Basiscursus SharePoint 2013 V1.0 Kim Snellink & Daan Legrand Fontys Hogescholen
SharePoint 2013 Basiscursus: Praktijk Werken met SharePoint Welkom bij de basiscursus voor SharePoint 2013! Voor we beginnen met het praktijkonderdeel van deze cursus is het van belang dat je de theoriecursus al achter de rug hebt. Verder nog drie puntjes: - Werk bij voorkeur op een Windows laptop met Internet Explorer. Wanneer je op een MacBook werkt, gebruik dan Safari. - Het is de bedoeling dat je zelf de stappen kan doorlopen en aan het eind kan aantonen dat je de verschillende onderdelen begrijpt. Schroom niet om hulp te vragen, daar zijn we voor! - Open de webpagina: https://democonnect.fontys.nl/sites/train4fec/basistraining/paginas/defa ult.aspx (in de juiste browser). Deze pagina is speciaal opgezet voor deze cursussen. Hij lijkt grotendeels op jullie eigen portal-omgeving maar zal in sommige kleine onderdelen verschillen. 2
Table of Contents Hoofdstuk 1: My Site... 4 1.1 OneDrive... 5 2.1: Maak een site... 8 2.2: Fontys lay-out... 9 2.3: Rechten toekennen aan sites... 10 2.4: Een site publiceren... 12 Hoofdstuk 3: App Parts... 13 3.1: Taken... 13 3.1.1. Creëren van de app... 13 3.1.2. Vullen met informatie... 14 3.2: Aangepaste lijst... 15 3.2.1: Creëren van de app... 15 3.2.2: Vullen met informatie... 16 3
Hoofdstuk 1: My Site Om je My Site te vinden, klik je rechtsboven op je naam en ga je naar het kopje Over mij (afb. 1.1.). Afb. 1.1: Je My Site vinden. Dan kom je op je persoonlijke pagina met informatie over jezelf. Om informatie aan te passen of toe te voegen, klik je op Uw profiel bewerken (afb. 1.2.). Afb. 1.2: Je My Site informatie wijzigen. Op deze pagina kan je alle gegevens aanpassen of invullen die je wilt delen met je collega s. Voeg bijvoorbeeld een representatieve foto toe, je contactgegevens, informatie over jezelf en over welke vakgebieden je anderen tot hulp wilt zijn (afb. 1.3.). 4
Afb. 1.3: De bewerkpagina van je My Site. 1.1 OneDrive OneDrive voor Bedrijven is je persoonlijke vaste schijf in de cloud waar je je werkbestanden kunt opslaan, delen en synchroniseren. Deze ruimte is 10GB groot. Om bij je OneDrive te komen kies je rechtsboven voor de knop OneDrive. Afb 1.3: Naar je OneDrive. Een map delen met een collega Ik wil nu graag een map delen met een van mijn collega s. Deze map bevat het project Project A. Documenten plaats ik hierin en mijn collega en ik werken samen aan deze documenten. Om dit te doen moet ik een nieuwe map maken. Afb 1.4: Een nieuwe map of document toevoegen. 5
In dit geval kies ik dus voor Nieuwe map. Deze nieuwe map noem ik Project A en sla deze map op (kies: Opslaan). Afb 1.4/1.5: Nieuwe map maken op je OneDrive. Nu heb ik een nieuwe lege map op mijn OneDrive staan. Deze map is echter leeg en is gedeeld met niemand. Dit willen we veranderen, want ik wil graag samen met mijn collega hier aan werken! Laten we het maar meteen oplossen. Hiervoor klik je op de drie puntjes rechts naast Project A. Bij het venster dat op dat moment getoond wordt zie je staan Alleen gedeeld met u. Om dit te veranderen kiezen we de knop Delen. Afb 1.6: Een OneDrive folder delen. Bij Personen uitnodigen vul je de namen in (begin met achternaam om het zoeken te vergemakkelijken) van de persoon/personen die je map mogen inzien. In dit geval nodig ik Daan Legrand uit en kies ik rechts voor de optie Mag worden bewerkt. Hij mag namelijk ook in de documenten werken die ik er op plaats. Ik typ er een uitnodiging bij en stuur het naar hem toe via de button Delen. Eventueel kan je (voor dat je op Delen klikt), bij Opties weergeven aangeven of je de personen een mail wil sturen met de update of niet. 6
Afb 1.7: Een OneDrive folder delen (2). Nu nog even checken of het klopt! Kies weer de drie puntjes rechts naast Project A. Je ziet als het goed is nu de collega s waar je de map mee gedeeld hebt bij het kopje Gedeeld met:. Afb. 1.8: Een OneDrive folder delen (3). 7
Hoofdstuk 2: Een site aanmaken Inmiddels weten jullie wat het verschil tussen een site en een pagina is. Je zal nu een site gaan maken om verschillende opdrachten in te voltooien. Deze site en het onderwerp daarvan mag je zelf bepalen, maar zorg wel dat je hem herkenbaar maakt voor jezelf (dus benoem deze site bijvoorbeeld SharePoint cursus Kim ). 2.1: Maak een site a. Klik op het tandwieltje rechtsboven in je scherm en kies Siteinstellingen. Afb. 2.1.1: Stap 1 van het maken van een site. b. Kies onder het kopje Sitebeheer de optie Sites en werkruimten. Afb 2.1.2.: Stap 2 van het maken van een site. c. Je komt nu op de pagina van Sites en werkruimten. Klik op de knop Maken om een nieuwe site te maken. 8
Afb. 2.1.3.: Stap 3 van het maken van een site. d. Vul de gegevens in van de site die je wil aanmaken. Je hoeft in principe alleen de titel, een eventuele beschrijving en het URLadres in te vullen. Pas verder niks aan. Klik onderaan op Maken als je tevreden bent met de naam die je hebt ingevuld. Afb. 2.1.4.: Stap 4 van het maken van een site: de naam en link bedenken. 2.2: Fontys lay-out a. Nu je de site hebt aangemaakt moet je hem de juiste indeling geven. Fontys heeft speciale lay-outs ontworpen die te alle tijden gebruikt dienen te worden. Om hier te komen, klik rechtsboven op bewerken. Afb. 2.2.1.: Je site de juiste indeling geven. b. Linksboven zie je de tabbladen Bladeren, Pagina en Publiceren. Klik op pagina, pagina-indeling en scroll naar beneden tot je bij Fontys WebPart Page komt. Klik deze optie aan. Hij verandert automatisch naar de juiste indeling! 9
Afb. 2.2.2.: Je site de juiste indeling geven (2). 2.3: Rechten toekennen aan sites De site die we hebben gemaakt valt onder de site Basistraining. De mensen die hier rechten voor hebben, hebben automatisch dezelfde rechten gekregen op de site die je nu hebt gemaakt (in mijn geval Kim s site). Het kan zijn dat je maar een aantal van deze mensen de rechten wil geven voor je zojuist aangemaakte site (of iemand los toevoegen). We zullen nu rechten aanpassen van Kim s site! a. We zullen eerst moeten aangeven dat we alternatieve rechten willen verlenen voor Kim s site (die dus losstaan van de site Basistraining). Hiervoor gaan we naar het tabblad Machtigingen en klikken we op Overname van machtigingen stoppen. Klik op OK als een pop-up opkomt om het te bevestigen. Afb. 2.3.1.: Overname van machtigingen stoppen. b. Nu wil ik graag mijn collega Daan Legrand toegang geven om op Kim s site items toe te voegen, bewerken en verwijderen. Hij moet dus de 10
rechten Bijdragen krijgen! Klik op Machtigingen verlenen om je collega de juiste rechten te geven. Afb. 2.3.2. Machtigingen verlenen. c. Nodig de persoon/personen uit die rechten mogen krijgen voor je site. In dit geval nodig ik dus Daan Legrand uit en leg ik kort uit dat ik hem uitnodig voor Kim s site. Afb. 2.3.3. Machtigingen verlenen (2). d. Wanneer je op Opties weergeven klikt kan je aangeven welke rechten je de persoon/personen wil geven. In dit geval krijgt Daan de rechten Bijdragen. Daarna klik ik op Delen om de uitnodiging te bevestigen en te versturen. Afb. 2.3.4. Machtigingen verlenen (3). e. In het lijstje van mensen waar Kim s site mee gedeeld is zie ik nu Daan staan. Daan heeft de rechten Bijdragen gekregen. Dit klopt! Afb 2.3.4. Machtigingen verlenen (4). f. Het kan zijn dat je een aantal mensen weg wilt halen van de lijst. Deze hebben misschien machtigingen terwijl ze niks op je site te zoeken hebben. Om deze mensen te verwijderen, klik je links naast hun naam 11
op het vierkante blokje om ze aan te vinken. Bij Machtigingen bovenaan je site kies je Gebruikersmachtigingen verwijderen om ze de rechten te ontnemen voor je pagina. Afb 2.3.5. Gebruikersmachtigingen verwijderen. 2.4: Een site publiceren Wanneer je klaar bent met het vullen van je site, of de basis alvast wilt publiceren, klik je op het tabblad Publiceren en daarna op het icoontje Publiceren. Afb 2.5.1: Een site publiceren Wanneer je hier op hebt geklikt, kom je vanzelf bij een bevestigingsscherm. Hier is het aan te raden om bij opmerkingen even aan te geven wat je hebt gedaan. In dit geval heb ik alleen de basis van de website klaargezet. Hier schrijf ik dus op Basissite is aangemaakt!. Wanneer je ingevuld hebt wat de verandering is die je hebt doorgevoerd, klik je op Doorgaan. De website wordt dan gepubliceerd naar de versie die jij hebt gemaakt/aangepast. Afb. 2.5.2: Een site publiceren: opmerkingen plaatsen en bevestigen. Nu is je site gepubliceerd en zichtbaar voor de mensen die de rechten hiervoor hebben! 12
Hoofdstuk 3: App Parts Op de site die je gemaakt hebt kan je een hoop verschillende App Parts neerzetten. We zullen de belangrijkste App Parts in dit hoofdstuk behandelen. Om bij de verschillende opties te komen, klik je op het tandwieltje rechtsboven en kies je de optie Voeg een app toe. Afb. 3.1: Voeg een app toe. 3.1: Taken Wanneer je taken wil toewijzen aan verschillende personen is het handig om deze via de app Taken toebedeelt. 3.1.1. Creëren van de app Wanneer je hebt gekozen voor Voeg een app toe zie je onder andere onderstaande optie (afb. 3.2) verschijnen. Klik op deze app om hem te activeren. Afb 3.2: App Part Taken toevoegen. Kies een herkenbare naam om deze app makelijk terug te vinden. Ik wil graag taken toewijzen aan mensen die gekoppeld zijn aan Project A. Ik noem mijn app Taken dan ook Taken Project A. Wanneer je tevreden bent met de naam klik je op de button Maken. 13
Afb. 3.3: App Part Taken benoemen. De app Taken Project A staat nu tussen de lijst van apps die je hebt gemaakt of standaard zijn toegevoegd. Klik er op om naar de app te gaan. Afb 3.4: App Part Taken is gecreëerd. 3.1.2. Vullen met informatie We zullen een aantal test-taken toevoegen zodat we straks goed kunnen zien hoe hij op de site weergegeven wordt. Om het zo makkelijk mogelijk te maken, zal ik drie taken toevoegen (taak 1, 2 en 3). We klikken hiervoor op de knop Nieuwe Taak. Afb 3.5: Nieuwe taak toevoegen (1). Nu kan je een aantal opties invullen. Probeer zo duidelijk en compleet mogelijk te zijn. Zo weten je projectgenoten precies waar ze aan toe zijn! Ik heb voor het voorbeeld Taak 1 voor Project A aan mijzelf toegewezen. Klik op Meer weergeven om zaken als % voltooid en Beschrijving weer te geven. Wanneer je klaar bent klik je op Opslaan. 14
Afb 3.6. Nieuwe taak toevoegen (2). Zo kunnen we een aantal taken toevoegen. Ik heb nog even snel twee taken toegevoegd zodat we straks goed de verschillen in weergaven zien (hoofdstuk 4). Taak 2 is toegedeeld aan Daan, Taak 3 aan ons beiden. Afb 3.7. Nieuwe taak toevoegen (3). 3.2: Aangepaste lijst Met een aangepaste lijst heb je de mogelijkheid om informatie op de door jouw gewenste manier met je teamleden te delen. Een aangepaste lijst is simpelweg een tabel, die je zo groot of klein kan maken als je wil. 3.2.1: Creëren van de app Klik onder Voeg een app toe de Aangepaste lijst aan om een nieuwe lijst te maken. 15
Afb 3.8. Aangepaste lijst maken. Geef hem dan een logische, duidelijke naam die makkelijk te herkennen en terug te vinden is. Ik noem hem voor het gemak nu Lijst A. Afb. 3.9: Aangepaste lijst een naam geven. Je vindt hem nu terug onder je apps. Klik op je zelfgemaakte App Part om hem te vullen. Afb 3.10: Aangepaste lijst vullen (1). 3.2.2: Vullen met informatie Kies de optie Nieuw item om een nieuwe lijstitem toe te voegen. Afb. 3.10: Aangepaste lijst vullen (2). Ik noem het nieuwe item Project A en voeg hem toe. Zo kun je de lijst vullen. Een andere, makkelijke manier, is om in plaats van te klikken op nieuw item, te klikken op deze lijst bewerken. Zo kan je op een makkelijke manier kolommen en items toevoegen. Laten we een lijst maken met welke projecten we hebben en wie er aanspreekpunt voor is! We voegen nog twee items toe (Project B en Project C) en maken een nieuwe kolom aan met Persoon of groep. Dit doe je door op het plusje te kiezen en de optie te selecteren. Je voegt de personen toe door op het icoontje links naast het invul-veld te klikken. Dan typ je de achternaam van de persoon in en bevestig je de naam. 16
Afb. 3.11: De aangepaste lijst vullen (3). Wanneer je klaar bent met het vullen van de lijst bevestig je deze door op Deze lijst niet meer bewerken te klikken. We hebben nu een gevulde aangepaste lijst. Je kan hem natuurlijk geheel naar jouw voorkeuren aanpassen! Afb. 3.12: De aangepaste lijst is af! 17