De weg naar nog meer interactief beleid Juni 2007 1
Gemeente Venray Postbus 500 5800 AM Venray Samengesteld door Remco Hoogstraten Roel Reijnders Juni 2007 2
Inhoud Inleiding 4 1 Burgerparticipatie in Venray 5 1.1 Wat verstaan we onder burgerparticipatie? 5 1.2 Waarom wil Venray burgers betrekken bij beleid? 5 1.3 Wanneer betrekt Venray burgers bij beleid? 6 1.4 Op welk niveau kunnen burgers participeren? 6 1.5 In welke fasen van de beleidscyclus? 7 2 De stappen naar meer burgerparticipatie 9 2.1 Burgerparticipatie zinvol? Doen! 9 2.2 Plan van aanpak 11 2.3 Bepalen van geschikte participatie-instrumenten 12 2.3.1 Welke instrumenten heeft de gemeente Venray? 12 2.3.2 Meer instrumenten? 14 3 Tot slot: participatie is mensenwerk 16 3.1 Integreer burgerparticipatie in bestuurlijke/ambtelijke proces 16 3.2 Organisatie faciliteert burgerparticipatie 17 3.3 Interne promotiecampagne 18 4 Financiële en personele gevolgen 19 4.1 Financiële gevolgen 19 4.2 Personele / organisatorische gevolgen 21 3
Inleiding Burgers worden door de overheid steeds meer vanaf het begin betrokken bij de vorming en uitvoering van beleid. Maatschappelijke initiatieven van individuele burgers en het zelforganiserend vermogen van de samenleving worden zoveel mogelijk aangemoedigd. Ook in Venray betrekken we steeds vaker burgers bij de vorming en uitvoering van beleid. Denk aan de totstandkoming van de strategische visie en het ontwikkelingsperspectief, of aan projecten als De Gouden Leeuw en het MFC. Om burgers op een gestructureerde en effectieve wijze te blijven betrekken bij beleid hebben we in dit kader onder andere de gemeentebrede overlegtafel en een interactieve website ontwikkeld en worden steeds meer onderwerpen gebiedsgericht opgepakt. We doen het dus al heel behoorlijk in Venray als het gaat om het betrekken van burgers bij vorming en uitvoering van beleid en we hebben al veel stappen gezet. Nu is het zaak om hierop door te ontwikkelen en burgerparticipatie daadwerkelijk in te bedden in de manier van werken van de gemeente Venray. Dat vindt ook het huidige college van burgemeester en wethouders. In het collegeprogramma 2006-2010 is burgerparticipatie dan ook een van de speerpunten. Doel van deze notitie Maar waarom willen we dit eigenlijk allemaal? Burgerparticipatie is immers geen doel op zich. Deze notitie geeft enerzijds antwoord op de vraag waarom en wanneer we burgers betrekken bij beleid en anderzijds op de vraag hoe we ervoor kunnen zorgen dat we vaker burgers betrekken bij beleid als dit zinvol is. De notitie behandelt alleen participatie op onderwerpen waarvoor het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk is, zoals de uitvoering van raadsbesluiten of de voorbereiding van nieuw beleid. Noot: in deze notitie verstaan we onder burgers ook bedrijven, instellingen en verenigingen. 4
1 Burgerparticipatie in Venray De gemeente Venray wil burgers meer betrekken bij de vorming en uitvoering van beleid waar dat zinvol is. In het collegeprogramma 2006-2010 De burger centraal geeft het college aan dat zij de communicatie met de burger wil verbeteren. Niet alleen van binnen naar buiten, maar ook met name van buiten naar binnen. Maar waarom willen we burgers eigenlijk bij beleid betrekken? Wanneer is het zinvol? Wat zijn de grenzen van de invloed van burgers? En in welke fasen van het beleidsproces worden burgers betrokken? Dit hoofdstuk geeft voor de gemeente Venray onder andere antwoord op deze vragen. 1.1 Wat verstaan we onder burgerparticipatie? Voordat we verder ingaan op burgerparticipatie is het belangrijk om te beschrijven wat we in Venray verstaan onder burgerparticipatie. Hiervoor hanteren we de volgende definitie 1 : Burgerparticipatie is een proces waarbij gemeente, betrokken burgers en eventueel externe deskundigen via een open houding naar elkaar en een vooraf afgesproken aanpak samen vorm en inhoud geven aan (delen van) plannen of beleid. Het proces is gericht op het benutten van elkaars deskundigheid en het verhogen van draagvlak voor te nemen beslissingen. Burgerparticipatie en interactieve beleidsvorming worden bij de gemeente Venray vaak door elkaar genoemd. Interactieve beleidsvorming heeft echter alleen betrekking op de ontwikkeling van beleid terwijl burgerparticipatie zich op de gehele beleidscyclus richt, dus ook op de uitvoering en evaluatie. Interactieve beleidsvorming is dus een onderdeel van burgerparticipatie. Betekent burgerparticipatie ook dat de gemeente Venray participeert bij initiatieven van burgers? In de praktijk is het heel goed voor te stellen dat de gemeente participeert bij initiatieven van burgers. Denk bijvoorbeeld aan de gebiedsvisies waar wijken en dorpen zelf initiatieven in verwerken. Of aan het burgerinitiatief als raadsinstrument. In deze notitie spreken we echter alleen over de gemeente Venray als initiatiefnemer. 1.2 Waarom wil Venray burgers betrekken bij beleid? Burgerparticipatie kan nooit een doel op zich zijn. Het is daarom belangrijk vooraf de doelstellingen te bepalen van een participatieproces. Waarom zouden we überhaupt tijd en geld investeren in allerlei participatietrajecten? De algemene doelen voor de gemeente Venray zijn tweeledig: betere kwaliteit van en meer draagvlak voor beleid en beleidsuitvoering. Betere kwaliteit van beleid en uitvoering Als we bij de vorming of uitvoering van beleid als team samenwerken met burgers kunnen we een hogere kwaliteit realiseren. Hierbij gaan we niet alleen uit van het principe meerdere mensen weten meer dan één. Men mag er ook vanuit gaan dat de inwoners van Venray dé 5
ervaringsdeskundigen zijn als het gaat om hun eigen leefomgeving. Zij weten immers wat er speelt en wat ze zelf belangrijk vinden. Daarnaast kunnen burgers die met beleidsmakers of uitvoerders meedenken bekende oplossingsrichtingen doorbreken en met verassende suggesties komen. Soms geven ze een andere kijk op beleidsproblemen en oplossingen en bieden zo nieuwe perspectieven. Meer draagvlak vergroot legitimiteit én effectiviteit Het draagvlak voor beleid en beleidsuitvoering is over het algemeen groter als de burger hierbij betrokken is, het proces van dichtbij heeft meegemaakt en weet dat er aandacht is geschonken aan zijn mening en de mening van zijn medeburgers. Meedoen leidt hierbij tot acceptatie en acceptatie leidt tot draagvlak. Dit vergroot de legitimiteit én de effectiviteit van beleid en beleidsuitvoering. 1.3 Wanneer betrekt Venray burgers bij beleid? In sommige gevallen is participatie verplicht. Het gaat in deze notitie echter om beleidsonderwerpen of processen waarbij participatie niet verplicht is, maar wel een bijdrage kan leveren aan de hierboven genoemde doelstellingen. Niet álle beleidsonderwerpen of processen lenen zich voor burgerparticipatie. Om dit te bepalen kan een aantal vragen gesteld worden. 1. Is er voldoende beleidsruimte zodat het eindresultaat van het participatieproces een voor de burger merkbaar effect oplevert? 2. Is de verwachting dat inzet van burgerparticipatie een positief effect heeft op kwaliteit en/of draagvlak van beleid? 3. Is er een raakvlak met de belevingswereld en interesse van de burger? 4. Is de materie van het onderwerp begrijpelijk (te maken) voor de burgers? 5. Kunnen de verwachtingen die bij aanvang van het proces worden gewekt wel worden waargemaakt? In principe zou op zoveel mogelijk vragen positief geantwoord moeten worden. Des te meer vragen met nee beantwoord worden des te minder leent zich het onderwerp voor burgerparticipatie. 1.4 Op welk niveau kunnen burgers participeren? De gemeente Venray betrekt burgers op verschillende niveaus. Ieder niveau kent andere rollen en andere verantwoordelijkheden. Bij de gemeente Venray maken we gebruik van een participatieladder welke is vastgesteld door de gemeenteraad op 5 april 2005. De participatieladder is een bruikbaar model om te bepalen welke verantwoordelijkheid burgers krijgen en welke invloed ze in dat geval kunnen uitoefenen. Hoe hoger op de ladder hoe meer invloed de burger krijgt en hoe belangrijker het is om de keuze af te stemmen met het college 6
en/of de gemeenteraad. Bij meebeslissen vindt immers, in zekere zin, een uitbreiding plaats van het ambtelijk apparaat met burgers als ervaringsdeskundigen. De mate van participatie is onderwerpafhankelijk en zal dus per onderwerp, waarbij burgerparticipatie zinvol is, bepaald worden. Het bijbehorende niveau van participatie kan variëren van een bijdrage van burgers aan het vormen van opinie over een onderwerp tot meebeslissen over beleid. Venray kiest er vooralsnog voor om het hoogste niveau op de ladder zelfbestuur niet toe te passen. 1.5 In welke fasen van de beleidscyclus? Venray past burgerparticipatie binnen alle fasen van de beleidscyclus toe: Agendavorming Formulering van het probleem Beleidsvorming Beleidsuitvoering Beleidsevaluatie Agendavorming In deze fase is het belangrijk te weten of de publieksagenda samenvalt met de politieke en ambtelijke agenda. Burgerparticipatie dient hierbij vooral het doel van de verhoging van de legitimiteit van beleid. Formulering van het probleem Inzicht in de manieren waarop burgers bepaalde maatschappelijke verschijnselen als probleem zien en welke rol ze daarbij de overheid toedichten zijn cruciaal voor de legitimiteit en de effectiviteit van beleid. Als je het eens bent over het probleem, dan word je het makkelijker eens over de oplossing daarvan. Beleidsvorming In deze fase kunnen burgers samen met deskundige ambtenaren meedenken over beleid. Natuurlijk vergt het meepraten over beleid vaak kennis die de meeste burgers niet hebben. Daarom wordt bij het ontwerpen van een proces voor participatie vaak voorzien van een fase waarin deelnemers informatie krijgen over het probleem. Tijdens bijeenkomsten kunnen experts de burgers vaak voorzien van technische informatie en advies. Beleidsuitvoering Bij de uitvoering en handhaving van beleid kunnen burgers als ervaringsdeskundige een belangrijke rol spelen. Zij zijn namelijk zelf de bewoners, ouder, werknemer, kleine zelfstandige, reiziger of recreant. Op veel beleidsterreinen voelen zij daarom aan den lijve hoe het beleid een uitwerking heeft op hun dagelijkse leven. 7
Beleidsevaluatie In hoeverre vonden burgers het terecht dat er op dit punt beleidsmaatregelen zijn genomen? Welke regels waren onhelder of overbodig? Heeft de voorlichting goed gewerkt? Goed gekozen groepen burgers kunnen juist op dit soort vragen een voor de beleidsevaluatie onmisbaar antwoord geven. Dit antwoord kan zorgen voor een wijziging van de beleidsagenda. 8
2 De stappen naar meer burgerparticipatie De gemeente Venray betrekt haar burgers nu al heel vaak bij het ontwikkelen of uitvoeren van beleid. Het huidige college heeft zich als doel gesteld om hierop door te ontwikkelen. Hiermee bedoelt zij dat de gemeente Venray nog vaker burgerparticipatie moet inzetten in al die gevallen waar dit een bijdrage kan leveren aan betere kwaliteit van beleid of meer draagvlak voor beleid. Het 'vergroten' van burgerparticipatie in Venray betekent dat we met name meer moeten inzetten op trede drie tot en met vijf van de participatieladder, te weten: raadplegen (trede 3), adviseren (trede 4) en meebeslissen (trede 5). Momenteel worden vaak de eerste twee tredes (informeren, reageren) ingezet als we burgers willen betrekken bij beleid. Omdat participatie een bepaalde mate van invloed van de burger zelf suggereert, wekt deze 'lagere' vorm van participatie juist vaak de verkeerde verwachtingen. Maar hoe kan de gemeente Venray ervoor zorgen dat we burgers vaker betrekken? Dit hoofdstuk beschrijft de twee stappen naar een participatietraject. Het doel hiervan is om (beleids)ambtenaren op weg te helpen naar participatietrajecten. Vaak is onbekendheid met de mogelijkheden én de voordelen van burgerparticipatie een belangrijke reden van het niet toepassen ervan. De twee stappen naar een participatietraject zijn: bepalen of burgerparticipatie bij desbetreffende onderwerp/thema zinvol is opstellen plan van aanpak 2.1 Burgerparticipatie zinvol? Doen! Burgerparticipatie is niet iets dat je zo maar even doet. Of je het nu groot of klein aanpakt, het vergt een goede voorbereiding en coördinatie van het hele proces. Daarom is het belangrijk van tevoren goed na te gaan of burgerparticipatie wel zinvol is bij het desbetreffende onderwerp of thema. Hierbij geldt in Venray wel de stelregel: is burgerparticipatie zinvol? Doen! In het vorige hoofdstuk stond al een aantal vragen geformuleerd om te bepalen of een onderwerp of thema geschikt is voor burgerparticipatie. In figuur 2.1 vind je deze vragen in een stroomdiagram. Als bij de toepassing van het stroomdiagram blijkt dat meer afwegingen mogelijk zijn bij de vaststelling of burgerparticipatie zinvol is, dan kan dit aan het stroomschema worden toegevoegd. 9
Figuur 2.1: stroomdiagram wenselijkheid burgerparticipatie Onderwerp of thema is niet geschikt voor burgerparticipatie. Onderwerp of thema is niet geschikt voor burgerparticipatie. Onderwerp of thema is niet geschikt voor burgerparticipatie. Onderzoek de mogelijkheden voor meer capaciteit en budget. Nee Nee Nee Nee START Kunnen de verwachtingen die bij aanvang van het proces worden gewekt wel worden waargemaakt? (is er voldoende beleidsruimte?) Zal het eindresultaat van het participatieproces een voor de burger merkbaar effect opleveren? Ja Is de materie van het onderwerp begrijpelijk (te maken) voor de burgers? Is er voldoende tijd, capaciteit en budget om het proces op een adequate manier in te vullen? Ja Burgerparticipatie is zinvol. Doen! Ja Ja Ja Ja Is de verwachting dat inzet van burgerparticipatie een positief effect heeft op kwaliteit en/of draagvlak van beleid? Ja Is er een raakvlak met de belevingswereld en interesse van de burger? Is het participatieproces binnen een acceptabele tijdsspanne af te ronden? Ja Is het onderwerp zodanig dat vooraf rekening gehouden moet worden met veelvuldige bezwaren en klachten van burgers? Nee Nee Nee Nee Onderwerp of thema is niet geschikt voor burgerparticipatie. Onderwerp of thema is niet geschikt voor burgerparticipatie. Onderwerp of thema is niet geschikt voor burgerparticipatie. Onderzoek de mogelijkheden om het participatietraject in te korten. 10 LET OP: dit stroomdiagram is slechts een hulpmiddel. Het kan goed voorkomen dat je niet alle vragen met ja beantwoordt, maar burgerparticipatie toch zinvol of wenselijk blijkt te zijn. De vragen die met nee beantwoord zijn vereisen in dit geval wel enige aandacht.
2.2 Plan van aanpak Als het stroomdiagram is doorlopen en burgerparticipatie blijkt wenselijk, dan wordt een plan van aanpak opgesteld dat wordt voorgelegd aan het college. In dit plan van aanpak staat globaal beschreven wie er participeert, op welk niveau en met welk doel en welke instrumenten. Daarnaast bevat het plan van aanpak ook een afbakening van het onderwerp en eventueel een opsomming van kansen en bedreigingen. Figuur 2.2: Onderdelen plan van aanpak burgerparticipatie Plan van aanpak burgerparticipatie 1. Exacte onderwerp van gesprek (afbakening) Waar ga je het met de participanten over hebben en vooral ook waar niet over? Hoe ga je dat aan hen duidelijk maken? Is deze afbakening realistisch? Hoe ga je om met een stroom aan vragen en opmerkingen over onderwerpen waar je het niet over wil hebben? 2. Doelgroepen Wie zijn de doelgroepen die je wilt betrekken? Waarom deze? 3. Doelstelling(en) van de interactie Welke doelen streef je na? Voorbeelden van doelstellingen kunnen onder meer zijn: Verkrijgen van gedeelde kennis/verrijking kennis Ideeën/oplossingen genereren Bevorderen samenwerking tussen partijen/samenwerking nieuw leven in blazen Versterken wederzijds begrip Realisatie compromissen en consensus Versterken sociale cohesie/groepsgevoel Versterken verantwoordelijkheid nemen en zelfredzaamheid om bij te dragen aan publieke zaken Verleiden tot actieve deelname Beter inzicht volksvertegenwoordiging en bestuur op wat er in de samenleving speelt Omgaan met emoties/weerstand Draagvlak voor beleids(onderdelen) Draagvlak voor proces (mensen voelen zich serieus genomen ongeacht besluit) Ervaringswisseling Versterken beeld van gemeente als nabij burger en organisaties 4. Mate van invloed Welke invloed hebben de doelgroepen op het plan of het beleid? De mate van invloed is te omschrijven als raadplegen (trede 3), adviseren (trede 4) en meebeslissen (trede 5) (trede 1 en 2 laten we hierbij buiten beschouwing). Hoe hoger je gaat op de participatieladder, hoe sterker het college haar verantwoordelijkheid verschuift naar dat van de burger zelf. Maak dit ook inzichtelijk naar het college. 5. Kansen en bedreigingen van de interactie Wat maakt dat dit een succesvol interactief project kan worden? En wat bedreigt juist het succes? Wat moet/kun je doen om de bedreigingen tot een minimum terug te brengen? 6. Keuze instrumenten/methoden De laatste stap in het plan van aanpak is de keuze van instrumenten en/of methoden voor participatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de interactieve website, de gemeentebrede overlegtafel of een discussieavond.
2.3 Bepalen van geschikte participatie-instrumenten De laatste stap van het plan van aanpak is het bepalen van geschikte participatie-instrumenten of methoden. De keuze van de instrumenten is naast het doel dat wordt nagestreefd vooral afhankelijk van twee elementen: 1. het schaalniveau van het onderwerp (gemeentebreed of gebiedsgericht) * 2. Het niveau van participatie op de participatieladder * Het individuele niveau laten we hier buiten beschouwing omdat dit meer de persoonlijke dienstverlening betreft. 2.3.1 Welke instrumenten heeft de gemeente Venray? De gemeente Venray heeft de afgelopen jaren flink geïnvesteerd in geschikte instrumenten en methoden voor burgerparticipatie, zoals het gebiedsgericht werken, de gemeentebrede overlegtafel en de interactieve website. In deze paragraaf benoemen we de instrumenten en methoden die de gemeente Venray op dit moment al ontwikkeld heeft en/of die in de praktijk zijn toegepast. Dit doen we door de instrumenten te benoemen voor gemeentebrede en gebiedsgerichte onderwerpen. Hierbij delen we de instrumenten in op het niveau op de participatieladder. Vergelijk het bijvoorbeeld met de scharenbak van een chirurg, waarbij men kan kiezen uit verschillende scharen. Ieder bedoeld voor een andere toepassing. Tot slot geeft deze paragraaf ook een voorstel voor de ontwikkeling van eventuele nieuwe instrumenten die een waardevolle bijdrage kunnen leveren op de reeds ontwikkelde instrumenten. N.b. Deze paragraaf benoemt slechts de instrumenten/methoden die Venray al in de praktijk heeft toegepast of heeft ontwikkeld. Dit is slechts een hulpmiddel om een keuze te maken voor geschikte instrumenten. Uiteraard zijn ook andere instrumenten denkbaar. Trede 6 van de participatieladder (zelfbestuur) laten we hierbij buiten beschouwing omdat deze in Venray niet voorkomt. 12
Gemeentebreed bestaande instrumenten volstaat? aanvullende middelen Trede 1 Informeren Gemeentepagina kabelkrant Interactieve website e-nieuwsbrief + / - + n.v.t. Trede 2 Reageren Kwaliteitsmonitor Interactieve website + n.v.t. Trede 3 Raadpleging Gemeentebrede overlegtafel Interactieve website Inspraak* (incidentele) klankbordgroepen Enquêtes Openbare discussiebijeenkomsten +/- Digipanel Trede 4 Adviseren Gemeentebrede overlegtafel Wijkplatforms Dorpsradenoverleg (DRO) Wijkradenoverleg (WRO) Jongerenadviseurs van de wethouder +/- Digipanel Collegebezoek Trede 5 Meebeslissen Incidentele initiatieven (bv. wensgeld) +/- Meer incidentele initiatieven o.h.g.v. beleidsuitvoering * Indien gekozen wordt voor inspraak als participatie-instrument geldt de inspraakverordening van de gemeente Venray. Gebiedsgericht bestaande instrumenten volstaat? aanvullende middelen Trede 1 Informeren Gemeentepagina Interactieve website (e-)nieuwsbrieven Dorpen- en wijkenwebsite Dorps- en wijkbladen Gebiedspanels Dorps- en wijkraden + / - + n.v.t. Trede 2 Reageren Informatieavonden Discussieavonden Klankbordgroepen Enquêtes Interactieve website Gebiedspanels Dorps- en wijkraden + n.v.t. Trede 3 Raadpleging Gebiedspanels Virtueel kantoor gebiedsgericht werken Interactieve website Dorps- en wijkraden Wijkplatforms Inspraak (incidentele) klankbordgroepen Enquêtes Discussiebijeenkomsten +/- Digipanel Trede 4 Adviseren Gebiedspanels Virtueel kantoor gebiedsgericht werken Dorps- en wijkraden Wijkplatforms +/- Digipanel Collegebezoek Trede 5 Meebeslissen Incidentele initiatieven (groenbeheerplan) +/- Meer incidentele initiatieven o.h.g.v. beleidsuitvoering 13
2.3.2 Meer instrumenten? De gemeente Venray heeft over het algemeen voldoende instrumenten en methoden om de meest voorkomende participatietrajecten vorm en inhoud te geven. Met name door de ontwikkeling van de gemeentebrede overlegtafel en het gebiedsgericht werken worden veel gebieden afgedekt. Deze methoden bieden een grote mate van flexibiliteit. Zo wordt bijvoorbeeld de vorm van een gemeentebrede overlegtafel aangepast aan het thema en het doel dat wordt nagestreefd. Gebiedsgericht werken heeft met haar gebiedspanels, IBOR, diverse werkgroepen en samenwerkingsverbanden met dorps- en wijkraden een vergaande structuur waarbij de meeste participatietrajecten kunnen worden opgevangen. Toch zijn er twee instrumenten die een aanvulling zouden kunnen bieden op de bestaande instrumenten: Een digipanel (digitaal burgerpanel) College op bezoek Digipanel Onder een digipanel wordt een (tweejaarlijks) roulerende groep burgers verstaan, die representatief zijn voor de Venrayse bevolking. Middels het gebruik van e-mail en internet kunnen aan de leden van het digipanel vragen voorgelegd worden over tal van onderwerpen. De resultaten van het digipanel dienen als input voor beleid(suitvoering). De resultaten hebben de status van een advies. Argumenten Het digipanel biedt een aantal voordelen t.o.v. andere initiatieven participatie-instrumenten: Het is een snel en flexibel instrument waarmee relatief voordelig antwoord gekregen kan worden op actuele vragen. Het verkrijgen van de mening van een dwarsdoorsnede van de Venrayse bevolking en niet alleen van hen die direct betrokken zijn of snel van zich doen horen. Met een digipanel bereik je juist mensen die normaal niet bij overlegtafels aanwezig zijn. Bij andere initiatieven zijn vaak dezelfde mensen betrokken. Naast interactieve beleidsvorming/burgerparticipatie kun je het digipanel ook inzetten voor opiniepeiling, 0-metingen en onderzoek. Evaluatie bij gemeenten die reeds een digipanel kennen, leert dat de leden enthousiast zijn. Als belangrijkste voordelen zien zij: het kunnen laten horen van hun mening, hun betrokkenheid bij de stad tonen en bijdragen aan een betere besluitvorming. Het sluit goed aan bij de wens te streven naar een klantgerichte organisatie. Digipanel is goed te combineren met andere instrumenten. Je kunt dit instrument eenvoudig als service aanbieden aan de raad. 14
Uitvoering De ontwikkeling en het beheer van een digipanel kan het beste worden uitbesteed. Dit vergt naast capaciteit namelijk ook bepaalde deskundigheid en techniek. Onderwerpen kunnen worden aangedragen door gemeenteraad, gemeentebestuur of beleidsafdeling. Investeren in de binding met het panel is van groot belang (beloning, regelmaat bij inzet van panel, adequate terugkoppeling van uitkomsten en vervolgstappen). College op bezoek Doorontwikkelen en meedoen is de titel van het collegeprogramma 2006-2010. Dit betekent niet alleen dat het college wil dat burgers meedoen, maar ook dat het college wil meedoen met goede initiatieven van burgers. Een concrete uitwerking hiervan is dat het college van B en W zich actief laat informeren door burgers die goede ideeën of initiatieven hebben. Hierbij bezoekt het college zelf deze mensen, al dan niet met een inhoudelijk beleidsambtenaar. Argumenten biedt meer mogelijkheden om initiatieven uit de samenleving te pluggen bij het college (gemeente als participant) Sluit aan bij behoefte van het college om meer informatie te krijgen over wat er speelt in de samenleving om zo goed afgewogen besluiten te kunnen nemen. Sluit aan bij college doelstelling om buiten naar binnen te halen Uitvoering Dit initiatief wordt ingepast in het programma op de dinsdagen waarbij het college nu alleen nog bedrijven bezoekt. Burgers kunnen ideeën of initiatieven schriftelijk indienen. Het college beoordeelt dan welke zij interessant vinden om zich meer over te laten informeren. 15
3 Tot slot: participatie is mensenwerk Burgerparticipatie gaat uiteindelijk om de mensen die het doen. Een open houding leren mensen niet van papier. Venray moet dus werken aan het 'levend' houden van de papieren methodiek en deze concernbreed integreren, faciliteren en stimuleren. In dit hoofdstuk staan hiervoor enkele aanbevelingen. 3.1 Integreer burgerparticipatie in bestuurlijke/ambtelijke proces Maak burgerparticipatie voor zover van toepassing onderdeel van het gehele bestuurlijke en ambtelijke werkproces. Maak van een participatieproces geen parallel proces, of als iets extra's bovenop wat 'normaal' al gebeurt. Burgerparticipatie als paragraaf in B en W nota Om burgerparticipatie in te bedden in de bestuurlijke en ambtelijke werkprocessen dient het onderwerp burgerparticipatie als een aparte paragraaf te worden opgenomen in de B en W nota's. Het voorstel is om hierdoor de paragraaf Inspraak te laten vervallen aangezien dit één van de instrumenten is binnen burgerparticipatie. De desbetreffende ambtenaar heeft op basis van het stroomdiagram (zie figuur 2.1) bepaald of burgerparticipatie zinvol is. In de paragraaf burgerparticipatie kan dus staan: 1. Burgerparticipatie is zinvol: als bijlage bij de B en W nota wordt een plan van aanpak burgerparticipatie toegevoegd (zie figuur 2.2). 2. Burgerparticipatie is niet zinvol: er worden een of meer argumenten gegeven waarom burgerparticipatie niet zinvol is. Dit is noodzakelijk voor het college van B en W omdat zij alleen op basis van deze argumenten een juiste afweging kan maken. De mogelijke argumenten om burgers niet te betrekken zijn, net als in de paragraaf openbaarheid (Wob), van tevoren vastgesteld (zie paragraaf 1.3). Hoe staat dit ten opzichte van de paragraaf communicatie? Zoals in hoofdstuk 2 al werd vermeld betekent het 'vergroten' van burgerparticipatie in Venray met name dat Venray meer moet inzetten op trede drie tot en met vijf van de participatieladder, te weten: raadplegen (trede 3), adviseren (trede 4) en meebeslissen (trede 5). Als blijkt dat burgerparticipatie zinvol is dan dient men dus een keuze te maken uit deze drie tredes. Als men het heeft over de eerste twee tredes (informeren, reageren) dan gaat het meer om de inzet van reguliere communicatiemiddelen en dient men dit aan te geven onder de paragraaf communicatie in de B en W nota. 16
3.2 Organisatie faciliteert burgerparticipatie Om burgers daadwerkelijk vaker te betrekken bij beleid is het erg belangrijk dat de vakafdelingen hierin adequaat worden gefaciliteerd. In deze paragraaf staat een aantal concrete aanbevelingen. Opleiding Participeren moet je leren. Het welslagen van een participatietraject is voor een groot deel afhankelijk van de mate waarin medewerkers van de gemeente Venray communicatief vaardig zijn. Training en opleiding op het gebied van interactieve communicatie dragen voor een groot deel bij aan de kennis- en deskundigheidsbevordering. Burgerparticipatie is inmiddels al een onderdeel van het centrale opleidingsplan van de gemeente Venray. Specifieke opleidingskeuzes dienen nog gemaakt te worden. Ondersteuning en advisering door communicatieadviseur De communicatieadviseurs adviseren, ondersteunen en begeleiden ambtenaren/projectleiders bij het analyseren van de specifieke beleidssituaties en het opstellen van een plan van aanpak burgerparticipatie. Daarbij zijn zij in het bijzonder scherp op de kansen en risico's van participatief werken. Bij grote en complexe participatieprocessen moet de mogelijkheid bestaan om externe deskundigheid in te huren. Monitoring door senior communicatieadviseur Het is belangrijk dat we op concernniveau monitoren op de inhoudelijke resultaten en op de wijze van werken in de participatieve beleidsprocessen. Als we interne evaluaties stimuleren en ondersteunen vergroten we het lerend vermogen en komen kansen en mogelijkheden voor verbetering van participatie-instrumenten in beeld. Het is logisch om de monitoring van burgerparticipatie op concernniveau door de senior communicatieadviseur te laten oppakken. De senior communicatieadviseur kan hierbij een belangrijke rol vervullen. Deze: stimuleert en ondersteunt interne evaluaties van participatieprocessen ten behoeve van leren en kennisdeling. evalueert periodiek het gebruik en de gebruikswaarde van de concernmethodiek op papier en doet zonodig voorstellen voor procesaanpassing of actualisering. vormt een intern geweten voor participatief werken: monitoren en signaleren van positieve en negatieve ontwikkelingen rond burgerparticipatie, agendeert deze zo nodig. rapporteert jaarlijks aan de wethouder bestuurlijke vernieuwing. is klankbord bij (grootschalige) projecten met een groot afbreukrisico. is vraagbaak voor management en directie. Ervaringen en kennis ontsluiten Ervaringen uit het verleden kunnen vaak een enorme informatiebron zijn voor nieuwe participatietrajecten. Het is dus belangrijk om informatie en ervaringen over participatief werken binnen de organisatie te verzamelen en te ontsluiten om zo een kennisfonds burgerparticipatie op te bouwen. 17
Relatiebeheersysteem Ontwikkel en onderhoud een relatiebeheersysteem dat is toegespitst op de burgerparticipatie. Gebruik het systeem voor kennisdeling over contacten in Venray en de status daarvan. Benut het systeem ook om eenmalige participatie door burgers in te bedden in een structureel bestaande infrastructuur. 3.3 Interne promotiecampagne Zoals de titel al zegt is burgerparticipatie vooral mensenwerk, het gaat om samenwerken. Dit betekent dat de mensen in de organisatie het moeten doen. Naast het sturen op processen is het belangrijk om te investeren in kennis en houding van medewerkers ten opzichte van burgerparticipatie als instrument om beter beleid te krijgen met meer draagvlak. Sommige ambtenaren ervaren burgerparticipatie bijvoorbeeld als lastig omdat ze denken dat participatie het proces vertraagt en veel extra werk oplevert. Dit terwijl als je aan het begin wat extra investeert en het participatieproces goed vorm geeft, het proces juist sneller verloopt. We moeten dus burgerparticipatie 'vermarkten' in de organisatie. Om dit te bereiken is het verstandig om een interne promotiecampagne te starten die met name inzet op kennis en houding van medewerkers. Hiervoor dient een toereikend budget ter beschikking te worden gesteld. 18
4 Financiële en personele gevolgen In dit hoofdstuk worden de financiële en de personele gevolgen in kaart gebracht. 4.1 Financiële gevolgen Deze paragraaf beschrijft de kosten voor de implementatie van participatieve beleidsontwikkeling zoals deze notitie voorstelt en voor de infrastructuur ter ondersteuning daarvan. Daarmee wordt de basis gelegd om aan de slag te kunnen gaan. Budget burgerparticipatie Of het nu om een groot- of kleinschalig participatietraject gaat, burgerparticipatie kost altijd geld. Zoveel mogelijk participatietrajecten zullen we projectmatig oppakken. De participatiekosten worden dan in de projectbudgetten meegenomen. Als we burgerparticipatie echter integreren in het bestuurlijke/ambtelijke proces dan betekent dit dat er vooral ook reguliere beleidsprocessen in aanmerking zullen komen voor burgerparticipatie. Voor zover deze reguliere beleidsprocessen niet projectmatig opgepakt kunnen worden is er een budget nodig om in de participatiekosten te kunnen voorzien. Op deze wijze stimuleren en faciliteren we burgerparticipatie bij de gemeente Venray. Voorbeelden van bestedingsdoelen: Wanneer veel mensen participeren in een proces zullen we geschikte ruimtes af moeten huren. Een realistische inschatting komt uit op 15 keer á 800,-. Ten aanzien van complexe interactieve processen is het wenselijk om specifieke deskundigheid in te huren (6 dagdelen á 750,-). Er moet ook ruimte zijn voor extra communicatiemiddelen, zoals bijvoorbeeld flyers, folders, speciale websites. De kosten voor bijvoorbeeld een eenvoudige folder bedragen 900,- voor 500 stuks. Het communicatiebudget wordt geraamd op 7.500,- per jaar. Om partners in hun deelname te stimuleren kunnen we met extra middelen bijdragen in organisatiekosten. De kosten hiervoor worden geraamd op 5.000,-. Het is op dit moment moeilijk om exact in te schatten hoe vaak deze kosten gemaakt moeten worden. We verwachten dat het belangrijkste deel kan worden opgevangen met een flexibel budget van 25.000 per jaar (buiten de budgetten binnen de projecten). Hierbij gaan we er vanuit dat alle overige kosten uit de projectbudgetten worden gefinancierd. Interne promotiecampagne (zie 3.3) Voor het succesvol implementeren van deze nieuwe manier van werken is het belangrijk om te investeren in kennis en houding van medewerkers ten opzichte van burgerparticipatie. Om dit te bereiken zal burgerparticipatie 'vermarkt' moeten worden in de organisatie. Hiervoor dient een toereikend budget ter beschikking te worden gesteld. Voor de interne promotiecampagne verwachten we kosten te moeten maken voor de ontwikkeling van aanvullende communicatiemiddelen. We schatten de eenmalige kosten in op ad 3.500,-. 19
Ontwikkeling digipanel (zie 2.3.2) Op basis van een offerte schatten we de kosten voor oprichting en toepassing van een digipanel als volgt in: Oprichtingskosten: 2.950 Jaarlijkse kosten uitgaande van en frequentie van 5 keer per jaar en 6-10 vragen per keer: 17.500 Financiering Naast het collegeprogramma sluiten de uitgangspunten uit deze notitie aan bij de strategische visie en het ontwikkelingsperspectief. Burgerparticipatie is geen doel op zichzelf. De belangrijkste doelen zijn een betere kwaliteit van beleid en meer draagvlak voor beleid. Het ontwikkelingsperspectief benoemd diverse nota s die nog ontwikkeld moeten worden waarbij burgerparticipatie volgens de criteria zinvol en wenselijk is. Het voorstel is om de incidentele kosten en de structurele kosten voor 2007 ten laste te brengen van de post onvoorzien. Vanaf 2008 kunnen de kosten worden meegenomen in de ontwerpbegroting 2008. 2007 Incidenteel Structureel Totaal Flexibel budget Participatiekosten 10.000 ondersteuning interactieve processen Totaal 10.000 10.000 2008 Incidenteel Structureel Totaal Promotiecampagne 3.500 Digipanel Oprichtingskosten 2.950 Jaarlijkse kosten 17.500 Flexibel budget Participatiekosten 25.000 ondersteuning interactieve processen Totaal 6450 42.500 48.950 20
4.2 Personele / organisatorische gevolgen Burgerparticipatie wordt opgepakt als een integraal onderdeel van de reguliere beleidsprocessen. Dit betekent dat bij ieder beleidsonderwerp de afweging wordt gemaakt voor wel of geen participatie. Wel participeren betekent hierbij automatisch meer werk. Op dit moment is het echter niet in te schatten wat de exacte impact is voor de organisatie. Dit is onder andere afhankelijk van het succes van de implementatie van deze notitie. Het voorstel is om na een jaar te evalueren hoe de vermeerdering van participatieve processen heeft uitgewerkt en of dit een aanpassing in beleid, capaciteit of plan 21