HANDLEIDING FINLY THE FUTURE OF FINANCE IS NOW! Geachte Finly-Licentiehouder, Hartelijk dank voor uw aanschaf van Future of Finance software.

Transcriptie

1 HANDLEIDING FINLY Geachte Finly-Licentiehouder, Hartelijk dank voor uw aanschaf van Future of Finance software. Dit document beschrijft hoe u Finly kunt gebruiken. Met vriendelijke groet, Team Future of Finance THE FUTURE OF FINANCE IS NOW!

2 INHOUD 1 Aan de slag met Finly Inloggen Knoppen adviseur Knoppen klant Klant uitnodigen Online ondertekenen Tips & Tricks

3 1 AAN DE SLAG MET FINLY Om op de juiste manier in te loggen dient u de volgende stappen te zetten: 1.1 Inloggen Ga naar: en vul daar uw adres en wachtwoord in: 1.2 Knoppen adviseur De bedieningsbalk zit bovenaan de pagina: Naast uw logo zit de home knop en daarnaast de verschillende tabbladen. Net daaronder de balk om naar een website te gaan of te googlen. Rechtsboven ziet u de Finly code. De knoppen om Finly te bedienen zitten daaronder: U kunt het volgende met de knoppen: 1. Notificaties Wordt rood als iemand in de sessie komt of er wordt een document geüpload. 2. Meekijkers Aantal personen dat meekijkt. 3. Chat Openen van een chat. 2

4 4. Webcam Webcam starten en webcam sluiten. 5. Geluid Aanzetten en uitzetten van het (stem)geluid. 6. Klantinvoer Klant rechten geven om het scherm te bedienen en velden in te vullen. 7. Privacy modus Het scherm van de klant wordt zwart. Klant kan niet meekijken. 8. Document tonen Bestanden uploaden en aan de klant laten zien. 9. Ondertekenen Documenten digitaal laten ondertekenen. 10. Favorieten Favoriete URL s kun je hier benoemen en aanklikken. 11. Finly applicaties De programma s tekstverwerker, spreadsheet, presentaties, Acrobat PDF, rekenmachine en tekenen kun je hier openen. 12. Sessie beëindigen Beëindigen sessie. 1.3 Knoppen klant Uw klant heeft 2 knoppen tot zijn/haar beschikking. Deze zijn in het rechtsboven zichtbaar: 1. Document tonen Klant kan een pdf-bestand uploaden. U krijgt deze als suggestie en als u het bestand aanklikt, komt het in beeld. 2. Beëindig sessie Hiermee beëindigt de klant de sessie. 1.4 Klant uitnodigen Uw klant kan meekijken met uw sessie door de Finly code in te vullen op 3

5 2 ONLINE ONDERTEKENEN Binnen Finly is het ook mogelijk om documenten direct digitaal te laten ondertekenen. Online ondertekenen is dé manier om klantprocessen direct en efficiënt af te handelen. Met juridische rechtsgeldigheid door de echtheidskenmerken die als een soort digitale vingerafdruk het document verzegelen. Door het verzegelen is het document achteraf niet meer te wijzigen, authentiek en altijd zichtbaar op welk tijdstip de handtekening is geplaatst. 4

6 De klant ontvangt een . Hierin zijn twee mogelijkheden: De klant moet nog tekenen De klant heeft al getekend. Wanneer klant nog moet ondertekenen, klikt hij/zij op eerste link. Wanneer klant reeds heeft ondertekend, kan hij/zij daar het ondertekende document inzien. 5

7 Wanneer de klant op de eerste link klikt, komt hij/zij bij het document dat ondertekend moet worden. De klant heeft dan drie mogelijkheden: 1. Annuleren dit gebruikt de klant wanneer hij/zij nog wil wachten met zijn beslissing 2. Weigeren dit gebruikt de klant wanneer hij/zij niet akkoord is 3. Volgende dit gebruikt de klant wanneer hij/zij akkoord is Wanneer de klant klikt op Volgende, komt hij in de onderteken omgeving. Klant dient zijn naam in te vullen en vervolgens met zijn muis (of vinger op touchscreen) een handtekening te zetten. Wanneer de handtekening niet goed is, kan de klant op onderteken opnieuw klikken om de handtekening opnieuw te zetten. Wanneer klant klikt op Bevestigen wordt het proces afgerond. 6

8 De klant kan het document inzien door op de tweede link in de ontvangen te klikken. U als adviseur heeft ook een ontvangen. Als u op de link klikt, kunt u ook het document inzien, downloaden en opslaan als pdf en toevoegen aan uw klantdossier. 7

9 3 TIPS & TRICKS Behandel het webcamgesprek hetzelfde als een gesprek op locatie qua afspraken en qua presentatie van jezelf. Stuur klant indien mogelijk een met uitleg over de manier van advies en de benodigde info die hij/zij klaar moet hebben liggen bij de bevestigingsmail. Wees eerlijk tegen de klant dat dit voor jou ook een nieuwe werkwijze is en vraag om feedback. De klant zal zich mede-eigenaar voelen van iets nieuws. Vraag af en toe of je relatie hetzelfde scherm in beeld heeft. Wees je bewust van je gezichtsuitdrukkingen (bij gebruik webcam). Gebruik het feit dat je de gezichtsuitdrukkingen van de klant kunt zien (ja, antwoord bij nee kijken) Vraag of klant liever zelf leest of dat jij de vragen voorleest (bij vragenlijst) Gebruik een headset. Vraag aan het einde van het gesprek of er nog openstaande vragen zijn en wat de klant van deze werkwijze vindt. Vertel aan het einde van het gesprek hoe het nu verder zal gaan (komt er een offerte, vervolgafspraak of iets anders?) Tips & Tricks en ervaringen met elkaar delen! Succesfactoren Commitment van alle betrokkenen. Niet alleen in woorden, maar ook daden, zoals bijvoorbeeld het vrijmaken van de adviseurs voor deze werkwijze; Specifiek onderwerp waar advies op afstand voor wordt gebruikt wordt; Headsets om gesprekken te voeren. Enquêteren van relaties en de betrokken adviseurs; Een adviseur van FOFF is gedurende de pilot een vast contactpersoon waar alle betrokkenen direct mee kunnen schakelen via telefoon, of F2F; De implementatie is gebaseerd op vertrouwen. De adviseurs (zelf)vertrouwen geven. Dit doen we door herhaling; We starten altijd met een kleine groep, zodat we snel kunnen blijven schakelen; Het is belangrijk om een goede sfeer te creëren en de organisatie tussentijds goed te informeren over de vorderingen 8