SEPA en uw financiële waardeketen. 1Een perfecte combinatie!

Transcriptie

1 Financial Su ppl yc hai n SEPA SEPA en uw financiële waardeketen 1Een perfecte combinatie!

2 Alles over SEPA SEPA draait niet alleen om een nieuwe manier voor het verwerken van betalingen: het is een kans om veel van de uitdagingen waarmee u tegenwoordig te maken heeft, aan te pakken. Risicobeheer, het optimaliseren van liquiditeit en het efficiënter inrichten van de financiële waardeketen behoren momenteel tot de hoogste prioriteit van bedrijven. ING helpt u graag om deze doelstellingen te realiseren met behulp van SEPA. Hoe SEPA uw financiële waardeketen versterkt De voordelen van SEPA zijn niet alleen van toepassing op individuele activiteiten zoals betalingen of domiciliëringen. Juist bedrijven met een geïntegreerde aanpak van hun financiële waardeketen behalen het grootste voordeel met SEPA. Essentieel daarbij is een herziening van alle financiële processen: Vanaf het moment dat een opdracht van een klant wordt ontvangen totdat deze wordt geïnd (order-to-cash) en van het geven van een inkooporder aan een leverancier tot het moment van betaling en reconciliatie (purchase-to-pay). Hoe beter uw order-to-cash- en purchase-to-pay-processen op elkaar zijn afgestemd, des te minder werkkapitaal er nodig is, des te meer liquide middelen er beschikbaar zijn om uw strategische activiteiten te financieren en des te lager uw financieringsbehoefte. Hieronder staat een vereenvoudigde afbeelding van een financiële waardeketen. De precieze stappen in de purchaseto-pay- en order-to-cash-processen verschillen per bedrijf. Maar waarom de aandacht richten op de financiële waardeketen, en hoe kan SEPA helpen? 1. Een van de grootste uitdagingen is het integreren van uw processen zonder dat daarbij gegevens of controle verloren gaan. SEPA gebruikt een gestandaardiseerd berichtformaat (aangeduid als UNIFI XML of ISO 20022) die de basis voor communicatie kan vormen in de gehele financiële cyclus. ISO wordt volledig ondersteund door ING en wij kunnen u helpen bij de integratie ervan in uw financiële waardeketen. Hoewel de implementatie van XML in eerste instantie investeringen vergt, zullen deze zich na verloop van tijd terugbetalen omdat: XML binnen de financiële sector algemeen gebruikt en geaccepteerd wordt u hierdoor makkelijker van bank kunt wisselen lokale formaten geschrapt kunnen worden ter bevordering van centrale verwerking van uw debiteuren- en crediteurenadministratie. Vragen & Factuur geschillen Betaling Betaalinformatie oplossen SEPA en uw financiële waardeketen Juli

3 2. Verder beschikken SEPA-producten over een aantal kenmerken die direct zorgen voor een hogere efficiëntie. Enkele voorbeelden hiervan zijn: kortere verwerkingstijden voor betalingen en domiciliëringen betrouwbare en consequente informatie-uitwisseling: gegevens over overschrijvingen en opdrachtgever kunnen met een unieke referentie end-to-end doorgestuurd worden, wat reconciliatie vergemakkelijkt het oorspronkelijke bedrag wordt overgemaakt zonder aftrek van transactiekosten, wat transparantie creëert geautomatiseerde uitvalafhandeling vermindert de noodzaak om handmatig in te grijpen. Risicobeheer Risicobeheer is voor alle bedrijven een belangrijk onderwerp geworden. Door samen met ING SEPA binnen uw organisatie te introduceren, kunt u uw risico s op diverse manieren beter beheren: operationele risico s: versnipperde betalingen en domiciliëringen verspreid over meerdere locaties leiden tot verminderde zichtbaarheid, onsamenhangende processen en technologie die niet optimaal wordt gebruikt. Bancaire systemen moeten op verschillende locaties worden gebruikt, waardoor toezicht op gebruikerstoegang en beveiligingsrechten moeilijker wordt liquiditeitsrisico s: het creëren van een geconsolideerde kaspositie en het effectief beheren van uw liquiditeit vormen een andere uitdaging. Tegenwoordig houden veel bedrijven meerdere euro-bankrekeningen aan. Bedrijven merken vaak dat ze in het ene land een kasoverschot hebben en in het andere land een tekort, waarvoor lokaal kostbare leningen worden afgesloten. Met SEPA kunt u uw kaspositie optimaliseren, uw liquiditeitsrisico verminderen en uw overschotten benutten om uw financieringsbehoefte terug te dringen. Met SEPA kunt u uw euro-bankrekeningen rationaliseren, kosten verminderen, reconciliatie vergemakkelijken, liquiditeit optimaliseren en risico s effectiever identificeren en beheren. In principe zou u met één rekening al uw betalingen in Europa kunnen uitvoeren. Gilbert Labbé President van EDF Electricité de France (EDF) is de grootste onderneming ter wereld op het gebied van kernenergie, met een sterke positie in belangrijke Europese landen. Gilbert Labbé, hoofd global treasury en interne groepsfinanciering van EDF en voorzitter van de Franse SEPA-commissie: In mei 2008 zijn we gestart met het gebruik van de Europese overschrijving voor een groot deel van onze activiteiten, zowel nationaal als internationaal. ING heeft ons bij deze overgang efficiënt begeleid en verwerkt momenteel een aanzienlijk deel van onze transacties, volledig conform SEPA-regels. SEPA en uw financiële waardeketen Juli

4 Achtergrond: Alles over SEPA in heel Europa Wat is SEPA? SEPA staat voor Single Euro Payments Area. Dit gebied bestaat uit de 27 EU-lidstaten plus IJsland, Liechtenstein, Monaco, Noorwegen en Zwitserland. Hoewel een aantal van deze EU-lidstaten één gezamenlijke munteenheid hebben, worden betalingen tussen lidstaten nog steeds behandeld als grensoverschrijdende betalingen. Bovendien kent elk land verschillende soorten betalingen. SEPA is de volgende stap in harmonisatie: het stelt u in staat om op precies dezelfde manier eurobetalingen te doen en te ontvangen, of het nu gaat om betalingen binnen of buiten de nationale landsgrenzen. Wie krijgt te maken met SEPA? Iedereen krijgt te maken met SEPA, of het nu gaat om particulieren of organisaties, binnenlandse of grensoverschrijdende betalingen, aangezien nationale betaalproducten zullen worden vervangen door één set Europese betaalproducten. Hoewel SEPA onvermijdelijk is en gevolgen zal hebben voor iedereen, zullen sommigen meer voordeel behalen dan anderen. Organisaties met een internationaal profiel zullen het meeste voordeel behalen, met name indien zij veel grensoverschrijdende transacties binnen Europa doen. Andere factoren die bepalen in hoeverre u voordeel zult behalen, zijn: het aantal lokale producten dat wordt gebruikt voor betalingen en domiciliëringen en in welke landen het niveau van centralisatie ten aanzien van de afhandeling van betalingen en domiciliëringen het aantal banken en bankrekeningen in euro s de verscheidenheid aan formaten waarmee betaal- en domiciliëringsinformatie wordt uitgewisseld met uw bank de efficiency van het financiële verwerkingsproces (bijv. mate van straight-through-processing) complexiteit van cash management structuren kosten van eurobetalingen, domiciliëringen en cashmanagement. Wanneer dient u de overstap naar SEPA te maken? Belangrijke aanbieders van betaaldiensten zoals ING bieden al SEPA-producten aan. Zo zijn er de Europese overschrijving, Europese domiciliëring en Europese betaalkaarten. Europese overschrijvingen en Europese betaalkaarten zijn sinds januari 2008 beschikbaar en Europese domiciliëringen werden in november 2009 ingevoerd. Diverse factoren kunnen bepalen wanneer u overstapt op SEPAproducten, waaronder uw belangrijkste klanten/leveranciers, hoe concurrenten ermee omgaan en/of systeemleveranciers gereed zijn. Wij raden u ten zeerste aan tijdig naar SEPA over te stappen. Voor een aantal van de benodigde veranderingen heeft u externe hulp nodig, zoals van ERP-leveranciers. Indien u uw planning uitstelt tot de deadline in zicht is, loopt u het risico dat deze niet meer beschikbaar zijn. En het is natuurlijk ook zo dat wanneer u nu overstapt op SEPA, u nu al kunt genieten van alle voordelen voor uw financiële waardeketen: efficiency, betrouwbaarheid, geïntegreerde processen en lagere kosten. Alhoewel de einddatum voor migratie naar SEPA nog niet definitief is vastgesteld, wordt eind 2012 momenteel beschouwd als mogelijk tijdstip. Kenmerken van SEPA -producten Europese overschrijvingen en domiciliëringen hebben de volgende eigenschappen gemeen: het gebruik van IBAN- en BIC-codes een grote mate van voorspelbaarheid door maximale verwerkingstijd de mogelijkheid tot automatisering van initiatie en reconciliatie met straight-through-processing tot gevolg meer transparantie met betrekking tot tarieven, wat leidt tot kostenbesparingen geweigerde en teruggezonden betaalopdrachten worden geautomatiseerd afgehandeld opdrachtgegevens en betalingsidentificatie worden meegestuurd door het volledige betalingsproces, met als gevolg een betere integratie van de financiële waardeketen betalingen op basis van de UNIFI XML (ISO 20022)- standaard, waardoor een grotere mate van automatisering en standaardisatie van gegevens tussen systemen mogelijk wordt gemaakt. Europese overschrijvingen Europese overschrijvingen kunnen sinds 2008 worden gebruikt. Deze bevatten de volgende aanvullende eigenschappen: Verwerking Opdrachtgegevens Kosten Maximale verwerkingstijd 3 bankwerkdagen. (1 dag met ingang van 2012) Maximaal 140 karakters, en maximaal 35 karakters voor identificatie opdrachtgever. Deze gegevens worden teruggemeld aan de opdrachtgever en doorgestuurd naar de begunstigde om consistentie binnen alle systemen te waarborgen Kosten worden gedeeld tussen de opdrachtgevende en begunstigde bank. Ze worden niet van de hoofdsom afgetrokken, hetgeen reconciliatie vergemakkelijkt. SEPA en uw financiële waardeketen Juli

5 Europese domiciliëringen: particulier (standaard) en zakelijk De Europese domiciliëring werd in november 2009 ingevoerd en heeft de volgende aanvullende kenmerken: Toepassing Mandaten Melding vooraf Terugboekingstermijn Verwerking Voor zowel eenmalige als periodieke domiciliëringen in euro Papieren of electronische mandaten zijn vereist, evenals bepaalde standaard datavelden. De schuldeiser is verantwoordelijk voor het beheren en opslaan van mandaten De schuldeiser moet 14 dagen vóór het debiteren van de rekening de debiteur een melding sturen (tenzij anders is overeengekomen). Betreft het periodieke domiciliëringen, dan volstaat het om jaarlijks vooraf melding te maken van alle domiciliëringen voor dat jaar Standaard domiciliëring: Geautoriseerde domiciliëringen 8 weken Niet-geautoriseerde domiciliëringen 13 maanden Zakelijke versie: Geen mogelijkheid tot terugboeking Dezelfde dag, mits de domiciliëring ontvangen is door de debiteurbank op D-2 (standaard domiciliëring) of behalve wanneer het gaat om de eerste van een periodiek domiciliëring en een eenmalig domiciliëring die op D-5 moeten worden ontvangen. Voor zakelijke domiciliëringen is dit D-1. Betaalkaarten Europese betaalkaarten stellen kaarthouders in staat om eurobetalingen te doen en geld op te nemen bij iedere betaal- of geldautomaat in heel Europa. Dit is gebaseerd op EMV, een gestandaardiseerde interface tussen de chip op de kaart en de automaat. Deze EMV-standaard wordt momenteel in heel Europa ingevoerd. EMV is gebaseerd op chipkaarttechnologie en zorgt voor een betere beveiliging. Nationale betaalkaartmerken zoals PIN, Bancontact/Mister Cash en Carte Bleue zullen worden aangevuld of vervangen. Dit houdt bijvoorbeeld in dat als een Spanjaard zijn auto in Brussel wil parkeren, hij hiervoor met zijn betaalpas zal kunnen betalen. Een praktische benadering van SEPA ING heeft de expertise om de kansen die SEPA u biedt optimaal te benutten. Wij kunnen uw onderneming helpen bij de implementatie van SEPA en u ondersteunen bij iedere stap. Wij hebben deskundigen in huis die de gevolgen van SEPA voor uw onderneming op een praktische en systematische manier analyseren. Deze benadering bestaat onder andere uit de volgende stappen: 1. Voorbereiding benoem een projectmanager en reserveer budget ga na of uw IT-systemen SEPA ondersteunen. Door het gebruik van IBAN/BIC, XML enz. zijn er systeemwijzigingen vereist om deze informatie te kunnen ondersteunen. Zo kan een IBAN-code wel 34 karakters lang zijn verzamel IBAN- en BIC-informatie. Deze informatie moet worden opgevraagd bij al uw leveranciers en dient op facturen aan klanten te worden vermeld. Om u hierbij van dienst te zijn, heeft ING een conversiedienst beschikbaar om u in staat te stellen uw database te updaten. 2. Analyse analyseer de mogelijkheden; bepaal hoe uw financiële waardeketen kan worden geoptimaliseerd evalueer uw bankrekeningstructuur en bankrelaties bepaal hoe u, ten aanzien van de Europese domiciliering, om wilt gaan met uw meldingen vooraf en het beheren van de mandaten. ING biedt oplossingen om de migratie van uw mandaten te ondersteunen. 3. Uitvoering bepaal de tijdlijnen stel een plan op kies een deskundige bank uit als partner. Bottom line: 1Profiteer van geharmoniseerde betaaldiensten binnen Europa! SEPA en uw financiële waardeketen Juli

6 Meer informatie Voor meer informatie over SEPA kunt u surfen naar sepa@ing.com PCM ING Bank N.V.