MS-Outlook XP Informatie voor de leraar

MS-Outlook XP Informatie voor de leraar HA-5320-01 Secretariaat-talen Kantoor Guy Willems Werkgroep Integratie Informatica Handel http://www.vsko.be/vvkso/handel 2003 Vlaams Verbond van het Katholiek Secundair Onderwijs Guimardstraat 1, 1040 Brussel

HANDLEIDING december 2003 Alle rechten voorbehouden. Behoudens de uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande en schriftelijke toestemming van het VVKSO.

Inhoud 1 Inleiding...4 1.1 Overzicht leerplandoelstellingen...4 1.1.1 Secretariaat-talen...4 1.1.2 Kantoor...4 1.2 Gebruikte programma s...4 2 Het werkgroeppostkantoor opzetten...5 2.1 De mailserver installeren...5 2.2 Een nieuw werkgroeppostkantoor maken...5 2.3 Het nieuwe werkgroeppostkantoor beheren...6 3 Gebruikersprofielen...8 3.1 Een gebruikersprofiel aanmaken...8 3.2 E-mail toevoegen...9 3.3 Persoonlijke mappen toevoegen...11 3.4 Het gegevensbestand selecteren...12 3.4.1 Het gegevensbestand selecteren bij het aanmaken van het profiel...12 3.4.2 Het gegevensbestand selecteren in MS-Outlook...13 4 Communicatie tussen pc s...14 4.1 Gemeenschappelijk postkantoor...14 4.2 Gebruikersprofielen...15 5 Secretariaatsfuncties - Kantoor...15 5.1 Postkantoor aanmaken...16 5.2 Profielen aanmaken...16 5.3 Persoonlijke mappen toevoegen...17 5.4 Hoofdstuk 8...18 6 Opties en instellingen van MS-Outlook...18 6.1 Aanpassen...18 6.2 Werkbalken...18 6.3 Voorkeuren instellen...19 6.3.1 Agenda-opties...19 6.3.2 Taakopties...20 6.3.3 Opties voor contactpersonen...20 6.3.4 E-mailopties...21 6.3.5 Logboekopties...22 6.3.6 Opties voor notities...22 6.4 E-mail instellen...23 6.4.1 E-mailinstellingen...23 6.4.2 E-mailindeling...24 6.5 Spelling...24 6.6 Beveiliging...25 6.7 Overige opties...25 6.8 AutoArchiveren...26

1 Inleiding 1.1 Overzicht leerplandoelstellingen 1.1.1 Secretariaat-talen Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf MS-Outlook XP HA-5319-01 De volgende doelstellingen uit het leerplan Secretariaat-talen 3 de graad TSO (D/1998/0279/035) komen in de cursus aan bod: - 3.1.2.6 tot 3.1.2.9 (communicatie en netwerken) - 4.1.2.5 (een faxbericht versturen via de computer) - 4.1.3 (communicatie via een netwerk) - 4.1.4 (postbehandeling (gedeeltelijk)) - 4.1.11 (agendabeheer takenbeheer) - 4.2.3 (communicatie via een netwerk) - 4.2.11.1 (agendabeheer en takenbeheer) - 5.1.2.10, 5.1.2.11 (werken in een netwerk) - 5.1.3.20, 5.1.3.23, 5.1.3.24, 5.1.3.25 (faxbericht - met verschillende personen aan een document werken) 1.1.2 Kantoor Secretariaatsfuncties MS-Outlook 2000/XP HA-5318-01 De volgende doelstellingen uit het leerplan Kantoor 3 de graad BSO (D/2002/0279/046) komen in de cursus aan bod: - 4.5.3 tot 4.5.6 (agenda en taken) - 4.5.12 tot 4.5.18 (elektronische post) - 4.5.19 (postbehandeling (gedeeltelijk)) - 4.5.22, 4.5.23 (faxen) 1.2 Gebruikte programma s Het besturingssysteem is Windows XP. Het programma waarmee wordt gewerkt is MS-Outlook XP. De leerling maakt voor geïntegreerde oefeningen eveneens gebruik van MS-Word, MS-Access en MS-Excel. Ook het werken met een versie van Winzip komt ter sprake. In beide cursussen wordt gebruik gemaakt van een intern postkantoor om berichten van de ene gebruiker naar de andere te sturen. Om van deze mogelijkheden gebruik te maken moet er mailserversoftware zijn geïnstalleerd. Deze mailserversoftware is op verschillende manieren beschikbaar. Je kunt b.v. software downloaden van het internet en installeren. Een voorbeeld van gratis mailserversoftware is te vinden op http://www.tglsoft.de/. Andere mailserversoftware vind je op de CD-rom van Windows98 in x:\tools\oldwin95\message met als naam wms.exe. Dit zelfde programma vind je met als naam AanmakenPostkantoor.exe ook op de data CD-rom HA-5304-98 Agendabeheer in de map HA-5318-99.zip. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 4

2 Het werkgroeppostkantoor opzetten HANDLEIDING december 2003 Eerst wordt de installatie en het gebruik van een postkantoor voor de cursus voor Secretariaat-talen uitgelegd. Pak eerst alle gegevens van de datadiskette HA-5319-99 uit in een nieuwe map, b.v. Postkantoor0304. Omdat de leerling in de hoofdstukken 2 tot 10 van de cursus voor Secretariaat-talen alle oefeningen lokaal uitvoert, wordt op iedere pc een postkantoor geïnstalleerd. Ook worden op iedere pc dezelfde profielen aangemaakt. Er is geen communicatie tussen de pc s in het netwerk. In hoofdstuk 11 communiceren vijf gebruikers van één postkantoor met elkaar via het netwerk. Berichten worden uitgewisseld en taken doorgestuurd via een werkgroeppostkantoor dat op één pc per 5 gebruikers in het netwerk is geïnstalleerd. 2.1 De mailserver installeren Installeer wms.exe en start indien nodig de computer opnieuw. In Configuratiescherm vind je een nieuw pictogram. 2.2 Een nieuw werkgroeppostkantoor maken Open in het configuratiescherm van Windows XP de wizard Postkantoor van Microsoft Mail. Het volgende dialoogvenster verschijnt: Selecteer Nieuw werkgroeppostkantoor maken en kies Volgende. Ga via Bladeren naar C:\Postkantoor0304 voor de locatie van het nieuwe postkantoor en kies Volgende. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 5

Accepteer de voorgestelde naam van het postkantoor (c:\postkantoor0304\wgpo0000) en kies Volgende. Het postkantoor heeft een beheerder nodig. Vul de drie eerste gegevens in voor de firma Schrimp en bevestig met OK. Klik nogmaals op OK in het bericht over het delen van mappen. Het delen van mappen is nodig als je het werkgroeppostkantoor toegankelijk wilt maken voor andere leden van het werkgroeppostkantoor. 2.3 Het nieuwe werkgroeppostkantoor beheren Het gecreëerde postkantoor ga je beheren om gebruikers toe te voegen. Voor deze gebruikers kun je nadien profielen aanmaken. Open de wizard opnieuw via het pictogram Postkantoor van Microsoft Mail. Accepteer de optie Bestaand werkgroeppostkantoor beheren en kies Volgende. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 6

Accepteer de voorgestelde locatie van het postkantoor en kies Volgende. Typ als naam van de postbus Schrimp en als wachtwoord schrimp (kleine letters) en kies Volgende. Kies Gebruiker toevoegen en vul de gegevens van Maria Gamba in. Naam Postbus Wachtwoord Gamba Maria GambaMaria (zonder spatie) gambamar (kleine letters) Bevestig met OK. Als je dat wilt, kun je ook op dezelfde manier de gegevens van enkele gebruikers toevoegen. Naam Potvin Johan Postbus PotvinJoha Wachtwoord potvinjo Naam Crabbé Staf Postbus CrabbéStaf Wachtwoord crabbést Sluit het dialoogvenster. Als de mailserver geïnstalleerd is, is het niet echt nodig zelf een postkantoor aan te maken en er gebruikers aan toe te voegen. Je kunt het postkantoor gebruiken van de data-cd. Je vindt het in HA-5308-96.zip. Het wordt automatisch uitgepakt in een map c:\postkantoor0304. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 7

3 Gebruikersprofielen Om gebruikers via één postkantoor met elkaar te laten communiceren moeten berichten worden uitgewisseld en taken doorgestuurd via een werkgroeppostkantoor dat op één PC is geïnstalleerd. In dat postkantoor zijn gebruikers gedefinieerd. Het postkantoor heb je geïnstalleerd. Nu verwijs je in de gebruikersprofielen naar de locatie van het postkantoor. Ook moet je verwijzen naar de persoonlijke mappen van ieder profiel. Als voorbeeld maak je het profiel van Maria Gamba aan. 3.1 Een gebruikersprofiel aanmaken Gebruikersprofielen maak je aan via de keuze Post uit het Configuratiescherm. Het volgende dialoogvenster verschijnt: Kies Profielen weergeven... om de bestaande profielen te zien. Het enige profiel wordt weergegeven. Kies Toevoegen om een nieuw profiel toe te voegen. Vul Gamba Maria in als profielnaam. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 8

3.2 E-mail toevoegen Eerst ga je de e-mailaccount toevoegen. Kies E-mail Een nieuwe e-mailaccount toevoegen Je kunt kiezen uit 5 verschillende mogelijkheden. De mailsoftware die je hebt geïnstalleerd wordt door MS-Windows XP bij de Extra servertypen geplaatst. Kies Extra servertypen Als Extra servertypen kies je Microsoft Mail, de mailsoftware die je hebt geïnstalleerd. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 9

Ga indien nodig via Bladeren naar de juiste locatie van het postkantoor. Op de overige tabbladen hoef je niets te wijzigen. Sluit het dialoogvenster met OK. Vul op het tabblad Aanmelden de naam van de postbus in GambaMaria en het wachtwoord gambamar. Duid ook aan, dat het wachtwoord automatisch moet worden opgegeven. Het nieuwe profiel verschijnt in het overzicht van de beschikbare profielen. Selecteer indien nodig Te openen profiel opgeven om bij het openen van MS-Outlook een profiel te kiezen. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 10

3.3 Persoonlijke mappen toevoegen De gegevens van ieder profiel worden verzameld in persoonlijke mappen. Deze mappen bevinden zich in een bestand met als extensie.pst. Je moet naar het juiste gegevensbestand verwijzen. Selecteer het juiste profiel en open het dialoogvenster E-mailconfiguratie via Eigenschappen. Ga via Gegevensbestanden naar het dialoogvenster Gegevensbestanden van Outlook. De map waar de gegevens standaard in terecht komen zie je hier vermeld bij Bestandsnaam. Je moet de map van Maria Gamba toevoegen via Toevoegen Bevestig met OK. Selecteer in het dialoogvenster Outlook gegevensbestand maken of openen het bestand mailboxgamba.pst in de map C:\Postkantoor0304. Geef de persoonlijke mappen een herkenbare naam, b.v. Mappen Gamba en sluit af met OK. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 11

De bestandslocatie wordt toegevoegd aan de bestaande lijst. De standaardmap blijft echter de bezorgingslocatie van de gegevens. Standaardmap voor bezorging van gegevens Je kunt de standaardmap niet verwijderen. Je kunt de locatie voor de bezorging niet wijzigen. De volgende melding verschijnt: Volgens deze melding moet je het juiste gegevensbestand selecteren in MS-Outlook. 3.4 Het gegevensbestand selecteren 3.4.1 Het gegevensbestand selecteren bij het aanmaken van het profiel Het is niet echt nodig het juiste gegevensbestand te gaan selecteren in MS-Outlook. Je kunt ook bij het aanmaken van het profiel meteen het juiste gegevensbestand selecteren. Sluit het dialoogvenster Maak in het dialoogvenster E-mailconfiguratie Gamba Maria de keuze. Maak in het dialoogvenster E-mailaccounts de keuze Bestaande e-mailaccounts weergeven of wijzigen en klik op Volgende. Klik het keuzelijstje bij Nieuwe e-mail bezorgen op de volgende locatie open. Kies Mappen Gamba. Sluit het dialoogvenster via Voltooien. In de volgende melding staat dat de wijziging wordt toegepast als je MS-Outlook opnieuw start. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 12

Sluit met OK. De verwijzing naar het standaardbestand mag je verwijderen. Maak in het dialoogvenster E-mailconfiguratie Gamba Maria de keuze Gegevensbestanden. Selecteer de regel Persoonlijke mappen en kies Verwijderen. 3.4.2 Het gegevensbestand selecteren in MS-Outlook Mocht je het juiste bestand nog niet geselecteerd hebben, doe het dan in MS-Outlook. Open MS-Outlook met het profiel van Maria Gamba. Ga naar Extra, E-mailaccounts en selecteer Bestaande e-mailaccounts weergeven of wijzigen. Ook nu verschijnt het dialoogvenster E-mailaccounts. Klik het keuzelijstje bij Nieuwe e-mail bezorgen op de volgende locatie open. Kies Mappen Gamba. Sluit het dialoogvenster via Voltooien. In de volgende melding staat dat de wijziging wordt toegepast als je MS-Outlook opnieuw start. Sluit met OK. Start MS-Outlook opnieuw starten om de nieuwe instellingen te hebben. Sluit de waarschuwing die verschijnt bij het opstarten met Ja. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 13

Ook nu moet je het standaardgegevensbestand nog verwijderen en wel als volgt: Maak via Beeld, Mappenlijst de mappenlijst zichtbaar. Open het snelmenu op de map Persoonlijke mappen en kies Persoonlijke mappen sluiten. HANDLEIDING december 2003 Om te controleren of de verwijzing naar de map is verwijderd hoef je MS-Outlook niet te sluiten. Als je nu de eigenschappen van het profiel Maria Gamba gaat controleren zul je merken, dat de standaardlocatie is aangepast, en dat de verwijzing naar de andere map is verwijderd. 4 Communicatie tussen pc s 4.1 Gemeenschappelijk postkantoor In hoofdstuk 11 van de cursus HA-5319-01 voor Secretariaat-talen werken de leerlingen in groepen van 5 en nemen ze elk de rol van een medewerker: Maria Gamba, Johan Potvin, Annemie Baers, Staf Crabbé en Paul Snoeck. Ze voeren de opdrachten uit die bij deze rol horen. In hun profiel wordt verwezen naar het gemeenschappelijk postkantoor. Omdat de mailserversoftware al geïnstalleerd is, volstaat het de gegevensbestanden en het postkantoor uit te pakken. Je kunt het postkantoor gebruiken van de CD. Je vindt het in HA-5308-96.zip met als naam Postkantoorschrimp.exe. Het wordt uitgepakt in een map c:\postkantoorschrimp. Laat het bestand uitpakken in de map c:\postkantoorschrimp op 1 PC per vijf leerlingen. Maak groepjes van vijf PC's en herhaal de werkwijze telkens op 1 PC van de vijf. Door het bovenstaande uit te voeren heb je Postkantoorschrimp gecreëerd met als beheerdersaccountgegevens: Naam: Schrimp - Postbus: Schrimp - Wachtwoord: schrimp met daarin 5 gebruikers met de volgende gegevens: Naam Postbus Wachtwoord Gamba Maria GambaMaria gambamar Potvin Johan PotvinJoha potvinjo Crabbé Staf CrabbéStaf crabbést Baers Annemie BaersAnnem baersann Snoeck Paul SnoeckPaul snoeckpa Om de map Postkantoorschrimp voor andere gebruikers beschikbaar te maken, moet je ze delen. Dat gebeurt in Verkenner. Open in Verkenner het snelmenu van de map c:\postkantoorschrimp en kies Delen en beveiliging om het postkantoor beschikbaar te stellen voor gebruikers op andere PC's. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 14

Duid aan: Van deze map een gedeelde netwerkmap maken Geef een Share-naam: b.v. postkantoor Indien nodig moet je nog gebruikers bepalen die toegang hebben tot de gedeelde map. Je moet de gebruikers Volledige toegang geven. 4.2 Gebruikersprofielen Op iedere PC van de groepen van 5 creëer je een ander profiel. Verwijder best eerst de bestaande profielen via Configuratiescherm, Post en fax. Eerst ga je op de eerste pc het profiel van Gamba Maria aanmaken. Ga op te werk zoals in 3.2 om het profiel te creëren en de e-mailaccount toe te voegen. Voor Microsoft Mail moet je verwijzen naar het postkantoor op de pc waar je het postkantoor hebt geïnstalleerd. Ga via Bladeren en Netwerkomgeving naar het postkantoor dat je met het profiel verbindt. Geef ook het juiste wachtwoord in (zie p. 14). Voor de persoonlijke mappen moet je eveneens verwijzen naar de pc waar het gemeenschappelijke postkantoor zich bevindt. Ga via Bladeren en Netwerkomgeving naar het bestand dat de gegevens voor het profiel bevat. Op de overige vier PC's maak je het profiel aan van Potvin Johan, Crabbé Staf, Baers Annemie en Snoeck Paul. Naam Gamba Maria Potvin Johan Crabbé Staf Baers Annemie Snoeck Paul Persoonlijke mappen x:\postkantoorschrimp\mailboxgamba.pst x:\postkantoorschrimp\mailboxpotvin.pst x:\postkantoorschrimp\mailboxcrabbé.pst x:\postkantoorschrimp\mailboxbaers.pst x:\postkantoorschrimp\mailboxsnoeck.pst Herhaal de bovenstaande werkwijze voor alle groepen van 5 computers. 5 Secretariaatsfuncties - Kantoor Voor de cursus Secretariaatsfuncties HA-5318-01 werk je ook met profielen. In de hoofdstukken 1 tot 7 gebruikt de leerling het profiel van Karen Klein. In hoofdstuk 8 werken de leerlingen in groepen van 5 en nemen ze elk de rol van een medewerker: Karen Klein, Frank Kramers, John Smits, Marion Muizen, Pieter Pauwels. In hun profiel wordt verwezen naar een gemeenschappelijk postkantoor. Het aanmaken van de profielen gebeurt op dezelfde manier zoals beschreven in hoofdstuk 3. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 15

5.1 Postkantoor aanmaken Als er nog geen mailserversoftware is geïnstalleerd, doe je dat met wms.exe of AanmakenPostkantoor.exe. Maak dan op de harde schijf een map met als naam Postkantoor0304-Kantoor. In die map ga je het postkantoor aanmaken. De beheerder van het postkantoor is Jan De Groot. Vul de gegevens als volgt in: Maak binnen het postkantoor 5 gebruikers met de volgende gegevens. Naam Postbus Wachtwoord Karen Klein karenklein karenkle Frank Kramers frankkrame frankkra John Smits johnsmits johnsmit Marion Muizen marionmuiz marionmu Pieter Pauwels pieterpauw pieterpa Dit is het resultaat. Voer het bovenstaande uit op iedere pc. 5.2 Profielen aanmaken Voor de hoofdstukken 1 tot 7 maak je op iedere pc het profiel aan van Karen Klein. Doorloop de stappen zoals hierboven. Start het aanmaken van het gebruikersprofiel via de keuze Post uit het Configuratiescherm. Kies Profielen weergeven... om de bestaande profielen te zien. Bestaande profielen worden weergegeven. Kies Toevoegen om een nieuw profiel toe te voegen. Vul Gamba Maria in als profielnaam. Kies E-mail - Een nieuwe e-mailaccount toevoegen Kies Extra servertypen en dan Microsoft Mail, Ga indien nodig via Bladeren naar de juiste locatie van het postkantoor. Vul het tabblad Aanmelden in: postbus karenklein wachtwoord karenkle VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 16

Duid ook aan, dat het wachtwoord automatisch moet worden opgegeven. Op de overige tabbladen hoef je niets te wijzigen. Sluit het dialoogvenster met OK. Het nieuwe profiel verschijnt in het overzicht van de beschikbare profielen. Selecteer indien nodig Te openen profiel opgeven om bij het openen van MS-Outlook een profiel te kiezen. 5.3 Persoonlijke mappen toevoegen De gegevens van ieder profiel worden verzameld in persoonlijke mappen. Deze mappen bevinden zich in een bestand met als extensie.pst. Je verwijst naar een bestaand gegevensbestand of je maakt een nieuw aan. Selecteer het juiste profiel en open het dialoogvenster E-mailconfiguratie via Eigenschappen. Ga via Gegevensbestanden naar het dialoogvenster Gegevensbestanden van Outlook. De map waar de gegevens standaard in terecht komen zie je hier vermeld bij Bestandsnaam. Je moet de map van Karen Klein toevoegen via Toevoegen Bevestig met OK. Ga in het dialoogvenster Outlook gegevensbestand maken of openen naar de map waarin je het gegevensbestand wilt maken, b.v. C:\Postkantoor0304-Kantoor. Geef het nieuwe gegevensbestand als naam MailboxKaren.pst. Het dialoogvenster Persoonlijke mappen maken verschijnt. Geef de persoonlijke mappen een herkenbare naam, b.v. Mappen Karen Klein en sluit af met OK. De bestandslocatie wordt toegevoegd aan de bestaande lijst. De standaardmap blijft echter de bezorgingslocatie van de gegevens. Sluit het dialoogvenster. Maak in het dialoogvenster E-mailconfiguratie - Karen Klein de keuze. Maak in het dialoogvenster E-mailaccounts de keuze Bestaande e-mailaccounts weergeven of wijzigen en klik op Volgende. Klik het keuzelijstje bij Nieuwe e-mail bezorgen op de volgende locatie open. Kies Mappen Karen Klein. Sluit het dialoogvenster via Voltooien. In de volgende melding staat dat de wijziging wordt toegepast als je MS-Outlook opnieuw start. Sluit met OK. De verwijzing naar het standaardbestand mag je verwijderen. Maak in het dialoogvenster E-mailconfiguratie Karen Klein de keuze Gegevensbestanden. Selecteer de regel Persoonlijke mappen en kies Verwijderen. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 17

5.4 Hoofdstuk 8 In hoofdstuk 8 zijn de leerlingen per 5 verbonden met een gemeenschappelijk postkantoor. Via dat postkantoor versturen ze berichten naar de andere medewerkers. Voor je aan hoofdstuk 8 begint verwijder je best de bestaande profielen. Je kunt het bestaande postkantoor gebruiken. Vergeet niet het de map met het postkantoor te delen om ze voor andere gebruikers beschikbaar te maken. Kies in Verkenner uit de eigenschappen van de map c:\postkantoor0304-kantoor Delen en beveiliging Verwijs telkens naar het postkantoor op de juiste pc via de netwerkomgeving. Maak op iedere pc een ander profiel aan, zoals in 5.2. Verwijs telkens naar de persoonlijke map op de eigen pc, zoals in 5.3. 6 Opties en instellingen van MS-Outlook 6.1 Aanpassen Zoals in alle MS-Office XP programma's schakel je via Extra, Aanpassen, Opties in of je altijd alle onderdelen van een geopend menu wilt zien. Alleen de laatst gebruikte menu-items worden getoond. De andere verschijnen automatisch of na klikken. Hiermee herstel je gewijzigde instellingen 6.2 Werkbalken Standaardwerkbalk In MS-Outlook heeft de Standaardwerkbalk een andere weergave naargelang van je keuze uit de Outlookbalk. Hieronder zie je een afdruk van alle werkbalkweergaven. Outlook vandaag Postvak in Agenda Contactpersonen VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 18

Taken Notities Werkbalk Geavanceerd Maak de werkbalk Geavanceerd best altijd zichtbaar via Beeld, Werkbalken, Geavanceerd. Outlook vandaag Postvak in Agenda Contactpersonen Taken Notities 6.3 Voorkeuren instellen 6.3.1 Agenda-opties Je wijzigt de opties voor de agenda via Extra, Opties, Voorkeuren, Agendaopties. Opties in verband met de werkweek, eerste werkdag en algemene instellingen Weeknummers weergeven mogelijk Standaardantwoord voor vergadertijd: voorlopig, accepteren, weigeren Tijdzone: andere zone tonen Planning voor resources: opties voor het automatisch verwerken van vergaderverzoeken Opties voor beschikbaarheidsinfo over welke periode is informatie voor anderen beschikbaar VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 19

Voorzieningen zijn vergaderzalen, projectoren, materiaal, e.d. Planningen in verband met voorzieningen zijn bruikbaar in combinatie met b.v. Microsoft Exchange Weergaveopties voor de agendagegevens bij het plannen van een vergadering Weergaveopties voor de agendagegevens van de leden van een groep Opties in verband met de informatie die anderen mogen zien bij het uitnodigen op een vergadering. 6.3.2 Taakopties Voor de weergave van de taken kun je via Extra, Opties, Voorkeuren, Taakopties, de kleuren wijzigen. Kleuren instellen voor weergave van taken Bijkomende opties voor taken 6.3.3 Opties voor contactpersonen Je wijzigt de opties voor de weergave van de gegevens van de contactpersonen via Extra, Opties, Voorkeuren, Opties voor contactpersonen VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 20

Opties voor het opslaan van gegevens van nieuwe contactpersonen 6.3.4 E-mailopties Je wijzigt de opties voor e-mail via Extra, Opties, Voorkeuren, E-mailopties Wat er moet gebeuren na een actie? Het oorspronkelijke bericht sluiten wanneer je in een geopend bericht op Beantwoorden of Doorsturen klikt. Een kopie opslaan Meldingstekst op het scherm Niet-verzonden berichten worden in de map Concepten opgeslagen. (Standaard elke drie minuten) Manier waarop oorspronkelijke tekst wordt meegestuurd met een antwoord of bij het doorsturen van een bericht Eventueel een andere map voor opgeslagen items Een kopie van het verzonden bericht opslaan Ingestelde opties bij nieuwe berichten Standaard ingestelde urgentie en gevoeligheid Om geadresseerden te scheiden bij Aan, CC, BCC Een juiste naam wordt onderstreept Vergaderverzoek wordt opgenomen in de agenda Automatisch namen aanvullen Toevoeging aan meegestuurde bestanden VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 21

Stel hier in of je wilt weten op welk tijdstip en op welke datum berichten worden ontvangen en hoe je wilt reageren op verzoeken voor leesbevestigingen. Opties bij Internet e-mail als reactie op de vraag om leesbevestiging 6.3.5 Logboekopties De opties voor het logboek stel je in via Extra, Opties, Voorkeuren, Logboekopties. Welke items moeten automatisch in het logboek worden opgenomen voor welke contactpersonen? Bestanden uit andere Officecomponenten die automatisch worden opgenomen in het logboek 6.3.6 Opties voor notities Opties voor notities stel je in via Extra, Opties, Voorkeuren, Opties voor notities. Deze optie komt in de leerlingencursus niet aan bod. Uitzicht van notitieblaadjes bepalen VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 22

6.4 E-mail instellen 6.4.1 E-mailinstellingen Gegevens over de accounts Opties voor verzenden en ontvangen (zie verder) Informatie over de gegevensbestanden Waarschuwen voor wisselen van inbelverbinding of altijd een bestaande verbinding gebruiken Via stel je in het dialoogvenster Groepen voor verzenden/ontvangen de opties in. De ingestelde accounts neem je op in een groep met een groepsnaam. Je kunt meerdere groepen maken. Post controleren als je on line bent. Automatisch controleren op geregelde tijden. Al of niet automatisch controleren bij afsluiten. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 23

6.4.2 E-mailindeling Keuze HTML, RTF-indeling of tekst zonder opmaak heeft invloed op gebruik van briefpapier en lettertypen. E-mailberichten kunnen opgemaakt worden in MS- Word. Standaard lettertype en briefpapier selecteren Handtekening maken of kiezen om automatisch toe te voegen aan bericht 6.5 Spelling Via Extra, Opties, Spelling kun je opties in verband met spelling aanpassen. Algemene instellingen in verband met spellingcontrole VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 24

6.6 Beveiliging Bijkomende opties voor e-mail in verband met beveiliging stel je in via Extra, Opties, Beveiliging. 6.7 Overige opties Via Extra, Opties, Overige, Algemeen, Geavanceerde opties geef je opties op voor herinneringen, gedelegeerde taken en andere algemene instellingen. Opstartmap instellen Invoegtoepassingen komen van andere programma's (b.v. server) en worden geïntegreerd in MS-Outlook. Via Extra, Opties, Overige, Deelvenster Voorbeeldweergave stel je de opties in voor het uitzicht van het voorbeeldvenster. Het venster Voorbeeldweergave maak je zichtbaar via of via Beeld, Voorbeeldweergave. Een van deze twee opties is om aan te geven dat een bericht is gelezen: na een aantal seconden of automatisch als een ander bericht wordt geselecteerd Spatiebalk gebruiken om door items te bladeren VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 25

6.8 AutoArchiveren In MS-Outlook kun je oude items handmatig naar een opslagbestand verplaatsen via Bestand, Archief. Je kunt ze automatisch laten verplaatsen door AutoArchiveren te gebruiken. Items worden als oud beschouwd als deze de ouderdom bereiken die je zelf hebt opgegeven. Met behulp van AutoArchiveren kun je oude items verwijderen of verplaatsen. MS-Outlook kan alle typen items archiveren, maar het programma vindt alleen bestanden die in een e-mailmap zijn opgeslagen. AutoArchiveren gebeurt in twee stappen: Eerst schakel je AutoArchiveren in via Extra, Opties, Overige, AutoArchiveren. Vervolgens stel je de AutoArchiveringseigenschappen in voor elke map die je wilt archiveren. Je kunt afzonderlijke mappen, groepen mappen of alle Outlook-mappen automatisch archiveren. De procedure wordt automatisch uitgevoerd wanneer je MS- Outlook opent. De AutoArchiveringseigenschappen van elke map worden op datum gecontroleerd en oude items worden naar het archiefbestand verplaatst. Items in de map Verwijderde items worden verwijderd. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel MS-Outlook XP Informatie voor de leraar pagina 26