Handleiding. KMO-beheer. Basis voorraadbeheer

Transcriptie

1 Handleiding KMO-beheer Basis voorraadbeheer G. Verwilghensingel 6 - B-3500 Hasselt - t f BTW BE KBC

2 1. I N H O U D 1. Inhoud Doel van document Voorraadtellers Voorraadoverzichten Historieken Info stockbewegingen Voorraadbeheer aan- of uitschakelen Einde reeks artikels Min/Max stock of doorbestelling Vestigingen, magazijnen en locaties Vestigingen Magazijnen & locaties Artikellocaties Stockcorrecties Stockcorrectie via de artikelfiche Beheer stockopname Stocklijst Voorraadwaardering en Inventarislijst Magazijnmutaties Manuele mutatie Bijvullingen Uitleveringen Serienummers (lotnummers of chassisnummers) Aankoop Verkoop Overzichten Eenheden Algemene instelling Instellen per artikel... 32

3 2. D O E L V A N D O C U M E N T Adsolut KMO-beheer voorziet verschillende functionaliteiten op gebied van voorraadbeheer. De verschillende functionaliteiten m.b.t. voorraad zitten gebundeld onder KMO-beheer, Stockbeheer. Er wordt van de veronderstelling uitgegaan dat de basisfunctionaliteiten binnen Adsolut gekend zijn. Deze zijn beschreven in de handleiding Adsolut Algemeen - Basis. Overzicht- en detailweergave, sneltoetsen, veldkiezer, groeperingen, kolomhoofden, enz. zouden gekende begrippen moeten zijn. Ook Adsolut KMO-beheer Artikelbeheer vormt een basis voor deze handleiding. Volgende onderwerpen komen aan bod. - Voorraadtellers - Overzichten, historieken en statistieken - Magazijnen en locaties - Stock- en inventarislijsten - Inventaris - Stockcorrecties - Uitleveringen en bijvullingen - Serienummers - Artikeleenheden - Om deze handleiding zo beknopt en leesbaar mogelijk te houden zijn specifieke functionaliteiten opgenomen in aparte handleidingen. O.a. samenstellingen, varianten, bijdragen en leeggoed wordt besproken in een andere handleiding. Veel leesplezier! Het Adsolut team 1

4 3. V O O R R A A D T E L L E R S Voor een goed begrip van de vermelde voorraadtellers start de handleiding met een overzicht en enkele voorbeelden. Stock: Backorders relaties: Beschikbare stock: Backorders leveranciers: Theoretische stock: Effectieve voorraad in het desbetreffende magazijn/locatie. Aantal in openstaande orders voor onze relaties. M.a.w. degene vermeld in de orders, maar nog niet uitgeleverd via een verkoopbon. Effectieve voorraad de aantallen in de openstaande orders voor de relaties. (Stock Backorders relaties) Aantal in openstaande bestellingen bij onze leveranciers. M.a.w. degene vermeld in de bestellingen, maar nog niet ontvangen via een goederenontvangst. Beschikbare stock de aantallen in de openstaande bestellingen bij de relaties. Ter verduidelijking hieronder een praktisch voorbeeld uitgewerkt. 2

5 Voorbeeld 1. Beginwaarden In ons voorbeeld starten we zonder voorraad. 2. Bestelling bij leverancier Situatie nadat we 20 stuks in bestelling gezet hebben bij onze leverancier: Deze artikels zijn nog niet binnengekomen/ontvangen, maar staan in backorder. Dit wil zeggen dat alleen onze theoretische stock wordt verhoogd. In theorie hebben we 20 stuks op voorraad. De effectieve stock zal worden verhoogd na ontvangst. 3. Ontvangst goederen (gedeeltelijk) Situatie na ontvangst van 10 artikels uit de bestelling: We hebben 10 stuks ontvangen. De stock toont aan dat we inderdaad nu 10 stuks op voorraad hebben. Er blijven 10 stuks in backorder en de theoretische stock blijft 20 aangezien we na ontvangst van alle artikels, er 20 op voorraad zullen hebben. 4. Order van klant Situatie nadat we 3 stuks in een order plaatsen voor een klant: De 3 stuks in ons verkooporder zijn nog niet uitgeleverd. Hierdoor worden ze vermeld onder backorder relaties. De beschikbare stock verlaagd naar 7, zijnde de 10 op voorraad degene in het verkooporder. De theoretische stock verlaagd naar 17, zijnde de situatie nadat alle backorders zouden zijn ontvangen en uitgeleverd. 3

6 5. Uitleveren aan klant Situatie nadat we de 2 stuks in voorraad uitleveren naar de klant: Van de bestelde 3 stuks door de klant, leveren we er maar 2 uit. Na uitlevering ervan verlaagt onze stock naar 8. Het overige stuk blijft vermeld onder backorder relaties. 6. Ontvangst backorder leverancier Situatie nadat we de resterende 10 stuks hebben ontvangen van de leverancier: Onze voorraad geeft aan dat we nu terug 18 stuks op voorraad hebben. Voor onze klanten staat er nog steeds 1 artikel in backorder. De beschikbare stock is verhoogd naar 17, zijnde de huidige stock de backorders. Backorders bij onze leveranciers zijn allemaal ontvangen en komen op Uitleveren backorder klant Situatie na uitlevering van backorder klant: Uit onze voorraad hebben we het laatste artikel uitgeleverd voor het order van de klant. De stock valt terug op 17 stuks. Er staan nu geen backorders meer open voor klanten, noch bij onze leveranciers. Aangezien er geen backorders meer open staan is de stock gelijk aan de theoretische stock. 4

7 4. V O O R R A A D O V E R Z I C H T E N 4. 1 H i s t o r i e k e n De historiek geeft alle voorraadwijzigingen weer voor het artikel. De wijzigingen staan gegroepeerd per tabblad. In de meeste overzichten is ook de draaitabel- en grafiekweergave beschikbaar. Stock correcties Stockcorrecties, op basis van individuele correcties of op basis van een stockopname, worden getoond onder het tabblad Stock correcties. De handelingen worden later in deze handleiding besproken. In dit voorbeeld werd er een stockcorrectie doorgevoerd waarbij de voorraad werd aangepast van 8 naar 6 stuks. Bestellingen leveranciers 5

8 Ontvangsten leveranciers Offertes Orders Tip! D.m.v. filtering op de status kan eenvoudig gekeken worden voor welke relatie artikels in backorder staan. 6

9 Verkoopbonnen Mag. Mutaties/Uitleveringen Alle magazijnmutaties en uitleveringen worden getoond onder dit tabblad. In dit voorbeeld werden er 10 stuks verplaatst van het centrale magazijn naar de wagen van Jos. Uitleveringen worden meestal op projectniveau gedaan en wordt later besproken. Verkoopstatistiek Het laatste tabblad onder Historiek toont de volledige Verkoopstatistiek. 7

10 4. 2 I n f o s t o c k b e w e g i n g e n Info stockbewegingen toont een volledig overzicht van elke stockbeweging voor het artikel. 8

11 5. V O O R R A A D B E H E E R A A N - O F U I T S C H A K E L E N Niet alle artikelen vragen voorraadbeheer. In o.a. onderstaande voorbeelden heeft het beheren van de voorraad geen zin. - Wanneer er algemene artikels worden aangemaakt om te gebruiken aan een kassa. B.v. een plastiek zak. Deze worden niet ingescand en de voorraad wordt niet altijd bijgehouden. - Wanneer men transportkosten als artikel zou willen gebruiken. Het niet beheren/berekenen van voorraad wil echter niet zeggen dat er geen historiek zou zijn. Deze artikels kunnen gewoon aangekocht en verkocht worden, waardoor er ook een historiek beschikbaar is. Alleen de voorraadwaarden worden niet bijgehouden. Wanneer er op een bepaald moment toch beslist wordt over te schakelen naar voorraadbeheer, zal Adsolut op basis van de historiek de stock berekenen. Daarom is het belangrijk op dat moment een stockopname en/of correctie te doen. 9

12 6. E I N D E R E E K S A R T I K E L S Wanneer een artikel einde reeks is, kan dit aangegeven worden op de artikelkaart. Eens de voorraad volledig uitgeput is en/of men meer in order wenst te zetten dan voorradig is, verschijnt er een melding. Via de instellingen kan deze melding aan of uit gezet worden. Na het bevestigen van de lijn zal Adsolut nogmaals een melding geven. Aan de aankoopzijde zal het einde reeks artikel niet meer in de lijst zichtbaar zijn. 10

13 7. M IN/MA X S T O C K O F D O O R B E S T E L L I N G Op de artikelkaart bij de bestelstatus kan worden aangegeven of een artikel in voorraad wordt gehouden of alleen wordt doorbesteld wanneer er effectief een verkooporder bestaat. Min/Max stock In het geval van een voorraadartikel kan er een minimum en maximum voorraad worden ingesteld waarmee rekening gehouden wordt bij het genereren van bestelvoorstellen. Instellen gebeurt via Voorraad en Min / Max Stock. De Min/Max stock wordt altijd uitgedrukt in basiseenheden. In bovenstaand voorbeeld staat de minimum stock voor het centrale magazijn op 50. D.w.z. dat wanneer de voorraad onder de 50 stuks duikt, er via het bestelvoorstel zal voorgesteld worden om bij te bestellen. De maximum stock staat op 100 stuks waardoor het bestelvoorstel zal voorstellen aan te vullen tot de 100 stuks, of rekening houdend met de bestelhoeveelheid misschien iets meer. Op bestelling Wanneer het artikels zijn die alleen worden doorbesteld wanneer er effectief een verkooporder bestaat, zijn er geen verdere instellingen nodig. Bij het genereren van een bestelvoorstel kan a.d.h.v. de filter meegegeven worden of ook deze artikels moeten worden opgenomen in het voorstel. De handleiding Adsolut KMO Beheer Basis aankoop gaat hier verder op in. 11

14 8. V E S T I G I N G E N, M A G A Z I J N E N E N L O C A T I E S 8. 1 V e s t i g i n g e n De vestigingen kunnen worden ingesteld via Parameters en Vestigingen. Hieronder een voorbeeld van een lijst van vestigingen. Het detailscherm ziet er als volgt uit en vermeld o.a. de verschillende magazijnen voor deze vestiging. 12

15 8. 2 M a g a z i j n e n & l o c a t i e s De magazijnen kunnen worden ingesteld via Parameters en Magazijn. Hieronder een voorbeeld van een lijst van magazijnen. Ook de wagens van bijvoorbeeld techniekers of vertegenwoordigers kunnen worden ingesteld als magazijn. Het detailscherm ziet er als volgt uit en vermeld de locaties, stock en min/max instellingen voor dit magazijn. Locaties Per magazijn kan een default locatie worden ingesteld. 13

16 Stock Min/Max 14

17 8. 3 A r t i k e l l o c a t i e s De eerder ingestelde magazijnlocaties kunnen worden toegewezen aan artikels. In bovenstaand voorbeeld zijn er, voor het centrale magazijn, twee locaties ingesteld waar dit artikel gelegd kan en mag worden. Voor de wagen van Jos Vermeulen werd er één ingesteld. Op artikelniveau kan er een default locatie worden ingesteld per magazijn. - In het centrale magazijn zal Adsolut dit artikel standaard of als default op locatie J-25-3 voorstellen te leggen. - Voor de wagen van Jos Vermeulen wordt niet gewerkt met locaties. Daarom wordt hier alleen een default meegegeven. Voorraadbeheer op artikellocatie nodig? Niettegenstaande het op het eerste zicht anders lijkt, is het niet vanzelfsprekend de voorraad te gaan beheren per artikellocaties. Dit wil echter zeggen dat elk artikel ten alle tijden op de juiste locatie moet liggen of de locatie moet worden aangepast in het systeem. Elke wijziging moet worden geregistreerd. In de praktijk is dit dikwijls moeilijk haalbaar, maar ook niet altijd nodig. Via de algemene instellingen kan de Stock per locatie worden uit gezet. Hierdoor wordt altijd de default gebruikt, maar door op de artikelkaart toch nog de locatie (informatief) mee te geven, is geweten waar het artikel zou moeten liggen. In de meeste gevallen is dit een werkbare oplossing voor KMO s. 15

18 9. S T O C K C O R R E C T I E S Stockcorrecties worden gebruikt om gedurende het jaar, op een bepaald moment, de voorraad van één of meerdere artikels te corrigeren. Het is niet de bedoeling stockcorrecties te gebruiken om een gehele of gedeeltelijke stockopname, in de volksmond ook wel inventaris genoemd, te doen. Daarvoor is de specifieke functionaliteit Beheer stockopname voorzien S t o c k c o r r e c t i e v i a d e a r t i k e l f i c h e Via de knop Boek stockcorrectie worden de verschillende voorraadwaarden getoond voor dit artikel, per magazijn. In de kolom aantal kan de correcte voorraad worden ingegeven. Niet de hoeveel die vermeerderd of verminderd moet worden, maar de huidige correcte voorraad. Tip! Hou er rekening mee dat na het corrigeren van de voorraad dit niet altijd onmiddellijk zichtbaar is in de voorradteller. Soms kan het zijn dat de service die de voorraad berekend nog loopt. 16

19 9. 2 B e h e e r s t o c k o p n a m e Beheer stockopname voorziet de mogelijkheid om de voorraad van een lijst van artikels te corrigeren. In eerste instantie toont Adsolut een lijst van momenten waarop een stockopname gedaan is, al dan niet reeds geboekt. D.m.v. het dubbelklikken op een van de stockopnames of een nieuwe aan te maken wordt het scherm getoond met de details van de artikels, ingegeven om een stockcorrectie op te doen. Datum Omdat de stockopname een momentopname is, is de teldatum van cruciaal belang. Volgend voorbeeld, vereenvoudigd naar één artikel, toont dit aan. - Op 31/12 doen we een telling voor art We tellen 50 stuks. - Op 02/01 en 05/01 worden er telkens 10 verkocht aan een relatie. - Op 10/01 geven we de eerder getelde stockopname in. o Registratie met teldatum 31/12 zal resulteren in 30 stuks op voorraad, omdat na de boeking van de stockopname nog 20 stuks verkocht werden. o Registratie met teldatum 10/01 zal resulteren in 50 stuks op voorraad, omdat we na de verkoop de telling boeken. 17

20 Ophalen artikels Artikels ter correctie toevoegen kan manueel of via de knop Ophalen artikels, waarbij a.d.h.v. enkele filters een groep van artikels wordt opgehaald. Als voorbeeld worden alle artikels van het merk Fabel opgehaald. Standaard zullen alle aantallen op nul staan. M.a.w., wanneer er nu zou geboekt worden, wordt de voorraad voor al deze artikels op nul gezet. 18

21 Aantallen invullen In vele gevallen wordt er gestart van de voorraad die Adsolut beschikbaar heeft. Dat kan d.m.v. het invullen van de aantallen. Correctie boeken Eens de correcte voorraad op elke lijn ingevuld staat, kunnen via de knop Boek correctie de nieuwe waarden worden geboekt en wordt de voorraad gecorrigeerd. 19

22 10. S T O C K L I J S T De stocklijst toont een overzicht van alle artikels met indicatie van het magazijn. In tegenstelling tot de inventarislijst zullen de aantallen van de artikels op een verkoopbon, niet in deze lijst zijn opgenomen omdat ze niet meer beschikbaar zijn. De inventarislijst vermeld deze wel omdat ze boekhoudkundig nog steeds in ons bezit zijn, tot gefactureerd wordt. 20

23 11. V O O R R A A D W A A R D E R I N G E N I N V E N T A R I S L I J S T Inventaris voorziet de mogelijkheid om een inventarislijst te genereren. In eerste instantie toont Adsolut een lijst van momenten waarop een inventarislijst werd gegenereerd. D.m.v. het dubbelklikken op een van de inventarismomenten wordt het scherm getoond met de details van de artikels. Wanneer een nieuwe lijst wordt gemaakt zal eerst gevraagd worden naar de datum en waardering. Op gebied van waardering kan gekozen worden voor Gemiddelde Aankoopprijs of Kostprijs. De kostprijs op zijn beurt wordt bepaald bij de algemene instellingen waar ofwel gekozen wordt voor FIFO, ofwel de kostprijs van de voorkeurleverancier. 21

24 Vervolgens wordt de lijst gegenereerd. De aantallen opgenomen in de verkoopbonnen zijn ook opgenomen in deze aantallen omdat ze, boekhoudkundig, nog in de voorraadwaarde moeten worden opgenomen tot ze zijn gefactureerd. Tip! De algemene instelling m.b.t. waardering geldt ook als basis voor de berekening van het veld KP. Art. in de artikellijst. 22

25 12. M A G A Z I J N M U T A T I E S Magazijnmutaties worden gebruikt om voorraad te transfereren van het ene naar het andere magazijn. Deze transfers of mutaties kunnen manueel worden doorgevoerd of a.d.h.v. bijvullingen worden voorgesteld. Bijvoorbeeld een winkel die aangevuld dient te worden vanuit een centraal magazijn, of een wagen van een technieker waar een minimum aantal van een bepaalde soort wisselstukken aanwezig moet zijn M a n u e l e m u t a t i e In het bovenvermeld voorbeeld worden er 4 stuks van een bepaald artikel van de default locatie in het centrale magazijn gemuteerd naar de wagen van Jos Vermeulen. De verplaatsing zal gebeuren eens op de knop Opslaan wordt geklikt. 23

26 B i j v u l l i n g e n Bijvullingen worden gebruikt om bepaalde magazijnen aan te vullen vanuit een ander magazijn. Bijvoorbeeld een toonzaal die aangevuld moet worden vanuit een centraal magazijn of wisselstukken in de wagen van een technieker die boven een bepaald minimum aantal moeten blijven. Ter illustratie wordt voor onderstaand artikel de minimumstock voor de wagen van een technieker op 5 stuks ingesteld. Momenteel bestaat er alleen voorraad in het centrale magazijn. Bij het aanmaken van een nieuwe magazijnmutatie a.d.h.v. Bijvullingen, zal Adsolut voorstellen om te muteren. 24

27 De bijvulling van het centrale magazijn naar wagen van de technieker, stelt voor 10 stuks te verplaatsen. Na het overnemen van dit aantal in het veld Aantal en Opslaan te klikken, zal de mutatie worden uitgevoerd. Na het opslaan ziet de verdeling van de voorraad per magazijn er als volgt uit: Tip! Ook het scannen van artikels is mogelijk, aan de hand van de kolom en het veld "Scanveld". 25

28 13. U I T L E V E R I N G E N Uitleveringen worden gebruikt om artikels uit te leveren zonder de verkoopflow op artikelniveau te volgen. Artikels die bijvoorbeeld binnen een project zijn gebruikt en waar er op algemeen niveau gefactureerd werd, lijken nog op voorraad, maar zijn dat niet. A.d.h.v. de functionaliteit uitleveringen kunnen ze worden uitgeboekt. Daarbij bestaat o.a. de mogelijkheid om een project mee te geven. 26

29 14. S E R I E N U M M E R S ( L O T N U M M E R S O F C H A S S I S N U M M E R S ) De functionaliteit, instelbaar op de artikelkaart, om met serienummers te werken, kan ook gebruikt worden om o.a. chassisnummers of lotnummers te beheren. Serienummers en chassisnummers zijn unieke nummers waar er per product maar 1 van bestaat. Bij lotnummers is dit anders. Voor lotnummers kan er daarom bij de ingave/verwerking een aantal worden ingegeven. Serienummers moeten niet noodzakelijk overal gebruikt worden in de flow. Daarom volgende opties: Enkel leveranciers: Enkel relaties: Geen: Rel. en Lev.: Enkel aan de aankoopzijde serienummers gebruiken. Enkel aan de verkoopzijde serienummers gebruiken. Geen serienummers gebruiken. Serienummers beheren, zowel bij aankoop, als bij verkoop. Het voorbeeld verder in dit hoofdstuk gebruikt gaat uit van het beheer van serienummers aan aankoop- en verkoopzijde. 27

30 A a n k o o p Wanneer er gekozen wordt om aan de aankoopzijde de serienummers te registeren kan dit in de aankoopflow vanaf de bestelling. Al is dit niet noodzakelijk. De bestelling kan worden afgerond zonder registreren van de serienummers. Dikwijls zijn de serienummers niet eerder gekend dan bij de ontvangst. Bij het boeken van een ontvangst zijn de serienummers verplicht V e r k o o p Serienummers toewijzen aan de verkoopzijde kan vanaf het order. Dikwijls zijn de serienummers niet eerder gekend dan in het verkooporder. Vanaf het omzetten van een verkoopbon naar een factuur, zijn ze verplicht in te geven. 28

31 In de verkoopbon kan het serienummer worden ingegeven, of gescand. Een serienummer kiezen uit de lijst kan door een willekeurig karakter in te geven in het veld serienummer en op tab te drukken of te bevestigen. De lijst met voorradige serienummers verschijnt dan in een pop-up. Wanneer een factuur wordt gemaakt en de serienummers niet zijn toegevoegd toont Adsolut een boodschap O v e r z i c h t e n Artikelkaart Op de artikelkaart onder het tabblad Voorraad en Serienummers worden de verschillende nummers getoond. D.m.v. het verder opklikken van een lijn verschijnen de verdere details. 29

32 Algemeen overzicht Via Parameters en Serienummers wordt de volledige lijst van serienummers getoond. 30

33 15. E E N H E D E N Artikeleenheden worden gebruikt wanneer artikels in verschillende eenheden worden verwerkt of beheerd. Artikels die aangekocht worden per palet of doos, maar steeds verkocht worden per stuk is hier een mooi voorbeeld van A l g e m e n e i n s t e l l i n g Het instellen van de verschillende gebruikte eenheden gebeurt via Parameters en Artikel eenheden. Per artikel kan later ingesteld worden welke eenheden gebruikt worden en wat de omrekening is. 31

34 I n s t e l l e n p e r a r t i k e l Op de artikelkaart kan worden bepaald welke eenheden gebruikt worden en kunnen onderstaande instellingen worden gedaan. Factor: Omrekening: Basiseenheid: Omrekenen naar basiseenh.: Default verkoopeenheid: Min. afname hoeveelheid: Leeggoed: Factor t.o.v. de basiseenheid. Deze zal worden opgevuld a.d.h.v de factor. Om aan te geven welke eenheid als basiseenheid wordt gebruikt. Wordt gebruikt wanneer de eenheid kleiner is dan de basiseenheid. Op dat moment zou bij de factor een decimaal getal, kleiner dan nul moeten worden ingegeven. Om toch het aantal te kunnen ingeven, en dus te delen i.p.v. vermenigvuldigen, kan omrekenen naar basiseenheid worden aangevinkt. Standaard gebruikte eenheid bij verkoop. Minimum afname voor de relaties. Wanneer er minder besteld wordt zal Adsolut een boodschap tonen. Leeggoed gebruikt, specifiek voor deze eenheid. Aangezien de bestel- of aankoopeenheid afhankelijk kan zijn van de leverancier, wordt deze beheert via artikelkaart en de aankoopprijzen. In bovenvermeld voorbeeld wordt het artikel besteld per doos. 32

35 G. Verwilghensingel 6 - B-3500 Hasselt - t f BTW BE KBC