MediQuest instellen gebruiken automatisch versturen Hoofdstuk 1 MediQuest instellen en gebruiken automatische verzending MediQuest verzorgt de volledige meting van de CQIndex; van uitnodiging tot rapportage. De ervaringen van patiënten worden met de CQIndex gemeten, geanalyseerd en gerapporteerd. De CQIndex is een gestandaardiseerde systematiek in de vorm van een vragenlijst. Deze geeft inzicht in twee zaken: wat de patiënten belangrijk vinden én wat hun ervaringen zijn met de zorg. Per email of post stuurt MediQuest een uitnodiging naar de patiënten die zorg hebben ontvangen. Na het invullen, worden de uitkomsten teruggekoppeld in de rapportagemodule van MediQuest. De praktijk wordt beoordeeld op belangrijke thema's als bereikbaarheid, accommodatie, de therapeut en het effect van de behandeling. U kunt meer informatie vinden op de website van MediQuest. Ook voor inhoudelijke vragen kunt u met hen contact opnemen. U kunt de gegevens automatisch versturen naar MediQuest. En een aantal rapportages genereren, zoals bijvoorbeeld een overzicht van alle patiënten waarvan gegevens zijn verzonden naar MediQuest. Instellingen vooraf Voordat u aan MediQuest door kunt geven naar welke patiënten er een vragenlijst gestuurd kan worden, moet u een aantal instellingen doen. Online dienst Allereerst moet u een online dienst instellen. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Online diensten]; het scherm "Online diensten" wordt geopend. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ; het scherm "Online dienst" wordt geopend. Vul de velden in. Veld Omschrijving Dienstnr: Dit nummer wordt automatisch aangemaakt als u de online dienst opslaat. U kunt hier ook zelf een nummer invullen. Type: Klik in het veld daarachter op de knop en klik op "CQIndex". 1
MediQuest instellen gebruiken automatisch versturen Veld Omschrijving Hierna komen de volgende velden beschikbaar. Naam: Typ "MediQuest" in. URL: Klik in het veld daarachter op de knop en klik op de URL van MediQuest. Gebruikersnaam: Typ de gebruikersnaam en de toegangscode in die u van MediQuest / Toegangscode: gekregen hebt. 4. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten. Module activeren en online dienst kiezen Vervolgens moet u de module "CQIndex " activeren. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens]; het scherm "Systeemgegevens" wordt geopend. Klik op tabblad "7. Modules". Vink het vak voor "CQIndex" aan. 4. De rubriek "Instellingen voor CQIndex" wordt getoond. 2 ;
MediQuest instellen gebruiken automatisch versturen 5. Klik op de knop 6. Klik in het scherm "Selecteren Online dienst" op de gewenste online dienst en klik op de knop "OK"; de naam van de gekozen online dienst wordt getoond. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ; 7. achter het veld "Online dienst CQIndex". als u een online dienst kiest, waarbij geen gebruikersnaam en toegangscode zijn ingevuld, krijgt u hiervan een melding en kunt u deze alsnog invullen. Wanneer er niets wordt ingevuld, kan er alleen geëxporteerd worden als csvbestand. De online dienst kan niet verwijderd worden zolang deze hier gekozen is. Medewerker Op tabblad " Instellingen" van een medewerker kunt u de frequentie instellen, waarmee CQIndex gegevens gesynchroniseerd kunnen worden. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers]. Klik op tabblad " Instellingen". 3
MediQuest instellen gebruiken automatisch versturen Alleen medewerkers uit de groep " Systeembeheer/praktijkhouder" zien de rubriek "Instellingen voor CQIndex". Kies de frequentie waarmee u de gegevens wilt synchroniseren. De eerste optie ("Nooit automatisch") kiest u, als u niet wil dat CQIndexgegevens automatisch verstuurd worden. U kunt de gegevens dan online versturen via de wizard (zie het onderdeel "Gegevens versturen"). De medewerker moet natuurlijk wel toegang tot internet hebben. Patiënt Eerst moet u ervoor zorgen, dat bij uw patiënten op tabblad " Algemeen" een emailadres is ingevuld, anders zullen geen gegevens worden verstuurd. Wanneer na het toestemming geven voor deelnemen aan de CQIndex de patiëntgegevens opgeslagen worden, wordt altijd al een waarschuwing gegeven bij een nietingevuld emailadres. Wel zullen (als dit afgesproken is) papieren vragenlijsten verstuurd worden naar de betreffende patiënt. Daarna legt u vast, dat een patiënt toestemming voor CQindex gegeven heeft. Dit doet u op tabblad "3 Bijzonderheden". Verwijzing afsluiten Er worden alleen gegevens verstuurd als wordt voldaan aan een aantal voorwaarden. Één daarvan is dat de klacht (die meerdere verwijzingen kan omvatten) van de betreffende patiënt is afgesloten (zie "Extra informatie" voor alle voorwaarden). 4
MediQuest instellen gebruiken automatisch versturen In het volgende voorbeeld wordt de verwijzing afgesloten via de patiëntgegevens. U kunt de verwijzing ook afsluiten via menu [Bestand], [Verwijzingen]. Dubbelklik dan op de betreffende verwijzing; het scherm "Verwijzing" wordt geopend. 4. 5. Ga naar menu [Bestand], [Patiënten]; het scherm "Patiënten wordt geopend. Dubbelklik op de betreffende patiënt; het scherm "Patiënt..." wordt geopend. Klik op tabblad "4. Verwijzingen". Dubbelklik op de betreffende verwijzing; het scherm "Verwijzing" wordt geopend. Vul de velden "Status:" en "Reden einde zorg:" in. Veld Omschrijving Status: Hier wordt standaard "Onder behandeling" ingevuld; u kunt dit wijzigen. Klik op de pijlknop Reden einde zorg: achter het veld, en klik op "Afgesloten". Dit veld is alleen beschikbaar als u bij "Status" voor "Afgesloten" heeft gekozen. Bovendien moet in de codelijst op tabblad " Instellingen" het veld "Gebruik 'reden einde zorg':" op "Ja" staan. Fysiotherapeuten zijn verplicht om dit veld in te vullen. Klik op de pijlknop achter het veld, en kies de reden waarom de verwijzing wordt afgesloten. 5
MediQuest instellen gebruiken automatisch versturen 6. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ; het scherm wordt gesloten. Overzicht Voordat u de gegevens gaat versturen, kunt u een overzicht maken van alle patiënten waarvan de gegevens klaar staan om naar MediQuest gestuurd te worden. Ga naar menu [Rapporten], [Externe communicatie], [CQIndex], OF klik op de pijlknop achter het icoon "CQIndex" in de tekstbalk. Klik op de optie "Gereed voor verzending"; het scherm "CQIndex gereed voor verzending" wordt geopend. 6
MediQuest instellen gebruiken automatisch versturen Klik op de knop "OK"; het rapport wordt afgedrukt zoals u bij de rubriek "Uitvoer" hebt ingesteld. U ziet welke patiëntgegevens gereed staan voor verzending naar MediQuest. 4. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Gegevens versturen Automatisch online versturen Hiervoor is beschreven wat u bij een medewerker moet instellen om gegevens automatisch te versturen. Daarna zullen vanuit Intramed op het aangegeven tijdstip patiëntgegevens automatisch aangeleverd worden aan MediQuest. Het gaat daarbij alleen om die patiënten, waarbij zowel de behandeling als de patiëntgegevens zelf aan de gestelde criteria voldoen (zie "Extra informatie"). Het versturen gebeurt op de achtergrond. U hoeft zelf dus geen handelingen te doen om de gegevens te versturen. Online versturen, maar niet automatisch Als u bij de medewerkergegevens heeft ingesteld dat de gegevens nooit automatisch verstuurd worden, kunt u op een zelfgekozen moment de gegevens online versturen naar MediQuest. 7
MediQuest instellen gebruiken automatisch versturen Ga naar menu [Extra], [CQIndex gegevens exporteren] OF klik op het icoon in de werkbalk; de wizard "Patiëntgegevens versturen tbv CQIndex" wordt geopend. Kies of u alleen gegevens van uw eigen patiënten, of die van alle medewerkers wilt verzenden door op het rondje voor de betreffende keuze te klikken. Klik op de knop "Volgende". Op dit tabblad staan alle patiënten die opgenomen worden in het exportbestand. Als sommige patiënten niet voorkomen in de lijst, voldoen de betreffende patiënten niet aan de voorwaarden (zie "Extra informatie"). Als u één keer op de naam van de patiënt klikt, en vervolgens klikt op de knop "Patiëntkaart openen" of "Verwijzing openen", kunt u de patiëntgegevens en/of de verwijzing bekijken en/of wijzigen. 4. 8 Vink zo nodig het vak voor bepaalde patiënten uit; deze patiënten gaan niet mee in de export.
MediQuest instellen gebruiken automatisch versturen 5. Klik op de knop "Volgende". 6. Op dit tabblad ziet u van hoeveel patiënten gegevens verstuurd gaan worden. Klik op de knop "Voltooien". Extra informatie Voorwaarden Er worden alleen gegevens van patiënten verstuurd, als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: de module "CQIndex" is geactiveerd in de systeemgegevens; de online dienst is ingesteld met de juiste gebruikersnaam en het wachtwoord; als de vragenlijsten per email worden verzonden, moet bij de patiënt op tabblad " Algemeen" van de patiëntgegevens het emailadres zijn ingevuld. Als de vragenlijsten per post worden verzonden moeten de NAWgegevens zijn ingevuld; bij de patiënt moet op tabblad " Bijzonderheden" van de patiëntgegevens het veld "Toestemming voor CQIndex:" op "Ja" staan; de verwijzing heeft status "Afgesloten". Een chronische klacht kan meerdere (vervolg)verwijzingen hebben. Bij een chronische klacht met meer dan 22 behandelingen hoeft alleen de eerste verwijzing (met de eerste 12 behandelingen) afgesloten zijn; in de verwijzing moet moet het veld "Reden einde zorg:" ingevuld zijn met de waarde "Uitbehandeld (behandeldoel bereikt)". Bij een chronische klacht met meer dan 22 behandelingen hoeft dit veld niet ingevuld te worden; er moeten minstens 2 geboekte afspraken gekoppeld zijn aan de afgesloten verwijzing; de datum van de laatste behandeling is niet langer dan 60 dagen geleden; er is niet eerder een vragenlijst naar de patiënt gestuurd bij de betreffende klacht; de patiënt is in de afgelopen 12 maanden niet benaderd voor deelname aan een CQIndexmeting. 9
MediQuest instellen gebruiken automatisch versturen Als bij een chronische klacht minder dan 22 behandelingen zijn gegeven én de patiënt is uitbehandeld, moeten alle gekoppelde verwijzingen afgesloten zijn met als reden einde zorg "Uitbehandeld (behandeldoel bereikt)". Verstuurde gegevens De volgende gegevens wordt aangeleverd: Van Gegevens: Uw praktijk De naam en de AGBcode. De patiënt Geboortedatum; Geslacht; Voorvoegsel geslachtsnaam; Geslachtsnaam; Emailadres; Adres, postcode, woonplaats (Alleen als er geen emailadres bekend is); Aantal behandelingen; Datum eerste behandeling; Datum laatste behandeling; Chronisch Ja / Nee. De behandelaar die bij de patiënt is ingesteld AGB (ZVL). De verzekeraar die bij de patiënt is ingesteld UZOVI van de basisverzekeraar. Overige rapportages Via menu [Rapporten], [Externe communicatie], [CQIndex], OF de pijlknop achter het icoon "CQIndex" in de tekstbalk kunt u nog 2 overzichten maken. 10
MediQuest instellen gebruiken automatisch versturen U kunt een overzicht maken van alle patiënten waarvan gegevens zijn verzonden naar MediQuest (optie "Verzonden gegevens"). U kunt ook een overzicht maken van alle patiënten die toestemming hebben gegeven voor deelname aan de CQIndex. Voor meer informatie: Ga naar menu [Help], [Helponderwerpen], tabblad "Index". Typ in: rapport CQ. Dubbelklik op de beschrijving van één van de rapporten. 11