ROLVERDELING BIJ CONTRACTMANAGEMENT (onderdeel van Handboek voor contractmanagement bij DFB) 1. Inleiding. In het kader van het project leveranciersmanagement zijn ten behoeve van het beheer van contracten een aantal resultaten behaald die een vervolg behoeven. Zo is/zijn 1) gedefinieerd wat contractmanagement en contractbeheer inhouden, zie notitie Invulling contractmanagement bij DFB met datum 21-5-2007; 2) een senior inkoopadviseur, een inkoopadviseur en een coördinator contractbeheer aangesteld; 3) een inkoopadviesbureau gecontracteerd voor een flexibele aanvulling van de capaciteit van inkoopadvies; 4) een contractbeheersysteem aangeschaft dat nu wordt ingericht; 5) een handboek voor contractmanagement bij DFB gepubliceerd; 6) de algemene contractgegevens van de inkoopcontracten in CBS/Planon vastgelegd. 7) de rolverdeling bij contractmanagement beschreven. Hiermee is het MOC gereed om de advisering en ondersteuning van contractmanagement (inkoop en contractbeheer) bij DFB en UvT professioneel uit te bouwen en uit te voeren. Voor de nabije toekomst staan de volgende acties nog op het programma: 1) het opzetten en uitvoeren van een pilot in het ContractenBeheerSysteem/Planon; 2) voorlichting geven over de rolverdeling bij contractmanagement en CBS/Planon; 3) vaststellen welke contracten worden opgenomen in het CBS/Planon; 4) aanwijzen van contractbeheerders; 5) het vastleggen van de kernafspraken per contract in het CBS/Planon; 6) het digitaliseren van contracten en opnemen in een DMS, te koppelen aan het CBS/Planon(optioneel). 2. Rolverdeling bij Contractmanagement. Het beschrijven van de Rolverdeling bij Contractmanagement is nodig om CBS/Planon verder in te richten maar geeft daarnaast aan hoe contractmanagement op een professionele wijze georganiseerd en uitgevoerd kan worden. Met deze rolverdeling wordt in die situatie duidelijk wat de functionele relaties zijn, wie waarvoor verantwoordelijk is en wat betrokkenen moeten doen. Daarnaast zijn, mede door de aanstelling van inkoopadviseurs en de coördinator contractbeheer, de aandachtsgebieden voor inkoop, contractbeheer en controle binnen MOC opnieuw toegewezen zodat deze staffuncties nu met een duidelijke(re) rol en positie kunnen worden aangeduid in de organisatie van de Dienst. Deze Rolverdeling is besproken in het MT van 10-9-2008 en vervolgens vastgesteld. 1
Hieronder wordt een overzicht gegeven van de functies met bijbehorende verantwoordelijkheden en taken. I Functie: Contracteigenaar i.c. Directeur DFB. Verantwoordelijk (vrij vertaald). Algemeen: voor een goede aanwending van de financiële middelen, voor het volgen van UvTbeleid met betrekking tot de inkoop van producten en voor het nakomen van de contractuele verplichtingen van zijn dienst. Specifiek: 1) voor de wijze waarop Contractmanagement (Inkoop en contractbeheer) is georganiseerd. 2) voor het nakomen van de contractuele verplichtingen 2) voor het aangaan en beëindigen van de contracten. 3) voor het inzetten van mensen en middelen Taken met betrekking tot de Dienst: 1) zorg dragen voor regelgeving over contractmanagement (beleid) 2) een personele en administratieve organisatie opzetten 3) strategische keuzes maken over de sourcing van de taken van zijn dienst 4) functionarissen aanstellen Bevoegdheden: aangaan (ondertekenen) en beëindigen (beëindigingsbrieven) van contracten. Rapporteert aan: College van Bestuur. II. Functie: Contractmanager i.c. Afdelingshoofd. Verantwoordelijk (met betrekking tot de Afdeling) (vrij vertaald): Algemeen: voor de op de juiste wijze (is conform dienstbeleid) uitvoeren van de taken op het terrein van Inkoop en Contractbeheer Specifiek: 1) voor de wijze waarop producten worden aangeschaft en geleverd 2) voor het definiëren van de kwaliteit en kwantiteit van de in te kopen producten 3) voor de nakoming van de contractuele verplichtingen 4) voor de wijze waarop contracten worden beheerd 5) in samenwerking met andere afdelingshoofden, voor de bundeling van inkoopvolumes en de optimalisatie van inkooppakketten binnen de dienst 6) in samenwerking met andere afdelingshoofden, voor het optimaal benutten van (het geheel) van de contracten Taken (met betrekking tot de Afdeling): 1) coördineren van de taken die verricht moeten worden om contracten aan te gaan, uit te voeren, te beheren en te beëindigen 2) contractbeheerders aanwijzen 3) voorstellen doen aan Directeur DFB om een contract aan te gaan, te wijzigen, te verlengen of te beëindigen 4) in overleg met inkoopadviseur, plannen van aanpak opstellen voor aankopen met een hogere waarde dan 50.000,00 5) indien nodig een verzoek richten aan Directeur DFB om af te mogen wijken van het aankoopbeleid Rapporteert aan: Directeur DFB 2
III. Functie: Contractbeheerder. Verantwoordelijk (met betrekking tot een toegewezen contract): voor wijze waarop verplichtingen van contractpartijen, die voortvloeien uit het contract, worden nageleefd. Taken (met betrekking tot een toegewezen contract): 1) Een overzicht maken van de kernafspraken ten behoeve van het CBS/Planon 2) Er op toezien dat de contractuele verplichtingen door de contractpartijen (DFB en Leverancier) worden nageleefd met name gericht op de volgende zaken: a) kwantitatieve zaken b) kwalitatieve zaken c) juridische zaken d) financiële zaken e) administratieve zaken f) overige zaken; 3) gegevens verzamelen en beheren over de door de Leverancier geleverde prestaties en deze verwerken in rapportages 4) afwijkingen ten opzichte van de overeengekomen prestaties (schriftelijk) melden aan de Leverancier 5) met de Leverancier afspraken maken de prestaties waar nodig te verbeteren 6) de gefactureerde prijs controleren 7) klanttevredenheidsonderzoeken houden (of laten houden) en de resultaten betrekken bij de evaluatie van de prestaties van de leverancier 8) samen met de coördinator contractbeheerder indien contractwaarde hoger is dan 50.000,00), evaluatiegesprekken voeren met de Leverancier ten behoeve van een besluit over de verlenging of beëindiging van een contract 9) (mede) programma s van wensen en eisen opstellen voor nieuwe aanbestedingen. Overige taken: 10) Deelnemen aan multidisciplinaire teams voor de ontwikkeling van inkoopstrategieën voor productgroepen Rapporteert aan: Afdelingshoofd. IV. Functie: Inspecteur. Verantwoordelijk: voor de keuring en controle op de geleverde prestatie en het op correcte wijze in ontvangst nemen van de prestatie. Hierbij vindt de eigendomsoverdracht plaats. 1) De kwalitatieve en kwantitatieve prestaties van de leverancier inspecteren en afwijkingen vastleggen 2) namens de UvT de door de leverancier geleverde prestatie in ontvangst nemen en het ontvangstbewijs/de prestatie-akoord-verklaring/het opleveringsrapport tekenen Rapporteert aan: Contractbeheerder V. Functie: Servicesdesk. De Service-desk speelt in contractmanagement geen specifieke rol anders dan het melden en van storingen aan leveranciers en het registreren daarvan. Een rapportage van de storingsmeldingen aan de contractbeheerder is relevant voor de evaluatie van de prestaties van de leverancier. 3
VI. Functie: Inkoopadviseur. Verantwoordelijk: de advisering bij de inkoop en aanbesteding van complexe producten, diensten en leveringen en de regie over de afstemming van de behoefte aan middelen in de organisatie. De inkoopadviseur ontwikkelt inkoopbeleid op strategisch en tactisch niveau. 1) Periodiek inkoopdiagnoses uitvoeren 2) voorstellen doen aan Directeur DFB over het ontwikkelen, het bijstellen, en het implementeren van het aankoopbeleid voor DFB (en UvT) 3) het inkoopbeleid uitdragen 4) gevraagd en ongevraagd de Afdelingshoofden adviseren over alle aangelegenheden die de inkoop betreffen 5) op verzoek van de Directeur en Afdelingshoofden aanbestedingstrajecten organiseren voor opdrachten met een waarde hoger dan 50.000,00, of complexe opdrachten 6) Directeur en Afdelingshoofden adviseren over de coördinatie van opdrachten, de bundeling van inkoopvolumes en de optimalisatie van inkooppakketten 7) in overleg met de Afdelingshoofden een aankoopkalender bijhouden voor geplande opdrachten met een waarde hoger dan 50.000,00 8) ontwikkelen, opstellen en actualiseren van inkooptools en deze beschikbaar stellen door middel van voorlichting, het organiseren van cursussen, het intranet en het Handboek voor Contractmanagement Plus voor de senior-inkoopadviseur: 9) samenstellen en leiden van inkoopteams voor het ontwikkelen van inkoopstrategieën voor productgroepen 10) jaarlijkse inkoopactieplannen opstellen op voor de Dienst 11) contacten in inkoopsamenwerkingsverbanden onderhouden Rapporteert aan: Directeur DFB en Hoofd MOC VII. Functie: Coördinator Contractbeheer Verantwoordelijk: De coördinator Contractbeheer informeert en ondersteunt de contractbeheerders en borgt de kwaliteit van contractbeheer bij DFB 1) contractbeheerders adviseren bij het opstellen van de kernafspraken 2) contractgegevens en leveranciergegevens bijhouden in CBS/Planon 3) het (digitaal) contractenarchief bijhouden; (laten) digitaliseren van de contractdocumenten ten behoeve van de het document-management-systeem, te koppelen aan CBS/Planon; 4) contractbeheerders wijzen op de bepalende momenten in contracten 5) algemene informatie en overzichten over contracten verstrekken 6) bij contracten met een hogere waarde dan 50.000,00, samen met de contractbeheerder evaluatiegesprekken voeren met de Leverancier ten behoeve van een besluit over de verlenging of beëindiging van een contract en hiervan het verslagen maken 7) steekproefsgewijs controleren of contractpartijen de verplichtingen en afspraken nakomen; 8) toezien op het optimaal benutten van (het geheel) van de contracten van de dienst 9) na overleg met Afdelingshoofd beëindigingsbrieven opstellen ter ondertekening door Directeur DFB 10) voorstellen doen aan hoofd MOC ter verbetering van contractbeheer bij DFB Rapporteert aan: Hoofd MOC 4
VIII Functie: Financieel-administratief medewerker. Verantwoordelijk: voor het registreren van en informeren over aankoopgegevens en borgt het aankoopbeleid bij DFB 1) Bijhouden van het offerteregister 2) de gevolgde aankoopprocedure toetsen aan het aankoopbeleid, het plan van aanpak (indien van toepassing) en het verzoek om te mogen afwijken van het aankoopbeleid (indien van toepassing) 3) voorafgaand aan ondertekening van het contract controleren of de geraamde kosten budgettair afgedekt zijn 4) afwijkingen van aankoopprocedures melden, via het hoofd MOC, aan Afdelingshoofden 5) de contractbeheerder informeren over de financieel-administratieve zaken betreffende het contract Rapporteert aan: Hoofd MOC Bijlagen. In de bijlagen zijn de functies weergegeven in een beheerorganogram en zijn de activiteiten van het contractmanagement (met vermelding van de verantwoordelijken) ingedeeld in de fasen van het (bekende) inkoopproces. DFB/MOC/JvD/25-11-2008 5