Gebruikershandleiding CliëntVolgSysteem (CVS) SCIO Consult CliëntVolgSysteem - handleiding Versie 1.0
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Over het CliëntVolgSysteem (CVS)... 3 Systeemvereisten... 4 Toegang tot het CVS... 5 Werken met het CVS... 7 Mogelijkheden binnen het CVS... 7 Het invoeren van een nieuwe aanvraag... 7 Importeren van clientgegevens bij nieuwe aanvraag... 10 Het adviezenoverzicht... 12 Aanvraag inzien... 14 Het downloaden van een adviesrapportage... 15 Selecteren van een adviezenoverzicht... 16 Bijlage 1... 18 Afspraken voor het invullen van de persoonsgegevens in het CVS... 18 Bijlage 2... 20 Importeren gegevens... 20 Handleiding SCIO Consult CVS, versie 1.0 2
Over het CliëntVolgSysteem (CVS) Steeds meer gemeenten vragen vanwege efficiëntie en privacy beleid in aanbesteding- of offertetrajecten om een CliëntVolgSysteem (CVS). Dit heeft ertoe geleid dat SCIO Consult begin 2010 een CVS heeft geïmplementeerd. Het CVS van SCIO Consult is een webbased programma dat benaderd kan worden via de website van SCIO Consult. Middels de door SCIO Consult gegeven inlogcode en wachtwoord kan men inloggen in het CVS. In het CVS kunnen de aanvragen online ingevoerd worden en kan de status van de aanvragen gevolgd worden. Zo kunnen gemeenten hun cliënten beter informeren, de doorlooptijden beter in de gaten houden, de aanvragen online indienen en de adviezen online ophalen. Hierna volgt een instructie hoe u kunt inloggen in het CVS en hoe u een nieuwe aanvraag kunt invoeren en adviezen kunt inzien. Ook wordt toegelicht hoe u managementoverzichten kunt genereren. Nadere informatie is te verkrijgen bij SCIO Consult, via: E: info@scioconsult.nl T: 0570-677174 (kantoor Deventer) / 030-7670014 (kantoor Utrecht) I: www.scioconsult.nl De handleiding voor het CliëntVolgSysteem is te downloaden nadat u ingelogd bent in het CVS. Zie aan de rechterkant in het scherm handleiding downloaden. Handleiding SCIO Consult CVS, versie 1.0 3
Systeemvereisten Om gebruik te kunnen maken van het CVS dient u te beschikken over een computer met Internetverbinding. Op de computer dient een browser geïnstalleerd te zijn, een programma waarmee u websites kunt bekijken (bijvoorbeeld Internet Explorer of Google Chrome). Handleiding SCIO Consult CVS, versie 1.0 4
Toegang tot het CVS Om toegang te krijgen tot het CVS heeft u een gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Deze gegevens worden bij aanvang van het gebruik van het CVS voor u aangemaakt en aan u doorgegeven. Beschikt u nog niet over een inlog, maar wilt u er wel graag één ontvangen neem dan contact op met uw uw accountmanager bij SCIO Consult. Open een browser en typ www.scioconsult.nl in de adresbalk in. Klik op Klanten login. In het eerste inlogscherm windows beveiliging vult u de algemene gebruikersnaam en het algemene wachtwoord in dat u van SCIO Consult heeft doorgekregen. U kunt deze inloggegevens door uw browser laten onthouden door mijn referenties onthouden aan te vinken. Handleiding SCIO Consult CVS, versie 1.0 5
In het tweede inlogscherm logt u in met de inloggegevens die u ontvangen heeft van SCIO Consult. Klik op de knop Inloggen om daadwerkelijk in te loggen. Handleiding SCIO Consult CVS, versie 1.0 6
Werken met het CVS In dit hoofdstuk maakt u kennis met de algemene werking van het CVS. U leert de functies en maakt kennis met de verschillende mogelijkheden van de applicatie. Er bestaan in het CVS twee tabbladen; één voor het adviezen overzicht en één voor het invoeren van een nieuwe aanvraag. Mogelijkheden binnen het CVS A. Een aanvraag voor een cliënt invoeren, deze wordt direct gesignaleerd en verwerkt door het secretariaat van SCIO Consult. B. De status inzien van een lopende aanvraag voor een cliënt, de aanvraag kan gevolgd worden. C. Een adviezenoverzicht selecteren en exporteren naar Excel. D. Het advies van een cliënt downloaden. Het invoeren van een nieuwe aanvraag 1. Nadat u ingelogd bent in het CVS gaat u naar het tabblad nieuw aanvraag advies invoeren 2. Kies aan de rechterkant bij toevoegen adviezen het juiste project. 3. Zoek bij tabblad client invoer in veld selecteer client of selecteer BSN of de cliënt waarvoor de aanvraag ingevoerd wordt, al bestaat in het CVS. Wanneer cliënt nieuw is, ga dan naar stap 5. Handleiding SCIO Consult CVS, versie 1.0 7
4. Bestaande cliënt Selecteer betreffende cliënt en kies helemaal rechts onderin het scherm voor doorvoeren. De NAW gegevens van de bestaande client worden zichtbaar in het veld clientdata Handleiding SCIO Consult CVS, versie 1.0 8
In dit veld is het mogelijk een adreswijziging en dergelijke door te voeren. Voer de wijziging in en kies in het veld client data op doorvoeren. Dit is het bovenste veld in het scherm en dus de bovenste keuze doorvoeren. Wanneer de achternaam van de gehuwde cliënt nog niet vemeld staat zoals in bijlage 1 genoemd, dan deze graag op deze plek aanpassen hieraan. 5. Nieuwe cliënt Wanneer de cliënt nog niet in het CVS bestaat, kunt u deze invoeren bij client invoer. U vult de NAW gegevens in en kiest daarna voor doorvoeren. In de bijlage van deze handleiding treft u de afspraken voor het invullen van de persoonsgegevens 6. Kies de contactpersoon klant 1 en vul (indien van toepassing) het kenmerk van de klant in. Geef in het veld vraagstelling de omschrijving van de adviesaanvraag in. Kies dan voor doorvoeren helemaal onder in het scherm. Zie afbeelding hieronder. 1 Wanneer de naam van de consult van de gemeente ontbreekt, neem dan contact op met het secretariaat van SCIO Consult. Zij kunnen de ontbrekende consulent dan toevoegen. Handleiding SCIO Consult CVS, versie 1.0 9
7. Het aanvraagformulier van de cliënt kunt u nu uploaden door te klikken op bladeren. U selecteert betreffend aanvraagformulier en kiest voor uploaden. 8. Tot slot kunt u onderin het scherm kiezen voor doorvoeren en daarna opslaan. De aanvraag is nu ingevoerd en staat klaar voor het secretariaat van SCIO Consult. Importeren van clientgegevens bij nieuwe aanvraag Het zal mogelijk worden de clientgegevens voor een aanvraag te importeren. Voor T-Care is dit inmiddels gerealiseerd en dus te gebruiken. Op dit moment zijn we bezig een import te maken voor Centric, Socrates EBB en Wmo-net Om gegevens te kunnen importeren gaat u bij nieuwe aanvraag invoeren naar het tabblad Importeer XML. U plakt het.xml bestand en kiest voor importeer cliëntgegevens. Daarna volgt u stap 6, 7 en 8 zoals hierboven beschreven. Handleiding SCIO Consult CVS, versie 1.0 10
Het is ook mogelijk gegevens aan te passen van bestaande cliënten via het tabblad importeer XML. U zoekt aan de linker kant de cliënt (aanvraag) op en opent via het icoon een bestaande adviesaanvraag. Aan de rechterkant zijn de gegevens nu aan te passen en de wijzigingen kunt u doorvoeren door op doorvoeren te klikken en daarna opslaan. Handleiding SCIO Consult CVS, versie 1.0 11
Zolang de aanvraag nog niet in behandeling is bij SCIO Consult kunt u ook de vraagstelling nog aanpassen. De gewijzigde gegevens slaat u op met de doorvoeren knop onderin het scherm. Het adviezenoverzicht Wanneer u inlogt in het CVS komt u in het scherm adviezen overzicht. In dit scherm kunt u nadat u een project gekozen heeft alle aanvragen inzien, die lopend zijn en waarvan het adviesrapport nog niet naar u verzonden is. Ook kunt u de al wel verzonden aanvragen inzien, door al verstuurde aanvragen aan te vinken. Om een aanvraag in te zien en te weten welke status de aanvraag heeft is het zinvol te weten welke statussen (stappen) in het CVS zijn aangemaakt. Een aanvraag is verdeeld in stappen die we ook wel statussen noemen. Niet elke stap hoeft bij elke aanvraag te worden doorlopen. Je kunt dus per aanvraag (cliënt) aan de stap zien wat de status is van een aanvraag. Hieronder een overzicht van de statussen (stappen) die binnen het CVS zijn opgenomen. Handleiding SCIO Consult CVS, versie 1.0 12
Status (stap) Toelichting telefonisch spreekuur plannen De aanvraag is door het secretariaat van SCIO Consult ontvangen en wordt gepland voor een telefonisch spreekuur. spreekuur plannen De aanvraag is door het secretariaat van SCIO Consult ontvangen en wordt gepland voor een spreekuurbezoek. huisbezoek plannen De aanvraag is door het secretariaat van SCIO Consult ontvangen en wordt gepland voor een huisbezoek. toestemmingsverklaring opvragen Is nodig om bij de behandelsector informatie op te vragen toestemmingsverklaring ontvangen Deze is retour gekomen en de medische informatie kan opgevraagd worden. medische informatie opvragen Wordt gebruikt als de medisch adviseur het opvragen van informatie bij de behandelsector noodzakelijk vindt. medische informatie ontvangen De medische informatie is ontvangen en kan verwerkt worden. extra onderzoek plannen Wordt gebruikt indien bijvoorbeeld de inzet van een arts nodig is, of extra informatie van de behandelend ergo- of fysiotherapeut nodig is. passing plannen Nodig wanneer de adviseur bij de passing van een hulpmiddel moet zijn. offerte opvragen Is aan de orde bij de selectie van een hulpmiddel. Rapporteren Het huisbezoek, spreekuur of telefonisch overleg heeft plaatsgevonden en de adviseur is bezig met het maken van de rapportage. advies verzenden Is aan de orde als het advies naar de gemeente is verzonden. advies vervallen Is aan de orde als het advies op verzoek van de cliënt of gemeente ingetrokken is of niet meer nodig is. Handleiding SCIO Consult CVS, versie 1.0 13
Aanvraag inzien 1. Nadat je ingelogd bent in het CVS ga je naar de tab adviezen overzicht 2. Selecteer aan de linker kant bij project het juiste project waarvan je een aanvraag/advies wilt inzien. 3. Hierna komen alle adviesaanvragen die nog niet afgehandeld zijn door SCIO Consult in beeld. Per cliënt kan door op detail te klikken alle belangrijke gegevens zoals soort procedure en kosten inzichtelijk gemaakt worden (zie hieronder). Ook de vraagstelling van de aanvraag is hier inzichtelijk en dus blijvend te volgen. Handleiding SCIO Consult CVS, versie 1.0 14
Het downloaden van een adviesrapportage Als de adviezen gereed zijn, ontvangt u op het door u aangegeven mailadres een mail met daarin de melding dat het advies van cliënt XX voor u klaar staat in het CVS. Ook wordt de contactpersoon van de gemeente in deze mail vermeld. Het advies kunt u in het CVS downloaden. Ook kan per dag gekeken worden welke adviezen klaar zijn door in het kopje datum verstuurd de datum van die dag in te vullen. U gaat zoals hierboven uitgelegd naar het adviezenoverzicht en klikt op details van betreffende cliënt. In het veld advies rapport documenten staan de documenten (advies, PVE etc) klaar. Deze kunt u door op de link te klikken downloaden en inzien. Handleiding SCIO Consult CVS, versie 1.0 15
Selecteren van een adviezenoverzicht Het is in het CVS mogelijk een overzicht van de adviezen te maken en deze te exporteren naar excel, zodat u deze gegevens kunt gebruiken voor uw managementinformatie. Zie ook bijlage 2 van deze handleiding. Wanneer u alle lopende adviezen wilt inzien, kiest u in het scherm adviezen overzicht geen datum. Wel kunt u in de laatste kolom een selectie maken op status (b.v. medische informatie opvragen). Daarna kunt u op zoeken klikken en ziet u alle adviesaanvragen die op de gekozen status staan. Wanneer u alle verzonden aanvragen, dus adviezen waarvan de rapportage al naar u gestuurd is, wilt inzien kan dat als volgt: Kies het project, vink rechts in het scherm al verstuurde adviezen tonen aan, kies een periode (jaar, maand of zelf ingegeven periode) en klik op zoeken. Wanneer een selectie gemaakt is zoals hierboven beschreven, kunt u dit overzicht naar Excel exporteren. Hiervoor klikt u op achter de datum verstuurd filter. Nadat u op export geklikt hebt, kiest u voor bestand openen JA. Handleiding SCIO Consult CVS, versie 1.0 16
U heeft nu een Excel bestand waarin de geëxporteerde gegevens zijn opgenomen. Hier kunt u zelf bewerkingen doen, die u wenst. Handleiding SCIO Consult CVS, versie 1.0 17
Bijlage 1 Afspraken voor het invullen van de persoonsgegevens in het CVS Om de zoekfunctie m.b.t. cliënten in Watch zowel voor SCIO Consult als voor de gemeente eenduidig te hebben, is er voor gekozen om afspraken te maken voor de naamgeving van cliënten (contactpersonen/relaties) in Watch. De achternaam De getrouwde achternaam altijd achter de meisjesachternaam met e/v er tussen. (Wanneer iemand weduwe is kan hier gekozen worden voor meisjesnaam w/v getrouwde naam). De voor/tussenvoegsels van de meisjesnaam zet je in het veld Tussenvoegsel en de voor/tussenvoegsel van de getrouwde naam zet je in het veld Achternaam (zie voorbeeld 3 hieronder) Voorbeelden Achternaam: Achternaam: Achternaam: Kamminga Kamminga e/v Holst Kamminga e/v ten Tusscher Tussenvoegsel Wanneer de achternaam van de cliënt een voor/tussenvoegsel heeft vul je deze in dit veld in. Altijd in kleine letters invullen. Voorbeelden Voor/tussenvoegsel: van den Voor/tussenvoegsel: ten Wanneer de cliënt gehuwd is en de getrouwde naam heeft een voor/tussenvoegsel zet je deze bij de achternaam, zie voorbeeld 3 hierboven bij achternaam (Kamminga e/v ten Tusscher) Voornaam Bij een jonger cliënt (kind) vul je hier de voornaam in. Bij een cliënt vul je hier alle voorletters in met puntjes er tussen. Voorbeelden: Voornaam kind: Tim Voornaam cliënt: T.M.H. Voorletters Voor alle cliënten vul je hier alle voorletters in met puntjes er tussen. Voorbeeld: Voorletters: K.T. Voorletters: A.H.M. Handleiding SCIO Consult CVS, versie 1.0 18
Telefoonnummer Voor alle cliënten vul je hier het vaste 10-cijferige telefoonnummer in met een streepje tussen het kengetal en het abonneenummer. Voorbeeld Telefoon: 098-7654321 Mobiele nummer Voor alle cliënten, waarvan het mobiele nummer bekend is, vul je hier het 10-cijferige mobiele nummer met een streepje achter de 06. Voorbeeld Mobiele nummer: 06-12345678 Adres Voor alle cliënten komt hier de straatnaam met daarachter het huisnummer met evt. toevoegingen te staan. Voorbeeld Adres: Kasteellaan 12 Adres: Hofjesstraat 1B Adres: J.S. Bachstraat 39 Postcode Voor alle cliënten komt hier de postcode van het adres te staan, 4 cijfers met daarna een spatie en 2 hoofdletters. Voorbeeld Postcode: 8763 JS Plaats Voor alle cliënten komt hier de woonplaats (behorende bij het adres) van de cliënt te staan. De woonplaats altijd in hoofdletters. Voorbeeld Woonplaats: HENGELO BSN Wanneer het BSN van de cliënt bekend is, wordt dit nummer in het veld BSN ingevuld. Handleiding SCIO Consult CVS, versie 1.0 19
Bijlage 2 Importeren gegevens De cliëntgegevens worden vanuit uw systeem (b.v. T-Care) in xml geëxporteerd en dan in WATCH ingelezen. Een voorbeeld van het XML formaat ziet u hieronder. <?xml version="1.0"?> <Root xmlns="http://www.terbit.nl/tcare-scio/v1.1"> <Belanghebbende> <Achternaam>Brouwer</Achternaam> <Voornaam>Jan</Voornaam> <Tussenvoegsel>de</Tussenvoegsel> <Voorletters>J.</Voorletters> <BSN>123456789</BSN> <Geboortedatum>1950-06-13</Geboortedatum> <Geslacht>Man</Geslacht> <Adres> <Huisnummer>12</Huisnummer> <Postcode>1000AA</Postcode> <Straatnaam>Teststraat</Straatnaam> <Woonplaats>Almere</Woonplaats> </Adres> <Emailadres>info@example.com</Emailadres> <TelefoonNummer>013-1234567</TelefoonNummer> <MobielNummer>06-12345678</MobielNummer> </Belanghebbende> <Advies> <Vraagstelling>Dit is een voorbeeld van de vraagstelling</vraagstelling> </Advies> </Root> Graag wil SCIO Consult u helpen bij het testen van de door u gegenereerde xml en indien nodig met de producent van uw systeem overleggen. SCIO Consult wil dan graag een voorbeeld bestand van uw systeem/producent ontvangen, met in ieder geval het woord cliënt in de vraagstelling. Na deze test en misschien een aanpassing in het CVS is het mogelijk dat u de gegevens via een xml bestand in het CVS kunt inlezen. Wilt u hierover meer informatie dan kunt u contact opnemen met Clementine Ophuis, via 0570-677174 of clementine@scioconsult.nl Handleiding SCIO Consult CVS, versie 1.0 20