Ad van der Hulst www.adjustintime.nl WACHTEN-OP regel aanmaken in Outlook 2010
NOG NIET GEABONNEERD OP MIJN 1 MINUUT-TIPS? Doe dat dan nu op www.adjustintime.nl en je hebt iedere vrijdag in 1 minuut inspiratie voor het verbeteren van je effectiviteit en efficiency in de week die komt 2014 Hofwerkplaats Adjustintime www.adjustintime.nl Versie 1 Alle rechten op tekst, iconen, illustraties voorbehouden aan Hofwerkplaats Adjustintime. Doorsturen mag. Maar vergeet niet je geadresseerde te verwijzen naar mijn vrijdagse 1 minuut-tip. Zie www.adjustinimte.nl. De schrijver kan geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade voortvloeiend uit het toepassen van de adviezen uit dit handboek. Het eigen gezond verstand zal leidend moeten blijven.
Lees & doe-wijzer In dit ebook beschrijf ik stap voor stap hoe je er voor kunt zorgen dat Outlook van iedere mail waar je antwoord op verwacht of wilt hebben een kopie zet in een speciaal daarvoor ingerichte mapje dat de naam krijgt wachten-op. Dat is handig omdat je daarmee een waterdichte checklist bouwt voor alles wat je aan vragen, opdrachten, bestellingen enz hebt uitstaan (dat gestart is met een email van jou). Je kunt vervolgens 1 keer per week de lijst nalopen en alles wat inmiddels klaar is wegkieperen, alles wat nog geen haast heeft lekker laten staan en op alles wat wel haast krijgt een rappel sturen. We gebruiken een kopie omdat we het email-kabinet verzonden items waterdicht compleet willen houden los van deze map met tijdelijke wachten op mails. En voor wie de methodiek Inbox Zero volgt zoals beschreven in de handleiding die je hier gratis kunt downloaden krijgt de map de naam 2. wachten op ivm slim en muisloos navigeren. Handleiding Inbox Zero Succes Ad van der Hulst
WACHTEN OP
Klus 1: Nieuwe map aanmaken De eerste stap bestaat uit het aanmaken van een speciaal daarvoor bestemd mapje: 2. Wachten Op Dat gaat als volgt selecteer je postvak-in map in het linker navigeer deel van Outlook geef een rechter-muis-klik en kies nieuwe map aanmaken geef de naam van de map op 2. wachten op klik op OK Er staat nu direct onder postvak een map met de naam 2. wachten op. Als er nog mappen onder stonden dan kan het zijn dat je de map niet direct ziet maar wel een driehoekje naast Postvak-In. Klik in dat geval op het driehoekje dan zie je vervolgens de zojuist aangemaakte map wel staan. 5
Klus 2: Regel in outlook aanmaken Een regel is in de termen van Outlook een opdracht aan Outlook. Het programma gaat iets doen als er sprake is van een bepaalde trigger. De mogelijkheden met deze regels zijn oneindig. Er zijn twee soorten regels. I Regels voor email die binnenkomt (die werken als filters) Voorbeelden daarvan zijn: als mijn naam voorkomt in het van cc: zet deze mail in het mapje dat de naam heeft @ cc-mail als in de email het woord unsubscribe voorkomt verplaats de mail naar het mapje @ nieuwsbrieven II Regels voor email die verzonden wordt In dit ebook gebruiken we de laatste categorie. Tijdens het maken van deze regel gebruiken we een specifieke trigger die er zo uitziet: [intialen] Op de plek waar nu intitialen staat, staan straks jouw initialen. We gebruiken deze code om er voor te zorgen dat de kans buitengewoon klein is dat iemand anders waarmee jij samenwerkt ook de code gebruikt en de email theoretisch zou kunnen gaan rondzingen als je toevallig in elkaars email-draden terecht komt. 6
Dus wanneer je Jan Jansen heet is je code [jj] Als je Klaas Jan Huntelaar heet is je code [kjh] Bij mij is dat [ah] Theoretisch kun je uiteraard alles gebruiken. Deze code komt straks aan de orde tijdens het maken van de regel. Vanaf nu maken we stap voor stap de regel aan. We doen dit door steeds een combi te maken van plaatje en tekst zodat je het zo zelf in kunt stellen. AAN DE SLAG 7
Stap 1. Ga naar hoofdmenu START Stap 2. ga daarna op zoek naar Regels en klik daarop. Je komt vervolgens in een submenu. Stap 3. Kies daar voor Regels en waarschuwingen beheren 8
Stap 4. Kies voor Nieuwe regel 9
Stap 5. Kies voor Regel toepassen op berichten die ik verzend Stap6. Klik Volgende 10
Stap 7. Selecteer de optie: met specifieke tekst in de hoofdtekst Je ziet dat de regel in het onderste scherm wordt opgebouwd en aangevuld met de keuzes die je maakt. Er staat nu: Deze regel nadat ik het bericht heb verzonden met specifieke tekst in de hoofdtekst. 11
Stap 8. Klik op het blauw onderstreepte specifieke tekst. Stap 9. Geef in het bovenste vak jouw code op (bij mij [ah] ) en klik op Toevoegen en daarna op OK Je ziet nu in het onderste blok het effect van de keuze.. 12
Nu moeten we Outlook nog vertellen wat we willen dat Outlook doet als hij jouw code ziet. Dat gaat in het volgende scherm. 13
Stap 10. Selecteer de 2e keus: verplaats een kopie van het bericht naar naam map. Je ziet dat de regel in het onderste scherm wordt aangevuld met de keuzes die je maakt. Er staat nu: Deze regel nadat ik het bericht heb verzonden met [initialen] in de hoofdtekst verplaats een kopie van het bericht naar naam map 14
Stap 11. Klik op het blauw onderstreepte naam map. Je komt nu in het onderstaande pop-up scherm. 15
Stap 12. Selecteer de map 2. Wachten Op en klik op Voltooien Je ziet nu de complete regel in het onderste blok. Deze regel nadat ik het bericht heb verzonden met [ah] in de hoofdtekst verplaats een kopie van het bericht naar 2. Wachten Op Stap 13. De regel is na het klikken van Voltooien af 16
Klus 3: Testen Om de regel in werking te zien doen we het volgende. Maak een nieuwe mail aan en stuur die naar een willekeurig persoon. Zet onder je handtekening de [intitialen] code. Dat ziet bij mij vervolgens zo uit: met hartelijke groet, Ad van der Hulst 06 224 559 02 [ah] Klik op opslaan en verzenden. Als de regel werkt zie je nu in de map 2 wachten op een kopie staan van de mail die je zojuist hebt verzonden Als dat niet zo is dan is er ergens onderweg iets verkeerd gegaan en moet je terug naar af om het nog een keer te proberen. 17
Klus 4: De wachten op regel gebruiken De kunst is nu om de eerste weken heel alert te zijn op emails waar je een vraagteken in hebt gezet of waarin je zinnen hebt gezet als Hoor graag van je enz. Dit zijn de mails die verzoeken, vragen of opdrachten aan anderen inhouden waarvan je met deze regel uitstekend kunt bijhouden of je inderdaad een antwoord hebt gekregen. Klus 5: De wachten op map regelmatig reviewen Zonder deze laatste stap is het aanmaken van de regel niet zinnig. Dus neem het bekijken van deze (en trouwens ook alle andere andere serieuze mappen) op in een ijzeren weekreview- routine. BONUSTIP: Je kunt overwegen een aparte handtekening maken waar deze code al instaat. Door een rechtermuisklik te doen op een handtekening kun je vervolgens kiezen tussen de handtekeningen die beschikbaar zijn. 18
TOT BESLUIT Laat het de wereld weten via Twitter/Facebook/LinkedIn als je de Holy Grail van Inbox Zero hebt bereikt (en zet mijn naam erbij zodat ik het ook kan zien). Heb je hulp nodig ondanks deze handleiding dan zijn er drie opties: Optie I: Kijk op www.houdjewerksimpel.nl. Daar hebben Nick Kop en ik een video-cursus Inbox Zero in de aanbieding die je stap voor stap met video s begeleid in de implementatie ervan. Optie II: Ga naar mijn website homepage www.adjustintime.nl. Daar staat mijn boek Minder Managementcorvee, Meer Resultaat in de verkoop. Het hele eerste hoofdstuk gaat over email inclusief Inbox Zero. Optie III: Bel me, mail me en maak een VIP-afspraak met mij. Dan help ik je Inbox Zero en alles wat daar bij komt kijken te implementeren. Groet Ad 06 224 559 02 ad@adjustintime.nl 19