DE WERKKOSTENREGELING Tips & trics voor de horeca FLEXIBELE SCHIL HOE DEEL JE DEZE OP DE JUISTE MANIER IN EN BEHOUD JE TEGELJKERTIJD BINDING MET JE TEAM?
INTRODUCTIE Steeds meer ondernemers werken met een klein team van vaste medewerkers en vullen, wanneer nodig, uren in met flexibele medewerkers. Om het optimale uit deze flexibele schil te halen is het belangrijk dat zij zich verbonden voelen met jouw organisatie. Verder worden er helaas nog veel fouten gemaakt bij het aanbieden van tijdelijke contracten. Deze fouten kunnen hoge boetes opleveren en imagoschade aanrichten. Terwijl ze vaak goed voorkomen kunnen worden. L1NDA gaat samen met Hans Smits van Connexie in op dit onderwerp. In dit kennisdocument lichten we toe waarom een flexibele schil belangrijk is en hoe je deze het beste kunt indelen. Daarnaast gaan we dieper in op de meest gemaakte fouten en hoe deze voorkomen kunnen worden. Door hier bewust van te zijn kun je binding creëren met deze medewerkers. Hans Smits Connexie Payrolling www.connexie.net Bekijk mijn Linkedin-profiel 2 L1NDA & CONNEXIE 2016
FLEXIBELE SCHIL IN DE HORECA Waarom is het belangrijk? In de horeca heb je te maken met piekmomenten. Op die momenten heb je extra medewerkers nodig. Het is dan erg duur om deze medewerkers de hele week op de loonlijst te hebben staan. Veel horecaondernemers werken daarom met flexibele medewerkers om deze piekmomenten op te vangen. Hierbij is niet altijd de intentie aanwezig om deze werknemers een contract voor onbepaalde tijd aan te bieden. De wet- en regelgeving is onderhevig aan veranderingen. Deze veranderingen hebben niet altijd een positief effect op de flexibiliteit voor de werkgevers (gehad). Nog niet zo lang geleden was het in de horeca mogelijk om zes contracten in vijf jaar te geven. Nu is dat nog maar drie contracten in twee jaar. Dat is een enorm verschil. 3 L1NDA & CONNEXIE 2016
INDELEN VAN DE FLEXIBELE SCHIL De verschillende mogelijkheden Er zijn verschillende manieren waarop je deze medewerkers kunt indelen. Je kunt tijdelijk personeel zelf aannemen of gebruik maken van een uitzendbureau of payrollbedrijf. 1. ZELF IN DIENST NEMEN Als je personeel in dienst neemt heb je een aantal mogelijkheden. Deze zijn hieronder benoemd in volgorde van de mate van flexibiliteit en verplichtingen. 1.1 Voorovereenkomst Binnen deze overeenkomst is een werkgever niet verplicht om een medewerker op te roepen. De medewerker is niet verplicht om gehoor te geven aan de oproep. Als de werknemer gaat werken, ontstaat er een tijdelijk contract waarbij deze recht heeft op minimaal drie uur loonuitbetaling. Bij de vierde keer dat iemand een oproep accepteert en gaat werken, heeft deze medewerker recht op één van hieronder genoemde arbeidsovereenkomsten. Bij een voorovereenkomst bouwt een medewerker ook gewoon vakantiegeld en dagen conform de door jou te volgen cao op. 4 L1NDA & CONNEXIE 2016
1.2 Nul-urencontract Een nul-urencontract is een contract voor bepaalde of onbepaalde tijd met uitgestelde prestatieplicht (MUP). Dit wil zeggen dat het werk op enig moment in de toekomst gedaan kan worden, zonder dat er garantie is op een minimum aantal uren dat gewerkt zal worden. Bij een oproep is de werknemer verplicht om te gaan werken en heeft per oproep altijd recht op minimaal drie uur loonuitbetaling, ook als er minder dan drie uur is gewerkt. Een werknemer heeft te allen tijde recht op het wettelijk minimum loon en opbouw van reserveringen (vakantiegeld en dagen) conform de door jou te volgen cao. Na minimaal drie maanden in dienst te zijn, heeft een medewerker bij ziekte recht op tenminste 70% van het gemiddelde loon. Na zes maanden ben je als werkgever formeel verplicht om het gemiddelde loon van de laatste drie maanden door te betalen. Je kunt niet zomaar besluiten om een medewerker niet meer op te roepen. Voor beëindiging van het nul-urencontract gelden wettelijk gezien eveneens de regels van het ontslagrecht. 5 L1NDA & CONNEXIE 2016
1.3 Min-max contract Dit is een contract met uitgestelde prestatieplicht (MUP) waarin een minimaal en maximaal aantal uren zijn opgenomen. Het minimaal aantal uren moet altijd worden betaald, ook als er niet wordt gewerkt. Indien er structureel meer wordt gewerkt dan het minimum aantal uren in dit contract wordt het aantal gewerkte uren gezien als het opgebouwde recht. Bij ziekte krijgt de werknemer tenminste 70% van het loon doorbetaald over het gemiddelde aantal gewerkte uren. Ook bij dit contract is de opbouw van vakantiegeld en dagen gelijk aan dat van andere medewerkers binnen je organisatie. Heeft een medewerker met een nul-urencontract of een min-maxcontract over een periode van drie maanden wekelijks of minimaal 20 uur per maand gewerkt? Dan heeft een medewerker formeel recht op een arbeidsovereenkomst met vaste uren. 6 L1NDA & CONNEXIE 2016
1.4 Parttime contract, met vaste uren In dit contract voor (on)bepaalde tijd wordt een vast aantal uren vastgesteld. De medewerker heeft altijd recht op de uitbetaling van deze uren, ook bij ziekte. Heeft iemand een contract voor 12 uur per week maar werkt diegene gemiddeld 20 uur per week? Dan geldt 20 uur als opgebouwd recht. Als je medewerkers zelf in dienst neemt geldt dat na drie contracten of na twee jaar sprake is van een contract voor onbepaalde tijd. Voor- en nadelen van personeel zelf in dienst nemen + Medewerkers voelen zich meer betrokken bij je bedrijf + Je bepaalt zelf wie je in dienst neemt - Hogere juridische aansprakelijkheidsrisico s - Risico s loondoorbetaling bij ziekte - Minder flexibiliteit in het aanbieden van contracten - Je bent tijd kwijt aan werving en selectie en administratie 7 L1NDA & CONNEXIE 2016
2. VIA EEN UITZENDBUREAU Als je incidenteel of structureel iemand nodig hebt, kun je een uitzendbureau inschakelen. Een medewerker wordt ingeleend voor het aantal uur dat nodig is. Hierbij betaal je een vast bedrag per uur. Het uitzendbureau heeft een contract met deze werknemer en is juridisch werkgever. Voor- en nadelen om een uitzendbureau in te schakelen: + 100% flexibiliteit + Alleen uren inlenen wanneer nodig + Geen tijd kwijt aan werving en selectie + Goed inzicht in personeelskosten - Niet altijd zeggenschap over de medewerker die komt werken - Duurdere oplossing 3. VIA EEN PAYROLLORGANISATIE De werving en selectie wordt door de werkgever zelf gedaan. Jij bepaalt wie je aanneemt en onder welke condities. De medewerker komt vervolgens in dienst bij de payrollorganisatie, die juridisch werkgever wordt. De medewerker valt onder de te volgen CAO van de payrollonderneming, meestal een uitzendcao of in sommige gevallen een eigen CAO. 8 L1NDA & CONNEXIE 2016
Bij een payrollorganisatie betaal je een omrekenfactor. Die wordt berekend over het bruto uurloon, inclusief de kosten voor reserveringen (vakantiegeld en dagen). De hoogte van de omrekenfactor wordt bepaald door de omvang en samenstelling van je personeelsbestand. Zorg dat je als inlener inzicht hebt in wat je in het begin van de samenwerking voor een medewerker betaalt en wat je na twee jaar of bij een contract voor onbepaalde tijd gaat betalen. De prijs gaat dan vaak omhoog. Dat heeft te maken met het feit dat de payrollorganisatie in het begin minder risico s loopt en daardoor minder kosten heeft. Er geldt een loonuitsluiting en de medewerker hoeft vaak nog geen pensioen op te bouwen. De voor- en nadelen om een payrollorganisatie in te schakelen: + Veel flexibiliteit + Mogelijkheid om voor een langere periode contracten voor bepaalde tijd aan te bieden + Weinig tot geen risico, ook niet bij ziekte + Overeenkomst met de werknemer kan altijd worden beëindigd. Het contract tussen de medewerker en payroller blijft wel bestaan - Kans op een minder betrokkenheid bij je bedrijf - Relatief dure oplossing, als een medewerker meer dan 24 uur per week werkt - Moeilijk om aanbieders goed te vergelijken 9 L1NDA & CONNEXIE 2016
ONDERSCHEID IN CONTRACTEN En verschillende medewerkers Het kan handig zijn om onderscheid te maken in de contractvormen bij verschillende medewerkers. Dit creëert niet alleen flexibiliteit, maar kan ook een voordeel zijn op financieel gebied. Flexibele medewerkers leveren over het algemeen meer werk op. Je hebt te maken met een hoger verloop, wisselende uren en een variërend uurloon. Daarnaast stijgt het wettelijk minimumloon elk half jaar. Ook medewerkers die ouder worden, tot 23 jaar, hebben elk jaar recht op een hoger uurloon. Financieel kan het interessant zijn om de flexibele schil uit te besteden. In de horeca heb je te maken met twee verschillende werkgevers sectorfondspremies: los en vast. Hebben medewerkers geen vaste uren én geen jaarcontract? Dan vallen ze in de horeca onder de premiegroep los. Je betaalt dan 4% meer premie. 10 L1NDA & CONNEXIE 2016
Verder heb je te maken met loonadministratiekosten. De kosten zijn voor elke medewerker in absolute zin hetzelfde. Als je terugrekent vallen deze kosten relatief hoger uit voor een werknemer die 10 uur per maand werkt in vergelijking met iemand die fulltime werkt. Dit kan een verschil opleveren van 15 tot 20%. Kijk naar je eigen situatie. Hoeveel uur heb je nodig, wat wil de werknemer en welke contractvorm past het beste hierbij? 11 L1NDA & CONNEXIE 2016
DE MEEST GEMAAKTE FOUTEN De meeste fouten worden gemaakt bij contractvormen, opgebouwde rechten van medewerkers, werkgeversaansprakelijkheid en uitbetaling. 1. CONTRACTVORMEN Sommige werkgevers hebben het idee dat een nul-urencontract volledig flexibel is. Maar dat is niet zo, zeker na zes maanden niet meer. In de praktijk wordt nog wel eens gedacht dat een medewerker geen recht heeft op loon tijdens ziekte. Je bent als werkgever verplicht een medewerker door te betalen tijdens ziekte. Ook moet de opbouw van vakantiegeld en dagen gelijk zijn met die van anderen in jouw onderneming. Bij alle overeenkomsten gelden dezelfde regels als voor je vaste medewerkers. Na drie overeenkomsten of een arbeidsperiode van twee jaar heeft een medewerker recht op een contact voor onbepaalde tijd. Er heerst vaak onbekendheid bij werkgevers over de verplichtingen die contractvormen met zich meebrengen. Ook de rechten die een medewerker heeft en opbouwt zijn onbekend. 12 L1NDA & CONNEXIE 2016
2. STILZWIJGEND VERLENGEN Stilzwijgend verlengen mag niet meer. Bij contracten langer dan 6 maanden ben je verplicht om, een maand voordat een contract afloopt, schriftelijk aan te geven of je een nieuw contract aanbiedt of niet (aanzegging). Anders heeft de medewerker recht op een gemiddeld maandsalaris. Na drie tijdelijke contracten die direct (of binnen zes maanden) na elkaar zijn afgesloten heeft een medewerker rechtop een vast contract. Als een medewerker twee jaar of langer in dienst is geweest en je besluit het contract niet te verlengen, heeft de medewerker recht op transitievergoeding. Ga hierbij uit van 1/3 van het maandsalaris per gewerkt jaar. Tip Vaak wordt er gewerkt met twee contracten van 8 maanden en één contract van 7 maanden. In totaal kom je dan uit op 23 maanden, waardoor je niet automatisch te maken krijgt met een contract voor onbepaalde tijd. 13 L1NDA & CONNEXIE 2016
3. LOONDOORBETALINGSPLICHT Doorbetaling bij feestdagen is per CAO geregeld en geldt dus ook voor je flexibele medewerkers. Zoals hierboven aangegeven hebben parttime, flexibele medewerkers in bijna alle gevallen recht op loondoorbetaling tijdens ziekte. Daarnaast hebben ze de mogelijkheid om het gemiddelde aantal gewerkte uren te claimen. 4. INCORRECTE BETALING Onwetendheid zorgt er nog wel eens voor dat er incorrecte lonen worden betaald, voornamelijk als het bruto-uurloon inclusief vakantiegeld en dagen wordt betaald. Hierbij is het belangrijk dat je het correcte percentage voor deze reserveringen berekent. Als hiervoor een te laag percentage wordt gehanteerd kan een medewerker onder het wettelijk minimum loon komen. Het vakantiegeldpercentage is meestal 8%. De vakantie-uren moeten ook juist worden berekend. De meest gemaakte fout is dat het vakantiegeld niet over de vakantie-uren worden berekend, terwijl dat wel hoort. 5. WERKGEVERSAANSPRAKELIJKHEID Als je personeel inleent via een uitzendbureau of je personeel een contract heeft bij een payroller ben je juridisch geen werkgever. Zorg er voor dat deze partij SNAgecertificeerd is en/of werkt met een garantierekening. Als je personeel zelf in dienst hebt ben je altijd aansprakelijk en eindverantwoordelijk. Staar je in dit geval niet blind op je accountant of salarisadministrateur. 14 L1NDA & CONNEXIE 2016
6. NIEUWE WET PER 1 JULI 2016 Per 1 juli 2016 is er een nieuwe wet actief: De Wet Aanpak Schijnconstructies. Je mag inhoudingen niet meer verrekenen met het loon van de werknemer als daarmee het loon onder het wettelijk minimum loon komt. Daarnaast moeten wettelijk minimum lonen altijd giraal uitbetaald worden. NEGATIEVE GEVOLGEN Het kan zijn dat je door bovenstaande fouten een nabetaling moet doen. Mogelijk zelfs met terugwerkende kracht tot vijf jaar. Deze nabetaling kan gepaard gaan met hoge boetes. Dit kan oplopen tot duizenden euro s. Het is ook niet goed voor je imago. Je wilt niet bekend staan als werkgever die slecht of onder het minimum loon betaalt. De binding met je werknemers komt onder vuur te liggen. Tot slot geeft het een hoop administratieve rompslomp en brengt het negatieve energie met zich mee. 15 L1NDA & CONNEXIE 2016
TIPS OM FOUTEN TE VOORKOMEN Zorg dat je op de hoogte bent van de wet- en regelgeving en de veranderingen. Je kunt zelf informatie inwinnen op de website van je branche-cao, de belastingdienst of bij de Koninklijke Horeca Nederland en Horecagilde. Of vraag advies bij je accountant of salarisadministrateur. Werk je met een uitzendbureau of payrollorganisatie? Dan kun je advies bij hen inwinnen. Vaak kun je hier ook terecht voor advies over je vaste medewerkers. In de basis is de positie van de werknemer wettelijk gezien altijd sterker dan die van de werkgever. De werknemer wordt in bescherming genomen. 16 L1NDA & CONNEXIE 2016
BINDING MET JE MEDEWERKERS Betrek medewerkers bij je bedrijf Hoe zorg je ervoor dat de flexibele schil binding voelt met je bedrijf? De basis is dat zij zich net zo welkom voelen als vaste medewerkers. Begeleid nieuwe medewerkers, neem de tijd om hen in te werken. Maak geen onderscheid in secundaire arbeidsvoorwaarden tussen je vaste en flexibele medewerkers. Denk hierbij aan het verstrekken van maaltijden en kleding. Verder is het belangrijk om medewerkers te betrekken bij je organisatie. Deel jouw plannen, vraag naar hun mening en neem ze mee in vergaderingen. Behandel medewerkers die je inleent via een uitzendbureau of payrollorganisatie alsof ze rechtstreeks bij jou in dienst zijn. Zorg voor een goede begeleiding. Medewerkers moeten weten waar ze terecht komen en wat er van hen verwacht wordt. Besluit je medewerkers later zelf in dienst te nemen? Zorg dan dat de payrollorganisatie zorgt dat overgang vlekkeloos verloopt. Dat behoort tot de kerntaken van een payrollorganisatie. 17 L1NDA & CONNEXIE 2016
Werk met een professionele partij waarbij medewerkers kunnen rekenen op arbeidsvoorwaarden die zo dicht mogelijk bij die van je vaste medewerkers liggen. De partij moet zorgen voor een correcte uitbetaling van het loon, op een vast moment per week of vierwekelijks. Het moet voor medewerkers mogelijk zijn om vakantiegeld en dagen onbeperkt op te kunnen nemen. Doorbetaling bij ziekte en pensioenopbouw moet goed geregeld zijn. De organisatie moet goed bereikbaar zijn en op de hoogte zijn van de wet- en regelgeving en eventuele veranderingen. 18 L1NDA & CONNEXIE 2016
EXTRA INFORMATIE Vraag een gratis adviesgesprek aan Connexie www.connexie.net hans@connexie.net Vraag adviesgesprek aan L1NDA www.l1nda.nl info@l1nda.nl Vraag adviesgesprek aan 19 L1NDA & CONNEXIE 2016