Financial Supply Chain SEPA SEPA en uw financiële waardeketen 1Een perfecte combinatie!
SEPA en uw financiële waardeketen SEPA draait niet alleen om nieuwe manier voor het verwerken van betalingen; het is een kans om veel van de uitdagingen waarmee u tegenwoordig te maken heeft, aan te pakken. Risicobeheer, het optimaliseren van liquiditeit en het efficiënter inrichten van de financiële waardeketen behoren momenteel tot de hoogste prioriteit van bedrijven. ING helpt u graag om deze doelstellingen te realiseren met behulp van SEPA. Hoe SEPA uw financiële waardeketen versterkt De voordelen van SEPA zijn niet alleen van toepassing op individuele activiteiten zoals betalingen of incasso s. Juist bedrijven met een geïntegreerde aanpak van hun financiële waardeketen behalen het grootste voordeel met SEPA. Essentieel daarbij is een herziening van alle financiële processen: Vanaf het moment dat een opdracht van een klant wordt ontvangen totdat deze wordt geïnd (order-to-cash) en van het geven van een inkooporder aan een leverancier tot het moment van betaling en reconciliatie (purchase-to-pay). Hoe beter uw order-to-cash- en purchase-to-pay-processen op elkaar zijn afgestemd, des te minder werkkapitaal er nodig is en des te meer liquide middelen er beschikbaar zijn om uw strategische activiteiten te financieren en des te lager uw financieringsbehoefte. Hieronder staat een vereenvoudigde afbeelding van een financiële waardeketen. De precieze stappen in de purchaseto-pay- en order-to-cash-processen verschillen per bedrijf. Waarom de aandacht richten op de financiële waardeketen; hoe kan SEPA helpen? 1. Een van de grootste uitdagingen is het integreren van uw processen zonder dat daarbij gegevens of controle verloren gaan. SEPA brengt gestandaardiseerde berichtformaten met zich mee (aangeduid als XML ISO 20022) die de basis voor communicatie kunnen vormen in de gehele financiële cyclus. Deze formaten worden volledig ondersteund door ING en wij kunnen u helpen bij de integratie ervan in uw financiële waardeketen. Hoewel de implementatie van XML in eerste instantie investeringen vergt, zullen deze zich na verloop van tijd terugbetalen omdat: XML binnen de financiële sector algemeen gebruikt en geaccepteerd wordt lokale formaten geschrapt kunnen worden ter bevordering van de centrale verwerking van de debiteuren- en crediteurenadministratie. Factuur Vragen en geschillen oplossen Betaling Betaalinformatie SEPA en uw financiële waardeketen 2
2. Verder beschikken SEPA-producten over een aantal kenmerken die direct zorgen voor een grotere efficiëntie. Enkele voorbeelden hiervan zijn: kortere verwerkingstijden voor betalingen en incasso s betrouwbare en consequente informatie-uitwisseling; gegevens over overboekingen en opdrachtgever worden met een unieke referentie end-to-end doorgestuurd, hetgeen reconciliatie vergemakkelijkt het oorspronkelijke bedrag wordt overgemaakt zonder aftrek van transactiekosten, wat reconciliatie eveneens vergemakkelijkt geautomatiseerde uitvalafhandeling vermindert de noodzaak om handmatig in te grijpen. Risicobeheer Risicobeheer is voor alle bedrijven een belangrijk onderwerp geworden. Door samen met ING SEPA binnen uw organisatie te introduceren, kunt u uw risico s op diverse manieren beter beheersen: Operationele risico s: versnipperde betalingen en incasso s verspreid over meerdere locaties leiden tot verminderde zichtbaarheid, onsamenhangende processen en technologie die niet optimaal wordt gebruikt. Bancaire systemen moeten op verschillende locaties worden gebruikt, waardoor toezicht op gebruikerstoegang en beveiligingsrechten moeilijker wordt Liquiditeitsrisico s: het creëren van een geconsolideerde kaspositie en het effectief beheren van uw liquiditeiten vormen een andere uitdaging. Veel bedrijven houden meerdere bankrekeningen aan, in verschillende landen. Zij merken vaak dat ze in het ene land een kasoverschot hebben en in het andere land een tekort, waarvoor lokaal kostbare leningen worden afgesloten. Met SEPA kunt u uw kaspositie optimaliseren, uw liquiditeitsrisico verminderen en uw overschotten benutten om uw financieringsbehoefte terug te dringen. Met SEPA kunt u uw euro-bankrekeningen rationaliseren, kosten verminderen, reconciliatie vergemakkelijken, liquiditeit optimaliseren en risico s effectiever identificeren en beheersen. In principe zou u met één rekening al uw betalingen in Europa kunnen uitvoeren. SEPA in vogelvlucht Wat is SEPA? SEPA staat voor Single Euro Payments Area. Dit gebied bestaat uit de 27 EU-lidstaten, plus IJsland, Liechtenstein, Monaco, Noorwegen en Zwitserland. Hoewel de meeste EU-lidstaten de euro als gezamenlijke munteenheid hebben, worden betalingen tussen lidstaten nog steeds behandeld als grensoverschrijdende betalingen. Bovendien kent elk land verschillende soorten betalingen. SEPA is de volgende stap in harmonisatie; het stelt u in staat op precies dezelfde manier eurobetalingen te doen en te ontvangen binnen of buiten de nationale landsgrenzen. Wie krijgt te maken met SEPA? Iedereen krijgt te maken met SEPA, of het nu gaat om particulieren of organisaties, binnenlandse of grensoverschrijdende betalingen, aangezien nationale betaalproducten zullen worden vervangen door één set Europese betaalproducten. Hoewel SEPA onvermijdelijk is en gevolgen zal hebben voor iedereen, zullen sommigen meer profiteren dan anderen. Organisaties met een internationaal profiel zullen het meeste voordeel behalen, met name indien zij veel grensoverschrijdende transacties binnen Europa doen. Andere factoren die bepalen in hoeverre u zult profiteren, zijn: het aantal lokale producten dat wordt gebruikt voor betalingen en incasso s, en in welke landen het niveau van centralisatie ten aanzien van de afhandeling van betalingen en incasso s het aantal banken en bankrekeningen in euro s de verscheidenheid aan formaten waarmee betaal- en incasso-informatie wordt uitgewisseld met uw bank de efficiency van het financiële verwerkingsproces (bijvoorbeeld de mate van straight-through-processing) complexiteit van cashmanagementstructuren kosten van eurobetalingen, incasso s en cashmanagement. Wanneer dient u de overstap naar SEPA te maken? Belangrijke aanbieders van betaaldiensten, zoals ING, bieden al SEPA-producten aan. Zo zijn er de Europese overschrijving, Europese incasso en Europese betaalpassen. De Europese overschrijvingen en betaalpassen zijn sinds januari 2008 beschikbaar, de Europese incasso s vanaf november 2009. Het Europees Parlement en de Europese Raad hebben een verordening opgesteld waarin is vastgesteld dat na 1 februari 2014 voor de eurolanden de huidige nationale overschrijving en incasso niet meer gebruikt mogen worden. Vanaf die datum is het alleen mogelijk gebruik te maken van de Europese SEPA en uw financiële waardeketen 3
equivalenten: de Europese overschrijving en het Europese incasso. Voor de niet-eurolanden geldt als einddatum oktober 2016. Wij raden u ten zeerste aan tijdig naar SEPA over te stappen. Voor een aantal veranderingen heeft u externe hulp nodig, bijvoorbeeld van ERP-leveranciers. Indien u uw planning uitstelt totdat de deadline in zicht is, loopt u het risico dat assistentie niet meer beschikbaar is. Bovendien, als u nu overstapt op SEPA, kunt u direct profiteren van alle voordelen voor uw financiële waardeketen: efficiency, betrouwbaarheid, geïntegreerde processen en lagere kosten. Kenmerken van SEPA-producten Europese overschrijvingen en incasso s hebben de volgende eigenschappen gemeen: het gebruik van IBAN- en BIC-codes een grote mate van voorspelbaarheid door een maximale verwerkingstijd de mogelijkheid tot automatisering van initiatie en reconciliatie met straight-through-processing tot gevolg meer transparantie met betrekking tot tarieven en tijdslijnen, wat leidt tot kostenbesparingen geweigerde en teruggezonden opdrachten worden ge automatiseerd afgehandeld opdrachtgegevens en betalingsidentificatie worden meegestuurd door het volledige betalingsproces, met als gevolg een betere integratie van de financiële waardeketen betalingen op basis van de UNIFI XML (ISO 20022)- standaard, waardoor een grotere mate van automatisering en standaardisatie van gegevens tussen systemen mogelijk wordt gemaakt. Europese overschrijvingen Europese overschrijvingen kunnen sinds 2008 worden gebruikt. Deze bevatten de volgende aanvullende eigenschappen: Verwerking Opdrachtgegevens Kosten Uiterlijk de eerstvolgende werkdag Maximaal 140 karakters, en maximaal 35 karakters voor identificatie opdrachtgever. Deze gegevens worden teruggemeld aan de opdrachtgever en doorgestuurd naar de begunstigde om consistentie binnen alle systemen te waarborgen Kosten worden gedeeld tussen de opdrachtgevende en begunstigde bank. Ze worden niet van de hoofdsom afgetrokken, wat reconciliatie vergemakkelijkt SEPA en uw financiële waardeketen 4
Europese incasso s: standaard en zakelijk Het Europese incasso werd in november 2009 ingevoerd en heeft de volgende aanvullende kenmerken: Toepassing Machtigingen Melding vooraf Storneringstermijn Verwerking Voor zowel eenmalige als periodieke incasso s in euro Papieren of electronische machtigingen zijn vereist, evenals bepaalde standaard datavelden. De crediteur is verantwoordelijk voor het beheren en opslaan van machtigingen De crediteur moet 14 dagen vóór het debiteren van de rekening de debiteur een melding sturen (tenzij anders is overeengekomen). Betreft het periodieke incasso s, dan volstaat het om jaarlijks vooraf melding te maken van alle incasso s voor dat jaar Standaardincasso: - Geautoriseerde incasso s: 8 weken - Niet-geautoriseerde incasso s: 13 maanden Zakelijk incasso: - Terugboeking niet mogelijk Dezelfde dag, mits het incasso ontvangen is door de debiteurbank op D-2 standaardincasso, behalve als het gaat om de eerste van een periodiek incasso en een eenmalig incasso dat op D-5 moet worden ontvangen. Voor zakelijke incasso s is dit D-1. Betaalpassen Europese betaalpassen stellen pashouders in staat om eurobetalingen te doen en geld op te nemen bij iedere betaal- of geldautomaat in heel Europa. Dit is gebaseerd op EMV, een gestandaardiseerde interface tussen de chip op de pas en de automaat. Deze EMV-standaard wordt momenteel in heel Europa ingevoerd. EMV is gebaseerd op chipkaarttechnologie en zorgt voor een betere beveiliging. Nationale betaalmerken zoals PIN, Bancontact/Mister Cash en Carte Bleue zullen worden aangevuld of vervangen. Dit houdt bijvoorbeeld in dat vrijwel iedere Europese toerist die zijn auto in Amsterdam wil parkeren, hiervoor met zijn eigen betaalpas zal kunnen betalen. Een praktische benadering van SEPA ING heeft de expertise om de kansen die SEPA u biedt optimaal te benutten. Wij kunnen uw onderneming helpen bij de implementatie van SEPA en u ondersteunen bij iedere stap. Wij hebben deskundigen in huis die de gevolgen van SEPA voor uw onderneming op een praktische en systematische manier analyseren. Deze benadering bestaat onder andere uit de volgende stappen: 1. Voorbereiding Benoem een projectmanager en reserveer budget Ga na of uw IT-systemen SEPA ondersteunen. Door het gebruik van IBAN/BIC, XML enz. zijn er systeemwijzigingen vereist om deze informatie te kunnen ondersteunen. Zo kan een IBAN-code wel 34 karakters lang zijn Verzamel IBAN- en BIC-informatie. Deze informatie moet worden opgevraagd bij al uw leveranciers en dient op facturen aan klanten te worden vermeld. Om u hierbij van dienst te zijn, heeft ING een conversiedienst beschikbaar om uw database te updaten. 2. Analyse Analyseer de mogelijkheden; bepaal hoe uw financiële waardeketen kan worden geoptimaliseerd Evalueer uw bankrekeningstructuur en bankrelaties Bepaal hoe u, ten aanzien van het Europese incasso, wilt omgaan met uw meldingen vooraf en het beheren van de machtigingen. ING biedt oplossingen om de migratie van uw machtigingen te ondersteunen. 3. Uitvoering Bepaal de tijdslijnen; stel een plan op Kies een deskundige bank uit als partner. Bottom line: 1Profiteer van geharmoniseerde betaaldiensten binnen Europa! SEPA en uw financiële waardeketen 5
Meer informatie Neem voor meer informatie over SEPA contact op met uw Payments & Cash Management consultant, mail naar sepa@ing.com, of kijk op www.ingsepa.com, of www.sepanl.nl ING Bank N.V. is statutair gevestigd aan Bijlmerplein 888, 1102 MG Amsterdam, handelsregister nr. 33031431 in Amsterdam. ING Bank N.V. is geregistreerd bij De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM) in het Register Kredietinstellingen en Financiële Instellingen. Ook staat ING Bank N.V. onder het toezicht van de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa). Informatie over het toezicht op ING Bank N.V. kan worden verkregen bij de DNB (www. dnb.nl), de AFM (www.afm.nl) of de NMa (www.nmanet.nl). Onder (de) ING of de bank wordt in deze publicatie verstaan: ING Bank N.V. PCM022 0212 ING Bank N.V.