Het succes van Internettoepassingen zoals Google Docs en Zoho Office waarbij het Internet als werkruimte gebruikt wordt voor kantoortoepassingen (tekstverwerking, elektronisch rekenen ) heeft uiteraard ook bij Microsoft ogen geopend. Als antwoord had Microsoft een afgeslankte versie van haar immens populaire Office suite via het Internet kunnen aanbieden, maar met de onlangs verschenen Microsoft Workspace software kiest Microsoft toch voor een iets andere aanpak. In dit artikel lichten we de Microsoft aanpak toe en gaan we aan de slag met de Engelse beta-versie die op dit moment gratis ter beschikking is0. 1 Je eigen werkruimte online D a n n y D e v r i e n d t Workspace Workspace, zegt u? Workspace is geen online versie van Office, maar een opslagplaats, een werkruimte die je ter beschikking krijgt waar je documenten kunt stockeren en delen met andere personen. Om de bestanden die online staan te bewerken, heb je wel nog altijd Microsoft Office op je eigen computer nodig. Zonder de Office-software kan je de documenten enkel bekijken. Documenten in Workspace zijn overal toegankelijk als je maar een Internetaansluiting hebt en een browser zoals Internet Explorer of Firefox. Gedaan dus met heen-en-weer mailen of transport via memorysticks of andere gegevensdragers van je bestanden en verschillende versies die heen-en-weer verhuizen. Dit is dus toch wel een andere aanpak dan Google Docs of Zoho Office waar je de documenten rechtstreeks in je browser bewerkt. Op dit moment is Workspace gratis én reclamebanner-vrij. Het is koffiedik kijken of dat zo blijft. Gratis werkruimte dus
Workspace is bedoeld voor particuliere gebruikers en kleine ondernemingen. Voor grotere bedrijven zijn andere oplossingen beschikbaar via SharePoint, Exchange, Office Communications Services Via www.officelive.com kan je kiezen tussen Workspace en Small Business. Met de Small Business versie kan je onder meer een kleine bedrijfswebsite maken, maar dat valt buiten het bestek van dit artikel. Workspace, rechtstreeks te bereiken via http://workspace.officelive.com biedt je op dit moment 500 MB opslagcapaciteit aan, gratis. Hierin kan je bestanden opslaan die tot 25 MB groot mogen zijn. 2 Windows Live ID Om toegang te krijgen tot Microsoft Workspace heb je een Windows Live ID nodig, gekoppeld aan een emailadres. Misschien heb je al zo'n Windows Live ID (via MSN Hotmail, MSN Messenger, Passport ), zoniet kan je een Windows Live ID aan je bestaande e-mailadres koppelen. Volg de stappen in de Sign up procedure. Organiseer je werkruimte Eenmaal aangemeld, heb je toegang tot je eigen werkruimte die je in verschillende logische entiteiten workspaces kunt indelen. Links krijg je een overzicht (My Workspaces) en kan je een nieuwe workspace toevoegen (New Workspace). Er is keuze uit verschillende types workspace:
3 Als je een aanwezige werkruimte aanwijst, krijg je informatie over die werkruimte samen met een aantal keuzes die je kunt activeren: Open: opent de werkruimte en laat de documenten die erin zitten zien Share: geeft toegang tot de werkruimte aan andere opgegeven personen Rename: als je de werkruimte een andere naam wil geven Hide: om de werkruimte tijdelijk te verbergen Delete: om de werkruimte écht te verwijderen. Documenten of werkruimtes die je verwijdert, zijn nog niet echt weg. Ze worden nog een maand in de zone Deleted Items bewaard en kunnen daaruit nog eventueel teruggehaald worden. Na een maand worden ze definitief verwijderd. Documenten beheren in je werkruimte
Aan een geopende werkruimte kan je lege documenten toevoegen (New): o.a. Word, PowerPoint of Excel documenten, maar ook lijsten met opdrachten, gebeurtenissen, rapporten, aankondigingen op basis van aanwezige modellen. Via Add Document kan je natuurlijk ook bestaande documenten vanop je PC aan een werkruimte toevoegen. 4 Je werkruimte of documenten delen Je kunt volledige werkruimtes of individuele documenten delen. Om individuele documenten te kunnen delen, moet je ze eerst uit de actieve werkruimte naar de werkruimte Documents slepen. Om je werkruimte of document met andere personen te delen, wijs je de werkruimte of het document aan en kies je voor Share. Je hebt keuze uit twee types gebruikers: Editors: kunnen de gedeelde documenten openen en bewerken Viewers: kunnen de gedeelde documenten bekijken maar niet bewerken. Geef per persoon in de juiste categorie het e-mailadres op en eventueel een boodschap. De personen worden via het opgegeven e-mailadres uitgenodigd en hebben toegang tot de werkruimte of het document. Is aan een opgegeven e-mailadres nog geen Windows Live ID gekoppeld, dan moet eerst zo'n ID gemaakt worden. Dit aanmaken wordt stap voor stap begeleid. Heb je gebruikers van het type editor opgegeven, dan kan je dus met verschillende personen in één en hetzelfde document werken. Let wel: je moet wél over het juiste programma (Word, Excel, PowerPoint) op je eigen PC beschikken om het document te kunnen bewerken je kunt niet tegelijk met verschillende personen in hetzelfde document aan de slag. Is het document door iemand anders geopend, dan krijg je een bericht. Je wordt ook verwittigd als het document weer 'vrij' is. Documenten bewerken Als je op een document klikt om het te bewerken, krijg je eerst een preview te zien, vergezeld van een werkbalk. Klik op de Edit-knop om het document in zijn bijhorende programma te openen en te bewerken. Je kunt het document onder een andere naam opslaan, een versie opslaan, delen, commentaar toevoegen en sluiten. Het delen (share) gebeurt normaal op het niveau van de volledige workspace, behalve in de werkruimte Documents waar je individuele documenten kunt delen. Via Activity kan je opvolgen wie wanneer aan een document gewerkt heeft, commentaar toegevoegd heeft
Add-In O m het nog iets gemakkelijker te maken, kan je Add-in installeren. Met deze gratis Add-In voeg je in Office 2003 of Office 2007 de keuzes Open from en Save to toe. Hiermee kan je vanuit o.a. Word documenten uit openen of erin opslaan. Scherm delen Een andere gratis tool buiten is SharedView. Hiermee kan je je scherm met andere personen via het Internet delen. Bij elke gebruiker moet wel SharedView geïnstalleerd zijn. SharedView is op dit moment gratis. Na het starten van SharedView en het aanmelden met je Windows Live ID, kan je een sessie starten. Je kunt een bepaald geopend document delen of het volledige scherm door de link die automatisch gemaakt wordt door te mailen aan de persoon/personen met wie je je scherm wil delen. 5 Een kleine test was bevredigend op één cruciaal punt na: de snelheid, ondanks een breedbandverbinding. Conclusie Workspaces is een ontwikkeling die we zeker in de gaten moeten houden. In het najaar zou een Nederlandstalige versie verschijnen. Het biedt mogelijkheden om samen aan documenten te werken en vooral ook om toegang te behouden vanop elke werkplek tot je document. Mits een Internetaansluiting heb je dus altijd je documenten op zak. SharedView biedt ontzettend veel didactische mogelijkheden, maar werkt nog te traag om echt goed bruikbaar te zijn.