Functiebeschrijving en selectiereglement CONTRACTBEHEERDER (M/V) Statutaire functie Rang B1, graad deskundige Beleidsdomein Bestuurszaken, Agentschap voor Overheidspersoneel, GVDC Standplaats: Brussel Selectienummer: 22038 1. Functiecontext Het Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO) situeert zich binnen het beleidsdomein Bestuurszaken. AgO ondersteunt het management van de Vlaamse overheid bij de uitbouw van hun specifiek personeels- en organisatiebeleid. Het Vlimpers Diensten Centrum ressorteert onder het Agentschap voor Overheidspersoneel en is verantwoordelijk voor het beheer van het personeelssysteem Vlimpers en staat in voor een groeiend pakket van gerelateerde diensten aan de organisaties van de Vlaamse overheid. Vlimpers is een volwaardig e-hrm systeem, op basis van Oracle/Peoplesoft HCM, ORTEC Harmony, en de L4 loonmotor. Het staat in voor betrouwbare verloning en beheert een schat aan data die management- en beleidsrapporten voedt. Daarnaast ondersteunt Vlimpers andere kritische HR processen zoals de personeelsplanning, het prestatiemanagement en kwaliteitsvol leidinggeven (PLOEG) en de personeelsontwikkeling. Personeelsleden en leidinggevenden beschikken over een 'selfservice' voor de toegang tot personeelsgegevens, de behandeling van afwezigheidsaanvragen, hun PLOEG dossier, opleidingen, etc. Vlaamse overheidsorganisaties die Vlimpers gebruiken kunnen hun personeelsbeleid sturen en opvolgen op basis van rapportering via Cognos, en daarbij gebruik maken van de Vlimpers rapportenshop op het Cognos-platform. Bovendien staat het Vlimpers Diensten Centrum ook in voor de loonberekening van onze klanten en ondersteunen hen bij hun fiscale en sociale verplichtingen als werkgever. Daarnaast zorgen ze voor bijkomende diensten, zoals het beheer van raamcontracten voor medische controle, hospitalisatieverzekering en vakantieopvang. Ze werken ondertussen voor meer dan 60 Vlaamse overheidsorganisaties, goed voor bijna 17000 personeelsdossiers. Dit wordt behartigd door 19 collega s, in het team e-hrm systemen en het team dienstverlening. De Vlaamse Regering heeft op 25 april 2014 een plan goedgekeurd waarmee tegen 2020 in de Vlaamse overheid de krachten gebundeld worden in één personeelssysteem, vertrekkende van de huidige Vlimpers.
2. Takenpakket Doel van de functie Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met één of meer functionele domeinen teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. Als contractbeheerder ben je verantwoordelijk voor: - Contractbeheer hospitalisatieverzekering: inhoudelijke kennisuitbouw en Vlimpers-technisch - Vakantie-opvang: product- en aanbodontwikkeling, communicatie, opvolging recurrente werking - Een nader te bepalen rol in aansluitingsprojecten: zal elk jaar bepaald worden bij de projectdoelstellingen Resultaatsgebieden Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en (interne) klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden - Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen - Uitvoeren van (probleem)analysen - Analyseren van ad hoc vragen en problemen - Evalueren van de huidige dienstverlening Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de (interne) klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen - in samenwerking met het lijnmanagement - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening - Akkoord bereiken rond de dienstverlening - De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren - Actieplan opstellen, werkmethode definiëren - Definiëren van langere termijnplanning - Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort - Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, etc. - Ontwikkelen van nieuwe producten
Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de (interne) klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren - Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Innovatieve ideeën ontwikkelen - Meewerken aan projecten van productontwikkeling - Uitwerken van procedures en richtlijnen - Ontwikkelen van opleidingen, concepten Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief (interne) klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen - Antwoorden op vragen van klanten - Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied - Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen - Management adviseren over thema's die te maken hebben met het functionele domein - Inspelen op specifieke vragen van het management - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Pro-actief knelpunten signaleren Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving - Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, etc. - Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren - Input leveren voor management rapportering - Toezien op naleving van kwaliteitsnormen - Evalueren van klanttevredenheid - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen - Voorstellen doen voor verbetering - Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie
Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken - De dienstverlening pro-actief kenbaar maken aan de klant - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies - Fungeren als aanspreekpunt - Feedback vragen aan klanten - Communicatie naar personeelsleden, agentschappen, partners en belanghebbenden - Up-to-date houden van FAQ s Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen Context: m.b.t. het eigen functionele domein - Adviseren, controleren en bijsturen van projecten - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Projecten plannen, coördineren en leiden - Deelnemen aan cross functionele projectgroepen - Het opvolgen van de werkzaamheden Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Verkennen van de markt en prospecteren van mogelijkheden - Bijhouden van vakliteratuur - Volgen van nieuwe ontwikkelingen - Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten m.b.t. het vakgebied Indien je bijkomende uitleg wenst, kan je contact opnemen met Nele Eggermont, coördinator sociaal secretariaatsdiensten, nele.eggermont@bz.vlaanderen.be
3. Profiel Diploma en attesten Je hebt een bachelor in sociaal werk, optie personeelswerk. Je kan onder voorbehoud deelnemen wanneer je je diploma hebt behaald in het buitenland. Hiervoor dien je de erkenning van de gelijkwaardigheid aan te vragen bij NARIC-Vlaanderen: http://ond.vlaanderen.be/naric Je beschikt over een certificaat PRINCE2 Foundation. Ervaring Je beschikt over 2 jaar professionele ervaring met contractbeheer binnen het domein personeelsadministratie. Je hebt ervaring met het werken binnen een bestuurlijke context. Competenties Technische competenties Je hebt kennis van de wetgeving overheidsopdrachten Je hebt brede kennis van de sociale wetgeving Je hebt algemene inzichten in en kennis van de functionaliteiten en werking personeelsbeheerssystemen Je kan vlot overweg met Microsoft Office (vooral Word, Excel en Powerpoint); Je beschikt over een kennis van de werking en structuur van de Vlaamse overheid of je bent bereid je hierin te verdiepen; Persoonsgebonden competenties Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 2 Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen Zelfontwikkeling Blijven verbeteren van het functioneren door te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau 1 Ontwikkelt zich binnen zijn functie Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1: Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc)
Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 2: Verzorgt de interactie Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2: Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2: Legt verbanden en ziet oorzaken 4. Aanbod Een volledig overzicht van de arbeidsvoorwaarden kan je raadplegen op de website van de Vlaamse overheid: www.werkenvoorvlaanderen.be. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen verlof per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (vijf locaties in Vlaanderen) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige met de bijhorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je eerste 4 maanden vormen een inloopperiode met een individueel vormingsprogramma. Er is geen proefperiode voor personeelsleden die al als statutair personeelslid tewerk gesteld zijn in de graad van de vacature.
5. Toelatingsvoorwaarden Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5. Je slaagt in de selectieprocedure; 6. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf diploma en attesten ; 7. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Unie (EU) of van Zwitserland, Noorwegen, Ijsland of Liechtenstein. 6. Hoe kan je solliciteren? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature, solliciteer dan uiterlijk op 5 maart 2015 via www.jobpunt.be zoek de vacature onder bekijk onze jobs en dien je kandidatuur in via de knop Solliciteer nu aan de rechterkant van de pagina. Wanneer je voor het eerst solliciteert via ons webplatform, dien je eerst een kandidatenprofiel aan te maken. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking gekomen als je op bovenvermelde wijze solliciteert. 7. Selectieprocedure 7.1. Cv-screening Aan de hand van de input die je geeft op www.jobpunt.be gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Daarnaast beoordelen we jouw kandidatuur ook nog op volgende elementen: motivatie inzicht en verwachtingen t.a.v. de functie De CV-screening is eliminerend. Enkel de 5 beste kandidaten kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening zal worden afgerond worden in de week van 9 maart 2015 (onder voorbehoud). 7.2. Volgende stappen in de selectieprocedure De Vlaamse overheid vindt het bijzonder belangrijk dat al haar personeelsleden van de functiefamilie organisatie ondersteunend, los van het opleidingsniveau of de concrete vacature, een aantal basisgedragscompetenties heeft. De basis-gedragscompetenties voor deze functie zijn: - verantwoordelijkheid opnemen 1 - communiceren niveau 2 - analyseren niveau 2 - klantgerichtheid niveau 2 - initiatief niveau 1 De kandidaten die geschikt bevonden worden, genieten voor de duur van 7 jaar bij een volgende aanwervingsprocedure voor een functie van de functiefamilie organisatie ondersteunend niveau 1een vrijstelling voor de basis-gedragscompetenties.
7.3. Eindgesprek De jury zal bestaan uit (een) afgevaardigde(n) van de afdeling en een selectieverantwoordelijke. Aan de hand van één of meerdere computergestuurde oefeningen, een persoonlijkheidsvragenlijst en een eindgesprek worden tijdens deze fase de persoonsgeboden competenties uit het profiel beoordeeld. Daarnaast komen tijdens het eindgesprek ook nog volgende aspecten aan bod: Motivatie en verwachtingen Inzicht in de functie Technische competenties Inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend. Je krijgt een beoordeling niet geschikt of geschikt voor de functie van systeembeheerder. Enkel wie een geschikt behaalt, kan worden opgenomen in de wervingsreserve. Deze selectiefase zal plaatsvinden op 24 maart 2015 (onder voorbehoud). 7.4 Eindbeslissing De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijke indiensttreding. De wervende entiteit maakt hiervoor een gemotiveerde keuze uit de lijst van geschikte kandidaten. Hierbij wordt rekening gehouden met de resultaten uit de volledige selectieprocedure. Als je meer informatie wenst over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Jolien Elegheer, accountmanager, Jobpunt Vlaanderen (jolien.elegheer@jobpunt.be). 8. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in je kandidatuur aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 9. Feedback Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen mei 2015. Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. Je doet dit per mail naar sara.poffe@jobpunt.be. 10. Reserve en geldigheid Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd met kandidaten die in de volledige selectieprocedure slagen. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Desgevallend kan het Departement Bestuurszaken beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Het Agentschap voor Overheidspersoneelkan je gedurende een periode van zes maanden voorstellen om in dienst te komen, rekening houdend met de resultaten in de selectieprocedure. Indien er na een periode van zes maanden na het afsluiten van de selectieprocedure opnieuw een vacature vacant is, zal deze bekend gemaakt worden aan de reserve. Geïnteresseerde kandidaten kunnen uitgenodigd worden voor
bijkomende gesprekken met de wervende entiteit. De motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie zullen hierbij aan bod komen. Indien je twee keer een vacature weigert, schrappen we je uit de lijst en kom je dus niet langer in aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is. Ook indien je in eerste instantie een aanbod accepteert maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort.