Inhoud. De vijf meest gemaakte fouten bij de Salarisadministratie. Waarom het verstandig is om jouw salarisadministratie uit te gaan besteden

Transcriptie

1 De vijf meest gemaakte fouten bij de Salarisadministratie Inhoud 1. Introductie 2. De salarisadministratie 2. De 5 grootste valkuilen 3. Waarom is uitbesteding beter 5. Veel gemaakte fouten Waarom het verstandig is om jouw salarisadministratie uit te gaan besteden Introductie Deze Whitepaper gaat in op de meest gemaakte fouten in het doen van de salarisadministratie. Vaak wordt hier door de ondernemer te gemakkelijk over gedacht en is men niet bewust van de impact die deze fouten met zich mee kunnen brengen. Zo kunnen de boetes erg hoog oplopen en brengt het de nodige frustratie met zich mee, met name onder jouw eigen personeel.

2 De salarisadministratie Wanneer je als ondernemer personeel in dienst hebt, dan hoort de salarisadministratie daar ook bij. Wanneer jij als ondernemer besluit om dit zelf te gaan doen, haal je automatisch heel wat verplichtingen (en daarmee de risico s) op de hals. Hierbij kun je denken aan: Het bijhouden van een volledige en juiste loonadministratie; Het opstellen van loonstroken; Verantwoordelijkheid voor de loonaangifte; Het opstellen van loonstaten; Dossiers op orde hebben voor elke werknemer; Ondanks dit alles, besluiten toch veel ondernemers om de salarisadministratie in eigen beheer uit te gaan voeren. Deze beslissing is vaak gebaseerd op onwetendheid. Ondernemers maken toch vaak dezelfde fouten. Hieronder volgt een opsomming van de 5 grootste valkuilen. De 5 grootste valkuilen bij salarisadministratie 1. Ik doe het er wel even bij Veel ondernemers vergissen zich in de tijd die ermee gemoeid is. Ondanks de mooie softwareprogramma s kost het toch een hoop tijd om de salarisadministratie op orde te krijgen én te houden! Dit leidt tot frustraties en uiteindelijk tot negatieve energie. Gevolg is dat dingen niet of te laat gebeuren. En dat kan verstrekkende gevolgen hebben. Wanneer er bijvoorbeeld sprake is van betaalverzuim, wat inhoudt dat je te laat bent met de loonaangifte, dan kan de Belastingdienst overgaan tot het uitdelen van een boete! Deze kan behoorlijk oplopen tot wel enkele duizenden euro s. 2. Ik ben goedkoper uit wanneer ik het zelf doe Dit gaat in lang niet alle gevallen op. Let op: de uren die je besteedt aan je administratie zijn ook uren waarin je niet aan het ondernemen bent en dus ook geen geld verdient. En wanneer men niet alle kennis in pacht heeft, loopt men de kans om bepaalde voordelen mis te lopen. Daarnaast loop je allicht constant achter de feiten aan, wat moeilijke correcties en verrekeningen tot gevolg kan hebben. Het gebruik van de noodzakelijke software brengt ook kosten met zich mee. En wat te denken van de verzekeringskosten. Of draag je het risico wanneer het misgaat geheel zelf? 3. Ik ben goed op de hoogte van alle wetten en regels Ook hiermee is veel tijd gemoeid. De salarisadministratie gaat verder dan alleen de Belastingdienst. Wat te denken van de wet- en regelgeving en de cao waar jouw werknemers onder vallen. Deze zaken zijn constant aan verandering onderhevig. Een fout op dit gebied, en dus een wetsovertreding, loopt aardig in de papieren. Als jij bijvoorbeeld een werknemer minder uitbetaalt dan het wettelijk minimum loon (wat onlangs is aangepast), dan riskeer je een forse boete. 2

3 4. Fouten mogen gemaakt worden De salarisadministratie is een specialistische bezigheid waar snel een fout gemaakt kan worden. De gevolgen kunnen echter groot zijn. De boetes die de Belastingdienst jou kan opleggen kunnen vrij fors zijn. Daarnaast is het voor jouw personeel erg vervelend wanneer er op dit gebied fouten gemaakt worden. Het kan demotiverend werken en kan het vertrouwen in jouw bedrijf schaden. Waarom uitbesteden van de Salarisadministratie beter is? Als ondernemer kun je ervoor kiezen om alsnog de salarisadministratie uit te gaan besteden aan een professionele partij. Dit kan een aantal voordelen opleveren: 1. Je houdt tijd over om te kunnen ondernemen Bij het ondernemen hoort ook het bijhouden van je financiële administratie. Veel ondernemers ervaren dit als een frustrerend proces waar zij veel tijd aan kwijt zijn. Bij de salarisadministratie is dit niet veel beter. Wanneer je besluit om dit proces uit te gaan besteden, dan houd je meer tijd over. Dit kun je vervolgens besteden aan je onderneming. 2. Het is goedkoper 5. De salarisadministratie is niet erg ingewikkelde materie. In het vorige punt is al duidelijk geworden dat je geen fouten mag maken. Daarnaast is er veel kennis vereist om dit in goede banen te leiden. Onderwerpen zoals een auto van de zaak en de WKR (werkkostenregeling) spreken niet voor zich. Gelukkig is daar het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst. Daarin staat alles vermeld. Het telt echter ruim 300 pagina s en het is zeer technisch verwoord. Laat je de salarisadministratie over aan een professionele partij dan kan het op financieel vlak ook voordelig voor je uitpakken. Je houdt meer tijd over voor het ondernemen. Tijd waarin je in staat bent om bijvoorbeeld meer omzet te gaan genereren. Maar ook voorkom je zo het risico op financiële boetes die door de Belastingdienst opgelegd kunnen gaan worden bij een foutieve administratie. En ook het ontbreken van kennis kan geld kosten. Het mislopen van subsidies en / of regelingen komt regelmatig voor indien ondernemers zelf de verantwoordelijkheid dragen van de salarisadministratie. 3. Alle kennis in huis Indien je verantwoordelijk bent voor het bijhouden van de salarisadministratie dan ben je gebonden aan allerlei wetten en regels. Wijk je hiervan af, dan zijn de financiële boetes vrij fors. Daarnaast loop je allicht financiële voordelen mis. Dit kun je voorkomen door alles uit te gaan zoeken en constant op de hoogte te zijn van de huidige wet- en regelgeving. Maar dit kost ontzettend veel tijd. Bij het uitbesteden van je salarisadminsitratie zul je hier niet zo gauw tegenaan lopen. Je krijgt te maken met professionals die veel kennis hebben en zij zullen je ook proactief wijzen op mogelijke voordelen indien je daar recht op hebt. 3

4 4. Fouten worden geëlimineerd Natuurlijk, waar gewerkt wordt, maakt men fouten. Maar bij een uitbesteding van de salarisadministratie worden deze in ieder geval tot een minimum beperkt. De processen zijn dusdanig geregeld dat verzuimboetes zo goed als uitgesloten zijn. Dit geeft rust en zorgt er ook voor dat jouw medewerkers krijgen waar ze recht op hebben. 5. Je deelt de verantwoordelijkheid van een ingewikkeld proces Bij de salarisadministratie komt heel wat bij kijken. Het geeft rust wanneer je weet dat de verantwoordelijkheid daarvoor gedeeld wordt met een professionele partij. Zowel bij de standaard processen als bij de bijzondere situaties. Je kunt op allerlei gebieden advies inwinnen zodat je zeker weet dat je de goede beslissingen gaat nemen. 4

5 Veel gemaakte fouten bij Salarisadministratie Gegevens werknemer onvolledig Nadat je een werknemer in dienst hebt genomen, moet je aangifte loonheffingen doen. Hiervoor heb je gegevens van de werknemer nodig. Het vaststellen van de identiteit van de werknemer valt hier ook onder! Doe je dit niet (volledig), dan kan aan jou een verzuimboete opgelegd worden. Dit kun je vermijden door het toepassen van het anonieme tarief! Betaalverzuim Als werkgever ben je verplicht loonaangifte te betalen. Het komt regelmatig voor dat de loonheffing niet, te weinig of te laat wordt betaald. Er is dan sprake van betaalverzuim. De Belastingdienst hanteert meestal een coulancetermijn, maar wanneer deze wordt overschreden dan wordt er een boete opgelegd. In het ergste geval loopt deze op tot 5.278,-. Aangifteverzuim Er moet iedere maand of iedere vier weken aangifte gedaan worden. Vergeet je aangifte te doen of ben je te laat, dan is er sprake van aangifteverzuim. Ook hierbij kan er een verzuimboete worden opgelegd van maximaal 5.278,-. Ongeldige codes Bij de aangifte loonbelasting is het belangrijk om de juiste codes te hanteren. Dit kan te maken hebben met de nationaliteit van de werknemer of de cao waaronder hij valt. Deze codes veranderen nog wel eens en fouten hierin worden dan ook snel gemaakt. Gelukkig is dit snel te verhelpen, want de Belastingdienst heeft een complete lijst met toegestane codes beschikbaar. Het raadplegen van deze lijst is echter niet altijd even makkelijk. Betalingskenmerk verkeerd of vergeten Bij de betaling van de loonbelasting gaat het vaak ook fout. Het kan gebeuren dat je bijvoorbeeld het betalingskenmerk niet of onjuist hebt ingevuld. De Belastingdienst kan vervolgens de betaling niet uitvoeren. Let op: iedere aangifte heeft een ander betalingskenmerk en deze kun je terugvinden in de aangiftebrief Loonheffingen. 5