INFORMAT WEBAPPLICATIE igebruikersbeheer Beheren van gebruikers, toekennen van gebruikers aan groepen Jan Vermaut Geert Versteele Versie: 23 september 2015
Deel 1: Beheren van... 1 Gebruikers Hier worden alle gebruikers die met het programma zullen werken geregistreerd. In de lijst krijgt u alle gebruikers te zien die door uzelf werden aangemaakt, maar ook alle gebruikers die nog niet aan een toegangsgroep gekoppeld werden. Het is dus heel goed mogelijk dat u gebruikers te zien krijgt die niet tot uw scho(o)l(en) behoren! In de kolom 'Status' ziet u of een gebruiker actief (groen vinkje), niet-actief (rood kruis) of tijdelijk uitgeschakeld (klok) is. De gebruikers kunnen alfabetisch gesorteerd worden door op de kolom 'Gebruikersnaam' te klikken. Om een gebruiker te zoeken klikt u bovenaan de lijst op "Zoek gebruiker(s)". U komt in onderstaand scherm terecht: Tik een gedeelte van gebruikersnaam of alias in en klik op het vergrootglas. U krijgt dan enkel de gebruikers te zien die aan de zoekterm voldoen. Voor iedere gebruiker moet u volgende zaken ingeven in de fiche: Aanmeldingsnaam: in de vorm van een e-mailadres;
Alias: meestal in de vorm van voornaam en naam; kan ook meer algemeen zijn (bvb. beheerder, directie,...); Persoon: dit veld moet ingevuld worden bij gebruikers die met leerlingenbegeleiding werken. Klikt u op deze knop, dan krijgt u een lijst van alle mogelijke personen. Komt een bepaald personeelslid niet voor in deze lijst, dan werd deze ofwel nog niet als personeelslid (via applicatie ipersoneel) of als contactpersoon (via applicatie ibasis/ileerlingen, menu Extra ) toegevoegd, ofwel is hij/zij reeds gekoppeld aan een andere gebruikersaccount. LET OP: als er geen persoon aan een gebruikersaccount gekoppeld werd, zal u die gebruiker niet terugvinden bij het instellen van de rechten onder menu Leerlingenbegeleiding (zie verder). Status: standaard staat dit op Actief (gebruiker kan aanmelden). Indien iemand (tijdelijk) de school verlaat kan dit op Niet-actief gezet worden (gebruiker kan niet aanmelden). Wanneer een gebruiker x aantal maal geprobeerd heeft aan te melden met een foutief wachtwoord, dan wordt de account tijdelijk uitgeschakeld (zie ook Beheren van... Instellingen ). In dat geval moet die persoon u contacteren om zijn/haar account terug te activeren. Contact. Tel.nr.: het telefoonnummer waarop de gebruiker gecontacteerd kan worden. Aanmelding van... tot...: indien iemand slechts gedurende een bepaalde periode van de dag toegang mag hebben tot het programma vult u hier begin- en eindtijdstip in. Indien u niets invult heeft de gebruiker 24u/24u toegang. Sessieverloop: hier kunt u aanduiden na hoeveel tijd een sessie verloopt (als er binnen die tijdspanne geen activiteit is geweest zal de gebruiker opnieuw moeten inloggen als hij na verloop van tijd opnieuw wil verder werken). Standaard staat dit op 20 minuten. Wanneer u een nieuwe gebruiker toevoegt, wordt standaard aangevinkt dat hij/zij het wachtwoord moet wijzigen bij de eerstvolgende aanmelding. Superuser Begeleiding: indien aangevinkt kan de gebruiker alle begeleidingsteksten waar hij rechten op heeft wijzigen, ook al heeft hij/zij die niet zelf aangemaakt en is bij het begeleidingstype waaraan dat item gekoppeld is het veld Iedereen wijzigen niet aangevinkt. Enkel GON-leerlingen: indien aangevinkt kan de gebruiker enkel de GON-leerlingen raadplegen. Onderaan krijgt u een overzicht van alle programma s met daarbij de corresponderende programmaen toegangsgroep waar de gebruiker aan toegekend werd (zie verder). Bij het opslaan van de gegevens van een nieuwe gebruiker krijgt u nog volgend scherm: Hier vult u een voorlopig wachtwoord in. Dit is minstens 6 karakters lang en bevat steeds 2 cijfers. Zoals hierboven reeds gezegd zal de gebruiker bij de eerste aanmelding zelf het wachtwoord moeten wijzigen. Ook daarna kan hij/zij het wachtwoord nog aanpassen in de applicatie zelf (onder menu Extra ).
2 Toegangsgroep Een toegangsgroep regelt de rechten van een groep gebruikers op de verschillende scholen en vestigingen. Het komt er op aan uw toegangsgroepen zo te definiëren dat iedere gebruiker toegang krijgt tot de scho(o)l(en) waar hij/zij werkzaam is. Is een gebruiker bvb. actief in 2 scholen, dan moet u een toegangsgroep creëren met lees- en/of schrijfrechten op deze 2 scholen. Merk op dat toegangsgroepen schooljaargebonden zijn (cf. tabblad Rechten )! Indien uw school met meerdere applicaties werkt, moet u eerst de applicatie selecteren waarop u rechten wil instellen: 2.1 Algemeen Naam groep: kies een duidelijke naam die de lading zo goed mogelijk dekt! Opmerkingen: hier kunt u de toegangsgroep nader omschrijven. Beheerd door: hier ziet u de naam van de beheerder (uw eigen naam dus). Dit veld is voor Informat bedoeld. Actief: standaard is dit veld aangevinkt wanneer u een toegangsgroep toevoegt. In de lijst met toegangsgroepen wordt dit aangeduid d.m.v. een groen vinkje in de kolom Status. Hebt u een bepaalde toegangsgroep niet langer nodig maar wilt u deze toch niet verwijderen, dan kunt u dit veld afvinken. In de lijst met toegangsgroepen wordt dit aangeduid d.m.v. een rood kruis in de kolom Status.
2.2 Gebruikers Hier worden de gebruikers aan een toegangsgroep gekoppeld. In de linkerkolom krijgt u de gebruikers te zien die nog niet aan een toegangsgroep gekoppeld zijn. Het is immers zo dat een gebruiker slechts tot één toegangsgroep kan behoren! Zoals reeds gezegd komt het er dus op aan uw toegangsgroepen juist te definiëren. U kunt kiezen om de gebruikers te zien onder hun aanmeldingsnaam (e-mailadres) of hun eigen naam (alias). Om een gebruiker toe te voegen aan een toegangsgroep selecteert u deze met de linkermuistoets en met de bovenste pijl breng je die over naar de rechterkolom. Via de control- of de shiftstoets kunt u meerdere gebruikers in één keer aan een toegangsgroep toevoegen.
2.3 Rechten Hier worden alle scholen en vestigingen waar u als beheerder rechten op hebt in tabelvorm weergegeven. Standaard worden aan een nieuwe groep geen rechten toegekend. U hebt de mogelijkheid om volgende rechten toe te kennen Geen toegang: de vestiging van de school is niet zichtbaar voor de gebruikers van de groep. Alleen-lezen: de gegevens van de vestiging van de school zijn enkel raadpleegbaar en kunnen niet gewijzigd worden; afdrukken is wel mogelijk. Schrijven: de gebruikers kunnen gegevens toevoegen/wijzigen in de vestiging van de school. Vergeet niet de wijzigingen te bewaren door op OK te klikken! De rechten worden per schooljaar toegekend. Standaard hebben gebruikers geen rechten op vorige schooljaren. Dit moet dus door u worden ingesteld. Indien een toegangsgroep grotendeels dezelfde rechten heeft als een andere toegangsgroep kunt u de functie Overerven van gebruiken. U selecteert gewoon de toegangsgroep waarvan u wilt overerven en klikt op de bliksemschicht. Daarna wijzigt u de rechten bij die vestigingen die niet identiek zijn met de rechten van de overgeërfde groep.
3 Programmagroep Een programmagroep regelt de rechten van een groep gebruikers op de verschillende menukeuzes. Als een bepaalde gebruiker (andere) rechten moet krijgen op een menu-item dan de overige gebruikers, moet er dus een nieuwe programmagroep gecreëerd worden. Indien uw school met meerdere applicaties werkt, moet u eerst de applicatie selecteren waarop u rechten wil instellen: 3.1 Algemeen Naam groep: kies een duidelijke naam die de lading zo goed mogelijk dekt! Opmerkingen: hier kunt u de programmagroep nader omschrijven. Beheerd door: hier ziet u de naam van de beheerder (uw eigen naam dus). Dit veld is voor Informat bedoeld. Actief: standaard is dit veld aangevinkt wanneer u een programmagroep toevoegt. In de lijst met programmagroepen wordt dit aangeduid d.m.v. een groen vinkje in de kolom Status. Hebt u een bepaalde programmagroep niet langer nodig maar wilt u deze toch niet verwijderen, dan kunt u dit veld afvinken. In de lijst met programmagroepen wordt dit aangeduid d.m.v. een rood kruis in de kolom Status. Standaardrechten bij nieuw menu-item: hier kunt u definiëren welk recht de gebruikers van deze groep standaard toegekend moeten krijgen wanneer er door Informat een nieuw menuitem toegevoegd wordt aan de applicatie (zodat u hiervoor niet zelf hoeft in te loggen om dit manueel aan te passen). Bij type 1 is het duidelijk wat er moet gekozen worden. Type 2 zet u op Ja voor gebruikers met schrijf- of leesrechten op nieuwe menu-items en op Nee voor gebruikers die geen toegang mogen krijgen op nieuwe menu-items.
3.2 Gebruikers Hier worden de gebruikers aan een programmagroep gekoppeld. In de linkerkolom krijgt u de gebruikers te zien die nog niet aan een programmagroep gekoppeld zijn. Het is immers zo dat een gebruiker slechts tot één programmagroep kan behoren! Het komt er dus op aan uw programmagroep juist te definiëren. U kunt kiezen om de gebruikers te zien onder hun aanmeldingsnaam (e-mailadres) of hun eigen naam (alias). Om een gebruiker toe te voegen aan een programmagroep selecteert u deze met de linkermuistoets en met de bovenste pijl breng je die over naar de rechterkolom. Via de control- of de shiftstoets kunt u meerdere gebruikers ineens aan een programmagroep toevoegen.
3.3 Rechten Iedere menukeuze van het pakket wordt hier in een boomstructuur getoond. Voor ieder item kunnen de rechten ingesteld worden: Alleen-lezen: het onderdeel van het programma is raadpleegbaar, maar er kan niks gewijzigd worden. Afdrukken is wel mogelijk. Geen toegang: het onderdeel is niet toegankelijk via het programma. Schrijven: de gegevens van dit onderdeel kunnen gewijzigd worden. Vergeet niet de wijzigingen te bewaren door op Opslaan te klikken! Door rechten te geven op Klasbegeleidingsitems toevoegen (Leerlingen Consulteren Extra) zal de gebruiker een begeleidingsitem voor een volledige klas ineens kunnen toevoegen via de leerlingenfiche. Dit kan ook vanuit menu Organisatie Klas - tabblad Begeleiding, maar langs deze menukeuze kan dit item ook losgekoppeld zodat het per leerling individueel gewijzigd kan worden. Indien een programmagroep grotendeels dezelfde rechten heeft als een andere programmagroep kunt u de functie Overerven van gebruiken. U selecteert gewoon de programmagroep waarvan u wilt overerven en klikt op de bliksemschicht. Daarna wijzigt u de menu-items waarbij de rechten niet overeenkomen met die van de overgeërfde groep. Via het printericoontje kunt u een lijst afprinten met de ingestelde rechten van de geselecteerde programmagroep. Uiteindelijk recht van een eindgebruiker Een gebruiker moet altijd in twee groepen zitten: een programmagroep en een toegangsgroep. Het uiteindelijke recht van een gebruiker wordt bepaald door het principe het meest beperkende recht heeft voorrang. Een voorbeeld: een gebruiker die schrijfrechten heeft voor de aanwezigheden (= programmagroep), maar geen rechten op een bepaalde vestiging (= toegangsgroep) zal de aanwezigheden van deze vestiging niet kunnen raadplegen.
4 Instellingen Hier geeft u een aantal parameters op die van belang zijn bij het aanmelden door een gebruiker. Het aantal pogingen is het aantal keren dat een gebruiker met een foutieve gebruikersnaam of paswoord mag inloggen alvorens zijn/haar account uitgeschakeld wordt. Bij niet-actief geeft u op hoelang de gebruikersaccount inactief blijft na x aantal keren verkeerd inloggen. De geldigheidstermijn heeft betrekking op het paswoord. Na het verstrijken van deze termijn moet een nieuw paswoord worden gekozen. Zeven dagen vóór het verstrijken wordt de gebruiker hiervan op de hoogte gebracht en krijgt hij/zij de kans om het paswoord te wijzigen. 5 Initialiseren nieuw schooljaar Langs deze menukeuze wordt een nieuw schooljaar aangemaakt en worden een aantal schoolspecifieke gegevens gekopieerd van het huidige naar het nieuwe schooljaar. Doe dit niet te vroeg, maar wacht hier mee tot kort vóór de inschrijvingen voor het nieuwe schooljaar beginnen. Selecteer schooljaar, applicatie en school en klik op het groene vinkje om het nieuwe schooljaar aan te maken.
Deel 2: Leerlingenbegeleiding Voor de leerlingenbegeleiding (zowel vanuit afzonderlijke applicatie ibegeleiding als vanuit de leerlingenadministratie, menu Leerlingen Consulteren ) worden de rechten nog eens afzonderlijk bijgehouden. Zie ook Handleiding ibegeleiding. 1 Begeleidingstypes Onder begeleidingstypes verstaan we de categorieën waarin de begeleidingsitems ingedeeld kunnen worden. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen hoofd- en subbegeleidingstypes. De hoofdtypes worden aangeduid met een rood bolletje en de subtypes met een blauwe pijl. Is een bepaald type niet langer van toepassing, dan vinkt u het veld Actief af. Mag het begeleidingstype op het rapport worden afgedrukt, dan vinkt u dit veld aan. Wanneer het veld Iedereen wijzigen wordt aangevinkt, zal iedere gebruiker met rechten op dit begeleidingstype wijzigingen kunnen aanbrengen aan het oorspronkelijk ingevoerde item (normaliter is dit niet mogelijk, maar kan enkel een reactie ingegeven worden op een item dat door een andere gebruiker is toegevoegd). Dit kan bvb. het geval zijn bij gegevens die in tabelvorm worden ingebracht.
2 Gebruikersniveaus Het gebruikersniveau dient om bij het toevoegen van een begeleidingsitem te bepalen welke gebruikers dit item te zien mogen krijgen. Het gebruikersniveau is klasgebonden (cf. klasbegeleidingsgroepen); een bepaalde gebruiker kan voor verschillende klassen dus tot een ander gebruikersniveau behoren (bvb. vakleerkracht in de ene klas en klastitularis in de andere klas). Een gebruikersniveau is school- en schooljaargebonden. Een nieuw gebruikersniveau is standaard enkel voor de geselecteerde school van toepassing. Heeft het toch betrekking op de ganse scholengemeenschap, dan moet het veld Enkel voor de geselecteerde school afgevinkt worden. Dergelijk niveau wordt aangeduid met een *.
3 Begeleidingsgroepen Een begeleidingsgroep regelt de rechten van een groep gebruikers op de leerlingendossiers. Indien uw school met meerdere applicaties werkt, moet u eerst de applicatie selecteren waarop u rechten wil instellen: 3.1 Algemeen Naam groep: kies een duidelijke naam die de lading zo goed mogelijk dekt! Opmerkingen: hier kunt u de begeleidingsgroep nader omschrijven. Actief: standaard is dit veld aangevinkt wanneer u een begeleidingsgroep toevoegt. In de lijst met begeleidingsgroepen wordt dit aangeduid d.m.v. een groen vinkje in de kolom Status. Hebt u een bepaalde begeleidingsgroep niet langer nodig maar wilt u deze toch niet verwijderen, dan kunt u dit veld afvinken. In de lijst met begeleidingsgroepen wordt dit aangeduid d.m.v. een rood kruis in de kolom Status.
3.2 Gebruikers Hier worden de gebruikers aan een begeleidingsgroep gekoppeld. In de linkerkolom krijgt u de gebruikers te zien die nog niet aan een begeleidingsgroep gekoppeld zijn. Het is immers zo dat een gebruiker slechts tot één begeleidingsgroep kan behoren! Het komt er dus op aan uw begeleidingsgroep juist te definiëren. Komt een gebruiker niet voor in de lijst, dan is die ofwel reeds gekoppeld aan een andere begeleidingsgroep, ofwel is het veld Persoon niet ingevuld bij deze gebruiker (zie Beheren van Gebruikers ). U kunt kiezen om de gebruikers te zien onder hun aanmeldingsnaam (e-mailadres) of hun eigen naam (alias). Om een gebruiker toe te voegen aan een begeleidingsgroep selecteert u deze met de L-muistoets en met de bovenste pijl breng je die over naar de rechterkolom. Via de control- of de shiftstoets kunt u meerdere gebruikers ineens aan een begeleidingsgroep toevoegen.
3.3 Begeleidingsrechten Hier krijgt u de begeleidingstypes in tabelvorm te zien. Indien uw gegevens uit Informat 2.6 geconverteerd werden gaat het om 6 types: CLB overleg, Dynamisch, Familiaal, Medisch, Oudercontact en Psychologisch. Indien uw gegevens niet geconverteerd werden en/of u wenst nog bijkomende types, dan moet u die eerst definiëren (zie hoger). U hebt de mogelijkheid om volgende rechten toe te kennen: Geen toegang: het begeleidingstype is niet zichtbaar voor de gebruikers van de groep. Alleen-lezen: het begeleidingstype is enkel raadpleegbaar en de gegevens ervan kunnen niet gewijzigd worden; afdrukken is wel mogelijk. Schrijven: de gebruikers kunnen gegevens van het begeleidingstype toevoegen/wijzigen. Vergeet niet de wijzigingen te bewaren door op OK te klikken! Indien een begeleidingsgroep grotendeels dezelfde rechten heeft als een andere begeleidingsgroep kunt u de functie Overerven van gebruiken. U selecteert gewoon de begeleidingsgroep waarvan u wilt overerven en klikt op de bliksemschicht. Daarna wijzigt u de rechten bij die begeleidingstypes die niet identiek zijn met de rechten van de overgeërfde groep.
4 Klasbegeleidingsgroepen Hier wordt bepaald op welke klas(sen) een gebruiker rechten heeft. Om deze rechten toe te kennen kunt u op drie manieren te werk gaan. 4.1 Toekennen via klas Links selecteert u schooljaar, school en vestiging. U krijgt dan een lijst met klassen. Selecteert u een klas, dan krijgt u rechts een lijst met alle mogelijke gebruikers. Komt een bepaalde gebruiker niet voor, dan is het veld Persoon niet ingevuld bij deze account (zie Beheren van Gebruikers ) en/of werd de account nog niet aan deze school/vestiging gekoppeld via de toegangsgroepen. Per gebruiker kunt u bepalen of hij/zij lees-, schrijf- of geen rechten mag hebben op deze klas en kan het gebruikersniveau aangeduid worden (zie hoger).
4.2 Toekennen via gebruiker Links selecteert u schooljaar, school en vestiging. U krijgt dan een lijst met gebruikers. Komt een bepaalde gebruiker niet voor in de lijst, dan is het veld Persoon niet ingevuld bij deze account en/of werd de account nog niet aan deze school/vestiging gekoppeld via de toegangsgroepen. Selecteert u een gebruiker, dan krijgt u rechts een lijst met alle mogelijke klassen. Per klas kunt u bepalen of de gebruiker lees-, schrijf- of geen rechten mag hebben en kan het gebruikersniveau aangeduid worden (zie hoger). Moet de gebruiker dezelfde rechten krijgen op alle klassen, dan stipt u bovenaan aan of hij/zij lees- of schrijfrechten krijgt, selecteert u het gebruikersniveau en klikt u op de bliksemschicht. Deze selectie wordt dan bij alle klassen doorgevoerd. Vergeet niet op Opslaan te klikken! 4.3 Overerven vanuit irapporten Scholen die met irapporten werken kunnen langs deze menukeuze voor gebruikers die als vakleerkracht aan (een) bepaalde klas(sen) gekoppeld zijn automatisch de rechten op deze klas(sen) overnemen. Selecteer school en vestiging. U kunt zelf gebruikersniveau en soort rechten bepalen.
Deel 3: Afdrukken 1 Lijst gebruikers Hier kunt u per toegangs- of programmagroep een lijst afdrukken met de gebruikers. Stip aan of u de gebruikers van de toegangs- of programmagroepen wil afprinten. Selecteer één of meerdere applicaties. Bepaal tenslotte de sortering: in volgorde van gebruikersnaam of per toegangsgroep.
INHOUDSOPGAVE Deel 1: Beheren van...... 2 1 Gebruikers... 2 2 Toegangsgroep... 4 2.1 Algemeen... 4 2.2 Gebruikers... 5 2.3 Rechten... 6 3 Programmagroep... 7 3.1 Algemeen... 7 3.2 Gebruikers... 8 3.3 Rechten... 9 4 Instellingen... 10 5 Schooljaren... 10 5.1 Initialiseren schooljaar (scholengemeenschap)... Error! Bookmark not defined. 5.2 Initialiseren schooljaar (school)... Error! Bookmark not defined. 5.3 Verwijderen schooljaar... Error! Bookmark not defined. Deel 2: Leerlingenbegeleiding... 11 1 Begeleidingstypes... 11 2 Gebruikersniveaus... 12 3 Begeleidingsgroepen... 13 3.1 Algemeen... 13 3.2 Gebruikers... 14 3.3 Begeleidingsrechten... 15 4 Klasbegeleidingsgroepen... 16 4.1 Toekennen via klas... 16 4.2 Toekennen via gebruiker... 17 4.3 Overerven vanuit irapporten... 17 Deel 3: Afdrukken... 18 1 Lijst gebruikers... 18