Handleiding Algemeen Agendabeheer G. Verwilghensingel 6 - B-3500 Hasselt - t. 011 360 360 - f. 011 360 369 BTW BE 0441.752.054 - KBC 450-0622771-87 - www.adsolut.be
1. I N H O U D 1. Inhoud... 1 2. Doel van document... 1 3. Instellingen van de agenda... 2 3.1 Algemeen... 2 3.2 Labels... 3 3.3 Locaties en onderwerpen... 4 4. Gebruik van de agenda... 5 4.1 Weergave... 5 4.2 Nieuw agenda-item... 6 4.3 Bewaren en laden van scherminstellingen... 8 5. Medewerkers en medewerkersgroepen... 9 6. Rechten... 10 7. Integratie doorheen Adsolut... 12 8. Synchronisatie met Outlook client... 13 8.1 Instellingen... 13 8.2 Koppeling gebruiker... 14
2. D O E L V A N D O C U M E N T Adsolut KMO-beheer voorziet de mogelijkheid om een agenda of verschillende agenda s te beheren. Het gebruik ervan kan via verschillende instellingen gepersonaliseerd worden. De agenda zit geïntegreerd in de Adsolut software. Daardoor kan er van op verschillende plaatsen hier naartoe verwezen worden. De integratie maakt het mogelijk om vanuit andere onderdelen toevoegingen of aanpassingen te doen. Koppelen met een Microsoft Outlook client is voorzien en kan ingesteld worden via de gebruikersinstellingen. Er wordt van de veronderstelling uitgegaan dat de basisfunctionaliteiten binnen Adsolut gekend zijn. Deze zijn beschreven in de handleiding Adsolut Algemeen - Basis. Overzicht- en detailweergave, sneltoetsen, veldkiezer, groeperingen, kolomhoofden, enz. zouden gekende begrippen moeten zijn. Volgende onderwerpen komen aan bod. - Algemene instellingen voor de agenda - Gebruik en weergave van de agenda - Afspraak en gebeurtenis - Terugkeerpatronen - Medewerkers en groepen - Rechten - Synchronisatie Outlook Veel leesplezier! Het Adsolut team 1
3. I N S T E L L I N G E N V A N D E A G E N D A 3. 1 A l g e m e e n Weergave Via Systeembeheer en Dossier Settings is het mogelijk de agenda te parameteriseren. Standaard Weergave: Werktijd: Toprijtijd: Werkweek: Eerste week van het jaar: Toon Relatiedetails: Geeft aan hoe de agenda dient getoond te worden bij opstarten. Keuze tussen weergave per dag, per week, per werkweek, per maand of per tijdsbalk. Begin- en einduur van de werktijd. Deze worden in een andere kleur getoond. Hier dient aangegeven te worden vanaf welk uur het tonen van de agenda dient te beginnen. In te stellen welke dagen tot de werkweek behoren. Om te bepalen wanneer in de agenda weeknummer 1 wordt ingesteld. Keuzes hierin zijn Start op 1 januari, eerste 4+dagen week of eerste volledige week. Al dan niet details van de relatie tonen bij de afspraken (vb. gemeente van relatie). 2
Resources Bovenop de agenda van de persoon zelf kunnen er meerdere resources gedefinieerd worden. Deze kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden voor agenda s van lokalen, voertuigen, machines, Voor elke resource kan ingesteld worden of er een afbeelding getoond moet worden. Per resource kan apart bepaald worden of er overlapping mogelijk is. Zo kan er bijvoorbeeld voor personen ingesteld worden dat er wel overlapping kan zijn van afspraken en voor lokalen niet. OPM: Voor het aanmaken van bijkomende resources in de agenda, neemt u best contact op met de helpdesk van Adsolut. 3. 2 L a b e l s Elke afspraak zal gekoppeld worden aan een label. De gebruiker kan deze labels zelf definiëren. Per label kan de kleur en de default duur bepaald worden. Label 0 is het default label. 3
3. 3 L o c a t i e s e n o n d e r w e r p e n Verder kunnen er in het tabblad locaties en onderwerpen standaardwaardes worden ingegeven. Deze kunnen dan bij het aanmaken van een afspraak eenvoudig geselecteerd worden. 4
4. G E B R U I K V A N D E A G E N D A 4. 1 W e e r g a v e Bij het openen van de agenda wordt automatisch de standaardweergave getoond. Linksboven worden er 2 maanden getoond, welke tot 1 maand verkleind kan worden. Dagen welke een afspraak bevatten worden in het vet afgedrukt. Hieronder een voorbeeld met een overzicht van verschillende personen en een extra resource. De resources links onder geselecteerd, zullen in een apart scherm aan de rechterzijde worden getoond. 5
Door in de titel te klikken op Groepeer op (Datum), wordt dezelfde agenda getoond, maar per dag en per persoon. 4. 2 N i e u w a g e n d a - i t e m Bij het aanmaken van een nieuw agenda-item wordt een onderscheid gemaakt tussen een afspraak en een gebeurtenis. - Een gebeurtenis is gekoppeld aan een dag en wordt enkel bovenaan de dag getoond. - Een afspraak is gekoppeld aan een dag en een uur. Zowel voor een gebeurtenis als voor een afspraak kan een herhaling ingebouwd worden. 6
Onderwerp: Locatie: Label: Begintijd / eindtijd: Duurt hele dag: Privé: Bron: Toon tijd als: Herinnering: Relatie: Gelinkte objecten: Selecteren van ingestelde standaard-onderwerpen, of een specifiek onderwerp invullen. Selecteren van ingestelde standaard-locaties, of een speciefieke locatie invullen. Selecteren van standaard labels. Indien bij het label een duur is ingesteld, kan het einduur wijzigen. Datum en uur van begin en einde afspraak. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, zal de afspraak wijzigen naar een gebeurtenis. De uren zullen verdwijnen en het item zal enkel vanboven in de agenda zichtbaar zijn. Indien deze optie wordt geselecteerd, zal de inhoud van de afspraak niet voor anderen zichtbaar zijn. Niemand anders zal afspraak kunnen oproepen / wijzigen, tenzij er genodigden zijn. U kunt hier aangeven voor welke personen deze afspraak voorzien is. Keuze tussen Vrij, Voorlopig, Bezet en Niet op kantoor. Iedere optie heeft ook zijn eigen opmaak welke steeds aan de zijkanten van de afspraak getoond wordt. Al dan niet tonen van een herinnering voor de afspraak. Er kan ingesteld worden wanneer de herinnering dient te verschijnen. (mogelijkheden tussen 0 minuten en 2 dagen) Selecteren van de relatie voor het agenda-item. Voor elke aangemaakte resource uit de instellingen kunnen er meerdere items gelinkt worden aan de afspraak. Voorbeeld: Voor een afspraak van een opleiding in eigen kantoor wordt een leslokaal voorzien, nl. een extra resource. Voor een afspraak van een opleiding op een ander locatie wordt een poolwagen, een leslokaal en een projector voorzien. M.a.w., 3 extra resources. 7
Terugkeerpatroon Wanneer er een nieuwe afspraak aanmaakt wordt of een bestaande afspraak word gewijzigd, kan er herhalingsinfo geplaatst worden. Afspraken kunnen dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks herhaald worden. Bij elk van deze opties kan het terugkeerpatroon bepaald worden. 4. 3 B e w a r e n e n l a d e n v a n s c h e r m i n s t e l l i n g e n Na het doorvoeren van bepaalde scherminstellingen kunnen deze bewaard worden als standaard, om erna makkelijk terug te kunnen oproepen. 8
5. M E D E W E R K E R S E N M E D E W E R K E R S G R O E P E N Medewerkers kunnen worden ingedeeld in medewerkersgroepen. Medewerkersgroepen aanmaken kan via Parameters, Medewerkers groepen. De medewerkers indelen onder een bepaalde groep gebeurt via Parameters, Medewerkers. De agenda zal de medewerkers gegroepeerd tonen. 9
6. R E C H T E N Per medewerker kunnen rechten of machtigingen worden ingesteld op niveau van medewerkersgroep. In onderstaand voorbeeld heeft de medewerker in eerste instantie geen machtigingen over agenda s. Dit wil zeggen dat alleen zijn eigen agenda zichtbaar is. 10
De rechten kunnen worden ingesteld per gebruikersgroep. In onderstaand voorbeeld geven we full access toegang tot de groepen Algemeen en Sales. De aangepaste machtigingen zorgen ervoor dat deze groepen, incl. medewerkers die eronder vallen, zichtbaar zijn in de agenda. De mogelijke acties uit te voeren in de agenda s, zullen afhankelijk zijn van de soort machtiging. 11
7. I N T E G R A T I E D O O R H E E N A D S O L U T De agenda zit volledig geïntegreerd doorheen Adsolut. O.a. van op de relatie- en leveranciersfiche, maar ook op tickets die gepland zijn, is de agenda beschikbaar. Bij relaties en leveranciers ziet het tabblad agenda er als volgt uit. In dit overzicht is onmiddellijk zichtbaar welke items ook effectief zijn afgehandeld. 12
8. S Y N C H R O N I S A T I E M E T O U T L O O K C L I E N T 8. 1 I n s t e l l i n g e n De algemene instellingen m.b.t. de synchronisatie kunnen gebeuren via Systeembeheer en Agenda Sync. Wanneer in bovenstaand scherm medewerkers worden aangevinkt, zal de synchronisatie op de achtergrond automatisch lopen. In het andere geval zal de medewerker manueel kunnen synchroniseren a.d.h.v. een knop Synchroniseer met MS Outlook in de agenda. Om de synchronisatie te kunnen laten lopen moet er op de achtergrond, op een server waar de verschillende postvakken bereikbaar zijn, het Adsolut Outlook Sync programma draaien. Voor ondersteuning bij de installatie en configuratie wordt aangeraden contact op te nemen met Adsolut. 13
8. 2 K o p p e l i n g g e b r u i k e r Adsolut voorziet de mogelijkheid om agenda s te synchroniseren met een Outlook client. De Dit wordt per gebruiker gekoppeld via het Adsolut icoontje en Gebruikersinstellingen. Wanneer zowel de instellingen zijn gebeurd, alsook de gebruiker gekoppeld is, zal de synchronisatie steeds in beide richtingen uitgevoerd worden. 14
15
G. Verwilghensingel 6 - B-3500 Hasselt - t. 011 360 360 - f. 011 360 369 BTW BE 0441.752.054 - KBC 450-0622771-87 - www.adsolut.be 16