Rekenkamercommissie. Onderzoeksvoorstel Communicatiebeleid Rekenkamercommissie Midden-Delfland

Transcriptie

1 Onderzoeksvoorstel Communicatiebeleid Rekenkamercommissie Midden-Delfland 2 september

2 Inhoudsopgave 1. Aanleiding en achtergronden onderzoeksvraag Centrale vraagstelling Omschrijving normenkader Globale onderzoeksopzet: keuze onderzoeksinstrumenten Organisatie: tijdpad en capaciteit

3 1. Aanleiding en achtergronden onderzoeksvraag Communicatie van de gemeente Midden-Delfland heeft zich de laatste jaren steeds verder ontwikkeld naar tweezijdige communicatie. Dialoog, interactie, participatie en wisselwerking tussen gemeente en burgers zijn daarbij van belang. Bij de besluitvorming door de gemeenteraad wordt steeds meer rekening gehouden met de mening van de burgers en wordt vertrouwd op een goed verlopen communicatie traject. Het lokale medium De Schakel wordt zowel door de gemeente als door de burger gebruikt om wederzijds te communiceren en meningen te ventileren. De laatste jaren wordt in het algemeen door gemeenten veel in communicatie geïnvesteerd, met name omdat gemeenten inzien dat het essentieel is burgers op de juiste wijze te betrekken en op de hoogte te houden over voor burgers relevante beleidsonderwerpen. Maar lukt het ook echt om de burgers bij een beleidsonderwerp te betrekken? Reden waarom de Rekenkamercommissie er voor gekozen heeft hier onderzoek naar te doen om inzicht te krijgen in de effectiviteit van de communicatie met burgers bij interactieve beleidsvormingsprocessen van de gemeente. De burgemeester van Midden-Delfland constateert een grote bereidheid bij burgers om van gedachten te wisselen met de overheid. De vraag die de Rekenkamercommissie wil beantwoorden is of dit andersom ook het geval is? 2. Centrale vraagstelling De centrale vraagstelling in het onderzoek luidt: Wat doet de gemeente Midden-Delfland aan communicatie bij interactieve Beleidsvormingsprocessen met burgers en wordt hiermee het beoogde doel bereikt? Deelvragen Om tot een antwoord op de centrale vraagstelling te komen zijn er een aantal deelvragen geformuleerd. De deelvragen gaan achtereenvolgens in op het algemene communicatiebeleid van de gemeente, op de kaders voor burgerparticipatie en op de communicatie rond een specifiek project in de gemeente. Algemeen beleid 1. Heeft de gemeente een actueel communicatiebeleid geformuleerd waarin de algemene uitgangspunten van zijn communicatie zijn omschreven? Burgerparticipatie 2. Heeft de gemeente kaders gesteld ten aanzien van burgerparticipatie waarin specifiek aandacht is voor communicatie? 3

4 3. Zo ja, past die binnen de kaders van het algemene communicatiebeleid? Project 4. Is er voor het gekozen project een actueel communicatieplan vastgesteld? 5. Wat is de boodschap die de gemeente communiceert? 6. Met de inzet van welke communicatiemiddelen heeft de gemeente met burgers gecommuniceerd en wat is de kwaliteit hiervan? 7. Worden met de ingezette communicatiemiddelen de beoogde doelen bereikt? a. Zijn de betrokken burgers geïnformeerd over de resultaten van het project? b. Hoe beoordelen burgers de communicatie met de gemeente? 8. Op welke punten zijn op basis van de bevindingen verbeteringen mogelijk? 3. Omschrijving normenkader In dit onderzoek wordt de volgende definitie van communicatie gehanteerd: Communicatie: Het informatieverkeer tussen gemeente en burgers over voorgenomen beleids- en besluitvormingsprocessen. Een ander belangrijk begrip in dit onderzoek is de effectiviteit. Hier wordt het volgende onder verstaan: Effectiviteit: Het communicatieproces realiseert de doelen die het op basis van het communicatieplan of het specifiek beleidskader moest realiseren (bijv. tot een gedeelde visie komen, creëren van draagvlak, komen tot een gezamenlijk besluit). Uitgangspunten bij communicatieonderzoek Uit benchmark is gebleken dat een viertal uitgangspunten van groot belang bij onderzoek naar communicatieprocessen: 1. Betrek de effecten van communicatie altijd in het onderzoek. Alleen kijken naar procedures en werkwijzen levert onvoldoende verbeterdrang op. 2. Communicatie is tweerichtingsverkeer. Een rekenkameronderzoek naar communicatie dient dan ook aan twee kanten te toetsen: zowel aan de gemeentelijke kant als aan de kant van burgers. 4

5 3. Maak duidelijk onderscheid tussen de inhoud van de boodschap en de wijze van communiceren. Dit om te voorkomen dat een niet gewenste boodschap wordt uitgelegd als een slechte communicatieaanpak (door burgers of raad). 4. Bij burgerparticipatie is een terugkoppeling naar betrokken burgers van cruciaal belang. Het normenkader dat bij dit onderzoek wordt gehanteerd sluit grotendeels aan bij deze vier punten. Er wordt getoetst aan de volgende hoofdnormen: Er is sprake van een actueel communicatiebeleid waarin de algemene beleidsuitgangspunten van communicatie zijn omschreven en vastgelegd als basis voor de uitvoering. Er is sprake van een actueel kader voor burgerparticipatie waarin specifiek aandacht is voor de communicatie met burgers. Er is sprake van een heldere communicatieboodschap die duidelijk wordt gecommuniceerd. Er is sprake van een afgewogen en onderbouwde communicatiestrategie. De gemeente heeft inzicht in de perceptie van de doelgroep en heeft mogelijkheden om hier op te anticiperen. 4. Globale onderzoeksopzet: keuze onderzoeksinstrumenten De opzet van het onderzoek ziet er in grote lijnen als volgt uit Fase 1: startbijeenkomst en inventarisatie beleid De Rekenkamercommissie zal zelf het onderzoek gaan uitvoeren. In een commissievergadering zal de onderzoeksopzet alsmede de teamsamenstelling worden besproken en zullen diverse onderzoeksactiveiten onderling worden verdeeld. Vervolgens inventariseren en beschrijven we in deze fase de kaders rond burgerparticipatie en communicatie. Dit doen we aan de hand van een beknopte dossierstudie en een gesprek met de griffier. Ook zullen hier zoveel als mogelijk de resultaten uit het onderzoek verkeerssituatie Maasland worden meegenomen. Beleidsnota communicatie Verordening burgerparticipatie Gesprek met de griffier Fase 2: Casestudy De tweede fase van het onderzoek bestaat uit een casestudy. Deze vormt het hart van het onderzoek. In deze fase houden wij een dubbelinterview met de ambtelijk betrokkene en de betrokken communicatieadviseur. In dit gesprek brengen wij in kaart 5

6 of, en zo ja welk communicatiebeleid er geformuleerd is voor het geselecteerde project. We richten ons daarbij op het achterhalen van de communicatiedoelen. Daarnaast maken wij een analyse van de media-uitingen en voorlichtingsmaterialen die zijn gebruikt. Een verslag in het huis-aan-huisblad, of een vooraankondiging in de krant kan een belangrijke gegevensbron zijn. Om de effecten van de communicatie in de praktijk te meten, interviewen we telefonisch tien burgers die goed bekend zijn op het beleidsterrein of zijn betrokken in een participatietraject. In deze interviews zal aan de respondenten gevraagd worden de specifieke communicatie door de gemeente (dus in het kader van het geselecteerde project) te waarderen. Op deze manier wordt onderzocht in hoeverre de gemeentelijke communicatie heeft bijgedragen aan het creëren van draagvlak en in hoeverre er door de gemeente is teruggekoppeld. Als object zal gebruik worden gemaakt van enkele onderwerpen waarvan de burgemeester in het Burgerjaarverslag meldt dat burgerparticipatie heeft plaatsgevonden dan wel plaatsvindt. Deze onderwerpen zijn: Nieuwe gemeentehuis Gebiedsvisie Midden Delfland / LOP Economische Beleidskader Vitale Dorpen Integraal jeugdbeleid Lokaal volksgezondheidbeleid WMO Groenbeheerplan Maasland Reconstructie van speelplaatsen SMS-Alert Ingebruikname van eerste opebare AED Stichting Groen Goud Beheer en exploitatie van de Dorpshoeve in Schipluiden. Gemeentelijk bronnen Projectdossiers (communicatieplan, communicatie-uitingen, verslagen) Dubbelinterview met betrokken ambtenaar en communicatieadviseur Externe bronnen Analyse van beschikbare media-uitingen Tien telefonische interviews met burgers Fase 3: rapportage 6

7 Op basis van de onderzoeksbevindingen uit de eerdere fasen, wordt er een rapport opgesteld dat we ambtelijk laten verifiëren (ambtelijk hoor en wederhoor) op een juiste weergave van de feiten. Fase 4: Conclusies en aanbevelingen en bestuurlijk hoor. Na de technische reacties worden de conclusies en aanbevelingen opgesteld. Concept met conclusies en aanbevelingen worden aan het college voorgelegd voor bestuurlijk hoor en wederhoor Fase 5: aanbieding rapport aan de raad. Na de bestuurlijke reactie en indien nodig met een weerwoord hierop door de rekenkamercommissie, wordt het rapport aan de raad aangeboden. 5. Organisatie: tijdpad en capaciteit Tijdpad Doelstelling is dit onderzoek te starten in oktober / november 2009 en ultimo 1 maart 2010 af te ronden. Doel is de rapportage voor de verkiezingen aan de gemeenteraad te kunnen aanbieden Uitvoering Het onderzoek zal worden uitgevoerd door leden van de Rekenkamercommissie Midden-Delfland. Capaciteit Nog nader uitwerken 7