Kwartaalmonitor CFO Tweede kwartaal 2013 (april-augustus)

Transcriptie

1 Kwartaalmonitor CFO Tweede kwartaal 2013 (april-augustus) Monitor, kwartaal (nr ) Pagina 1 van 5

2 Leeswijzer In het eerste hoofdstuk leest u over de financiële opgave met betrekking tot CFO. In hoofdstuk twee volgt de personele monitor. Monitor, kwartaal (nr ) Pagina 2 van 5

3 Hoofdstuk 1: Financiële opgave CFO Aan de CFO taakstelling zijn aanzienlijke bezuinigingen gekoppeld. Daarnaast is krimp noodzakelijk om het hoofd te bieden aan wegvallende dekkingsmiddelen (o.a. projecten en leges omgevingsvergunning). De financiële opgave CFO bevat verschillende maatregelen. Een belangrijke maatregel die structureel bijdraagt aan de bezuinigen is het verminderen van het aantal personeelsleden. Verder worden er maatregelen getroffen in de bedrijfsvoering die variëren van een incidentele korting op het scholingsbudget in 2013 tot een structurele vermindering van huisvestingkosten. In onderstaande grafiek staat de realisatie van de financiële opgave CFO. Dit is de stand van zaken op 31 augustus In 2013 moeten we 2,8 miljoen euro bezuinigen. Dit bedrag loopt op naar 5,6 miljoen euro in In de programmabegroting was hier nog een aanvullende taakstelling van ruim 2 miljoen euro opgenomen vanaf 2014 en verder. Deze CFO taakstelling is meegenomen in de structurele bezuinigingsopgave 2014, die door de raad op 1 juli jl. is vastgesteld. De verwerking daarvan wordt meegenomen in de programmabegroting Uit deze tabel kunnen we concluderen dat de realisatie voor 2013 voor een belangrijk deel is ingevuld. Van de resterende euro wordt ca euro niet gerealiseerd. Dit is het gevolg van de toename van werkzaamheden bij werk en inkomen als uitvloeisel van de economische situatie. De financiële opgave vanaf 2014 moet voor een belangrijk deel worden ingevuld doordat er minder mensen werken bij de gemeente, dus een afname van de personeelsformatie. Als de mobiliteit in 2013 niet leidt tot voldoende beëindigingen van inhuur of vertrek naar buiten, levert dit een aanzienlijk risico op voor de realisatie van de bezuinigingsopgave in Monitor, kwartaal (nr ) Pagina 3 van 5

4 Hoofdstuk 2: Personele opgave CFO Samenvatting Deze monitor doet verslag van de personele krimp binnen de organisatie. In de programmabegroting is vastgesteld dat de organisatie met 273 fte moet krimpen. Per kwartaal informeren wij u over de gerealiseerde krimp en de nog resterende opgave. De oorspronkelijke krimpopgave was 273 fte. Er resteert nog een krimpopgave van 60,8 fte. Deze krimp dient nagenoeg geheel vóór 1/1/2014 gerealiseerd te zijn, omdat er in de begroting geen formatiebudget meer is voor deze fte s. De 60,8 fte die nog moet worden gekrompen betreft veelal beleid- en staffuncties in de hogere salarisschalen of gespecialiseerde functies. Het interne oplossingsvermogen bedraagt 54 fte. Dit betreft incidentele en structurele vacatures. De meeste vacatures zijn te vinden in de dienstverlenende en ondersteunende functies waar van oudsher meer werd ingehuurd. Dat betekent dat door het alleen intern herplaatsen van medewerkers de krimpopgave niet opgelost kan worden. Personele krimp In de programmabegroting is vastgesteld dat de organisatie met 273 fte moet krimpen. Inmiddels is daarvan een groot deel gerealiseerd door met name het schrappen van vacatures, uitstroom en matching. De resterende opgave bedraagt nog 60,8 fte. Deze krimp dient nagenoeg geheel vóór 1/1/2014 gerealiseerd te zijn, omdat er in de begroting geen formatiebudget meer is voor deze fte s. Hiervan is inmiddels (vanuit eerdere trajecten) 23,7 fte als bovenformatief aangemerkt. De medewerkers die bovenformatief zijn, worden vanuit de Mobiliteitseenheid, ingezet op (incidenteel gefinancierde) werkzaamheden en projecten. Oplossingsrichtingen Het realiseren van de krimp vindt plaats langs vier routes: 1. Budget die beschikbaar komt omdat een vacature niet meer wordt opengesteld wordt zoveel als mogelijk ingezet voor de krimp. 2. Het matchen van medewerkers met een vaste aanstelling op structureel gefinancierde formatieplekken die ingevuld worden door inhuurkrachten. 3. Uitstroom van medewerkers (door het niet verlengen van tijdelijke aanstellingen, bereiken van pensioengerechtigde leeftijd, natuurlijk verloop, stimuleren van vertrek o.a. door vertrekregelingen) 4. Het vinden van alternatieve financiering Dalend oplossingsvermogen De vacaturepositie van de gemeente is continu in ontwikkeling. Daarbij speelt voor ieder programma dat, gezien de komende bezuinigingsronde uit de keuzenota 2014 en de verdere rijksbezuinigingen, al geanticipeerd wordt op het niet invullen van vacatures. Dat maakt het aantal plekken waarop interne matches kunnen plaatsvinden kleiner. Het totaal aantal (verwachte) vacatures bedraagt 49,38 fte waarvan bij circa 50% sprake is van tijdelijke financiering. Vacature structureel mob. Bur. (stand week 35) 17,54 Vacature Tijdelijk bij mob. Bur. Wzh > 1 jaar (stand week 35) 25,17 Vacatures structureel Verwacht (periode tot eind 2014) 6,67 Totaal 49,38 Aandachtspunten bij de vacaturepositie zijn: Monitor, kwartaal (nr ) Pagina 4 van 5

5 Veel vacatures in lage(re) functieschalen. Er is een mismatch tussen medewerkers waarvan het werk vervalt en de vacatures in kennis&kunde, schaalniveau en beschikbaarheid (bv aantal contracturen). Veel vacatures voor projecten o.a. voor arbeidsmarktoffensief en lean werken, waarbij sprake is van tijdelijke financiering. Een ander onderdeel van het oplossingsvermogen is toekomstig natuurlijk verloop. In dit geval zijn alle medewerkers in beeld gebracht die 60 jaar of ouder zijn en waarvan de functie nog niet gekoppeld is aan een toekomstige krimpbeweging. Samen met de genoemde vacatureruimte geldt dat er nog een beschikbaar oplossingsvermogen (op kwantiteit) is van 54 fte. Uitstroomregelingen Een aanvullende oplossingsrichting wordt gevormd door uitstroomregelingen. Als collega s hun loopbaan buiten de gemeente zoeken of eerder stoppen met werken, kan dit ook bijdragen aan de taakstelling. We voeren gesprekken om uit te zoeken wat de mogelijkheden zijn. We hebben inmiddels (stand 30/08/2013) met 50 collega s gesprekken gevoerd: 23 gesprekken hebben geleid tot een regeling; 6 gesprekken hebben niet geleid tot een regeling; 21 gesprekken zitten nog in de verkenningsfase of wachten op besluitvorming. Risico s / aandachtspunten In de afgelopen maanden is een aantal risico zichtbaar geworden, die nog niet (formeel) vertaald zijn in bovenstaande krimpopgave en saldo. Het betreft onder meer: Aanvullende taakstellingen c.q. krimp vanuit het begrotingstraject 2014 en verder zijn niet opgenomen Taakstellingen doordat financiering stopt (arbeidsmarktoffensief) of vermindert (verkoop gronden) Toename kosten loongebouw. Het gehele loongebouw blijft toenemen terwijl er geen nieuwe instroom plaatsvindt van goedkope(re) jonge mensen en de uitstroom niet afdoende is om dit extra effect op te vangen. Vervolg Op basis van bovenstaande informatie kan geconcludeerd worden dat de CFO krimpopgave voor een aanzienlijk deel is ingevuld. Maar zowel het dalende oplossingsvermogen als de geïdentificeerde risico s maken het noodzakelijk om mobiliteit verder te versnellen. Dit betekent dat de sturing op interne mobiliteit vergroot moet worden en dat zwaarder ingezet moet worden op de externe mobiliteit. a) Gericht sturen op interne mobiliteit Om de laatste krimp te kunnen realiseren moeten wij gericht sturen op de mobiliteit bij die onderdelen in de organisatie waar de krimp ook daadwerkelijk moet plaatsvinden. Een krachtig instrument hierbij is het aanwijzen van bovenformatieven. Daarbij moet ook in ogenschouw worden genomen dat we reeds bovenformatieven voor 2013 hebben aangewezen. b) Externe mobiliteit vergroten Het interne oplossingsvermogen (54 fte) alleen is onvoldoende om de resterende krimpopgave van 60,8 fte te realiseren. Dat betekent dat vanaf nu sterk moet worden ingezet om, samen met de medewerker, een nieuwe werkomgeving te vinden buiten de gemeente Enschede en hen te begeleiden in het traject van werk-naar-werk. Op strategisch niveau dient de externe mobiliteit verder ontwikkeld te worden, waarbij de contacten en samenwerking met partners een prominente positie vervullen. Monitor, kwartaal (nr ) Pagina 5 van 5