voor de clubs

Transcriptie

1 voor de clubs Jo Vandendriessche V2 (wijzigingen ten op zichtte van V1 zijn aangebracht in het rood) Inhoud: 1. De inlog pagina De ledenlijst Navigeren Sorteren Filteren Actief/passief/ex Acties De lid gegevens De clubgegevens...10

2 1. De inlog pagina De nieuwe VYFLink website is niet bedoeld voor het grote publiek. Enkel de club beheerders en de VYF beheerders hebben toegang. De startpagina van de website is daarom tevens de enige publieke pagina van de website. Je dient hier direct in te loggen om de rest van de website te kunnen raadplegen. Een gebruikersnaam en wachtwoord kun je aanvragen via het VYF secretariaat.

3 2. De ledenlijst 2.1. Navigeren Over het algemeen navigeer je van het ene naar het andere scherm (of voer je acties uit) door gebruik te maken van de blauwe knoppen bovenaan elk scherm. Wanneer de lijst gesorteerd wordt op de naam is er, direct boven de lijst, een alfabetische navigatie bar beschikbaar. Klik op de desbetreffende letter om direct naar het eerste lid te springen die begint met deze letter. Via de 2 drijvende (= altijd zichtbaar) pijltjes knoppen rechts kun je direct naar de bovenkant of naar de onderkant van de pagina springen zonder dat je moet scrollen. Klik, in de lijst, op de naam van een lid om naar zijn steekkaart te gaan Sorteren Klik, in de ledenlijst, op de desbetreffende kolom titel om de lijst te sorteren op deze kolom Filteren Via de filter link in het ledenlijst scherm ga je naar het onderstaande filterscherm.

4 Hier selecteer je een van de filters, vul je de gegevens aan en klik je op de filter knop. Met de onderste vrije filter kun je zelf een complexe filter samenstellen aan de hand van logische EN en OF functies. In de ledenlijst zelf kun je ook nog manueel leden selecteren of niet via de afvinkvakjes voor elk lid. Via de blauwe knoppen bovenaan het scherm zul je dan de desbetreffende acties (zie verder) enkel toepassen op de geselecteerde leden Actief/passief/ex Een lid kan de status actief, passief of ex hebben. Dit vul je in, in het status veld. Aan de 3 statussen geven we de volgende betekenis: 1. Actieve leden Dit zijn de leden die effectief lid zijn. Met andere woorden hebben hun lidgeld betaald. 2. Passieve leden Dit zijn de leden die vorig jaar lid waren, maar die voor dit jaar hun lidgeld voorlopig nog niet hebben betaald.

5 3. Ex leden Dit zijn de leden die geen lid meer zijn en het ook niet meer zullen worden. Deze leden worden volgens hun status in de desbetreffende lijst afgebeeld. Kies de te tonen lijst door de keuze bolletjes te bedienen rechtsboven in het ledenlijst scherm. Eén lid kan dus maar tot één van die 3 lijsten behoren en je kunt dus zelf leden verplaatsen, van de ene lijst naar de andere, door hun status veld te wijzigen. De VYF afsluiting van het boekjaar : Jaarlijks (januari) zullen de beheerders van het VYF het boekjaar afsluiten. Dit wil zeggen dat automatisch voor ALLE clubs: Alle actieve leden op passief zullen gezet worden. Alle nog passieve leden op ex zullen gezet worden. Met andere woorden, wanneer de club inlogt na deze afsluiting zal de lijst actief leeg zijn. Het is nu de bedoeling dat de club de leden één voor één terug zet van passief naar actief naarmate de betalingen binnenkomen in de loop van de volgende maanden. Bij het begin van het boekjaar is de (actieve) leden telling dus gelijk aan 0. Naarmate de leden terug betalen en naarmate er nieuwe leden inschrijven groeit het (actieve) aantal terug aan. Wanneer je weet dat bepaalde leden geen lid meer zullen worden, kun je het best zelf reeds hun status van passief naar ex veranderen. Bij de ex-leden blijven ze voor altijd staan. Tenzij je ze definitief zou verwijderen. Zie hieronder. Het definitief verwijderen van leden: Je kunt enkel maar leden definitief verwijderen uit de database via de lijst EX. Enkel maar hier is er een knop leden definitief verwijderen beschikbaar Acties Een lid toevoegen: Klik op de desbetreffende blauwe knop, in het ledenlijst scherm, om een nieuwe lege steekkaart op te roepen. Vul hier de lidgegevens in en druk op de knop bewaren. Downloaden als Excel bestand: Met de desbetreffend blauwe knop, in het ledenlijst scherm, download je de ledenlijst in Excel formaat. Dit volgens de ingestelde sortering en filtering. Afdrukken via PDF formaat: Met de desbetreffend blauwe knop, in het ledenlijst scherm, kun je lidgegevens afdrukken via een op de website vast ingesteld PDF formaat:

6 en individueel of in groep: Door op het adres van een lid te klikken in de lijst, open je automatisch een lege in bijvoorbeeld Outlook of Outlook Express. Wanneer je op de blauwe knop sturen klikt zal er een lege klaargezet worden met alle adressen erin van alle afgevinkte gefilterde leden. Opgepast dit heeft zijn beperkingen! Stuur geen naar 1000 leden in 1 keer. Want zo n zal onderweg zeker ergens geblokkeerd worden als spam mail. Hou ergens rekening met maximum een 70-tal s in 1 keer. Maak PASSIEF: Met deze knop kun je de status van alle afgevinkte leden in één keer aanpassen van ACTIEF naar PASSIEF. Wanneer je in de lijst PASSIEF staat, heb je een knop met de omgekeerde werking ter beschikking.

7 Import: Via dit scherm kun je zelf het gekende VYF Excel document uploaden naar de website. Daar zal deze automatisch geïmporteerd worden in de globale VYF database. Dit Excel document dien je wel als tekstbestand op te slaan (via Excel menu Opslaan als ) alvorens het naar de website te versturen. De naam van dit tekstbestand dient te zijn: ledenxxxx.xls. Vervang de XXXX door het aansluitingsnummer van de club. Dit aansluitingsnummer kan je vinden op de webpagina clubgegevens. Meer info over het exacte formaat die uw Excel bestand dient te hebben vindt je in het bestand ledenxxxx.xls die je kunt downloaden vanaf de import webpagina (zie ook in figuur hierboven). Je kunt zelfs zo n Excel bestand downloaden met jouw clubgegevens reeds direct ingevuld. De club dient wel een uniek club lidnummer (=clubnummer) toe te kennen aan al zijn leden. Het is dit clubnummer die zal gebruikt worden door de VYFLink software om, bij de volgende imports, de link te leggen tussen de leden in het importbestand van de club en de overeenkomstige clubleden in de globale VYF database. Bij de clubs die in hun VYF Excel bestand, van eind 2007, geen clubnummer hadden ingevuld of daar niet unieke nummers hadden ingevuld, heeft de website software zelf een nummer toegewezen aan elk lid. Eenmaal je een clubnummer hebt toegewezen aan een lid dan dient dit clubnummer altijd hetzelfde te blijven voor dit lid. Lidnummers van ex-leden mogen onder geen beding opnieuw gebruikt worden! Want in de globale VYF database worden de exleden voor altijd bijgehouden in de lijst EX. Dus achteraf nooit clubnummers veranderen van leden die je reeds exporteerde naar de VYFLINK database! En nooit clubnummers, van ex-leden, hergebruiken!

8 Dit omdat: Clubnummers, uit het importbestand, die niet voorkomen in de VYF database worden beschouwd als nieuwe leden. De websoftware zal deze leden toevoegen aan de VYF database met status ACTIEF. Clubnummers, uit het import bestand, die wel voorkomen in de VYF database maar met status PASSIEF of EX zullen automatisch ACTIEF gemaakt worden. Clubnummers die wel in de VYF database voorkomen met status ACTIEF, maar niet meer in het importbestand voorkomen, zullen PASSIEF gemaakt worden. 3. De lid gegevens In deze steekaart zie je alle gegevens van het desbetreffende lid. Het veld historiek is niet aanpasbaar. Dit wordt automatisch ingevuld wanneer je de status van een lid veranderd van passief (of ex) naar actief. Op sommige veldnamen (in het blauw) kun je klikken om vlug een filter in te stellen op het desbetreffende veld. Klik, in het voorbeeld hierboven, bijvoorbeeld op geslacht om een filter in te stellen op alle mannelijke leden. De 5 variabele velden kan je zelf gebruiken naar keuze. Je kunt de naam wijzigen door op.. te klikken voor de veldnaam. En je kunt er zelfs een keuzevak (= dropdownbox) van maken door na de naam ook de verschillende keuzes op te geven:

9 Samenstelling gezinnen: De gezinnen worden automatisch samengesteld door de personen van soort FAMILIAAL HOOFDLID en GEZINSLID en woonachtig op hetzelfde adres tezamen te nemen. Bovenaan, het scherm, zie je de namen van alle leden van het gezin. Klik op hun namen om direct naar dit gezinslid te gaan. Het familiaal hoofdlid staat aangeduid in het vet. Bij het familiaal hoofdlid is er ook nog een knop hoofdlid kopiëren als gezinslid aanwezig. Klik hierop om de adres gegevens (en enkele andere gegevens) te kopiëren naar een nieuwe steekkaart. Vul de gegevens bij en bewaar dit nieuwe gezinslid. Wanneer je het adres van een van de gezinsleden wijzigt zal dit ook automatisch bij alle andere gezinsleden gewijzigd worden.

10 4. De clubgegevens Klik in het ledenlijst scherm op de blauwe knop clubgegevens om naar het bovenstaande scherm te gaan. Vul hier alle algemene clubgegevens in. Enkel de sporttakken die je hier invult zullen bij de leden te kiezen zijn. Via de knop voeg bestuurslid toe kan je de bestuursleden toevoegen. Ze verschijnen onderaan in een lijst. Hier dien je nog hun functie toe te kennen. En kun je één lid aanduiden voor de briefwisseling.