gravita Hoofdkade 95, 9503 HD Stadskanaal Tel. & fax: 0599-614815 E-mail: info@gravita.nl / www.gravita.nl Inschrijfnummer KvK: 02083322 Postbank 4491228 Fiscaalnummer 1345.68.266.B01 PSUB-f Handleiding PSU Boekhouden V4 module Filiaal Versie: 1.00 27 oktober 2007-10-27
2 PSU Boekhouden module Filiaal 27 oktober 2007 Voorwoord...2 1. Inleiding filiaalboekhouding...3 1.1. Filiaalboekhouding...3 1.2. Handmatige filiaalboekhouding...3 1.3. Automatische filiaalboekhouding...4 1.4. Uitzonderingen...4 2. PSU Boekhouden V4 module Filiaal...5 2.1. Het maken van een koppeling...5 2.2. Wijzigingen in het boekhoudprogramma...6 2.3. Journaal koppelboekingen...7 Voorwoord De module Filiaal van PSU Boekhouden V4 geeft de mogelijkheid om eenvoudig en snel projectmatig te werken met boekhoudingen. Door via de module Filiaal twee of meer bedrijven te koppelen kan er vervolgens tussen de bedrijven worden geboekt: een journaalpost in het ene bedrijf kan zonder meer een rekening bevatten van het andere bedrijf. De zogenaamde koppelboekingen zal het programma automatisch aanmaken. De module Filiaal geeft hierdoor de mogelijkheid om alle aparte onderdelen en/of projecten van één bedrijf in meerdere afzonderlijke boekhoudingen te plaatsen en toch een centraal een overzicht te behouden in de financiën van het geheel. Koppelboekingen zullen worden aangemaakt via rekeningen-courant. Zo n rekening-courant zal dan ook de onderlinge verhouding tussen gekoppelde administraties weergeven. De gebruiker hoeft zich niet te bemoeien met die koppeling (en de rekening-courant boekingen), het programma zal de journaalposten automatisch aanvullen. In deze handleiding zullen een aantal facetten van filiaalboekhouding langskomen. Het onderwerp zal niet geheel in diepte worden behandeld: de module Filiaal van PSU Boekhouden V4 is zodanig gemaakt dat de meeste vormen van filiaalboekhoudingen met het programma kunnen worden gevoerd. Wel zal er enige aandacht worden besteed aan een handmatige filiaalboekhouding en een automatische, en er zal aandacht worden besteed aan de automatische aanvulling van de journaalposten. Door het gebruik van de module Filiaal zullen een aantal functies van het boekhoudprogramma anders werken. De belangrijkste zullen met voorbeelden worden opgenomen in deze handleiding.
PSU Boekhouden module Filiaal 27 oktober 2007 3 1. Inleiding filiaalboekhouding 1.1 Filiaalboekhouding Filiaalboekhoudingen zijn er in vele soorten, de belangrijkste zijn: - de filiaalboekhouding met één hoofdadministratie; - de filiaalboekhouding met alleen gelijke filialen. In principe kan met de module Filiaal op beide manieren worden gewerkt, hoewel de koppeling altijd twee kanten op werkt. Men zou voor de eerste optie moeten besluiten om alleen vanuit de hoofdadministratie koppelboekingen te maken. Het is tijd voor een voorbeeld. Er zijn in PSU Boekhouden twee administraties aangemaakt: 120 Gravitatie B.V. Kantoor en 321 Gravitatie B.V. Software. Beide afdelingen maken deel uit van dezelfde BV. Voor beide taken van de BV zijn afzonderlijke boekhoudingen opgezet zodat er gedurende het jaar duidelijkheid is hoe de beide bedrijfstakken werken. Bij beide bedrijven is een grootboekrekening rekening-courant aangemaakt voor eventuele doorberekeningen: In bedrijf 120: 120320 r/c Gravitatie B.V. Software; In bedrijf 321: 121321 r/c Gravitatie B.V. Kantoor. Op dit moment gaan we uit van een handmatige koppeling. 1.2 Handmatige filiaalboekhouding Zoals in de voorgaande sectie is aangegeven, werken we met twee bedrijven, ieder met een rekeningcourant. In dit voorbeeld werken we met een handmatige filiaalboekhouding. Hiervoor moeten we een aantal zaken vaststellen over rekeningen-courant, die in dit geval ook handmatig moeten worden toegepast: - beide rekeningen-courant moeten hetzelfde saldo hebben, zij het in spiegelbeeld; - de rekeningen-courant geven de onderlinge verhouding aan tussen de administraties. Dit lijkt heet moeilijk, maar er zit logica in: als er in bedrijf 120 debet (+) is geboekt op de rekeningcourant, moet er in bedrijf 321 credit (-) worden geboekt op de rekening-courant. Het bedrijf met het debetsaldo heeft een vordering op het bedrijf met de rekening-courant met het creditsaldo. Het debetsaldo, de vordering is een bezit (links op de balans), het creditsaldo, is een schuld (rechts op de balans). In de loop van het voorbeeld zal dit allemaal wel duidelijk worden. In dit voorbeeld gaan we even uit van een heel eenvoudig voorbeeld: een accountmanager heeft een reiskostendeclaratie ingediend van 50, voor een bezoek aan een cliënt. De accountmanager werkt voor 50% voor de afdeling kantoor en voor 50% voor de afdeling software. Beide bedrijven betalen dus 25. Het ligt voor de hand dat één bedrijf de betaling verricht en de helft daarna doorberekend aan het andere bedrijf. In dit voorbeeld betaalt bedrijf 120, de afdeling kantoor. De journaalpost voor bedrijf 120 zou dan zijn: 120 420400 Reiskosten 25 Reiskosten accountmanager 120 120320 R/c Gravitatie B.V. Software 25 Reiskosten accountmanager 120 120015 Bank -50 Reiskosten accountmanager En in bedrijf 321: 321 421400 Reiskosten 25 Reiskosten accountmanager 321 121321 R/c Gravitatie B.V. Kantoor -25 Reiskosten accountmanager Hier is onze stelling al direct duidelijk: - Het saldo van de rekening-courant bij bedrijf 120 is 25; - Het saldo van de rekening-courant bij bedrijf 321 is -25;
4 PSU Boekhouden module Filiaal 27 oktober 2007 Bedrijf 120 heeft een vordering van 25 op bedrijf 321, bedrijf 321 heeft een schuld aan bedrijf 120 van 25. Het probleem met deze opzet van administraties is dat het enorm veel werk is om de boekingen tussen beide bedrijven in te voeren. Daarnaast is er steeds een handmatige controle nodig om te kijken of de beide saldi van de rekeningen-courant nog wel gelijk zijn. Aangezien de vordering bij het ene bedrijf en de schuld bij het andere bedrijf niet anders dan gelijk kunnen zijn, moet dit worden gecontroleerd. 1.3 Automatische filiaalboekhouding De module filiaal geeft de mogelijkheid om aan te geven dat bedrijf 120 en 321 kunnen koppelen. Ook dient in de module te worden aangegeven dat in bedrijf 120 de rekening 120320 de rekening-courant is en in bedrijf 321 de rekening 121321 de rekening-courant is. Hoe dat kan worden ingegeven wordt uitgebreid behandeld in hoofdstuk 2. Door het opgeven van de koppeling in de module Filiaal, kan er door de gebruiker(s) niet meer worden geboekt op de rekeningen-courant 120320 bij bedrijf 120 en 121321 bij bedrijf 321. De saldi van de rekeningen-courant zullen dus altijd gelijk en tegengesteld zijn. Er hoeft maar één journaalpost te worden geboekt, in bedrijf 120. De journaalpost uit het voorbeeld uit de vorige sectie zou er nu als volgt uitzien: 120 420400 Reiskosten 25 Reiskosten accountmanager 321 421400 Reiskosten 25 Reiskosten accountmanager 120 120015 Bank -50 Reiskosten accountmanager De beide boekingen op de rekeningen-courant zal het programma automatisch aanvullen, zodat er uiteindelijk dezelfde journaalpost zal worden geboekt uit het voorgaande voorbeeld. Het programma zal dit uitvoeren door de regel met het afwijkende bedrijfsnummer (321) te vervangen door: 120 120320 R/c Gravitatie B.V. Software 25 Reiskosten accountmanager en vervolgens de vervangen regel: 321 421400 Reiskosten 25 Reiskosten accountmanager aan te vullen tot een sluitende journaalpost: 321 121321 R/c Gravitatie B.V. Kantoor -25 Reiskosten accountmanager Deze journaalpost zal automatisch worden doorgeboekt in bedrijf 321. Vrijwel alle mutaties, geboekt in bedrijf 120 kunnen nu worden geboekt op een rekening in bedrijf 120 of een rekening in bedrijf 321. Andersom kan natuurlijk ook: bij een boeking in bedrijf 321 kunnen alle rekeningen van bedrijf 321 worden gebruikt én de rekeningen van bedrijf 120. 1.4 Uitzonderingen Natuurlijk zijn er ook uitzonderingen bij het maken van filiaalboekingen. Zo kunnen bijvoorbeeld debiteuren- en crediteurenfacturen NIET via rekening-courant worden ingeboekt. De ontvangsten op verkoopfacturen en de betalingen op inkoopfacturen natuurlijk wel. Ook kunnen de factuurboekingen op opbrengsten (omzet) en kosten wel via rekening-courant worden geboekt. De reden hiervoor is dat de Belastingdienst nu eenmaal eisen stelt aan het bewaren van facturen. De facturen moeten opeenvolgend genummerd worden en in één map terechtkomen. Logisch dat het ook belangrijk is om die reeks facturen ook steeds via hetzelfde bedrijf in te boeken. Het zou anders een rommeltje worden in de administraties. Na het aanmaken van een koppeling (zie 2.1) kan er op de opgegeven rekening-courant rekeningen niet meer handmatig worden geboekt. Het programma maakt alleen nog automatische boekingen op de rekeningen-courant waardoor het juiste saldo is gewaarborgd.
PSU Boekhouden module Filiaal 27 oktober 2007 5 2. PSU Boekhouden V4 module Filiaal De module Filiaal bestaat uit twee onderdelen. Ten eerste het scherm waarmee koppelingen kunnen worden aangemaakt (zie 2.1). Ten tweede een deel die voor de gebruiker onzichtbaar is: het onderdeel dat de koppelboekingen maakt en in alle bedrijven doorboekt. Dat deel is feitelijk het hart van de automatische filiaaladministratie. De gebruiker zal alleen bemerken dat er mutaties kunnen worden ingegeven voor meerdere bedrijven in één journaalpost. Het programma zal op de achtergrond de journaalposten per bedrijf aanvullen en doorboeken. 2.1 Het maken van een koppeling Het hierboven weergegeven voorbeeld gaat uit van het voorbeeld in het vorige hoofdstuk. Het gaat ervan uit dat het actieve bedrijf dat gekozen is in PSU Boekhouden het basisbedrijf is. In het bovenste deel zal het actieve bedrijf al staan ingegeven. Aangezien de koppeling twee kanten opwerkt, maakt het voor de module Filiaal niet uit of de koppeling is ingegeven met bedrijf 120 als actief bedrijf of met bedrijf 321 als actief bedrijf. Dezelfde koppeling zal vervolgens ook worden getoond als er in PSU Boekhouden is gekozen voor bedrijf 321 en vervolgens voor de module Filiaal. Elk bedrijf kan maximaal één koppeling hebben met hetzelfde andere bedrijf! Vervolgens kan een rekening worden gekozen in het actieve bedrijf of er kan een nieuwe worden opgegeven, met een omschrijving voor de grootboekrekening. Onder de streep dient vervolgens de koppeling te worden opgegeven. Er kan uit de lijst met bedrijven een bedrijf worden geselecteerd. Vervolgens kan ook hier weer een rekening worden gekozen of nieuw worden ingegeven. In het bovenaan gegeven voorbeeld staat er al een saldo op de rekening-courant van bedrijf 120. Deze zal eerst moeten worden afgeboekt. Na het ingeven van de koppeling kan er immers niet meer op de rekeningen-courant worden geboekt. De Opslaan knop zal de koppeling opslaan in het bestand en weergeven in de lijst onderaan met koppelingen voor dit bedrijf. Door één van die koppelingen te selecteren en vervolgens te klikken op de Verwijder geselecteerde koppeling knop kan een koppeling worden verwijderd. Met de afsluiten knop kan het programma worden beëindigd.
6 PSU Boekhouden module Filiaal 27 oktober 2007 2.2 Wijzigingen in het boekhoudprogramma Op verschillende plaatsen zal PSU Boekhouden V4 er anders uitzien na het ingeven van een koppeling met de module Filiaal. Dat zal bijvoorbeeld gebeuren bij gebruik van de knoppen met een R, die worden gebruikt om een rekening te kiezen. Op dit scherm zullen bovenaan alle bedrijven worden opgegeven waar een koppeling voor is opgegeven. Hier kan dus eerst een bedrijf worden gekozen en daarna een rekening binnen dat bedrijf. De lijst zal altijd alle bedrijven weergeven waarvoor in het Filiaal scherm koppelingen zijn ingegeven. In het hier weergegeven voorbeeld zullen de bedrijven 120 en 321 steeds dezelfde mogelijke bedrijven weergeven. Als voor bedrijf 120 nog een koppeling is aangemaakt zal die koppeling wel voor bedrijf 120 zichtbaar zijn, maar niet voor bedrijf 321. De mogelijkheid van boeken via het tabblad Grootboek mutaties is op twee punten anders. Ten eerste kunt met de R knop alleen kiezen uit het andere bedrijf. In de keuzelijst naast het rekeningnummer veld staat immers al een compleet rekeningschema van het actieve bedrijf. Als er met de R knop een rekening is gekozen in een ander bedrijf, zal de keuzelijst van het eigen rekeningschema niet meer zichtbaar zijn, maar wel een vak met de rekeningnaam in het andere bedrijf. Tevens zal het gekozen bedrijfsnummer zichtbaar zijn. Door op het rekeningnummer veld te klikken zal het rekeningschema van het actieve bedrijf weer zichtbaar worden en kan opnieuw een rekening worden gekozen. Zoals al eerder is aangegeven kan het inboeken van een factuur op de debiteur of de crediteur niet via een koppelboeking worden ingeboekt. Wel kan de rest van de factuurboeking, omzet en/of kosten via een koppelboeking worden geboekt. Ook kunnen ontvangsten op verkoopfacturen of betalingen op inkoopfacturen via een koppelboeking vanuit een ander bedrijf worden geboekt. Vandaar dat bij het boeken op een debiteur of crediteur met een ander dagboek dan debiteuren of crediteuren eerst een bedrijf moet worden gekozen. Vervolgens kan binnen het gekozen bedrijf een debiteur of crediteur worden gezocht en gekozen. Op deze manier is het mogelijk om ontvangsten op facturen of betalingen op facturen toch met één centrale bankrekening te beheren.
PSU Boekhouden module Filiaal 27 oktober 2007 7 2.3 Journaal koppelboekingen De journaalposten die met koppelboekingen worden aangemaakt worden gedeeltelijk automatisch door het programma aangemaakt. Hierdoor bestaat de noodzaak om in het journaal duidelijk aan te geven dat het om een koppelboeking gaat en hoe die is geboekt. Vandaar dat het voorbeeld uit hoofdstuk 1 is ingeboekt en de journaalpost afdruk hieronder is weergegeven. De journaalpost in bedrijf 120 ziet er als volgt uit: Gravitatie B.V. Journaalpost (niet definitief) datum: 27-10-2007 Bedrijf : 120 Gravitatie B.V. Kantoor pagina 1 Journaalpost 00A Memoriaal blad: 00000 01012007 nummer naam rekening datum stuknr. bedrag omschrijving 420400 Reiskosten 01012007 15 25,00 Reiskosten accountmanager 120320 R/c Gravitatie B.V. Software 01012007 15 25,00 Reiskosten accountmanager 120015 Bank 01012007 15 50,00- Reiskosten accountmanager Saldo journaal 0,00 Koppelboekingen Filiaal: Bedrijf: 321 Gravitatie B.V. Software 421400 Reiskosten 01012007 15 25,00 Reiskosten accountmanager De koppelboeking geeft de regel aan die oorspronkelijk is ingeboekt, onderaan, en in de journaalpost zelf staat de boeking op de rekening-courant die ervoor in de plaats is gekomen. De journaalpost in bedrijf 321 ziet er als volgt uit: Gravitatie B.V. Journaalpost (niet definitief) datum: 27-10-2007 Bedrijf : 321 Gravitatie B.V. Software pagina 1 Journaalpost 001 Koppelboekingen blad: 00000 01012007 Koppelboeking: 120 Gravitatie B.V. Kantoor jpnr: 00A/ME nummer naam rekening datum stuknr. bedrag omschrijving 421400 Reiskosten 01012007 15 25,00 Reiskosten accountmanager 121321 R/c Gravitatie B.V. Kantoor 01012007 15 25,00- Reiskosten accountmanager Saldo journaal 0,00 De journaalpost is geboekt met het dagboek Koppelboekingen. In de kop is opgenomen dat het een koppelboeking betreft vanuit bedrijf 120 met als journaalnummer 00A dagboek memoriaal.