Raadsvergadering d.d. 2 oktober 2012 Nr. : 6 Aan de raad van de gemeente Lopik. Onderwerp: Dorpshuis De Schouw Behandelend ambtenaar: M.E. van Schaik Voorstel: 1. Een krediet beschikbaar stellen van 1.515.700 inclusief btw voor realisatie van Dorpshuis de Schouw te Lopik conform de bijgaande kostenraming. De eenmalige kosten worden onttrokken uit de algemene reserve. De structurele lasten komen ten lasten van de exploitatiebegroting. 2. De bijdrage van de Stichting Wieleroord, zijnde 143.000, toevoegen aan de algemene reserve. 3. De eventueel te ontvangen POPsubsidie van maximaal 500.000 in mindering te brengen op het beschikbaar gestelde krediet en een gelijk bedrag toe te voegen aan de algemene reserve. 4. Ten behoeve van het aangaan van een co-makershipovereenkomst met Grontmij voor de realisatie van het dorpshuis eenmalig afwijken van het gemeentelijk aanbestedingsbeleid. Inleiding Ter uitvoering van uw besluit de datum 3 juli 2012 ontvangt u hierbij een voorstel voor de nieuwbouw en verbouw van Dorpshuis De Schouw. Voor dit voorstel is het volgende onderzocht: Kosten nieuwbouw en verbouw van het dorpshuis binnen de door uw raad gestelde randvoorwaarden. Mogelijkheden beheer en exploitatie van het dorpshuis. Btw-gevolgen van de bouw en de exploitatie van het dorpshuis. Beoogd effect Conform het raadsbesluit van 3 juli 2012: 1. De Wiekslag verbonden met De Schouw en in deze koppeling één horecafunctie voor zowel het dorpshuis, de sportzaal en de kegelbaan; 2. Realisatie van een kegelbaan geïntegreerd in sportzaal De Wiekslag; 3. een totale investering voor de nieuwbouw en verbouw van Dorpshuis De Schouw van maximaal 1.600.000 (incl. buitenruimte). Argumenten Kosten nieuw-/verbouw Grontmij heeft een nieuwe kostenraming opgesteld voor de nieuwbouw en verbouw van het dorpshuis en de kegelbaan. In de nieuwe raming is de bibliotheek vervallen. Het gebouw zal sober en doelmatig worden uitgevoerd conform het programma van eisen in de startnotitie. De toiletten in de sportzaal zullen worden verbouwd/gerenoveerd en de entree van De Schouw en de hoofdentree van de Wiekslag zullen worden aangepast. In deze kostenraming is volstaan met een richtinggevende situatietekening van de bouw. Wanneer wordt besloten tot realisatie zal er een nieuw ontwerp worden gemaakt. In de kostenraming van Grontmij is een bedrag opgenomen voor terreininrichting. Dit betreft de directe omgeving van de nieuwbouw en het bouwrijp maken.
Bij het bodemonderzoek ten behoeve van het bestemmingsplan is een verontreiniging geconstateerd met barium. De sanering hiervan kan met een eenvoudige procedure worden opgelost. De kosten van de sanering zijn niet op genomen in de raming van Grontmij. Voor de volledige informatie verwijs ik u naar de startnotitie Grontmij in bijlage I. Totale kostenraming project Voor het project is een totale raming opgezet inclusief buitenruimten, inrichtingskosten, interne en externe projectkosten. Het bouwvolume is verkleind door het vervallen van de bibliotheek hetgeen invloed heeft op de interne kosten van de gemeente ( minder begeleiding etc.) Ook de kosten voor het inrichten van het buitenterrein zijn verlaagd omdat deze worden beperkt tot de noodzakelijke werkzaamheden. De totale investering is 1.515.700 incl. btw. In bijlage II vindt u een totaal overzicht. Beheer & exploitatie Cobalt Consult heeft een hoofdlijnenrapportage inzake beheer en exploitatie van het dorpshuis opgesteld. Uitgangspunt hierbij is dat gemeente eigenaar blijft van het/de gebouw(en) en dat een stichting het beheer en de exploitatie gaat uitvoeren. Uitgaande hiervan is er voor twee varianten een exploitatiebegroting gemaakt: I. Nieuw-/ verbouw van De Schouw incl. kegelbaan en één horeca Totaal uitgaven 111.625 Gebruikersbeheer 111.625 Totaal inkomsten 120.100 Gebruikersbeheer 120.100 Resultaat Dorpshuis, nieuwe situatie, eerste drie jaar 8.475 Resultaat Dorpshuis, nieuwe situatie, na drie jaar - 21.525 II Bestaand gebouw De Schouw (zonder verbouw) Totaal uitgaven 101.160 Gebruikersbeheer 101.160 Totaal inkomsten 103.500 Gebruikersbeheer 103.500 Resultaat Dorpshuis, nieuwe situatie, eerste drie jaar 2.340 Resultaat Dorpshuis, nieuwe situatie, na drie jaar - 27.660 Uitgaande van de huidige beschikbare gegevens en uitgangspunten is er voor zowel de bestaande als de beoogde nieuwe situatie van het dorpshuis de eerste drie jaar sprake van een positief exploitatieresultaat. Echter na drie jaar vervalt een jaarlijkse gemeentelijke bijdrage in de loonkosten van 30.000 en wordt het resultaat, zonder wijzigingen in het concept, negatief. Het exploitatietekort vanaf het vierde jaar, is aan de uitgavenkant niet te repareren zonder concessies te doen aan het kwaliteitsniveau van bijvoorbeeld instandhouding, personele bezetting of horecavoorziening. Aan de inkomstenkant zijn er wellicht mogelijkheden om de inkomsten uit horeca en/of verhuur te vergroten of anderszins aanvullende inkomsten te genereren. 2
De stichting Dorpshuis De Schouw i.o. is gevraagd naar hun visie voor de toekomst van het dorpshuis en of zij mogelijkheden zien om de inkomsten te vergroten. Zij hebben aangegeven zich maximaal te zullen inspannen om de exploitatie sluitend te krijgen. Met uitzondering van het aanloopjaar 2012 moet dat volgens hen realiseerbaar zijn gezien het feit dat zij geen huisvestingslasten hebben en een loonkostensubsidie ontvangen. Voor het volledige rapport Beheer & exploitatie verwijs ik u naar bijlage III. Btw-advies Deloitte heeft een advies uitgebracht over de meest optimale inrichting voor de btw van de bouw en de exploitatie van Dorpshuis De Schouw. Hieruit blijkt dat wanneer de gemeente eigenaar blijft van de panden en de bouw/verbouw realiseert en vervolgens de panden verhuurt aan de stichting er een btw voordeel is. Om deze huur te financieren kan, zoals gebruikelijk is, aan de stichting een subsidie worden verstrekt. Voor de bouwkosten zal een aanzienlijk gedeelte van de btw kunnen worden teruggevorderd (voor zover de bouwkosten toerekenbaar zijn aan btw belaste prestaties). In de exploitatiekosten is een terugvordering te verwachten van 65%. De fiscaal adviseur geeft de suggestie mee om ook de exploitatie van de sportzaal onder te brengen bij de stichting. De gemeente verhuurt de sportzaal aan de stichting en verzorgt (indien gewenst) het beheer van het gebouw tegen een vergoeding. Op deze manier wordt voorkomen dat personeel over zou moeten gaan naar de stichting en ontstaat er, mogelijk zelfs op onderwijsgebruik, een recht op aftrek van btw. Iets wat bij de huidige situatie niet mogelijk is. Wanneer het dorpshuis wordt gerealiseerd zal er afstemming plaatsvinden met de Belastingdienst en afspraken worden vastgelegd. Voor het volledige advies verwijs ik u naar de bijgaande rapportage in bijlage IV. Kanttekeningen Aanbestedingsbeleid De kostenraming van Grontmij is gebaseerd op de constructie zo die eerder is voorgesteld voor de realisatie van het dorpshuis aangebouwd aan het gemeentehuis namelijk een co-makership. De argumenten van toen zijn nog steeds actueel. Zowel de beperkte mogelijkheden binnen onze organisatie om een project naast het reguliere werk uit te voeren als de positieve elementen van een co-makershipcontract geven aanleiding om te kiezen voor het aangaan van een dergelijke overeenkomst. Extra argument hierbij is dat de Grontmij reeds betrokken is bij de gehele voorbereiding. Dit geeft in tijd maar ook uit financieel oogpunt (o.a. haalbaarheid subsidie) een voordeel ten opzichte van een geheel nieuwe partij. Enig risico hierbij is dat een ander partij zich benadeeld kan voelen en meent dat er sprake is van schade. Gelet op de ervaringen bij het eerdere project Gemeentewerf/brandweergarage is dit risico niet groot en acceptabel. Volgens het gemeentelijk aanbestedingsbeleid dient voor een dergelijk project minimaal drie offertes gevraagd te worden. Wij stellen echter voor om hiervan af te wijken en een co-makershipcontract met de Grontmij aan te gaan. Fasering Onderhavig voorstel betreft alleen de keuze voor de realisatie van een nieuw dorpshuis in Lopik. In een volgende fase zal er een beslissing worden genomen over het beheer en de exploitatie van het dorpshuis. Direct na uw besluit zal dit proces worden opgestart. 3
Subsidies Subsidie provincie Cultuurhuis Doordat er geen bibliotheek wordt gerealiseerd in het dorpshuis vervalt de provinciale subsidie van 200.000. POPsubsidie De wijziging van locatie en een andere invulling van het dorpshuis kan van invloed zijn op de POPsubsidie van maximaal 500.000. Echter de provincie heeft informeel aangegeven dat er nog mogelijkheden zijn mits de einddatum van het project niet te ver wordt opgeschoven. Tot nu toe is de einddatum dat het project gereed moet zijn bepaald op 1 juli 2013. Wanneer dit veel later wordt is het mogelijk dat er geen subsidiegeld meer beschikbaar is. BTWadvies Er is een, weliswaar gering, risico dat de Belastingdienst niet instemt met het advies. Echter in de totale kostenraming is het btw-voordeel niet meegenomen zodat dit niet leidt tot een verhoging van het budget. Horeca sportzaal De Wiekslag Voor de horeca in de sportzaal is een overeenkomst afgesloten met een proeftijd van 1 jaar. Deze overeenkomst is inmiddels opgezegd en samen met de betrokken partijen wordt onderzocht hoe een en ander in de komende tijd wordt ingevuld. Stichting Dorpshuis De Schouw heeft reeds toegezegd dat zij de horeca in de sportzaal wil exploiteren. Samenvatting Uit de ramingen blijkt dat het dorpshuis De Schouw in Lopik gerealiseerd kan worden binnen de gestelde randvoorwaarden voor een bedrag van 1.515.700 incl. btw. Uit het fiscaaladvies blijkt dat wanneer gekozen wordt voor de geadviseerde methode er een aanzienlijk deel van de btw van de bouwkosten en de exploitatiekosten kan worden teruggevorderd. Uit de rapportage exploitatiebegroting blijkt dat zowel in de bestaande situatie (alleen De Schouw) als in de nieuwe situatie (één horecagelegenheid met kegelbaan) er sprake is van een jaarlijks positief exploitatieresultaat. Echter als na drie jaar de gemeentelijke bijdrage in loonkosten vervalt wordt het resultaat zonder wijzigingen in het concept, negatief. Voor dit tekort is geen dekking beschikbaar. De uitgaven beperken is bijna niet mogelijk zonder concessies te doen aan instandhouding etc. Aan de inkomstenkant zijn er mogelijkheden door uitbreiding van inkomsten van horeca en/of verhuur. De stichting heeft aangegeven zich maximaal te zullen inspannen om de exploitatie sluitend te krijgen. Met uitzondering van het aanloopjaar 2012 (veel extra kosten) moet dat hun inziens realiseerbaar zijn gezien het feit dat er geen huisvestingslasten zijn en dat er een loonkostenbijdrage wordt ontvangen. Communicatie Voor de communicatie over het plan is een communicatieplan opgesteld. In de afgelopen periode zijn omwonenden en andere belanghebbenden geïnformeerd over de bestemmingsplanprocedure en over de voortgang van het project. Wanneer wordt overgegaan tot realisatie van het dorpshuis zal er een informatieavond worden gepland voor de omwonenden en andere betrokkenen, indien mogelijk samen met de stichting Dorpshuis De Schouw. Voorts zullen alle betrokken, inclusief de interne organisatie, conform het communicatieplan worden geïnformeerd. 4
Financiële toelichting Onderstaand overzichten van de vanaf 2013 en verder in de begroting van de gemeente te ramen lasten voor twee varianten t.w.: I. Nieuw-/ verbouw van De Schouw incl. kegelbaan en één horeca 2013 2014 2015 2016 2017 kapitaallasten aankoop 51.625 50.750 49.875 49.000 48.225 kapitaallasten verbouwing 26.318 77.637 76.321 75.005 73.689 eenmalig gebouwgeb.incl.btw* 336.380 eenmalig niet-geb.geb. incl.btw.** 126.620 loonkosten subsidie 30.000 30.000 7.500 onderhoud-eigenaren 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 vervallen te realiseren gebr. verg. *** 90.900 90.900 90.900 90.900 90.900 701.843 289.287 264.596 254.905 252.814 reeds besloten (besluit 31-01-2012) 121.625 120.750 97.375 89.000 88.225 Totaal lasten 580.218 168.537 167.221 165.905 164.589 * Gebouwgebonden kosten zijn o.a. inrichting van het gebouw, kosten buitenterrein, onderhoud, verhuis- en schoonmaakkosten ** Niet gebouwgebonden kosten zijn de planologische kosten, externe adviseurs en de interne kosten. *** In het raadbesluit van 31-01-2012 is 90.900 opgenomen als te realiseren gebruiksvergoeding. De opbrengst is opgenomen in de begroting. Dit bedrag betreft inkomsten ter dekking van het kapitaalslaten van de aankoop en de eigenaarslasten. Met de stichting zijn nog geen afspraken gemaakt over een te betalen huur. Derhalve vervallen deze inkomsten. II Bestaand gebouw De Schouw (zonder verbouw) 2013 2014 2015 2016 2017 kapitaallasten aankoop 51.625 50.750 49.875 49.000 48.225 loonkosten subsidie 30.000 30.000 7.500 onderhoud-eigenaren 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 Vervallen te realiseren gebr. verg. *** 90.900 90.900 90.900 90.900 90.900 212.525 211.650 188.275 179.900 179.125 reeds besloten (besluit 31-01-2012) 121.625 120.750 97.375 89.000 88.225 Totaal lasten 90.900 90.900 90.900 90.900 90.900 Alle eenmalige kosten en de loonkosten subsidie (2013-2015) worden ten lasten gebracht van de algemene reserve. In variant I betreft dit een bedrag van 530.500 en voor variant II 67.500. In beide overzichten is de exploitatie van sportzaal de Wiekslag niet meegenomen. Voor de lasten zijn geen posten in de begroting opgenomen. Aanvaarding van het voorstel resulteert in een belasting van de begroting in 2013. Voor variant I betreft dit 87.218 (580.218 493.000) en voor variant II 60.900 (90.900 30.000). 5
Wanneer u besluit tot realisatie van het Dorpshuis De Schouw zal het restant van het krediet ten behoeve van de kegelbaan worden toegevoegd aan de algemene reserve en zal de financiële bijdrage van Stichting Wieleroord deel uitmaken van het nieuwe krediet. Conform de totale kostenraming is er voor de realisatie van het dorpshuis De Schouw een budget nodig van 1.515.700 incl. btw. Hiervoor zal 1.372.700 worden onttrokken aan de algemene reserve en 143.000 worden gebruikt van de Stichting Wieleroord. De eventueel te ontvangen POPsubsidie van maximaal 500.000 in mindering te brengen op het beschikbaar gestelde krediet en een gelijk bedrag toe te voegen aan de algemene reserve. Lopik, 25 september 2012 Het college van burgemeester en wethouders van Lopik; de secretaris, de burgemeester, H. CAPEL MW. MR. R.G. WESTERLAKEN-LOOS 6