 17. Voor het toevoegen van documenten (meer info) - wat optioneel is: Als je op Wijzig klikt, klik je op Bladeren om het document op te zoeken en op Voeg document toe om het toe te voegen. Je kan een document verwijderen door op te klikken. Je kan een nieuw document toevoegen via Bladeren en door daarna te klikken op Voeg document toe. Aandachtspunt: Voer document toe in pdf en beperk de omvang van het document. Enkel documenten toevoegen die relevant zijn voor de actie. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 19/55

18. Klik op de knop Bewaar om de wijzigingen te bewaren of op Annuleer om ze ongedaan te maken. De wijzigingen aan toegevoegde documenten worden niet ongedaan gemaakt door deze knop. OPZOEKEN ACTIES Ga via de navigatie naar Acties/Projecten (zie voorbeeld hieronder). Je krijgt het overzicht van de door je organisatie ingevoerde acties in CIRRO bij Zoek acties/projecten. Je kan door de lijst van acties (de eigen acties of die van alle organisaties) scrollen via de pijltjes rechts onderaan. Je kan rechts bovenaan de lijst bepalen hoeveel acties er per pagina getoond moeten worden. Er kunnen tot 100 records in de lijsten getoond worden. De standaardwaarde is 50 en in een aparte kolom wordt het Thema en het Werkingsjaar weergegeven (zie voorbeeld hieronder). Je kan ook filteren in de lijst. Om de filter te tonen, klik je op het pijltje boven de lijst. (zie voorbeeld hieronder) vooraan in de balk Overzicht acties voor Status in uitvoering en voor Thema Val- en fractuurpreventie : In de filter kan je een zoekterm ingeven. Deze zal in de lijst zoeken in de naam en de beschrijving van de acties. Klik op Zoek om te filteren en op Wis velden om de filtervelden leeg te maken. Als de filtervelden leeg zijn en je klikt op Zoek, krijg je de volledige lijst van acties. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 20/55

De volgend zoekcriteria zijn beschikbaar: Naam, Beschrijving, Werkingsjaar, Context, Eigenaar, Thema, Status, Datum actiestatus (Vanaf Tot). Om de lijst van het aantal acties in de tijd te reduceren, zal er een standaard filtercriterium toegepast worden, namelijk de acties in de eerste 3 statussen (ingepland, in uitvoering, uitgevoerd). Je kan altijd deze standaard filter ongedaan maken en je eigen filter kiezen. Bij het starten van het opzoeken van acties, krijg je standaard een selectie van je eigen acties (naargelang de eigenaar). Als je een bepaalde filter toepast op een lijst, zal deze gedurende je hele sessie bewaard blijven. Via de knop Wis velden kan je de filter opnieuw verwijderen. Je kan zoekacties combineren (multi-select) door verschillende vakjes aan te klikken. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 21/55

Een keuze maken uit de meerkeuzelijst kan door het intikken van de eerste letter(s) van de naam. Bij het opzoeken op Thema kan ook op cluster gezocht worden en het cluster (in het blauw) kan door erop te klikken in 1 keer aangevinkt worden: Onder het tabblad Acties worden de acties numeriek en alfabetisch gesorteerd. Je vindt volgende knoppen terug in de titelbalk om te sorteren:,,. Door het klikken op deze knoppen kan gesorteerd worden op beschrijving en statusdatum. a. In deze positie zijn de acties numeriek en alfabetisch gesorteerd. Numeriek (van laag naar hoog) sorteren heeft voorrang op alfabetisch (van a tot z) sorteren. Om optimaal te sorteren is het belangrijk een consequente naamgeving aan te houden, bijvoorbeeld bij actienaam consequent het jaartal vooraan of achteraan vermelden. b. Bij het klikken op zal de sortering omgekeerd worden uitgevoerd. In deze positie zijn de acties omgekeerd numeriek en alfabetisch gesorteerd. c. Bij het klikken op naast Statusdatum zal de sortering op statusdatum geactiveerd worden. In deze positie zijn de acties van nieuw naar oud gesorteerd. d. Bij het klikken op zal de sortering omgekeerd worden uitgevoerd. In deze positie zijn de acties van oud naar nieuw gesorteerd. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 22/55

ACTIE WIJZIGEN Als je in de lijst op de naam van een actie klikt, krijg je de details van de actie te zien. Als je voldoende rechten hebt (de organisatie is eigenaar van de actie) kan je de gegevens wijzigen door op de knop Wijzig te klikken. VRAAG EN ANTWOORD BIJ EEN ACTIE Het is mogelijk om een vraag en antwoord te formuleren bij een actie aan Zorg en Gezondheid (vraag komt terecht bij cirro@zorg-en-gezondheid.be en wordt verder opgevolgd) om meer interactief om te gaan met het aanmaken van acties en om ideeën uit te wisselen over acties. 6.5.1 Vraag bij een actie 1. Ga via de navigatie naar het overzicht acties. 2. Klik in het overzicht van acties op de actie waarover je een vraag wenst te stellen. 3. Klik op om je vraag te stellen. Je komt op het volgende scherm: 4. Klik op om je vraag te stellen. Je komt op het volgende scherm: 5. Omschrijf je vraag, geef aan wie de vraag stelt en aan wie je de vraag stelt onderaan je bericht en klik op Vraag verzenden. Je bent nu automatisch geabonneerd op deze Vraag en Antwoord. (Zie meer toelichting onder het punt notificaties.). De mededeling die volgt is : 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 23/55

De mail wordt dadelijk verstuurd (zie voorbeeld hieronder) indien je daarvoor bij Mijn notificaties je mailadres hebt ingevuld. 6.5.2 Vraag op een antwoord bij een actie 1. Ga via de navigatie naar het overzicht acties en ga naar het betreffende Vraag en antwoord scherm bij de actie. Klik op antwoorden. Dit kan iedere gebruiker. Je kan hier ook een nieuwe vraag over dezelfde actie stellen. 2. Noteer je antwoord en je naam en klik op antwoord verzenden. Het antwoord kan maximaal 2000 tekens bevatten. Je krijgt het volgende scherm: 3. De initiële 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 24/55

vraagsteller kan het antwoord dat hij/zij als meest geschikt ervaart markeren door op het pictogram klikken. Het antwoord wordt dan gemarkeerd als hieronder. Er kunnen meerdere antwoorden als meest geschikt gemarkeerd worden. te 4. Het volledige overzicht van alle Vraag en antwoord-sessies bij een bepaalde actie vind je in het detail van de actie. Je kan de tussenliggende discussie tussen vraag en meest geschikt antwoord(en) tonen via de knop of verbergen via de knop. 7 Verslaggeving toevoegen aan een actie Bij de aanmaak van een nieuwe actie in CIRRO, vul je eerst de gegevens van de actie aan zoals beschreven onder 5.2 Nieuwe actie. Vervolgens moet je deze gegevens eerst bewaren vooraleer je kan starten met de verslaggeving. Deze kan tijdens de verschillende statussen verder aangevuld worden en kan vanaf de status in uitvoering worden ingediend. Om de actie naar de status uitgevoerd te brengen, moet de verslaggeving Bijkomende informatie (zie 8.3 - doelgroep, setting, wanneer, evaluatiecriteria en indicatoren) zijn ingediend. Bij wijzigingen in de verslaggeving wordt telkens de datum van wijziging bewaard. ACTIE MET 1 RESULTAATGEBIED NAAR STATUS IN UITVOERING Het veld voortgangstoestand Gestart of Beëindigd is niet zichtbaar voor de gebruiker. De status in uitvoering van een actie komt overeen met de voortgangstoestand gestart en status uitgevoerd met voortgangstoestand Beëindigd. Als de gebruiker dus de actiestatus op in uitvoering zet, dan betekent dit dat de voortgangstoestand van dat ene soort resultaatgebied achter de schermen op Gestart komt te staan. Idem bij actiestatus uitgevoerd en voortgangstoestand Beëindigd. ACTIE MET 2 OF MEER RESULTAATGEBIEDEN NAAR STATUS IN UITVOERING Belangrijk: het is ten zeerste aanbevolen om slechts in uitzonderlijke omstandigheden na overleg met Zorg en Gezondheid meer dan één operationele doelstelling aan een actie toe te kennen. De regel is 1 actie = 1 operationele doelstelling. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 25/55

7.2.1 Starten van een resultaatgebied bij een actie in de status in uitvoering De gebruiker verandert bij het relevante resultaatgebied de voortgangstoestand van Niet gestart naar Gestart. Indien de actiestatus nog niet op in uitvoering staat, dan kan de status nog niet veranderd worden tot de actiestatus op in uitvoering wordt gezet. 7.2.2 Beëindigen van een soort resultaatgebied bij een actie met de status in uitvoering De gebruiker verandert bij de relevante soorten resultaatgebieden de voortgangstoestand van Gestart naar Beëindigd. Het systeem controleert of de verslaggeving Bijkomende informatie werd ingediend. 7.2.3 Actie met 2 of meer soorten resultaatgebieden naar actiestatus uitgevoerd De gebruiker zet de status van de actie naar uitgevoerd. Het systeem gaat na of de soorten resultaatgebieden allemaal op de voortgangstoestand Beëindigd staan. Indien niet, dan komt er een melding dat de status nog niet kan veranderd worden tot alle soorten resultaatgebieden in de voortgang Beëindigd staan. Een duidelijke foutboodschap geeft aan welke informatie nog moet worden ingevuld. BIJKOMENDE INFORMATIE Je geeft na het invullen van het hoofdscherm van de actie bijkomende informatie in over de actie: 1. veld Doelpubliek: naar wie wordt deze soort actie gericht? 2. veld Setting: wat is de setting waarin deze soort actie zal worden uitgevoerd? 3. veld Wanneer: wanneer gaat de actie door? bv. continu, periodiek, voorjaar, najaar, 1x per jaar, oktober, vanaf 1 januari 4. veld Evaluatiecriteria: standaard ingevuld en laten staan. Enkel aanvullen wanneer het een specificatie betreft van de evaluatiecriteria bepaald in de overeenkomst met de Vlaamse overheid 5. Veld Indicatoren: wat zijn de indicatoren voor de actie om tegemoet te komen aan de evaluatiecriteria? 7.3.1 Input van Bijkomende informatie 1. In de rubriek Verslaggeving roep je een functionaliteit aan om de bijkomende informatie over een soort actie toe te voegen door te klikken op Bijkomende informatie 2. Een inputscherm verschijnt met de laatst bewaarde gegevens 3. Je vult de velden in (zie hierboven) en drukt op Bewaar of Terug (=verlaten zonder bewaren). 4. De gegevens worden bewaard met de status Tijdelijk en de datum van de laatste bewaaropdracht. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 26/55

Het systeem houdt de gegevens bij met de status Tijdelijk en de datum van de laatste bewaaropdracht. Wanneer je de verslaggeving Bijkomende informatie indient (kan vanaf status in uitvoering), dan controleert het systeem of alle velden werden ingevuld: 1. Doelgroep 2. Setting 3. Wanneer 4. Evaluatiecriteria 5. Indicatoren 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 27/55

De Bijkomende informatie wordt verzameld in een tijdelijke verslaggeving gedurende de looptijd van de actie. Je vindt die Bijkomende informatie in de actie detail (zie voorbeeld hieronder). Vanaf de status in uitvoering kan je de verslaggeving finaliseren en indienen. Pas nadat de verslaggeving ingediend is, kan je de actie naar de status uitgevoerd brengen. Aandachtspunt: zodra de Bijkomende informatie is ingediend, kan die niet meer gewijzigd worden, zelfs niet als de status van de actie nog in uitvoering is. Het is zinvol om in te dienen zodra alle gegevens binnen Bijkomende informatie correct zijn ingevuld. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 28/55

8 Toevoegen, opzoeken en gebruiken van (een pakket van) ondersteuningsmiddelen NIEUW ONDERSTEUNINGSMIDDEL TOEVOEGEN Partnerorganisaties geven Zorg en Gezondheid een seintje via cirro@vlaanderen.be bij het ingeven van nieuwe ondersteuningsmiddelen opdat nieuwe toegevoegde ondersteuningsmiddelen via actiestrategie kunnen gekoppeld worden aan een operationele doelstelling. Organisaties met terreinwerking of andere organisaties die preventiemethodieken ontwikkelen kunnen eveneens de toestemming vragen aan Zorg en Gezondheid om hun ondersteuningsmiddelen in te voeren (procedure zie draaiboek). De mogelijkheid om ondersteuningsmiddelen toe te voegen in CIRRO is er sinds de eerste release voor partnerorganisaties. Logo s vragen eerst toestemming aan Zorg en Gezondheid vooraleer eigen ondersteuningsmiddelen op te laden (procedure zie draaiboek context Logo s). Belangrijk: De leidraad voor de ontwikkeling en beoordeling van preventiemethodieken is beschikbaar op de website van Zorg en Gezondheid. Bij het toevoegen van een methodiek moet die als pakket toegevoegd worden in CIRRO en moet aangeduid worden Methodiek Ja. Bijkomende velden kunnen dan ingevuld worden. 1. Ga via de navigatie naar Ondersteuningsmiddelen (zie voorbeeld hieronder). 2. Klik onderaan de pagina op de knop Nieuw ondersteuningsmiddel (zie voorbeeld hieronder) Tip: spring via de sneltoets Ctrl + End met de cursor naar het einde van de pagina. 3. Vul de naam (max. 256 karakters), beschrijving en contactinfo van het ondersteuningsmiddel in en klik op de knop Opslaan om het nieuwe ondersteuningsmiddel te bewaren. Klik op de knop Terug om het nieuwe ondersteuningsmiddel niet aan te maken en terug te keren naar het vorige scherm (zie voorbeeld hieronder). 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 29/55

4. Je wenst een ondersteuningsmiddel voor thema Infectieziekten en vaccinatie in te geven. Je kiest voor het thema Infectieziekten en vaccinaties. Vul de andere velden aan en Bewaar. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 30/55

Belangrijk: bij update van ondersteuningsmiddelen en bij het aanmaken van nieuwe ondersteuningsmiddelen steeds het thema invullen. begin de naam van het ondersteuningsmiddel met de codes TAD, VB, V, BVOKA, IV, SP, GM, afhankelijk van het betreffende thema, de code LB (Lokale besturen) voor ondersteuningsmiddelen m.b.t. de horizontale operationele doelstelling of gebruik de code TO voor thema-overschrijdende ondersteuningsmiddelen. geef een compacte naam met de juiste trefwoorden om op te zoeken, bij voorkeur niet tot 256 karakters. Aanbevolen is het veld beschrijving te benutten voor verdere informatie. Contactinfo: naam organisatie, contactpersoon mailadres, telefoonnummer, eventueel website. Hieronder enkele voorbeelden: Voorbeeld thema Infectieziekten en vaccinaties Voorbeeld thema TAD (klikken op cluster TAD om zowel tabak, alcohol en drugs te selecteren) + actiestrategie Structureel beleid bepleiten en ondersteunen : Belangrijk: Vergeet niet de status op actief te plaatsen als je klaar bent met het ingeven van het ondersteuningsmiddel. Voor preventiemethodieken (=pakket betreft methodiek ja ) en ondersteuningsmiddelen die in ontwikkeling zijn kan status in opmaak gebruikt worden. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 31/55

Nadat je de gegevens in het vorige scherm hebt bewaard, krijg je de gegevens in lees-modus te zien. Om de gegevens verder aan te vullen, klik je op de knop Wijzig. Als je op Terug klikt, keer je terug naar de overzichtspagina van de ondersteuningsmiddelen. (zie voorbeeld hieronder) 5. Als je op Wijzig hebt geklikt, krijg je de gegevens in bewerkingsmodus en kunnen ze verder aangevuld worden. Je kan de status veranderen naar Actief, zodat het ondersteuningsmiddel door iedereen van het platform gezien kan worden. 6. Via de knop Voeg link toe kan je een link naar een website toevoegen. Je geeft de naam van de website in, de url naar de website en een korte beschrijving van de website. Klik daarna op de Knop Voeg toe om de link effectief toe te voegen. Klik op de knop Ongedaan maken om de link niet toe te voegen. Nadat de link is toegevoegd kan je deze nog bewerken of verwijderen via de knoppen Bewerk en Verwijder. Via de knop Bladeren kan je een document zoeken op de eigen computer. Als je het document geselecteerd hebt, verschijnt het pad in het veld en klik je op de knop Voeg document toe om het document effectief op te laden. De maximum grootte van 1 document is 50Mb. Via het vuilbakje kan je het document opnieuw verwijderen. (zie voorbeeld hieronder) 7. Klik op de knop Bewaar om de wijzigingen te bewaren of op Annuleer om ze ongedaan te maken. De wijzigingen aan links en documenten worden niet ongedaan gemaakt door deze knop. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 32/55

OPZOEKEN ONDERSTEUNINGSMIDDELEN Je kan door de lijst van ondersteuningsmiddelen scrollen via de pijltjes rechts onderaan. Je kan rechts bovenaan de lijst bepalen hoeveel items er per pagina getoond moeten worden. (Zie voorbeeld hieronder) Je kan ook filteren in de lijst. Om de filter te tonen, klik je op het pijltje in de balk boven de lijst. In de filter kan je een zoekterm ingeven. Deze zal in de lijst zoeken in de naam en de beschrijving van de ondersteuningsmiddelen. Er kan ook gefilterd worden op ondersteuningstype (ondersteuningsmiddel of pakket). Als je dit laatste leeg laat, worden beide types getoond. Je kan ook filteren op eigenaar, status en op thema. Het extra zoekcriterium dat de beschikbaarheidsstatus van het ondersteuningsmiddel aanduidt, biedt de mogelijkheid aan elkeen die ondersteuningsmiddelen in ontwikkeling ingeeft, deze zichtbaar te maken voor iedereen door als eigenaar het detail te openen door te klikken op de link en de status Opmaak via Wijzigen naar de status Actief te brengen. Zo kunnen deze ondersteuningsmiddelen ook al in de verslaggeving van de Logo s geselecteerd worden. Immers ondersteuningsmiddelen met status Opmaak zijn enkel zichtbaar voor de eigenaar en voor Zorg en Gezondheid. Als je een bepaalde filter toepast op een lijst, zal deze gedurende je hele sessie bewaard blijven. Via de knop Wis velden kan je de filter opnieuw verwijderen. Klik op Zoek om te filteren en op Wis velden om de filtervelden leeg te maken. Als de filtervelden leeg zijn en je klikt op Zoek, krijg je de volledige lijst van ondersteuningsmiddelen. Aandachtspunt: De opzoekopdracht op thema, op actiestrategie geeft enkel resultaat bij het ondersteuningsmiddel of pakket als het thema is ingevuld door de eigenaar. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 33/55

ONDERSTEUNINGSMIDDEL WIJZIGEN EN VERWIJDEREN Als je in de lijst op de naam van een ondersteuningsmiddel klikt, krijg je de details van het ondersteuningsmiddel te zien. Als eigenaar van het ondersteuningsmiddel kan je de gegevens wijzigen door op de knop Wijzig te klikken. Aandachtspunt: Opzoeken van eigen organisatie in veld eigenaar. Veld Context : steeds Logo aanvinken indien ondersteuningsmiddel/pakket/methodiek door de Logo s gedissemineerd wordt. In de lijst kan je een ondersteuningsmiddel verwijderen door op het vuilbakje achter de naam van het ondersteuningsmiddel te klikken. Enkel als eigenaar van het ondersteuningsmiddel krijg je dit vuilbakje te zien. Het systeem vraagt een bevestiging alvorens het ondersteuningsmiddel effectief verwijderd wordt. Als het ondersteuningsmiddel verwijderd is, kan het niet meer geselecteerd worden bij operationele doelstellingen of acties, maar bij de operationele doelstellingen en acties waar het ondersteuningsmiddel al geselecteerd is, blijft het wel zichtbaar. ONDERSTEUNINGSMIDDELEN BINNEN EEN PAKKET Verschillende ondersteuningsmiddelen kunnen gebundeld in een pakket weergegeven worden in CIRRO. 8.4.1 Nieuw pakket aanmaken Een nieuw pakket aanmaken start op dezelfde wijze als het aanmaken van een nieuw ondersteuningsmiddel. Je kiest in plaats van Nieuw ondersteuningsmiddel. Naast de velden Naam, Beschrijving, Thema, Contactinfo, Links en Documenten, kan je in een pakket bijkomend de ondersteuningsmiddelen die deel uitmaken van het pakket selecteren. Je maakt dus eerst alle ondersteuningsmiddelen aan in het platform om ze daarna toe te voegen aan het pakket. Klik op de knop Voeg hulpmiddel toe. Je krijgt een scherm met de lijst van ondersteuningsmiddelen. Je kan hierin filteren zoals verder toegelicht. Selecteer de ondersteuningsmiddelen die toegevoegd moeten worden en klik op de knop Voeg toe aan ondersteuningsmiddelpakket. De geselecteerde ondersteuningsmiddelen worden toegevoegd aan het pakket. Via het vuilbakje kunnen de ondersteuningsmiddelen uit het pakket verwijderd worden. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 34/55

8.4.2 Aanmaken of wijzigen van een methodiek We spreken van een pakket van ondersteuningsmiddelen als de methodiekontwikkelaar aangeeft dat die samen dienen te worden aangeboden en uitgevoerd, bv. affiches, folders. Dit kan binnen één of binnen meerdere actiestrategieën. Een methodiek gaat verder dan een pakket. Het is een geheel van te volgen vaste, weldoordachte werkwijzen om een bepaalde doelstelling te bereiken, die bestaat uit ondersteuningsmiddelen (materialen en diensten) - Zie Draaiboek pag. 10. Bij een pakket kan aangeklikt worden of het om een methodiek gaat of niet. Bij het aanklikken van Ja worden bijkomende invulvelden getoond die overeenkomen met de Samenvatting preventiemethodiek, een formulier dat op de website Z&G terug te vinden is. Ook het veld actiestrategie kan ingevuld worden in CIRRO, bijvoorbeeld Belangrijk: alle eigenaars van ondersteuningsmiddelen en pakketten (methodieken) in CIRRO actualiseren deze regelmatig minstens jaarlijks en voegen vanaf de ontwikkeling al nieuwe ondersteuningsmiddelen en pakketten (methodieken) toe in status in opmaak. Klik in het hoofdscherm op de knop. Selecteer het Ondersteuningstype Pakket om een bestaand pakket aan te vullen of klik op. Klik Ja aan bij Betreft methodiek Vul de verschillende velden aan. Enkel het veld Eventuele setting is niet verplicht. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 35/55

9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 36/55

Aandachtspunt: bij de pakketten die bv. een verzameling van een aantal affiches betreft of andere ondersteuningsmiddelen die op zich geen methodiek vormen, duid je Neen aan bij Betreft methodiek. 8.4.3 Opzoeken pakket Gelijkaardig aan ondersteuningsmiddelen. Pakketten worden in het overzicht aangeduid met. 8.4.4 Opzoeken methodiek Klik in scherm Opzoeken ondersteuningsmiddelen het volgende aan: 8.4.5 Pakket wijzigen Gelijkaardig aan ondersteuningsmiddelen. 8.4.6 Pakket verwijderen Gelijkaardig aan ondersteuningsmiddelen. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 37/55

VRAAG EN ANTWOORD BIJ EEN ONDERSTEUNINGSMIDDEL 8.5.1 Vraag bij een ondersteuningsmiddel 1. Ga via de navigatie naar het overzicht ondersteuningsmiddelen. 2. Klik in het overzicht van ondersteuningsmiddelen of ondersteuningsmiddelpakket op het ondersteuningsmiddel(pakket) waarover je een vraag wenst te stellen ( zie voorbeeld ondersteuningsmiddelpakket Beleidsmatige aanpak A&D secundair onderwijs hieronder). 3. Klik op om je vraag te stellen. Je komt op het volgende scherm: 4. Klik op om je vraag te stellen. Je komt op het volgende scherm: 5. Omschrijf je vraag en klik op Vraag verzenden. Je bent nu automatisch geabonneerd op deze Vraag en Antwoord. (Zie meer toelichting onder het punt notificaties.) en je wordt op de hoogte gehouden van statuswijzigingen van dit item. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 38/55

8.5.2 Antwoord op een vraag bij een ondersteuningsmiddel 1. Ga via de navigatie naar het overzicht ondersteuningsmiddelen en ga naar het betreffende Vraag en antwoord scherm bij het ondersteuningsmiddel(pakket). Klik op antwoorden. Dit kan iedere gebruiker, behalve de vraagsteller. Je kan hier ook een nieuwe vraag over hetzelfde ondersteuningsmiddel(pakket) stellen. 2. Noteer je antwoord en klik op antwoord verzenden. Het antwoord kan maximaal 2000 tekens bevatten. Je krijgt het volgende scherm: 3. De initiële vraagsteller kan het antwoord dat hij/zij als meest geschikt ervaart markeren door op het pictogram te klikken. Het antwoord wordt dan gemarkeerd als hieronder. Er kunnen meerdere antwoorden als meest geschikt gemarkeerd worden. 4. Het volledige overzicht van alle Vraag en antwoord-sessies bij een bepaald ondersteuningsmiddel vind je in het detail van het ondersteuningsmiddel. Je kan de tussenliggende discussie tussen vraag en meest geschikt antwoord(en) tonen via de knop of verbergen via. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 39/55

9 Verslagen JAARPLAN 9.1.1 Afspraken rond het aanmaken van het jaarplan Een jaarplan wordt in CIRRO ingegeven wanneer de organisatie een beheersovereenkomst heeft met de Vlaamse overheid voor de subsidiëring als partnerorganisatie of als organisatie met terreinwerking. Dit gebeurt via het ingeven van acties (zie 6.2 Nieuwe actie). 9.1.2 Stap voor stap aanmaken en indienen van een jaarplan 1. Log in op het systeem (www.cirro.be; eid invoeren en aanduiden van burger en de organisatienaam). Volgend scherm krijg je te zien: 2. Klik op het tabblad Verslagen. Volgend scherm opent zich (hier staan bij aanvang nog geen jaarplannen of jaarverslagen opgelijst) : 3. Klik op Nieuw verslag. Je krijgt een pop-up te zien. Aandachtspunt: indien de knop Aanmaken niet werkt, vraag dan via mail je jaarplan uit CIRRO op bij cirro@zorg-en-gezondheid.be. De gegevens uit CIRRO worden wekelijks ververst om het sjabloon jaarplan in te vullen met de acties uit CIRRO voor het desbetreffende jaar. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 40/55

4. Kies voor Jaarplan <jaartal> en druk op aanmaken. Een pop-up opent en je kan de ingevulde sjabloon Jaarplan downloaden met de gegevens uit je acties in CIRRO voor dat werkingsjaar. 5. Het opslaan van het jaarplan gebeurt in pdf. Die pdf kan je openen in Word 2010 en paginanummering en automatische inhoudstafel invoegen: Belangrijk: indien je geen Word 2010 beschikbaar hebt om de pdf in te openen om het jaarplan <jaar> in Word in te dienen, neem je contact op met cirro@zorg-en-gezondheid.be om je jaarplan <jaar> in Word per e-mail te ontvangen. 6. Voor de verdere opvolging en feedback, goedkeuring van het jaarplan stuur je het met bijlagen naar je contactpersoon bij Zorg en Gezondheid. Eventuele wijzigingen worden in CIRRO doorgevoerd indien het de acties betreft. 7. Zodra het jaarplan goedgekeurd is, dien je het in CIRRO in. Klik bij Verslagen op Nieuw verslag en je krijgt een pop-up te zien. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 41/55

8. Klik bij Jaarplan <jaartal> op Indienen. Je krijgt nu de mogelijkheid om je jaarplan en bijlagen in CIRRO op te laden. Je krijgt volgend scherm te zien: 9. Kies voor Voeg document toe. Er verschijnt een pop-up: Zoek het Jaarplan <jaartal> op je computer via de knop bladeren. Wanneer je de juiste locatie hebt geselecteerd, klik dan op Voeg document toe. Je krijgt volgend scherm: Voor het toevoegen van de bijlage(n) zoals de begroting, klik je bij Bijlagen op de knop Voeg bijlage toe. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 42/55

Wanneer je via Bladeren de juiste locatie hebt geselecteerd, klik je op Voeg document toe. Via het vuilbakje kan je indien nodig de bijlagen verwijderen en nieuwe toevoegen. 10. Wanneer alles documenten zijn toegevoegd, klik je op Indienen. 11. Volgende pop-up wordt weergegeven: 12. Klik op Annuleren wanneer je toch nog wijzigingen wil aanbrengen aan de toegevoegde bijlagen. Klik op OK indien alles correct is toegevoegd. Er kan nu niets meer gewijzigd worden. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 43/55

13. Je ingediend jaarplan met bijlagen komt nu in de overzichtslijst terecht van de verslagen. Het jaarplan krijgt een automatisch volgnummer en de datum van indienen wordt automatisch gegenereerd. Je krijgt een overzicht van je eigen verslagen en kan ook op het volgnummer (ID) zoeken. 14. Je kan naar de ingediende documenten gaan door op de link Jaarplan 2017 te klikken. JAARVERSLAG 9.2.1 Afspraken rond het aanmaken en indienen van het jaarverslag Het jaarverslag kan tijdens het hele jaar aangemaakt worden. Het wordt eenmaal per jaar ingediend in CIRRO waarbij 31 maart van het volgende kalenderjaar de laatste dag is voor indiening. Dit wil zeggen dat de gegevens voor 2017 ten laatste op 31 maart 2018 ingediend moeten worden. In bijlage worden het financieel verslag en andere relevante bijlagen toegevoegd. Bij het indienen is het de bedoeling dat voor alle acties voor het werkingsjaar in kwestie het veld Eigen beschrijving verslag degelijk ingevuld werd (zie 6.2 Nieuwe actie). Vooraleer het jaarverslag met bijlagen zoals financieel verslag in te dienen via CIRRO kan je Zorg en Gezondheid contacteren om dit samen met je te verifiëren. 9.2.2 Stap voor stap aanmaken en indienen van het jaarverslag 1. Log in op het systeem (www.cirro.be; eid invoeren en aanduiden van burger en de organisatienaam). Volgend scherm krijg je te zien: 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 44/55

2. Klik op het tabblad Verslagen. Volgend scherm opent zich met een overzicht van vorige jaarplannen/jaarverslagen: Er staan nog geen gegevens in het overzicht indien nog geen jaarplan of jaarverslag ingediend werd. 3. Klik op Nieuw verslag. Je krijgt een pop-up te zien. 4. Kies onder Jaarverslag voor de optie Aanmaken. Een pop-up opent en je kan de ingevulde sjabloon Jaarverslag downloaden met de gegevens van je acties in CIRRO voor dat werkingsjaar. Je vult onder de acties (onder veld Eigen beschrijving verslag) eventueel bijkomende informatie toe, tabel(len), grafiek of verwijzing naar een bijlage. Aandachtspunt: indien de knop Aanmaken niet werkt, vraag dan via mail je jaarplan uit CIRRO op bij cirro@zorg-en-gezondheid.be. De gegevens uit CIRRO worden wekelijks ververst om het sjabloon jaarplan in te vullen met de acties uit CIRRO voor het desbetreffende jaar. 5. Kies voor de optie Opslaan en sla het document op. Dit doe je als alle acties aangevuld zijn in CIRRO met een eigen beschrijving verslag of als je een tussentijdse stand van zaken wenst (zie 6. Actie). Dan open je het pdf-document in Word en vul je het aan met de gegevens rond de indicatoren bij de acties (of in bijlage) en met een eventuele inleiding. In Rubriek B (sjabloon jaarverslag) vermeld je de bijlagen met nummer de naam van het document dat zal toegevoegd worden bij het jaarverslag. Zie verder onder 9.1.2 Jaarplan voor het toevoegen van o.a. een inhoudstafel in Word. 6. Klik bij Jaarverslag <jaartal> op Indienen. Je krijgt nu de mogelijkheid om je jaarverslag <jaartal> met bijlagen in CIRRO op te laden. Je krijgt volgend scherm te zien: 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 45/55

7. Kies voor Voeg document toe. Er verschijnt een pop-up: 8. Zoek het Jaarverslag <jaartal> op je computer via de knop bladeren. Wanneer je de juiste locatie hebt geselecteerd, klik dan op Voeg document toe. Je krijgt volgend scherm: 9. Tijdens het toevoegen van documenten staat de Status op opmaak en kan je jaarverslag en bijlagen nog verwijderen, aanpassen en terug toevoegen. 10. Druk op Indienen om het verslag en de bijlagen definitief op te laden. Na het klikken op Ja bij de waarschuwing Bent u zeker dat u het verslag wil indienen? Na het indienen kan het verslag niet meer worden gewijzigd, is het verslag (jaarplan met bijlagen) ingediend en kan het niet meer worden gewijzigd of terug ingediend. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 46/55

11. Je ingediend jaarverslag met bijlagen komt nu in de overzichtslijst terecht van de verslagen. Er kan nu niets meer gewijzigd worden. Jouw ingediend overzicht komt nu in de overzichtslijst terecht van de verslagen. 12. Je kan naar de ingediende documenten gaan door op de link Jaarverslag <jaartal> te klikken Zie hieronder voorbeeld voor Jaarverslag 2017 : 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 47/55

10 Rapporten Gebruikers kunnen een set van 4 rapporten die vanuit een apart softwarepakket, het dashboard, gepubliceerd worden, raadplegen. De rapporten worden aangeboden via CIRRO en zijn beschikbaar in pdf-formaat of in een formaat waarin bewerkingen kunnen gebeuren. Meer informatie over het opvragen van deze Rapporten vind je hieronder. OPVRAGEN VAN RAPPORTEN 1. Ga via de link rechtsboven de navigatiebalk naar Rapporten (zie voorbeeld hieronder). 2. Je komt op volgend scherm waar je rapporten kan opvragen. In de eerste kolom vind je de naam van het rapport en in de laatste kolom de versiedatum wat de datum is van de laatste wijziging van het rapport. De rapporten worden elke vrijdag geactualiseerd. Het rapport wordt in pdf of in Microsoft Excel weergegeven met verschillende werkbladen voor verdere bewerkingen zoals filteren en sorteren. 3. Klik het rapport aan dat je wil raadplegen. Zie hieronder een voorbeeld van een rapport Methodieken met als inleiding een Overzicht van aantal methodieken en pakketten per eigenaar: 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 48/55

Methodieken en pakketten - Overzicht aantal methodieken en pakketten Aantal methodieken/pakketten Actief Totaal Methodiek Pakket Totaal Centrum ter Preventie van Zelfdoding 1 1 1 Centrum voor Kankeropsporing 1 1 1 Centrum voor Kankeropsporing (PO) 8 8 8 De Sleutel 1 1 1 Diabetes Liga 1 1 1 Expertisecentrum Val- en fractuurpreventie Vlaanderen 4 4 4 Landsbond der Christelijke Mutualiteiten 1 1 1 Logo Kempen 1 1 1 Logo Waasland 2 2 2 Logo Zenneland 1 1 1 Nationaal Verbond der Socialistische Mutualiteiten 1 1 1 Sensoa 1 1 1 VAD 19 19 19 VIGeZ 6 46 52 52 Vlaamse Vereniging voor Respiratoire Gezondheidszorg en Tuberculosebestrijding 2 2 2 Totaal 12 84 96 96 Aandachtspunt: de Excel bestanden worden in Excel 2007 of in Excel 2002 aangeleverd om optimaal te kunnen filteren of sorteren. Bij het openen van een eerdere versie van Excel, is het mogelijk dat je een boodschap op het scherm krijgt. Bij de melding dat het bestand niet de bestandsindeling heeft die wordt aangegeven met de bestandsextensie, klik je Ja om het bestand te openen. TOEGANG TOT DASHBOARD PO/OT Elke organisatie binnen de context partnerorganisatie/organisatie met terreinwerking zal vanaf najaar 2016 toegang krijgen tot een dashboard en tot enkele rapporten in de Cognos 4 -omgeving van Zorg en Gezondheid: 1) Dashboard ondersteuningsmiddelen en methodieken met enkele standaardrapporten 2) Dashboard acties/projecten met enkele standaardrapporten Die bieden een rechtstreekse toegang tot een pagina waarin op een eenvoudige wijze aantallen en gegevens gefilterd kunnen worden en waarin doordrillen mogelijk is naar hoger of lager niveau. Zie Cognos gebruiker referentiekaart CIRRO dashboard op de website Zorg en Gezondheid. 4 Business-intelligence (BI) software suite die gebruikt wordt binnen Zorg en Gezondheid. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 49/55

Hieronder een voorbeeld van het dashboard methodieken: 11 Notificatie Gebruikers kunnen zich abonneren op gebeurtenissen en veranderingen in CIRRO via de notificatiemodule in CIRRO. Hieronder wordt uitgelegd hoe je je notificaties kan beheren en hoe je nieuwe specifieke notificaties kan aanmaken, wijzigen en verwijderen. Opmerking: In de notificatiemails vanuit CIRRO worden de acties, operationele doelstellingen gegroepeerd per thema. Vanuit deze notificatiemails kan door op een notificatie te klikken rechtstreeks naar de plaats gaan in CIRRO waar die notificatie naar verwijst, nl. naar de actie waar je belangstelling naar uitgaat. BEHEER EIGEN NOTIFICATIES 1. Ga via de link rechtsboven in de navigatiebalk naar Mijn notificaties (zie voorbeeld hieronder). 2. Je komt op volgend scherm, waar je je notificaties kan beheren. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 50/55

3. Vul je e-mailadres in het vakje na Mijn notificaties moeten gestuurd worden naar. Vink aan of uit in de vierkantjes beneden voor welke gebeurtenissen en veranderingen je wil gewaarschuwd worden. In bovenstaand voorbeeld is er sprake van notificatie voor alle nieuwe of gewijzigde vragen en antwoorden m.b.t. acties of ondersteuningsmiddelen in CIRRO. Bij het aanklikken van Operationele doelstellingen of Acties/projecten krijg je wekelijks een e-mail met informatie in de wijzigingen in status ervan. Dit gebeurt actueel nog over de drie contexten heen. Als je dit niet aanduidt, zal je hierover ook geen e-mails ontvangen. 4. Klik op bewaar om je notificaties op te slaan. Je krijgt volgende mededeling. NIEUWE SPECIFIEKE NOTIFICATIES TOEVOEGEN 1. Ga via de navigatiebalk naar acties en selecteer de actie waarop je je wil abonneren (zie voorbeeld hieronder). 2. Om zich te abonneren op deze actie Warme stad van Logo Oost-Brabant, klik je vanuit dit actie detail op de knop rechtsboven. Je krijgt volgende mededeling: 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 51/55

3. Klik op OK om je nieuwe notificatie op te slaan. Je krijgt volgende mededeling: Volg dezelfde stappen om een notificatie op een specifiek ondersteuningsmiddel te starten. SPECIFIEKE NOTIFICATIES VERWIJDEREN Er zijn twee mogelijkheden om dit te doen. Mogelijkheid 1, vanuit het detail actie: 1. Ga via de navigatiebalk naar acties en selecteer de actie waarvan je de notificatie wil stoppen. 2. Klik binnen het detail van de actie op de knop rechtsboven. Je krijgt volgende mededeling: 3. Klik op OK, je krijgt volgende mededeling en de notificatie is stopgezet. Mogelijkheid 2, vanuit het scherm beheer mijn notificaties: 1. Ga via de link rechtsboven de navigatiebalk naar Mijn notificaties. Je krijgt volgend scherm: 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 52/55

2. Klik op het pictogram om de specifieke notificatie op Advies verlenen aan Vlaamse overheid te stoppen. Je krijgt volgende mededeling: 3. Klik op OK, de notificatie is verwijderd. Volg dezelfde stappen om een notificatie op een specifiek ondersteuningsmiddel te stoppen. 12 Printen Je kan een overzicht van acties, ondersteuningsmiddelen en pakketten (al dan niet gefilterd) afprinten door in het overzicht op de link Print deze lijst te klikken: Er wordt een html-pagina gegenereerd met een overzicht van alle acties met hun detail-gegevens. Deze lijst kan afgeprint worden of op de PC lokaal bewaard. Hoe je een html-pagina moet bewaren is afhankelijk van je browser. Nadien kan je de html-pagina die je hebt bewaard bewerken. Via de rechtermuisklik je op de htmlpagina die je zojuist bewaard hebt. Je kiest voor Openen met. Je kan dan een Office-programma selecteren (bv. MS Word, MS OneNote). Aandachtspunt: het uitprinten van een lange lijst acties kan (te) lang duren waardoor er een foutboodschap verschijnt. Verfijn dan je zoekcriteria of gebruik bij voorkeur de Rapporten. Naast een lijst van acties kan je ook afzonderlijke acties printen via het detailscherm. Klik in dit scherm op Print deze pagina (zie voorbeeld hieronder). Er wordt opnieuw een html-pagina gegenereerd met alle detailgegevens. De mogelijkheden van deze pagina zijn dezelfde als bij de lijst. 9.11.2016 CIRRO handleiding V1.1 53/55