Betrokken burgers creëren bij uw projecten met digitaal burgerparticipatieplatform City4U Reinier Morra en Nico Dammers 7 april 2016
7-4-2016 2 Introductie City4U Visie: vanuit betrokkenheid het verschil maken Reinier Morra: ondernemer uit software en consultancy dienstverlening Nico Dammers: ondernemer uit de telecom en openbare wifi diensten Bedrijfsmodel: social enterprise Maatschappelijke impact voorop met gezond bedrijfsmodel Extern zoeken naar betrekken alle burgers bij digitalisering Opzetten Digitaal Burger Participatie Platform voor gemeenten Succesvolle burgerparticipatie leidt tot betere besluiten Nu in verkenningsfase, testen en toetsen van onze ideeën Komende 6 maanden 3-5 pilots in verschillende gemeenten 1 e pilot gedaan in Gemeente Rijswijk rondom zwerfafval Focus: raadpleging, co-creatie documenten en digitale communities Wij leveren aanpak en software platform waarmee ook de workflow burgerparticipatie binnen de gemeente slimmer in te richten is Werken samen met partners op gebied advies en procesbegeleiding
7-4-2016 3 Succesfactoren burgerparticipatie Duidelijk doel Een open en uitnodigende houding van ambtenaren en bestuurders Bereidheid om ruimte te bieden voor voorstellen van betrokkenen Consequent en helder communiceren Duidelijke beslissingen nemen Duidelijke spelregels Duidelijke vraag Duidelijke beschrijving van het proces Bron: Evaluatie inspraak en participatieverordening gemeente Den Haag, KWINK Groep
Burgerparticipatieplatform City4U City4U s on- en offline aanpak zorgt voor een groter bereik en participatie Interactieve plattegrond module voor meedenken inrichting openbare ruimte Bij verkeersituatie of school 1 Raadpleeg 2 3 doeltreffend uw burgers met uitnodigende Burger Interactie Punten (BIPs) op locatie Co-creatie van documenten met vertegenwoordigers en hun achterban Digitale communities van belanghebbenden (incl. burgers) en uw ambtenaren 4 Workflow voor uw interne proces Burgerparticipatie 7-4-2016 4
7-4-2016 5 Betrokken burgers creëren bij uw projecten met digitaal burgerparticipatieplatform City4U Aanvullend op offline bijeenkomsten Toepassingen: Groot onderhoud in de stad per wijk voor alle thema s Zoals parkeerplekken, openbaar groen, verharding, straatmeubilair, verlichting, verkeer- en sociale veiligheid, netheid, burgerbetrokkenheid De gemeente belast de wijk/burgers op deze wijze slechts eens in de 15-20 jaar met groot onderhoud overlast en behaalt efficiency in planvorming en uitvoering Inzet van interactieve plattegrond, vragenlijsten en inzet BIPs Renovatie verkeersituatie door inzet BIPs en promotieteams Uitgewerkt in deze presentatie ter illustratie concept Input verzamelen en betrokken creëren bij beleid zwerfafval door op meerdere locaties input van burgers op te halen middels BIPs Voordelen: door open samen te werken met elkaar, is de visie meer betrokkenheid van burgers en kwaliteit in realisatie te kunnen bereiken Mogelijk ook versnelling en lagere kosten
7-4-2016 6 Wat krijgt u als gemeente? Projectwebsite voor participatie groot onderhoud Gericht op de bewoners/huishoudens in een wijk Met projectinfo pagina, kaart met de wijk en per aan te pakken locatie detailinfo Beschikbare informatie is te tonen als voorinformatie zoals Op kaart tonen van openstaande meldingen openbare ruimte, overlast punten n.a.l.v. analyse handhaving, reeds geadopteerde stukken grond en acties die zo wie zo gaan gebeuren zoals riool Vrijheidsgraden de burgers hebben voor bv. adopteren groen met foto s mogelijke type groen Alle bewoners kunnen: Van elkaar zien welke locaties ze vinden dat aangepakt mogen worden Na aanmaken profiel en akkoord op gedragscode: Vragenlijst groot onderhoud invullen Feedback geven op de locaties van anderen en de gemeente Inzet Burger Interactie Punten (BIPs) bij wijk-overschrijdende voorzieningen om zo ook de mening van de bezoekers te krijgen voor die locatie Aansturen gehele participatie proces vanuit 1 cloud based software omgeving te beheren
7-4-2016 7 Structuur aanzet projectwebsite Participatie groot onderhoud Voelt als 1 webpagina Voor iedereen toegankelijk Bestaande project Startpagina op gemeentelijke website Pagina met alle locaties ( Google maps ) Filter op type Met info gemeente Per door de gemeente ingegeven locatie evt. foto s en toelichting Toegankelijk na registratie en inlog Registratie bewoner: - Gedragscode - Aanmaken profiel, als bekend direct inloggen - Mailfrequentie (nieuwe) informatie Toevoegen nieuwe locatie (pop up scherm) Voelt als 1 webpagina Indienen vragenlijst (blijft te modificeren tot deadline) Vragenlijst per thema Kaart en tabel met alle locaties (van gemeente en gemeld door burgers) Per locatie Evt. foto s, likes en aanvullingen
Uw wijk op de kaart 7-4-2016 8
7-4-2016 9 Profiel aanmaken 2 inlog opties: 1. Open inlog systeem: iedereen kan inloggen (als voorbeeld) 2. Inlogsysteem op uitnodiging (zie presentatie 8 feb) Beide hebben voor- en nadelen. Voorstel is dat te bespreken bij projectstart en dan keuze te maken.
7-4-2016 10 Inloggen Layout vergelijkbaar aan Enschede
Vragenlijst 7-4-2016 11
7-4-2016 12 Kaart met locatie informatie
7-4-2016 13 Toevoegen nieuwe locatie
7-4-2016 14 Lijst met locaties
7-4-2016 15 Inzet Burger Interactie Punten (BIPs) bij wijkoverschrijdende voorzieningen Visualisatie in de buitenruimte BIPs nodigen bezoekers van een locatie uit digitaal te reageren om zo ook de mening van de bezoekers te krijgen Paalbord Zacht sandwich bord of steviger forex bord maat A2 (42x59cm) t/m A0 (84x119cm) Bevestiging aan (lantaarn)paal via 2 tyraps Verlichting via lantaarnpaal zelf Makkelijk plaatsbaar Referentie: Gemeente Rijswijk met pilot zwerfafval BIPs naar verwachting in maart in de openbare ruimte
Aansturen gehele participatie proces vanuit 1 cloud based software omgeving te beheren Eigen interne webbased softwareomgeving (in de cloud ) waarmee hele participatie proces en website is aan te sturen Beheer lay-out/huisstijl en inhoud intern strak gescheiden zodat proces verantwoordelijk zich op de inhoud kan richten en vormgever op de lay-out Met de functionaliteit zoals beschreven in de volgende slide waarbij elke functionaliteit via tile te bereiken is Rechtsboven een screenshot ter illustratie van de interne omgeving met hier document, website en instellingen beheer Externe projectwebsite met lay-out vergelijkbaar aan website Enschede Koers 053 Rechtsonder een screenshot ter illustratie van de website met de beschikbare strategische documenten City4U zorgt voor technische installatie en basis configuratie, na training kan gemeente zelf met de applicatie stadsbreed aan de slag 7-4-2016 16
7-4-2016 17 Functionaliteit software omgeving Functionaliteit Toelichting Relatiebeheer & projecten Mailing / campagnes incl. segmentatie Vragenlijsten & activiteiten Voor projectbetrokkenen gemeente, bewoners en organisaties in de wijk Een project is een wijk met de betrokken ambtenaren en bewoners/organisaties en de te gebruiken vragenlijsten Campagnes: functionaliteit om via campagnes email updates naar de betrokkenen te sturen. Een campagne is op te bouwen uit een template met contentblokken Mailings: Informeren huishoudens en projectleden met log-in informatie Wekelijks of 2x per week een e-mail met samenvatting discussies/aanvullingen en overzicht van nieuwe en lopende discussies/aanvullingen op locaties Iedereen die aan een discussie/aanvulling deelneemt ontvangt direct status updates als iemand een bijdrage heeft toegevoegd Bevestigingsmail als vragenlijst ingediend is Segmentatie: het kunnen opbouwen van mailinglijsten van projectbetrokkenen inclusief het uitfilteren van eventuele afmelders op de updates Meerdere vragenlijst onderdelen Antwoorden op de vragenlijst blijven inzichtelijk & kennen status ingediend of bewaard Voor BIPs op wijk overschrijdende locaties: aparte vragenlijst zonder inlog Activiteiten t.b.v. het opbouwen van (antwoord)formulieren Vragenlijsten zijn te koppelen aan de verschillende projecten CMS CMS (Content Management Systeem) voor de projectwebsite in stijl vergelijkbaar aan Enschede Kaart, locatiebeheer, serviceverzoeken Beheer, monitoren, beantwoorden vragen & discussies over de locaties (serviceverzoeken in het systeem) Locaties kennen o.a. een type en daarmee andere kleur op kaart Reacties op locaties zijn automatisch zichtbaar op projectwebsite Uploaden foto s Beheer Instellingen en rechtenprofielen
Voorstel procesaanpak burgerparticipatie Voorbereiden burgerparticipatie zoals communicatie, kaders en voorinformatie Online publicatie toelichting en voorinformatie op project website voor een periode van 3 weken voor interactie Plaatsen BIPs Versturen brief met doel interactie en gedragscode aan De bewoners van de wijk Betrokken organisaties in de wijk Overweging: Van die burgers van wie e-mail adres al bekend is, alvast een mail met wachtwoord zenden Tijdens de periode van 3 weken actieve monitoring en stimuleren discussie door Binnen 1 of 2 werkdagen reactie vanuit gemeente op de input Reacties of discussies Als er 2 sterk uiteenlopende meningen discussie zijn, dan de mogelijkheid voor publiceren van 2 alternatieven/scenario s. Dan wel het onderwerp parkeren tot een offline bijeenkomst om tot consensus te komen Wekelijks of 2x per week een e-mail met samenvatting discussies en overzicht van nieuwe en lopende discussies Iedereen die aan een discussie deelneemt ontvangt direct status updates als iemand een bijdrage heeft toegevoegd Inloop avond / middag waar bewoners vragen kunnen stellen en geholpen kunnen worden met invullen vragenlijst Activiteit en/of veldwerkers rond BIP voor stimuleren feedback Na de 3 weken: Evaluatieverzoek richting bewoners en organisaties Erna kan gestart worden met het daadwerkelijke ontwerpen 7-4-2016 18
7-4-2016 19 Verwachtte voordelen in de interactie burger <-> gemeente Het project is voor en door de gemeente en haar burgers Door open samen te werken met elkaar, is de visie meer betrokkenheid en kwaliteit te kunnen bereiken, mogelijk ook versnelling Met een open en positieve benadering, het transparant delen van informatie en een gedragscode stimuleren van een wederzijds opbouwende interactie Bewoners zijn ervaringsexpert als het om hun eigen leefomgeving gaat Zij hebben 24x7 zicht op de dagelijkse praktijk en kunnen daarmee detailinformatie gegeven over hun straat/wijk: zij weten als iets vaak onderwater staat, ergens veelvuldig wordt foutgeparkeerd en/of overlast wordt veroorzaakt Tevens komen issues naar verwachting eerder aan het licht en daarmee zijn ze vaak makkelijker op te lossen Online omgeving, inzet BIPs en offline bijeenkomsten versterken elkaar Als plan van raadpleging naar ontwerp gaat, is het mogelijk het platform te blijven inzetten en burgers te vragen naar hun feedback Bv voor de plaatsing van ondergrondse containers en wijzigingen parkeerplekken.
Business case Efficiëntere & continue digitale interactie met iedereen die wil reageren Efficienter voor projectorganisatie en bewoners dan elke locatie bezoeken op een bepaald tijdstip Bijeenkomsten kunnen hierdoor gaan over de punten waar nog discussie over is Doordat e-mail adressen bekend zijn, kan vervolg communicatie per e-mail (duurzaam) Bewoners voelen zich beter gehoord en serieus genomen Door transparantie communicatie en interactie Mogelijkheid tot bijdrage leveren op moment dat het hun uitkomt Grotere kans op realisatie project binnen tijd en budget Sneller zicht op bottlenecks en weerstand Mogelijk steviger juridische positie in geval van procedures Reductie vervolgkosten door grotere kans op vlekkeloze uitvoering De wensen zijn bekend en daarmee achteraf minder verrassingen 7-4-2016 20
7-4-2016 21 Meer weten? Reinier Morra Oprichter 085-303 26 18 06-53 96 05 10 reinier.morra@city4u.net www.city4u.net Nico Dammers Mede oprichter 085-303 26 18 06-37 00 20 03 nico.dammers@city4u.net www.city4u.net
7-4-2016 22 Copyright City4U en Novulo Behoudens strikt intern gebruik, mag niets uit deze uitgave, feitelijk of in afgeleide vorm, letterlijk of naar de idee, worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, gedeeld worden met andere leveranciers of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze ook, hetzij mechanisch, hetzij elektronisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van City4U en Novulo. City4U heeft in samenwerking met Novulo veel aandacht besteed aan het samenstellen van deze presentatie en is van mening dat de inhoud ervan correct is. Mochten echter om welke reden dan ook hierin onjuistheden voorkomen, zullen deze zo spoedig mogelijk worden hersteld. Website: www.city4u.net