SOCIAAL JAARVERSLAG 2012
Inhoudsopgave 4 Arbeidsvoorwaarden... 12 4.1 Salarisopbouw... 12 4.2 Arbeidsvoorwaarden a la carte... 12 Voorwoord... 3 1 Organisatie... 4 1.1 Organisatieschema... 4 1.2 Formatieontwikkeling... 5 1.3 Bezuinigingen... 6 1.4 Regionale samenwerking... 7 1.5 Organisatie ontwikkeling... 8 1.6 Benchmarking... 9 2 Mobiliteit... 9 2.1 Instroom, doorstroom en uitstroom... 9 2.2 Vacatures... 10 2.3 Herplaatsingsbeleid... 10 4.3 Flexibel belonen en gratificaties... 13 4.4 Wijzigingen in personele regelingen... 13 4.5 Zwangerschaps-, bevallings- en ouderschapsverlof. 13 5 Arbo... 14 5.1 Ziekteverzuim... 14 5.2 IZA Bedrijfszorgpakket... 15 5.3 Risico inventarisatie en evaluatie... 15 5.4 Agressie en geweld... 15 5.5 Ongewenste omgangsvormen... 15 5.6 Integriteit... 16 5.7 Arbeidsinspectie... 16 6 Medezeggenschap... 16 2.4 Inhuur... 10 3 Ontwikkeling... 11 3.1 Gesprekkencyclus... 11 3.2 Training en ontwikkeling... 11 3.3 Stagiaires... 12 3.4 Management Development... 12
Voorwoord Terugkijkend op het afgelopen jaar is een duidelijke trend zichtbaar naar een meer efficiënte en flexibele organisatie. Dit is noodzakelijk gelet op de uitdagingen waarvoor de gemeente staat. Bestuur en management hebben hiervoor een duidelijke richting uitgezet met de zogenaamde Verklaring van Wellerlooi. Vraaggericht denken en handelen, lef tonen, dereguleren, gebiedsgericht werken, procesmatig werken, flexibiliteit en problemen zien als uitdagingen zijn hierbij sleutelbegrippen die het bestuur en de organisatie willen aannemen bij hun werk voor de gemeenschap van Venray. Het doel hiervan is taken van de gemeente efficiënt uit te voeren en meer ruimte te creëren voor initiatieven van burgers, bedrijven en andere externe partners. Door een efficiënte organisatie van het werk en het benutten van de kracht van de gemeenschap krijgt Venray meer voor elkaar. De omvang van de organisatie is in 2012 aanzienlijk afgenomen. Met de nodige creativiteit en inzet is de vaste formatie en externe inhuur aanzienlijk gedaald. Met minder mensen is over het algemeen meer werk verzet. Op alle niveaus binnen de organisatie is hiervoor vanuit de bestuurlijke visie kritisch gekeken naar de taken van de organisatie en de hieraan gekoppelde processen. Middels organisatieveranderingen, lean management en samenwerking met andere organisaties zijn wij er in geslaagd om bezuinigingen te realiseren en de dienstverlening op peil te houden en waar mogelijk te verbeteren. De nieuwe rol van de gemeente krijgt ook in Venray steeds meer vorm. In 2012 is ingezet op de taken die de gemeente overkrijgt van het Rijk en de Provincie. Naast deze decentralisaties is ingezet op een verbeterde dienstverlening en (regionale) samenwerking. Het afgelopen jaar heeft dit door een aantal succesvolle projecten concreet vorm gekregen op het gebied van het KCC, de RUD (Noord-Limburg), het Werkplein Venray- Venlo (Venlo) en onderdelen van de bedrijfsvoering (Horst aan de Maas). Het streven is meer kwaliteit te kunnen leveren met veelal minder personeel en financiële middelen. Al deze ontwikkelingen vragen van het management en de medewerkers een flexibele, innovatieve en professionele opstelling. Hierdoor worden steeds meer medewerkers organisatiebreed ingezet. Deze nieuwe rol en ontwikkeling van management en medewerkers vraagt veel aandacht op het gebied van HRM. Sturen op resultaat en ontwikkeling in combinatie met het flexibel belonen blijven belangrijke aandachtspunten. Deze transitie wordt sinds 2012 gefaciliteerd door een prachtig verbouwd gemeentehuis met flexibele werkplekken. Ook door de invoering van het nieuwe werken ontstaan meer mogelijkheden voor samenwerking en kan tegelijkertijd het werk beter worden afgestemd op de privésituatie van medewerkers. Op al deze fronten blijkt dat beperkingen en ontwikkelingen dikwijls resulteren in vernieuwing en verbetering. Komend jaar wordt deze positieve ontwikkeling voortgezet. Karel Joosten, Algemeen directeur 3
1 Organisatie 1.1 Organisatieschema 4
1.2 Formatieontwikkeling Formatie en bezetting In 2012 is de organisatie formatief met 6 procent gekrompen. Eind 2012 had Venray 320 vaste formatieplaatsen (FTE) en 346 medewerkers. Dit zijn 18 FTE en 30 medewerkers minder dan in 2011. Deze afname is vooral gerealiseerd door het inleveren van vacatureruimte na de herschikking van taken. Ook de regionalisering van de brandweer per 1 januari 2012 zorgde voor een daling. De afname van de gemeentelijke bezetting sluit aan op de landelijke trend. Bij circa 74 procent van de gemeenten is de bezetting gedaald. Het aantal FTE per 1000 inwoners ligt in Venray iets lager dan het gemiddelde van vergelijkbare gemeenten 1. Venray heeft 7,0 FTE per 1000 inwoners terwijl dit landelijk 7,3 2 is. Bezetting en formatie van 2008-2012 400 350 300 250 2008 2009 2010 2011 2012 Aantal medewerkers in dienst Aantal fte 1 Gemeenten met 20.000 tot 50.000 inwoners. 2 Landelijke vergelijkingen zijn gemaakt aan de hand van de Personeelsmonitor In 2012 had Venray circa 11 FTE tijdelijke formatie. Dit is een daling van circa 12 FTE ten opzichte van het voorgaande jaar. In 2012 hebben 30 medewerkers een tijdelijke urenuitbreiding gehad. Drie medewerkers hiervan hebben een tijdelijke uitbreiding tot 40 uur per week gekregen. Deze interne flexibiliteit draagt bij aan de beperking van inhuurkrachten en ander extern personeel. Venray had in 2012 185 vrouwen en 161 mannen in dienst. Van de vrouwen werkt circa 84 procent in deeltijd. Bij de mannen is dit ongeveer 15 procent. Hieruit blijkt dat in Venray verhoudingsgewijs meer in deeltijd wordt gewerkt dan in andere gemeenten. Leeftijdsopbouw De vergrijzing en ontgroening van het personeel in Venray zet door. In 2012 bedraagt de gemiddelde leeftijd 47 jaar. In 2011 was dit nog 46 jaar. Mannen zijn gemiddeld 49 jaar en vrouwen 45 jaar. De toename wordt veroorzaakt doordat medewerkers lange tijd in hun functie blijven en er een beperkte instroom is van jonge medewerkers. Hoewel deze aantallen niet ver afwijken van het landelijke gemiddelde (46,3 procent) blijft deze leeftijdsopbouw een punt van aandacht. Eind 2012 zijn bij de gemeente Venray nog maar 21 medewerkers onder de 30 jaar in dienst, terwijl bijna 95 medewerkers boven de 55 jaar is. Venray heeft de grootste groep medewerkers in de leeftijdscategorie 45 tot 54 jaar (40 procent), gevolgd door de leeftijdscategorie 35 tot 44 jaar (28 procent). In vergelijking met het landelijke gemiddelde van vergelijkbare gemeenten ligt het percentage in Venray iets hoger voor wat betreft deze twee leeftijdscategorieën, respectievelijk 33,3 en 26,5 procent. 2011 (A+O Fonds gemeenten). Ten tijde van het opstellen van het sociaal jaarverslag waren de landelijke gegevens van 2012 nog niet beschikbaar. 5
In 2012 is onderzoek verricht naar de afstemming van de personeelsinstrumenten op leeftijdsfasen. Richting de toekomst krijgt leeftijdsbewust personeelsbeleid een plaats bij de strategische personeelsplanning waarbij zowel kwantitatief als kwalitatief het personeelsbestand wordt afgestemd op de organisatiedoelstellingen. 1.3 Bezuinigingen Door het management en medewerkers is in 2012 stevig ingezet op het realiseren van de opgelegde personele bezuinigingen. In november 2012 is de initiële taakstelling van circa 1,75 miljoen gerealiseerd. Tevens zijn maatregelen genomen die hebben geresulteerd in de realisatie van de personele taakstelling tot 2015, een bedrag ter grootte van ongeveer 2,38 miljoen. Venrayse bezetting naar leeftijdscategorie 22% 40% 0% 10% 28% Tevens is in 2012 bezuinigd op de personele budgetten en secundaire arbeidsvoorwaarden, in totaal 466.500. In goed onderling overleg met <25 25-34 35-44 45-54 >55 de medezeggenschap is bezuinigd op de budgetten, waarbij is aangetekend dat deze budgetten al dan niet in gewijzigde vorm weer kunnen worden ingevoerd bij een financieel gunstiger klimaat: Budget personeelsvereniging (O&O) De subsidie voor O&O wordt gehandhaafd, maar de extra bijdragen door de werkgever worden geschrapt. Budget kerstpakketten Vanaf 2013 worden geen kerstpakketten meer verstrekt. Dit wordt niet passend geacht in tijden van bezuinigingen. Budget gepensioneerden dag Budget voor het jaarlijkse uitje voor oud medewerkers is vervallen. Oud medewerkers kunnen gebruik maken van de activiteiten van de personeelsvereniging. Budget Wij dag Budget is gehalveerd. De Wij dag blijft gericht op het leveren van een maatschappelijke bijdrage aan Venray. Werving en selectie budget Budget is verlaagd met 80 procent. Dit is mogelijk vanwege de afname van vacatures en inzet van sociale media en internet. Centraal Opleidingsbudget Budget is verlaagd tot 2 procent van de loonsom. Hiermee wordt aangesloten op de landelijke norm. Keuzebudget a la carte Budget is gehalveerd. Hierdoor wordt een beperkter budget beschikbaar van 200,- per medewerker (fulltime). Budget voor seniorenbeleid Budget voor specifiek senioren is vervallen. Binnen het HRM beleid wordt ingezet op alle leeftijden en levensfasen. OOT Budget Budget is gehalveerd. Het budget wordt maximaal gekoppeld aan de gewenste organisatieontwikkeling (zie ook paragraaf 1.5). 6
1.4 Regionale samenwerking Venray werkt in toenemende mate en op meerdere fronten samen in de regio. In 2012 is ingezet op samenwerking op het gebied van inhuur en mobiliteit (Banenplein Limburg), de vorming van het Werkplein Venray- Venlo, een Regionale Uitvoeringsdienst en samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering tussen gemeente Venray en Horst aan de Maas. hierbij aangewezen op een gezamenlijke dienstverlening. Toen duidelijk werd dat door bezuinigingen het UWV Werkbedrijf zich zou terugtrekken uit Venray en Venlo verantwoordelijk werd voor de dienstverlening in de regio Noord- en Midden-Limburg, heeft de gemeenteraad van Venray in mei 2012 ingestemd met een vergaande samenwerking tussen de gemeente Venray en Venlo op het gebied van Werk en Inkomen. BanenpleinLimburg De gemeente Venray werkt samen met andere gemeenten in de regio Noord- en Midden-Limburg op het gebied van tijdelijke inhuur van personeel. Daarnaast vinden activiteiten plaats op het gebied van mobiliteit en netwerk- en samenwerkingsactiviteiten op het gebied van HRM. De samenwerking uit zich met name op het gebied van een digitaal platform, BanenpleinLimburg voor inhuur van personeel, werving van structureel personeel en mobiliteit van eigen personeel. In 2012 heeft een aanbesteding plaatsgevonden om te komen tot een aantal contractpartners voor de inhuur van personeel. Daarnaast heeft een aanbesteding plaatsgevonden voor software voor het BanenpleinLimburg. Dit heeft aan het einde van 2012 geleid tot drie (nieuwe) contractpartners: Driessen HRM Solutions (uitzenden en detacheren t/m schaal 8); Driessen Payroll Solutions (payroll); Jobs Republic (software BanenpleinLimburg). Werkplein Venray-Venlo De afgelopen jaren heeft de gemeente Venray pogingen gedaan om te komen tot een gezamenlijk Werkplein om de dienstverlening aan klanten, zowel werkzoekenden als werkgevers, op het gebied van werk en inkomen te verbeteren. Gemeenten en het UWV Werkbedrijf zijn In oktober 2012 heeft het college van burgemeester en wethouders besloten deze samenwerking gestalte te geven door een nieuw Werkplein Venray-Venlo. Hierbij zijn middels een organisatiewijziging de taken van Venray op het gebied van werk en inkomen ondergebracht bij de gemeente Venlo met behoud van de persoonlijke dienstverlening in Venray. Gezien de reikwijdte en omvang van deze taakoverheveling is ten aanzien van het personele aspect een sociaal plan opgesteld. In het sociaal plan zijn afspraken vastgelegd over de rechten en plichten van zowel de betreffende 32 medewerkers als de 2 werkgevers. Eind 2012 heeft de plaatsingsprocedure plaatsgevonden en zijn alle vaste medewerkers geplaatst op een functie bij de gemeente Venray of Venlo. Door de inzet van alle betrokkenen en de medezeggenschapsorganen is de beoogde ingangsdatum van het Werkplein Venray-Venlo op 1 januari 2013 succesvol gerealiseerd. Regionale Uitvoerings Dienst (RUD) Eind 2012 is tussen de 15 gemeenten in Noord-Limburg en de provincie Limburg een zogenaamde netwerk RUD geformeerd op het gebied van handhaving en toezicht. Betrokken medewerkers blijven bij de diverse gemeentelijke organisaties in dienst en werken digitaal samen in de nieuwe organisatie. De gemeente Venray vervult voor de RUD een zogenaamde gastheerorganisatie waar ook de medewerkers van het centrale 7
coördinatiecentrum zijn gehuisvest. De aansturing wordt verzorgd op basis van roulerend management. Samenwerking Horst aan de Maas Venray Beide gemeenten hebben eind 2012 een intentieverklaring getekend waarin wordt uitgesproken nauwer te gaan samenwerken op het gebied van bedrijfsvoering. In eerste instantie wordt vooral gekeken naar samenwerking op het gebied van handhaving en toezicht/vergunningen, ICT en belastingen. Later kunnen ook andere zaken op het gebied van bedrijfsvoering aan bod komen. Op termijn kan samenwerking een bijdrage leveren aan een efficiëntere bedrijfsvoering (ICT, administratie, belastingen). Op personeelsvlak kan de expertise van medewerkers beter worden benut en gedeeld. Het bundelen van krachten is gunstig voor versterking van de regio en ruimte voor ontwikkeling. Tevens biedt het medewerkers ruimte voor meer ontwikkeling. 1.5 Organisatie ontwikkeling Het centrale thema van de directie voor de collegeperiode 2010-2014 is ramen en deuren open, focus op de klant. De ambities van college en management zijn vastgelegd in de Verklaring van Wellerlooi. De centrale opgave van de organisatie bestaat uit het faciliteren van een organisatieontwikkeling, gericht op de beweging van een activiteitengerichte en beheersmatige organisatie, naar een compactere en procesgericht organisatie, gericht op ontwikkeling, sámen met interne en externe partners die waarde toevoegen aan de gemeenschap. ondersteuning van de integrale ontwikkeling van bedrijfsvoering, organisatie en dienstverlening, speciaal gericht op overheden. Met behulp van het model zijn in 2012 bij de afdelingen Publieksdiensten en Openbare Ruimte audits uitgevoerd. Eind vorig jaar zijn alle uitgevoerde audits (vijf van de zeven afdelingen) gebundeld en heeft een eerste organisatiebrede analyse plaatsgevonden van noodzakelijke verbeterpunten. Duidelijk is dat investering in de organisatiegebieden Informatie en Processen prioriteit moet krijgen om een doorontwikkeling richting een procesgerichte organisatie mogelijk te maken. De ambitie van de organisatie betekent iets voor onze manier van werken. Dit noemen we Venray s werken: klantgericht, vraaggericht, slimmer, makkelijker, samen werken en leuker werken. In 2012 is vooral ingezet op slimmer en makkelijker werken. Door middel van lean management is een aantal klantprocessen efficiënter en beter ingericht. De introductie van een digitaal zaaksysteem en het gebruik van allerlei mobiele hulpmiddelen maakt digitaler werken eenvoudiger. Werken in een flexibel kantoorconcept bevordert integraal werken en samenwerken. Ook op het gebied van vraaggericht werken zijn flinke stappen gezet. Voor burgerinitiatieven is afgelopen jaar nog meer (financiële) ruimte gecreëerd en worden waar nodig actief door de organisatie gefaciliteerd. Dat Venray s werken ook leuker werken kan zijn heeft het eerste Venray se Open Innovatie Festival laten zien. Twee dagen ruimte voor enthousiaste collega s, instellingen, bedrijven, (regio)gemeenten die op een creatieve manier kennis en innovatieve ideeën met elkaar hebben uitgewisseld. De ontwikkeling van een activiteit- naar procesgerichte organisatie volgen we door middel van het Overheids Ontwikkel Model (OOM), ontwikkeld door de Bestuursacademie. Dit is een kwaliteitsmodel ter 8
1.6 Benchmarking Het centrale thema van de directie voor de collegeperiode 2010-2014 is ramen en deuren open, focus op de klant. Dat betekent de organisatie nog meer naar buiten richten en vraaggericht inrichten. Deelname aan benchmarks maakt het mogelijk resultaten te vergelijken met andere gemeenten In dit kader heeft Venray in 2012 deelgenomen aan de landelijke benchmark Publiekszaken en de benchmark Waar staat je gemeente. 8 6 4 2 Resultaten per burgerrol Benchmark gemeenten tot 50.000 inwoners Gemeente Venray Benchmark publiekzaken In de benchmark Publiekszaken scoort Venray de 29e plaats van de 69 deelnemende gemeenten (20.000 tot 50.000 inwoners). De wachttijden en de betrouwbaarheid worden als goed beoordeeld en ook tarieven en beschikbaarheid scoren boven het benchmarkgemiddelde. Venray scoorde nog niet goed op de bereikbaarheid. Dit heeft geresulteerd in een aantal verbeterpunten die inmiddels intern zijn opgepakt. 0 Benchmark: waar staat je gemeente Venray scoort in de benchmark iets boven het gemiddelde van de deelnemende gemeenten (tot 50.000 inwoners). Voor deze benchmark werden zes burgerrollen onderscheiden van waaruit wordt ingezoomd op het functioneren van de gemeenten. Uitsluitend bij de burgerrol de burger als klant scoort de gemeente onder het gemiddelde. Deze score is verklaarbaar door het feit dat ten tijde van het onderzoek de gemeente Venray gehuisvest was in een tijdelijke locatie in verband met de renovatie van het gemeentehuis. 2 Mobiliteit 2.1 Instroom, doorstroom en uitstroom In 2012 is slechts 1 nieuwe medewerker ingestroomd bij de gemeente Venray (0,3 procent van het personeelsbestand). Dit is fors lager dan de 18 medewerkers die in 2011 zijn ingestroomd. Het landelijke percentage voor instroom ligt bij vergelijkbare gemeenten hoger, met 5,4 procent. Het lage instroompercentage in Venray is het directe gevolg van de verantwoorde vacaturestop die naar aanleiding van de bezuinigingen is ingesteld. Vrijvallende vacatures werden grotendeels ingevuld door interne medewerkers. In 2012 zijn 16 medewerkers doorgestroomd naar 9
een andere functie (4,6 procent). Dit is een toename van 2,5 procent ten opzichte van het voorgaande jaar. Het doorstroompercentage voor vergelijkbare gemeenten ligt op 3,9 procent. 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 In 2012 hebben 22 medewerkers de organisatie verlaten (6,4 procent van het personeelsbestand). Dit is vergelijkbaar met het voorgaande jaar. Het landelijke uitstroompercentage voor vergelijkbare gemeenten ligt op 6,5 procent. Percentage instroom, doorstroom en uitstroom 2008-2012 2008 2009 2010 2011 2012 Instroom % Doorstroom % Uitstroom % 2.2 Vacatures In 2012 zijn 12 vacatures opengesteld. Deze vacatures zijn met name ontstaan door interne organisatieveranderingen, inbesteding of doorstroom en uitstroom van medewerkers. De vacatures zijn, op één na, allemaal met interne medewerkers ingevuld. 2.3 Herplaatsingsbeleid De gemeente Venray wordt steeds meer geconfronteerd met veranderingen. Nieuwe vormen van dienstverlening, regionale samenwerking, arbeidsmarktontwikkeling, bezuinigingen en digitalisering zijn aan de orde van de dag. Functies, de gevraagde kennis en competenties zijn hierdoor constant aan verandering onderhevig. Deze veranderingen vinden plaats binnen de sociale kaders van het HR Frictiebeleid. Het stelt de organisatie in staat daadkrachtig en flexibel in te spelen op ontwikkelingen vanuit een uniform en verantwoord kader. In 2012 zijn in totaal 24 medewerkers herplaatst in een gewijzigde of nieuwe functie. Het grootste gedeelte van deze herplaatsingen werd ingegeven door verandertrajecten, met in het bijzonder de herinrichting van ICT binnen de organisatie. Het totaal aantal herplaatsingen is ten opzichte van de voorgaande jaren aanzienlijk toegenomen. Op basis van de verandertrajecten die ingezet zijn in 2012 (Werkplein Venray-Venlo, Re-design beleidsteam MD, team JZK etc.) en de uitdagingen van de gemeente voor de toekomst wordt verwacht dat deze trend zich verder zal doorzetten. De begeleiding van medewerkers van werk naar werk is en blijft zowel landelijk als op organisatieniveau een belangrijk thema. 2.4 Inhuur In 2012 is geprobeerd om de inhuur van externen zoveel mogelijk terug te dringen. In 2012 werden 73 medewerkers ingehuurd, ten opzichte van 82 medewerkers in 2011. Twee daarvan zijn via Banenplein Limburg geplaatst. Relatief werd het meest ingehuurd bij de afdelingen Middelen, Publieksdiensten en Maatschappelijke Diensten. De inhuur in 2012 had met name te maken met vervanging voor langdurige ziekte of zwangerschapsverlof, inhuur van specifieke kennis ten behoeve van lopende en nieuwe projecten en de inzet van werkervaringsplaatsen. 10
Aantal ingehuurde medewerkers per afdeling 20 17 15 In 2011 hebben de coördinatoren naast de managers een grotere rol gekregen bij de jaargesprekken om dit proces efficiënter en effectiever vorm te geven. In 2012 zijn er desondanks minder IWP s gevoerd. Onder andere de verhuizing en de extra inspanning rondom de bezuinigingen hebben extra inzet van het management gevergd. In de 5 6 3 7 toekomst is het streven dat de jaargesprekken een extra impuls krijgen als gevolg van de in te voeren strategische personeelsplanning. 3.2 Training en ontwikkeling 3 Ontwikkeling 3.1 Gesprekkencyclus De gesprekkencyclus van de gemeente Venray biedt een gemeentebreed kader om gericht te kunnen sturen op resultaten en ontwikkeling van medewerkers. Binnen de organisatie wordt ernaar gestreefd dat managers en/of coördinatoren één keer per jaar een jaargesprek met de medewerker voeren. Het zogenaamde Individueel Werkplan (IWP) dient hierbij als instrument om de loopbaan, werkplanning en resultaten te bespreken. Het is van belang dat medewerkers en leidinggevenden hierin samen optrekken, ieder vanuit hun eigen rol en verantwoordelijkheid. Samen zorgen ze ervoor dat de noodzakelijke targets en afspraken aan het einde van het jaar gerealiseerd zijn. Investeren in de ontwikkeling van medewerkers is een van de speerpunten uit het Venrayse HRM beleid. Door het ontwikkelbeleid geeft Venray sturing aan de ontwikkeling van medewerkers zodat de kwaliteit van het personeel gelijke tred houdt met de organisatiedoelen en de veranderingen die op de organisatie af komen. Het kunnen bieden van ontwikkelingsmogelijkheden kan Venray daarnaast onderscheiden als aantrekkelijke werkgever voor nieuwe en zittende medewerkers. Niet het opleiden als zodanig, maar het leren van de medewerkers en van de organisatie staat daarbij centraal. In 2012 lag de nadruk op trainingen die medewerkers in staat stellen digitaler te gaan werken. Voor alle medewerkers is door intern opgeleide trainers een cursus zaakgericht werken georganiseerd. Daarnaast zijn trainingen Office 2010 en Windows 7 aangeboden. Vanwege de focus op digitale trainingen en het beperkte aantal nieuwe medewerkers is een beperkter aantal basistrainingen gehouden. De cursus hoe werkt de gemeente en Awb is als e-learning module aangeboden. Tevens is een eendaagse training powerambtenaar georganiseerd waarbij het ging om meer doen in minder tijd. Op het gebied van agressie en geweld zijn diverse vervolg- en opfrisbijeenkomsten georganiseerd. Hierbij ging het over omgaan met zowel fysieke als verbale agressie. Een beperkte groep nieuwe medewerkers, stagiaires en inhuurkrachten heeft deelgenomen 11
aan een introductiedag. Voor diverse medewerkers en teams van de afdelingen Middelen en Publieksdiensten zijn feedback trainingen georganiseerd. 2008 Schaalverdeling 3.3 Stagiaires Stagiaires zijn en blijven belangrijk voor de gemeente Venray. Zowel vanuit het maatschappelijk perspectief als met het oog op voordelen voor de bedrijfsvoering. In 2012 hebben 8 stagiaires stage gelopen bij de gemeente Venray. 3.4 Management Development Het afgelopen jaar heeft het afdelingsmanagement actief gewerkt aan verdere professionalisering door middel van een management development traject op maat. Daarbij is ook aandacht besteed aan rollen, teamvorming en een goed match tussen opgaven en kwaliteiten. 2009 2010 2011 2012 0% 20% 40% 60% 80% 100% % van totaal schaal 4 t/m 9 % van totaal schaal 10 of hoger In 2012 heeft geen onderhoudsronde voor functiewaardering plaatsgevonden. Indicatief vastgestelde functiewaarderingen zullen worden vastgesteld in de onderhoudsronde van 2013. 4 Arbeidsvoorwaarden 4.1 Salarisopbouw Ten opzichte van 2011 is de salarisopbouw vrijwel gelijk gebleven. In 2012 waren de meeste medewerkers werkzaam in schaal 4 t/m 9 (61,3 procent). De overige medewerkers waren werkzaam in een hogere salarisschaal. Deze verdeling komt overeen met de landelijke cijfers. De verwachting is dat de veranderende rol van de gemeente in combinatie met de digitalisering in de toekomst zal resulteren in een andere salarisopbouw met in verhouding meer functies in de schaalcategorie 10 of hoger en minder in de categorie 4 tot en met 9. 4.2 Arbeidsvoorwaarden a la carte Het grootste gedeelte van de medewerkers maakt gebruik van de arbeidsvoorwaarden a la carte. Ook in 2012 blijkt de reiskostenregeling het favoriete bestedingsdoel binnen het a la carte model. Ruim 46 procent van de medewerkers maakt hier gebruik van omdat Venray geen reiskostenregeling woon-werkverkeer in het arbeidsvoorwaarden pakket heeft. In 2012 is de top 5 van bestedingsdoelen: reiskosten, verlofaankoop, vergoeding internet, aanschaf fiets. 12
4.3 Flexibel belonen en gratificaties Het is belangrijk om aandacht te hebben voor bijzondere prestaties van medewerkers. Hiervoor kunnen bij de gemeente Venray een aantal instrumenten worden ingezet. De inzet van deze instrumenten is in 2012 over het algemeen vergelijkbaar met 2011. Opvallend hierbij is dat het instrument functieloon vaker wordt ingezet dan prestatieloon. Verder zijn bij de afdelingen in 2012 relatief meer gratificaties verstrekt wegens de inzet van medewerkers bij het project herhuisvesting. 2012 Functie loon Prestatie loon Attenties Gratificaties Arbeidsmarkttoelage Bestuurszaken 2 3 7 2 3 Griffie 1 Middelen 2 3 19 1 Publieksdiensten Maatschappelijke 3 1 2 7 Diensten Wonen en 2 1 2 1 Werken Openbare Ruimte 3 1 4 Veiligheid en Handhaving Totaal 13 5 13 42 5 8 Woonplicht: De woonplicht is alleen nog van toepassing op de gemeentesecretaris, de senior medewerker openbare orde, brandweer en rampenbestrijding en diens plaatsvervanger. Aanpassing bedrijfstijd: De bedrijfstijd is aangepast en geldt van 07.00 tot 19.00 uur. 4.5 Zwangerschaps-, bevallings- en ouderschapsverlof Vier medewerksters zijn met zwangerschaps- en bevallingsverlof gegaan in 2012. Daarnaast hebben 25 medewerkers betaald ouderschapsverlof opgenomen in 2012, waaronder 18 vrouwen en 7 mannen. Dit aantal is nagenoeg gelijk ten opzichte van 2011. Een zevental medewerkers heeft onbetaald ouderschapsverlof opgenomen (5 vrouwen en 2 mannen). 4.4 Wijzigingen in personele regelingen In 2012 zijn de volgende lokale personele regelingen opgesteld of geactualiseerd: Ziekteverzuimprotocol: Het verouderde protocol is geactualiseerd. Regeling jubileum- en afscheidsvieringen: Er is een nieuwe regeling opgesteld. 13
5 Arbo 5.1 Ziekteverzuim Ziekteverzuim algemeen Het ziekteverzuimpercentage 3 in Venray is in 2012 gestegen naar 5,7 procent, ten opzichte van 4,3 procent in 2011. Voor het eerst sinds jaren ligt dit percentage hoger dan het landelijk gemiddelde van vergelijkbare gemeenten van 5,1 procent. De stijging heeft te maken met een toename van het aantal langdurig zieken in 2012. Wanneer gekeken wordt naar het ziekteverzuimpercentage van medewerkers korter dan 21 dagen ziek, ligt dit percentage aanzienlijk lager, op 1,4 procent. In vergelijking met 2011 lag dit percentage op 1,5 procent. Ziekteverzuim per afdeling Het ziekteverzuimpercentage per afdeling is het hoogst bij de afdeling Veiligheid en Handhaving met 10,6 procent in 2012 en de afdeling Maatschappelijke Diensten met 7,1 procent. Het verzuimpercentage is het sterkst gestegen in de afdeling Bestuurszaken met 6,9 procent in 2012 ten opzichte van 2,7 procent in 2011. Een opvallende daling van het ziekteverzuimpercentage is zichtbaar bij de afdeling Wonen Werken (2,9 procent in 2012 ten opzichte van 4,9 procent in 2011). Medewerkers hebben zich gemiddeld 1,3 keer ziek gemeld in 2012. Dit is lager dan in 2011, toen was de meldingsfrequentie 1,5. Het landelijke gemiddelde voor vergelijkbare gemeenten ligt iets hoger op 1,45 keer. Ziekteverzuimpercentage algemeen 2008-2012 Ziekteverzuimpercentage per afdeling 2010-2012 Bestuurszaken 6,0 Griffie 4,0 Middelen 2,0 Publieksdiensten 2012 0,0 2008 2009 2010 2011 2012 Maatschappelijke Diensten Wonen en Werken 2011 2010 Percentage ziekteverzuim algemeen Openbare Ruimte Veiligheid en Handhaving 3 Ziekteverzuim is exclusief zwangerschap. 0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 14
Verzuimduur De gemiddelde verzuimduur in 2012 is aanzienlijk gestegen, van 9 verzuimdagen in 2011 naar 13,3 verzuimdagen in 2012. De landelijke verzuimduur voor vergelijkbare gemeenten ligt iets hoger op 13,8 dagen. De verzuimduur is het hoogst bij de afdeling Veiligheid en Handhaving met 21,9 dagen, gevolgd door de afdeling Middelen met 17,9 dagen. Verzuimduur in dagen per afdeling 2010-2012 Bestuurszaken 5.2 IZA Bedrijfszorgpakket Verzuim en vitaliteit blijft voor Venray een belangrijk aandachtspunt. IZA Bedrijfszorg helpt om onze medewerkers gezond te houden, verzuim terug te dringen of te voorkomen en richt zich op een doelgerichte aanpak ter bevordering van een snel herstel. De producten en diensten van IZA Bedrijfszorg bieden faciliteiten voor de meest voorkomende arbeidsgerelateerde klachten op psychisch en fysiek gebied. In 2012 zijn er 55 zorgtrajecten opgestart ten opzichte van 70 trajecten in 2011. Hiervan zijn 41 trajecten opgestart voor fysiotherapie, 4 voor een bedrijfsmaatschappelijk werker, 9 voor korte psychologische zorg en 1 expertiseonderzoek. Middelen Publieksdiensten Maatschappelijke Diensten Wonen Werken Openbare Ruimte Veiligheid & Handhaving 2012 2011 2010 5.3 Risico inventarisatie en evaluatie In het kader van de renovatie van het nieuwe gemeentehuis is het uitvoeren c.q. actueel houden van de RIE uitgesteld tot voorjaar 2013. 5.4 Agressie en geweld Venray heeft een no-zero tolerance beleid wat betreft agressie en geweld van klanten richting medewerkers. Medewerkers worden regelmatig getraind om op een goede manier te kunnen anticiperen bij incidenten. In 2012 zijn acht meldingen van agressie en geweld gedaan. In twee situaties heeft dat geleid tot een schriftelijke waarschuwing. 0 5 10 15 20 25 In bovenstaande grafiek is de Griffie niet meegenomen vanwege het vertekende beeld ten opzichte van andere afdelingen wat betreft de verzuimduur van 124,2 dagen in 2010. De afgelopen twee jaar heeft er geen ziekteverzuim plaatsgevonden bij de Griffie. 5.5 Ongewenste omgangsvormen Er zijn geen formele klachten in het kader van ongewenste omgangvormen ingediend. De (externe) klachtencommissie is niet bij elkaar geweest. De interne vertrouwenspersoon is zesmaal om advies gevraagd met betrekking tot het omgaan met als onplezierig ervaren 15
situaties binnen de werkomgeving. Hiervan zijn er vijf opgelost door betrokkenen op de achtergrond te ondersteunen in het bespreekbaar maken van het ongenoegen. Dit heeft geleid tot voldoende wijziging van de situatie. Eén situatie is opgelost met behulp van inschakeling van een manager, ook hierin is een oplossing voor de werksituatie gevonden. 5.6 Integriteit De gemeente Venray heeft integriteit nadrukkelijk op de agenda staan. Er zijn regels opgesteld ten aanzien van het uitoefenen van nevenfuncties en het aannemen van geschenken. Uitgangspunt is dat het handelen altijd bespreekbaar moet zijn. Elk jaar worden alle nevenfuncties geïnventariseerd en opnieuw aan het college voorgelegd. 5.7 Arbeidsinspectie In het voorjaar 2012 heeft de gemeente naar aanleiding van een bezoek van de arbeidsinspectie een waarschuwingsbrief ontvangen. Deze had betrekking op agressie, geweld en verweer, valgevaar bij bouwinspecties en veiligheid bij landmetingen. Naar aanleiding hiervan zijn de volgende acties ondernomen: Er is bij de parkeer boa s opnieuw de procedures en instructies van agressie en geweld onder de aandacht gebracht. De parkeer boa s hebben een training regeling Toetsing Geweldbeheersing Buitengewoon opsporingsambtenaar gevolgd. Er is een bijt-, snij- en prikprotocol opgesteld Er is een werkinstructie voor de bouwhandhavers over het betreden van onveilige bouwplaatsen geschreven. Er zijn twee instructies geschreven met betrekking tot valgevaar en aanrijgevaar bij meten op de openbare weg. 6 Medezeggenschap Ondernemingsraad De Ondernemingsraad (OR) functioneert als formeel overlegorgaan voor de gemeente Venray. De gemeentesecretaris is in de rol van WOR bestuurder de formele gesprekspartner. Volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) dient de OR in een aantal zaken om advies en/of instemming gevraagd te worden. Daarnaast heeft de OR het recht om ongevraagd advies uit te brengen of om informatie te vragen. De OR vergadert wekelijks, de overleggen met de WOR bestuurder vinden iedere zes weken plaats. In 2012 heeft de OR in 2012 intensief deelgenomen in de diverse werkgroepen ter voorbereiding op de totstandkoming van het Werkplein Venray-Venlo. De OR overlegt iedere drie weken met directie en management over de stand van zaken met betrekking tot de bezuinigingen. Sinds juli 2012 is de samenwerking opgezocht met de OR van de gemeente Horst aan de Maas in het kader van de regionale samenwerking. Binnen de regio neemt de OR ook deel aan de Regiotafel ondernemingsraden Noord-Limburg. De OR is tevens gesprekspartner van de Regionale Uitvoering Dienst (RUD). De gemeente Venray participeert in deze netwerkorganisatie en in dat kader is in november 2012 een Bijzondere ondernemingsraad (BOR) gevormd. De OR heeft onder andere advies uitgebracht met betrekking tot de tijdelijke parkeervergunning, organisatieaanpassingen in diverse afdelingen en het Werkplein Venray-Venlo. Georganiseerd overleg De rol van het Georganiseerd Overleg (GO) betreft met name de rechtspositie van ambtenaren. In dat kader vindt een periodiek overleg 16
plaats met de portefeuillehouder personeelszaken en de gemeentesecretaris. In 2012 heeft met name overleg plaatsgevonden over bezuinigingsvoorstellen in relatie tot personele budgetten. Hierover werd, met uitzondering van het schrappen van de vrije dagen tijdens carnaval, overeenstemming bereikt. Vanwege het ontbreken van overeenstemming had het voorstel over het schrappen van de vrije dagen geen consequenties voor het carnaval in 2013;er is afgesproken dat in 2013 over dit onderwerp verder overlegd wordt. Het GO neemt tevens deel aan een periodiek informeel overleg met de portefeuillehouder en gemeentesecretaris over organisatieontwikkelingen in relatie tot bezuinigingen. Het GO heeft ook deelgenomen aan de werkgroep Sociaal Plan Werkplein. Het betrof de medewerkers van de afdeling Maatschappelijke Diensten die met ingang van 1 januari 2013 in dienst van de gemeente Venlo kwamen vanwege de vorming van het werkplein Venray-Venlo. In 2012 heeft het GO samen opgetrokken met de OR, deze samenwerking zal in 2013 worden gecontinueerd. 17